TENICAS DE RECOPILACION DE INFORMACION
Existen 3 métodos interactivos que se pueden utilizar para la obtención de los requerimientos de información de los miembros de la organización. Dichos métodos son las entrevistas, la observación y la realización de encuestas mediante cuestionarios. La base de los métodos está en preguntas formuladas cuidadosamente
Cada uno de los métodos para la recuperación de información tiene su propio proceso para interactuar con los usuarios.
El objetivo del Presente Trabajo es describir, de forma clara y sencilla, las diferentes técnicas de recopilación de información, las cuales son aplicadas a los Grupos de Interés que conforman una Organización. El uso y aplicación de estas técnicas nos van a permitir conocer cuáles son las necesidades que tiene cada Grupo de Interés, y de esta manera, poder plantear diversas soluciones para resolver aquellas necesidades.
1. Entrevistas: es una técnica que se utiliza para recabar información en forma verbal. Sirve para obtener información acerca de las necesidades de los usuarios y la manera de satisfacerlas.
Tipos De Entrevistas
* Entrevistas Abiertas: cubren una serie de actividades de recopilación de datos que incluyen varios métodos de investigación.
Los grupos de muestra son pequeños (5-15 personas) y están compuestos por miembros representativos de un grupo cuyas apreciaciones, prácticas u opiniones se están buscando. Al hacer las preguntas iniciales y estructurar el examen posterior, el entrevistador puede obtener, por ejemplo, información sobre prácticas de uso de artes comunes, respuestas a las normativas de ordenación u opiniones sobre la pesca.
Las encuestas de grupo comportan la selección aleatoria de un reducido número de personas que representan a un grupo y que se prestan a estar disponibles durante un período de tiempo prolongado, a menudo de uno a tres años. Durante ese período, sirven como muestra aleatoria estratificada de personas de las que pueden extraerse datos sobre una serie de temas.
* Entrevistas Estructuradas: se llevan a cabo con un formulario bien diseñado previamente establecido. Se diferencian de los cuestionarios en que son los investigadores quienes rellenan los formularios en lugar de los encuestados. Aunque esta solución resulta más costosa, pueden hacerse preguntas más complejas y los datos pueden validarse en el momento de recopilarlos, mejorando así la calidad de los mismos. Las entrevistas pueden llevarse a cabo con varias fuentes de datos (desde los pescadores a los consumidores), y a través de medios alternativos, como pueden ser por teléfono o en persona.
2. Observación: consiste en observar atentamente el hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. Es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Mayormente, los Ingenieros Industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización.
Su propósito es múltiple; permite al analista determinar:
1.- ¿Qué se está haciendo?
2.- ¿Cómo se está haciendo?
3.- ¿Quién lo hace?
4.- ¿Cuándo se lleva a cabo?
5.- ¿Cuánto tiempo toma?
6.- ¿Dónde se hace? y
7.- ¿Por qué se hace?
3. Encuestas: es utilizada para obtener datos de varias personas, cuyas opiniones impersonales le interesan a la persona que realiza la encuesta. Para ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a las personas, a fin de que las contesten igualmente por escrito.
Tipos de Preguntas que se pueden plantear en una Encuesta: La persona encargada de realizar esta técnica debe seleccionar las preguntas más convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigación y, sobre todo, considerando el nivel de educación de las personas que se van a responder el cuestionario.
Para ello tenemos la siguiente clasificación:
1) Preguntas Abiertas, las utilizamos mayormente para:
a. Conocer los sentimientos, opiniones generales acerca del tema.
b. Alcanzar más información provechosa acerca de la interrogante.
2) Preguntas Cerradas, las utilizamos mayormente:
c. Para obtener sólo la información concreta sobre el tema.
d. Guiar al entrevistado hacia la interrogante para que tomen una posición y opinión importante.
Fuente: (2011, 08). Técnicas Utilizadas Para Recopilar Información. BuenasTareas.com. Recuperado 08, 2011, de http://www.buenastareas.com/ensayos/T%C3%A9cnicas-Utilizadas-Para-Recopilar-Informaci%C3%B3n/2649970.html
ENTREVISTAS
Antes de entrevistar a alguien más, tenemos que entrevistarnos a nosotros mismos. Necesitamos conocer nuestros prejuicios y cómo afectarán éstos nuestras percepciones. Se necesitan pensar detenidamente las entrevistas antes de hacerlas. Asimismo, debemos pensar cómo lograremos que la entrevista sea satisfactoria para el individuo al que entrevistemos.
Una entrevista es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista necesitamos obtener las opciones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.
Además se debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados, y con ello, poder entender la cultura de la organización de una manera más compleja. Se debe de tratar de averiguar lo más que se pueda acerca de las metas de la organización por medio de las entrevistas; y dentro de ella, nosotros debemos de establecer un ambiente de confianza y de entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo, llevar el control de la entrevista.
Encuestas o Cuestionarios
El uso de los cuestionarios es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y características de personas importantes dentro de la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.
Por otra parte los cuestionarios se pueden usar para encuestar a una muestra considerable de usuarios de sistemas con el fin de detectar problemas o poner de manifiesto cuestiones importantes. La plantación de los cuestionarios implica una considerable cantidad de tiempo de planeación.
TIPO DE PREGUNTAS:
Preguntas abiertas:
La respuesta puede ser de dos palabras o de dos párrafos. Describen las opciones del entrevistado para responder.
Preguntas cerradas:
Se consideran preguntas básicas debido a que se pueden contestar con un número finito de respuestas.
La Observación
Es se puede mirar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
1.-Determinar y definir aquella que va a observarse.
2.-Estimular el tiempo necesario de observación.
3.-Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4.-Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Fuentes: http://www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml#observ
http://es.scribd.com/doc/23659550/TECNICAS-DE-RECOPILACION-DE-INFORMACION
Entrevistas.
Son diálogos de preguntas y respuestas. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas.
Los pasos para realizar una entrevista son:
Leer previamente el material
Establecer objetivos
Seleccionar el entrevistado
Preparar el entrevistado
Decidir tipo de entrevista. Donde las estructuras pueden ser:
Pirámide.
Comienza la entrevista con preguntas cerradas y termina con preguntas abiertas.
Embudo.
Comienza la entrevista con preguntas abiertas y termina con preguntas cerradas.
Diamante.
Comienza la entrevista con preguntas cerradas, luego continúa con un conjunto de preguntas abiertas y luego termina con preguntas cerradas.
Cuestionarios.
Los cuestionarios se deben realizar cuando se presenta dispersión de personal, se requieren respuestas anónimas y cuando el personal a ser entrevistado es bastante numeroso.
Las preguntas de un cuestionario pueden poseer diferentes escalas:
Nominal. Su objetivo es lograr una clasificación con base en las respuestas.
Ordinal. La clasificación se logra con base en un rango.
Intervalo. Las respuestas dan un rango de intervalos pero todos tienen la misma longitud.
De relación. Es una escala de intervalo pero comienza siempre en cero.
Observación.
Se debe observar el comportamiento y ejecución de los procedimientos en la organización, de tal manera que se cumplan los procedimientos escritos y se estudie la realización de los procesos.
Fuente: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4060030/lecciones/Capitulo%202/tecnicas.html
Ejemplo:
