Temario completo; Archivo y doocmentación

TEMARIO ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

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TEMA I: INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS BÁSICOS

Archivo y Documentación

La actuación de las Administraciones Públicas se caracteriza, entre otras cosas, por su influencia en un número creciente de aspectos de la vida colectiva de la sociedad y aun en la privada de los ciudadanos, y ello además con un creciente grado de eficacia derivado de la cantidad y de la calidad de la información que maneja, y de la velocidad y la precisión con que lo hace gracias a las tecnologías. Del mismo modo, es por medio de los documentos como se relacionan las Administraciones con las personas físicas y jurídicas del exterior, de ahí que las fuentes de información, su naturaleza, utilidad, gestión, etc. sean de interés para ambos componentes del binomio Administración-administrados. Tal información se gestiona, almacena y ordena a través de un sistema de archivos y documentos, organizados de acuerdo con una serie de procedimientos, garantías y normas que existen al respecto.

En su acepción más común, archivo es el continente, el edificio o los loca les donde los documentos son conservados y servidos, en un sentido más amplio, es habitual aludir con este concepto al conjunto de personas que trabajan en él y las tareas que desarrollan, esto es, la institución responsa ble de la acogida, tratamiento, conservación y servicio de los documentos. Pero sobre todo el archivo público es el conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos 7

Formación Continua Coordinación AGE de la FEP-USO

por todo órgano, administración, servicio u organismo público, en el ejercicio de su actividad, documentos que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. Según la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los archivos son los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de va rios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. Deduzcamos ahora las características que conforman el concepto de archivo descomponiendo en factores su definición: ✬ ¿Qué compone el archivo? Obviamente, los documentos. Se trata de un conjunto de documentos, sin importar su fecha, su forma o su soporte material. Desde el punto de vista de sus caracteres externos, cualquier documento puede formar parte del archivo. Así desde el pergamino más antiguo hasta el más reciente disco magneto-óptico pueden integrar parte del archivo. Por otra parte éste no se define solamente porque posea documentos, pues también los tienen las bibliotecas o los centros de documentación; lo que realmente lo caracteriza es que hay un quién, un cómo y un para qué distintivos en la creación de los documentos. ✬ ¿Quién crea, produce o genera un archivo? Cualquier persona física o jurídica, o sea, un individuo, una familia, un organismo público o privado, o una parte de éstos. En el caso de los archivos públicos, estos son creados por una Administración pública o por alguno de sus organismos. ✬ ¿Cómo se forma un archivo? Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad, que da lugar a la tramitación de asuntos diversos, cuya plasmación se materializa en forma de documentos. Por consiguiente, se produce en el transcurso de un proceso natural, el propio de cada cual. Así, una Adminis8

Archivo y Documentación tración Pública produce y recibe documentos. En ningún caso es ésta su función primordial, sin embargo se desprende de su ejercicio, del desempeño de sus actividades. ✬ ¿Para qué se producen los documentos? No por capricho, sino por imperativo del Ordenamiento jurídico, para cubrir diversas necesidades: en primer lugar, para la correcta gestión administrativa con sus correspondientes garantías formales y que, en el caso de los organismos públicos, incluye la información a los ciudadanos; en segundo término, por el interés que pueden ofrecer como fuente de información, para la investigación y para la difusión cultural, aun cuando carezcan ya de relevancia jurídica. ✬ Pero no es suficiente con que sean documentos producidos por cualquier entidad en el desarrollo de su actividad : para obtener información, además, debe ser conservada (bien por sus creadores, bien por sus sucesores) de forma organizada, respetando el orden según el cual fueron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario. En definitiva, deben ser conjuntos orgánicos. Para que se pueda hablar de archivo, los documentos han de estar organizados y su información recu perable para su uso, de acuerdo con los principios y procedi mientos establecidos en su disciplina específica (la Archivística), en locales e instalaciones adecuados y bajo la dirección del per sonal competente, esto es: archiveros. A la luz de lo expuesto, puede quedar alguna duda respecto de las diferencias exactas que hay entre el archivo, la biblioteca y el centro de documentación. Las diferencias son muchas, y están determinadas por la naturaleza de los materiales que emplean, por las teorías en que se sustentan, por los procedimientos de trabajo, así como por las características de las instituciones que constituyen el objeto de su atención. Comenzaremos contraponiendo dos de estos conceptos: fondo de archivo versus colección de biblioteca. La diferencia no viene dada por el aspecto externo de los materiales con que ambos trabajan, pues en una biblioteca puede haber manuscritos y en 9


un archivo suele haber impresos. La diferencia reside en la contraposición entre las nociones de fondo de archivo y colección. Fondo de archivo es el conjunto de documentos procedente de la actividad de un organismo, cuya elaboración es fruto de un proceso natural y preestablecido, el procedimiento administrativo, en el caso de las Administraciones Públicas. Lo distintivo es que los documentos se producen en un contexto relacional reglamentado, en el que no intervienen ni la voluntad ni la creatividad del individuo. Así, los documentos producidos y recibidos por cualquier Administración Pública lo son en función del procedimiento administrativo que regula las relaciones entre partes a distintos niveles. La colección de biblioteca es el resultado de reunir documentos creados como fruto del saber y de la voluntad creadora, destinados a su difusión. Como su propio nombre indica, la biblioteca colecciona los documentos, los elige y colecta mediante compra, donación, depósito o intercambio, pero en cualquier caso no le vienen dados. La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición de los usuarios. También lo es de los archivos, pero con una diferencia fundamental: los documentos, en tanto resultado de la gestión administrativa, tienen un valor probatorio que los diferencia y caracteriza. En cuanto al centro de documentación, las diferencias son equiparables, por cuanto también recogen, coleccionan, documentos de distinta procedencia con la finalidad principal de reunir la mayor cantidad de información precisa sobre uno o más asuntos. Puede que documentos originados en un procedimiento administrativo formen parte de un dossier , como puede darse el caso de que documentos no originados en un procedimiento le sir van de apoyo informativo. Por ello conviene ahondar un poco más en las diferencias viendo las que existen entre expediente y dossier: El expediente administrativo, es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia, pero no lo elabora el archivero sino los servicios correspondientes, a medida que se desarrollan los trámites encaminados a resolver ese asunto. Cada pieza, es decir, cada documento individual e indivisible, es un eslabón de una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento aislado por sí mismo. El expe10

Archivo y Documentación diente comporta una noción funcional y probatoria, da fe. Será transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteración alguna desde el exterior. El dossier , propio de los centros de documentación, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de las fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas, pero carece de alcance probatorio. En cuanto a las funciones de los archivos, cabe destacar las siguientes: ❙ 1.- Organizar y poner en servicio la documentación administrativa, durante el período de máxima utilidad para la gestión de las oficinas y para la toma de decisiones. El servicio de archivo proporciona las herramientas necesarias para la organización de los documentos (cuadro de clasificación, sistema de descripción, etc.), forma a los usuarios (en este caso, el personal administrativo) en el uso de dichas herramientas, coordina, asesora y ofrece soluciones a la medida de cada departamento. ❙ 2.- Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas, pues una vez concluida su tramitación continúan siendo válidos desde el punto de vista jurídico, y hasta es posible que acaben alcanzando un valor histórico. ❙ 3.- Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto. ❙ 4.- Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la archivística. ❙ 5.- Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas tecnológicas. ❙ 6.- Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo. 11


7.- Asegurar que éstas y cuantas funciones puedan desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio. Todas estas funciones se orientan en definitiva al logro de lautilización efectiva y exhaustiva del archivo como recurso básico de información, al servicio de: , entidad o persona generadora del archivo, para ❖ proporcionarle cuantos documentos, datos y referencias sean necesarios para su normal desenvolvimiento, mayor rapidez y eficacia de gestión. ❖ , de manera muy especial en los archi vos públicos, para ofrecerles las informaciones que soliciten relati vas a sí mismos, a la gestión de la entidad, etc., como garantía de transparencia administrativa imprescindible en todo Estado de Derecho. Tiene tal importancia el derecho de acceso por parte de los ciudadanos a los archivos y registros públicos, que la Constitución lo eleva al rango más alto en su artículo 105. b); de este modo, bien sea individualmente bien por medio de asociaciones, se ofrece un instrumento para contrarrestar, en cierta forma, el creciente poder de la Administración sobre los administrados: uno de los cimientos más sólidos del inmenso poder que posee el aparato administrativo reside en la información, emanada de los documentos y datos que maneja. Por consiguiente, la única defensa que le queda al individuo para contrarrestar la presunción de legalidad y legitimidad de los actos administrativos, reside precisamente en la posibilidad de inquirir, a través de los documentos, cuantos asuntos sean de su interés, y ello solamente es posible por medio de un correcto servicio de archivo. Este último aspecto tiene es❖ pecial relieve en cuanto se trata de poner a disposición de los ciudadanos los testimonios del pasado, no sólo pasivamente, sino por medio de una extensa labor cultural que nos brinda la Historia y cuanto con ella se relaciona: publicaciones, visitas, exposiciones, conferencias, etc, todo ello sin olvidar su misión en el sector espe❙

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Archivo y Documentación cializado de la investigación histórica profesional, donde los archivos tienden a convertirse en verdaderos divertimentos culturales. ❖

Desde el punto de vista de los gestores de una Administración, el archivo es un servicio enormemente positivo que permite optimizar la explotación de los propios recursos informativos y probatorios, además de gestionar la memoria del propio departamento, tanto más necesaria para la gestión cuanto más cercana, y tanto más importante desde el punto de vista del conoci miento y prestigio de la propia institución, cuanto más remota sea en el tiempo la documentación.

Como señalara ya en la década de los años setenta Giuseppe Continolo, el trabajo de oficina, que se había caracterizado tradicionalmente por orientarse al simple registro a posteriori de los resultados de la gestión, ha pasado a una fase de interpretación más dinámica y hasta de anticipación de los mismos resultados. El trabajo de oficina, el paperwork de los norteamericanos, tiene dos funciones principales: 1. Una función de registro. 2. Una función de información. El registro, o si se prefiere la reunión de los datos elementales relativos a una operación y su transcripción a un documento cualquiera, generalmente un impreso, es la función tradicional que las oficinas han realizado siempre de forma más o menos amplia. Consiste en la creación de documentos indispensables para el desarrollo de las actividades propias de cada organización. La información por el contrario, es una función que, si bien existía ya en el pasado, sólo en los últimos años se ha incluido perfectamente entre las tareas del trabajo de oficina. Deriva directamente del registro, y en algunos 13


casos va implícita en él. Es sabido, en efecto, que las copias de una orden redactadas con fines de registro adquieren también un carácter informativo, y en este sentido precisamente la función informativa ha estado siempre presente en las organizaciones. Hoy, sin embargo, está más repleta de significado, debido a la necesidad de poner en conocimiento de la dirección todos los elementos críticos indispensables para ejercer un control efectivo sobre la marcha de la organización. El paso del registro a la información se hace mediante la elaboración, que es una serie de operaciones (codificación, clasificación, selección, cálculo, agrupación, etc.) que transforman los datos brutos en elementos significativos. Y precisamente el conjunto de las dos funciones, relacionadas entre sí por la elaboración, es lo que da lugar a ese fenómeno conocido con el nombre de trabajo de oficina. En definitiva son trabajos de oficina todos aquellos que prevén la recogida de un dato, su registro posterior en un documento que permita su conservación, hasta el momento en que su utilidad deje de existir y su definitiva transformación en información. Estas dos funciones están presentes en el trabajo administrativo público, y de su interdependencia se derivan importantes consecuencias desde el punto de vista organizativo. Aunque resulte difícil diseccionar ambas funciones del trabajo de oficina, nos vamos a ocupar de la segunda, de la informativa, y más concretamente de cuanto afecta a la organización de la información que nos permita hacerla recuperable para su uso. Desde esta perspectiva los documentos conocen dos fases durante la etapa de uso y validez para las oficinas: ➡ La primera es la de tramitación, aquella en la que los asuntos sobre los que informan los documentos se encuentran en algún punto entre la iniciación y la diligencia de archivo. ➡ La segunda es la de archivo, cuando tras su ejecución, por caducidad, etc, la tramitación ha sido dada por concluida, salvo que un recurso o cualquier otra circunstancia pudiera devolverlo a la etapa anterior. El procedimiento administrativo, es decir el puramente burocrático, se caracteriza por tener unos plazos de resolución habitualmente cortos, que van 14

Archivo y Documentación desde unos días hasta algunos meses; a diferencia de otros como puedan ser el parlamentario o el judicial, en los que por sus peculiaridades pueden y suelen prolongarse en el tiempo durante más de un año. Para la gestión de los documentos esto significa que por regla general el número de expedientes abiertos simultáneamente en una misma oficina o departamento administrativo es limitado, de modo que la recuperación y consulta de los mismos no plantea exigencias organizativas especiales. Los expedientes están a mano en cada puesto de trabajo o, en caso de adquirir cierto volumen, en un armario de carpetas colgantes, donde es muy fácil ordenarlos (alfabéticamente, por su número secuencias, utilizando carpetas de distintos colores para diferenciar unos asuntos de otros ...). Ahora bien, cuando han concluido y deben permanecer disponibles para las oficinas, el volumen de los expedientes aumenta considerablemente, más si consideramos la posibilidad de que las oficinas estén integradas en un departamento o división y, por economía de medios, racionalización, seguridad, etc, utilicen unas mismas instalaciones para el archivo. A partir de este momento hace falta proporcionar a los documentos algún tipo de organización que los conserve en su integridad y fácilmente accesibles. Por otra parte, como quiera que el ciclo de vida de los documentos no concluye aquí, sino que continúa durante algunos años más y puede llegar a la con servación definitiva, hay que organizarlos con una perspectiva más amplia que rebasa la utilidad inmediata. Hay que tener en cuenta que los archivos de las oficinas, departamentos, secciones administrativas, etc, constituyen subsistemas englobados en el sistema de archivo que comprende todas las fases del ciclo de vida de los documentos. En consecuencia, toda la organización deber realizarse de acuerdo con el programa de gestión de documentos establecido por el archivero, siguiendo sus especificaciones. Si no hubiese archivero habrá que incorporarlo a la plantilla o contratar los ser vicios de uno, ya que sin su presencia activa cualquier política de gestión de los documentos y de la información administrativa estaría abocada al fracaso, como lo estaría la gestión económica sin interventor, la jurídica sin secretario general, o la urbanística sin arquitecto. Puede que hasta ahora muchos organismos hayan conseguido desempeñar sus funciones con un tratamiento precario de la documentación e información, pero todo aquel 15


que pretenda ofrecer y desempeñar sus funciones con criterios de calidad, eficacia y transparencia, no podrá hacerlo al margen de una buena gestión documental . Los procedimientos de gestión de los archivos públicos deben ser desarrollados en cada servicio o departamento de la Administración, para asegurar una gestión racional y eficaz de la documentación, y poder encontrar la información necesaria en un plazo de tiempo oportuno. No se trata de una función accesoria y subalterna, sino de una función de administración activa esencial para la buena marcha del servicio, puesto que pretende -entre otros objetivos- permitir la mejor gestión del conjunto de informaciones que la oficina necesita para ejercer sus actividades. Por lo tanto, es importante reconocer e institucionalizar la función del archivo en la oficina, lo que se traduce en: ✘

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1.º Designar un responsable por cada servicio, entre el personal que muestre aptitudes para la organización. 2.º Definir su función en los siguientes aspectos:  Ser el puente de unión con el archivo y trabajar en coordinación con el archivero, quien le instruir en las técnicas necesarias para el correcto desarrollo de sus tareas anexas. Evidentemente, salvo que el desarrollo burocrático así lo aconseje, estas tareas no serán desempeñadas en régimen de exclusividad.  Encargarse del mantenimiento, puesta al día y custodia del archivo de oficina, así como de las transferencias al archivo general. 3.º Dotar de los medios necesarios, con la consiguiente revalorización del puesto de trabajo y mejora del nivel retributivo, en atención a la importancia de su tarea y la necesidad de justa compensación a un trabajo que precisa dotes de organización, iniciativa y conocimientos añadidos.

