SOP BEM IM FKM UI 2013

STANDARD OPERATING PROCEDURE BEM IM FKM UI 2013

Sinergis untuk Perubahan

STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013 PENJAGAAN

I.

Maintenance Pe Pengurus 1. Setia Setiap p bidang bidang waji wajib b menga mengada dakan kan teambuilding bidang teambuilding bidang di awal kepengurusan kepengurusan dan melaporkannya kepada Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 secara tertulis dalam bentuk berita acara. 2. Setiap Setiap bidang bidang harus memili memiliki ki anggota anggota yang menjad menjadii perpan perpanjan jangan gan tangan tangan Biro Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 (PSDM bidang) di bidangnya atau yang biasa disebut deputi internal. 3. Penjagaa Penjagaan n motivasi motivasi dan komitme komitmen n pengurus pengurus BEM IM FKM UI 2013 merupaka merupakan n tanggung jawab masing-masing ketua bidang, PSDM bidang (deputi internal), Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013, dan supervisor bidang yang ditentukan oleh Ketua BEM. 4. Supe Superv rvis isor or bidan bidang g dan dan angg anggot otaa Biro Biro PSDM PSDM BEM BEM IM FKM FKM UI 2013 2013 yang yang bertugas melakukan penjagaan terhadap bidang berhak menghadiri krida dengan terlebih dahulu mengomunikasikan kepada Ketua bidang. 5. Ketua Ketua bidan bidang g haru haruss mela melaku kukan kan peran peran kultu kultura rall (mer (meraya ayaka kan n ulang ulang tahu tahun n staf staf,, memberikan memberikan keteladanan keteladanan,, dan pendekatan pendekatan personal) personal) untuk menjaga menjaga motivasi motivasi dan komitmen komitmen staf-sta staf-stafnya, fnya, melaporkan evaluasi, dan kondisi kondisi pengurus pengurus dalam setiap rapat BPH. 6. Deputi Deputi interna internall wajib wajib menghadi menghadiri ri pertemua pertemuan n Deputi Deputi bidang bidang yang diadaka diadakan n oleh oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 sesuai waktu yang disepakati, baik personal maupun seluruh Deputi.

STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013 PENJAGAAN

I.

Maintenance Pe Pengurus 1. Setia Setiap p bidang bidang waji wajib b menga mengada dakan kan teambuilding bidang teambuilding bidang di awal kepengurusan kepengurusan dan melaporkannya kepada Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 secara tertulis dalam bentuk berita acara. 2. Setiap Setiap bidang bidang harus memili memiliki ki anggota anggota yang menjad menjadii perpan perpanjan jangan gan tangan tangan Biro Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 (PSDM bidang) di bidangnya atau yang biasa disebut deputi internal. 3. Penjagaa Penjagaan n motivasi motivasi dan komitme komitmen n pengurus pengurus BEM IM FKM UI 2013 merupaka merupakan n tanggung jawab masing-masing ketua bidang, PSDM bidang (deputi internal), Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013, dan supervisor bidang yang ditentukan oleh Ketua BEM. 4. Supe Superv rvis isor or bidan bidang g dan dan angg anggot otaa Biro Biro PSDM PSDM BEM BEM IM FKM FKM UI 2013 2013 yang yang bertugas melakukan penjagaan terhadap bidang berhak menghadiri krida dengan terlebih dahulu mengomunikasikan kepada Ketua bidang. 5. Ketua Ketua bidan bidang g haru haruss mela melaku kukan kan peran peran kultu kultura rall (mer (meraya ayaka kan n ulang ulang tahu tahun n staf staf,, memberikan memberikan keteladanan keteladanan,, dan pendekatan pendekatan personal) personal) untuk menjaga menjaga motivasi motivasi dan komitmen komitmen staf-sta staf-stafnya, fnya, melaporkan evaluasi, dan kondisi kondisi pengurus pengurus dalam setiap rapat BPH. 6. Deputi Deputi interna internall wajib wajib menghadi menghadiri ri pertemua pertemuan n Deputi Deputi bidang bidang yang diadaka diadakan n oleh oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 sesuai waktu yang disepakati, baik personal maupun seluruh Deputi.

7. Ketua Ketua bidang bidang harus membang membangun un budaya budaya positif positif ke setiap setiap pengur pengurus us di bidangnya bidangnya (budaya salam, doa sebelum, sebelum, dan sesudah sesudah rapat, rapat, budaya saling menasehati, menasehati, tepat waktu waktu dala dalam m memu memula laii rapa rapat, t, dan dan buday budayaa berp berpen enda dapat pat)) dala dalam m satu satu tahun tahun kepengurusan. 8. Ketua bidang bidang wajib wajib menyosial menyosialisasi isasikan kan SOP PSDM PSDM yang telah telah disepakat disepakatii kepada staf-stafnya di awal kepengurusan. STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

II.

Loyalitas terh erhadap Organisasi 1. Pengurus Pengurus BEM IM IM FKM UI UI 2013 yang yang ingin mengiku mengikuti ti organisas organisasi/kep i/kepaniti anitiaan aan di luar bidangnya baik internal maupun eksternal BEM IM FKM UI 2013 wajib meminta izin dan pertimbangan Ketua bidangnya. 2. BPH BEM IM FKM UI 2013 diperbolehka diperbolehkan n mengikuti mengikuti 1 kepaniti kepanitiaan/keg aan/kegiatan iatan di luar bidangnya dalam satu tahun kepengurusan dengan terlebih dahulu dibahas di rapat BPH dan dengan persetujuan Ketua BEM IM FKM UI 2013. 3. Deput Deputii atau atau Wa Waki kill Ketua Ketua Bidang Bidang BEM IM FKM UI 2013, 2013, atau atau seder sederaj ajat atny nya, a, diperbolehka diperbolehkan n mengikuti mengikuti 2 kepanitiaan/ kepanitiaan/kegiat kegiatan an di luar bidangnya dalam satu tahun kepengurusan dan tidak dalam waktu yang bersamaan dengan persetujuan Ketua Bidang BEM IM FKM UI 2013 bersangkutan. 4. Staf

BEM

IM

FKM

UI

2013

diperbolehkan

mengikuti

maksimal

3

kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam waktu yang bersamaan (termasuk waktu persiapan kepanitiaan/kegiatan yang diikuti) dengan ketentuan maksimal menjadi 1 BPH dan 2 staf. III. III.

Meka Mekani nism smee Tre Treat atme ment nt,, Sura Suratt Per Perin ingat gatan an,, dan dan Pemu Pemuti tihan han 1. Ketua Ketua bida bidang ng berha berhak k membe memberi rikan kan treatment kepada treatment kepada stafnya yang bermasalah dan atau melanggar SOP atas rekomendasi deputi internal, atau sederajatnya, atau data

monev atau Ketua bidang itu sendiri atau Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013. 2. Jika treatment yang diberikan tidak dilaksanakan, Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 berhak memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada staf yang bersangkutan. 3. Jika Jika peng pengur urus us BEM BEM IM FKM FKM UI 2013 2013 yang yang telah elah dike dikena naka kan n SP1 SP1 tidak dak menunjukkan perbaikan sikap, Ketua BEM IM FKM UI 2013 berhak memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) kepada pengurus yang bersangkutan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

4. Jika

pember berian

SP2

tidak

membuat

kea keadaan

membaik aik,

Ketua

BEM

memb member erla lakuk kukan an meka mekani nism smee pemut pemutih ihan an yang yang terl terleb ebih ih dahul dahulu u diba dibahas has dan dan disepakati di rapat BPH BEM IM FKM UI 2013. IV.

