Standar Monev

PROSES PERUMAHAN MASYARAKAT

VOLUME 6

MONITORING, EVALUASI & PENGENDALIAN

Daftar Isi Volume 6 MONITORING, EVALUASI & PENGENDALIAN

CATATAN PEMBUKA UNTUK VOLUME 6 – V – VOLUME 9....................................

1

Bab 1

Pendahuluan .............. ...................... ............... .............. .............. ............... ............... .............. ............... .......... A. Pengertian......................................................................................... B. Tujuan .................................................... ......................... ...................................................... .......................................... ............... C. Prinsip-Prinsip Prinsip-Prin sip Umum................................ Umum.... ....................................................... ....................................... ............ D. Tahapan Kegiatan Monitoring dan Evaluasi........ Evaluasi ............... ............... ................ ............... .......

2 2 2 2 4

Bab 2

Monitoring dan Evaluasi Partisipatif ............... ....................... ............... ............... ............. ..... A. Pengertian......................................................................................... B. Tujuan .................................................... ......................... ...................................................... .......................................... ............... C. Hal-hal yang Dimonitor dan Dievaluasi............ Dievaluasi................... ............... ............... ............... ........... ... D. Instrumen yang Dibutuhkan..................... Dibutuhkan............................. ................ ............... ............... ................ .......... .. E. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi................ Evaluasi....................... ............... .......... .. F. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ............... ....................... ............... ............ .....

8 8 8 8 9 9 9

Bab 3

Monitoring dan Evaluasi Internal.................. Internal......................... ............... ............... ............... ........ A. Pengertian......................................................................................... B. Pengendalian Kualitas Perencanaan ............... ....................... ............... ............... ................ ............ .... C. Pengendalian Kualitas Teknis Pembangunan Rumah............. Rumah..................... ............ .... D. Pengendalian Kualitas Material Bangunan ............... ....................... ............... ............... .......... .. E. Pengendalian Kualitas Pengelolaan Dana........ Dana ................ ............... ............... ................ ........... ... F. Pengendalian Pengorganisasi Sosial................ Sosial........................ ................ ................ ................ ........... ...

11 11 11 12 14 16 18

Bab 4

Monitoring dan Evaluasi Eksternal................. Eksternal......................... ............... ............... .............. ...... A. Pengertian......................................................................................... B. Tujuan .................................................... ......................... ...................................................... .......................................... ............... C. Hal-hal yang Dimonitor dan Dievaluasi............ Dievaluasi................... ............... ............... ............... ........... ... D. Instrumen yang Dibutuhkan..................... Dibutuhkan............................. ................ ............... ............... ................ .......... .. E. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi................ Evaluasi....................... ............... .......... .. F. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ............... ....................... ............... ............ .....

20 20 20 20 21 21 21

Bab 5

Monitoring dan Evaluasi Khusus ............... ....................... ............... ............... ............... .......... ... A. Pengertian Pengert ian........................... ....................................................... ......................................................... .................................. ..... B Tujuan .................................................... ......................... ...................................................... .......................................... ............... C. Hal-hal yang Dimonitor dan Dievaluasi........... Dievaluasi................... ............... ............... ................ ........... ... D. Instrumen yang Dibutuhkan dan Tata Cara Monitoring dan Evaluasi E. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ................ ....................... ............... ............ ....

22 22 22 22 22 22

Bab 6

Pengendalian Pengendalian Internal dan Pelaporan ............... ...................... ............... ............... ............. ...... A. Pengertian Pengert ian........................... ....................................................... ......................................................... .................................. ..... B Tujuan .................................................... ......................... ...................................................... .......................................... ............... C. Pengendalian Dokumen ............... ....................... ................ ............... ............... ................ ............... .............. ....... D. Sistem Pelaporan............................. Pelaporan ......................................................... .................................................. ...................... E. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi ................ ....................... ............... ............ ....

23 23 23 23 24 22

Daft a r Is Isi Volume 6

CATATAN PEMBUKA UNTUK VOLUME 6 – V – VOLUME 9 Jika hendak membangun sebuah rumah tipe 36, pemilik dana dapat menggunakan dua cara, yaitu (a) mengerjakannya sendiri, atau (b) menyewa orang lain (misalnya menyewa kontraktor, atau menyewa tukang). Jika dikerjakan sendiri, maka si pemilik dana menjalankan semua peran. Dalam hal demikian, si pemilik dana harus mempunyai ketrampilan yang cukup di bidang pertukangan, pengetahuan yang memadai tentang jenis-jenis material bangunan, kualitasnya, dan harga barang-barang tersebut. Ketika menggunakan kontraktor, pemilik dana akan menyerahkan urusan pengadaan material dan pengadaan tukang kepada si kontraktor. Proses perencanaan (misalnya pembuatan gambar disain rumah) bisa diserahkan pula kepada si kontraktor, namun bisa pula diserahkan kepada seorang arsitek untuk membuatnya. Dalam hal demikian, peran pemilik dana adalah (a) menyediakan dana, (b) mengawasi dan mengecek kualitas material, dan (c) mengawasi proses pembangunan rumah. Jika si pemilik dana menyewa tukang, peran si pemilik dana adalah (a) menyediakan dana, (b) menyediakan material bangunan, dan (c) mengawasi pekerjaan tukang. Dalam hal demikian, seluruh pekerjaan yang dilakukan kontraktor atau tukang adalah pekerjaan pokok pembuatan rumah. Sedangkan peran pengawasan yang dijalankan si pemilik dana adalah pekerjaan pendukung. ANSSP tidak membangun sebuah rumah tipe 36, tetapi membangun ribuan. Bahkan, sesuai dengan visi dan misi serta tujuannya, tujuannya, ANSSP bukan hanya membangun rumah, melainkan melainkan membangun permukiman dengan segala sistem sosial yang melingkupinya. Hal ini tentu saja amat berbeda dengan membangun sebuah rumah. Apalagi pendekatan yang digunakan adalah community-driven approach, di mana peran masyarakat amat tinggi. Oleh karena itu, ANSSP memerlukan sistem pendukung yang lebih canggih. Masyarakat perlu diberi ketrampilan teknis untuk menjalankan peran-peran mereka karena hanya sebagian kecil warga yang secara fisik pernah membangun rumah, apalagi permukiman. Ini mengharuskan diadakannya pelatihan bagi mereka. Masyarakat juga tercerai-berai, sehingga sulit diharapkan untuk mengawasi proses pembangunan rumah secara terus-menerus. Kondisi ini menuntut diadakannya sistem pengawasan, monitoring, dan evaluasi yang tepat. Masyarakat juga harus mengetahui hak dan kewajiban mereka dan pelaku lain, peran-peran mereka dan pelaku lain, dan tanggung jawab mereka dan pelaku lain, dan sebagainya, yang jika tidak dilakukan akan dengan mudah melahirkan kesalahpahaman dan konflik. Keharusan ini memerlukan kegiatan sosialisasi yang mantap. Terakhir, karena melibatkan banyak orang, maka peluang terjadinya ketidakpuasan juga amat tinggi yang jika tidak dikelola dengan benar akan menimbulkan benturan yang tidak perlu. Hal ini memerlukan manajemen pengaduan yang baik. Mekanisme pengawasan dan monitoring dan evaluasi, pelatihan, sosialisasi, dan penanganan pengaduan, secara bersama-sama merupakan sistem pendukung dalam seluruh kegiatan ANSSP. Hasil kegiatan empat aspek dalam sistem pendukung ini memang bukan kolom, atau jendela, atau atap, atau pondasi. Karena itulah disebut sistem pendukung. Namun jika sistem pendukung ini tidak disiapkan dan dikerjakan dengan benar, maka jendela akan terpasang miring, kolom yang terpasang berhamburan ketika dipukul dengan tangan kosong, dinding akan bergelombang, pembangunan rumah tipe 36 yang semestinya selesai paling lama 4 bulan menjadi lebih dari 10 bulan. Buku Panduan ANSSP Volme VI sampai dengan Volume IX akan menyediakan panduan umum mengenai bagaimana sistem pendukung harus dikerjakan dalam pelaksanaan pekerjaan pokok ANSSP: membangun kembali permukiman.

Pa nd ua n ANSS ANSSP Volum e 6 – Monito ring ring d a n Eva Eva luasi

1 / 28

BAB I. PENDAHULUAN A.

PENGERTIAN Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu sistem pendukung yang akan turut menentukan keberhasilan program ANSSP. Monitoring adalah suatu cara untuk mengetahui apakah suatu kegiatan berjalan sesuai atau sedekat mungkin dengan rencana serta menggunakan sumber daya secara tepat. Evaluasi adalah penilaian tentang bagaimana program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan, serta mengecek faktor-faktor penghambat yang dihadapi, dan faktor-faktor pendukung yang dimiliki, untuk mencapai tujuan. Dengan kata lain, monitoring dan evaluasi adalah kegiatan untuk mengecek, mengawasi, dan menilai jalannya program mulai dari tahap sosialisasi dan orientasi awal, perencanaan, pelaksanaan konstruksi, hingga ke kegiatan penyelesaian pembangunan fisik dan pemeliharaannya. Kegiatan monitoring dan evaluasi dalam ANSSP dilakukan oleh berbagai pihak. Atas dasar pembagian pihak yang melakukannya, monitoring dan evaluasi dalam ANSSP dapat dikelompokkan menjadi (a) monitoring dan evaluasi partisipatif yang dilakukan oleh masyarakat lokasi ANSSP, (b) monitoring dan evaluasi internal yang dilakukan oleh Tim ANSSP di semua bagian dan tingkatan, (c) monitoring dan evaluasi eksternal yang dilakukan oleh pihak-pihak selain (a) dan (b), dan (d) monitoring dan evaluasi khusus yang dilakukan oleh tim khusus yang disewa oleh UN-HABITAT.

B. TUJUAN UMUM Monitoring dan evaluasi dilakukan dalam rangka pengendalian kegiatan program agar mencapai sasaran yang diharapkan secara tepat waktu, tepat jumlah, tepat biaya, tepat mutu, dan tepat sasaran.

C. PRINSIP-PRINSIP UMUM Sesuai dengan tujuan dan prinsip serta pendekatan yang digunakan dalam ANSSP, maka kegiatan monitoring dan evaluasi dalam ANSSP harus dilakukan dengan mendasarkan diri pada prinsip-prinsip berikut ini. 1. Berdasar standar yang diketahui bersama. Kegiatan monitoring dan evaluasi harus dilakukan berdasarkan standar, acuan, dan indikator keberhasilan dan kegagalan, kesalahan atau ketepatan, yang telah ditetapkan dan diketahui bersama. Karena itu, standar, acuan, dan indikator ini harus telah ditetapkan terlebih dahulu sebelum program dijalankan dan disebarkan kepada pihak-pihak terkait. Penjelasan dan pemberitahuan kepada UNDP, negara-negara dan lembaga-lembaga donor mutlak dilakukan, sedapat mungkin sebelum ANSSP mulai memasuki lokasi dampingan. Bahkan jika memungkinkan, standar kinerja ANSSP harus dimasukkan dan menjadi bagian tidak terpisahkan dari kontrak antara UN-HABITAT dengan UNDP dan antara UN-HABITAT dengan negara-negara atau lembaga-lembaga donor. 2. Terbuka. Kegiatan monitoring dan evaluasi harus diketahui bukan hanya oleh pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi, tetapi juga oleh pihak yang dimonitor dan dievaluasi. Bahkan juga boleh diketahui dan dilakukan pihak manapun sepanjang memakai standar, acuan, dan indikator monitoring dan evaluasi yang diketahui bersama.

Pa nd ua n ANSSP Volum e 6-Mo nitoring d a n Eva luasi

2 / 28

3. Adil. Pemberlakuan standar, acuan, dan indikator kegiatan monitoring dan evaluasi harus sama antarwilayah dan antartingkatan. Pemakaian material bangunan yang dinyatakan benar di suatu wilayah tidak dapat dinyatakan salah di wilayah lain kecuali jika terdapat faktor kondisi alam. 4. Berorientasi solusi. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pembahasan hasil-hasilnya harus diorientasikan untuk menemukan solusi atas masalah yang terjadi dan karena itu dapat dimanfaatkan sebagai pijakan untuk peningkatan kinerja. Rekomendasi berupa pemecatan seorang staf dapat dibenarkan jika memang itulah satu-satunya solusi yang ditemukan. 5. Partisipatif. Perumusan standar, acuan, dan indikator serta pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pembahasan hasil-hasilnya harus dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak yang dimonitor dan dievaluasi agar solusi yang direkomendasikan dapat menjadi agenda bersama. 6. Berjenjang. Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan secara berjenjang, artinya sesuai dengan tingkatan dan kedudukan seseorang. Sedemikian rupa sehingga Program Manager akan memonitor dan mengevaluasi bawahan terdekatnya, yaitu para Kepala Unit dan para Manajer Distrik. Manajer Distrik akan memonitor dan mengevaluasi Spesialis dan Spesialis akan memonitor dan mengevaluasi para Fasilitator. Juga, Manajer Distrik akan memonitor dan mengevaluasi Admin Asisstant dan selanjutnya Admin Asisstant akan memonitor dan mengevaluasi staf kantor lainnya. Itu adalah monitoring dan evaluasi struktural. Selain monitoring dan evaluasi struktural, juga harus dijalankan monitoring dan evaluasi fungsional. Dalam monitoring dan evaluasi Fungsional, Tim Lapangan (Fasilitator, Spesialis, dan Manajer Distrik) bertanggung jawab untuk memonitor dan mengevaluasi pekerjaan lapangan yang dilakukan masyarakat. Para Tim Lapangan ini selanjutnya juga akan dimonitor dan dievaluasi oleh Field Coordinator dan Construction Management Unit. Dalam melakukan fungsi ini, Field Coordinator dan Construction Management Unit dapat melakukannya dengan mengamati dan mengevaluasi laporan dan kegiatan Tim Lapangan, namun juga bisa langsung terjun ke lapangan untuk mengamati dan mengevaluasi kegiatan masyarakat yang sedang merekonstruksi dan merehabilitasi permukiman mereka. Berkebalikan dengan itu adalah monitoring dan evaluasi partisipatif. Karena komunitas adalah pemilik asasi program dan hasil program ANSSP, maka seluruh warga masyarakat juga berhak dan seharusnya ikut memonitor dan mengevaluasi keseluruhan kinerja dan kegiatan ANSSP, termasuk kinerja dan kegiatan seluruh Tim ANSSP UN-HABITAT. Oleh sebab itu, amat penting bahwa seluruh siklus program, terutama tetapi tidak terbatas pada standar kinerja masing-masing tahapan dan pelaku serta tanggung jawab masingmasing pelaku, diketahui oleh masyarakat. Sosialisasi, pelatihan, penjelasan teknis, dan forum musyawarah dapat dijadikan media penyebarannya.


3 / 28

D. TAHAPAN K EGIATAN MONITORING DAN EVALUASI Sesuai dengan prinsip-prinsip dasar monitoring dan evaluasi, kegiatan monitoring dan evaluasi seharusnya dimulai dari saat perumusan kebijakan dasar hingga ke pelaporan hasil monitoring dan evaluasi seperti tergambar di bawah ini. Tahapan monitoring dan evaluasi nomor 1-3 dilakukan secara terpusat oleh Tim Persiapan ANSSP dan oleh Tim Pusat ANSSP. Tahapan monitoring dan evaluasi nomor 4 dilakukan oleh Tim Pusat kepada lembaga lain dan kepada Tim Lapangan dan selanjutnya Tim Lapangan kepada masyarakat. Tahapan monitoring dan evaluasi nomor 5-8 dilakukan oleh masing-masing pihak sesuai bidang dan posisinya. 1. Perumusan Kebijakan Dasar. Kebijakan dasar ini harus mencantumkan Visi, Misi, Tujuan, Prinsip, Pendekatan, Strategi, Sasaran, dan Siklus ANSSP. Karena program ini dirancang dan dikemas sebagai produk UN-HABITAT, maka tentu saja kebijakan dasarnya harus merupakan pengejawantahan visi dan misi UN-HABITAT yang diterapkan dalam proses rekonsruksi dan rehabilitasi NAD dan Nias. 2. Penyusunan Panduan ANSSP. Panduan ANSSP harus disusun berdasarkan, dan merupakan pemerincian dari, Kebijakan Dasar ANSSP. Misalnya, jika dalam kebijakan dasar disebutkan bahwa ANSSP akan dilaksanakan dengan mengacu pada community-driven approach, maka dalam seluruh panduan juga harus memuat tuntunan yang memberi peran besar pada keterlibatan masyarakat, bahwa proses perencanaannya bersifat partisipatif seperti CAP, dan sebagainya. Tentu saja Kebijakan Dasar ANSSP juga harus tercantum di dalam buku Panduan ANSSP ini, bahkan harus diletakkan di bagian awal. 3. Penyusunan Standar Kinerja ANSSP. Berdasarkan panduan yang telah ditetapkan, disusun Standar Kinerja yang akan menjadi tolok ukur untuk menyatakan dan memberi penilaian apakah seluruh aspek atau sebagian aspek dalam pelaksanaan ANSSP berhasil atau tidak berhasil. Standar ini harus memenuhi setidaknya tiga kriteria, yaitu (a) cukup komprehensif, (b) mudah dilaksanakan, (c) dapat diukur (dari sisi waktu, mutu, jumlah, harga, dan sasaran), dan (d) tidak bersifat mendua atau ambigu. 4. Penyebarluasan Panduan dan Standar Kinerja ANSSP. Panduan dan Standar Kinerja ANSSP kemudian harus disebarkan ke pihak-pihak terkait. Pertama-tama kepada seluruh anggota Tim ANSSP, lalu kepada masyarakat dan aparat pemerintah lokasi ANSSP termasuk BRR, dan kemudian kepada pihak-pihak lain yang terkait, misalnya kepada UNDP, negara dan lembaga donor, pers, dan kalangan NGO. Penyebarluasan panduan dan standar kinerja ini amat penting agar setiap pihak berpijak pada standar dan ukuran yang sama ketika memberikan penilaian. Untuk Tim ANSSP, panduan dan standar ini bahkan harus menjadi bahan pelatihan awal sebelum dimobilisasi, atau menjelang memasuki tahap baru seperti termuat dalam Siklus ANSSP. Panduan dan standar kinerja ini juga amat penting karena dapat menjadi landasan bagi Tim Lapangan ANSSP untuk menyusun Rencana Kerja. Misalnya, jika berdasarkan standar kinerja disebutkan bahwa kapasitas maksimal seorang Fasilitator dalam mendampingi masyarakat melakukan pengukuran lahan adalah 10 persil per hari dengan peralatan kompas, meteran, dan patok kayu, maka Tim Lapangan akan dapat memperhitungkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengukuran lahan di suatu desa tertentu dengan jumlah Fasilitator berapa dan jumlah kompas, meteran, serta patok berapa banyak. Demikian pula halnya dengan pengawasan konstruksi. Jika kapasitas maksimal seorang Fasilitator Teknik untuk mengawasi Pa nd ua n ANSSP Volum e 6-Mo nitoring d a n Eva luasi

4 / 28

pelaksanaan konstruksi pembangunan rumah tipe 36 menurut Standar Kinerja adalah 20 rumah per hari, maka Tim Lapangan akan dapat memperhitungkan dan merancang strategi pengawasan yang efektif dengan memperhitungkan jumlah fasilitator dan peralatan yang tersedia. 5. Perencanaan Monitoring dan Evaluasi. Perencanaan monitoring dan evaluasi dibuat oleh pihak yang akan melakukan monitoring dan evaluasi. Construction Management Unit akan membuat perencanaan monitoring dan evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi pekerjaan Tim Lapangan ANSSP. Spesialis menyusun rencana monitoring dan evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi para Fasilitator. Fasilitator akan menyusun rencana monitoring dan evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi pekerjaan masyarakat. NGO Gerak akan menyusun monitoring dan evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi kemungkinan terjadinya korupsi dalam pelaksanaan ANSSP. UNDP akan menyusun rencana monitoring dan evaluasi untuk memonitor dan mengevaluasi keseluruhan aktivitas ANSSP. Demikian seterusnya, setiap lembaga dan pihak yang akan melakukan monitoring dan evaluasi akan menyusun rencana monitoring dan evaluasi mereka masing-masing. Penyusunan rencana monitoring dan evaluasi dipandu oleh tiga kelompok pertanyaan dasar berikut. Semua pertanyaan tersebut akan membimbing proses perencanaan monitoring dan evaluasi, termasuk dalam menyusun instrumen. Kelompok Pertanyaan Managerial. Kelompok pertanyaan ini berkaitan dengan ukuran-ukuran yang biasa digunakan dalam manajemen modern. Pertanyaan managerial wajib menjadi dasar perencanaan monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh Tim ANSSP. Pertanyaan-pertanyaan ini sepenuhnya merupakan pengejawantahan dari standar kinerja yang telah ditetapkan oleh Tim Persiapan dan Pusat ANSSP (lihat poin 3 di atas: Penyusunan Standar Kinerja). Ada lima pertanyaan pokok berikut yang masuk kategori ini. Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat waktu? Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat jumlah? Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat biaya? Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat mutu? Apakah kegiatan ANSSP telah dilaksanakan secara tepat sasaran? 



 



Kelompok Pertanyaan Nonmanagerial. Adalah kelompok pertanyaan yang didasarkan pada nilai-nilai filosofis dan ideologis tertentu. Pemakaian pertanyaan-pertanyaan nonmanagerial dalam memonitor dan mengevaluasi kegiatan ANSSP tergantung pada lembaga yang akan melakukan monitoring dan evaluasi. ANSSP akan memakainya sejauh sesuai dengan visi dan misi UN-HABITAT. Ada banyak pertanyaan yang masuk kategori pertanyaan nonmanagerial. Berikut adalah beberapa di antaranya. Apakah kegiatan ANSSP telah sesuai dengan prinsip keadilan bagi semua? Apakah kegiatan ANSSP telah sesuai dengan kebutuhan perlindungan anak-anak? Apakah kegiatan ANSSP telah cukup mengakomodasi dan melindungi disabled persons ? Apakah kegiatan ANSSP memakai material bangunan yang ramah lingkungan? Apakah kegiatan ANSSP telah menerapkan prinsip antikorupsi? Apakah kegiatan ANSSP telah menerapkan prinsip keamanan permukiman? Apakah kegiatan ANSSP telah disesuaikan dengan faktor kultur Aceh dan Nias?  











