TEMA 8. ADMISIÓN
Los Envíos Postales, El Circuito de la Correspondencia y Admisión de Envíos. Empezamos con el tercer bloque, Tema 8, dedicado a la Admisión en envíos. No os preocupéis si los nombres de los temas no coinciden con los de vuestros temarios (los que utilizáis temario). Muchos nos advertís de esto en vuestros comentarios. Lo importante es presentar todo el material y no los títulos de los temas. Continuemos entonces con el temario de oposiciones Correos: ¿Qué es un Envío Postal? En el Reglamento para la Prestación de Servicios Postales nos definen lo que es un Envío Postal y este se define como aquel Envío con destinatario, preparado en la forma definitiva en la que se deba transportar por el operador del servicio postal universal. Entre los envíos de Correos están las cartas, tarjetas postales, paquetes postales, publicidad directa, libros, catálogos y publicaciones periódicas (esto ya lo hemos estudiado en el Bloque II, dedicado a los productos postales). En función de las garantías aplicadas a cada envío, podemos dividir los servicios postales en: envíos generales, certificados y envíos con valor declarado. Estos envíos, a su vez pueden ser Ordinarios, Rápido o Especiales, en función de la prestación básica o complementaria de los mismos. Circuito General de la Correspondencia: entendemos por circuito todo el recorrido y procesos a los que se somete el envío postal, desde su recogida hasta su entrega al destinatario. Este recorrido variará en función del tipo de línea de productos (urgente/económica, por ejemplo). Según el tipo de envíos, también pueden variar las operaciones a realizar durante el circuito (certificado/ordinario): 1)
Recogida: se trata del retiro de los envíos postales que están depositados en los diferentes puntos de acceso a la red postal de Correos. Por puntos de acceso entendemos en general los Buzones, ya estén en la calle, en locales públicos o en las propias oficinas de Correos.
2)
Admisión: es el momento en que Correos recibe el envío, haciéndose responsable de su envío según los términos que se expresan en el Reglamento Postal.
3)
Clasificación: para facilitar el tratamiento y envío de la correspondencia, se lleva a cabo la operación de clasificación.
4)
Tratamiento: se trata de una serie de operaciones auxiliares que se realizan sobre los envíos para prepararlos para seguir el circuito.
5)
Curso: es la operación o conjunto de operaciones que facilitan el encaminamiento de los envíos postales.
6)
Transporte: se trata del traslado de los envíos hasta el punto de distribución final.
7)
Distribución: entendemos por distribución cualesquiera operaciones llevadas a cabo en los locales de destino ha donde se transporte el envío postal antes de ser entregado a su destinatario.
8)
Entrega: supone simplemente la entrega del envío en la dirección correspondiente.
NORMAS GENERALES PARA LA ADMISIÓN DE ENVÍOS POSTALES Entendemos por Admisión la Recepción del envío postal por parte de Correos. Desde este momento, Correos es responsable de su entrega al destinatario o de su devolución al remitente. Correos está obligado a admitir todos los envíos postales si cumplen dos reglas básicas: 1)
Que se entreguen según indica el reglamento
2)
Que se pague la tarifa correspondiente al servicio
¿Dónde puede realizarse la Admisión de los Envíos Postales? 1)
En el Buzón
2)
En Oficina
3)
Unidades de Admisión Masiva (PAM y CAM)
4)
Domicilio de Remitente.
Notas: Cuando un determinado núcleo de población no haya una oficina atendida por Correos, el envío puede ser admitido por el cartero en el domicilio del remitente. Para facilitar este servicio en estas viviendas no atendidas, el cartero informará sobre su horario de paso habitual. Los envíos deben tener unas dimensiones máximas y mínimas: las medidas máximas son de 23,5*12 centímetros y mínimas de 14*9 centímetros, siendo el espesor máximo de 5 mm, tanto para tarjetas postales como envíos normalizados. El remitente es el que realiza el envío y se supone que su dirección es la de su residencia (en caso de que no lo indique). En caso de persona jurídica, se entiende que su dirección en la sede de su domicilio social. El envío pertenece al remitente hasta que no se entregue al destinatario. La Dirección: se trata de la identificación del destinatario del envío. Si se trata de una persona física, se identifica por el nombre y apellidos. Si es una persona
jurídica se identifica por las señas del domicilio o los datos previstos para la entrega de envíos en las oficinas de la red postal pública.
Los Envíos Postales, El Circuito de la Correspondencia y Admisión de Envíos. Empezamos con el tercer bloque, Tema 8, dedicado a la Admisión en envíos. No os preocupéis si los nombres de los temas no coinciden con los de vuestros temarios (los que utilizáis temario). Muchos nos advertís de esto en vuestros comentarios. Lo importante es presentar todo el material y no los títulos de los temas. Continuemos entonces con el temario de oposiciones Correos: ¿Qué es un Envío Postal? En el Reglamento para la Prestación de Servicios Postales nos definen lo que es un Envío Postal y este se define como aquel Envío con destinatario, preparado en la forma definitiva en la que se deba transportar por el operador del servicio postal universal. Entre los envíos de Correos están las cartas, tarjetas postales, paquetes postales, publicidad directa, libros, catálogos y publicaciones periódicas (esto ya lo hemos estudiado en el Bloque II, dedicado a los productos postales). En función de las garantías aplicadas a cada envío, podemos dividir los servicios postales en: envíos generales, certificados y envíos con valor declarado. Estos envíos, a su vez pueden ser Ordinarios, Rápido o Especiales, en función de la prestación básica o complementaria de los mismos. Circuito General de la Correspondencia: entendemos por circuito todo el recorrido y procesos a los que se somete el envío postal, desde su recogida hasta su entrega al destinatario. Este recorrido variará en función del tipo de línea de productos (urgente/económica, por ejemplo). Según el tipo de envíos, también pueden variar las operaciones a realizar durante el circuito (certificado/ordinario): 1)
Recogida: se trata del retiro de los envíos postales que están depositados en los diferentes puntos de acceso a la red postal de Correos. Por puntos de acceso entendemos en general los Buzones, ya estén en la calle, en locales públicos o en las propias oficinas de Correos.
2)
Admisión: es el momento en que Correos recibe el envío, haciéndose responsable de su envío según los términos que se expresan en el Reglamento Postal.
3)
Clasificación: para facilitar el tratamiento y envío de la correspondencia, se lleva a cabo la operación de clasificación.
