STRATEGI STRATEGI PENYUSUNAN SPESIFIKASI TEKNIS DALAM PENGADAAN BARANG/JASA UNTUK RANCANG BANGUN
Author :
Ir. Adhi Pramono (Perekayasa Madya)
I. LATA LATAR R BELAKANG Pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan rancang bangun di lingkungan inst instan ansi si peme pemeri rint ntah ah haru harus s dila dilaks ksan anak akan an deng dengan an efek efektif tif dan dan efis efisie ien n sert serta a mengedep mengedepankan ankan prinsip persainga persaingan n sehat, sehat, transparan transparan,, terbuka terbuka dan perlakuan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan maupun manfaatnya bagi kelancaran proses rancang bangun di lingkungan instansi pemerintah dan masyarakat. Peraturan pemerintah untuk pengadaan pengadaan barang/jas barang/jasa a juga selalu berpihak berpihak untuk mengutamakan mengutamakan dan mengembangkan industri dan ekonomi dalam negeri. Prinsip efektif terkait dengan nilai manfaat yang diperoleh. Efektif berarti dengan sumber daya yang tersedia dapat diperoleh barang/jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya. Manfaat dapat dinilai dari beberapa aspek, seperti jumlah, kualitas, waktu penyerahan, adaptasi dan dampak positif yang menyeluruh terhadap pencapaian sasaran program/kegiatan. Sedangkan efisien dapat dicapai apabila dengan menggunakan sumber daya daya yang yang optima optimall dapat dapat dipero diperoleh leh baran barang/ja g/jasa sa yang yang sesuai sesuai denga dengan n jumlah jumlah,, kual kualita itas s dan dan wakt waktu u yang yang telah telah diren direnca cana naka kan. n. WTO WTO meny menyeb ebut utny nya a seba sebaga gaii kebijakan value for money . Efisien tidak selalu berarti biaya termurah, tetapi masih ada beberapa parameter lain yang perlu dipertimbangkan, seperti ketersediaan suku suku cada cadang ng,, umur umur ekon ekonom omis is,, biay biaya a oper operas asio iona nall dan dan biay biaya a pera perawa wata tan n (maintenan (maintenance ce cost). cost). Biay Biaya a yang ang efis efisie ien n haru harusl slah ah yang ang waja wajarr, yang ang tela telah h memperhitungkan parameter/persyaratan yang dibutuhkan. Untuk mendapatkan barang/jasa yang tepat jumlah, tepat kualitas dan tepat waktu dengan biaya yang wajar, wajar, maka perlu dipertimba dipertimbangka ngkan n kondisi kondisi alamiah alamiah (nature conditions) dan jenis barang/jasa yang dibutuhkan, karena kedua hal ini menyangkut kompleksitas yang dapat menimbulkan resiko. Resiko inilah yang harus ditekan seminimal mungkin atau bahkan harus dihilangkan atau dihindari. Salah Salah satu satu cara cara untuk untuk memper memperkec kecilil atau atau mengh menghila ilangk ngkan an resiko resiko yang yang mungkin dapat terjadi adalah dengan menyusun spesifikasi teknis barang/jasa secara secara rinci, rinci, jelas jelas dan benar benar.. Untuk Untuk itu diperl diperluka ukan n strate strategi gi yang yang tepat tepat agar agar penyusun penyusunan an spesifikas spesifikasii teknis teknis dapat dapat memenuhi memenuhi persyarata persyaratan n teknis teknis yang telah ditetapkan dalam perancangan/desain dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan kriteria kegiatan.