Pengun gunduran Di Diri Pengu ngurus 1. Pengurus Pengurus BEM IM FKM FKM UI 2013 yang yang ingin ingin mengundurka mengundurkan n diri harus : a. Mempun punyai

ala alasan

yang

jelas

dan dan

sang angat

memberatkan kannya

dalam

menjalankan tugas-tugas sebagai pengurus BEM IM FKM UI 2013. b. Membuat surat pernyataan pengunduran diri beserta alasannya. c. Mendapa Mendapatt perset persetuju ujuan an dari seluruh seluruh anggota anggota bidangn bidangnya, ya, dibuktik dibuktikan an dengan tanda tangan seluruh anggota bidang. d. BPH BEM IM FKM UI 2013 013 yang ang akan mengun gundurkan dir diri wajib memberikan rekomendasi pengganti.

2. Keputusan pengabulan pengunduran diri pengurus BEM IM FKM UI 2013 diputuskan oleh Ketua BEM IM FKM UI 2013 dengan persetujuan minimal 2/3 BPH BEM IM FKM UI 2013. 3. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 secara otomatis mengundurkan diri jika cuti atau tidak memiliki status akademik aktif. MONITORING EVALUASI

I.

Pelaksanaan Kegiatan Internal Bidang 1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 80% kegiatan internal dalam bidangnya. 2. Setiap bidang di BEM IM FKM UI 2013 wajib melaksanakan krida minimal 1 kali dalam 1 pekan kecuali dalam keadaan yang tidak memungkinkan (misalnya liburan atau pekan ujian). 3. Setiap pelaksanaan krida harus disertai dengan presensi pengurus yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013. STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

II.

Kehadiran dalam Kegiatan Bidang Lain 1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 60% program kerja BEM IM FKM UI 2013 di luar bidangnya yang melibatkan kehadiran bidang lain. 2. Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 memonitor kehadiran pengurus BEM IM FKM UI 2013 dalam program kerja BEM IM FKM UI 2013 yang melibatkan seluruh bidang di BEM IM FKM UI 2013 dengan presensi pengurus di setiap kegiatan yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

3. Presensi pengurus BEM IM FKM UI 2013 dalam kehadiran di bidang lain yang melibatkan kehadiran bidang lain akan diaudit di pertengahan dan di akhir kepengurusan BEM IM FKM UI 2013. III.

Membangun Budaya Disiplin dan Menghargai Sesama. 1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya budaya disiplin dalam organisasi. a. respect to time i.

Setiap pertemuan/rapat yang dilakukan oleh BPH BEM IM FKM UI 2013/bidang baik internal BEM IM FKM UI 2013 maupun melibatkan pihak luar harus dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya.

ii. Setiap bidang wajib membuat mekanisme tertulis tentang reward dan punishment bagi anggotanya terkait ketepatan waktu. iii. Perizinan bagi peserta pertemuan/rapat harus disampaikan kepada pemimpin pertemuan/rapat sebelum pertemuan/rapat dimulai. b. respect to system i.

BEM IM FKM UI 2013 memiliki peraturan-peraturan yang bersifat mengikat kepada seluruh pengurusnya.


ii. Seluruh kegiatan BEM IM FKM UI 2013 (termasuk krida, kajian, dan kegiatan informal) di lingkungan FKM UI harus diselesaikan maksimal pukul 19.00 WIB. Jika ada kondisi yang mengharuskan pengurus BEM IM FKM UI 2013 melampaui ketentuan tersebut, pihak yang bersangkutan harus meminta izin kepada Ketua bidang terkait yang juga diberitahukan kepada Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 dan Ketua BEM IM FKM UI 2013. iii. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib mengerjakan pekerjaan sesuai dengan deskripsi pekerjaan 2. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya budaya menghargai sesama (respect to people) dengan memberikan pendapat, kritik, dan saran dengan cara yang baik dan menghargai pendapat orang lain serta melaksanakan setiap hasil dari suatu keputusan secara sungguh-sungguh dan lapang dada. APRESIASI

I.

Apresiasi Personal 1. Penilaian (appraisal ) yang dilakukan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 kepada seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 akan dilaporkan dalam bentuk rapor pengurus. 2. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang menampilkan kinerja paling baik berdasarkan rapor maupun data monev akan mendapatkan apresiasi penghargaan (award ) dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013. 3. Apresiasi bagi Project Officer kepanitiaan merupakan tanggung jawab BPH BEM IM FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

4. Apresiasi bagi anggota kepanitiaan merupakan tanggung jawab Project Officer yang bersangkutan. 5. Apresiasi bagi BPH BEM IM FKM UI 2013 merupakan tanggung jawab dari Ketua BEM IM FKM UI 2013 dibantu oleh Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013. 6. Apresiasi bagi bidang merupakan tanggung jawab dari Ketua BEM IM FKM UI 2013 dibantu oleh Koordinator Bidang BEM IM FKM UI 2013. 7. Penilaian kinerja pengurus akan dilakukan melalui program kerja monitoring evaluasi dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013. UPGRADING

I.

Peningkatan Kualitas Pengurus 1. Setiap bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian (skill ) yang diselenggarakan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013. 2. Setiap anggota bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian khusus bidang yang diselenggarakan baik oleh bidang bersangkutan atau Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 berdasarkan kurikulum yang telah disusun oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

KADERISASI

I.

Kaderisasi Bidang 1. Setiap bidang wajib membuat dan memberikan usulan atau rekomendasi nama secara tertulis bagi bidang tersebut untuk kepengurusan selanjutnya, yang diberikan kepada ketua bidang/biro dan diserahkan kepada Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.


2. Rekomendasi nama yang dimaksud pada poin 1, wajib mengikuti pembekalan untuk menjadi pengurus BEM selanjutnya yang dilaksanakan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

1. SISTEM KEUANGAN BEM IM FKM UI

a. Sistem keuangan BEM IM FKM UI mengadopsi sistem keuangan dua pintu yang memisahkan fungsi kendali dan

otorisasi keuangan (Controller) dengan fungsi

pemegangan kas organisasi (Treasurer). b. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum I (Controller ). c. Fungsi pemegangan kas organisasi dilakukan oleh Bendahara Umum II (Treasurer ).

2. TUGAS DAN WEWENANG BENDAHARA UMUM & TIM KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

a. Bendahara Umum I (Controller ) adalah Vania Putri Piani/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum 2. Bertanggung jawab tehadap pengelolaan keuangan BEM 3. Bertanggung jawab terhadap penembusan keuangan dari dana kemahasiswaan 4. Bertanggung jawab terhadap pembuatan LPJ keuangan bidang dan kepanitiaan 5. Melakukan supervisi terhadap Tim Keuangan, Bendahara Bidang & Bendahara Kepanitiaan 6. Bertanggung Jawab terhadap kinerja Tim Keuangan 7. Mengawasi penggunaan anggaran BEM oleh bidang dan kepanitiaan 8. Melakukan assessment terhadap RKAT bidang-bidang 9. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang 10. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas BEM untuk berbagai keperluan organisasi yang bersifat penting-mendesak 11. Melakukan otorisasi terhadap proses keluar-masuknya uang untuk seluruh kegiatan BEM FKM UI.