4)
Tratamiento: se trata de una serie de operaciones auxiliares que se realizan sobre los envíos para prepararlos para seguir el circuito.
5)
Curso: es la operación o conjunto de operaciones que facilitan el encaminamiento de los envíos postales.
6)
Transporte: se trata del traslado de los envíos hasta el punto de distribución final.
7)
Distribución: entendemos por distribución cualesquiera operaciones llevadas a cabo en los locales de destino ha donde se transporte el envío postal antes de ser entregado a su destinatario.
8)
Entrega: supone simplemente la entrega del envío en la dirección correspondiente.
NORMAS GENERALES PARA LA ADMISIÓN DE ENVÍOS POSTALES Entendemos por Admisión la Recepción del envío postal por parte de Correos. Desde este momento, Correos es responsable de su entrega al destinatario o de su devolución al remitente. Correos está obligado a admitir todos los envíos postales si cumplen dos reglas básicas: 1)
Que se entreguen según indica el reglamento
2)
Que se pague la tarifa correspondiente al servicio
¿Dónde puede realizarse la Admisión de los Envíos Postales? 1)
En el Buzón
2)
En Oficina
3)
Unidades de Admisión Masiva (PAM y CAM)
4)
Domicilio de Remitente.
Notas: Cuando un determinado núcleo de población no haya una oficina atendida por Correos, el envío puede ser admitido por el cartero en el domicilio del remitente. Para facilitar este servicio en estas viviendas no atendidas, el cartero informará sobre su horario de paso habitual. Los envíos deben tener unas dimensiones máximas y mínimas: las medidas máximas son de 23,5*12 centímetros y mínimas de 14*9 centímetros, siendo el espesor máximo de 5 mm, tanto para tarjetas postales como envíos normalizados. El remitente es el que realiza el envío y se supone que su dirección es la de su residencia (en caso de que no lo indique). En caso de persona jurídica, se entiende que su dirección en la sede de su domicilio social. El envío pertenece al remitente hasta que no se entregue al destinatario.
La Dirección: se trata de la identificación del destinatario del envío. Si se trata de una persona física, se identifica por el nombre y apellidos. Si es una persona jurídica se identifica por las señas del domicilio o los datos previstos para la entrega de envíos en las oficinas de la red postal pública.
Condiciones Generales de la Admisión y Productos Prohibidos Vamos a ver en este tema para oposiciones de personal laboral de Correos los Límites de Peso y Dimensiones, la Normalización de los Envíos y los Productos que no pueden enviarse por Correos: Límites de Peso y Dimensiones de los Envíos: Como hemos visto en los temas dedicados a los productos postales, existen unos límites de peso y dimensiones establecidas para cada tipo de envío. El responsable de la admisión de los envíos debe conocer estos límites para dejar de admitir los envíos que no se ajusten a estos límites. Para facilitar el servicio al cliente, se le ofrecerá otro producto mediante el que se pueda realizar el envío demandado. Esto es lo que se llama “Venta Cruzada”. Peso Volumétrico: cuando se trata de envíos voluminosos se emplea la siguiente fórmula:
Centímetros de largo*ancho*alto/6000. Si obtenemos un resultado que es superior al peso real del envío, entonces se considera como peso dicho resultado a la hora de franquear. Envíos con dimensiones inferiores a las mínimas: ya lo hemos visto en diversos productos postales. Para la admisión de estos envíos debe adjuntárseles una “etiqueta-dirección” rectangular con dimensiones no inferiores a 10*7 centímetros. Esto no vale para los certificados con valor declarado.
NORMALIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Se trata del procedimiento mediante el que se trata de lograr un formato y acondicionamiento homogéneos para los diferentes envíos, facilitándose así su tratamiento mecanizado. Para ello se establecen normas sobre las dimensiones y acondicionamiento (ya hemos visto la mayoría en la sección de productos postales). Se considera que un envío es normalizado cuando tiene un formato rectangular y su longitud no es inferior al ancho multiplicado por 1,4, cursándose en sobre o mediante tarjeta reuniendo además las siguientes condiciones: Si es un Sobre: Dimensión: mínima de 14*9 y máxima de 23,5*12. Peso máximo: 20 gramos. Espesor: 5 milímetros. El Color debe ser blanco o claro (el claro
incluye el color crema, caña o similar, exceptuándose el color azul). Espacio Transparente: los sobre con “ventanita” deben llevar esta a una distancia mínima de 40 mm desde el borde superior del sobre. Ésta no puede delimitarse mediante franjas o recuadros de color. Si es una Tarjeta: Dimensiones: mínima (14*9 cm) y máxima (14,8*10,5 cm). Espesor: máximo 2 milímetros. Debe reservarse espacio para el franqueo (40 milímetros de altura desde el borde superior y 74 milímetros de longitud desde el borde derecho). El franqueo se consigna en el ángulo superior derecho de este espacio normalizado.
OBJETOS PROHIBIDOS QUE NO PUEDEN CIRCULAR POR EL CORREO Se trata de envíos prohibidos debido a cuestiones de seguridad, sanidad pública, utilidad general o protección del Servicio Postal Universal. Esto incluye, por ejemplo, sustancias peligrosas que puedan inflamarse en casos de cambios de temperatura o contacto con otros materiales. En el caso de que enviemos un certificado dirigido al extranjero, debemos firmar un formulario de aduana (viene con el CP72). Mediante este formulario certificamos que no enviamos ningún objeto peligroso y prohibido de la siguiente lista de cosas que no se pueden enviar por correo: 1)
Los productos que están sometidos a un régimen de reserva cuando no cuentan con la autorización especial para enviarse por correos. Esta autorización la expide la autoridad que tiene el derecho exclusivo de distribución.
2)
Drogas: no pueden enviarse drogas por Correos (esto incluye opio, opiáceos, cocaína, psicotrópicos, etc.). Excepción: sólo pueden enviarse cuando se trata de fines medicinales y para ello el envío debe contar con una autorización oficial de sanidad.
3)
Aquellos envíos con textos o dibujos en la cubierta que vulneran los derechos fundamentales de las personas.
4)
Materias explosivas, inflamables y “otras peligrosas”. Pueden enviarse sustancias biológicas perecederas entre los laboratorios oficialmente reconocidos, así como materias radiactivas cuando estén depositadas en expedidores debidamente autorizados.