Kelompok Pertanyaan Strategi Monitoring dan evaluasi. Yaitu peryanyaan-pertanyaan yang menjadi tuntunan praktis pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Biasanya, jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini disusun dalam bentuk matriks. Pertanyaanpertanyaan yang masuk kelompok ini adalah sebagai berikut.


5 / 28















Apakah kegiatan yang akan menjadi sasaran yang akan dimonitor dan dievaluasi? Apakah tujuan dari sasaran tersebut? Apa strategi yang akan digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi sasaran tersebut? Apa indikator kinerjanya? Apa saja data yang dibutuhkan? Siapa atau di mana sumberdata tersebut? Apa metode yang akan digunakan untuk memperoleh data?

Contoh Matriks Rencana Monitoring dan Evaluasi Sasaran: Perencanaan Desa

DATA/INFORMASI TUJUAN

STRATEGI

INDIKATOR

YANG

SUMBERDATA METODE

DIBUTUHKAN

Rencana Membandingkan Desa Rencana Desa memasukkan dengan standar semua unsur yang dibuat yang diatur BRR oleh BRR

















Perencanaan Desa dilakukan secara partisipatif

Mengukur tingkat keterlibatan masyarakat

















Ada tidaknya escape building Ada tidaknya escape road Ada tidaknya jalur/ruang hijau Ada tidaknya Fasilitas Umum Ada tidaknya Fasilitas Publik Ada tidaknya fasilitas sosial Adanya daftar penerima manfaat yang telah terverifikasi Dan lain-lain Jumlah pertemuan dalam perencanaan desa Jumlah warga (pria dan wanita) yang terlibat dalam perencanaan desa. Keterwakilan kelompok-kelompok sosial dalam perencanaan desa Jumlah lahan yang telah diukur Jumlah warga yang mengikuti pemotretan Hasil verifikasi telah diumumkan di tempat-tempat umum Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan Perencanaan Desa Dan lain-lain

 

  

Peta Desa CAP

Peta Desa CAP Pendapat Masyarakat

Laporan Tim Telaah Fasilitator dokumen





Laporan Tim Fasilitator Warga dan Tokohtokoh Masyarakat





Telaah dokumen Wawancara dg warga dan tokoh masyarakat

Catatan:

Pada saat membuat perencanaan aksi monitoring dan evaluasi, perlu ditambahkan dua kolom lagi, yaitu (a) waktu yang direncanakan untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi, dan (b) anggota tim yang akan melakukan monitoring dan evaluasi.


6 / 28

6. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi. Sesudah rencana monitoring dan evaluasi disusun, barulah monitoring dan evaluasi dilaksanakan. Pelaksanaanya tentu saja sesuai jadwal yang ditentukan oleh pihak yang akan melakukan monitoring dan evaluasi. Bagi masyarakat dan Tim Lapangan ANSSP, pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus dilakukan se tiap hari. 7. Pembahasan dan Pelaporan Hasil Monitoring dan Evaluasi. Hasil monitoring dan evaluasi akan dibahas dalam forum yang sesuai. Hasil monitoring dan evaluasi negara dan lembaga donor akan dibahas dengan para pimpinan di Kantor Pusat. Hasil monitoring dan evaluasi UNDP dibahas di berbagai level, mulai dari pimpinan sampai dengan, jika dipandang perlu, masyarakat lokasi ANSSP. Demikian juga dengan hasil monitoring dan evaluasi Tim Internal ANSSP. Hasil monitoring dan evaluasi khusus bidang finansial dibahas di forum rapat pimpinan. Hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan pihak-pihak lain, melalui koordinasi Policy Unit, akan dibahas dalam Forum Antar-NGO atau Shelter Group Meeting. Demikian juga halnya dengan hasil monitoring dan evaluasi khusus yang dilakukan Aceh Institut dan Universitas Syiahkuala. Selesai dibahas, seluruh pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi kemudian akan menuliskan laporan masing-masing dan kemudian disebarkan ke pihak-pihak terkait. 8. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi. Tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi harus disesuaikan dengan rekomendasi yang tertuang dalam laporan hasil monitoring dan evaluasi.


7 / 28

BAB 2. MONITORING DAN EVALUASI PARTISIPATIF A. PENGERTIAN Adalah monitoring dan evaluasi yang dijalankan sendiri oleh komunitas. Pelaku monitoring dan evaluasi partisipatif dapat dibagi menjadi dua kelompok berikut. Kelompok Pertama, yaitu warga masyarakat yang menduduki posisi tertentu dalam struktur pelaksana ANSSP tingkat desa, yaitu Panitian Perencana, Juru Ukur, Pengurus KPR, Pengawas Konstruksi, dan KOMITE DESA. Kelompok Kedua, masyarakat awam bersama-sama dengan para pemimpin kultural seperti Tuha Peut, Imeum Mukim, Imeum Meunasah, dan pemimpin formal pemerintahan desa (Geuchik). Di Nias, nama posisi-posisi kultural ini tentu saja berbeda. Dalam posisinya sebagai warga komunitas, tentu saja para anggota Kelompok Pertama sebagai pribadi-pribadi dapat juga menjadi anggota atau bagian dari Kelompok Kedua.

B. TUJUAN Monitoring dan evaluasi partisipatif dikembangkan dalam pelaksanaan ANSSP untuk meningkatkan keterlibatan masyarakat, menumbuhkan rasa ikut memiliki masyarakat terhadap program yang dilaksanakan, dan mengembangkan pengetahuan praktis masyarakat dalam kegiatan pembangunan di lingkungan terdekat mereka.

C. HAL-HAL YANG DIMONITOR DAN DIEVALUASI 1. Monitoring dan Evaluasi oleh Kelompok Pertama KOMITE DESA memonitor dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja KPR, Pengawas Konstruksi, Tukang, Pemasok, dan Kontraktor (jika ada). KPR memonitor dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja Pengawas Konstruksi, Tukang, Pemasok, dan Kontraktor (jika ada). Pengawas Konstruksi memonitor dan mengevaluasi kegiatan dan kinerja Tukang, Pemasok, dan Kontraktor (jika ada).

2. Monitoring dan Evaluasi oleh Kelompok Kedua Sebagai “pemilik” hakiki seluruh kegiatan dan hasil kegiatan ANSSP, masyarakat berhak dan seharusnya memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatan dan kinerja para pelaku ANSSP, termasuk kegiatan dan kinerja KOMITE DESA, KPR dan Pengurus KPR, Pengawas Konstruksi, Tukang, Pemasok, dan Kontraktor (jika memakai kontraktor), dan bahkan kegiatan dan kinerja Tim ANSSP UN-HABITAT mulai dari Office Boy di Kantor Distrik, Fasilitator, hingga Program Manager. Dengan kata lain, semua kegiatan ANSSP dan kinerja Tim ANSSP UN-HABITAT dapat dimonitor dan dievaluasi oleh masyarakat. Meskipun demikian, sesuai dengan kedudukan dan kapasitasnya serta keterbatasan tenaga dari pihak UN-HABITAT, ada beberapa kegiatan ANSSP yang mutlak memerlukan keterlibatan monitoring dan evaluasi masyarakat, bahkan memerlukan keputusan mereka, seperti yang berikut ini. Semua musyawarah desa, mulai dari MD-1 hingga MD-7 memerlukan monitoring dan evaluasi dari masyarakat, baik atas prosesnya, hasil atau keputusannya, maupun pelaksanaan atas hasil MD tersebut. Proses pengukuran dan verivikasi lahan. Proses penyusunan perencanaan desa (CAP). Proses verifikasi calon penerima manfaat dan hasil verifikasinya. Pa nd ua n ANSSP Volum e 6-Mo nitoring d a n Eva luasi

8 / 28

Pengecekan kualitas konstruksi Pengecekan kualitas material bangunan. Pencatatan abdministrasi keuangan kelompok (KPR). Kinerja Tim ANSSP UN-HABITAT.

D. INSTRUMEN YANG DIBUTUHKAN 1. Untuk monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Pertama, mereka sebaiknya menggunakan instrumen seperti yang digunakan oleh Tim ANSSP (lihat Sub-Bab Monitoring dan Evaluasi Internal di bawah). Hal ini bertujuan untuk memungkinkan diperbandingkannya hasil monitoring dan evaluasi masyarakat dengan hasil monitoring dan evaluasi internal ANSSP pada standar dan indikator yang sama. Meskipun demikian, tentu saja mereka berhak dan seharusnya memang mengembangkan instrumen sendiri. Fasilitator dan Spesialis berkewajiban mendampingi mereka dalam penyusunan instrumen ini. 2. Untuk monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Kedua, mereka dapat menyusun sendiri instrumen monitoring dan evaluasi. Fasilitator dan spesialis akan membantu dan mendampingi masyarakat dalam pembuatan instrumen ini. Meskipun demikian, jika masyarakat menghendaki, mereka bisa saja menggunakan instrumen momen yang juga digunakan oleh tim monitoring dan evaluasi ANSSP (lihat buku Panduan ANSSP Volume V, dan buku ini Bab III di bawah).

E. TATA CARA MELAKUKAN MONITORING DAN EVALUASI 1. Tata cara melakukan monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Pertama sama dengan yang dilakukan oleh para Fasilitator ANSSP UN-HABITAT dengan penyesuaian terkait dengan Bab 2 poin C buku ini. 2. Tata cara melakukan monitoring dan evaluasi oleh Kelompok Kedua adalah sebagai berikut. Aktif menghadiri dan melibatkan diri dalam semua musyawarah desa serta mencatat hasil-hasilnya. Mengecek apakah KOMITE DESA menempelkan hasil-hasil musyawarah desa dan apakah yang ditempelkan tersebut benar-benar sesuai dengan yang dibicarakan dan diputuskan musyawarah desa. Aktif mengikuti dan mencatat proses pengukuran dan verifikasi lahan dan mengecek hasil pengukuran yang ditempelkan di papan-papan pengumuman. Aktif mengikuti proses dan mencatat verifikasi calon penerima manfaat dan mengecek hasil verifikasi yang ditempelkan di papan-papan pengumuman. Aktif mengunjungi lokasi pembangunan rumah dan mengecek kualitas konstruksinya maupun kualitas material yang digunakan. Aktif mengecek pencatatan administrasi keuangan kelompok (KPR).

F. TINDAK LANJUT HASIL MONITORING DAN EVALUASI 1. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Kelompok Pertama KOMITE DESA menyerahkan laporan hasil monitoring dan evaluasi kepada Geuchik dan Fasilitator serta kepada MD-7. KPR menyerahkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Anggota KPR, KOMITE DESA, Fasilitator, dan MD-7. Pengawas Konstruksi menyerahkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Pengurus KPR dan Fasilitator.


9 / 28

2. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Kelompok Kedua Hasil monitoring dan evaluasi Kelompok Kedua dibahas dalam MD-7. Mereka juga bisa melaporkannya sebagai komplain atau pengaduan sesuai yang diatur dalam buku Panduan ANSSP Volume 6 Bagian IV: Penanganan Pengaduan.


10 / 28

BAB 3. MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL A.