12. Membuat laporan keuangan dan SOP Keuangan BEM FKM UI STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

13. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum Treasurer 14. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen serta kepanitiaankepanitiaan di bawahnya

b. Bendahara Umum II (Treasurer) adalah Husnul Fitri/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum 2. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan keuangan BEM 3. Bertanggung jawab terhadap peningkatan kompetensi bidang yang disupervisi 4. Melakukan supervisi terhadap Biro Kewirausahaan 5. Bertanggung jawab terhadap kinerja Biro Kewirausahaan 6. Sebagai pemegang kas BEM IM FKM UI, baik kas sosial, kas operasional dan dana abadi yang tersimpan dalam rekening bank atas nama BEM IM FKM UI 7. Mengawasi penggunaan anggaran BEM oleh bidang dan kepanitiaan 8. Melakukan assessment terhadap RKAT bidang-bidang 9. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang 10. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas BEM untuk berbagai keperluan organisasi yang bersifat penting-mendesak 11. Mengelola proses keluar masuknya uang yang telah di otorisasi oleh Bendahara Umum Controller 12. Membantu Bendahara Umum Controller dalam membuat SOP keuangan BEM FKM UI. 13. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum Controller 14. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen serta kepanitiaankepanitiaan di bawahnya


c. Tim Keuangan 1 adalah Yogani/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1) Melakukan pencatatan

keuangan

bidang

Olahraga,

Senbud, Kewirausahaan

dan

Kelembagaan bersama Bendahara Umum Treasurer 2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat. 3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya. 4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan 5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang 6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang

d. Tim Keuangan 2 adalah Oki Ri’ayati/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah : 1) Melakukan pencatatan keluar masuk keuangan bidang Sosmas, AdKesma, Kastrat dan Kominfo bersama Bendahara Umum Treasurer 2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat. 3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.

4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang 6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang

e. Tim Keuangan 3 adalah Farizah Fauziah/ KesMas/ 2011. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah: 1) Melakukan pencatatan keuangan bidang P&K, Kestari, PSDM dan Kontrol Internal bersama Bendahara Umum Treasurer 2) Membantu Bendahara Umum mengawasi secara keseluruhan pengaturan dan sirkulasi keuangan Bidang/program kerja berdasarkan anggaran/budget yang telah dibuat. 3) Memberikan pertimbangan dan membantu kontrol keuangan berkaitan dengan acara-acara biro dan departemen di atas serta kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya. 4) Koordinasi dengan Kadept/ Kabiro dan bendahara bidang/ kepanitiaan 5) Penyerahan LPJ Keuangan dari tiap-tiap bidang 6) Verifikator laporan keuangan yang telah diserahkan oleh bendum bidang

f. Dalam melaksanakan tugasnya, bendahara umum dibantu dengan tim keuangan akan berkoordinasi dengan bendahara masing-masing departemen dan biro dalam hal pelaporan dan pengaturan keuangan internal departemen dan biro terkait.


3. SUMBER DANA/PENERIMAAN BEM IM FKM UI

Sumber Dana/Penerimaan BEM IM FKM UI antara lain: - Dana Kemahasiswaan, yaitu dana yang disediakan oleh Mahalum FKM UI untuk kegiatan program kerja BEM IM FKM UI - Dana yang diwariskan dari kepengurusan sebelumnya. - Dana yang dihasilkan oleh biro dana usaha - Profit sharing dari kepanitiaan (ketentuan mengenai profit sharing dijabarkan dalam point tersendiri dalam SOP ini)

4. DEFINISI KAS SOSIAL, KAS DANUS, KAS OPERASIONAL/ UMUM, DAN KAS KEMAHASISWAAN

a. Kas Sosial adalah bagian dari kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya terbatas (restricted ) untuk kegiatan sosial kemanusiaan, seperti bencana alam dan kegiatan sosial lainnya. b. Kas Danus adalah bagian dari kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya terbatas (restricted ) untuk menghasilkan keuntungan bagi BEM IM FKM UI. c. Kas Operasional/umum adalah kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya adalah untuk menunjang aktivitas BEM IM FKM UI. d. Kas kemahasiswaan adalah kas milik BEM IM FKM UI yang penggunaannya adalah untuk melaksanakan aktivitas BEM IM FKM UI termasuk untuk melaksanakan seluruh program kerja BEM. Kas kemahasiswaan mencakup dana kemahasiswaan dan dana turunan. Dana turunan bersifat sebagai dana abadi BEM IM FKM UI. e. Penggunaan kas kemahasiswaan, kas sosial, dan kas operasional adalah atas persetujuan (otorisasi) dari Bendahara Umum Controller.

f. Jika dana kemahasiswaan yang ditentukan dalam Rencana Operasional berlebih, maka sisa dana tersebut akan dimasukkan ke dalam kas kemahasiswaan. STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

g. Pemakaian kas sosial non-budgeter berdasarkan pertimbangan Controller , dengan keputusan diambil melalui Rapat BPH (seperti dana untuk bencana alam). h. Kas Sosial hanya dipakai dalam keadaan mendesak, dengan status sebagai pinjaman yang harus dikembalikan dan disetujui oleh Controller dan Ketua BEM IM FKM UI. Maksimal kas Sosial yang dipakai adalah 50% dari kas sosial yang ada.

2. PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN DANA 5.1 Syarat Pengajuan Permintaan Dana -

Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam RKAT.

-

Pembayaran anggaran biro/ departemen diserahkan setelah bukti pembayaran yang valid diserahkan kepada Bendum BEM IM FKM UI.

5.2 Prosedur Permintaan Dana

Prosedur permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang harus dilalui dalam melakukan permintaan dana pada Bendahara Umum BEM IM FKM UI beserta formform yang diperlukannya, yaitu: 1) Masing-masing biro/ departemen yang memerlukan dana untuk melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan mengisi Form Permintaan Dana . 2) Form Permintaan Dana yang telah diisi tersebut lalu diajukan pada Bendahara Umum controller untuk dicek pada anggaran yang tersedia. Jika ternyata dana yang tersedia tidak mencukupi, maka akan dituliskan dalam form : ”tidak ada dana”. 3) Setelah menyetujui, Bendahara Umum akan mengeluarkan lembar penarikan kas tiga rangkap. Satu rangkap sebagai dokumentasi bendahara umum controller , satu

rangkap yang lain diberikan kepada pemohon dana untuk disimpan sebagai bukti dan satu rangkap lainnya diserahkan kepada bendahara umum treasurer . STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

4) Pemohon dana menyerahkan lembar penarikan kas kuitansi permohonan dana kepada treasurer . Kemudian treasurer akan memeriksa validasi kuitansi (terdapat tanda tangan controller ) maka treasurer akan memberikan uang sebesar yang diminta. 5) Apabila dirasakan bahwa akan ada acara mendadak dan membutuhkan dana dalam waktu dekat, maka setiap biro/ departemen diharapkan membuat surat permohonan resmi dengan tanda tangan Ketua Biro/ Departemen dengan persetujuan Ketua BEM. 6) Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana biro/ departemen yang bersangkutan dan tidak akan ditambahkan. 7) Peminjaman dana untuk kegiatan dibatasi maksimal 20 % dari total dana kemahasiswaan yang telah disepakati dalam RKAT.