5)
Animales Vivos. Para el envío de animales vivos a través de correos debemos contar con una autorización especial o tratarse de una institución oficialmente reconocida. Esta autorización se presenta por duplicado en la oficina donde se haga el depósito.
6)
Envío de objetos cuyo tráfico constituya delito.
7)
Objetos que puedan resultar peligrosos para los empleados de Correos o que puedan dañar el resto de los envíos.
8)
Objetos prohibidos en el país de destino.
9)
Objetos con prohibición de circulación en España según la normativa legal.
Admisión de Envíos No Registrados Vamos a ver cómo funciona la Admisión de Envíos No Registrados, entre los que distinguimos la Correspondencia Depositada en Buzones y Correspondencia Depositada en Oficina. Dentro de esta última veremos el Correo Urgente Nacional, Correo Urgente Internacional (CUI) y el Acuerdo Postlibris. Los envíos ordinarios entran en el circuito a partir de los puestos de admisión o a través de los buzones que hay en la oficina y en las máquinas que expenden estampillas habilitadas para el público. Este sistema para franquear los envíos continúan teniendo vigencia pero no se emplea en la admisión directa en ventanillas. 1)
Correspondencia que se deposita en los buzones: Se trata de los envíos que se pueden dejar en los buzones y estos envíos son los no registrados ni sujetos a condición especial en el límite de objetos o cualquier otra restricción que requería comprobaciones previas. En el caso de que se detecten envíos urgentes en el buzón y éstos estén franqueados de forma correcta, se les pondrá la parte izquierda de la etiqueta y se quitará la parte derecha de la etiqueta (que se destruye luego). A partir de ahí estos envíos se cursan con carácter urgente. La correspondencia que se recoge en los buzones se envía a la CTA que corresponda y sin matasellar ni clasificar. Estos envíos no se contabilizan estadísticamente. El correo que se recoge en los buzones se envía al CTA de dos formas diferentes:
1)
Correo Normalizado: va a las bandejas de tipo “A”
2)
Correo No Normalizado: va a las bandejas de tipo “B”
2)
Correspondencia que se deposita en Oficina: La Oficina Multiservicio cuenta con un Manual de Estilo que establece los criterios para averiguar lo que necesita un cliente. Este cliente selecciona un envío y se comprueba que se ajuste a los requisitos del producto. Si no se ajusta, se escogerá un producto alternativo. Los envíos depositados en oficina no necesitan el impreso de imposición. La entrega de los mismos se lleva a cabo a través del depósito en los casilleros domiciliarios. No se deja constancia por escrito de la entrega. Si, por su tamaño, no puede depositarse el envío en los casilleros domiciliarios se avisa para entregarse en Lista, tras comprobarse su imposibilidad de entrega en mano.
Para su admisión se comprueba el acondicionamiento del envío para ver si se ajusta a los requisitos que garanticen la seguridad del contenido. Según el tipo de envío, se tendrá en cuenta:
1)
Línea económica: se presenta abierto o utilizando un embalaje que se pueda abrir para proceder a inspeccionar lo que hay en el interior. Los sobres abiertos pueden cambiarse por un embalaje de plástico transparente con la finalidad de ver el contenido. En este último caso debe usarse un modelo autorizado y sólo circulará dentro del servicio interior.
2)
Publicorreo: cuando se presentan para al menos 500 destinatarios
3)
Publibuzón: 100 ejemplares de mínimo.
4)
Libros: el remitente debe ser una editorial, centro de enseñanza por correo o distribuidora debidamente autorizados.
5)
Periódico: requiere la calificación previa y el mínimo son 50 ejemplares.
Cuando se trata de envíos nos registrados estos pasan por la balanza, escogiendo la clase de envío en IRIS. La aplicación toma el peso y calcula la tarifa de forma automática.
Correo Urgente Nacional: Admisión. Las cartas urgentes ordinarias deben llevar la etiqueta adhesiva de 75*40 milímetros que se muestra a continuación:
La parte izquierda de esta etiqueta autoadhesiva de 75*40 mm se pega a la carta mientras que la parte derecha de la misma se quita, para entregarse al cliente. El cliente puede utilizar esta parte para realizar el seguimiento del envío. En el procedimiento para la admisión de la carta urgente nacional no es necesario registrar el número del código de barras que ves en la foto.
Correo Urgente Internacional (CUI):
Como ya vimos en su apartado dedicado al mismo, se usaba el CUI para el envío urgente de documentos con un peso máximo de 2 kilos. Podemos realizar un seguimiento informatizado del mismo. También puede depositarse en buzón. Hay tres tipos de admisión del CUI según el peso: 1)
Sobre Prepagado hasta 200 gramos
2)
Sobre Prepagado hasta 500 gramos
3)
No Sobre Prepagado y hasta 2 kilos.
Los sobres prepagados deben llevar una etiqueta con el código de barras en la parte superior izquierda de la misma. Mediante esta etiqueta podemos identificar el envío. La etiqueta cuenta con una solapa extraíble para que el cliente pueda seguir el envío.
En el caso de sobres no prefranqueados se usan las etiquetas de la oficina postal. La parte izquierda de esta etiqueta (con el código de barras) se pega al envío y se separa la parte derecha como resguardo para los clientes, tal como se indica en la propia etiqueta:
Acuerdo Postlibris Como ya vimos en su día, Postlibris es un programa de Correos mediante el que se apoya al sector de libro ofreciendo unas especiales condiciones a este tipo de clientes que son normalmente editoriales, distribuidoras y establecimientos para la venta de libros. Las empresas incluidas en estos tipos sólo tienen que solicitar la participación en este programa para gozar de tarifas especiales. En caso de no utilizar este servicio, las empresas enviarán este producto bajo la tarifa Libro siguiendo las condiciones establecidas para este producto por Correos. Ventajas del Programa Postlibris: Las empresas logran bonificaciones en sus envíos del 25% de descuento respecto a la tarifa Libro en el ámbito nacional. Al usar este servicio no se necesita contrato para utilizar el paquete postal. Este programa sólo ofrece la bonificación para el ámbito nacional.
REVERSO DEL ENVIO POSTLIBRIS
ANVERSO DEL POSTLIBRIS
Envíos Registrados I: Admisión Individualizada LOS ENVÍOS REGISTRADOS: Dependiendo de la cantidad de envíos que presenta un cliente, podemos distinguir dos tipos de admisión en los envíos registrados:
1) Admisión Individualizada (vamos a verla aquí) 2) Admisión Por Relación.