PENGERTIAN Monitoring dan evaluasi internal adalah monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan secara internal oleh tim ANSSP. Monitoring dan evaluasi internal ini dilaksanakan baik terhadap kinerja internal Tim ANSSP, maupun terhadap kinerja pelaku ANSSP di tingkat komunitas. Monitoring dan evaluasi internal dilakukan terhadap seluruh tahapan siklus ANSSP, mulai dari sosialisasi dan orientasi awal hingga ke tahapan akhir konstruksi. Untuk kegiatan yang dilakukan oleh komunitas, sehari-hari monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Fasilitator. Fasilitator akan dimonitor dan dievaluasi oleh Spesialis. Tim Monitoring dan Evaluasi Tingkat Pusat dapat melakukan monitoring dan evaluasi baik terhadap laporan tim lapangan maupun langsung terjung ke komunitas. Jadwal monitoring dan evaluasi oleh Tim Monitoring dan Evaluasi Pusat sebaiknya dikomunikasikan kepada Tim Lapangan, namun penting juga untuk sesekali melakukan kunjungan mendadak ke lapangan.

B.

PENGENDALIAN K UALITAS PERENCANAAN 1. Tujuan Memastikan bahwa pekerjaan sosialisasi, perencanaan desa (CAP), dan pemetaan desa terlaksana secara benar sesuai standar kualitas yang ditetapkan.

2. Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi Seluruh tahapan awal ANSSP (yaitu mulai dari sosialisasi dan orientasi awal hingga ke perencanaan detil teknis). Ini meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini. Sosialisasi dan orientasi awal Pengukuran dan verifikasi lahan Verifikasi calon penerima BDR Pemetaan lingkungan dan pemetaan sosial Perumusan Community Action Plan (CAP) dan Village Map (VM). Perumusan rencana detil teknis Penulisan proposal perumahan.

3. Instrumen yang Diperlukan Format-format sosialisasi dan orientasi awal Format pengukuran dan verifikasi lahan Format-format verifikasi calon penerima BDR Format-format pemetaan lingkungan dan sosial Format-format penyusunan CAP dan VM Format-format penyusunan proposal perumahan Buku panduan ANSSP volume I - III, dan Aneks II: Panduan Konstruksi Rumah Peraturan BRR tentang Village Planning

4. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi Datang tiap hari ke lokasi. Cek dokumen monitoring dan evaluasi hari sebelumnya. Cek tingkat kehadiran warga dan keaktifan mereka dalam rapat-rapat komunitas, baik ketika rapat sosialisasi, lokakarya CAP, musyawarah desa, dan rapat-rapat lain. Hindarkan dominasi rapat oleh Tim ANSSP maupun oleh tokoh-tokoh tertentu di setiap rapat dengan cara memberi perhatian lebih dan mendorong agar para jompo, wanita, pemuda, dan anak-anak untuk menyuarakan aspirasi mereka. Jangan lupa Pa nd ua n ANSSP Volum e 6-Mo nitoring d a n Eva luasi

11 / 28

untuk juga mengecek pengisian berita acara rapat dan daftar hadir di akhir setiap pertemuan. Cek apakah para anggota panitia perencana, KOMITE DESA, dan juru ukur telah lengkap sebelum memulai pelatihan bagi mereka. Cek kehadiran Panitia Perencana, Juru Ukur, KOMITE DESA dalam proses pengukuran dan verifikasi lahan. Mintalah mereka mengisi format-format terkait. Setiap hari mereka juga harus mengisi daftar hadir. Untuk setiap petak tanah yang diukur, pastikan bahwa pemilik tanah benar-benar hadir. Jangan lanjutkan verifikasi untuk pemilik tanah yang tidak hadir. Pastikan bahwa standar kualitas perencanaan desa yang tertuang dalam Peraturan BRR telah diikuti dan dipatuhi dalam penyusunan perencanaan desa. Dalam melakukan verifikasi calon penerima manfaat, pastikan bahwa yang mengisi format permohonan adalah orang yang bersangkutan (tidak diwakilkan). Jika terpaksa diwakilkan karena yang bersangkutan buta huruf, pastikan bahwa yang mewakili adalah orang yang benar-benar mengenalnya. Dalam pemotretan untuk verifikasi calon penerima manfaat, pastikan bahwa yang dipotret adalah orang yang benar-benar mengajukan permohonan (bukan dan tidak boleh diwakili). Bagi yang tidak bisa hadir, sebaiknya verifikasi tidak dilanjutkan. Pastikan bahwa hasil-hasil rapat, hasil verifikasi dan pengukuran lahan, dan hasil verifikasi calon penerima manfaat benar-benar ditempelkan di tempat-tempat umum. Buat catatan-catatan untuk tindak lanjut. Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

C.

PENGENDALIAN K UALITAS TEKNIS PEMBANGUNAN R UMAH 1.

Tujuan Memastikan bahwa pekerjaan konstruksi terlaksana secara tepat kualitas (sesuai atau jika bisa melebihi standar minimal yang ditetapkan), tepat jumlah, tepat dana. Dan tepat waktu.

2.

Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi Seluruh tahapan pekerjaan konstruksi perumahan harus dimonitor dan dievaluasi. Ini meliputi 34 tahap kegiatan, mulai dari persiapan lahan sampai dengan pembersihan akhir lahan setelah pembangunan rumah selesai.

3.

Instrumen yang Diperlukan (a) Permohonan memulai pekerjaan Gunakan Format R/Konstruksi-11: Pekerjaan

Permohonan

Memulai/Melanjutkan

(b) Daftar Hadir Harian tukang dan pengawas konstruksi Gunakan Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR (c) Laporan Harian, Mingguan, Bulanan KPR Gunakan: Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR, Format R/Konstruksi-13: Laporan Mingguan KPR, dan Format R/Konstruksi-14: Laporan Bulanan KPR • • •

(d) Lembar Monitoring untuk pekerjaan Gunakan Format R/Konstruksi Laporan Kemajuan KPR-2: Hasil Monitoring Kemajuan Fisik Bangunan


12 / 28

(e) Gambar Detail Rumah Gunakan Format R/KPR-5: Desain Rumah (f) Surat perjanjian antara KPR dengan tukang Gunakan Format R/Konstruksi-6: Surat Perjanjian KPR dengan Tukang (a) Daftar hadir harian tukang dan pengawas konstruksi Gunakan Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR (g) Buku panduan ANSSP, Aneks I: Panduan Konstruksi Rumah (h) Standar Minimal Kualitas Konstruksi Rumah UN-HABITAT. 4.

Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi Sebelum memulai/Melanjutkan pekerjaan Pastikan bahwa seluruh aturan tentang pelaksanaan pembangunan rumah telah dijelaskan. Pastikan bahwa standar minimal kualitas teknis bangunan yang digunakan UNHABITAT telah dijelaskan. Pastikan bahwa sanksi atas pelanggaran aturan dan standar teknis tersebut telah dijelaskan. Pastikan bahwa seluruh kepala tukang dan pengawas konstruksi telah memegang dan memahami gambar detil rumah. Pastikan bahwa seluruh kepala tukang dan pengawas konstruksi telah memegang dan memahami kontrak perjanjian antara KPR dengan tukang. Selama Pekerjaan Konstruksi Berlangsung Datang tiap hari ke lokasi. Cek dokumen monitoring dan evaluasi hari sebelumnya. Cek kehadiran pengurus KPR, pengawas konstruksi, dan para tukang. Mintalah KPR dan pengawas konstruksi mengisi format-format terkait. Setiap hari tukang juga harus mengisi daftar hadir. Bersama pengawas konstruksi (jika memungkinkan juga disertai KPR), cek setiap rumah yang sedang dibangun. Pengecekan harus dilakukan terhadap (a) kualitas pekerjaan, (b) kualitas material, dan (c) ketepatan waktu. Lakukan pemotretan, dan beri tanggal. Buat catatan-catatan untuk tindak lanjut.

5.

Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Jika pengawas konstruksi tidak hadir, minta pengurus KPR menggantikan. Jika tidak ada pengurus KPR yang datang, hentikan pekerjaan hari ini. Pekerjaan tukang yang dilakukan tanpa dihadiri minimal oleh pengawas konstruksi tidak dapat disertifikasi. Berikan sertifikasi pada hari itu juga untuk pekerjaan yang sudah benar (memenuhi standar). Sertifikasi ini akan menjadi dasar diajukannya permohonan memulai/melanjutkan pekerjaan oleh KPR kepada fasilisator sehingga tukang dapat segera melanjutkan ketahap pekerjaan berikutnya. Jika terjadi kesalahan konstruksi, perbaiki hari itu juga. Jangan ditunda dengan alasan apapun, dan jangan melakukan tawar-menawar. Pekerjaan baru bisa dilanjutkan jika kesalahan telah diperbaiki. Perulangan kesalahan untuk tahap pekerjaan yang sama maksimal hanya dua kali. Kesalahan konstruksi yang terjadi pada tiga tahap pekerjaan atau lebih tidak dapat ditoleransi. Jika kesalahan terus berulang, atau kebandelan terus terjadi, segera adakan rapat KPR.


13 / 28

Jika (a) jumlah tukang kurang, atau (b) kesalahan konstruksi terus berulang, atau (c) tukang tidak mau memperbaiki kesalahan konstruksi, atau (d) pengawas konstruksi tidak datang lebih dari tiga hari, segera laksanakan rapat KPR. Spesialis WAJIB hadir dalam rapat ini. Jika masih membandel, laporkan ke Desa dan selenggarakan MD-7 dengan menghadirkan Manajer Distrik. Melalui rapat ini, bahas berbagai solusi yang memungkinkan, termasuk jika perlu kemungkinan mengganti tukang. Jika pembangkangan terus terjadi, minta Manajer Distrik untuk mengeluarkan surat penghentian sementara untuk rumah tersebut. Jika terjadi di satu KPR, pembangunan di KPR itu yang dihentian. Setelah itu, Manajer Distrik bisa mengusulkan ke Kantor Pusat untuk penghentian bantuan bagi KPR terserbut. Selama menunggu persetujuan penghentian bantuan dari Kantor Pusat, seluruh kegiatan konstruksi harus dihentikan. Kegiatan konstruksi apapun selama masa tunggu ini tidak dapat disertifikasi. Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

D.

PENGENDALIAN K UALITAS MATERIAL BANGUNAN 2. Tujuan Memastikan bahwa (a) material yang digunakan memenuhi standar minimal yang ditetapkan (tepat mutu, tepat jumlah, tepat harga, tepat spesifikasi, tepat pasokan, tepat hukum), dan (b) seluruh material di masing-masing KPR terdistribusi secara merata ke semua anggota KPR.

3. Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi Seluruh jenis material dan pemasokannya harus dimonitoring dan dievaluasi, termasuk di dalamnya sistem pengadaan material tersebut, sistem pembayaran, sistem pengadministrasian, dan sistem penyimpanan, dan sistem distribusinya. Ini meliputi lebih dari 60 jenis material utama dan material pendukung, termasuk peralatan, yang digunakan di semua tahap kegiatan, mulai dari persiapan lahan sampai dengan pembersihan akhir lahan setelah pembangunan rumah selesai.