5.3 Kepanitiaan Kecil

a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran < Rp. 5 juta (setelah diaudit oleh Bendahara Umum). b. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan interim beserta bukti pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 4 minggu 1 x kepada Bendum BEM IM FKM UI. c. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan kepada Bendum BEM IM FKM UI selambat-lambatnya 10 hari kerja setelah kegiatan berakhir. d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan dikenakan denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa) e. Panitia (pihak BEM IM FKM UI) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll) wajib membuat MoU/ perjanjian bermaterai :

Untuk

•

penerimaan

dan

pengeluaran

antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang harus dilengkapi materai Rp 3.000,00 dan


Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥

•

Rp. 750.000/barang harus dilengkapi materai Rp. 6.000,00. f. Setiap kepanitiaan kecil wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan Bendum.

5.4 Kepanitiaan Besar

a. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran

≥

Rp.5 juta

(setelah diaudit oleh Bendahara Umum). b. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan interim beserta bukti pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 4 minggu 1 x kepada Bendum BEM IM FKM UI. c. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan akhir kepada Bendum BEM IM FKM UI selambat-lambatnya 20 hari kerja setelah kegiatan berakhir. d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan dikenakan denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana sisa). e. Laporan Keuangan terdiri dari cash flow dan laporan rekonsiliasi bank. f. Panitia (pihak BEM IM FKM UI) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll) wajib membuat MoU/ perjanjian bermaterai : •

Untuk

penerimaan

dan

pengeluaran

antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang harus dilengkapi materai Rp 3.000,00 dan •

Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥ Rp. 750..000/barang harus dilengkapi materai Rp. 6.000,00.

g. Setiap kepanitiaan besar wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan Bendum.


3. PROSES PENGEMBALIAN DANA DAN PENYETORAN KAS

1) Penyetoran dana dilakukan oleh pihak biro dana usaha atau pihak biro/ departemen lain yang menghasilkan pembagian dana sisa yang akan masuk ke dalam kas BEM IM FKM UI. 2) Penyetoran dana dilakukan oleh pihak biro dana usaha kepada bendahara umum dilakukan 2 (dua) kali selama 1 (satu) kepengurusan, di tengah dan di akhir kepengurusan yang akan masuk ke dalam kas BEM IM FKM UI. 3) Mekanisme pengembalian uang (pinjaman) yaitu diawali dengan : a. Ketentuan otorisasi bila dana disetorkan oleh program kerja di bawah Biro/ Departemen, maka wajib ada tanda tangan Kepala Biro/Departemen dan bendahara umum dari kepanitiaan atau program kerja terkait. b. Departemen/ Biro / penyetor dana lain menyerahkan Lembar Penyetoran Kas kepada Controller. Controller akan mengotorisasi adanya penerimaan dan memberikan Lembar Penyetoran Kas kepada treasurer. c. Departemen/ Biro/ penyetor dana lain menyerahkan dana kepada treasurer . Treasurer akan menandatangani Lembar Penyetoran kas dari controller . Setelah itu, dana akan dimasukkan ke dalam rekening resmi BEM IM FKM UI. d. Pihak yang mengembalikan dana/ penyetor dana akan mendapatkan bukti kuitansi penyerahan dana dan salinan Lembar Penyetoran Kas BEM IM FKM UI.

4. PROFIT DAN LOSS SHARING 7.1 Profit Sharing

Hal yang dimaksud dengan profit adalah net profit , yaitu keuntungan bersih setelah dikurangi dana-dana operasional kegiatan yang dibebankan kepada BEM IM FKM UI. Profit Sharing dapat dilakukan apabila program kerja dan kepanitiaan BEM IM FKM UI


mendapatkan pendapatan yang lebih besar dari pengeluaran. Berdasarkan skalanya, kepanitiaan dikategorikan menjadi: a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran < Rp. 5 juta (setelah diaudit oleh Bendahara Umum). Sosial:

BEM-Kas Sosial

= 80%

BEM-Kas Operasional

=-

Panitia Pelaksana

= 20%

Non-sosial:

BEM-Kas Sosial

= 20%

BEM-Kas Operasional

= 50%

Dept/ Biro kegiatan

= 10%

Panitia Pelaksana

= 20%

b. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran > Rp. 5 juta (setelah diaudit oleh Bendahara Umum). Sosial:

BEM-Kas Sosial

= 50%

BEM-Kas Operasional

= 20%


Dept/Biro kegiatan

= 10%

Panitia Pelaksana

= 20%

Non-sosial:

BEM-Kas Sosial

= 20%

BEM-Kas Operasional

= 30%

Dept/ Biro kegiatan

= 10%

Panitia Pelaksana

= 40%

Proyek Biro Danus – Kepanitiaan besar. Contoh : Tebongkar’s Day

BEM – Kas sosial

= 10 %

BEM – Kas operasional

= 50 %

BEM – Kas Danus

= 20 %

Panitia Pelaksana

= 20 %

Proyek Biro Danus – Kepanitiaan kecil. Contoh : Jaket BEM

BEM – Kas sosial

=-

BEM – Kas operasional

= 60 %

BEM – Kas Danus

= 40 %


Panitia Pelaksana

=-

c. Program Kerja Non-Kepanitiaan adalah seluruh program kerja yang dilaksanakan oleh biro dan departemen BEM IM FKM UI yang tidak berbentuk kepanitiaan. Misal: Pelatihan Jurnalistik. Sosial:

BEM-Kas Sosial

= 80%

BEM-Kas Operasional

=-

Biro atau Departemen Pelaksana = 20%

Non-sosial:

BEM-Kas Sosial

= 20%

BEM-Kas Operasional

= 50%

Biro atau Departemen Pelaksana = 30%

7.2 Loss Sharing

Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya. Persyaratan Loss sharing adalah sebagai berikut:


1)

Setiap kepanitiaan wajib mengikuti hearing berkala yang diadakan oleh BPH untuk memantau kondisi operasional dan keuangan kepanitiaan.

2)

Setiap kepanitiaan wajib memberitahukan keadaan keuangan yang sebenarnya secara berkala setiap 1 bulan sekali kepada Bendahara Umum

3)

Apabila pihak panitia melihat adanya indikasi loss, panitia wajib melaporkan indikasi adanya loss tersebut paling lambat H-15 hari kerja sebelum acara berlangsung.

4)

Apabila pihak BPH melihat adanya indikasi loss, maka BPH BEM IM FKM UI berhak melakukan intervensi hingga ke konsep acara terhadap kepanitiaan terkait untuk menghindari loss, dan jika memungkinkan BPH berhak menghentikan jalannya kepanitiaan. i.

Jika pihak BPH BEM IM FKM UI menghentikan jalannya kepanitiaan, maka panitia dan BEM IM FKM UI masing-masing menanggung 50% dari total indikasi loss.

ii.

Jika pihak panitia meneruskan jalannya kepanitiaan, dan kerugian yang sebenarnya melebihi indikasi loss, maka BEM IM FKM UI hanya menanggung 50% dari total indikasi loss, dan sisa kerugian yang sebenarnya ditanggung panitia. (kepanitiaan non-sosial)

iii.

Jika kepanitiaan sosial juga mengalami hal yang sama seperti poin (ii) maka 65% dari total loss kepanitiaan ditanggung oleh BEM IM FKM UI, 35% ditanggung pihak panitia.