1/8
II. KONDISI PENGADAAN Kondisi yang dihadapi dalam manajemen pengadaan barang/jasa sangat berkaitan dengan kondisi alamiah (nature conditions) yang dipengaruhi oleh 2 (dua (dua)) fakt faktor or poko pokok, k, yaitu aitu fakt faktor or biay biaya a dan dan fakt faktor or resi resiko ko.. Kedu Kedua a fakt faktor or ini ini mengakibatkan perbedaan perlakuan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa, khususnya dalam pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang termasuk kriteria rancang bangun. Biaya yang semakin besar memerlukan pengelolaan yang semakin canggih dan dan komp komple leks ks,, kare karena na dapa dapatt meni menimb mbul ulka kan n perm permas asal alah ahan an yang ang sema semaki kin n kompleks. kompleks. Sedangkan Sedangkan biaya yang kecil kecil tentunya tentunya hanya hanya membutuhka membutuhkan n proses proses pengelolaan yang cukup sederhana agar tercapai prinsip efisien. Faktor resiko merupakan akibat dari aktivitas pengadaan barang/jasa yang dilakukan dilakukan.. Semakin Semakin tinggi tinggi resiko resiko yang dihadapi, dihadapi, maka diperlukan diperlukan pengelolaan pengelolaan yang semakin canggih pula. Sebaliknya apabila resiko yang dihadapi semakin rendah, maka cukup dibutuhkan pengelolaan yang sederhana saja agar dapat tercapai prinsip efektif. Hubungan antara faktor biaya dan faktor resiko dapat digambarkan secara sederhana sebagai berikut :
A Y A I B
Biaya besar
Resiko rendah
Biaya besar
Resiko tinggi
Biaya kecil
Resiko rendah
Biaya kecil
Resiko tinggi
0
RESIKO
Berdasarkan gambaran hubungan di atas, maka penyusunan spesifikasi teknis juga harus disesuaikan dengan faktor biaya yang dibutuhkan dan faktor resiko resiko yang yang mungk mungkin in dapat dapat terjad terjadi/ak i/akan an dihada dihadapi. pi. Hal ini memerl memerluka ukan n proses proses penilaian penilaian kebutuhan kebutuhan (asses (assessme sment nt of need) need) dengan dengan benar benar, untuk untuk mengetahui mengetahui secara secara akurat akurat apaka apakah h barang barang/jas /jasa a terseb tersebut ut benarbenar-ben benar ar telah telah sesuai sesuai dengan dengan kebutu kebutuhan han desain desain rinci rinci kegia kegiatan tan.. Berda Berdasar sarkan kan hasil hasil dari dari penil penilaia aian n kebutu kebutuhan han tersebut kemudian dapat ditentukan tingkat kompleksitas dari spesifikasi teknis yang harus disusun, sehingga dapat diputuskan strategi penyusunan spesifikasi teknis yang tepat, jelas dan benar yang mengacu pada kebutuhan desain rinci kegiatan, serta dapat dipahami oleh dunia usaha dengan baik.
2/8
III. SPESIFIKASI TEKNIS Peny Penyus usun unan an spes spesif ifik ikas asii tekn teknis is meru merupa paka kan n hal hal yang yang sang sangat at pent pentin ing. g. Penyajian spesifikasi teknis yang salah atau tidak benar akan berakibat fatal, kare karena na dapa dapatt meny menyeb ebab abka kan n kega kegaga gala lan n kegi kegiat atan an yang yang akan akan atau atau seda sedang ng dilaksanakan. Ada 2 (dua) jenis spesifikasi teknis yang dibedakan berdasarkan sifat kegiatan, yaitu : 1. 2.
Spesif Spesifika ikasi si teknis teknis untuk untuk kegia kegiatan tan yang yang bers bersifa ifatt sede sederha rhana. na. Spes Spesifi ifika kasi si tekni teknis s dalam dalam bent bentuk uk Kera Kerang ngka ka Acu Acuan an Kerj Kerja a (KAK)/ (KAK)/Terms Terms of Reference (TOR) untuk kegiatan yang bersifat kompleks.