ADMISIÓN INDIVIDUALIZADA DE ENVÍOS REGISTRADOS: ¿Qué entendemos por admisión individualizada de los envíos? Se trata de la admisión cuando el cliente presenta envíos registrados que van acompañados de un impreso de imposición por cada envío (lo más cómodo sería presentar una relación, sobre todo si utilizamos este servicio a menudo). Para proceder a la admisión el cliente tiene que proceder al acondicionamiento de los envíos así: 1)
Utilizar un envase que garantiza la integridad del contenido, además de respetar el peso y las dimensiones que se establezcan para el producto de que se trate.
2)
No se puede utilizar cinta adhesiva para cerrar los sobres.
3)
Los sobres no pueden presentar señales de que hayan sido abiertos y cerrados posteriormente.
4)
Para consignar los datos tanto del remitente como del destinatario no puede utilizarse el lápiz.
5)
Debe consignarse los datos del remitente obligatoriamente. La única excepción son los envíos destinados a los concursos literarios (donde los datos reales se envían bajo plica)
El cliente debe rellenar un impreso para la admisión del envío por cada envío que presente. El personal de correos podrá rellenarlo por él en cualquier caso. El personal de correos encargado de la admisión entonces seguirá el siguiente procedimiento: 1)
Procederá a la comprobación del acondicionamiento correcto del envío.
2)
Comprobar que se ha consignado todos los datos del formulario de admisión y que estos datos coinciden con los que aparecen en la cubierta del envío.
3)
Pondrá la etiqueta con el código de barras del envío según el tipo que corresponda en la parte superior izquierda. La etiqueta no debe impedir la clara lectura de la dirección.
4)
Añadirá los datos adicionales sobre el envío que sean necesarios. Por ejemplo, es muy importante poner el número de envío. Puede hacerse a mano o usando las lengüetas de la etiqueta adhesiva. En el caso de impresos autocopiativos (los que cuando escribes, se calca en las demás hojas), es importante escribir el número de envío a mano para asegurarse de que este número se vea con claridad en todas las hojas.
5)
Procederá a la admisión utilizando la aplicación informática que utiliza Correos: IRIS (por cierto, este era el nombre de la Diosa mensajera de Zeus, que al bajar a la tierra dejaba un arco como estela). Para utilizar el programa de IRIS se siguen los siguientes pasos:
a.
Poner el envío en la balanza para pesarlo
b. Seleccionar el tipo de producto c.
Seleccionar el destino
d. Indicar los valores añadidos solicitados por el cliente: aviso de recibo, reembolso o asegurado. e.
Se procede a la lectura del código de barras del envío
f.
Si se trata de un envío franqueado, se cumplimenta el importe del franqueo inicial.
g. Se procede a la validación mecánica del impreso M11. h. Entregamos al cliente el ticket que emite la caja así como la copia del impreso de admisión. El documento original pasa a la oficina. i.
Cobramos el importe que indica la aplicación IRIS.
j.
Se procede a cancelar los envíos en IRIS.
Envíos Registrados II: Admisión Por Relación: Admisión de Certificados Prepagados La Admisión por Relación es el procedimiento más adecuado para realizar varios envíos sin tener que cubrir un impreso de imposición por cada envío. La admisión se de la relación no se admite para todo tipo de productos. Sólo se admite para los que veremos aquí. En el resto de productos debe procederse a la admisión individualizada. Aquí trataremos también la Admisión de Certificados Prepagados. Para proceder al envío por relación debemos presentar: 1) 2)
Los envíos con la etiqueta del código de barras correspondiente Los envíos deben ir correctamente acondicionados
3)
Presentar el impreso de admisión de relaciones de certificados (impreso F.R.C).
4)
Los impresos de servicio que estén asociados según el valor añadido que queramos incluir en el envío.
En el modelo F.R.C para la admisión de la relación de envíos debemos consignar: 1)
El Nombre y la Dirección
2)
Los Datos de cada Envío: Localidad de Destino, C.P., Tipo de Envío, Importe, Código del Envío. Número total de Envíos Depositados. Para facilitarnos este servicio, Correos nos informa sobre el procedimiento que debemos seguir. También nos ofrece las etiquetas y los impresos de admisión que necesitemos para que podamos proceder al acondicionamiento de los envíos en la propia oficina de Correos. También se admite que el cliente venga con la relación de envíos por duplicado y con todos los datos que expusimos arriba. No es necesario utilizar el impreso oficial que mencionamos. En este caso, en Correos comprueban que los códigos de barras coincidan con los que ponen los envíos. Para proceder a la admisión múltiple de los envíos se utilizará el programa informático IRIS. Para ello, debe tratarse de envíos idénticos según el producto, su peso y la modalidad. En este caso se introducen en IRIS el número de envíos. A continuación se activa la “Admisión Múltiple”. Finalmente en Correos se pone el sello con la fecha en el original y la copia de la relación que se queda el interesado. En caso de tratarse de otro tipo de envíos no relacionable, se debe proceder a su admisión, uno por uno, de forma individualizada a través de la aplicación IRIS.
ADMISIÓN DE CERTIFICADOS PREPAGADOS CON AVISO DE RECIBO (AR) Para su admisión el cliente rellenará el formulario del envío. Los datos que escribe se autocopian en el aviso de recibo y en el M-11. A partir de aquí, el procedimiento varía según se trate de una Admisión Unitaria o una Admisión Múltiple: 1)
Admisión Unitaria: para proceder a la admisión se lee el código de barras. Entonces se saca el M-11 que está debajo del Aviso de Recibo. La oficina se queda con una copia del M-11 y el cliente con otra. Se procede a la validación del M-11 que se queda Correos y el cliente.
2)
Admisión Múltiple: Se ponen en la aplicación informática IRIS el número de envíos a realizar. Activamos la “Admisión Múltiple”. Escogemos “Por Rango” en el caso de envíos correlativos. Indicamos el número inicial, el destino, el peso y la modalidad. En caso de envíos no correlativos, en IRIS se escoge la opción “Uno a Uno”. Mediante el programa IRIS se evita tener que validar cada M-11 correspondiente a cada envío. Para ello, se imprime un listado validado con los envíos que se han admitido. Igualmente, se separan las copias para el cliente.