5)

Apabila loss tidak dapat dihindari lagi dan tidak diperkirakan sebelumnya, maka pembagian loss antara BEM dan panitia adalah sebagai berikut:


Kepanitiaan non-sosial (besar maupun kecil) •

Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan dalam membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan bagi kepanitiaan mencapai BEP ( Break Event Point / impas).

•

Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Koordinator Bidang dan Kepala Bidang/Biro terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usahausaha untuk membayar kerugian kepanitiaan.

•

Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang ditentukan maka ketentuannya sebagai berikut : BEM = 50 % Panitia = 50 %

•

Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada di dalam kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia sepenuhnya jika mereka tidak mau mematuhi persyaratan di atas.

Kepanitiaan sosial (besar maupun kecil) •

Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan dalam membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan bagi kepanitiaan mencapai BEP ( Break Event Point / impas).

•

Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Koordinator Bidang dan Kepala Bidang/Biro terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usahausaha untuk membayar kerugian kepanitiaan.

•

Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang ditentukan maka sisa kerugian sepenuhnya akan ditanggung oleh BEM IM FKM UI. STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN BEM IM FKM UI 2013

•

Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada di dalam kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia 50% dan BEM IM FKM UI 50% jika mereka tidak mau mematuhi persyaratan diatas.

5. LPJ KEUANGAN

1) Bentuk laporan keuangan BEM IM FKM UI adalah neraca dan laporan aktivitas keuangan. 2) Laporan keuangan untuk transparansi eksternal akan diterbitkan dua kali dalam satu tahun kepengurusan (di tengah dan di akhir), berupa neraca & laporan aktivitas keuangan yang dipublikasikan melalui media BEM IM FKM UI. 3) Laporan keuangan untuk transparansi eksternal juga akan diterbitkan dalam bentuk Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran yang dipublikasikan pada mading BEM IM FKM UI setiap akhir minggu di bulan Mei dan Desember. 4) Publikasi atas laporan keuangan BEM IM FKM UI juga akan dilakukan via website yang pengelolaannya akan dilakukan bekerja sama dengan biro media. 5) Bendahara departemen/biro wajib membuat laporan keuangan departemen/biro secara berkala 1 bulan sekali dalam bentuk : Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran.

6) Laporan keuangan tersebut di buat rangkap 3 (tiga), 1 rangkap untuk arsip departemen yang bersangkutan, 1 rangkap diserahkan kepada Bendahara Umum Controller, 1 rangkap diserahkan kepada Mahalum. 7) Laporan keuangan kegiatan → menyajikan posisi keuangan kepanitiaan suatu kegiatan. 8) Standardisasi → menciptakan

keseragaman penyajian sehingga dapat dipahami,

diperbandingkan, dan dapat digunakan oleh pihak pengguna laporan keuangan. 9) Laporan keuangan terdiri atas : Laporan Laba/Rugi • Penerimaan • Pengeluaran


• Laba/Rugi

10) Pos penerimaan dirinci berdasarkan item-item penerimaan yang ada dan diurutkan dari tanggal penerimaan keuangan. 11) Item penerimaan disajikan dengan menyebutkan: •

Tanggal penerimaan

•

Jenis penerimaan

•

Jumlah penerimaan

•

Total penerimaan

12) Pos pengeluaran dirinci berdasarkan item-item pengeluaran yang dibagi berdasarkan seksi-seksi kepanitiaan dan diurutkan dari tanggal pengeluaran. 13) Item pengeluaran disajikan dengan menyebutkan: •

Tanggal pengeluaran

•

Jenis pengeluaran

•

Jumlah pengeluaran per item

•

Total pengeluaran

14) Setiap item harus dilengkapi dengan bukti penerimaan atau pengeluaran uang, dan diberikan kode. 15) Asumsi dasar dalam pembuatan laporan keuangan adalah dasar akrual dan kas (akrual = pencatatan akun yang belum riil secara kas, misal: piutang, pendapatan.) 16) Laporan keuangan haruslah memenuhi kriteria berikut: •

Understandable

•

Relevant

•

Reliable

•

Comparability


6. Mekanisme Penyerahan LPJ Keuangan

1) Bendahara Bidang/ Kepanitiaan 2) Tim Keuangan 3) Bendum BEM 4) Mahalum 5) TU Bag. Keu.

STANDARD OPERATING PROCEDURE KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI BEM IM FKM UI 2013

Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan Mahasiswa (BKM)

a. BKM merupakan pusat kegiatan mahasiswa yang dirancang baik sebagai sekretariat organisasi mahasiswa maupun tempat pelaksanaan kegiatan b. Luas bangunan atas BKM lama adalah 108 m², sedangkan luas bagian bawah BKM adalah 60 m² c. Berat maksimal yang dapat ditanggung oleh bangunan BKM lama adalah 4,5 ton sehingga jumlah mahasiswa yang diperbolehkan berada dalam ruang atas maksimal 60 orang. Bila terdapat barang, maka kapasitas ruang harus disesuaikan d. BKM berada dalam pengawasan Unit Mahalum FKM UI dan unit lain yang terkait e. Pemakaian dan kebersihan BKM merupakan tanggung jawab BEM IM FKM UI. Adapun pengaturan fungsi operasional BKM diserahkan kepada BEM IM FKM UI dengan diketahui oleh Manajer Mahalum FKM UI f. Terkait dengan fungsinya, FKM UI tidak memperkenankan BKM dijadikan tempat penyimpanan barang yang mengganggu kerapihan ruangan dan berjalannya kegiatan

g. Lantai bawah BKM harus selalu dalam keadaan kosong. Oleh karena itu tidak diperkenankan menyimpan barang di sana h. Mahasiswa tidak diperkenankan menginap dalam BKM kecuali dengan perizinan dari pihak mahalum i.

Waktu pemakaian BKM dalah Senin-Sabtu pukul 06.00-21.00 WIB. Melewati waktu tersebut maka pihak keamanan FKM UI berhak untuk membubarkan aktivitas dalam BKM

j.

Pemakaian di hari Minggu harus sepengetahuan Manajer Mahalum atau pihak keamanan FKM UI

k. Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan Mahasiswa (BKM) yang baru akan dirumuskan kemudian.


SOP Penggunaan BKM

1. Pemeliharaan kebersihan dan kerapian BKM menjadi tanggung jawab seluruh pengurus Lembaga Kemahasiswaan 2. Barang-barang di BKM yang terkait dengan Program Kerja (Proker) Lembaga Kemahasiswaan wajib dirapikan atau dikeluarkan kembali paling lambat 2 minggu (14 hari) setelah kegiatan berakhir oleh panitia Proker yang bersangkutan 3. Kehilangan barang yang telah dititipkan terkait dengan Proker Lembaga Kemahasiswaan pada hari ke lima belas dan seterusnya dari awal masa penitipan tidak menjadi tanggung jawab Biro Kestari 4. Barang milik kepanitiaan Proker Lembaga Kemahasiswaan yang pelaksanaannya telah berakhir dan tidak dapat digunakan kembali wajib dikeluarkan dan sudah melalui proses sortir

5. Jika barang milik kepanitiaan Proker Lembaga Kemahasiswaan belum dikeluarkan setelah waku yang sudah ditentukan, maka barang-barang tersebut menjadi hak BEM FKM UI 6. Barang-barang yang tidak terkait Proker Lembaga Kemahasiswaan

hanya boleh

dititipkan di BKM paling lama 1 x 24 jam 7. Barang-barang yang tidak terkait Proker Lembaga Kemahasiswaan yang berada di BKM lebih dari 1 minggu menjadi hak BEM FKM UI

Pengondisian Balai Kegiatan Mahasiswa

1. Mendahulukan kegiatan seperti diskusi, rapat, kajian, dsb dibandingkan dengan kegiatan pribadi 2. Tidak melakukan hal-hal yang tidak berhubungan dengan kegiatan kemahasiswaan. 3. Senantiasa menjaga kebersihan, kerapian, dan membuang sampah pada tempatnya.