TEMA 2: EL SISTEMA ARCHIVÍSTICO PÚBLICO ESPAÑOL


La estructura del sistema institucional y normativo de los archivos públicos españoles puede vertebrarse conforme a muy diversos criterios, no obstante, por razones expositivas, optamos aquí por el criterio que atiende al ámbito de aplicación espacial o territorial de las diversas normas y los diferentes organismos directamente vinculados con la función de creación y gestión de archivos públicos.

Destaca en este ámbito la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas), Directiva esta que ha sido plenamente incorporada al ordenamiento jurídico español que seguidamente abordaremos, por lo que no abundaremos por ahora en su contenido, a efectos de evitar reiteraciones innecesarias.

El sistema archivístico español se conforma a la luz de la Constitución de 1978, es decir, está presidido por el reparto de competencias entre el Estado y las Comunidades Autónomas. De la Constitución española cabe destacar los dos siguientes preceptos, determinantes de la estructura del sistema de archivos españoles: 23


: 1. Las comunidades Autónomas podrán asumir competencias en las siguientes materias: (…) 15. Museos, bibliotecas y conservatorios de música de interés para la Comunidad Autónoma (...). : 1. El Estado tiene com✘ petencia exclusiva sobre las siguientes materias: (…) 28. Defensa del patrimonio cultural, artístico y monumental español contra la exportación y la expoliación; museos, bibliotecas y archivos de titula ridad estatal , sin perjuicio de su gestión por parte de las Comunidades Autónomas (…) En consecuencia, el Estado ejerce su competencia exclusiva sobre los componentes del sistema archivístico estatal (es decir los archivos y organismos archivísticos dependientes de la Administración central); mientras que las Comunidades Autónomas ejercen competencias exclusivas sobre los archivos y organismos propios, así como la ejecución de la legislación estatal que no se reserve el Estado. Conviene destacar que, aunque la Constitución establece que las Comunidades podrán asumir competencias en esta materia, hoy día han asumido competencias en esta materia la totalidad de las Comunidades Autónomas. Fruto del reparto constitucional de competencias en esta materia es la legislación estatal de aplicación general, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y los decretos posteriores de desarrollo, que se complementan con la normativa autonómica. Exponemos seguidamente un listado de las principales normas de ámbito estatal relativas tanto a la organización y gestión de archivos, como a aspectos determinados pero fundamentales en la gestión de un archivo, tales como el derecho de acceso a archivos y registros, la gestión de archivos electrónicos, o la protección de la intimidad en los archivos públicos: ✘

- Artículos 148.1.15; y 149.1.28 de la Constitución española.

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- Ley 9/1968, de 5 de abril, reguladora de los Secretos Oficiales (BOE núm. 84/1968, de 5 abril 1968), parcialmente modificada por Ley 48/1978, de 7 de octubre, por la que se modifica la Ley de 5 de abril de 1968, sobre secretos oficiales (BOE núm. 243, de 11 octubre 1978). - Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar, y a la propia imagen (BOE núm. 115, de 14 mayo 1982), modificada por Ley Orgánica 3/1985, de 29 de mayo; por Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre; y por Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre (Ver, asimismo, STC 9/1990, de 18 de enero). - Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE núm. 155, de 29 junio 1985), parcialmente modificada por Ley 43/1995, de 27 de diciembre; por Ley 50/1998, de 30 de diciembre; por Ley 24/2001, de 27 de diciembre; por Ley 62/2003, de 30 de diciembre; por Real Decreto Legislativo 3/2004, de 5 de marzo; y por Ley 4/2004, de 29 de diciembre. - Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE núm. 285, de 27 noviembre 1992), parcialmente modificada por Ley 6/1997, de 14 de abril; por Ley 4/1999, de 13 de enero; por Ley 24/2001, de 27 de diciembre; por Ley Orgánica 14/2003, de 20 de noviembre; según Ley 57/2003, de 16 de diciembre; por Ley 62/2003, de 30 de diciembre; y por Ley 11/2007, de 22 de junio (Ver, asimismo, STC 50/1999, de 6 de abril de 1999). - Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (BOE núm. 298, de 14 diciembre 1999), modificada por Ley 62/2003, de 30 de diciembre (Ver, asimismo, STC 292/2000, de 30 de noviembre). - Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (BOE núm. 304, de 20 diciembre 2003), parcialmente modificada por Ley 56/2007, de 28 de diciembre. 25


- Ley 21/2005, de 17 de noviembre, de restitución a la Generalidad de Cataluña de los documentos incautados con motivo de la Guerra Civil custodiados en el Archivo General de la Guerra Civil Española y de creación del Centro Documental de la Memoria Histórica (BOE núm. 276, de 18 noviembre 2005). - Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente (BOE núm. 171, de 19 julio 2006), modificada por Real Decreto Legislativo 1/2008, de 11 de enero. - Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (BOE núm. 150, de 23 junio 2007).

- Real Decreto 111/1986, de 10 de enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE núm. 24, de 28 enero 1986). - Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. - Real Decreto 2598/1998, de 4 diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares (BOE núm. 303, de 19 diciembre 1998). - Real Decreto 670/1999, de 23 de abril, por el que se crea la Comisión Interministerial de Simplificación Administrativa. - Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias y documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. - Real Decreto 1289/1999, de 23 de julio, de creación de la Comisión Interministerial de la Sociedad de la Información y de las Nue vas Tecnologías 26

Archivo y Documentación - Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición de la tarjeta nacional de investigador para la consulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al sistema archivístico español (BOE núm. 11, de 13 enero 2000). - Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (BOE núm. 36, de 11 febrero 2000). - Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (BOE núm. 274, de 15 noviembre 2002). - Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos. - Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales (BOE núm. 181, de 30 julio 2003). - Real Decreto 760/2005, de 24 de junio, por el que se crea el Patronato del Archivo General de Indias (BOE núm. 151, de 25 junio 2005). - Real Decreto 1267/2006, de 8 de noviembre, por el que se crea el Patronato del Archivo de la Corona de Aragón (BOE núm. 268, de 9 noviembre 2006). - Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre, por el que se deroga el Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición de la tarjeta nacional de investigador para la consulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al sistema archivístico español, en lo relativo a los archivos de titularidad estatal dependientes del Ministerio de Cultura (BOE núm. 284, de 28 noviembre 2006). 27


- Real Decreto 697/2007, de 1 de junio, por el que se crea el Centro Documental de la Memoria Histórica (BOE núm. 143, de 15 junio 2007). - Orden de 25 de noviembre de 1996 por la que se regula la composición y funciones de la Junta Superior de Archivos (BOE núm. 289, de 30 noviembre 1996). - Orden de 14 de abril de 1999 por la que se establecen criterios para la emisión de la comunicación a los interesados en el artículo 42.4 de la Ley 30/1992, de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. - Orden de 20 de septiembre de 1999 sobre composición de la Junta Superior de Archivos (BOE núm. 240, de 7 octubre 1999). - Orden CUL/1014/2007, de 30 de marzo, por la que se constituye la Comisión Española sobre la digitalización y la accesibilidad en línea del material cultural y la conservación digital (BOE núm. 93, de 18 abril 2007). - Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo, por la que se crea la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (BOE núm. 131, de 1 junio 2007).

En el ámbito estatal, el sistema archivístico es competencia del Ministerio de Cultura. La política ministerial en este sector está encomendada a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, que la desarrolla a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales, que cuenta con las siguientes funciones: ✓ Gestión de los archivos de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura; ✓ Creación, dotación y fomento de archivos de titularidad estatal. ✓ Asesoramiento respecto de los archivos de titularidad estatal dependientes de otros Ministerios; 28

Archivo y Documentación Coordinación del Sistema Español de Archivos; ✓ Fomento de la conservación de su patrimonio documental, su promoción y difusión nacional e internacional; y ✓ Planificación, desarrollo y mantenimiento del Archivo Central del Ministerio de Cultura. El sistema está compuesto por una serie de órganos y de centros dependientes de la mencionada subdirección, contando con el concurso de otros órganos de más amplia competencia: ✓

Los archivos del poder ejecutivo (Ministerios, Presidencia del Gobierno, Consejo de Estado, organismos estatales, empresas públicas), los del poder legislativo (Congreso y Senado), los del poder judicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo, etc.), así como los del ejército, quedan fuera de este sistema archivístico, puesto que su adscripción orgánica a sus respectivas instituciones los mantienen desvinculados. Algo que, con algunas diferencias, también sucede en otros Estados de nuestro entorno. Este di vorcio entre lo Administrativo y lo cultural impide el control de los documentos durante todo el ciclo de vida, la normalización y armonización del trabajo archivístico. Salvo situaciones particulares, la posibilidad de actuar sobre los fondos comienza solamente a partir del momento en que estos llegan al archivo de cada organismo, y supuesto que este haya tenido la precaución de dotarlo de personal, en el mejor de los casos cuando han perdido su valor de uso corriente. Esto explica que los centros que a continuación se relacionan sean archivos históricos: a) Archivos históricos estatales: - Archivo Central del Ministerio de Cultura - Archivo General de Indias - Archivo General de Simancas - Archivo Histórico Nacional - Archivo de la Corona de Aragón 29


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Archivo de la Real Chancillería de Valladolid Archivo General de la Administración Archivo Histórico Provincial de Álava Archivo Histórico Provincial de Guipúzcoa Archivo Histórico Provincial de Vizcaya Centro Documental de la Memoria Histórica (integra el tradicional Archivo General de la Guerra Civil Española, con sede en Salamanca).

b) Archivos históricos provinciales: Existentes en prácticamente todas las provincias, recogen los fondos notariales de las mismas, las contadurías de hipotecas y la documentación de los servicios periféricos de la Administración estatal. Reservándose ésta su titularidad, la gestión de un número significativo de los mismos ha sido transferida a las respectivas comunidades autónomas.

Destacan los siguientes: - El Centro de Información Documental de Archivos (CIDA): Entró en funcionamiento en 1979, y tiene como misión fundamental el hacer accesible la información documental y bibliográfica archivística a todas las esferas interesadas en ella. Respecto de la información documental, su actividad se centra en la elaboración y difusión de los instrumentos que faciliten el conocimiento y localización del Patrimonio Documental de la Nación, así como la comunicación entre los investigadores. Los principales logros en este terreno consisten en una serie de bases de datos automatizados: - El Censo-Guía de Archivos: donde se recoge información sobre buena parte de los archivos españoles, tanto públicos 30

Archivo y Documentación como privados, con datos relativos a su dirección, horarios, condiciones de acceso, servicios al público y breve descripción de los fondos, incluyendo sus fechas límite y el volumen de los mismos. - La Guía de Investigadores en los archivos españoles, españoles, elaborada con los datos recabados de los archivos del sistema estatal, así como con los facilitados por todos los demás centros que responden a las encuestas anuales. - Las guías de fuentes: fuentes: consisten en bases de datos sobre las fuentes para la historia existentes en España, de entre las que cabe destacar la Guía de Fuentes para la Historia de Italia y España, así como la Guía de Fuentes sobre la Guerra Civil. El programa de información bibliográfica se basa en una exhaustiva biblioteca especializada en archivística que recoge monografías y cerca de cuatrocientas revistas relativas a la archivística y a las ciencias relacionadas. relacionadas . Toda Toda la información está est á recogida en una base de de datos automatizada (BARC (BARC)) y, y, además se difunde difund e por medio del Boletín de Información, publicación trimestral en la que se da noticia sobre bibliografía profesional ingresada en la biblioteca. Asimismo, el centro ofrece una serie de servicios a sus usuarios, consistentes en acceso a todas las bases de datos a través de Internet, asesoramiento y orientación en todo cuanto se relacione con el sector archivero. - El Servicio de Reproducción de Documentos: Documentos: Tiene encomendada la preparación de los planes de d e microfilmación y digitalización. Entre sus funciones se encuentran las de garantizar la seguridad de la documentación histórica y bibliográfica mediante los planes de microfilmación, la edición de series documentales completas en microfilm y la difusión de los fondos reproducidos. Su archivo de seguridad conserva millones de fotografías de cientos de archivos, bibliotecas e instituciones españolas y extranjeras.

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- La Junta Superior de Archivos: Archivos: Es un órgano consultivo, cuyas funciones consisten en: 1.- Elevar al Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas propuestas conducentes a mejorar la investigación, conser vación, enriquecimiento, protección y difusión de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y de los archivos. 2.- Asesorar e informar sobre dichos asuntos cuando sea consultada por el mencionado director. - La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos:: Tiene como finalidad el estudio y dictamen vos dicta men de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración Administraci ón General General del Estado y de los organismos públicos vinculados o dependientes de ella, así como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad Administrativa de tales documentos. Se crea mediante el Real Decreto 139/2000, de d e 4 de febrero, (BOE num. 36, del viernes 11 de febrero de 2000) por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de dicha Comisión. El régimen y el procedimiento a seguir para la eliminación de documentos y, en su caso, conservación en soporte distinto al original, se establece por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre (BOE núm. 274, de 15 de noviembre de 2002). Asimismo este Real Decreto modifica la composición de dicha Comisión. Los organismos que a continuación se relacionan tienen un campo de actuación más amplio, e inciden directamente en la política archivística del Estado: - Instituto del Patrimonio Histórico: Histórico: Tiene asignad asignadas, as, entre otras competenc competencias, ias, la elaborac elaboración ión de planes planes para la conservación del Patrimonio Histórico Español en materia de patrimonio arquitectónico, arqueológico y bienes muebles, entre los que se encuentra el Patrimonio Documental y Bibliográfico. Además de la obligación de restaurar los bienes correspondientes del Patri32

Archivo y Documentación monio Histórico, tiene encomendado el asesoramiento técnico respecto de las instalaciones de archivos arch ivos y bibliotecas estatales y, y, muy especialmente, de los talleres de restauración ubicados en sus dependencias. Esta doble función de restaurar y asesorar en la materia responde respond e a la imposibilidad de que el propio servicio pueda atender todas las solicitudes recibidas, y cubrir la necesidad urgente y constante de intervenir en los fondos deteriorados de los numerosos archivos archivo s y bibliotecas de nuestro territorio e, incluso, de las múltiples solicitudes dirigidas desde el extranjero. - Consejo del Patrimonio Histórico: Histórico: Su finalidad esencial consiste en facilitar la comunicación y el intercambio de programas de actuación e información relativos al Patrimonio Histórico Español entre las administraciones estatal y autonómicas. - Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español : Posee las siguientes funciones: l.- Dictaminar las solicitudes de permiso de exportación. 2.- Informar las solicitudes de permiso de exportación temporal del territorio español. 3.- Fijar el valor de los bienes exportados ilegalmente a los efectos de determinar su correspondiente sanción. 4.- Valorar los bienes que se pretenda entregar al Estado en pago de la deuda tributaria y realizar todo tipo de valoraciones. 5.- Valorar los bienes que el Ministerio de Cultura proyecte adquirir con destino a las bibliotecas, archivos y museos de titularidad estatal.