Untuk Untuk menent menentuka ukan n jenis jenis spesif spesifika ikasi si teknis teknis yang yang akan akan disusu disusun n adalah adalah dengan melakukan penilaian kebutuhan, dilanjutkan dengan penilaian komplesitas barang/jasa yang akan menghasilkan tingkat kompleksitas spesifikasi teknis yang dibutu dibutuhka hkan. n. Penent Penentuan uan jenis jenis spesif spesifika ikasi si teknis teknis dapat dapat digam digambar barkan kan sebaga sebagaii berikut :
Penilaian Penilai an Kebutu Ke butuhan han
Penilaian Kompleksitas Barang/Jasa
Penilaian Kompleksitas Spesifikasi Teknis
Spesifikasi Teknis Teknis Sederhana S ederhana
Kerangka Acuan Kerja
Kebanyakan para pengelola kegiatan, dalam hal ini user sebagai pemakai barang/jas barang/jasa, a, masih masih kurang kurang memperhat memperhatikan ikan pentingny pentingnya a penyusuna penyusunan n spesifika spesifikasi si teknis teknis yang yang benar benar,, sehin sehingga gga menimb menimbulk ulkan an kesuli kesulitan tan bagi bagi dunia dunia usaha usaha untuk untuk memah emaha aminy minya a denga engan n baik aik dan bena enar. Hal Hal ini ini dapa dapatt meng menga akib kibatka atkan n keterlamba keterlambatan tan atau bertambahny bertambahnya a waktu yang diperlukan diperlukan untuk penyelesa penyelesaian ian kegiatan, pemborosan dana/anggaran kegiatan, dan bahkan dapat berakibat fatal yaitu kegagalan kegiatan.
3/8
A.
Produksi Da Dalam Ne Negeri
Salah Salah satu satu kebijak kebijakan an umum umum pemeri pemerinta ntah h dalam dalam penga pengadaa daan n barang barang/ja /jasa sa adalah meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional yang sasarannya adalah memperluas lapangan kerja dan mengembangkan industri dalam negeri dalam rangka meningkatkan daya saing barang/jasa produksi dalam negeri pada perdagangan internasional. Yang ang dima dimaks ksud ud deng dengan an produ produks ksii dala dalam m nege negeri ri adal adalah ah semu semua a jeni jenis s barang/jasa yang dibuat di Indonesia atau dilaksanakan di Indonesia oleh tenaga Indonesia. Barang/jasa yang yang termasuk produksi dalam negeri adalah : 1. Barang Barang yang yang bahan bahan baku baku dan dan pembu pembuata atanny nnya a di Indon Indonesi esia, a, melip meliputi uti : - baran arang g jadi jadi,, bara barang ng seten etenga gah h jad jadi, pera perala lata tan, n, suku uku cadan adang, g, komponen utama, dan komponen pembantu. - bahan bahan baku baku,, bahan bahan peleng pelengkap kap,, dan dan bahan bahan pemban pembantu. tu. 2. Jasa Jasa yang yang dilaks dilaksana anakan kan di di Indone Indonesia sia oleh oleh tena tenaga ga Indon Indonesi esia, a, melipu meliputi ti jasa pemborongan/konstruksi, pemborongan/konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya (sewa, outsourcing, angkutan, dll). 3. Gabu Gabung ngan an bara barang ng yang yang bahan bahan baku baku dan dan pembua pembuata tann nny ya di Indon Indones esia ia dengan jasa yang dilaksanakan di Indonesia oleh tenaga Indonesia. Dalam tahap studi dan rancang bangun (design and engineering) harus diupayakan untuk menggunakan produksi dalam negeri dengan memperhatikan kemampuan/potensi kemampuan/potensi nasional dan standar nasional.
B.
Spes Spesif ifik ikas asii Tek Tekni nis s unt untuk uk Kegi Kegiat atan an Sede Sederh rhan ana a
Spesi Spesifik fikasi asi teknis teknis baran barang/ja g/jasa sa untuk untuk kebutu kebutuhan han kegiat kegiatan an yang yang bersif bersifat at sederh sederhana ana cukup cukup mengg mengguna unaka kan n spesif spesifika ikasi si teknis teknis yang yang seder sederhan hana, a, karena karena biasanya hanya untuk kebutuhan operasional sehari-hari yang dilakukan secara periodik dalam periode waktu yang tidak terlalu lama dan hanya menitikberatkan pada pada faktor faktor biaya. biaya. Sedang Sedangka kan n spesif spesifika ikasi si teknis teknisnya nya sudah sudah cukup cukup jelas jelas dan kalangan dunia usaha sudah banyak yang memahaminya dengan baik. Walaupun sederhana, spesifikasi teknis untuk kegiatan sederhana tetap harus harus disaji disajikan kan dengan dengan akurat akurat dan inform informati atif, f, agar agar pihak pihak dunia dunia usaha usaha dapat dapat memahami kondisi barang/jasa yang dibutuhkan dengan baik dan benar. Penyusunan spesifikasi teknis untuk kegiatan sederhana dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Cantumkan nama baran rang. 2. Cantumkan persyaratan teknis yang diinginkan, antara lain persyaratan mekanikal, elektrik, elektrik, fisik, dimensi, dimensi, dsb. 3. Cant Cantum umka kan n uku ukura ran n / juml jumlah ah bara barang ng.. 4. Cant Cantum umka kan n sta stand ndar ar yang ang dig digun unak akan an.. 5. Tetapka etapkan n jadwa jadwall waktu waktu penye penyerah rahan/ an/pen penye yeles lesaia aian. n. 6. Usah Usahak akan an bara barang ng yang yang dibut dibutuh uhka kan n sudah sudah dapa dapatt diprod diproduk uksi si di dalam dalam negeri.
4/8
Apabila dari hasil survei ternyata di pasaran terdapat lebih dari satu merk/produk barang yang sama, maka spesifikasi teknis dibuat tidak mengarah kepada merk/produk tertentu.
C.
Kerangka Acuan Kerja (Terms of Reference)
Pengadaan barang/jasa yang menyangkut aktivitas kegiatan yang besar dan kompleks kompleks membutuhk membutuhkan an spesifikas spesifikasii teknis teknis yang lebih kompleks. kompleks. Kegiatan yang yang besa besarr dan dan komp komple leks ks bias biasan anya ya meme memerl rluk ukan an pere perenc ncan anaa aan, n, kaji kajian an dan dan pelaksanaan yang kompleks yang saling berkaitan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya dan memerlukan sumber daya yang banyak jenisnya. Kegiatan yang yang komple kompleks ks juga juga memerl memerluka ukan n teknol teknologi ogi tinggi tinggi dan atau atau mempun mempunya yaii resiko resiko ting tinggi gi dan dan atau atau meng menggu guna naka kan n pera perala lata tan n deng dengan an desa desain in khus khusus us,, sehi sehing ngga ga memerlukan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan teknis yang tinggi. Spes Spesif ifik ikas asii tekn teknis is yang yang komp komple leks ks seba sebaik ikny nya a disu disusu sun n dala dalam m bent bentuk uk Kerangka Kerangka Acuan Kerja (Terms of Reference) dan harus dibuat dengan teliti dan harus benar-benar menggambarkan kondisi kebutuhan. Kerangka Acuan Kerja menjelaska menjelaskan n mengenai mengenai latar belakang, belakang, maksud/tu maksud/tujuan, juan, dan persyarata persyaratan n teknis teknis barang/jasa yang dibutuhkan. Peny Penyus usun unan an spes spesif ifik ikas asii tekn teknis is deng dengan an Kera Kerang ngka ka Acua Acuan n Kerj Kerja a dapa dapatt dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1.
2.
3.
4.