SOP Kunci BKM

1. Kunci BKM berada di bawah pengawasan Kabir Kestari BEM FKM UI dan Satpam Gedung A FKM UI 2. Kunci BKM disimpan di post satpam gedung A dan duplikatnya disimpan oleh Kabir Kestari BEM FKM UI 3. Jika ada mahasiswa yang ingin membuka BKM dapat meminta kunci di post satpam Gedung A.

SOP Penyimpanan Barang di BKM

1.

BKM adalah sarana kegiatan mahasiswa FKM UI dan bukan merupakan tempat penyimpanan barang kecuali atas pertimbangan Biro Kestari dan Pengurus Terkait (BPH BEM IM FKM UI 2013)

2.

Barang-barang yang disimpan di BKM harus atas sepengetahuan dan ijin Biro Kestari dan Pengurus terkait dengan mempertimbangkan asas kebermanfaatan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan BKM

3.

Barang yang disimpan di dalam lemari atau spot bidang menjadi tanggung jawab bidang yang bersangkutan

4.

Barang-barang yang ingin disimpan di BKM harus berada di dalam kardus dan diberi label nama dan pemilik barang

5.

Barang-barang yang diletakkan harus memenuhi prosedur penitipan barang di BKM dengan mengisi buku Things in Things Out (TITO) dengan lama waktu yang sudah ditentukan oleh penanggungjawab barang

6.

Barang yang dititipkan tidak sesuai prosedur bukan menjadi tanggung jawab Biro Kestari dan menjadi hak BEM sepenuhnya.


SOP Pemeliharaan Ruang Sekretariat BEM IM FKM UI

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI wajib menjaga Ruang Sekretariat BEM IM FKM UI dan isinya dari kerusakan 4. Setiap Biro dan Departement wajib menjaga kenyamanan ruang sekretariat BEM IM FKM UI dengan mekanisme piket sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh Biro Kestari

Ketentuan Umum Penggunaan Fasilitas BKM 

Pemakaian ruang BKM harus melalui konfirmasi kepada Kepala Biro Kestari BEM IM FKM UI minimal 1 hari sebelum pemakaian



Izin pemakaian harus memenuhi syarat administrasi yang berlaku



Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas barang yang berada di ruang BKM



Jika terdapat kerusakan maka wajib memperbaiki atau mengganti dengan yang baru



Jika terdapat pelanggaran, maka akan dikenakan sanksi yang sesuai dengan pelanggaran

SOP Pemakaian Printer

1. Penggunaan printer untuk keperluan internal semua bidang di BEM IM FKM UI tidak dikenakan biaya 2. Penggunaan printer untuk keperluan kepanitiaan di bawah BEM IM FKM UI akan dikenakan biaya Rp.200,-/lembar atau dibuatkan anggaran khusus dari panitia untuk pembelian tinta printer 3. Penggunaan selain kedua poin di atas dikenakan biaya Rp. 300,-/lembar

SOP Pemakaian Komputer

1. Komputer BEM diperuntukkan bagi kelancaran operasional BEM IM FKM UI dan kepanitiaan di bawah BEM IM FKM UI 2. Pengurus BEM tidak diperbolehkan untuk menginstall program game di komputer utama 3. Penggunaan internet diperuntukkan untuk kelancaran kepanitiaan Proker BEM STANDARD OPERATING PROCEDURE KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI BEM IM FKM UI 2013

4. Pembuatan folder pribadi pengurus BEM diperbolehkan selama berada di dalam folder masing-masing bidang 5. Pengurus BEM diperkenankan menyimpan data di dalam folder masing-masing bidang 6. Data yang tidak terkait dengan program kerja BEM IM FKM UI akan dihapus setelah dua minggu tanggal penyimpanan

SOP Penggunaan Logistik BEM

1. Logistik BEM adalah seluruh fasilitas yang telah diinventaris oleh Biro Kestari 2. Peminjam wajib menjaga kelayakan dan kebersihan logistik BEM yang dipinjam

3. Peminjam wajib mengisi buku peminjaman logistik BEM 4. Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan terhadap logistik BEM yang dipinjam, maka peminjam wajib memperbaiki atau mengganti logistik tersebut 5. Khusus untuk peminjaman oleh pihak di luar BEM IM FKM UI wajib meminta izin kepada Biro Kestari BEM IM FKM UI secara administratif 6. Stempel BEM atau kepantiaan terkait BEM yang akan di gunakan di luar BKM harus menghubungi Kepala Biro Kestari dan memberitahukan kepada BEMer’s dengan menuliskan pesan di dekat tempat stempel

SOP Piket BEM

1. Piket BEM IM FKM UI 2013 terdiri dari piket bidang dan piket besar 2. Piket bidang dilaksanakan setiap bulan yang dibagi per minggu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh kestari. 3. Piket besar adalah piket yang diikuti oleh seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang akan dilaksanakan tiga kali dalam setahun dan akan dikoordinasi oleh setiap kadept/kabir masing-masing 4. Indikator kebersihan pada piket bidang dilihat dari kebersihan lantai, kerapian sekret, tidak ada sampah dan barang-barang bidang yang tercecer STANDARD OPERATING PROCEDURE KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI BEM IM FKM UI 2013

5. Sanksi yang akan dikenakan jika tidak melaksanakan piket tanpa alasan dan ijin yang jelas yaitu : a. Piket bidang akan dikenakan denda Rp 5.000 per orang di tiap bidang b. Piket besar akan dikenakan denda Rp 25.000/orang tanpa mendapatkan izin dari Kadept./Kabir bidang terkait 6.

Denda akan menjadi hak Biro Kestari untuk keperluan kesekretariatan dan administrasi

SOP Surat-Menyurat

1. Pembakuan No. Surat Aliansi Tanpa Bidang : 

Kominfo

A.01



Kontrol Internal

A.02



Biro Kesekretariatan

B.01



Biro Kewirausahaan

B.02



Biro Kelembagaan

B.03



Biro PSDM

B.04

Biro :

Departemen : 

Departemen Kajian dan Aksi Strategis

D.01



Departemen Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa

D.02



Departemen Olahraga

D.03



Departemen Seni dan Budaya

D.04



Departemen Sosial Masyarakat

D.05



Departemen Pendidikan dan Keilmuan

D.06


2. Jenis surat meliputi : PH : untuk surat yang sifatnya Permohonan PB : untuk surat yang sifatnya Pemberitahuan KS : untuk surat yang sifatnya Kerjasama U

: untuk surat yang sifatnya Undangan

UC : untuk surat yang sifatnya Ucapan P

: untuk surat yang sifatnya Pernyataan

M : untuk surat pemberian Mandat SK : Surat Keterangan ST : Surat Tugas 3. Yang dapat mengeluarkan surat : •

Ketua BEM, Waketum, Sekum dan Bendum

•

Bidang-bidang dibuat oleh sekretaris bidang

•

Kepanitiaan dibuat oleh kestari kepanitian

4. Pembuatan surat oleh Kestari harap mengisi buku daftar pembuatan surat yang telah disediakan paling lambat di tulis 7 hari sebelum hari H, jika kurang dari hari tersebut harap langsung meminta pembuatan surat oleh sekretaris bidang masing-masing. 5. No. Surat wajib diketik 6. Surat permohonan izin berisi :Tgl Surat, No.surat, Lamp, Perihal surat, Ditujukan kepada, Badan Surat, Tanda Tangan: Ketua pelaksana, Ketua BEM dan mengetahui Manajer Mahalum, Tembusan :1. Kepala Rumah Tangga,2. Perlengkapan, 3.Pemeliharaan, 4. Keamanan, 5. Clening Service, 6. Arsip 7.