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Leyes: - Ley 3/1984, de 9 enero 1984. Ley de Archivos de Andalucía (BOE núm. 25, de 30 enero 1984 y BOJA núm. 4, de 10 enero 1984). - Ley 14/2007, de 26 de noviembre de 2007. Regula el Patrimonio Histórico de Andalucía (BOE núm. 38, de 13 febrero 2007 y BOJA núm. 248, de 19 diciembre 2007). Reglamentos: - Decreto 258/1994, de 6 septiembre 1994. Integra en el Sistema Andaluz de Archivos y en el Sistema Bibliotecario de Andalucía los archivos y bibliotecas de titularidad estatal gestionados por la Junta de Andalucía (BOJA núm. 169, de 26 octubre 1994). - Decreto 97/2000, de 6 marzo 2000. Aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 91-1984 de Archivos (BOJA núm. 43, de 11 abril 2000). Leyes: - Ley 6/1986, de 28 noviembre 1986. Regulación de los Archivos de Aragón (BOE núm. 301, de 17 diciembre 1986 y BOA núm. 120, de 1 diciembre 1986). Reglamentos: - Decreto 34/1987, de 1 abril 1987. Desarrolla parcialmente la Ley 28 noviembre 1986, que regula los Archivos de Aragón (BOA núm. 42, de 13 abril 1987). - Orden de 7 julio 2003. Aprueba el modelo de Reglamento de los Archivos Comarcales de Aragón (BOA núm. 87, de 16 julio 2003).

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- Ley 1/2001, de 6 marzo 2001. Normas reguladoras del Patrimonio Cultural del Principado de Asturias (BOE núm. 135, de 6 junio 2001 y BOPA núm. 75, de 30 marzo 2001). - Ley 12/1998, de 21 diciembre 1998. Ley del Patrimonio Histórico de Illes Balears (BOE núm. 31, de 5 febrero 1999 y BOIB núm. 165, de 29 diciembre 1998). - Ley 15/2006, del 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears (BOE núm. 285, de 29 noviembre 2006 y BOIB núm. 152, de 28 octubre 2006). - Ley 3/1990, de 22 febrero 1990. Normas reguladoras del Patrimonio Documental y Archivos de Canarias (BOE núm. 92, de 17 abril 1990 y BOC núm. 27, de 2 marzo 1990). Leyes: - Ley 11/1998, de 13 octubre 1998. Ley del Patrimonio Cultural de Cantabria (BOE núm. 10, de 12 enero 1999 y BOCANT núm. 240, de 2 diciembre 1998). - Ley 3/2002, de 28 junio 2002. Archivos de Cantabria (BOE núm. 176, de 24 julio 2002 y BOCANT núm. 131, de 9 julio 2002). Reglamentos: - Decreto 36/2001, de 2 mayo 2001. Desarrollo parcial de Ley de Cantabria 11/1998, de 13-10-1998, de Patrimonio Cultural (BOCANT núm. 89, de 10 mayo 2001). Leyes: - Ley 4/1990, de 30 mayo 1990. Regulación del Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha (BOE núm. 221, de 14 septiembre 1990 y BOCCLM núm. 41, de 13 junio 1990). 35


- Ley 19/2002, de 24 octubre 2002. Archivos Públicos de CastillaLa Mancha (BOE núm. 301, de 17 diciembre 2002 y BOCCLM núm. 141, de 15 noviembre 2002). Reglamentos: - Decreto 6/2005, de 18 enero 2005. Aprueba el Reglamento de uncionamiento y composición del Consejo de Archivos de CastillaLa Mancha (BOCCLM núm. 18, de 26 enero 2005). Leyes: - Ley 6/1991, de 19 abril 1991. Regula los Archivos y el Patrimonio Documental de Castilla y León (BOE núm. 134, de 5 junio 1991 y BOCYL núm. 91, de 15 mayo 1991). - Ley 12/2002, de 11 julio 2002. Patrimonio Cultural de Castilla y León (BOE núm. 183, de 1 agosto 2002 y BOCYL núm. 139, de 19 julio 2002). Reglamentos: - Decreto 221/1994, de 6 octubre 1994. Estructura y funciones del Archivo General de Castilla y León y articulación con los Archivos Históricos Provinciales de la Comunidad (BOCYL núm. 197, de 11 octubre 1994). - Decreto 115/1996, de 2 mayo 1996. Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León (BOCYL núm. 87, de 8 mayo 1996). Leyes: - Ley 10/2001, de 13 julio 2001. Archivos y documentos de Cataluña (BOE núm. 206, de 28 agosto 2001 y DOGC núm. 3437, de 24 julio 2001). - Ley 9/1993, de 30 septiembre 1993. Regula el patrimonio cultural catalán y DOGC núm. 1807, de 11 octubre 1993). Reglamentos: - Decreto 61/1982, de 22 enero 1982. Regula la Inspección General de Archivos y Bibliotecas de Cataluña (DOGC núm. 216, de 21 abril 1982). 36

Archivo y Documentación - Decreto 110/1988, de 5 mayo 1988. Regula la organización de la Red de Archivos Históricos Comarcales de Cataluña (DOGC núm. 995, de 25 mayo 1988). - Decreto 117/1990, de 3 mayo 1990. Sobre evaluación y selección de documentación de la Administración pública de Cataluña (DOGC núm. 1297, de 25 mayo 1990). - Decreto 76/1996, de 5 marzo 1996. Regula el sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la Generalidad de Cataluña (DOGC núm. 2180, de 11 marzo 1996). - Decreto 13/2008, de 22 enero 2008. sobre acceso, evaluación y selección de documentos (DOGC núm. 5056, de 25 enero 2008). - Ley 2/1999, de 29 marzo 1999. Ley del Patrimonio Histórico y Cultural de Extremadura (BOE núm. 139, de 11 junio 1999 y DOE núm. 59, de 22 mayo 1999). - Ley 2/2007, de 12 de abril, de archivos y patrimonio documental de Extremadura (BOE núm. 127, de 28 mayo 2007 y DOE núm. 48, de 26 abril 2007). - Ley 8/1995, de 30 octubre 1995. Regula el Patrimonio Cultural de Galicia (BOE núm. 287, de 1 diciembre 1995 y DOG núm. 214, de 8 noviembre 1995). Reglamentos: - Decreto 307/1989, de 23 noviembre 1989. Regula el sistema de archivos y el patrimonio documental de Galicia (DOG núm. 23, de 1 febrero 1990). - Ley 4/1994, de 24 mayo 1994. Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja (BOE núm. 144, de 17 junio 1994 y BOR núm. 67, de 28 mayo 1994).

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- Ley 4/1993, de 21 abril 1993. Regula los Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (BOE núm. 138, de 10 junio 1993 y BOC.M núm. 101, de 30 abril 1993). - Ley 6/1990, de 11 abril 1990. Regula los Archivos y el Patrimonio Documental de la Región de Murcia (BOE núm. 170, de 17 julio 1990 y BORM núm. 116, de 22 mayo 1990). Leyes: - Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos de Navarra (BOE núm. 113, de 11 mayo 2007 y BON núm. 48, de 18 abril 2007). - Ley Foral 14/2005, de 22 noviembre 2005. Ley Foral de Patrimonio Cultural de Navarra (BON núm. 141, de 25 noviembre 2005). Reglamentos: - Decreto Foral 75/2006, de 30 octubre 2006. Aprueba Reglamento que regula la composición, organización y funcionamiento de la Comisión de Evaluación Documental de Navarra (BON núm. 139, de 20 noviembre 2006). Leyes: - Ley 4/1998, de 11 junio 1998. Ley del patrimonio cultural valenciano (BOE núm. 174, de 22 julio 1998 y DOGV núm. 3267, de 18 junio 1998). - Ley 5/2007, de 9 de febrero, de la Generalitat, de modificación de la Ley 4/1998, de 11 de junio, del Patrimonio Cultural Valenciano (BOE núm. 71, de 23 marzo 2007 y DOGV núm. 5449, de 13 febrero 2007). - Ley 3/2005, de 15 junio 2005. Ley de Archivos de la Comunidad Valenciana (DOGV núm. 5029, de 16 junio 2005). 38

Archivo y Documentación Reglamentos: - Decreto 189/2005, de 2 diciembre 2005. Regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos de la Comunidad Valenciana (DOGV núm. 5150, de 7 diciembre 2005). Leyes: - Ley 7/1990, de 3 julio 1990. Regulación del Patrimonio Cultural Vasco (BOPV núm. 157, de 6 agosto 1990). Reglamentos: - Decreto 232/2000, de 21 noviembre 2000. Aprueba el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco (BOPV núm. 235, de 11 diciembre 2000). - Decreto 174/2003, de 22 julio 2003. Organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma del País Vasco (BOPV núm. 163, de 22 agosto 2003). - Decreto 27/2008, de 5 febrero 2008. Modifica y refunde la normativa de organización y funcionamiento del Consejo Vasco de la Cultura (BOPV núm. 33, de 15 febrero 2008).

Existe una gran desigualdad de competencias entre las distintas Comunidades Autónomas, por lo que no es posible definir un modelo autonómico de organización de archivos. Casi todas las Comunidades Autónomas han diseñado sus respectivos sistemas archivísticos con grados de concreción muy desiguales, ya mediante leyes de archivos, ya diluidos en las de patrimonio histórico a imitación del Estado. Aunque los modelos autonómicos están básicamente diseñados y en gran medida desarrollados, los sistemas archivísticos aún son suscep39


tibles de desarrollo en grandes áreas. A fin de obviar este problema en la medida de lo posible, nos limitaremos a exponer los aspectos centrales y más estables de dichos sistemas. Los elementos comunes que constituyen el modelo de sistema archivístico autonómico son los siguientes: ➡ Orgánicamente dependen de la Consejería que asume las competencias en materia de cultura, lo cual no es impedimento para que en casi todos los casos resuelvan mejor que el Estado la regulación del ciclo de vida de los documentos, siempre a la espera de una reglamentación a desarrollar. Téngase en cuenta además que se trata de administraciones de nuevo cuño sin pesadas herencias seculares. ➡ Los sistemas están integrados por órganos y centros: Entre los ór ganos se diferencian tres tipos: ✘ Los directivos, encargados de coordinar y diseñar las respecti vas políticas sectoriales; ✘ Los consultivos, concebidos como organismos de asistencia y asesoramiento; y ✘ Los servicios, que desarrollan aspectos concretos de las políticas archivísticas tales como restauración, microfilmación, etc.  En cuanto a los centros, están integrados por centros y redes de archivos desde dos perspectivas: ✘ Los archivos públicos, cuya enumeración varía según el ámbito competencial de cada comunidad. En todos los casos se crea un archivo general de nueva planta con amplias funciones. ✘ Los archivos de interés público, de propiedad privada pero que por contar con determinadas subvenciones y/o beneficios fiscales, quedan integrados en el sistema respectivo. ➡ Resulta común a muchas leyes el deseo, expresado explícita o implícitamente, de acceder a la gestión de archivos estatales de ámbito supra-autonómico, como es el caso de los de Simancas o Corona de Aragón, entre otros. 40

Archivo y Documentación ➡ Todas

las legislaciones contemplan el acceso de los ciudadanos a la documentación pública, así como el fomento y difusión de sus respectivos patrimonios documentales. Sin embargo, como tendremos ocasión de comprobar de momento se escudan en la ausencia de un marco legislativo nacional que desarrolle el artículo 105. b) de la Constitución, sobre el que más tarde volveremos.

- Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de Bases de Régimen Local (BOE núm. 80, de 31 abril 1985). - Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales (BOE núm. 305, de 22 diciembre 1986).

Los archivos municipales constituyen un espacio caracterizado por: a) la autonomía ante otras administraciones lo que les permite una actuación más amplia y eficaz que la del Estado y las Comunidades Autónomas. A tal respecto, existen ejemplos muy representativos especialmente entre los municipios de más de 20.000 habitantes; b) la dispersión, escaso tamaño y carencia de recursos para esta función administrativa en la mayoría de los entes locales, lo que dificulta el ejercicio de dicha autonomía.

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TEMA 3: LA FORMACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS


Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos estableciendo agregados o clases, desde los más específicos a los más amplios, en los siguientes niv eles: Primer nivel : las unidades archivísticas (expedientes, libros, dos siers...). Una oficina determinada tiene encomendadas una serie de tareas o actividades en cuyo desempeño se producen documentos. Estos documentos se agrupan desde el origen en forma de expedientes, libros, dossiers, etc, lo que constituiría un primer nivel. Segundo nivel : las series. Todas las unidades archivísticas (expedientes etc.) que son resultado de una misma actividad constituyen el segundo nivel de agrupación, denominado serie. Las series se caracterizan por estar formadas por un conjunto de expedientes, legajos, etc. producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad; así, la actividad de calcular y cobrar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas da lugar a la serie de expedientes del IRPF, la cual estará constituida por todas las declaraciones, año tras año. Tercer nivel : las secciones. Podemos seguir agrupando todas las series de las distintas oficinas de un departamento, sección o área relacionadas entre sí por ejercer atribuciones emparentadas por una misma función, lo que da lugar a las secciones; por ejemplo, todas las series producidas por la función de gestión de los recursos humanos de un organismo constituirán la sección de Personal o Recursos Humanos. 49


Cuarto nivel : el fondo. Por último todas las secciones en que se clasifiquen los documentos de un organismo constituyen su fondo de archivo. Entre las series y las secciones es posible establecer agrupaciones intermedias, como las subsecciones, cuando la abundancia de series o la variedad de atribuciones, así lo aconsejen. La clasificación responde a una doble necesidad: proporcionar una estructura lógica a los documentos, y facilitar su localización conceptual, esto es, al tiempo que los agrupa jerárquicamente por niveles, facilita el acceso a la información. Empleando estas agrupaciones dispuestas en orden inverso, de las más amplias a las más específicas, se construye el cuadro de clasificación, la estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos” El cuadro de clasificación lo elabora el archivero para toda la documentación del organismo en cuestión, tanto la histórica como la actual; de modo que el de una entidad que se remonte muy atrás en la historia como lo pueda ser un municipio, debe servir para clasificar desde los documentos medievales hasta los más recientes. Esto supone por parte del archivero el conocimiento de la entidad, de su organización y estructura, de los métodos de funcionamiento, de los procedimientos y de las variaciones en el tiempo de cada uno de estos elementos. Hay tres elementos básicos a considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a que estos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, y los asuntos o materias a que se refieren. Por consiguiente, existen tres sistemas o criterios de clasificación:

Los expedientes, unidad básica de la acción administrativa, deben agruparse según la función de la que son reflejo. Así, en un expediente municipal de obras de un edificio particular, su clasificación vendrá dada por la función urbanística de los ayuntamientos, y no por las personas implicadas 50

Archivo y Documentación en el trámite; esta función urbanística se divide en acciones que la desarrollan y reflejan los aspectos sobre los que actúan: la planificación y el control, entre otros. En el desarrollo de un cuadro de clasificación, deberán tomarse en cuenta las funciones al establecer las agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases principales o más amplias sobre la base de las funciones mayores de una dependencia, las secundarias sobre la base de las actividades, y las clases más detalladas deberán comprender los expedientes o series documentales. Según este esquema piramidal las grandes divisiones vienen dadas por las funciones cada una de las cuales se desarrolla ramificadamente de acuerdo con las acciones, y estas a su vez por medio de las transacciones.

Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas, la división orgánica de la institución, sus servicios, secciones, divisiones administrativas, etc. Así, por ejemplo, en un municipio organizado a base de áreas delegadas, la clasificación emplear cada una de ellas como punto de partida: área de hacienda, área de urbanismo, área de cultura, deportes y juventud, etc.

Es el sistema empleado en las bibliotecas, según el cual se establecen los grupos en virtud de los asuntos o materias a que se refiera su contenido: guerra, abastos, demografía, cuentas, etc. La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres ya expuestos, depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico: - Debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo.

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- Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de la percepción que cada cual pueda tener del contenido de los documentos, cuanto de aspectos inequívocos. - Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado. Aplicando estos aspectos, el sistema de materias queda descartado por carecer de estabilidad, ya que la subjetividad es mayor, por cuanto el contenido es percibido de forma diferente por cada cual, además es independiente del proceso que da lugar a los documentos. El sistema orgánico es objetivo, ya que la estructura organizativa de una entidad es ajena al observador y está determinada por los fines que persigue, en cuyo sentido le viene dada. Por otra parte, las series son establecidas de acuerdo con el proceso administrativo del cual resultan. Sin embargo, como las estructuras organizativas varían con el tiempo en virtud de múltiples contingencias, no cumple la exigencia de estabilidad. La clasificación funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos, de acuerdo con la cual define las series. Asimismo es objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las actividades, las funciones y las acciones, derivan de los fines inherentes a la entidad y el único problema que plantean es su correcta identificación. Es por tanto objetivo y, además, cumple la otra condición, es estable. Las funciones varían de magnitud a lo largo de la historia de una entidad, pero en esencia permanecen. También se puede dar el caso de que una o más funciones desaparezcan o surjan otras nuevas, en el primero darán lugar a series cerradas que a partir de una fecha dada dejarán de crecer, y en el otro a nuevas series que incorporaremos a la clasificación. Uno de los problemas que plantea este sistema, radica en la perfecta diferenciación entre los órganos y las funciones. Por ejemplo podemos hablar de la función de personal y del departamento de personal, la función de asesoría jurídica y el departamento de tal nombre, la función de dirección y dicho departamento, etc. Algunas veces la función y el órgano se denominan de la misma forma, cuando así sea no tiene sentido alterar el nombre, 52

Archivo y Documentación la diferencia estriba en que mientras una permanece el otro suele sufrir alteraciones. Por ejemplo, una ejecución técnica puede ser eliminada del organigrama y contratada como servicio en el exterior, pero la función permanecerá, así como los documentos generados mediante su ejercicio. Por otra parte, la clasificación funcional es un modelador de información que sirve para normalizar la denominación de las series y, por ende de los expedientes, de modo que diferentes individuos y en distintos momentos y circunstancias denominarán de la misma manera a los distintos expedientes pertenecientes a una misma serie. Por ejemplo: un expediente de infracción urbanística puede ser denominado como expediente de multa por obras para uno, mientras que otro lo considere un expediente de exceso de volumen edificado, o para el de más allá sea un expediente contra la empresa X por incumplimiento de la licencia de obras. En estos y otros casos no cabría la discusión, pues con independencia del resultado (sanción), de la causa (exceso de volumen edificado) y del encausado (empresa X), lo que da naturaleza a ese expediente es ser resultado de la atribución que los ayuntamientos tienen para controlar y sancionar las infracciones urbanísticas, y que da origen a su serie correspondiente. Además, el cuadro de clasificación constituye una herramienta de búsqueda de la información inigualable, por cuanto permite acceder a la misma con lógica, coherencia y exclusividad. Se podría pensar que con los ordenadores todo está resuelto y ya no es necesario clasificar, pero sería engañarse, pues es precisamente en un sistema informático donde el cuadro de clasificación alcanza su mayor utilidad. Un aspecto que puede generar más problemas si no se gestiona correctamente son los términos por los cuales se recupera la información. Si bien los programas permiten las búsquedas en texto libre, lo cierto es que como un mismo objeto puede ser descrito de múltiples formas, el resultado presenta una alta tasa de ruido (información que no tiene nada que ver con lo que buscamos) y pérdidas (información que puede interesamos pero que no se recupera por estar descrita de otra manera). El cuadro de clasificación resuelve este problema, ya que es posible acceder directamente a la información concreta a través de la materia, el nombre, etc, como cualquier sistema de información, y además hacerlo a través de las agrupaciones (desde la sección a la serie) 53


cuya denominación está normalizada. De este modo, alguien que quiera consultar el expediente de la infracción urbanística puede hacerlo directamente si sabe el nombre de la empresa, el objeto de la infracción o algún otro dato específico, o a través de la serie aislará todos los expedientes de infracciones urbanísticas e irá aproximándose con otros operadores como la fecha, etc., siempre con la absoluta certeza de que ningún expediente de esa serie va a quedar fuera por defectos de interpretación de quienes hayan introducido los datos en la base.

En los manuales para la formación del secretariado y en otros textos es habitual encontrar confundidos los conceptos de clasificación y de ordenación, de modo que se habla de la clasificación alfabética, numérica, alfanumérica, etc., cuando en realidad se están refiriendo con ello a procedimientos de ordenación. Si al definir clasificación hemos establecido que consiste en agrupar jerárquicamente los documentos estableciendo agregados o clases, desde los más específicos a los más amplios en diversos niveles; la ordenación es una tarea material consistente en relacio nar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números, etc. La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc. De modo que cuando tomamos un conjunto de cartas y las distribuimos en función de los apellidos y el nombre de las personas a las que van dirigidas, lo que estamos haciendo es ordenar esas cartas alfabéticamente; clasificarlas sería otra cosa, como ya hemos visto, consistente en adscribirlas a la serie documental que le corresponda de acuerdo con el cuadro de clasificación. Los elementos susceptibles de ordenación son diversos, como los procedimientos a emplear, aunque lo habitual es que incluso la ordenación venga condicionada o de algún modo preestablecida por el procedimiento administrativo. Así, en la mayoría de los casos, los documentos se ordenan en el seno de los expedientes siguiendo la tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. En cambio hay otros casos en los que la lógica no 54

Archivo y Documentación es procedimental, sino de otra naturaleza, tal es el caso de la correspondencia, de los mapas y planos, por citar algún ejemplo, e incluso de las agrupaciones documentales. Cuando nos encontrarnos ante expedientes referidos a personas o a lugares, a cuestiones identificables por un número de serie o por una combinación de letras y de números; en fin, en estos casos la lógica indica la conveniencia de emplear otros criterios de ordenación. Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los números naturales (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico). Veamos los principales métodos empleados: 1. Ordenación cronológica. La fecha de los documentos es el criterio ordenador empleado por este método, siguiendo los tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día. Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Es el método más difundido, especialmente para ordenar los documentos dentro de los expedientes, por cuanto en principio el cronológico coincide casi siempre con el orden lógico de la tramitación administrativa. 2. Ordenación alfabética. Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa. En la ordenación alfabética se distinguen tres variaciones: - Onomástica: cuando se consideran nombres de persona, se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales. - Geográfica (también denominada toponímica): si lo que se considera son nombres de lugar, se ordenan según su jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores; así en una serie de obras se comenzará por el barrio o distrito; la calle, avenida o plaza; el número de finca; la planta; y se finaliza con la vivienda. Si no 55


es factible discernir tal jerarquía, cual es el caso de las explotaciones forestales, rurales, etc, se sigue el orden alfabético de los topónimos. - De materias: no supone necesariamente una relación sistemática de las mismas, sino que puede ser simplemente la sucesión alfabética según la experiencia vaya probando su utilidad. Por ejemplo, se puede aplicar para la ordenación de expedientes de causas judiciales, por la materia sustanciada, o de contratación, de acuerdo con los objetos de la misma. 3. Ordenación numérica. Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de estos por bloques; es el empleado, por ejemplo, para los documentos contables, etc. 4. Ordenación alfanumérica. Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación. Por ejemplo la matrícula de los vehículos para recibos del impuesto sobre circulación de los vehículos. De entre estos métodos no es posible establecer cuál de ellos es el mejor: al decidir el tipo de ordenación que se ha de aplicar en cada momento, se elegirá aquel que mejor se adapte al objeto de la ordenación, que por otra parte puede ser uno mixto, resultado de la fusión de dos o más de ellos.

La descripción de los documentos constituye la parte culminante del trabajo archivístico, y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: informar. Si ésta es clasificada, ordenada, en definitiva, conservada, es porque contiene información; si existen los archivos y sus profesionales, no es por la mera complacencia de guardar objetos por valiosos que sean, sino por la necesidad de obtener información precisa en distintos momentos y para múltiples finalidades. La descripción es una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner 56

Archivo y Documentación los documentos en servicio, es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad. A tal fin, se establecen una serie de vehículos, los instrumentos de descripción o de información, que median entre los consultantes y el acervo documental, previendo a diferentes niveles las interrogaciones susceptibles de ser planteadas, y respondiendo a su finalidad central: la información. En definitiva, el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los fondos documentales. Los procedimientos de descripción resultan útiles al sistema archivístico en general y a cada unidad administrativa en particular. Tradicionalmente las oficinas suelen guardar sus documentos y expedientes en cajas archivadoras que, a lo sumo, llevan en su lomo una tira de papel que indica el contenido de las mismas mediante términos más o menos significativos; así aparecen tantas palabras o líneas como expedientes hay en cada caja. Este sistema no plantea dificultades cuando se trata de administraciones pequeñas, ahora bien a medida que subimos en la escala también lo hace el volumen de documentos. En el caso de una oficina que maneja cientos, miles de expedientes, no puede recurrir a ellos mediante el sistema descrito; cada búsqueda requiere leerse una cantidad considerable de descriptores (nombres, frases, etc), con la consiguiente pérdida de tiempo, además basta con devolver algunos expedientes -cosa frecuente- a la caja equivocada, para que a partir de ahí cualquier búsqueda se dificulte enormemente, con el consiguiente despilfarro de trabajo y tiempo. Una vez más se impone la coordinación con el archivo. En un sistema de gestión documental bien estructurado, el servicio de archivo deber establecer un plan de descripción adaptado a las características de los documentos y a las necesidades de los usuarios. Puede que todavía haya quienes se manejen a base de fichas de cartulina y de ficheros manuales, pero lo más habitual es que estos procedimientos hayan sido sustituidos por ordenadores, comunicados en red o no. Las herramientas para la descripción que nos proporciona el archivo pueden variar desde una base de datos hasta las utilidades correspondientes de un sistema de gestión electrónica de documentos y archivos. En cualquier caso, lo más lógico y con veniente es que exista un formato común de descripción en el que se contemplen todos los campos o elementos de datos necesarios, siguiendo 57


la norma archivística para la descripción más conocida por su acrónimo in glés ISAD (G) -International Standard on Archival Description- (General). A partir de este formato y en función de los documentos a describir y de las necesidades informativas se ofrecerán distintas pantallas, bases de datos o utilidades asociadas, en las que el usuario se encontrar exclusivamente operativos con los campos que deba rellenar. Huelga decir que el servicio de archivo deber formar al personal de gestión en el uso de estas herra mientas, que por otra parte se caracterizan por un manejo sencillo y por unos resultados de utilidad elevada. Puede suceder, en cambio, que por cualquier circunstancia nos veamos compelidos a poner en marcha alguna herramienta descriptiva sin la anuencia de un profesional en la materia, en cuyo caso ser necesario conocer algunas, al menos las de uso más frecuente. En primer lugar la agrupación documental con la que habitualmente trabajan las Administraciones Publicas son los expedientes y también los libros; pues bien, eso es lo que necesitamos, una herramienta que describa los expedientes y los libros. En segundo lugar deberemos decidir si queremos describir minuciosamente su contenido, lo que llevará mucho tiempo y esfuerzo, o solamente los datos fundamentales para identificar y recuperar el expediente deseado. Parece lógico que nos inclinemos por la segunda opción. En este supuesto la herramienta apropiada es el inventario.

Este instrumento combina la clasificación y la descripción, aunadas con una doble finalidad: a) conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, y b) informar con precisión acerca de su contenido y localización, de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida. Logra la mejor relación costes/beneficios, porque permite describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios para los usuarios. El inventario se compone de una serie de datos obligatorios, que se consignarán en todos los casos, y otros optativos, que se incluirán según lo señale la conveniencia: 58

Archivo y Documentación - Datos OBLIGATORIOS: Área de identificación o mención de identidad: - Signatura - Título - Fechas - Nivel de descripción - Volumen Área de contenido y estructura: - Resumen de alcance y contenido. - Datos OPTATIVOS: - Información sobre valoración, selección y eliminación - Sistema de organización Área de condiciones de acceso y utilización: - Condiciones de acceso - Instrumentos de descripción Área de materiales relacionados: - Unidades de descripción relacionadas. Tanto las áreas como los campos de información han sido extraídos de la citada norma ISAD (G). Veamos sucintamente a qué responden: 1. Área de identificación o mención de identidad : ofrece la información esencial para identificar la unidad de descripción. 2. Área de contenido y estructura: incluye información acerca de la organización y materias de la unidad de descripción. 3. Área de acceso y utilización: ofrece información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción. 4. Área de materiales relacionados: contiene información acerca de los documentos que tienen una importante relación con la unidad de descripción.

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1. Signatura (código de referencia): sirve para localizar los documentos en su ubicación. Debe incluir el código de país de acuerdo con la norma ISO 3166, seguido del código del archivo de acuerdo con la norma nacional, más la signatura local. Por ejemplo, la de un documento de los Archivos Nacionales de Canadá sería: CA NAC ANC - C2358, donde CA es el código de país, NAC ANC el del archivo y C2358 la signatura de depósito. Parece claro que salvo esta última, las informaciones anteriores son necesarias en el caso de conectar el archivo a alguna red de intercambio de información pero no para su uso interno. 2. Título: identifica la unidad de descripción, transcribiendo su nombre si lo tiene, o asignándole uno si no lo tiene; en cuyo caso deber ser breve e incluir: el nombre del productor, un término que indique el tipo documental, y una frase que refleje la función, actividad, asunto, localización o tema. Ejemplos: - Archivo del Ministerio del Interior (fondo). - Política Interior (sección). - Asociaciones (subsección). - Autorización de asociaciones (serie). - Asociación Nacional de Archiveros (expediente). 3. Fechas de producción de los documentos que componen la unidad de descripción: expresadas como una fecha simple o como un período cronológico indicando las fechas extremas, según los casos. También se pueden señalar las fechas predominantes y las lagunas significativas. Ejemplos: - 1960 mayo 30 - 1991 - 1952 – 1979 4. Nivel de descripción: indica el nivel de la unidad. Ejemplos: expediente, serie, etc.