Envíos Registrados III: Admisión de Paquetes Postales con Pago Diferido El Paquete Postal Nacional Pago Diferido es un nuevo producto y aquí veremos lo referente a su admisión. Como indica su propio nombre, es un paquete postal que se utiliza para el ámbito nacional y que no se paga en el momento de enviarlo. Su admisión se realiza en las oficinas y requiere contrato. Su depósito, como dijimos, no conlleva coste. Estos paquetes llevan una etiqueta identificativa en la que constan dos códigos:
1)
Código del producto: en la parte superior aparece el código que identifica al producto y que lleva dos caracteres fijos (PP), el cliente (8 números), la remesa (4 números) y el envío (9 números secuenciales).
2)
Código del cliente: Debajo del código anterior, este código identifica el número de contrato utilizado para usar este servicio así como el ámbito del envío. Observa la imagen del modelo utilizado para la admisión de este producto:
En la imagen vemos los dos códigos mencionados. A la izquierda hay un espacio reservado por si el cliente quiere poner un Logo. A la derecha de los códigos vemos el Cajetín de Pago Diferido de los Paquetes Postales. Finalmente, en la base de este modelo hay un espacio para los Datos del Remitente a la izquierda y a su derecha los Datos del Destinatario (este destinatario es el titular del contrato). Admisión de los Paquetes Postales Pago Diferido: se admiten en cualquier oficina postal y se envían a la dirección que se especifica por el remitente. El cliente debe presentar el envío con la etiqueta que corresponde y el M11 cubierto. A continuación el personal de correos introduce los datos en el programa IRIS (Atención al Cliente – Paquetes). A diferencia de otros productos: 1)
El paquete postal pago diferido NO admite Valores Añadidos
2)
No se emite factura de este producto
3)
No se puede acceder a la admisión múltiple.
Admisión del Postal Exprés Si se trata de un paquete postal exprés, para su admisión debe adjuntarse el impreso multihoja PEA si se trata de un cliente esporádico (sin contrato). Si se trata de un cliente con contrato hay dos formas de admisión del producto:
1) 2)
Debe presentar el modelo PEB, enviándose una copia del mismo a Facturación. Poner una etiqueta de Postal Exprés donde consta el código del envío así como los valores añadidos y el número de contrato. El cliente debe adjuntar el impreso M11 o la relación, en caso de varios envíos. Si el Postal Exprés va con reembolso, su admisión se lleva a cabo mediante el impreso M11 R con la etiqueta de Postal Exprés (SAP 403496). No es necesaria esta etiqueta si lleva la etiqueta del modelo que acabamos de ver. Para realizar un envío internacional, en la admisión del Postal Exprés se requerirá el impreso PEM. En estos casos se utiliza el sistema informático de Correos, el IRIS. Admisión del Postal Exprés de Logística Inversa: empresa ONO Los clientes de ONO cuentan con un proceso de admisión del paquete postal exprés en la modalidad de logística inversa. Estas postales exprés de logística inversa de clientes de ONO se utilizan para el ámbito nacional. Los clientes pueden depositar sus envíos, que serán admitidos sin coste para ellos. Para este servicio especial de ONO se utiliza una nueva etiqueta cuyo código de barras empieza por PX. Así, esta etiqueta lleva los datos del remitente (el cliente de ONO), el código del envío (con dos caracteres fijos “PX”), número de contrato y datos del destinatario (ONO, que es el que pagará finalmente el envío). Este tipo de envíos no tienen valores añadidos.
Envíos Registrados IV: Admisión De Envíos A Canarias y Paquetería Internacional/EMS Vamos a tratar la Admisión de envíos registrados con destino a Canarias (que tiene peculiaridades como el IVA y su tratamiento fiscal), así como la admisión de paquetes internacionales y EMS: ADMISIÓN DE ENVÍOS DESTINADOS A CANARIAS En caso de envíos que vayan destinados a Canarias se establecen unas normas específicas de tributación, recogidas en la Ley 20/1991 de 7 de junio y el Decreto 121/2005. La Ley establece los tributos que se imponen a las mercancías destinadas a Canarias. El decreto habilita a Correos para actuar como representante indirecto del remitente, para cumplir con los requisitos fiscales adicionales. Por esta razón, en cualquier oficina de Correos debe haber un cartel informativo donde se ayude a cumplimentar los envíos a Canarias. Dependiendo del tipo de envío a Canarias, habrá unos requisitos diferentes. Hay dos tipos de envíos: 1)
Envíos Comerciales: se trata de envíos en los que participa una sociedad mercantil (o varias). Se incluyen en estos envíos los autónomos. No importa que se trate de remitentes o destinatarios. En este primer caso se debe adjuntar para
su admisión una Factura por Triplicado. También sirve una copia de la misma que vaya con cada envío que deba ser admitido. 2)
Envíos Particulares: en este caso, tanto el remitente como el destinatario es un particular. No se trata (supuestamente) de una transacción comercial. En este caso, para que se admita el envío a Canarias, debe adjuntarse la Declaración de Valor DA-1 con la firma del cliente (una por cada envío).
Requisitos de la Factura: La factura debe reunir los requisitos propios de una factura, además de identificar la mercancía que se pretende enviar para su admisión: 1)
Identificación del remitente del envío y el destinatario mediante: Nombre o Razón Social, NIF y Domicilio.
2)
Número y fecha de la Factura.
3)
Descripción/Identificación de la Mercancía: se debe realizar una descripción suficiente, clara y sucinta de lo que enviamos (no vale utilizar identificadores o número de referencia). También es aconsejable indicar el material de fabricación de la mercancía. El uso al que está destinada. Si se conoce, añadir la indicación de la Partida Arancelaria (TARIC). En caso de no conocer esto, debemos describir con todo detalle la mercancía. Para facilitar esta tarea de descripción por eso es aconsejable reunir la mercancía a enviar en grupos de productos homogéneos . Por último indicaremos el precio de venta sin IVA (no se aplica el IVA en las ventas a Canarias).