4. Instrumen yang Diperlukan (b) Tender pengadaan material. Ini dimulai dari pada saat penjelasan teknis atau pelatihan mengenai sistem pengadaan material dan tukang. Gunakan: Materi Pelatihan tentang Sistem Pengadaan. Format R/Konstruksi-1: Survai Harga Material oleh Tim ANSSP dan varian-variannya (Format R/Konstruksi-1A sampai dengan Format R/Konstruksi-1E). Format R/Konstruksi-2: Survai Harga Material oleh Tim Survai KPR/Masyarakat dan varian-variannya (Format R/Konstruksi-2A sampai dengan Format R/Konstruksi-2E). Format R/Konstruksi-3: Contoh Surat Penawaran Pemasok Format R/Konstruksi-4: Penilaian dan Pemeringkatan Calon Pemasok Format R/Konstruksi-5: Surat Perjanjian KPR dengan Pemasok Format R/Konstruksi-6: Surat Perjanjian KPR dengan Tukang Format R/Konstruksi-7: Perintah Pengiriman Barang • •

•

• • • • •

(c) Daftar hadir harian tukang dan pengawas konstruksi Gunakan Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR


14 / 28

(d) Laporan harian, mingguan, dan bulanan KPR Gunakan: Format R/Konstruksi-12: Laporan Harian KPR, Format R/Konstruksi-13: Laporan Mingguan KPR, dan Format R/Konstruksi-14: Laporan Bulanan KPR • • •

(e) Administrasi Keuangan KPR Gunakan: Format R/Konstruksi Administrasi KPR 1-8. Format R/Konstruksi-9: Rekomendasi Penarikan Dana KPR dari BRI • •

(f) Sertifikasi material bangunan Gunakan Format R/Konstruksi-8: Sertifikasi Kualitas Material Bangunan (g) Buku kendali material Gunakan: Format R/Konstruksi-10A: Buku Kendali Material Bangunan Tingkat KPR Format R/Konstruksi-10B: Buku Kendali Material Bangunan Tingkat RT • •

(h) Lembar monitoring untuk pekerjaan Gunakan Format R/Laporan Kemajuan KPR-2: Hasil Monitoring Kemajuan Fisik Bangunan (i) Gambar detil rumah Gunakan Format R/KPR-5: Desain Rumah (j) Buku panduan ANSSP, Aneks I: Panduan Konstruksi Rumah (k) Standar Minimal Kualitas Konstruksi Rumah UN-HABITAT.

5. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi Sebelum memulai/melanjutkan pekerjaan Pastikan bahwa seluruh aturan tentang pelaksanaan pembangunan rumah telah dijelaskan. Pastikan bahwa standar minimal kualitas teknis bangunan rumah dan standar minimal kualitas material bangunan yang disyaratkan UN-HABITAT telah dijelaskan. Pastikan bahwa proses tender pengadaan material telah dilaksanakan secara transparan dan akuntabel. Pastikan bahwa sanksi atas pelanggaran aturan dan standar teknis tersebut telah dijelaskan. Pastikan bahwa semua pemasok dan pengawas kontruksi telah memegang dan memahami gambar detil rumah. Pastikan bahwa kepentingan KPR dan kepentingan UN-HABITAT telah terlindungi dalam kontrak antara KPR dengan Pemasok. Pastikan bahwa seluruh pemasok dan pengawas konstruksi telah memegang dan memahami kontrak perjanjian antara KPR dengan pemasok. Selama pekerjaan kontruksi berlangsung Datang tiap hari ke lokasi. Cek dokumen monitoring dan evaluasi hari sebelumnya. Cek proses pengadaan material dan tukang sampai ke distribusinya. Cek kehadiraan pengurus KPR, pengawas kontruksi dan para tukang. Mintalah KPR dan pengawas kontruksi mengisi format-format terkait. Setiap hari tukang juga harus mengisi daftar hadir.


15 / 28

Setiap kali material datang, lakukan pengecekan/sertifikasi atas material tersebut, pengecekan harus dilakukan terhadap (a) kualitas kontruksi, (b) kualitas material, (c) ketepatan waktu pengiriman, (d) ketepatan jumlah, (e) ketepatan spesifikasi.lakukan pengecekan ini bersama-sama dengan pengawas kontruksi ( jika memungkinkan juga disertai KPR). Lakukan pengecekan untuk (a) mencocokkan tingkat kemajuan pekerjaan tukang dengan ketersediaan material, dan (b) mencocokkan distribusi material tersebut ke masing-masing anggota KPR. Lakukan pengecekan ini bersama-sama dengan pengawas kontruksi ( jika memungkinkan juga disertai KPR). Lakukan pemotretan dan beri tanggal. Buat catatan untuk tindak lanjut.

6. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Jika pengawas kontruksi tidak hadir, minta pengurus KPR menggantikan. Jika tidak ada pengurus KPR yang datang, hentikan pekerjaan hari itu. Beritahu KPR tentang hal ini.pekerjaan tukang yang dilakukan tanpa dihadiri minimal oleh pengawas kontruksi tidak dapat disertifikasi. Berikan sertifikasi material bangunan pada hari material tersebut datang dilokasi untuk material yang benar (memenuhi standar). Sertifikasi ini akan menjadi dasar digunakannya material tersebut untuk bahan bangunan dan juga menjadi dasar diajukannya permohonan memulai pekerjaan oleh KPR kepada fasilitator sehingga tukang dapat dapat segera memulai pekerjaan atau melanjutkan ke tahap pekerjaan berikutnya. Untuk material yang tidak memenuhi standar, lakukan PENOLAKAN pada hari material tersebut datang. Jangan ditunda dan tidak perlu ada tawar-menawar. Berikan sertifikasi untuk distrisibusi material ke masing-masing anggota KPR jika sudah benar. Jika ada distribusi materialyang tidak semestinya, perbaiki pada saat ditemikan, jangan ditunda, dan tidak perlu ada tawar-menawar. Jika (a) pemasokan material tidak sesuai standar dan dilakuakn berulang (maksimal tiga kali kesalahan untuk setiap pemasok untuk setiap jenis material), atau (b) terjadi kesalahan distribusi material ke masing-masing anggota KPR( maksimal kesalahan tiga kali), atau (c) pengawas kontruksi tidak datang lebih dari tiga hari, segera laksanakan rapat KPR! spesialis WAJIB hadir dalam rapat ini. Jika masih membandel, laporkan ke desa dan selenggarakan MD-7 dengan menghadirkan Manajer Distrik. Melalui rapat ini, bahas berbagai solusi yang yang memungkinkan, trmasuk jika perlu penghentian kontrak dengan pemasok Jika pembangkangan terus terjadi, minta Manajer Distrik untuk mengeluarkan Surat Penghentian Sementara untuk rumah tersebut. Jika terjadi di satu KPR, pembanguna di KPR itu yang di hentikan. Setelah itu Manajer Distrik bisa mengusulkan ke Kantor Pusat untuk penghentian bantuan bagi kpr tersebut. Selama menunggu persetujuan penghentian bantuan dari Kantor Pusat, seluruh kegiatan kontruksi harus dihentikan. Kegiatan kontruksi apapun selama masa tunggu ini tidak dapat disertifikasi. Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

E.

PENGENDALIAN K UALITAS PENGELOLAAN DANA 1. Tujuan Memastikan bahwa pengelolaan dana dijalankan sesuai dengan prinsip transparansi dan akuntabilitas sehingga jika terjadi kekurangan dana murni karena force majeur . 2. Hal-hal yang harus Dimonitor dan Dievaluasi Seluruh kegiatan pengadministrasian dana, material dan tukang. Ini meliputi 10 kegiatan administrasi.


16 / 28

3. Instrumen yang Diperlukan (a) Administrasi KPR Gunakan Format R/Kontruksi Administrasi KPR 1-8 (b) Kendali dan distribusi material Gunakan : Format R/Kontruksi-10A :Buku Kendali Material Tingkat KPR Format R/Kontruksi-10B :Buku Kendali Material Tingkat RT • •

(c) Pengambilan dana di BRI Gunakan Format R/Kontruksi-9: Rekomendasi Penarikan Dana dari BRI 4. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi Setiap penarikan dana KPR dari rekening KPR di BRI harus memperoleh rekomendasi dari UN-HABITAT. Fasilitator dan spesialis harus mengecek apakah waktu penarikan dan jumlah penarikan benar-benar telah sesuai dengan tingkat kemajuan pekerjaan. Cek dan cocokkan bukti kwitansi (pembelian, pembayaran dan upah) dengan buku kas. Cek dan cocokkan jumlah pengeluaran, penerimaan dan saldo akkhir pada KPR. apakah sesuai dengan tahap pembangunan serta penggunaan uang dianggap wajar. Sesuaikan jumlah saldo yang ada pada buku kas (jumlah pemasukan – Jumlah Pengeluaran = saldo atau jumlah saldo akhir + jumlah pengeluaran + pemasukan), Cocokan volume barang pada buku kas dan bukti dengan rincian peneriamaan material, Cek dan cocokkan buku rekening Bank isian dengan buku Bank BRI, Cek penarikan dan slip penarikan dengan buku kas (gunakan bantuan bukti surat rekomendasi UN-HABITAT), Cek bukti transfer dengan rician pembayaran material dan buku kas, Buku rumah tangga, Cek buku rumah tangga dan sesuaikan dengan buku kas, Cek seluruh pengeluaran dan saldo buku rumah tangga, Cek dan jumlah seluruh buku rumah tangga (jumlah seluruh saldo buku pengeluaran rumah tangga = buku kas).

5. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Segera perbaiki jika menemukan ketidakcocokan atau ketidak sesuaian yang diakibatkan oleh kesalahan memasukkan data. Jika kesalahan berulang, dan ada tanda-tanda kesengajaan, maka mungkin sedang terjadi penyelewengan dana. Dalam hal demikian, segera adakan rapat KPR. jangan ditunda dan jangan ada tawar-menawar. Tidak diijinkan terjadinya penyelewengan penggunaan dana dan material. Jika rapat KPR tidak bisa menemukan solusi, selengarakan MD-7. lakukan proses seperti yang terjadi pada kesalahan berulang pengendalian konstruksi dan pengendalian material yang telah dijelaskan di atas. Buat laporan hasil monitoring dan evaluasi.

CATATAN. Meskipun dalam naskah volume 6 ini banyak disebutkan tentang berbagai format sebagai instrument monitoring dan evaluasi, namun format-format tersebut tidak dilampirkan di akhir naskah seperti pada volume-volume sebelumnya. Hal ini dilakukan karena format-format yang disebutkan di naskah adalah format-format yang telah dijelaskan dan digunakan di volume-volume sebelumnya.


17 / 28

F.

PENGENDALIAN PENGORGANISASIAN SOSIAL 1. Tujuan Sesuai dengan pendekatan yang digunakan, pelaksanaan ANSSP mempersyaratkan keterlibatan aktif seluruh lapisan masyarakat di lokasi program. Dalam pendekatan ini, pengorganisasian sosial menjadi syarat mutlak keberhasilan program. Karena itu, kegiatan pengorganisasian sosial juga memerlukan monitoring dan evaluasi. Tujuan kegiatan ini adalah memastikan bahwa seluruh organ kelembagaan komunitas dan seluruh warga menjalankan peran dan tanggung jawabnya secara aktif dalam kegiatan rekonstruksi dan rehabilitasi sebagaimana seharusnya sesuai definisi peran masing-masing dan sejalan dengan rencana desa yang telah disepakati. Dengan tercapainya tujuan ini, diharapkan kohesi sosial sebagai modal dasar kebangkitan komunitas setelah tercerai berai akibat tsunami dapat segera dipulihkan. Untuk tercapainya tujuan ini, maka seluruh organ dan warga harus mempunyai akses yang sama terhadap segala bentuk informasi mengenai perkembangan proses rekonstruksi dan rehabilitasi. Dua media yang tepat untuk mencapainya adalah (a) penempelan dan pengaktifan papan-papan pengumuman yang terus memperbaharui perkembangan kegiatan, dan (b) forum-forum rapat baik di tingkat KPR maupun di tingkat dusun dan desa.