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Archivo y Documentación 5. Volumen de la unidad de descripción (cantidad, volumen o ta maño): debe especificarse el volumen de las unidades en cifras arábigas y la denominación específica del soporte documental. Ejemplos: - 2 bobinas de película. - 128 fotografías. - 30 m. No es necesario explicitarlo cuando es el expediente o el libro habituales, sino cuando se trate de unidades extraordinariamente voluminosas como puede ser un expediente que ocupe varias cajas o un libro en diversos tomos.

6. Nota o resumen de alcance y contenido: identifica la forma y contenido de la unidad de descripción para que los usuarios juzguen su interés potencial. Ejemplo: - Recurso contencioso-administrativo interpuesto por la Unión Temporal de Empresas (UTE) XXX, contra la liquidación efectuada en la obra del depósito regulador de aguas, ubicado en el monte San Miguel, cota 20. Consiste en representar el contenido de la documentación para una amplia gama de usuarios potenciales, por ello hay que ser objetivo y el resultado deber ser inteligible por sí mismo, sin que sea necesario acudir a la documentación para verificar su contenido. Todo producto administrativo presenta dos objetos centrales a localizar y describir: los actores y el objeto de la acción administrativa, siempre que uno de los agentes sea la propia entidad es ocioso señalarlo a cada paso. En ocasiones, la denominación de la serie es suficiente para resumir el contenido de los documentos adscritos a la misma, en cuyo caso podremos repetirla en tal concepto, y la datación será el elemento que los individualice. Así, por ejemplo, en una serie de libros de actas de Pleno de un órgano administrativo colegiado, será suficiente con la denominación de la serie. Otro tanto sucedería con los 61


libros registros de entrada, de salida (de documentos), de plicas, censos, padrones, etc. Aunque el soporte no sea el libro, muchas series presentan características similares: la correspondencia, los expedientes de servicios, etc. En estos casos se valorará la calidad informativa y se redactarán otros auxiliares como pueden ser los índices, que faciliten un acceso más preciso. Por ejemplo, los libros de actas que contienen las deliberaciones y los acuerdos de los órganos colegiados, contarán con índices que pormenoricen su contenido. 7. Información sobre valoración, selección y eliminación: se proporciona cuando se ha producido alguna acción de este tipo que afecte a la interpretación de los documentos. Ejemplo: - Expedientes seleccionados uno de cada diez años. Se especifica siempre que la serie no se conserve íntegramente. 8. Sistema de organización: ofrece datos relativos a la organización de la unidad. Ejemplo: - Expedientes ordenados alfabéticamente. Se especifica cuando exista alguno distinto al de la tramitación.

9. Condiciones de acceso: informa acerca de las condiciones que restrinjan o afecten a la accesibilidad, indicando el período de tiempo o la fecha límite de dichas condiciones. Ejemplos: - Correspondencia familiar cerrada hasta el 2010. - Es necesario obtener permiso del depositante. Se indica si existe algún impedimento al libre acceso. 10. Instrumentos de descripción: se indican todos cuantos proporcionen información relativa al contenido de la unidad de descripción. Ejemplos: - Inventario sumario. - Índice de la correspondencia. 62

Archivo y Documentación Se especifica cuando haya alguno que mejore la proporcionada por el inventario.

11. Unidades de descripción relacionadas: si la unidad de descripción está formada por documentos que tienen una relación directa e importante con otra unidad, se indica dicha relación. Ejemplo: - Más documentación relacionada con la empresa en los expedientes 13.452 a 13.459, concurso de acreedores. Indica aquellas que tienen una relación directa e importante. Por último, debe tenerse en cuenta que, al introducir los datos de la descripción en el sistema, aparecerá una pantalla con el formato compuesto por los campos o elementos de datos uno detrás de otro, la recuperación se realizará por medio de una pantalla diferente, en la que la información aparecerá distribuida con una apariencia lógica y agradable a la consulta. Así, por ejemplo, si describimos un libro de actas del Pleno de un Ayuntamiento en varios tomos, la pantalla de entrada de datos puede ser del siguiente modo: 1 . Signatura: 36.254-36.257 2. Título: Libro de actas del Pleno 3. Fechas:1998 4. Nivel de descripción: 1.1 -actas 5. Volumen: 4 tomos 6. Resumen de alcance y contenido: 7. Información sobre valoración, selección y eliminación: 8. Sistema de organización: 9. Condiciones de acceso: 10. Instrumentos de descripción: índices 11. Unidades de descripción relacionadas:

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De este modo cada expediente ha sido descrito en los términos imprescindibles para garantizar una información suficiente. Puede que el objeto a describir sea otro tipo de material, también frecuente en las organizaciones, como pueden ser los documentos técnicos (planos, mapas, croquis, etc), electrónicos (DVD, CDROM, etc). En tal caso ser el servicio de archivo quien elabore las herramientas necesarias, caso contrario se recomienda consultar la bibliografía de referencia.

En la fase del ciclo de vida de los documentos a la que nos estamos refiriendo, la de los archivos de gestión o de oficina, la documentación está orientada a su utilización por parte de los usuarios internos, principalmente la propia unidad administrativa que los genera, aunque también otras dependencias de la misma entidad. Asimismo cabe la consulta por parte de los responsables políticos en el desempeño de sus funciones, de las personas físicas o jurídicas interesadas en un procedimiento, así como de los ciudadanos en virtud del derecho de acceso a la documentación pública. Para que tanto la consulta como el préstamo se haga en condiciones de seguridad para los materiales, se elaboran los instrumentos de control sobre el uso y servicio de los documentos. Debemos diferenciar dos tipos de usuarios: los internos y los externos; o sea, la propia administración, por una parte, y los consultantes ajenos a la administración (interesados, investigadores, etc), por la otra. A fin de controlar tanto las consultas como el envío de documentación a otras dependencias, debe elaborarse un registro (bien en forma de libro, bien una base de datos), en el que constarán al menos los siguientes datos: - descripción del documento o expediente, - signatura de instalación, - identificación del solicitante (nombre, apellidos y dependencia), - fecha de consulta o salida, - fecha de devolución, 64

Archivo y Documentación - rúbrica del peticionario y - rúbrica del responsable del archivo de gestión. Si trabajamos en un entorno informático resultará muy fácil traer la descripción y la signatura del archivo, la fecha de salida será automática, y el sistema advertirá cuando se haya sobrepasado la de devolución. Este es un aspecto, la devolución, en el que deberán establecerse distintos plazos en virtud de la naturaleza del usuario y de las necesidades del objeto prestado, en cualquier caso. En cuanto a las rúbricas, serán las mismas que las previamente codificadas en el sistema de validación electrónica, y en caso de no existir, se usará la palabra de identificación o acceso del usuario. Por lo que se refiere a los usuarios externos, las consultas las efectuarán a través del servicio de archivo o de la correspondiente oficina de información administrativa.

La instalación es una tarea que, como su propio nombre indica, consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los agentes nocivos (luz, polvo, etc). Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber cuál es su ubicación física, para ello se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su orden dentro de ésta. Así a un expediente ubicado en la caja o en el legajo número 97 y cuyo número de orden es el 3, por ser este su lugar, se le dar la signatura 97,3; de este modo la localización física del mismo dentro del depósito será tan simple como inequívoca. En la instalación de las cajas, legajos y libros seguiremos el sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento, y que consiste en numerar las unidades de instalación mediante dígitos arábigos 65


desde el uno en adelante, siguiendo la secuencia de los números naturales. A medida que se archivan las unidades se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. Este sistema supone, además, un ahorro considerable de espacio, ya que en lugar de reservar cajas para un tema determinado, otras para otros y, a su vez, espacio en las estanterías para su futuro crecimiento, permite guardar los expedientes según se van archivando, no importa el orden. En una misma caja se pueden guardar expedientes de distinta naturaleza, al margen de su temática, pues cuando haga falta recurrir a ellos, su localización vendrá dada por la descripción (inventario) que expresa el número de la unidad de instalación y el del expediente dentro de la misma. Otra ventaja de este procedimiento consiste en reducir al mínimo las posibilidades de error al buscar y devolver cada expediente a su sitio, pues como quiera que la única referencia necesaria es un número, éstos son fáciles de recordar y mutuamente excluyentes, por lo que la posibilidad de error queda descartada. Además, introduce un elemento de seguridad para la propia documentación, pues cuando una persona no autorizada o sin conocimiento previo del responsable intente acceder a un documento, se encontrará con una serie de cajas numeradas que no le dicen nada y, por consiguiente, deberá acudir al encargado de ese archivo para que le franquee la documentación necesaria, si le corresponde conocer sobre esa materia. Un elemento trascendente en la instalación y protección de documentos lo constituyen las cajas de archivo. Las mejores son las de cartón no ácido y resistente, elaboradas ad hoc, aunque son más económicos los modelos prefabricados y de fácil montaje; en cualquier caso deben rechazarse las de madera, incluidas aquellas que siendo de cartón tienen el lomo curvo de madera, pues aun siendo más vistosas comportan un elevado riesgo de infección por insectos. Las dimensiones normalizadas son 38 x 28 x 12 centímetros, y cuando por el tamaño de los documentos se requieran otras de medidas especiales, deberán ser unos centímetros más amplia que éstos para evitar roces y dobleces. En cualquier caso deben ser sólidas, elaboradas con cartonaje rígido, con uno de sus lados y/o el lomo abatibles. En cuanto al mobiliario para la instalación de los documentos, las estanterías constituyen sin duda alguna el tipo más frecuente. Tradicionalmente se 66

Archivo y Documentación han empleado las elaboradas a base de madera, combinadas en algunos casos con armarios-vitrina, sistemas de carpetas suspendidas... Este tipo de mobiliario es adecuado para las oficinas siempre que la madera cuente con alguna protección contra insectos xilófagos y con algún tratamiento ignífugo, pero cuando se trate del local dedicado exclusivamente a archivo y compuesto, en consecuencia, fundamentalmente por estanterías, es mejor que éstas sean metálicas y presenten cierto número de cualidades: incombustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez y manejo cómodo: Solidez . Los documentos de archivo son pesados, un metro lineal puede alcanzar los 100 kgs, por tanto la estantería tendrá el espesor suficiente para soportar dicho peso sin deformarse. Ser además de superficie lisa, con una pintura y tratamiento antioxidante. Manejabilidad . Para lo cual deben ser móviles y poder ubicarse en altura cada 25 milímetros. Inocuidad . Se deben rechazar los sistemas de montaje de perno y tuerca, así como las aristas vivas y elementos cortantes que puedan dañar a la documentación y a las personas. Para evitar la condensación de humedad el aire debe circular entre las estanterías, de modo que las divisiones interiores serán abiertas, separadas mediante tiras en “X”, y sólo estarán cerrados los laterales para evitar que caigan los documentos. Asimismo estarán a unos centímetros del suelo y cerrado dicho espacio, como lo estarán por arriba como protección contra el polvo. Las dimensiones de un cuerpo de estantería son habitualmente: 1’90 metros de altura (base de la balda superior) para acceder a mano por una persona de estatura normal, con baldas o estantes de 1 x 0’40 x 0’50 (longitud, profundidad y distancia entre baldas). Se colocan en paralelo, perpendicularmente a la dirección de las viguetas en el caso de los forjados unidireccionales, exentas de las paredes, salvo en el caso de los costeros, y de forma que no dejen rincones de difícil aireación o limpieza. Hay dos sistemas: - El convencional de estanterías fijas de doble cuerpo o a dos caras dispuestas en paralelo, situadas con una separación de 0’80 metros entre cuerpos y un pasillo de 1’20 de anchura entre bloques. 67


- El denso o compacto, en el cual uno o varios cuerpos están fijos y los demás, montados sobre raíles, se desplazan mediante un motor eléctrico o un mecanismo de cadena (manual). El desplazamiento puede ser longitudinal, transversal o pivotante, según los modelos. El sistema denso permite un mayor aprovechamiento del espacio, pues basta con reservar 0’80 metros para formar el pasillo allí donde sea necesario mediante el desplazamiento de las estanterías. Como quiera que la carga soportada por metro cuadrado es superior a la del sistema convencional, hay que tenerlo en cuenta al hacer el cálculo de estructuras. Para el acomodo de tipos documentales distintos al libro y al legajo existen diferentes soluciones mobiliarios. Los documentos que no pueden ser doblados: planos, mapas, dibujos, documentos de tamaño excepcional pueden guardarse en muebles: - Portaplanos horizontal : los documentos se guardan en cajones de grandes dimensiones para evitar dobleces, son los más cómodos y seguros. - Portatubos: en los que previamente los documentos han sido dispuestos enrollados. Su principal problema es que éstos se deforman y su manipulación es incómoda. - Portaplanos vertical : o sistema colgante, pues los documentos están suspendidos por una banda adherida a uno de sus bordes. Es práctico para las oficinas pero inconveniente para planos o mapas antiguos por ejemplo, cuyo soporte, menos sólido, puede verse afectado. Otros tipos documentales (microformas, cintas y discos magnéticos, etc) requieren protección especial (polvo, campos magnéticos, etc). Como primera medida deben ubicarse alejadas de conducciones eléctricas, en cajas de plástico y armarios ampliamente comercializados para su instalación. ¡La elección de los locales apropiados para los archivos departamentales, el mobiliario y las condiciones, es responsabilidad del archivero junto con los jefes de cada área. Como regla general, deben evitarse: 68

Archivo y Documentación * las buhardillas, afectadas por problemas derivados de los cambios bruscos de temperatura y humedad, riesgo de filtraciones, etc. Y ello con mayor motivo si las techumbres son de madera, por la ele vada posibilidad de infección por temitas, carcoma, etc; * las bodegas y lugares por debajo del nivel del suelo, por la mala aireación, humedad excesiva, filtraciones y riesgos de inundaciones; * los locales libremente accesibles y difíciles de vigilar, como pasillos, huecos bajo escaleras, etc; * las vecindades peligrosas, como pueden ser los cuartos de calderas (peligro de explosión y fugas), los de maquinaria y cuadros eléctricos (por el riesgo de incendio), los garajes (por los peligros potenciales, y sobre todo por los efectos nocivos de los gases sulfurosos sobre los documentos), etc; * las cajas de las escaleras y las de los ascensores, porque en caso de incendio producen el efecto chimenea, que aviva el fuego y acelera la destrucción; y * las bajantes y conducciones de agua, porque producen humedades y en caso de rotura, inundaciones. Un factor primordial es la resistencia mecánica de estos locales, por las cargas que soportará la estructura bajo el peso de la documentación. Si empleamos estanterías fijas deber resistir 750 kg/m2, que en caso de almacenamiento compacto con estanterías móviles ser de 1.250 kg/m2. Esto puede significar la necesidad de reforzar los suelos o, en cualquier caso, conocer la orientación de las vigas para disponer perpendicularmente las estanterías y lograr así una mejor resistencia.