ADMISIÓN DE PAQUETERÍA INTERNACIONAL Y EMS (PEX INTERNACIONAL): PRODUCTO
ENVÍO
DESTINO Resto (+Andorra)
UE PAQUETE POSTAL INTERNACIONAL
No comercial
CP72
CP72
(Económico y Prioritario) EMS
Comercial
CP72
CP72 + Factura Comercial o DUA
No Comercial
Impreso EMS
Impreso EMS
(Postal Exprés Internacional)
Comercial
Impreso EMS
Impreso EMS + Factura Comercial o DUA
Envíos Comerciales/No Comerciales: como ya vimos en otros capítulos, los envíos comerciales son los que se envían entre empresas o de empresas a particulares. Los envíos no comerciales son los que se envían los particulares entre sí (también se incluyen en esta categoría las “muestras gratuitas” que envían habitualmente las empresas).
CP72: es el modelo requerido para la admisión del paquete internacional (ya sea económico o prioritario). También lleva la Etiqueta de Dirección, el CN23 y el CP71. ¿Cómo rellenar el CP72? Debemos indicar que tipo de servicio usamos para el paquete (prioritario, económico, etc.), detallar el contenido del mismo, código de importador (NIF). Luego hay una serie de datos a cubrir que dependerá del destino. DUA: son las siglas para Documento Único Administrativo. Documento para la Aduana en caso de envíos comerciales internacionales. Es obligatorio presentarlo cuando la mercancía que se va a exportar tiene un valor superior a los 500 euros. Nota: si un remitente envía varios paquetes al mismo destinatario, sólo se requiere un DUA. Si se trata de un remitente que envía varios paquetes a varios destinatarios, se requiere un DUA por cada envío. FACTURA COMERCIAL: se utiliza en los envíos de carácter comercial para los envíos que no requieren el DUA con destino a países no miembros de la Unión Europea o territorios que no sean miembros de la Unión Aduanera (Islas Feroe y Groenlandia, Antillas Holandesas y Aruba, Isla de Hegoland y Büsingen (en Alemania), Reunión, Guadalupe, Guayana Francesa, Martinica, Monte Athos, Liviano y Campione, Islas del Canal, Islas Aland, Nueva Caledonia, St. Pierre y Miquelón, Mayotte y Polinesia Francesa.
Envíos Prepagagos Internacionales Registrados Los envíos prepagados de ámbito internacional y registrados para su admisión puede ser de dos tipos: Prioritarios o Económicos. Existen además dos tramos de peso: hasta 5 KILOS y hasta 10 KILOS. Los paquetes prepagados económicos pueden enviarse a: Rumanía, Rusia, Bulgaria, Ucrania y Polonia. Los paquetes prepagados prioritarios pueden enviarse a: Colombia, Perú, Marruecos, Ecuador, Argentina y Senegal.
Envios Registrados V: Valores Declarados Nacionales Continuamos con el temario gratis de correos para las oposiciones a laboral fijo y seguimos con la admisión de envíos registrados Valores Declarados Nacionales: Debemos distinguir los criterios de admisión según si el cliente trae el envío acondicionado para su admisión (en sobre o en caja) o si el cliente no trae el envío acondicionado.
1)
ENVÍO ACONDICIONADO: llevamos el envío acondicionado a Correos, listo para su admisión si cumple con los requisitos.
a.
Sobre: se considera envío acondicionado al sobre cuando está cerrado de forma que no pueda quitarse su contenido sin destruirlo, además de llevar un precinto de seguridad que puede ser de tres formas: i. Marca que identifica al remitente (nombre, iniciales, razón social) ii. Cinta de Seguridad Segure Tape 820, por ejemplo. iii. Sistema de cosido o cruzado con cuerda o similar con un nudo y cinco lacres con marca especial mediante la que se identifica al remitente. Esta forma de acondicionamiento la prepara siempre el cliente, porque no puede hacerse en Correos. Este tipo de envío con lacres lleva una etiqueta de identificación VD 1.
b. Caja: la caja puede ser de metal o de madera. Su espesor mínimo debe ser de 8 milímetros. Debe ir bien cerrada y con el precinto de seguridad como vimos antes (marca identificativa del remitente: nombre, iniciales, razón social, etc. o cinta de seguridad Segure Tape 820). La caja también puede acondicionarse mediante bramante, pero en este caso sin hacer nudos. Para esto también debe llevar cuatro sellos de lacre en las caras laterales donde se incluya la marca especial del remitente. De nuevo, para acondicionar el envío mediante lacres, debemos hacerlo en casa, ya que en Correos no nos lo hacen. Este envío con lacres, como antes, se etiqueta con las siglas VD 1.
2)
ENVÍO SIN ACONDICIONAR: cuando esperamos que nos acondicionen el envío en Correos antes de su admisión.
a.
Sobre Del Cliente: podemos llegar a Correos con el documento a enviar y un sobre. Para ser admitido, el sobre debe ser consistente y estar cerrado herméticamente. Es crucial que no pueda sacarse el contenido del sobre sin destruirlo. En Correos comprobarán que el sobre no tenga marcas que indiquen que ese sobre es usado o se abrió y volvió a cerrar de nuevo. Este envío se admite con Valor Declarado y va por eso con la etiqueta VD 1.
b. Sobre Segurimini: si el sobre que llevamos a correos no reúne los requisitos anteriores para cursarse como valor declarado (o no tenemos un sobre), en Correos nos ofrecen un sobre de seguridad (denominado SEGURIMINI). Este envío también se identifica con la etiqueta VD 1. c.
No Sobre, Objeto Imposible de Cursar con Segurimini: se utilizarán otros embalajes (cajas o sobres) que tiene Correos a la venta. Lleva la etiqueta VD 1. También se pueden admitir con valor declarado las cartas certificadas de tipo urgente. En este caso, además de la etiqueta de valor declarado VD 1 se adhiere la etiqueta de URGENTE (basta también con escribir “urgente” a mano, en rojo, mayúsculas y en la parte superior izquierda del anverso.