Urai Uraika kan n gamba gambara ran n secar secara a garis garis besa besarr menge mengena naii kegia kegiata tan n yang yang akan akan dilaksanakan, antara lain : - latar belakang, - maksud dan tujuan, - lokasi, dan - sumber pendanaan. Ura Uraikan ikan men mengena enai data ata penu enunja njang berup erupa a data ata yang ang berk erkaita aitan n dengan pelaksanaan kegiatan, antara lain : - data dasar, - standar teknis, - studi studi terdah terdahulu ulu yang yang pernah pernah dilaks dilaksana anakan kan,, dan dan - pera peratu tura ran n yan yang g dig digun unak akan an.. Jela Jelas skan kan mengen ngena ai tuju tujua an dan rua ruang lin lingku gkup kegia egiata tan n den dengan gan memberikan gambaran mengenai : - tuju tujuan an yang ang ing ingin in dica dicapa pai, i, - kelu keluar aran an yang ang akan akan diha dihasi silk lkan an,, - keterk keterkaita aitan n antara antara suat suatu u keluar keluaran an denga dengan n keluar keluaran an lain, lain, - perala peralatan tan dan dan mater material ial yang yang telah telah terse tersedia dia dan dan harus harus dise disedia diakan kan,, - ling lingk kup kew kewenang nangan an,, - perk perkira iraan an jan jangk gka a wak waktu tu pen penye yele lesa saia ian, n, - kualifika ikasi dan jumlah tenaga ahli / pendukung yang harus dilibatkan, dan - jadwa jadwall setia setiap p taha tahapan pan pelaks pelaksana anaan an kegiata kegiatan. n. Tentuka entukan n jenis jenis dan dan jumla jumlah h lapora laporan n tekni teknis s yang yang dipe diperlu rlukan kan..
5/8
5.
Teta etapkan pkan persy ersyar arat atan an tekn teknis is bara arang yang ang diin diingi gink nka an, deng dengan an ketentuan : - tidak tidak mengar mengarah ah kepada kepada merk/p merk/prod roduk uk terten tertentu, tu, - sem semaksim ksimal al mun mungkin gkin diup iupayak ayaka an meng menggu guna nak kan bar barang ang/jas /jasa a produksi dalam negeri, - semaks semaksima imall mungkin mungkin diup diupaya ayakan kan meng menggun gunak akan an Standa Standarr Nasiona Nasionall Indonesia (SNI) atau standar lain yang setara, - meto metoda da pela pelaks ksan anaa aan n yang yang diin diingi gink nkan an haru harus s logi logis, s, real realis isti tik k dan dan dapat dilaksanakan, - jadwal waktu pelaksanaan harus sesuai dengan metoda pelaksanaan. 6. Cant Cantum umka kan n maca macam, m, jeni jenis, s, kapa kapasi sita tas s dan dan juml jumlah ah pera perala lata tan n utam utama a minimal yang harus disediakan. 7. Cantum Cantumkan kan persy persyarat aratan an peng penguji ujian an bara barang ng dan dan hasi hasill produ produk. k. 8. Cantumkan kriteria kinerja barang (outpu (outputt perfor performan mance) ce) yang diinginkan. 9. Cant Cantum umka kan n tata tata cara cara peng penguk ukur uran an has hasil il kegi kegiat atan an.. 10. Lampirkan Lampirkan peta peta lokasi, lokasi, layout, layout, gambar-gamb gambar-gambar ar potongan, potongan, detail-de detail-detail tail sesuai kebutuhan. Dengan Dengan adany adanya a Keran Kerangka gka Acuan Kerja Kerja dihara diharapka pkan n dunia dunia usaha usaha dapat dapat memahami keseluruhan kegiatan secara utuh.
6/8
IV. KESIMPULAN Berdasarkan uraian di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut : A.
Kesimpulan 1.
2. 3.
B.
Upay Upaya a peni pening ngka kata tan n peng penggu guna naan an prod produk uksi si dala dalam m nege negeri ri,, rancang bangun dan perekayasaan nasional nasional merupakan merupakan kebijakan kebijakan umum pemerintah dalam pengadaan barang/jasa. Untuk kegiatan yang ang bersifat sederha rhana cukup menggunakan spesifikasi teknis yang sederhana saja. Untuk kegiatan yang cukup besar dan kompleks sebaiknya menggunak menggunakan an Kerangka Kerangka Acuan Kerja untuk menyajikan menyajikan spesifikas spesifikasii teknis, agar dunia usaha dapat memahami kegiatan secara utuh.
Saran 1.
2.