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TEMA 4: LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS


Se entiende por emergencia una situación negativa desarrollada de forma repentina e inesperada, y que exige una acción inmediata. Generalmente las emergencias son de corta duración, por ejemplo un fallo eléctrico o una caída en el fluido, o la interrupción de las comunicaciones a través de la RDSI (Red Digital de Servicios Integrados), de la que dependen en buena medida las telecomunicaciones. Un desastre es un suceso inesperado que produce destrozos de amplio espectro y cuyos efectos adversos son de larga duración, por ejemplo un incendio o una inundación. Dada la posibilidad de que se produzca una situación de emergencia o un desastre, las organizaciones deben estar preparadas para que en tales casos sus actividades esenciales no se vean paralizadas. En consecuencia, deben identificar sus funciones críticas y los documentos necesarios para desarrollarlas. Asimismo es importante identificar los documentos con mayor trascendencia jurídica, tanto de la organización como de las personas directamente afectadas por las acciones de la organización. Por fin, necesitarán desarrollar un plan para responder a las emergencias o a los desastres. El origen de estos planes se sitúa en USA, allá por los años cincuenta del siglo XX con motivo de la Guerra Fría. Ante la posibilidad de un nuevo conflicto mundial y del consiguiente ataque nuclear a su territorio, las autoridades estadounidenses vieron la necesidad de incluir entre sus planes preventivos, uno que previera asegurarse que la documentación necesaria 77


para el funcionamiento de las Administraciones Públicas en el peor de los supuestos, estuviese protegida y operativa en todo momento. Más adelante se fue viendo la conveniencia de ampliar su operatividad a otros supuestos como los desastres naturales y los atentados terroristas. Las tecnologías de la información han introducido nuevos motivos de riesgo, ya que cada vez desempeñan un papel más importante en la gestión de las organizaciones, y la información electrónica puede ser alterada o borrada con mayor facilidad que la información soportada en otros medios. Una vez más, la dirección del programa es responsabilidad del archivero quien en conjunción con un comité en el que estén representados todos los departamentos o divisiones de la entidad, deber establecer una estrategia al respecto y basada en: ✓ Identificar las posibles causas y establecer los niveles de riesgo, en función de los cuales determinar el tipo de protección o respuesta requerida. Si se trata de desastres naturales (huracanes, inundaciones, terremotos, infecciones por mohos, hongos, carcoma, etc) habrá que considerar las condiciones de la región. Los supuestos pueden ser debidos a causas no naturales, sino a factores de riesgo como puede ser el fuego, fugas de productos químicos, sabotajes, atentados terroristas, piratería informática, disturbios, etc. ✓ Determinar cuáles son las actividades críticas que la entidad debe desarrollar en condiciones extremas e incluso en instalaciones diferentes a las suyas. ✓ Identificar cuáles son los documentos que sostienen dichas actividades críticas y la reanudación de las operaciones normales. ✓ Identificar cuáles son las series documentales o los sistemas de información electrónica, que contienen la información necesaria para proteger los derechos de la entidad y de las personas di rectamente afectadas por la acción de la entidad, y conservar copias de dichos documentos. ✓ Establecer y llevar a cabo un plan para recuperar los documentos dañados en una emergencia o en un desastre. 78

Archivo y Documentación El programa debe ser un documento estructurado al modo de un manual de procedimiento, en el que se describan, en primer lugar, los documentos vitales, basándose para ello en el cuadro de clasificación y en el de expurgo, fundamentalmente. Entre el 1 y el 7 por 100 de los documentos de una entidad suelen ser considerados como vitales. El inventario de los mismos deber incluir: - El nombre de la oficina responsable de la serie documental o del sistema de información electrónica que contiene información vital o relativa a los derechos de las personas. - El título de dichas series o sistemas de información electrónica. - El medio en el que están recogidas. - El lugar físico, fuera de la sede de la entidad, donde se almacenarán las copias de dichos documentos y sistemas. - La frecuencia con la que dichas informaciones deben ser actualizadas. Concluido el inventario, hay que elegir los métodos de protección y de al macenamiento de los documentos vitales. El primer aspecto significa la duplicación de los originales, generalmente más económica si se emplea el mismo medio (de microfilm a microfilm, de papel a papel, de disco a disco). Después se determinará el equipamiento para la instalación, las adecuadas condiciones medioambientales, y el lugar para el almacenamiento fuera de la sede de la entidad y en una zona que no esté sometida a los mismos peligros. El lugar puede ser una institución emparentada, una sede periférica, etc. A tal respecto, resulta de suma relevancia la actualización de las copias, cuya frecuencia vendrá dada por el ritmo al que se renuevan las informaciones, que puede ser diaria, semanal, mensual o de otro tipo. Así mismo la operatividad del programa precisa la formación del personal implicado, y la revisión periódica del propio plan. Por último, y como quiera que el programa ha de pensar no sólo en el día después, sino en recuperar la normalidad, ser necesario establecer un plan de recuperación de los documentos dañados; el cual puede incluir, además 79


de las actividades llevadas a cabo por el personal del propio servicio de archivo, las empresas y especialistas a los que será necesario recurrir para recuperar el máximo de documentos posible.

En 1996 surgió como iniciativa de la Comisión Europea el DLM Forum que ha impulsado el diseño de MoReq (Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos) en el marco del Programa IDA (Intercambio de Datos entre Administraciones), para poder utilizarse en todos los países de la Unión Europea y por todos los interesados en el desarrollo y aplicación de sistemas de gestión de documentos electrónicos. La especificación incide especialmente en los requisitos funcionales de la gestión de documentos mediante un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (en adelante, SGDE ). Se ha concebido para poder aplicarse en todas las organizaciones que deseen introducir un SGDE o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. También se aborda la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos tradicionales, como expedientes en papel, aunque en menor profundidad. No se abordan otros aspectos como la digitalización u otros medios de creación de documentos electrónicos o como la implementación práctica de un SGDE . Esta especificación se ha concebido partiendo de la premisa de que los usuarios del SGDE no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina que utilizará este sistema en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos. Los documentos electrónicos pueden ser documentos elaborados con un procesador de textos, mensajes de correo electrónico, hojas de cálculo, imágenes fijas, animaciones, ficheros de audio o cualquier otro tipo de objeto digital. Los documentos se convierten cuando se capturan en el SGDE . Una vez capturados, los documentos se clasifican, es decir, se les asignan códigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificación a la que pertenecen, lo que permite que el SGDE los gestione. Además, en un SGDE , los documentos se pueden gestionar como si se acumulasen en 80

Archivo y Documentación expedientes y se almacenasen en carpetas electrónicas. El software de aplicaciones que gobierna el sistema permite que los usuarios vean y manejen las carpetas como si éstas guardasen físicamente los documentos asignados lógicamente a los expedientes. En ocasiones, los expedientes electrónicos se pueden dividir en diferentes volúmenes relativos a su tamaño, el número de documentos que contienen o sus ciclos vitales con ob jeto de limitar su tamaño a valores asequibles para la evaluación, la transferencia o cualquier otro procedimiento relacionado con su gestión. El elemento clave de cualquier SGDE es el cuadro de clasificación que define el modo en que los documentos electrónicos se organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. El SGDE debe soportar el cuadro de clasificación de la organización y ser compatible con él. El SGDE debe permitir la construcción de un cuadro de clasificación ya en el momento de su configuración, de forma que sea posible proceder a la captura o la importación de documentos electrónicos. El SGDE debe permitir la incorporación de nuevas clases en cualquier posición dentro de una clase, cuando no existan expedientes almacenados en ese punto. El SGDE debe permitir la aplicación de, al menos, dos mecanismos de denominación de expedientes electrónicos y clases en un cuadro de clasificación: a) un mecanismo que asigne un código de referencia con una estructura numérica o alfanumérica (es decir, un identificador único a cada expediente electrónico), y b) un mecanismo que asigne un texto como título a cada expediente. El SGDE debe grabar la fecha de apertura de una nueva clase o expediente e incluirla entre los metadatos del expediente. Siempre que se abra una nueva clase o expediente, el SGDE incluirá automáticamente entre sus metadatos el nombre y el código de clasificación. Podrá haber un mecanismo opcional de denominación de expedientes y clases basado en términos extraídos de un tesauro. Conviene que el SGDE contenga un mecanismo de denominación de expedientes y clases que incluya nombres y fechas. El SGDE debe permitir la creación y el mantenimiento automático de una lista o inventario de expedientes. 81


El SGDE debe permitir la incorporación de volúmenes electrónicos en cualquier expediente que no se haya cerrado, grabando su fecha de apertura, así como los atributos heredados de los metadatos del expediente al que pertenece. El SGDE debe permitir la existencia de volúmenes de expedientes abiertos y cerrados. En un expediente sólo puede estar abierto el volumen de creación más reciente. El resto de los volúmenes de ese expediente deben permanecer cerrados. El SGDE debe permitir que el usuario añada documentos electrónicos a un volumen cerrado, pero debe permitir que el administrador reabra un volumen cerrado de forma temporal y que, tras añadirle documentos, lo cierre de nuevo. El SGDE debe evitar en todo momento que se elimine un expediente o parte de su contenido, salvo en caso de destrucción conforme a la norma de conservación o de eliminación llevada a cabo por un administrador como parte de un procedimiento auditado. El SGDE debe permitir el cierre de un expediente conforme a un procedimiento específico reservado a los administradores. El SGDE debe mantener en todo momento la integridad interna con independencia de las actividades de mantenimiento, otras acciones del usuario o el fallo de los componentes del sistema. El SGDE debe disponer de herramientas que proporcionen al administrador estadísticas sobre diferentes aspectos. En cuanto a seguridad y acceso, el SGDE debe permitir que el administrador restrinja el acceso a los documentos, expedientes y metadatos a determinados usuarios. El SGDE debe permitir que el administrador asocie al perfil del usuario ciertos atributos que determinarán las funciones, los campos de metadatos, los documentos y los expedientes a los que el usuario tendrá acceso. El SGDE debe ser capaz de establecer grupos de usuarios asociados a un conjunto de expedientes o documentos. El SGDE debe reservar a los administradores la capacidad de establecer perfiles de usuarios y asignar usuarios a los grupos, así como la capacidad de modificar los atributos de seguridad de los grupos o usuarios. Por otra parte, el SGDE debe mantener una pista de auditoría inalterable, capaz de capturar y almacenar de forma automática información sobre todas las acciones relacionadas con los documentos electrónicos, los expedientes electrónicos y el cuadro de clasificación; el usuario que inicia o 82

Archivo y Documentación realiza la acción; y la fecha y la hora de la acción. El SGDE debe estar dotado de procedimientos automáticos de copia de seguridad y restauración que permitan realizar copias periódicas de seguridad de todas las clases, los expedientes, los documentos, los metadatos y los atributos administrativos del repositorio del SGDE . El SGDE debe contar con un instrumento de seguimiento que permita controlar y registrar información sobre la ubicación y movimientos de los expedientes. El SGDE debe proteger la autenticidad de los documentos electrónicos y debe permitir la asignación de niveles de seguridad a los documentos. En cuanto a conservación, eliminación y transferencia, el SGDE debe incluir una función que especifique las normas de conservación, las acciones de destrucción y los procedimientos de exportación de archivos y expedientes, de todo lo cual debe ser responsable el administrador. En relación con cada expediente, el SGDE debe rastrear de forma automática los períodos de conservación asignados al expediente y a la clase a la que pertenece y debe iniciar el proceso que se le aplique una vez llegado el período de conservación. El SGDE debe permitir que se pueda optar entre conservación indefinida, presentación para revisión en una fecha futura, destrucción en una fecha futura o transferencia en una fecha futura. El SGDE debe informar al administrador de todas las acciones relacionadas con el destino de los documentos. El SGDE debe incluir un proceso bien articulado de transferencia de docu mentos a otro sistema o a una organización externa que garantice su com pletitud y estructura. El SGDE debe ser capaz de capturar los documentos generados o recibidos en procesos de gestión de las organizaciones, sea cual sea su formato, contenido, autoría y canal de recepción. Así mismo, debe auxiliar en el proceso de clasificación de los mismos. En cuanto a referencias, las clases, expedientes, volúmenes y documentos, precisan de identificadores únicos que pueden ser numéricos o alfanuméricos o bien pueden incluir la sucesión de identificadores de los volúmenes y los expedientes electrónicos que quedan por encima del documento en el cuadro de clasificación. El SGDE generará esos identificadores automáticamente o auxiliará en los procesos manuales de introducción del identificador. 83


En cuanto a búsqueda y recuperación, el SGDE debe posibilitar instrumentos de búsqueda integrados que permitan la búsqueda de texto libre o la búsqueda booleana y que contengan formularios con campos referentes a diversos campos de los documentos. Es importante conseguir que los requisitos de la gestión de documentos electrónicos sean tomados en consideración en el diseño de los sistemas de información y de las plataformas tecnológicas. Los requisitos funcionales de gestión y conservación si se identifican al comienzo, son fáciles de implementar en la construcción de los sistemas, y es menos costoso que introducir cambios después. Por último, existen otras normas y requerimientos que han alcanzado el rango de estándares, así, por ejemplo: ✓ En los Estados Unidos de Norteamérica surgió la norma DOD5015 “Design Criteria Standard for Electronic Records Ma nagement Software Applications” como una aplicación del Departamento de Defensa, que se ha extendido a todo el país y es usada como referente en muchas organizaciones de todo el mundo. ✓ También existen otras recomendaciones, de entre las que destaca la inglesa “Requeriments for Electronic Records Manage ment ”, compuesta por unos requisitos funcionales, una norma de metadatos, un documento de referencia, y una guía de aplicación.

Ya la Constitución de 1978, siguiendo la estela de las constituciones coetáneas más avanzadas como la portuguesa de 1975, recogió el derecho a la intimidad informática en el apartado 4 del artículo 18, que en sus tres primeros puntos garantiza el derecho al honor, a la intimidad y a la propia imagen. En concreto, aquel apartado establece que “la ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos”. 84

Archivo y Documentación Dicho precepto se encuentra actualmente desarrollado en el ámbito legislativo por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPDCP), que sustituye a anterior la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal (LORTAD), vigente hasta 1999, año éste en que fue derogada precisamente por la vigente LOPDCP. Hasta el artículo 17, la Ley Orgánica 15/1999 se refiere a todo tipo de ficheros, tanto de titularidad pública como de titularidad privada. Los artículos 20 a 24 se centran sin embargo exclusivamente en la normativa aplicable a los ficheros de las Administraciones Públicas, o ficheros de titu laridad pública. De acuerdo con dicha norma, los datos de carácter personal recogidos o elaborados por las Administraciones públicas para el desempeño de sus atribuciones no serán comunicados a otras Administraciones públicas para el ejercicio de competencias diferentes o de competencias que versen sobre materias distintas, salvo cuando la comunicación hubiere sido pre vista por las disposiciones de creación del fichero o por disposición de superior rango que regule su uso, o cuando la comunicación tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos (art. 21.1). No obstante podrán, en todo caso, ser objeto de comunicación los datos de carácter personal que una Administración pública obtenga o elabore con destino a otra (art. 21.2). En todos estos casos no será necesario el consentimiento del afectado (art. 21.4). No obstante, la comunicación de datos recogidos de fuentes accesibles al público no podrá efectuarse a ficheros de titularidad privada, sino con el consentimiento del interesado o cuando una ley prevea otra cosa (art. 21.3).

Según el artículo 105 de la Constitución Española, la Ley regulará: (…) b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. 85


En desarrollo de dicho precepto, la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común dispone, en su artículo 35, que los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos: a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos, y (…) h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes. La propia Ley 30/1992 desarrolla poco más adelante, en su artículo 37, el Derecho de acceso a Archivos y Registros, y que por su trascendencia, transcribimos a continuación: 1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. 2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno. 3. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo. 86

Archivo y Documentación 4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución moti vada. 5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes: a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo. b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado. c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando. d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial. e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria. 6. Se regirán por sus disposiciones específicas: a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas. b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes. c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral. d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública. 87


e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley. f) El acceso a los documentos obrantes en los archi vos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local. g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos. 7. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas. 8. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. 9. Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares.