Postal Exprés con Seguro: no está sujeta a los requisitos de acondicionamiento que acabamos de ver. Sólo se exige que el embalaje del Postal Exprés reúna las debidas garantías. Para asegurar el envío de Postal Exprés, debemos marcar la casilla número 1 del impreso multihoja. Luego, en Correos, nos comprueban si cubrimos bien el impreso, marcamos la casilla correcta y utilizamos la etiqueta correspondiente: PEA, cliente sin contrato; PEB, cliente con contrato; EMS, envíos internacionales a los países que los admiten; M11R, reembolso
Envios Registrados VI: Relaciones que se generan en Correos Online Continuamos con los envíos registrados, en este caso, las Relaciones de Envíos que podemos generar en la web, mediante el servicio de Correos Online. Una relación de envíos de certificados es la mejor herramienta cuando queremos realizar varios envíos, evitando tener que presentar cada envío de forma independiente. Así, sólo tenemos que rellenar un formulario (la Relación) y presentarlo por duplicado en Correos: Se generan estas relaciones cuando el cliente acude a la oficina con los envíos certificados, previamente identificados a través de internet en Correos Online. Este servicio de identificación de certificados de Correos Online permite a los clientes realizar la identificación de sus envíos desde casa y a través de internet. La identificación genera las etiquetas y relaciones. A continuación sólo tiene que llevar esto a la Oficina de Correos donde se realiza la admisión mediante una aplicación informática, que también permitirá la modificación y consulta de los certificados que se presenten. Para utilizar este servicio podemos también pagar a través de internet (esto se denomina Franqueo Electrónico). Otra opción de pago es en la oficina (o sea, franqueo en ventanilla). Por último también puede utilizarse el Albarán de Entrega (para esto es necesario tener contrato con Correos). Este servicio sólo se utiliza para Envíos Registrados. Su ámbito es tanto nacional como internacional y el peso máximo del envío será de 2 KILOS. Hay un límite de envíos por relación (como ya vimos en su capítulo). Este límite de envíos se fija en 500 ENVÍOS. Podemos utilizar el Valor Añadido de Acuse de Recibo. El importe máximo del Reembolso se fija en 600 euros. Identificación y Requisitos de Admisión de Envíos de Correos Online Veamos ahora los requisitos para que nuestra relación de envíos sea admitida. En Correos comprobarán que la relación se generó en Correos Online gracias a diversas características. Si nuestra relación o las etiquetas identificativas generadas no encajan en estos requisitos, no se admitirá en la aplicación informática (en este caso se utilizará el sistema de IRIS). Vamos a ver entonces
las características básicas que deben presentar las etiquetas y las relaciones impresas. 1)
Características y Requisitos que deben Cumplir Las Etiquetas CERTIFICADOS NACIONALES SIN AVISO DE RECIBO
a)
Logotipo de Correos
b) Código de Barras que identifica cada envío. c)
Importe del Reembolso (en caso de haberlo)
d) Referencias del Cliente (para eso se reserva una línea) e) Datos del Destinatario
CERTIFICADOS CON AVISO DE RECIBO a)
Logotipo de Correos
b)
Código de Barras
c) Destinatario d) Remitente
CARACTERÍSTICAS DE LA RELACIÓN IMPRESA: Como ya vimos en su capítulo, los clientes deben acudir a Correos con 2 COPIAS de la relación impresa. Estos son los requisitos y características para que sea admitida la relación impresa: 1)
Precio del Franqueo Electrónico que hicimos online. Si escogemos pagar en ventanilla o a través de albarán, el precio debe estar en 0.
2)
Datos de la Relación: fecha, identificador…
3)
Datos de los Envíos: destinatario, peso, ámbito, aviso de recibo (AR), reembolso (RE) y, lo más importante, el código de barras identificativo de cada envío.
Envios Registrados VII: Procedimiento para la Admisión de los Envíos de Correos Online 1)
Como vimos en el capítulo anterior, para la admisión de las relaciones se utiliza una Aplicación de Identificación de Certificados. El personal de Correos entrará a su cuenta con su clave para acceder a esta aplicación.
2)
El cliente tiene que presentar la relación impresa por duplicado en la ventanilla junto con los envíos, objeto de la misma.
3)
El trabajo del empleado de correos será ahora comprobar que se cumplen todos los requisitos de los envíos y de la relación:
a.
Las 2 COPIAS DE LA RELACIÓN.
b. Requisitos de la Relación y las Etiquetas c.
No más de 500 envíos.
d. Peso Máximo por Envío de 2 KILOS e.
Si el cliente no presenta un envío, anularemos este envío de la relación. Si hay un envío que no consta en la relación, se admitirá mediante el sistema IRIS.
f.
Todos los Envíos deben estar Identificados de forma correcta.
g. Como vimos, estos envíos pueden llevar el Valor Añadido de Aviso de Recibo y Reembolso. 4)
Llegados a este punto se procede a la Admisión de los Envíos. Distinguimos aquí dos formas: la Admisión Por Relación y Admisión Por Envío:
a.
ADMISIÓN POR RELACIÓN: el empleado procede a la identificación del código de barras de la relación (de forma manual o usando pistola). Una vez introducido el código pueden salir diferentes mensajes en esta aplicación informática: i. Relación Inexistente: el código no se corresponde con ninguna relación de envíos creada por un cliente. ii. Formato Erróneo: el código no presenta el formato correcto iii. Relación Admitida: el código corresponde con una relación que ya se admitió (no puede admitirse la misma relación dos veces). iv. Relación Reclamada: el código corresponde a una relación en la que el cliente ha pedido la devolución del importe. En este caso, los códigos de cada envío dejan de ser válidos. v. Relación Caducada: esto tiene lugar cuando la relación se da de alto cuando ya pasó el período establecido para hacerlo, no habiendo sido depositada a tiempo. vi. Relación Válida: es la respuesta que esperamos del sistema para proceder al paso siguiente donde están los detalles de los envíos que forman parte de la relación.
b. ADMISIÓN POR ENVÍO: el usuario pone el código de envío para proceder a su admisión. Este código está impreso en el sobre y se compone de 13 caracteres de
los que los 2 primeros caracteres no pueden ser números. Como en la letra a), para identificar este código se puede proceder manualmente o mediante pistola lectora de códigos. Una vez introducido el código del envío pueden salir diferentes mensajes en la aplicación informática utilizada para la admisión: i. Envío Inexistente: el formato del código es bueno, pero el código no pertenece a ningún envío. ii. Formato Erróneo: el código no tiene las características que requiere el sistema. Por ejemplo: empieza con dos números. iii. Envío Reclamado: el cliente ha pedido la devolución del importe y por eso el envío no es válido. iv. Envío Caducado: se trata de un envío que no se franqueó en el período mínimo de un mes tras darlo de alta. v. Envío Admitido: ya ha sido admitido con anterioridad y por eso el sistema no nos deja introducirlo de nuevo. c.