Para Para penge pengelol lola a kegiat kegiatan, an, teru terutam tama a user user sebaga sebagaii pemaka pemakaii barang barang/jas /jasa, a, perlu memahami strategi penyusunan spesifikasi teknis dengan baik dan benar. Upaya Upayakan kanlah lah untu untuk k mengut mengutama amakan kan peng penggun gunaan aan sema semaksi ksimal mal mung mungkin kin barang/jasa produksi dalam negeri dalam kegiatan rancang bangun dan perekayasaan.
7/8
STRATEGI STRATEGI PENYUSUNAN SPESIFIKASI TEKNIS DALAM PENGADAAN BARANG/JASA UNTUK RANCANG BANGUN
Author :
Ir. Adhi Pramono (Perekayasa Madya)
I. LATA LATAR R BELAKANG Pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan rancang bangun di lingkungan inst instan ansi si peme pemeri rint ntah ah haru harus s dila dilaks ksan anak akan an deng dengan an efek efektif tif dan dan efis efisie ien n sert serta a mengedep mengedepankan ankan prinsip persainga persaingan n sehat, sehat, transparan transparan,, terbuka terbuka dan perlakuan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan maupun manfaatnya bagi kelancaran proses rancang bangun di lingkungan instansi pemerintah dan masyarakat. Peraturan pemerintah untuk pengadaan pengadaan barang/jas barang/jasa a juga selalu berpihak berpihak untuk mengutamakan mengutamakan dan mengembangkan industri dan ekonomi dalam negeri. Prinsip efektif terkait dengan nilai manfaat yang diperoleh. Efektif berarti dengan sumber daya yang tersedia dapat diperoleh barang/jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya. Manfaat dapat dinilai dari beberapa aspek, seperti jumlah, kualitas, waktu penyerahan, adaptasi dan dampak positif yang menyeluruh terhadap pencapaian sasaran program/kegiatan. Sedangkan efisien dapat dicapai apabila dengan menggunakan sumber daya daya yang yang optima optimall dapat dapat dipero diperoleh leh baran barang/ja g/jasa sa yang yang sesuai sesuai denga dengan n jumlah jumlah,, kual kualita itas s dan dan wakt waktu u yang yang telah telah diren direnca cana naka kan. n. WTO WTO meny menyeb ebut utny nya a seba sebaga gaii kebijakan value for money . Efisien tidak selalu berarti biaya termurah, tetapi masih ada beberapa parameter lain yang perlu dipertimbangkan, seperti ketersediaan suku suku cada cadang ng,, umur umur ekon ekonom omis is,, biay biaya a oper operas asio iona nall dan dan biay biaya a pera perawa wata tan n (maintenan (maintenance ce cost). cost). Biay Biaya a yang ang efis efisie ien n haru harusl slah ah yang ang waja wajarr, yang ang tela telah h memperhitungkan parameter/persyaratan yang dibutuhkan. Untuk mendapatkan barang/jasa yang tepat jumlah, tepat kualitas dan tepat waktu dengan biaya yang wajar, wajar, maka perlu dipertimba dipertimbangka ngkan n kondisi kondisi alamiah alamiah (nature conditions) dan jenis barang/jasa yang dibutuhkan, karena kedua hal ini menyangkut kompleksitas yang dapat menimbulkan resiko. Resiko inilah yang harus ditekan seminimal mungkin atau bahkan harus dihilangkan atau dihindari. Salah Salah satu satu cara cara untuk untuk memper memperkec kecilil atau atau mengh menghila ilangk ngkan an resiko resiko yang yang mungkin dapat terjadi adalah dengan menyusun spesifikasi teknis barang/jasa secara secara rinci, rinci, jelas jelas dan benar benar.. Untuk Untuk itu diperl diperluka ukan n strate strategi gi yang yang tepat tepat agar agar penyusun penyusunan an spesifikas spesifikasii teknis teknis dapat dapat memenuhi memenuhi persyarata persyaratan n teknis teknis yang telah ditetapkan dalam perancangan/desain dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan kriteria kegiatan.
1/8