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Archivo y Documentación 10. Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administración. Como complemento a dicha regulación común, cabe destacar: a) En el ámbito de la Administración General del Estado, dispone el art. 62 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, que la Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los archivos, bibliotecas y museos de titularidad estatal, sin perjuicio de las restricciones que, por razón de la conservación de los bienes en ellos custodiados o de la función de la propia institución, puedan establecerse. La consulta de los documentos constitutivos del patrimonio documental español atiende a las reglas fijadas en el art. 57 de la propia Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. b) En el ámbito autonómico, son numerosas las Comunidades Autónomas que concretan los principios de la Ley 30/1992 sobre la materia. Nos remitimos, para no extendernos más, al cuadro de fuentes autonómicas sobre la materia expuesto en temas anteriores. c) En el ámbito local , dispone el art. 15 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales, que los servicios administrativos locales estarán obligados a facilitar la información, sin necesidad de que el miembro de la Corporación acredite estar autorizado, en los siguientes casos: (…) c) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación a la información o documentación de la entidad local que sean de libre acceso para los ciudadanos. La consulta de tales documentos se regirá por las normas fijadas en el art. 16 del propio Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre.

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TEMA 5: EL EXPURGO Y LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS


Son muchas y muy poderosas las razones por las que deben conservarse los documentos tras su período de plena validez administrativa, pero lo son también los motivos por los que resulta imposible conservarlos en parte, y mucho menos en su totalidad. La creciente intervención de las administraciones en múltiples aspectos de la vida social ha producido la denominada inflación de la documentación contemporánea. Los métodos administrati vos cada vez más alambicados, la imperiosa plasmación de sus procedimientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar sus actuaciones, la exigencia de comunicarlos en distintos niveles, los métodos de difusión y de multiplicación, generan una masa documental de dimensiones crecientes, imposible de conservar en su totalidad y, en parte, además, innecesaria. La buena marcha de un sistema actual de archivo, en cuanto unidad de información, está condicionada por la solución de un problema clave: destruir lo accesorio para poder conservar lo útil . Téngase en cuenta, además, que las tecnologías de la información, lejos de las previsiones iniciales, y al permitir una mayor velocidad de gestión, han hecho que la producción de documentos en papel siga aumentando. La única solución a este verdadero proceso de hiperinflación documental imparable y creciente, es reducir a un tamaño razonable el volumen conservado. Para conseguirlo, las distintas administraciones vienen poniendo en marcha en las últimas décadas planes controlados de expurgo, a fin de conservar la mínima cantidad posible de documentos, fundamentados en consideraciones tanto económicas (limitación de los recursos disponibles 97


al efecto) como informativas (evitar la saturación debida a informaciones imprecisas y redundantes). El fundamento de la propia razón de ser del expurgo radica en las siguientes consideraciones: - El documento no es un fin en sí mismo desde el momento en que pierde su valor administrativo, y el valor histórico no es consistente como para justificar los costes y problemas que implicaría su conservación. - La función de la conservación de documentos no es acumular todos los productos administrativos, de cualquier modo y en cualquier condición, sino organizados y en servicio, es decir, de forma que sean comunicables. - Tanto la conservación como la sustitución implican costes, irracio nales si no los justifica la calidad informativa de los documentos. Cabría pensar, y así lo han expresado algunos autores, que las nuevas tecnologías son la solución para evitar el expurgo. Algunas empresas del ramo, si bien no lo plantean como una alternativa a la eliminación, vienen ofreciendo primero la microfilmación, después la digitalización, para mitigar los problemas del archivo, especialmente el del espacio. Sin embargo, pretender trasladar a distinto soporte la documentación que no presenta valor alguno, no deja de ser una visión simple que no supera el más somero análisis. En primer lugar conviene aclarar que la documentación inútil y que estorba no hay por qué conservarla pues, siendo su potencial informativo endeble, su destino es la destrucción. En segundo lugar, los procedimientos de sustitución son operativos cuando se aplican sobre documentos necesarios, pero no en otro caso. Es posible e incluso conveniente duplicar los documentos importantes para garantizar su conservación, aun en el caso de que los originales sean destruidos por razón inopinada, para evitar que la consulta excesiva los deteriore, o por cualquier otra causa justificada; pero hacerlo con aquellos que nunca serán consultados, cuya información carece de interés tan pronto ha finalizado la actividad por la cual habían sido creados, carece de lógica. 98

Archivo y Documentación En materia de expurgo se ha inventado poco porque, como todas las organizaciones, las Administraciones Públicas vienen eliminando documentos desde la noche de los tiempos. Cuando se abandonan los documentos a su suerte en desvanes, bodegas, graneros, se está destruyendo documentación por la vía de hecho; cuando, ante la remodelación de espacios, el traslado de sede o simplemente por hacinamiento de papeles éstos son llevados en camiones como basura o para ser reciclados, se está haciendo expurgo. Aunque se trata de una práctica aberrante, ha sido y sigue siendo aún frecuente. Sin embargo, y al margen de estas prácticas, la mayor parte de la documentación producida se destruye pero con orden, de acuerdo con criterios previamente establecidos y orientados a garantizar la conser vación de los documentos más importantes. El futuro de los documentos no es una decisión arbitraria, sino reglamentada y concienzuda para garantizar la conservación de los constitutivos del Patrimonio Histórico y la inalienabilidad de los derechos colectivos e individuales contenidos en ellos. Hasta hace menos de cien años, nadie se planteaba graves cuestiones sobre la legitimidad del expurgo, basada en criterios de valoración por entonces corrientes: la defensa de los derechos del Estado y de los particulares, los acontecimientos importantes, eran las razones que justificaban la conservación. Los mismos historiadores, no veían gran utilidad en la documentación administrativa, más allá de su valor de gestión. Hoy día, en cambio, la evolución de las ciencias sociales y de sus métodos de análisis, el desarrollo del derecho de los ciudadanos de acceso a la documentación pública, la salvaguarda legal del Patrimonio Histórico, el creciente interés que despiertan los archivos en la sociedad, coinciden con la agudización del problema, pues cada vez se produce más papeleo y las posibilidades de conservarlo íntegramente son menores. La archivística moderna ha establecido y continúa desarrollando una serie de principios rectores del proceso, orientados a garantizar lo mejor posible la correcta conservación. A pesar de los criterios de valoración y de selección documental, el expurgo es un aspecto tan crucial como complicado de la función archivística y los resultados plantean todavía importantes dudas. La eliminación de la documentación pública, en cuanto integrante del patrimonio público, está sujeta a determinados requisitos jurídicos orientados 99


a garantizar la conservación de los documentos constitutivos del Patrimonio Histórico y la inalienabilidad de los derechos colectivos e individuales contenidos en ellos. Aparentemente se produce una contradicción, ya que mientras los organismos públicos producen documentos que están llamados a formar parte del patrimonio documental, la propia Administración autoriza y, aún más, fomenta la eliminación de dichos documentos en su práctica totalidad. Sin embargo, la contradicción sólo es aparente ya que, además de las razones aducidas hasta ahora, todo documento público no tiene por qué engrosar el patrimonio si con el paso del tiempo no ofrece un valor consistente. La diferencia entre la documentación pública y la privada radica en la distinta naturaleza de las consecuencias derivadas de una eliminación negligente. Cuando un particular destruye la suya, en principio las repercusiones se limitan al ámbito de lo privado y las consecuencias negativas recaen en el propio interesado. En el caso de los documentos públicos las consecuencias adquieren una magnitud mucho más trascendente, desde el punto en que pueden recoger derechos y deberes inalienables del Estado y de los ciudadanos. Por ello, para evitar responsabilidades personales y minimizar la posibilidad de error, el expurgo de los documentos administrati vos debe realizarse en el respeto a la normativa sectorial, o conjunto de leyes de archivos y reglamentos de obligatorio cumplimiento en los distintos niveles de las Administraciones Públicas. El expurgo es un procedimiento que comprende tres etapas sucesivas: valoración, selección y eliminación.

La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y apreciar los valores inherentes a los documentos y su gradación. La valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no sobre una base parcial. Las relaciones que median entre las series son fundamentales para la valoración. Consiste en el estudio de las series documentales una por una: su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología documental, el valor que 100

Archivo y Documentación han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha creado, el que puedan ofrecer para su propia historia, para la investigación en general y para la difusión cultural; es decir, su valor jurídico e histórico, de información y de investigación, presente y futuro. En definitiva se trata de apreciar el valor de los documentos de cara a establecer los criterios que rijan su destino. La selección es la tarea por la que se determina el destino de los docu mentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límites para su conservación o destrucción, y la modalidad empleada al efecto. Entre los documentos que van a ser conservados indefinidamente y en su totalidad, y los documentos desprovistos de interés, por consiguiente destinados a la destrucción, existe una amplia zona de conservación parcial, es decir a seleccionar. Como todo el procedimiento de expurgo, la valoración y la selección son responsabilidad del servicio de archivo, aunque no queda exclusivamente en manos de los archivemos, pues exigiría de éstos hallarse en posesión de una erudición universal, algo que resulta inalcanzable, no es necesario, ni tan siquiera deseable. La solución adoptada en los países más avanzados es la constitución de comisiones de expertos. La comisión de expertos se constituye como un grupo de estudio del que forman parte al menos: un representante cualificado del departamento que ha generado los documentos en cada caso, un asesor jurídico, un investigador y el archivero. Al estar presentes todos los grupos interesados en el proceso documental (creadores, juristas, usuarios y gestores), que representan el abanico más amplio de puntos de vista, se obtienen las máximas garantías de que el resultado se acerque al ideal objetivo en la medida de lo posible. Su función consiste en estudiar, evaluar y establecer los principios o pautas por los cuales se atribuye a las series documentales un grado de valor que va desde el cero al absoluto, y la selección consiguiente. Dada la importancia de los documentos públicos y la responsabilidad que representa su valoración, requiere una mínima normativa jurídica que señale las funciones y competencias de las comisiones y regule sus actuaciones; esto se suele hacer contemplándolas en la legislación archivística, posteriormente desarrolladas por la vía reglamentaria. El expurgo es una 101


tarea ineludible y cerrar los ojos ante el imparable crecimiento de la documentación supondría una irresponsabilidad gravísima, ya que si no introducimos criterios de racionalización será la propia realidad quien se imponga en forma de destrucciones indiscriminadas. Las soluciones dadas en España varían mucho con los niveles administrati vos. En el ámbito estatal, el artículo 58 de la Ley del Patrimonio Histórico Español establece la creación de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, competente -entre otras- en materia de inutilidad administrativa de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal. Presidida por el titular de la cartera de Cultura, está compuesta por vocales procedentes de la Administración, la Universidad, el Consejo Superior de Investigaciones Científicas y los archivos. Los dictámenes que elabore serán publicados en el BOE y por Orden Ministerial se permite la eliminación efectiva de documentos cuyo expurgo haya dictaminado. El funcionamiento de estas comisiones o juntas es el siguiente: se reúnen periódicamente para estudiar determinadas series documentales. Partiendo del análisis efectuado por el archivero, de la documentación aportada por el mismo, y del estudio de los documentos originales objeto de valoración; se estudia y debate el futuro de cada serie documental, cuyo resultado será un dictamen en que se elevan al órgano de gobierno con capacidad normativa las siguientes resoluciones: 1. De evaluación: en la que se fija el tiempo de permanencia de los documentos en los archivos de gestión, el valor administrativo y el valor histórico, medidos también en años. 2. De acceso: si es libre o restringido, en cuyo caso habrá de indicarse el período de restricción, las razones y excepcionalidades. 3. De selección: estableciendo su eliminación o su conservación, y en tal caso el sistema (muestreo, conservación parcial o permanente). En el proceso de valoración se deben tomar en cuenta múltiples consideraciones pueden resumirse en los siguientes criterios: 1. La jerarquía administrativa y funcional . El valor de los documentos depende en buen medida del lugar que la oficina productora ocupe 102

Archivo y Documentación en la pirámide organizativa. De este modo, en toda entidad existen niveles de: - Dirección: donde se toman las decisiones relativas a las políticas, a los procedimientos y a la organización. - Desarrollo: de esas políticas desde el punto de vista jurídico, económico, organizativo, investigador, etc. Tienen a su cargo las denominadas funciones sustantivas, aquellas que comportan el trabajo profesional y técnico de la entidad. - Gestión: administrativa, financiera, etc, que realizan operaciones concretas y frecuentemente rutinarias, denominadas funciones facilitativas. 2. Los valores primarios. Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen, y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión. Son de carácter: - jurídico (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad), - científico y tecnológico (resultado de investigaciones puras y aplicadas). 3. Los valores secundarios. Derivados de su importancia para la in vestigación, son de dos tipos: - Valores testimoniales, es decir, aquellos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Son indispensables para la entidad creadora y para la investigación. - Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio en cualquier campo del saber. La información no interesa tanto por referirse al modus operandi de una entidad, cuanto porque trata cuestiones distintas, ajenas a sí misma, como por ejemplo los censos de población. Los valores informativos pueden referirse a: sujetos (personas tanto físicas como jurídicas), 103


objetos (lugares, edificios y otros objetos materiales) y hechos (acontecimientos jurídicos, etc). La evaluación es, con toda probabilidad, la tarea más exigente de todas las responsabilidades del archivero. Es la fase clave de todo el proceso de expurgo, por cuanto las decisiones adoptadas determinarán el contenido de la documentación que se conserve permanentemente, es decir, las fuentes archivísticas de información que legaremos a las generaciones futuras. Las características físicas de los documentos (ejs: en papel, en formato electrónico, etc) no afectan a la esencia de la valoración ni de la selección. El que estos ocupen un espacio físico inapreciable por comparación con el volumen que representan los papeles no debe afectar al proceso de expurgo. Por una parte debe considerarse que los sistemas informáticos tienen también una capacidad de almacenaje limitada, por otra, que los documentos innecesarios significan información no operativa y, en consecuencia, mayor lentitud en las búsquedas y mayores tasas de ruido en las respuestas. Hay una característica sustancial de los documentos electrónicos, y es que una vez seleccionados para su conservación y tras haber transcurrido cierto tiempo, sólo se podrán recuperar documentos elaborados con sistemas desaparecidos (sistemas operativos, lenguajes, programas, formatos), si los datos han sido previamente traspasados a los sistemas actuales; si no se ha previsto la trasmigración de los mismos a los nuevos sistemas, el resultado equivale a su inexistencia por no ser accesibles.

El resultado final de los trabajos de valoración y selección son los cuadros de expurgo, conocidos también como calendarios de conservación, cuadros de selección, cuadros de selección y expurgo, etc. Son los instrumentos en los que se identifican las series documentales siguiendo el cuadro de clasificación. En ellos se especifica el destino concedido a cada serie, cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles seleccionadas, en qué plazos de tiempo, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la di104

Archivo y Documentación mensión o porcentaje retenido. Los elabora la comisión de expertos y son aprobados por el órgano competente con categoría de reglamentos, siguiendo los principios de legalidad, publicidad, etc. En muchos casos no entran en vigor hasta haber pasado un período de tiempo después de su publicación.

