MANUAL PROSEDUR SARANA DAN PRASARANA
BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN UNIVERSITAS COKROAMINOTO PALOPO
TUJUAN
Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur penggunaan sarana dan prasarana di lingkungan Universitas Cokroaminoto Palopo sehingga dapat terkoordinasi dengan baik.
DEFINISI
Penggunaan Sarana dan Prasarana adalah kegiatan meminjam dan menggunakan sarana dan prasana yang ada oleh pengguna sebagai pendukung dalam pelaksanaan kegiatan. Sarana dan prasarana meliputi kendaraan dinas, sound system, ruangan, aula, alat pembelajaran, media pengajaran atau pendidikan. Prasarana adalah segala macam alat, perlengkapan, atau benda-benda yang dapat digunakan untuk memudahkan atau membuat nyaman penyelenggaraan pendidikan. Pengguna adalah orang/bagian yang meminjam sarana/prasarana dan yang akan menjadi penanggungjawab terhadap sarana dan prasarana yang akan dipinjamnya. Pemberi Pinjaman adalah orang yang atas nama Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan yang diberi tanggung jawab oleh Kepala BAUK untuk mengelola dan menyimpan sarana dan prasarana.
RUANG LINGKUP
1. Sistem
koordinasi,
perizinan,
kewenangan,
dan
pertanggungjawaban
tentang
penggunaan Sarana dan Prasarana di lingkungan Universitas Cokroaminoto Palopo oleh pengguna. 2. Proses pelaksanaan penggunaan Sarana dan Prasarana di Universitas Cokroaminoto Palopo. 3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana.
TAHAPAN a. Persiapan
1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Universitas Cokroaminoto Palopo menginventaris peralatan yang tersedia yang masih bisa digunakan atau dalam kondisi rusak. 2. BAUK mempersiapkan formulir usulan peminjaman alat-alat.
3. Pengguna yang akan melakukan peminjaman Sarana dan Prasarana Universitas Cokroaminoto Palopo mempersiapkan surat izin penggunaan. b. Pelaksanaan
1. Calon Pengguna mengajukan surat permohonan kepada Rektor Universitas Cokroaminoto Palopo untuk menggunakan Sarana dan Prasarana. 2. Calon pengguna mengisi formulir usulan peminjaman alat yang telah disediakan oleh Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan yang diketahui oleh Kepala BAUK. 3. Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan mempersiapkan alat-alat yang diperlukan oleh pengguna. Kondisi alat secara keseluruhan dicek terlebih dahulu oleh Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan sebelum digunakan oleh pengguna. 4. Penggunaan dilakukan oleh pengguna. Penyediaan alat-alat penggunaan setelah dipakai menjadi tanggungjawab pengguna. Alat-alat tidak diperbolehkan dibawa tanpa izin. 5. Pengguna mengembalikan peralatan yang telah dipinjam setelah penggunaannya
selesai dan melaporkan kondisi alat yang dipinjam. 6. Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan mengecek kembali kondisi sarana dan
prasarana secara keseluruhan dan dapat diterima jika sesuai dengan spesifikasi yang ditulis pada formulir peminjaman kerusakan yang ditimbulkan oleh kelalaian pengguna menjadi tanggungjawab pengguna tersebut. Sarana dan prasarana dapat diterima kembali oleh Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan jika kerusakan sarana prasarana telah diperbaiki atau setelah pengguna bersangkutan melunasi biaya perbaikan kerusakan sarana dan prasarana tersebut.
PROSEDUR
Kegiatan
Pengguna
Kepala Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Universitas Cokroaminoto Palopo menginventarisir peralatan yang tersedia dan mengidentifikasi perlatan yang masih bisa digunakan atau dalam kondisi rusak. Kepala BAUK mempersiapkan formulir usulan peminjaman alatalat Pengguna yang akan melakukan penggunaan Sarana Prasarana Universitas Cokroaminoto Palopo mempersiapkan surat permohonan izin penggunaan. Calon pengguna mengajukan surat permohonan kepada Rektor UNCP untuk menggunakan sarana dan Prasarana. Calon pengguna mengisi formulir usulan peminjaman sarana dan prasarana yang telah disediakan oleh Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan yang diketahui oleh kepala BAUK Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan mempersiapkan alat-alat yang diperlukan oleh pengguna. Kondisi alat secara keseluruhan dicek terlebih dahulu oleh Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan sebelum digunakan oleh pengguna. Penggunaan dilakukan oleh pengguna. Penyediaan alat-alat
Unit yang Terkait Kabag Rumah Kepala Tangga dan BAUK Perlengkapan
Rektor UNCP
Dokumen
1
Formulir Peminjaman Sarana dan Prasarana
2
Surat permohonan izin penggunaan
3
4
6
5
7
8
penggunaan setelah dipakai menjadi tanggungjawab pengguna. Alat-alat tidak diperbolehkan dibawa tanpa izin. Pengguna mengembalikan peralatan ke Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan yang telah dipinjam setelah penggunaannya selesai dan melaporkan kondisi alat yang dipinjam. Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan mengecek kembali kondisi alat secara keseluruhan dan dapat diterima jika sesuai dengan spesifikasi tang ditulis pada formulir peminjaman kerusakan yang ditimbulkan oleh kelalaian pengguna menjadi tanggungjawab pengguna tersebut. Alat dapat diterima kembali oleh Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan jika kerusakan alat telah diperbaiki atau setelah pengguna bersangkutan melunasi biaya perbaikan kerusakan peralatan tersebut.
9
10
11
Mengetahui Rektor UNCP
Mengesahkan Ketua LPM
Dikendalikan oleh Kepala BAUK
Dr. Suaedi, M.Si.
Drs. H. Anwar Sinare, M.Pd.
Drs. H. Hamid
UNIVERSITAS UNIVERSITAS COKROAMINOTO COKROAMINOTO PALOPO Biro Administrasi Umum dan Keuangan Jl. Latammacelling No. 09B, Kota Palopo, 91913, Sulawesi Selatan Telp. (0471) 22111, Fax. (0471) 325055, Email:
[email protected], Email:
[email protected], Website http://www.uncp.ac.id
FORMULIR PEMINJAMAN SARANA DAN PRASARANA Nama Pengguna
:
NIDN/NIM
:
Jurusan/Fakultas
:
No. Handphone
:
Tanggal Peminjaman
:
Tanggal Pengembalian
:
No.
Nama Sarana dan Prasarana
Jumlah
Kondisi Baik
Buruk
Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
Mengetahui Kabag Rumah Tangga dan Perlengkapan
Palopo, Pengguna
Drs. Sudirman
Menyetujui Kepala BAUK
Drs. H. Hamid
2014