2. Hal-hal yang Harus Dimonitor dan Dievaluasi Peran serta aktif seluruh komponen masyarakat Ketersebaran informasi mengenai perkembangan terkini kegiatan rekonstruksi dan rehabilitasi keseluruh lapisan masyarakat.

3. Instrumen yang Diperlukan Seluruh panduan ANSSP UN-HABITAT Papan informasi atau pengumuman

4. Tata Cara Melakukan Monitoring dan Evaluasi Datang setiap hari ke lokasi Jangan mematok diri dengan jadwal ketat dari kantor, tetapi sesuaikanlah dengan jadwal masyarakat karena kadang mereka lebih suka situasi informal Datangi tempat berkumpulnya warga (misalnya warung kopi, masjid, meunasah, dan lain-lain). Kunjungi juga warga di tenda mereka, di barak-barak pengungsian, dan sebagainya. Dalam pertemuan-pertemuan informal tersebut, sampaikan informasi perkembangan terkini proses rekonstruksi, dan serap pandangan serta aspirasi mereka. Di lapangan, cek dan catat siapa-siapa yang aktif dan tidak aktif di lokasi pembangunan rumah, terutama para pengurus tingkat desa dan tingkat KPR. datangi mereka yang tidak aktif dan tanyakan sebab-sebabnya. Cek selalu hasil-hasil monitoring dan evaluasi sebelumnya, diskusikan dengan masyarakat dan dengan sesama anggota tim dan dengan spesialis. Cek apakah papan-papan pengumuman terus diisi dan diperbaharui isinya sesuai perkembangan proses rekonstruksi dan rehabilitasi.


18 / 28

5. Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Selenggarakan serangkaian musyawarah desa 7 (MD-7)

MUSYAWARAH DESA 7 (MD-7)

1. 2.

3. 4.

5.

MD-7 diselenggarakan untuk membahas perkembangan pelaksanaan konstruksi . MD-7 dapat diselenggarakan dalam dua tipe berikut. (a) MD-7 reguker yang diselenggarakan secara berkala selama proses pelaksanaan kegiatan konstruksi, misalnya dua minggu sekali. (b) MD-7 khusus yang diselenggarakan untuk memecahkan kasus-kasus khusus MD-7 dapat diselenggarakan di tingkat dusun, dapat pula di tingkat desa sesuai kondisi dan kebutuhannya. MD-7 dihadiri oleh sebanyak mungkin warga yang diharapkan benar-benar merupakan representasi dari seluruh kelompok yang ada di desa tersebut, pastikan bahwa warga yang biasanya terpinggirkan seperti wanita, jompo, cacat, kelompok termiskin, dan lain-lain. MD-7 membahas agenda-agenda berikut: (a) penjelasan tentang perkembangan terakhir proses pelaksanaan konstruksi dan hasil-hasil monitoring dan evaluasi. (b) Pembahsan tentang masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan alternatif solusi yang dapat dilaksanakan untuk memecahkan masalah tersebut, (c) Penetapan rencana kerja tindak lanjut (RKTL).

Catatan: 1. Jangan lupa membuat berita acara musyawarah desa (gunakan FORMAT UMUM-4: BERITA ACARA MD) 2. Setelah MD-7 selesai, jangan lupa melakukan uji publik dengan cara menempelkan hasil-hasil MD-7 di tempat-tempat yang biasa didatangi masyarakat (gunakan FORMAT UMUM-5: UJI PUBLIK MD). 3. Jangan lupa: Daftar Hadir Peserta dan Foto Kegiatan.


19 / 28

BAB 4. MONITORING DAN EVALUASI EKSTERNAL A. PENGERTIAN Adalah monitoring dan evaluasi yang dilakukan selain oleh masyarakat (dalam konteks monitoring dan evaluasi partisipatif) dan oleh Tim ANSSP UN-HABITAT (dalam konteks monitoring dan evaluasi internal). Monitoring dan evaluasi eksternal dapat dan boleh dilakukan oleh siapapun dan hasilnya boleh dikirim kepada siapapun. Pers, LSM yang bergerak di bidang lingkungan, LSM antikorupsi, LSM pembela hak-hak anak, LSM penggerak pengarusutamaan gender (gender mainstreaming) , LSM pembela hak-hak minoritas, LSM pemerhati hak-hak disable person, aparat pemerintah, negara-negara dan lembagalembaga donor, dan UNDP dapat melakukan monitoring dan evaluasi atas seluruh kegiatan ANSSP. Negara-negara dan lembaga-lembaga donor dan UNDP memiliki posisi khusus karena mereka adalah pemilik dana dan lembaga yang by contract ditugaskan untuk menjamin bahwa dana yang disalurkan negara dan lembaga donor digunakan untuk sebesar-besarnya kepentingan korban bencana secara benar, sangkil, dan mangkus.

B. TUJUAN Bagi ANSSP, mendorong dilakukannya monitoring dan evaluasi eksternal bertujuan untuk memperoleh opini dan penilaian pihak-pihak lain untuk menjadi salah satu acuan perbaikan kinerja. Untuk memenuhi tujuan ini, ANSSP mendorong dan mengaktifkan beberapa forum bersama yang dikerjakan oleh Policy Unit. Melalui forum-forum inilah ANSSP menyerap informasi, opini, dan pandangan berbagai pihak mengenai apa saja yang dikerjakan ANSSP. Bagi UNDP, melakukan monitoring dan evaluasi atas kegiatan ANSSP bertujuan untuk menjamin bahwa ANSSP dijalankan dengan benar sebagai pertanggungjawaban terhadap negara-negara dan lembaga-lembaga donor. Bagi Negara/Lembaga Donor, melakukan monitoring dan evaluasi atas kegiatan ANSSP bertujuan untuk memperoleh informasi lapangan bahwa dana yang mereka himpun dan salurkan benar-benar digunakan sebagaimana mustinya. Bagi Lembaga-lembaga Lain, melakukan monitoring dan evaluasi atas kegiatan ANSSP bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan visi dan misi perjuangan lembaga mereka.

C. HAL-HAL YANG HARUS DIMONITOR DAN DIEVALUASI Hal-hal yang dimonitor dan dievaluasi oleh pihak-pihak eksternal tentu saja sesuai dengan kebutuhan informasi kelembagaan mereka. Bagi UNDP, seluruh proses ANSSP harus dimonitor dan dievaluasi karena tanggung jawab mereka, by contract , kepada negara dan lembaga donor. Hal-hal yang akan dimonitor dan dievaluasi oleh negara-negara dan lembagalembaga donor, sama dengan hal-hal yang akan dimonitor dan dievaluasi oleh UNDP, namun untuk kebutuhan berbeda. Negara-negara donor akan memonitor dan mengevaluasi untuk kebutuhan pertanggungjawaban mereka kepada masyarakat dan parlemen mereka. Sedangkan lembaga-lembaga donor akan memonitor dan mengevaluasi untuk kebutuhan donatur mereka.

D. INSTRUMEN YANG DIBUTUHKAN Instrumen monitoring dan evaluasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal selain UNDP dan negara-negara serta lembaga-lembaga donor tergantung pada kepentingan dan visi misi perjuangan kelembagaan mereka. Untuk UNDP, negara-negara donor, dan lembaga-lembaga donor, instrumen monitoring dan evaluasi seharusnya mengacu dan merupakan kontrak antara mereka dengan UN-HABITAT. Namun demikian, sebagai penyandang dana dan Pa nd ua n ANSSP Volum e 6-Mo nitoring d a n Eva luasi

20 / 28

pihak yang ditugaskan oleh penyandang dana, mereka bisa saja memakai instrumen yang sama sekali berbeda dengan standar kinerja yang ditetapkan dan digunakan Tim ANSSP. Yang patut diperhatikan dalam hal ini adalah, perbedaan instrumen monitoring dan evaluasi dan perbedaan standar kinerja yang digunakan dalam penilaian akan menimbulkan pemborosan energi dan lebih banyak menghambat kelancaran pekerjaan daripada sebaliknya, apalagi jika standar kinerja ini tidak pernah dikomunikasikan sebelumnya.

E. TATA CARA MELAKUKAN MONITORING DAN EVALUASI Tata cara dan metode melakukan monitoring dan evaluasi oleh pihak eksternal benar-benar tergantung pada kebutuhan pihak-pihak eksternal tersebut. Hampir mustahil pihak-pihak eksternal akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan dan kinerja ANSSP seteliti dan secermat Tim ANSSP sendiri. Karakter dasar relasi antara pihak-pihak eksternal tersebut dengan masyarakat lokasi ANSSP sangat berbeda dengan karakter dasar relasi antara Tim ANSSP dengan masyarakat lokasi ANSSP. Pembeda utamanya adalah, Tim ANSSP setiap hari bekerja bersama masyarakat sehingga monitoring dan evaluasi juga bisa dilakukan setiap hari, sementara pihak-pihak eksternal hanya sesekali datang ke lokasi dampingan ANSSP.

F. TINDAK LANJUT HASIL MONITORING DAN EVALUASI Ada beberapa tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi eksternal, namun hampir sepenuhnya tergantung pada masing-masing lembaga yang melakukan monitoring dan evaluasi eksternal. Hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan UNDP, negara-negara donor, dan lembaga-lembaga donor dapat digunakan untuk mempenalti ANSSP dalam berbagai bentuk, mulai dari perintah pembongkaran, rekomendasi pemecatan staf ANSSP, sampai ke pengurangan komitmen bantuan. Lembaga-lembaga eksternal di luar tiga tiga pihak tersebut, dapat memakai hasil monitoring dan evaluasi mereka untuk mengkritik ANSSP atau merekomendasikan perbaikan-perbaikan lain. Dari pihak ANSSP, ada dua hal penting yang dapat dilakukan untuk memperoleh kemanfaatan terbesar hasil-hasil monitoring dan evaluasi pihak eksternal tersebut dalam rangka memperbaiki kinerja ANSSP. Pertama, ANSSP melalui Policy Unit dapat menyelenggarakan pertemuan berkala dengan berbagai pihak untuk menyerap pandangan mereka mengenai kinerja ANSSP sehingga dapat menjadi acuan perbaikan kinerja. Kedua, karena hasil penilaian UNDP serta negara dan lembaga donor dapat menjadi dasar bagi mereka untuk memberikan penalti efektif, maka proses negosiasi ulang dan penyepakatan ulang standar kinerja akan sangat bermanfaat. Posisi “demi kepentingan terbaik korban bencana” dapat menjadi acuan negosiasi ulang.


21 / 28

BAB 5. MONITORING DAN EVALUASI KHUSUS A.

PENGERTIAN Adalah monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh satu tim khusus yang disewa khusus oleh UN-HABITAT sehingga mereka bukan staf ANSSP untuk memonitor dan mengevaluasi suatu kegiatan atau aspek tertentu dalam dalam kegiatan ANSSP. Dalam perjalanan ANSSP, ada dua tim khusus yang disewa untuk maksud tersebut, yaitu (1) PriceWaterHouse Cooper, Jakarta, dan (2) The Aceh Institute dan Universitas Syiah Kuala (Unsyiah), Banda Aceh.

B.