Es el procedimiento por el cual los documentos determinados son destruidos. Su ejecución directa es responsabilidad del archivo intermedio, quien la realizará de acuerdo con el cuadro de expurgo. Generalmente la documentación es eliminada vendiéndola como papel para reciclar, o bien reutilizándola, como ocurre en el caso de los documentos audiovisuales y de los electrónicos. En cualquier caso, aquellos que hubiesen contenido información clasificada como secreta o reservada, o posean datos de carácter personal o cualesquiera otros que puedan afectar a la intimidad de las personas, deberán ser destruidos por cremación o por trituración; no obstante siempre es recomendable triturar los documentos antes de su venta, para evitar en el futuro cualquier posible utilización indebida.

Continuando el ciclo de vida de los documentos, llega un momento en el que estos no son necesarios para la gestión administrativa corriente y en las oficinas ocupan un espacio que es necesario liberar para ser ocupado por los de nueva creación (transcurridos pocos años desde la fecha de su creación, más de la mitad de los documentos no vuelven a ser utilizados, o son objeto de consultas ocasionales y no previsibles, por lo que tampoco merece la pena mantenerlos en las mismas unidades de gestión). A partir de un plazo de tiempo que oscila entre uno, según lo demuestra la práctica, y cinco años, como regla general en el ámbito administrativo, los documentos pasan a una nueva fase, denominada edad intermedia que puede pro105


longarse hasta los 25 ó 30 años, fechas a partir de las cuales la mayoría de las legislaciones les confieren valor histórico. Aunque una parte, de acuerdo con las instrucciones del archivero, ser eliminada durante su estancia en las oficinas, este es el período a lo largo del cual los documentos irán siendo eliminados de acuerdo con los procedimientos de expurgo. Durante esta edad los documentos siguen bajo la titularidad de los organismos productores, y el archivo es depositario y responsable de su gestión. Las características del archivo intermedio dependen de la dimensión de la organización a la que sirven, de modo que físicamente puede ser desde el archivo general de la entidad, compartiendo instalaciones con los documentos históricos, hasta uno o más edificios dedicados exclusivamente a ello. Sea como fuere, en todos los casos, el traslado de los documentos desde las oficinas al archivo intermedio, se realiza de forma ordenada, con periodicidad y en plazos de tiempo determinados, obser vando una serie de procedimientos denominados de transferencia. La transferencia o remisión de fondos es el conjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos; así en un sistema archivístico básico las oficinas envían sus fondos al archivo general, en un sistema extenso (estatal, autonómico, etc) las oficinas transfieren los documentos a sus respectivos archivos administrativos, desde éstos al intermedio y de aquí al histórico. En resumen, consiste en trasvasar los fondos de una etapa a otra de acuerdo con la edad de los documentos, obser vando unas reglas y unos plazos de obligatorio cumplimiento. Esta operación, esencial para el tratamiento archivístico y ampliamente observada en la actualidad, ha encontrado -y aún soporta a veces- serias resistencias por parte del personal administrativo empeñado en remitir la documentación cuando ésta amenaza con devorar su espacio de trabajo. Sólo entonces, y además de forma desordenada, se preocupan por despacharla. El resultado en estos casos es nefasto para todos. El archivero se encuentra abrumado por una masa de papel que en su momento fueron expedientes, y debe malgastar su tiempo y escasos recursos de personal en reconstruir las series, ordenar los expedientes, etc; mientras, las oficinas desconocen a ciencia cierta qué es lo que se ha enviado y las búsquedas documenta106

Archivo y Documentación les conllevan grandes pérdidas de tiempo, por no saber si determinado expediente obra en su poder o ha sido enviado al archivo. Los ingresos de documentos en los archivos son de dos tipos: ordinarios y extraordinarios. • Ordinarios: se efectúan mediante transferencia, en plazo de tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad. Son ingresos internos, por cuanto se producen en el seno de un sistema de archivo sin interferencias exteriores. Es el tipo de ingreso por antonomasia. • Extraordinarios: se producen de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna, al contrario, dependen de numerosas contingencias. Cabe distinguir: la donación, el legado, el depósito, etc. Mientras los primeros se dan de manera continua, rítmica, en la vida de un archivo, los segundos pueden o no hacer acto de presencia en alguna ocasión. Los principios generales que han de regir el planteamiento de toda transferencia son los siguientes: 1.- Los procedimientos deben ser simples, exigiendo un mínimo de diligencias sin menoscabo del rigor. 2.- Asimismo, deben asegurar una instalación y recuperación sencilla de los documentos. 3.- Deben permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción. 4.- Por último, deben respetar y evidenciar su procedencia. Por otra parte, la planificación de las transferencias ha de responder a una pregunta evidente, ¿cuándo se debe enviar la documentación al archivo? En este sentido son varios los criterios a tomar en consideración: 1. La finalización de la tramitación. Como principio general sólo se transfieren expedientes conclusos, es decir, cuya tramitación haya finalizado, pues lo contrario supondría dejación de responsabilidad por parte de los gestores y su indebida asunción por el archivo. 107


2. La frecuencia de uso. Es el método más seguro, y consiste en valorar la frecuencia con que los servicios administrativos consultan sus documentos, utilizando para ello el sistema empleado en cada caso para controlar los movimientos de los documentos (consulta, préstamos, etc). Salvo excepciones, todo documento o expediente cuya frecuencia de consulta es inferior a una vez al mes debe en principio ser transferido. 3. Las dimensiones del sistema. Cuando el archivo que ha de recibir las remesas se encuentra en el mismo edificio o razonablemente cerca de la entidad a la que sirve, de modo que en cualquier supuesto se pueda proporcionar con rapidez la documentación solicitada, es recomendable adoptar plazos ajustados. Sin embargo, cuando se trate de un servicio de grandes dimensiones (estatal, como caso paradigmático) sin posibilidades de ofrecer respuestas rápidas, conviene mantener plazos de tiempo amplios antes de aceptar los documentos. En cualquier caso, una vez adoptados los plazos de acuerdo con los responsables de cada unidad, el archivo redactará un calendario de transfe rencias que señale su número y frecuencia anual (fechas) para cada oficina, el cual se revisará periódicamente para adaptarlo a las necesidades cambiantes. Esta planificación es necesaria para no colapsar el archivo a cada paso, y para que las tareas que le corresponden (comprobación, clasificación, descripción, etc.) puedan ser realizadas sin interferencias. Antes de remitir la documentación, los responsables de cada departamento deberán acometer una serie de operaciones muy simples, al paso que beneficiosas. En primer lugar, procederán a destruir los documentos inútiles, que abultan sin necesidad muchos expedientes, tales como las fotocopias de originales conservados, las anotaciones inservibles (notas con direcciones, apuntes, etc), los borradores reemplazados por sus redacciones definitivas, las fotocopias de boletines, leyes, etc. que hayan sido empleados con fines informativos durante la tramitación; y en definitiva, cuanto no constituya parte del expediente, tal y como se define desde el punto de vista jurídico. 108

Archivo y Documentación En segundo lugar se debe comprobar que los documentos estén en orden dentro de los expedientes, y que éstos se encuentran además completos, pues no se pueden enviar por entregas como si de un coleccionable se tratara. Sólo se deben remitir expedientes conclusos y completos. En realidad, ambas son tareas que deberían haber sido realizadas antes de archivar los expedientes en la etapa de gestión. En tercer lugar, los productores de la documentación deberán remitirla convenientemente acondicionada en cajas de archivo, y los gastos que puedan derivarse de la remisión correrán a cargo de las administraciones, como principales beneficiarias del proceso.

Las oficinas remiten al archivo su documentación ordenada, en cajas nu meradas y con una relación de entrega cumplimentada. No se trata de un simple traslado de papeles de un local a otro, sino de conseguir que continúen al servicio de todos, de las administraciones y de los ciudadanos, además de ser garantía para todos sobre el buen funcionamiento del circuito documental. La relación de entrega es un documento normalizado, impreso por triplicado, que acompaña a cada remisión y proporciona los datos siguientes: - Nombre del servicio remitente. - Signatura del remitente: número de caja y de expediente. - Breve descripción de los expedientes. - Fechas extremas. - Accesibilidad. - Plazo de conservación. - Código del cuadro de clasificación, y - Signatura de archivo. Las relaciones de entrega se cumplimentarán del siguiente modo: 1.- Donde pone servicio remitente, escribirá cada uno el nombre, de acuerdo con la designación recibida en el organigrama oficial. 109


2.- La fecha de remisión, será aquella en la cual se haya transferido efectivamente la documentación al archivo. 3.- El número de orden que figura a la izquierda será el de la caja y el del expediente dentro de éste, separados por un guión (13-2). 4.- La descripción de cada expediente, salvo que sus características e importancia así lo requieran, se expresará mediante una frase corta o una relación concatenada de descriptores; por ejemplo: “Fulano de Tal, guardia municipal”, si es simple de expresar, o si es más complejo, mediante descriptores, “obras colector -margen izquierdasección 5.º- n.º 1-77”. 5.- Las fechas extremas indicarán los años de inicio y conclusión del expediente; basta con indicar las decenas y unidades, separadas por guión (9798). 6.- El grado de accesibilidad indicará si sobre dicha documentación ha recaído algún tipo de calificación reservada o restricción de acceso, en cuyo caso se justificará suficientemente. Una vez consignados estos datos, el jefe del servicio firma la hoja u hojas de remisión que habrán de acompañar a la documentación reseñada. Llegada a su destino, el archivero se encarga de cotejar o verificar el contenido con la hoja de remisión, a fin de comprobar que los datos expresados corresponden a la documentación de la que se hace responsable a partir de ese momento. Verificado lo cual, procede a rellenar la parte reservada de la hoja. 7.- El plazo de conservación, así como la decisión sobre si la documentación es eliminable por completo, en parte, o debe ser conservada, será anotado por el archivero, de acuerdo con la planificación realizada y que se plasma en el cuadro de expurgo. 8.- Código del cuadro de clasificación: el que corresponda a la serie apropiada a cada expediente. 9.- Signatura definitiva del archivo: es el número de caja o legajo y el del expediente. 10.- Por último, debe constar el año de transferencia y el número secuencias de ésta, que figurará así en el registro. 110

Archivo y Documentación Finalmente firmará la hoja, dando a entender su acuerdo o visto bueno a todo lo expresado. Una de las copias se devolverá al departamento remitente, y con las otras dos procederá a establecer: - un registro general de ingresos, por vía ordinaria, con el original, siguiendo su orden cronológico; - con la otra copia, un registro por secciones administrativas o ser vicios. En cualquier caso no se debe admitir bajo ningún concepto una transfe rencia desorganizada de documentos entremezclados, ni una hoja mal cumplimentada, en la que los datos declarados no se correspondan con la configuración del envío. La relación de entrega es garantía del circuito documental . Cuando las transferencias se realizan sin orden ni concierto, dependiendo del arbitrio de cada oficina y sin ninguna garantía formal, los inconvenientes que se deri van son varios: la documentación llega desordenada, mal descrita, incompleta y sin conocimiento cierto del material enviado; a resultas de lo cual el archivero debe perder el tiempo en ordenarla, reclamar los documentos ausentes para completarla, y no hay más prueba que su palabra sobre la cantidad y la naturaleza de los documentos. Sin embargo, respetando un procedimiento tan simple como éste, la documentación permanece ordenada, suficientemente descrita y completa; además tanto el remitente como el receptor poseen un instrumento valiosísimo para conocer con exactitud la ubicación de los fondos y la responsabilidad de su custodia. De este modo, cuando soliciten al archivo documentación, los departamentos podrán efectuar sus preguntas con acierto y concreción, ya que las relaciones de entrega les facilitarán la búsqueda; por otra parte, en caso de existir algún problema, al estar firmadas y aceptado su tenor por ambas partes, estas hojas servirán para demostrar el envío o no de una documentación determinada al archivo. A veces ocurre que se reclaman ante éste expedientes que jamás han sido remitidos, o que por mala gestión no sean localizados; las hojas de remisión de fondos serán, llegado el caso, árbitros imparciales. En definitiva, la relación de entrega tiene una triple utilidad:

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- Jurídica: en cuanto a la responsabilidad de los fondos. En la etapa intermedia los documentos continúan bajo la titularidad de las administraciones productoras, el archivo se encarga de su gestión. - De información: por cuanto durante mucho tiempo puede ser el único instrumento de descripción disponible, de ahí la importancia de que los datos sean claros y precisos.

Desde sus orígenes está estrechamente unido a la creciente actividad de las administraciones, a la imposibilidad de conservarlo todo y a la incapacidad de los organismos productores para guardar in situ los documentos que ya no usan con frecuencia. Los archivos intermedios aparecen por primera vez en los Estados Unidos durante la II Guerra Mundial (denominados records centres) a causa del enorme crecimiento de los documentos producidos por las administraciones federales. En adelante, su desarrollo continuará hasta completar un total de quince centros repartidos por el territorio de la Unión. Casi simultáneamente se adoptan medidas similares en Canadá (1945) y poco más tarde se extienden al continente europeo, donde la pionera fue Gran Bretaña, que en 1950 inaugura el limbo de Hayes, dependiente del Public Records Office, como archivo intermedio de los ministerios y servicios centrales del Estado; en 1965 la República Federal de Alemania instaura el primer Zwischenarchiv cerca de Bonn; en 1969 se crea en España el Archivo General de la Administración (AGA), y en Francia la Cité des Archives Contemporaines en Fontaineblau. Las funciones del archivo intermedio son las siguientes: 1. Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales. 2. Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que todavía no son de libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está destinada a ser destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo. 112

Archivo y Documentación 3. Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados. 4. Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario. 5. Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovecha miento intensivo del espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos que los de las oficinas: representan un ahorro cercano al 50 por 100 frente a los costes de conservación en las sedes de las administraciones, al tiempo que se recuperan para otras actividades espacios y equipamientos costosos. Sin embargo, la saturación de los archivos históricos de algunos países, ha hecho que los intermedios no puedan remitir los fondos de tal categoría a sus destinatarios, de modo que han terminado por convertirse parcialmente en archivos históricos. Esto es lo que viene sucediendo en los Estados Unidos desde 1969, donde los intermedios se han convertido a su vez en regional branches (ramas regionales) del histórico nacional; otro tanto ocurre en Francia desde finales de los setenta y en España. Transcurrida la fase intermedia, los documentos pasan a engrosar el archivo histórico, compuesto por aquellos que tras haber cumplido su función administrativa y previo proceso de selección, son considerados de valor permanente y conservados por tiempo indefinido, constituyendo la memoria viva de la Administración, de la comunidad y fuente para el estudio de la historia y para la difusión cultural. La escasa legislación en materia de archivos tiende a considerar como históricos, aquellos documentos con treinta o más años de antigüedad, sin embargo, la actual difusión de las ciencias sociales y sobre todo, el indefinido límite que separa en muchos aspectos a los estudios sociológicos de los históricos en la contemporaneidad, recomienda adoptar dicha edad más como una referencia que como una frontera infranqueable. A partir de estos momentos los principales usuarios serán los investigadores (historiadores, eruditos, estudiantes, periodistas) que constituyen el grupo tradicional, aunque cada vez es más amplio el espectro de los inte113


resados por este medio de acceso a la cultura, y más el número de ciudadanos que se acercan a este tipo de archivos, interesados por conocer aspectos de su pasado familiar, de su ciudad, o del tiempo pasado en definitiva.

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Temario completo; Archivo y doocmentación

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