Sebelum surat permohonan izin dibuat, panitia kegiatan mengkoordinasikan rencana pemakaian fasilitas, seperti penggunaan ruangan oleh unit kerja akademik, sarana diluar kelas dengan unit kerja rumah tangga serta laptop dan LCD dengan unit IT

8.

Pengecapan diletakkan di sebelah kiri tanda tangan


9.

Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk softcopy dan menyertakan fotokopi surat yang dikeluarkan

SOP Proposal Kegiatan

Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal : 1. Halaman cover 2. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakan suatu kegiatan

3. Tujuan, menjelaskan tujuan yang akan diadakan 4. Nama kegiatan dan tema kegiatan 5. Sasaran kegiatan 6. Waktu dan Tempat pelaksanaan 7. Deskripsi acara 8. Susunan Acara 9. Anggaran dana (menjelaskan rencana pengeluaran dan perkiraan pendapatan) 10. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan panitia inti) 11. Penutup 12. Lembar Pengesahan 13. Kontrapretasi (khusus untuk proposal penawaran kerjasama) 14. Lampiran

SOP LPJ Kegiatan

1. LPJ Kegiatan merupakan sebuah mekanisme pertanggungjawaban oleh kepanitiaan yang menjalankan Proker BEM yang berisi evaluasi pelaksanaan dan keuangan Kegiatan Proker setelah kegiatan Proker yang bersangkutan selesai dilaksanakan 2. LPJ Kegiatan terdiri dari : LPJ Pelaksanaan Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan Proker


3. Laporan pertanggungjawaban harus berisi point-point : Pendahuluan Deskripsi kegiatan Tujuan Kegiatan Persiapan kegiatan Pelaksanaan kegiatan Indikator Keberhasilan

Pencapaian kegiatan Evaluasi kegiatan (Analisis SWOT) Kesimpulan dan saran 5. LPJ Kegiatan Proker dibuat pada kertas berkop Proker bersangkutan. Bila kegiatan tidak memiliki kop surat khusus, maka LPJ dibuat dikertas berkop induk organisasi kegiatan. 6. LPJ Pelaksanaan kegiatan Proker diserahkan paling lambat 1 bulan setelah pelaksanaan Kegiatan Proker berakhir. Keterlambatan menyerahkan LPJ akan dikenakan denda Rp2.500,-/minggu, dan uang tersebut akan menjadi hak Biro kestari untuk keperluan kesekretariatan dan administrasi. 7. LPJ Kegiatan Proker dibuat rangkap dua yang kemudian diserahkan kepada MPM IM FKM UI dan Mahalum FKM UI. 8. LPJ Kegiatan Proker juga diserahkan kepada BEM FKM UI dalam bentuk softcopy dalam format pdf dan akan disimpan di komputer BEM. 9. Keterlambatan penyerahan LPJ Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan Proker berakibat pada tidak disetujuinya proposal kegiatan proker yang sama di tahun be rikutnya dan penahanan pencairan dana kegiatan mahasiswa oleh pihak Mahalum FKM UI

STANDAR OPERATING PROCEDURE BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013 Loker

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, kabir atau staff kewirausahaan lainnya. 2. Pada saat akan meminjam, silahkan lengkapi data diri sebagai data base kami. 3. Untuk peminjaman loker, dikenakan tarif Rp 30.000,00/ semester dan Rp 60.000,00/ tahun. 4. Diberlakukan sistem waiting list tanpa terkecuali.

5. Maksimal satu minggu setelah masa peminjaman berakhir, maka kunci loker wajib dikembalikan. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka dikenakan denda sebesar Rp 5.000,00/ minggu. 6. Kunci rusak atau hilang pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.

TOA

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya. 2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami tidak menjamin bahwa TOA tersedia. 3. Pada saat akan meminjam TOA, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu pengenal akan dikembalikan pada saat TOA dikembalikan. 4. Tarif peminjaman TOA Rp 15.000,00/ hari (untuk acara non BEM). 5. Maksimal H+2, TOA wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan lainnya. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka dikenakan denda sebesar Rp 1.000,00/ hari. 6. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam. LCD

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya. 2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami tidak menjamin bahwa LCD tersedia.

STANDAR OPERATING PROCEDURE BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013

3. Pada saat akan meminjam LCD, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu pengenal akan dikembalikan pada saat LCD dikembalikan. 4. Tarif peminjaman LCD Rp 25.000,00/ jam atau Rp 200.000,00/ hari (untuk acara non BEM). 5. Jika hanya menyewa layar LCD, dikenakan biaya Rp 5.000,00/ jam atau Rp 25.000,00/ hari. 6. Jika menyewa LCD+layar, maka dikenakan biaya sebesar Rp 30.000,00/ jam atau Rp 250.000,00/ hari. 7. Maksimal H+2, LCD wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan lainnya. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka dikenakan denda sebesar Rp 2.000,00/ hari. 8. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.

TENDA BAZAAR

1. Untuk peminjaman dapat menghubungi PJ, Kabir atau staff kewirausahaan lainnya. 2. Konfirmasi peminjaman maksimal H-2. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka kami tidak menjamin bahwa tenda tersedia. 3. Pada saat akan meminjam

tenda, peminjam wajib meninggalkan tanda pengenal. Kartu

pengenal akan dikembalikan pada saat tenda dikembalikan. 4. Tarif peminjaman tenda Rp 90.000,00/ hari/ tenda (untuk acara non BEM). 5.

Tarif peminjaman tenda Rp 45.000,00/ hari/ tenda ( acara BEM).

6. Maksimal H+3, tenda wajib dikembalikan kepada PJ Kabir atau staff kewirausahaan lainnya. Jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan dan tanpa konfirmasi, maka dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00/ hari.

7. Kerusakan atau kehilangan pada massa peminjaman adalah tanggung jawab peminjam.

STANDAR OPERATING PROCEDURE BIRO KEWIRAUSAHAAN BEM IM FKM UI 2013 Proker yang melibatkan seluruh BEMers a. TRY OUT •

Setiap BEMers koordinasi dengan SMAnya maisng2 untuk melobi terkait pelaksanaan TRY OUT.

•

Setiap BEMers melobi pihak GO untuk menjadi sponsor pelaksanaan TRY OUT.

b. Godachi •

Setiap bidang wajib mengirimkan 5 orang untuk menjadi audience.

•

Pembagian 60 (BEM):40 (individu). Transport ditanggung BEM.

c. Jualan dadakan saat event (SSD) •

Minimal 3 orang/ bidang di BEM.