TUJUAN Monitoring dan evaluasi khusus dilakukan dengan tujuan untuk memonitor dan mengevaluasi aktivitas atas aspek tertentu yang tidak dimonitor dan dievaluasi oleh kegiatan monitoring dan evaluasi lain, atau yang telah dimonitor dan dievaluasi oleh pihak lain namun diperlukan opini dan pandangan dari pihak yang berbeda. Sama seperti seluruh kegiatan monitoring dan evaluasi, tujuan akhir monitoring dan evaluasi khusus adalah untuk memperoleh input bagi usaha-usaha memperbaiki dan meningkatkan kinerja.

C.

HAL-HAL YANG HARUS DIMONITOR DAN DIEVALUASI 1. PriceWaterHouse Cooper (PWC) disewa untuk melakukan monitoring dan evaluasi dan audit seluruh pemakaian dana dalam seluruh kegiatan ANSSP. Dengan kata lain, PWC bukan hanya mengaudit pemakaian dana yang dialokasikan untuk memenuhi kebutuhan internal ANSSP seperti dana sewa kantor, pembelian peralatan, penggajian, dan lain-lain, namun juga dana yang dialokasikan untuk masyarakat dalam rangka rekonstruksi dan rehabilitasi rumah. 2. Aceh Institut dan Unsyiah disewa untuk memonitor dan mengevaluasi kualitas konstruksi, kualitas material, kualitas perencanaan, dan tingkat kepuasan masyarakat, termasuk di lokasi-lokasi yang bukan lokasi ANSSP.

D.

INSTRUMEN YANG DBUTUHKAN DAN TATACARA MONITORING DAN EVALUASI Instrumen dan tatacara monitoring dan evaluasi khusus disusun dan direncanakan sendiri oleh tim yang disewa untuk itu (PWC dan Unsyiah).

E.

TINDAK LANJUT HASIL MONITORING DAN EVALUASI Hasil monitoring dan evaluasi dan audit finansial oleh Tim PWC digunakan oleh ANSSP sebagai bagian dari laporan dan pertanggungjawaban penggunaan dana oleh Tim ANSSP kepada UN-HABITAT, UNDP, dan negara-negara atau lembaga-lembaga donor. Hasil monitoring dan evaluasi oleh Tim Unsyiah disumbangkan kepada BRR dan dipresentasikan di forum koordinasi antar NGO untuk perbaikan kinerja semua pihak dalam rekonstruksi dan rehabilitasi NAD – Nias serta dipublikasikan.


22 / 28

BAB 6. PENGENDALIAN INTERNAL DAN PELAPORAN

A.

PENGERTIAN Pelaksanaan ANSSP melibatkan banyak orang; mencakup banyak aspek kegiatan dengan durasi multiwaktu; menggunakan banyak peralatan dan instrumen; banyak format isian; banyak sumberdaya finansial dari banyak negara dan lembaga; serta menjadi sorotan dan perhatian banyak media. Pengelola dan para pimpinan ANSSP, karena itu, memerlukan sistem pengendalian yang mantap. Salah satu instrumen amat penting dalam sistem pengendalian tersebut adalah pelaporan yang efektif, efisien, namun cukup sederhana sehingga bisa dijalankan oleh para pelaku ANSSP hingga ke pelaku tingkat komunitas. Pelaporan semacam ini mempersyaratkan pendokumentasian dan penyimpanan dokumen yang rapi dan tertib. Pelaporan bukan hanya akan menjadi instrumen pengendalian pengorganisasian pekerjaan yang multiaspek seperti ANSSP. Pelaporan bahkan juga bisa menjadi alat dan sumber informasi monitoring dan evaluasi, dokumen pendukung pengucuran dana, dan karena itu menjadi pelumas keseluruhan pekerjaan ANSSP.

B.

TUJUAN Menjamin bahwa seluruh tahapan ANSSP terdokumentasikan dan tersimpan secara tertip dan lengkap, dan terlaporkan secara berjenjang ke atas, sehingga dapat menjadi instrumen pengendalian organisasi secara mantap.

C.

PENGENDALIAN DOKUMEN Dasar sistem pelaporan, dan kemudian sistem pengendalian, adalah pendokumentasian seluruh aktivitas, dan penataan dokumen tersebut secara tertib. Keterceceran dokumen akan mengakibatkan pelaporan yang tidak sistematis. Lebih dari sekedar keterceceran, ketidaklengkapan dokumen akan memunculkan pelaporan yang tidak dapat dibuktikan kebenarannya. Situasi semacam ini akan mengakibatkan jalannya program dan mekanisme organisasional menjadi tidak terkendali. Boleh saja seluruh anggota tim telah bekerja keras dan baik, boleh saja seluruh tahapan telah dilaksanakan dengan benar, dan boleh saja seluruh standar kualitas telah terpenuhi, namun tanpa dokumentasi dan pelaporan yang tertib, maka organisasi dan program akan berjalan seperti laju mobil yang menjadi kacau karena rodanya pecah. Dalam konteks pendokumentasian, seluruh aktivitas ANSSP dapat dibagi menjadi dua kelompok besar berikut.

1. Kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat, tukang, dan pemasok material. Kelompok kegiatan ini mencakup seluruh siklus ANSSP, mulai dari tahap perencanaan hingga ke tahap penyelesaian konstruksi rumah (lihat buku Panduan ANSSP Volume I-V). 2. Kegiatan yang dilakukan oleh Tim ANSSP, yang terdiri dari: Kegiatan sosialisasi dan orientasi awal. Kegiatan pendampingan masyarakat dalam melaksanakan kegiatan ANSSP seperti tersebut pada nomor 1 di atas. Kegiatan monitoring dan evaluasi, baik monitoring dan evaluasi atas pekerjaan yang dilakukan masyarakat dan tukang maupun monitoring dan evaluasi atas pekerjaan yang dilakukan Tim ANSSP.


23 / 28

Kegiatan pelatihan, baik pelatihan untuk masyarakat dan tukang agar mampu menjalankan perannya dalam ANSSP maupun pelatihan untuk Tim ANSSP. Kegiatan penanganan pengaduan. Kegiatan staf pendukung seperti staf administrasi, staf keuangan, staf keamanan, dan staf kepegawaian. Seluruh kegiatan tersebut dapat dan harus didokumentasikan. Tidak semua kegiatan bersifat harian, misalnya kegiatan musyawarah desa yang dilaksanakan hanya jika tahapan ANSSP membutuhkannya. Namun ada juga yang dilaksanakan setiap hari, misalnya pendampingan oleh Tim ANSSP kepada masyarakat, atau kegiatan konstruksi jika pelaksanaan konstruksi telah dimulai. Tidak semua kegiatan dilaksanakan terus-menerus sepanjang proses ANSSP, misalnya kegiatan pengukuran lahan dan verifikasi penerima manfaat yang hanya dilaksanakan satu kali untuk setiap persil lahan dan untuk setiap calon penerima manfaat. Namun ada juga kegiatan yang harus terus menerus dilakukan, misalnya kegiatan pendampingan dan kegiatan monitoring dan evaluasi. Apapun jenis dan bentuknya, seluruh kegiatan tersebut harus didokumentasikan agar bisa dilaporkan karena laporan tanpa dokumen pendukung akan menjadi sekadar dongeng. Karena kegiatan yang harus didokumentasikan memiliki durasi waktu yang berlainan, maka jenis dokumennya juga berlainan sesuai durasi waktu tersebut. Namun, karena setiap hari ada kegiatan, maka berarti setiap hari ada dokumen baru yang diarsipkan. Kegiatan pendampingan dan kegiatan monitoring dan evaluasi internal harus dilakukan setiap hari. Karena itu, kegiatan pendampingan dan kegiatan monitoring dan evaluasi internal juga harus didokumentasikan setiap hari. Tim Fasilitator harus benar-benar terampil mengelola waktu dan membagi kerja antaranggota tim sehingga pekerjaan pendampingan dan pekerjaan pendokumentasian dapat dijalankan secara baik. Secara teknis, dan demi keamanan dokumen, pendokumentasian harus dibuat dalam dua bentuk, yaitu hardcopy dan softcopy. Di tingkat distrik, dokumen dalam bentuk hardcopy disimpan di kotak dokumen Tim Fasilitator masing-masing desa. Dikecualikan dari ketentuan ini adalah (a) dokumen-dokumen yang harus dilampirkan sebagai bagian dari permohonan pencairan dana, dan (b) dokumen-dokuumen yang secara khusus diminta oleh Kantor Pusat sebagai bahan untuk kegiatan monitoring dan evaluasi. Dalam kasus-kasus ini, sebelum dokumen asli dikirimkan ke Main Office atau dilampirkan dalam permohonan pencairan dana, Tim Fasilitator harus memfotokopi dokumen-dokumen tersebut terlebih dahulu agar Tim Fasilitator tetap mempunyai dokumen tersebut. Sedangkan dokumen dalam bentuk softcopy disimpan di dua tempat, yaitu (a) di komputer masing-masing Tim Fasilitator, dan (b) di komputer induk yang berfungsi sebagai komputer basis data (data base computer) . Yang bertanggung jawab mengentri data ke komputer adalah Fasilitator untuk dokumen harian dan Data Entry untuk dokumen non harian. Dokumen dalam bentuk softfile juga harus dikirimkan via email ke database induk di Kantor Pusat untuk diolah dan dianalisis oleh Spesialis Sistem Informasi Manajemen (Spesialis SIM) (Management Information System =MIS= Specialist) yang ada di kantor pusat. Pengiriman dokumen via email ini dilakukan setiap hari Senin setiap minggu oleh Asisten Spesialis SIM (MIS Specialist Assistant) atau Data Entry yang ada di setiap Kantor Distrik.

D.

SISTEM PELAPORAN Untuk mengendalikan seluruh aktivitas ANSSP dan seluruh Tim ANSSP, maka setiap kegiatan ANSSP harus terlaporkan. Setiap laporan dibuat berjenjang dari bawah hingga ke pucuk pimpinan dan harus didasarkan pada dokumen yang bukan hanya dapat ditentukan keberadaannya, namun juga dapat dibuktikan kebenarannya. Untuk kegiatan staf kantor, sistem pelaporan diatur tersendiri. Untuk staf lapangan, sistem pelaporan diatur seperti berikut ini.


24 / 28

1. Laporan Harian Setiap hari Fasilitator membuat Laporan Kegiatan Harian dan diserahkan kepada Spesialis sesuai bidangnya, yaitu: Fasilitator Sipil memberikan Laporan kepada Spesialis Sipil, Fasilitator Arsitek memberikan Laporan kepada Spesialis Arsitek, dan Fasilitator CD memberikan Laporan kepada Spesialis CD. Laporan ini diberikan pada sore hari sebelum pulang. Laporan Kegiatan Harian dibuat dalam bentuk tabel yang berisi beberapa kolom berikut. Kolom 1: Nomor urut Kolom 2: Kelompok Kegiatan. Yang dimaksudkan dengan “Kelompok Kegiatan” adalah salah satu dari kemungkinan-kemungkinan berikut: (a) kelompok kegiatan sosialisasi dan orientasi awal, (b) kelompok kegiatan perencanaan desa atau CAP dan Village Mapping, (c) kelompok kegiatan perencanaan detil teknis, (d) kelompok kegiatan persiapan konstruksi, (e) kelompok kegiatan konstruksi, (f) kelompok kegiatan pengakhiran pekerjaan, (f) kelompok kegiatan monitoring dan evaluasi, (g) kelompok kegiatan penanganan pengaduan, (h) kelompok kegiatan pelatihan, dan (i) kelompok kegiatan lain-lain, yaitu kelompok kegiatan yang tidak termasuk ke dalam kelompok kegiatan (a) – (h), misalnya karena ada tugas khusus mengikuti seminar di tempat lain. Kolom 3: Kegiatan yang dilaksanakan pada hari itu. Kegiatan yang dituliskan di kolom ini harus merupakan bagian dari tahapan kegiatan dalam siklus ANSSP. Pengisian dilakukan sesuai kelompok kegiatan yang tertulis di kolom 2. Penting dicatat bahwa sebagian besar kegiatan lapangan seharusnya adalah pekerjaan masyarakat, sementara Fasilitator “hanya” mendampingi masyarakat. Misalnya, yang seharusnya “mengukur lahan” adalah Juru Ukur atau panitia Perencana, sedangkan Fasilitator bertugas “mendampingi masyarakat mengukur lahan.” Karena itu, untuk kegiatan tersebut, yang harus ditulis di kolom 3 adalah “mendampingi masyarakat mengukur lahan”. Juga untuk kegiatan lain, misalnya “penulisan proposal perumahan KPR 1”, maka yang ditulis di kolom 3 adalah “mendampingi KPR 1 menyusun proposal perumahan”. Juga contoh ini: “mengecek kualitas konstruksi KPR 3” maka yang ditulis di kolom 3 adalah “mendampingi KPR 3 mengecek kualitas konstruksi KPR 3”. Kolom 4: Volume. Yang ditulis dalam kolom ini adalah volume kegiatan hari itu. Misalnya, untuk kegiatan “mendampingi masyarakat mengukur lahan” volume yang harus diisikan di kolom ini adalah berapa persil lahan yang berhasil diukur pada hari itu (misalnya 10 persil). Untuk kelompok kegiatan sosialisasi dan orientasi awal, volumenya adalah jumlah orang yang berhasil ditemui dan disosialisasi di dusun apa. Tentu saja ada beberapa kegiatan yang tidak bisa atau sulit didefinisikan volumenya, misalnya kegiatan “mengikuti seminar.” Untuk kegiatan semacam ini, kolom volume dibiarkan kosong. Kolom 5: Kualitas. Isikan dalam kolom ini kualitas untuk setiap kegiatan yang diamati, atau kualitas material ang digunakan. Bersikaplah jujur dan obyektif ketika mengisi kolom ini, karena instrumen yang sama juga akan digunakan Tim Monitoring dan Evaluasi lain, misalnya Tim Monitoring dan Evaluasi dari Kantor Pusat. Dalam rapat pembahasan hasil monitoring dan evaluasi, hal ini akan kelihatan. Kolom 6. Masalah. Kolom ini diisi dengan masalah yang dihadapi atau dirasakan Fasilitator ketika menjalankan tugasnya. Masalah haruslah merupakan sesuatu yang menghambat kelancaran kerja atau tidak terpunuhinya standar kualitas yang diinginkan. Laporan Kegiatan harian ini akan dibahas dalam briefing harian pagi hari sebelum Fasilitator berangkat ke lapangan. Brifieng dipimpin oleh masing-masing Spesialis sesuai bidangnya. Briefing sebaiknya difokuskan pada masalah yang dianggap menonjol. Yang dimaksudkan dengan “masalah yang dianggap menonjol” adalah (a) 












25 / 28

masalah yang berulang kali muncul di satu tempat sehingga muncul di Laporan Kegiatan Fasilitator yang sama berulang kali, (b) masalah yang muncul di sebagian besar tempat sehingga termuat di hampir semua Laporan Kegiatan Harian Fasilitator, (c) terdeteksinya realisasi kerja (terlihat di kolom volume) yang di bawah rata-rata seluruh Fasilitator atau jauh di bawah standar kinerja yang telah ditetapkan oleh Tim Pusat. Selesai briefing dengan Fasilitator, diselenggarakan Rapat Pimpinan Distrik antara Manajer Distrik dengan para Spesialis. Rapat akan membahas terutama masalahmasalah yang dilaporkan Fasilitator yang belum terpecahkan dalam briefing pagi. Melalui Rapat Pimpinan Distrik inilah Laporan Kegiatan Harian Fasilitator disinergikan. Laporan Kegiatan Harian Fasilitator juga diserahkan kepada Data Entry untuk dientri. Karena program SIM ANSSP sudah diinstall, maka proses entri tidak akan memakan waktu lama. Setelah dientri, Asisten Spesialis SIM dapat mengemailnya ke Spesialis SIM di Kantor Pusat. Dengan demikian, setiap hari Komputer Induk di Kantor Distrik dan di Kantor Pusat akan memperoleh input data baru. Program Manager, Field Coordinator, Construction Manager dapat dengan mudah mengamati dan memperoleh informasi tentang perkembangan lapangan secara harian. Jika mereka membutuhkan data yang telah dianalisis, mereka bisa memintanya kepada Spesialis SIM.

2. Laporan Mingguan Laporan Mingguan dibuat oleh Spesialis untuk diserahkan kepada Manajer Distrik dan dibuat oleh Manajer Distrik untuk diserahkan ke Kantor Pusat. Laporan Spesialis terdiri dari dua bagian berikut. Kompilasi dari Laporan Kegiatan Harian Fasilitator selama satu minggu sesuai bidang spesialisasinya berikut komentar kritis atas beberapa masalah. Untuk membuat kompilasi, Spesialis bisa meminta bantuan Asisten Spesialis SIM. Karena merupakan kompilasi, maka tentu saja format isiannya sama dengan laporan Kegiatan Harian Fasilitator. Komentar kritis tentu saja dibuat sendiri oleh spesialis terkait karena mereka memang dipandang lebih ahli dibandingkan Fasilitator. Laporan Kegiatan Mingguan Spesialis, tentu saja sesuai bidangnya. Laporan Spesialis kemudian dibahas dalam forum Rapat Mingguan yang setiap Jumat petang (dapat dubah sesuai kebutuhan dan kondisi pekerjaan di masing-masing distrik). Rapat ini terutama membahas perkembangan selama seminggu terakhir dan antisipasi minggu mendatang, dengan fokus pada masalah-masalah yang menonjol yang dilaporkan Fasilitator dan masalah-masalah lain yang terdeteksi oleh Spesialis. Laporan Manajer Distrik juga terdiri dari tiga bagian berikut. Kompilasi dari Laporan Kegiatan Harian Fasilitator selama satu minggu. Namun kompilasi ini dibuat menurut desa, bukan menurut bidang spesialisasi. Asisten Spesialis SIM dapat membantu membuatkan kompilasi ini. Kompilasi Laporan Mingguan Spesialis (tetap dibuat per bidang spesialisasi). Catatan Kritis Manajer Distrik tentang perkembangan proyek selama seminggu terakhir dan antisipasi minggu berikutnya. Baik Laporan Spesialis maupun Laporan Manajer Distrik dalam bentuk softfile dikirim melalui Asisten Spesialis SIM kepada Spesialis SIM di Kantor Pusat. Sedangkan dalam bentuk hardfile dikirimkan kepada Program Manager melalui Field Coordinator. Dengan demikian, sekali lagi, sebenarnya Kantor Pusat akan memperoleh informasi terkini tentang perkembangan lapangan dari dan dalam bentuk dua sumber: hardcopy dan softcopy. 










26 / 28

3. Laporan Bulanan Laporan Bulanan dibuat oleh Manajer Distrik kepada Program Manager melalui Field Coordinator. Laporan Bulanan terdiri dari dua bagian besar, yaitu (a) Laporan Perkembangan bulan berjalan, dan (b) Rencana Kerja bulan berikutnya. Laporan Perkembangan sebenarnya adalah kompilasi dan ringkasan perkembangan harian selama sebulan penuh. Namun, berbeda dengan laporan harian dan laporan mingguan, dalam Laporan Bulanan harus dimasukkan analisis yang memperbandingkan antara volume yang ditargetkan di awal bulan dengan tingkat pencapaian. Perbedaan antara target dengan realisasi harus ditelusuri sebab-musabab dan usulan solusinya. Hasil monitoring dan evaluasi dapat menjadi bahan untuk membuat analisis tersebut. Laporan Penanganan Pengaduan dan Laporan Monitoring dan evaluasi dimasukkan sebagai lampiran. Rencana Kerja bulan berikutnya berisi kegiatan-kegiatan yang diperkirakan akan bisa diselesaikan selama bulan berikutnya, target yang ingin dicapai, kendala yang mungkin dihadapi dan usulan solusi atas hambatan tersebut, serta sumberdaya baru yang dibutuhkan dan perlu dipenuhi Kantor Pusat. Target harus mencerminkan empat hal: waktu, jumlah, mutu, dan biaya. Untuk menyusun Laporan Bulanan, maka diselenggarakan lokakarya sehari oleh seluruh staf distrik. Masing-masing Tim Fasilitator menyusun laporan lengkap bulan berjalan dan rencana kerja bulan berikutnya untuk desa dampingan mereka. Masingmasing Tim Fasilitator akan mempresentasikan laporan dan rencana kerja mereka, kemudian dianalisis bersama Spesialis. Hasilnya akan berupa rekomendasi untuk menyusun Laporan Bulanan Distrik. Laporan Bulanan, setelah masuk di kantor Pusat, kemudian dibahas dalam forum Rapat Pimpinan ANSSP dengan mengundang seluruh Manajer Distrik.

4. Laporan Tahunan Laporan Tahunan adalah kompilasi perkembangan program selama tahun berjalan dilengkapi dengan hasil-hasil monitoring dan evaluasi dan penanganan pengaduan. Laporan Tahunan di buat oleh Manajer Distrik dengan proses penyusunan seperti Laporan Bulanan.

5. Laporan Khusus Laporan Khusus terdiri dari Laporan Keuangan, Laporan Penanganan Pengaduan, Laporan Hasil Monitoring dan evaluasi, dan Laporan Atas Permintaan. Laporan Keuangan meliputi (a) Laporan Pemakaian Dana Operasional Kantor, dan (b) Laporan Pemakaian Dana Konstruksi. Laporan Pemakaian Dana Operasional Kantor dibuat oleh Finance Officer di Kantor Distrik dan, setelah ditandatangani Manajer Distrik, diserahkan ke Finance Officer Kantor Pusat. Laporan Pemakaian Dana Konstruksi dibuat oleh Tim Fasilitator masing-masing desa. Laporan ini harus mencerminkan pemakaian dana oleh masing-masing KPR dan dibuat seminggu sekali. Yang harus dilaporakan adalah (a) dana yang sudah diterima KPR dari ANSSP, (b) dana yang sudah dicairkan KPR dari BRI, (c) dana yang sudah dibelanjakan, (d) dana yang masih tersimpan di rekening dan di Kas KPR, dan (e) perkiraan jumlah dan waktu pencairan dana berikutnya. Penanganan pengaduan yang sudah bisa diatasi di tingkat distrik dilaporkan ke Pusat secara reguler bersama-sama dengan laporan Bulanan. Penanganan Pengaduan yang yang memerlukan keputusan dari Pusat segera dilaporkan ke Pusat setelah diproses di tingkat distrik (lihat Bagian IV. Penanganan Pengaduan). Kegiatan monitoring dan evaluasi yang menghasilkan penilaian wajar atau baik dan kegiatan monitoring dan evaluasi yang memperlihatkan adanya masalah kritis namun Pa nd ua n ANSSP Volum e 6-Mo nitoring d a n Eva luasi

27 / 28

Standar Monev

Recommend Documents