STANDARD OPERATING PROCEDURE DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013

Pendahuluan

Aksi demonstrasi adalah suatu metode gerakan mahasiswa. Bahkan aksi turun ke jalan yang sering disebut sebagai parlemen jalanan sudah melekat dalam tubuh mahasiswa itu sendiri. Namun, dalam pelaksanaannya seringkali tidak teratur dan terlihat tidak terorganisir dengan baik. Oleh karena itu, dperlukan sebuah SOP yang mengatur dengan harapan aksi gerakan mahasiswa dapat berjalan dengan baik.

SOP ini akan mengatur terkait : 1. Perangkat Aksi 2. Presensi Aksi 3. Alur Pencerdasan Aksi 4. Surat Pemberitahuan Aksi 5. Press Release 6. Berita Acara Aksi 7. Peminjaman Logistik Aksi 8. Massa Aksi 9. Panji

Perangkat Aksi

•

Jendral Lapangan (pihak yang bertanggung jawab atas keseluruhan aksi yang dilakukan dan mengatur seluruh perangkat aksi yang sifatnyaa dirahasiakan) jenlap; ketua BEM IM FKM UI.

•

Koordinator Lapangan (pihak yang bertanggung jawab atas aksi di lapangan); kadept kastrat, selayaknya PJ acara

•

Koordinator Putri (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi putri)

•

Komandan Panji (pihak yang bertanggung jawab untuk mengomandoi panji yang dibawa oleh massa aksi)


•

Komandan Banker (pihak yang bertanggung jawab kepada massa aksi yang menjadi banker/massa aksi barisan terdepan)

•

Komandan Border (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi dalam border dan memastikan tidak ada provokator yang masuk dalam barisan aksi)

•

Medis (pihak yang bertanggung jawab memberikan bantuan pertama kepada massa aksi yang memerlukan bantuan kesehatan medis, koordinasi dengan FK)

•

Media (pihak yang bertanggung jawab untuk meliput segala kejadian penting dalam aksi)

•

Massa Aksi (pihak yanng harus mengikuti dengan tertib segala perintah komandan dan koordinator aksi)

• • •

Humas (pihak yang bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan ke pihak eksternal) Notulen Aksi (mencatat seluruh kejadian aksi setiap menitnya) Koordinator Fakultas (pihak yang bertanggung jawab atas massa aksi fakultas) kastrat fakultas

Presensi Aksi •

Dalam setiap aksi, koordinator lapanngan bekerjasama dengan koordinator fakultas harus memastikan bahwa seluruh massa aksi terdata dengan baik. Form absensi setidaknya berisi

nama, jurusan, fakultas, angkatan, dan nomor telepon yang bisa dihubungi untuk meminimisasi hal-hal yang tidak diinginkan. •

Mekanisme izin

Alur ‘Pencerdasan‘ Aksi •

Koordinasi dengan fakultas melalui mekanisme sospolnet.

•

Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan.

•

Alur Aksi: o

Menetapkan tempat dan waktu awal berkumpul dan keberangkatan (ex; Bundaran Psikologi). STANDARD OPERATING PROCEDURE DEPARTEMEN KASTRAT BEM IM FKM UI 2013

o

Menetapkan tempat aksi (ex; Istana Negara).

o

Menetapkan bentuk dan strategi aksi (orasi-orasi, longmarch, teatrikal, dsb).

o

Membuat secara tertulis tuntutan yang akan dibawa dan memastikan seluruh massa aksi mengetahui dan memahami urgensi aksi.

o

Membuat parameter keberhasilan aksi terkait dengan goal yang ingin dicapai.

Surat Pemberitahuan Aksi •

Seluruh aksi yang dilakukan atas nama BEM IM FKM UI harus dibawah sepengetahuan departemen KASTRAT BEM IM FKM UI (departemen sejenis) dan disetujui oleh Ketua BEM IM FKM UI.

•

Surat pembertahuan aksi setidaknya berisikan alasan, tujuan, tempat, waktu diadakannya aks, serta contact person yang bisa dihubungi).

•

Perihal pemberitahuan aksi kepada pihak Kepolisian (KAPOLDA/KAPOLRI) dilakukan selambat-lambatnya satu hari sebelum aksi (H-1).

Press Release

•

Press release adalah buletin berita yang ringkas, menarik perhatian, dan menggambarkan suatu event atau isu yang penting/signifikan. Press release merupakan cara pertama dan termudah untuk menghubungi media. Press release aksi berisi informasi singkat dan padat mengenai urgensi aksi yang dilakukan (apa dan mengapa). Release ini dilengkapi dengan informasi latar belakang yang menjelaskan alasan sehubungan dengan isu yang diadvokasikan.

Panduan untuk Menulis Sebuah Press Relese: o

Gunakan gaya bahasa jurnalistik, dengan kalimat yang sarat fakta.

o

Mencakup unsur 5 “W“ (What? Who? When? Where? Why?).

o

Upayakan dibuat secara singkat dan tidak lebih dari satu halaman.

o

Ketik pada satu sisi saja. Gunakan spasi 1,5.


o

Cantumkan nomor telepon dan nama yang bisa dihubungi. Pastikan orang tersebut selalu siap menjawab pertanyaan (cukup menguasai isu) dan siap untuk dihubungi.

o

Gunakan fakta dan angka sesuai kebutuhan. Ini membuat berita tampil lebih solid dan amat membantu wartawan dalam menulis berita.

Berita Acara Aksi •

Berita acara berisikan ringkasan aksi yang telah dilakukan (tempat, waktu, dan hal-hal penting yang terjadi saat aksi).

•

Berita acara harus dibuat dan diterima oleh Ketua BEM IM FKM UI selambat-lambatnya 2 hari setelah aksi.

. Massa Aksi

•

FKM UI akan mengirimkan massa aksi di bawah tanggung jawab BEM IM FKM UI apabila satu dari empat orang yang bertanggung jawab di BEM (Ketua BEM, Wakil Ketua BEM, Korbid Bidang Sospol, dan Kadept Kastrat) ikut terlibat dalam aksi tersebut.

•

Apabila ada massa aksi FKM UI yang terlibat suatu aksi dimana tidak ada satu dari empat orang yang bertanggung jawab di BEM (Ketua BEM, Wakil Ketua BEM, Korbid Sospol Bidang Sospol, dan Kadept Kastrat) yang terlibat dalam aksi tersebut, maka massa aksi tersebut di luar tanggung jawab BEM IM FKM UI.

Panji •

1 buah panji BEM IM FKM UI akan diturunkan apabila massa aksi dari FKM ≥ 10 orang.

•

1 buah panji BEM IM FKM UI dan 1 buah panji Bingu akan diturunkan apabila massa aksi dari FKM ≥ 30 orang dan terdapat minimal 5 orang Bingu dari dua angkatan termuda.

•

1 buah panji IM FKM UI akan diturunkan apabila massa aksi dari FKM ≥ 50 orang.

Departemen Olahraga BEM IM FKM UI 2013

“SOP PEMINJAMAN BARANG” MOHON DIPERHATIKAN dan DITAATI YA



Hubungi Kepala Departemen tentang perizinan peminjaman barang, barang maksimal dikembalikan H+1 jam

a)Apabila barang rusak maka pihak yang meminjam harus mengganti 50% dan 50% dari Departemen Olahraga

SOP BEM IM FKM UI 2013

Recommend Documents