El empleado de correos, tras consultar todos los datos sobre la relación, mediante la aplicación informática, procederá a comprobar el tipo de franqueo utilizado (electrónico, ventanilla o albarán de entrega).
d. Modificaciones del Envío: Quizás sea necesario realizar algunos cambios antes de proceder a la admisión como, por ejemplo el peso: i. Cambio de Peso: puede realizarse automática o manualmente en el espacio dedicado a esto en la aplicación informática. ii. Eliminación de Envíos que no Presentó el Cliente: podemos eliminar los envíos de forma manual marcando la casilla “No Admitido”. También podemos dejar de seleccionar la casilla de “Selección” que indica que el envío se depositó. iii. Modificación de Valores Añadidos: de nuevo, podemos hacer la modificación de forma manual o utilizar la aplicación y marcando la casilla de acuse de recibo para incluirlo o no. e.
Finalmente, el proceso informatizado de Admisión termina en una pantalla donde pulsaremos “Procesar Relación” tras revisar los datos que nos presenta: Datos de la Relación, Identificador de la Relación, Fecha e Importe.
f.
En la ventana de Procesar Relación, también podemos Volver Atrás para corregir cualquier cosa. Hay que tener en cuenta que cuando la Relación esté Admitida no se puede admitir de nuevo ningún envío. Asimismo, los envíos que no hayan sido admitidos en esta relación, no pueden admitirse posteriormente en la misma relación ya procesada. En este caso, hay que crear una nueva relación.
g. Formas de Pago: para proceder al cobro/pago del servicio se podrá utilizar el Franqueo en Oficina (la tarifa total se calcula automáticamente mediante la aplicación informática). Franqueo Electrónico.
Envios Registrados VIII: Admisión de Solicitudes, Escritos y Comunicaciones para la Administración Pública. En este artículo se mezcla la oposición de Correos, sobre todo, con la de Auxiliar Administrativo. Vamos a ver el proceso de admisión de solicitudes, escritos y comunicaciones por parte de Correos y dirigidos a la Administración Pública siendo el remitente un particular o una entidad. Correos admite las solicitudes, escritos y comunicaciones que envíen los ciudadanos o entidades a la Administración Pública, estando ésta formada por: 1)
La Administración General del Estado
2)
Administración de cada Comunidad Autónoma
3)
Entidades que integran la Administración Local
4)
Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de cualquier Administración Pública (en el ejercicio de su potestad administrativa) El artículo 38 de la ley 30/1992 y el Real Decreto 1829/99 de 3 de Diciembre establecen el procedimiento de admisión de estos envíos destinados a la Administración Pública:
1)
La solicitud, escrito o comunicación dirigida a la Administración mediante Correos, se presentará en la oficina con el sobre abierto junto al impreso de admisión que corresponde (M-11).
2)
El empleado Correos a continuación indica en la cabecera de la primera hoja del impreso el nombre de la oficina, fecha, lugar y hora de la admisión. También apuntará esto en el resguardo de admisión. Estos datos también pueden ir, a petición del cliente, en una copia del documento. Para ello, el trabajador de correos tiene que comprobar también el original.
3)
El remitente procede ahora a cerrar el sobre en la ventanilla de Correos delante del empleado que le atienda, que a continuación formaliza el envío y entrega el resguardo de admisión, archivando la matriz de éste en la oficina.
4)
Podemos solicitar el servicio de Aviso de Recibo para saber cuándo llegó el documento a la Administración.
Varios envíos de varios remitentes presentados por un representante legal: Muchas veces, este trabajo administrativo nos lo puede realizar una gestoría que actúa como representante. En este caso, puede ser que la gestoría pretenda enviar numerosos documentos de diferentes personas representadas. En este caso no se admite todo el conjunto de envíos en un solo sobre. Se deben preparar tantos envíos certificados como documentos principales. El que firma el documento
debe ser el mismo que el remitente del envío consignado tanto en el sobre como en el resguardo.
¿Es un órgano administrativo? Quizás no estemos seguros de si estamos enviando un documento a un órgano administrativo. Para facilitarnos el trabajo, Correos nos ofrece una admisión a través del procedimiento administrativo (si finalmente no se trata de un órgano administrativo, no nos garantizan la eficacia del sistema). Este sistema de admisión se utiliza también en los escritos que se dirigen a las representaciones diplomáticas de España en otros países (es territorio español y se aplica la ley nacional).
Organismos Internacionales Para el caso de enviar un documento a un Organismo Internacional del que España forme parte. En este caso, Correos procede a la admisión del envío sellando la cabecera del documento principal (y la copia, si es el caso), como hemos visto antes. De nuevo, Correos no garantiza que esta admisión tenga eficacia legal. Esto significa que quizás nuestro documento no sea aceptado por el Organismo Internacional destinatario.
Envios Registrados IX: Albaranes de Entrega: Nuevo Producto de Correos Los Albaranes de Entrega sustituyen a las antiguas Notas de Entrega. Se trata de un servicio exclusivo para clientes de contrato. Este servicio ofrece a los clientes diferentes descuentos según el: 1)
Destino
2)
Volumen de los envíos en cada depósito
3)
Grado de Preparación En el Albarán de Entrega pueden constar tres tipos de Destino:
1)
Local: con esta misma etiqueta, se trata de un envío en la misma localidad
2)
D1 (Destino 1): cuando el envío va a cualquier capital de provincia (y otras localidades registradas para el servicio).
3)
D2 (Destino 2): cuando el envío va dirigido al resto de los destinos.
Estos envíos pueden clasificarse de tres formas mediante la letra G:
1)
G1: envíos clasificados por Provincia
2)
G2: envíos clasificados por Código Postal.
3)
G0: cuando el envío no encaja en 1) ni 2) Para presentar el albarán de entrega el cliente puede proceder de dos formas:
1) 2)
Cubrir el Albarán de Entrega de forma manual Utilizar el servicio de Correos Online mediante la aplicación IRIS (Atención al Cliente > Notas de Entrega >> Albaranes)
Tipos de Alabarán: Existen tres tipos de albaranes, según su modo de cumplimentación, que pueden presentar los clientes: 1)
Albaranes con Nube de Puntos: la nube de puntos es un tipo de código de barras que se lee mediante una pistola especial y donde se registra toda la información.
2)
Albaranes con Código de Barras: el cliente ha registrado este alabarán utilizando los servicios de Correos Online
3)
Albarán cubierto a Mano
Antiguas Notas de Entrega: Todavía puede darse el caso de que los clientes se presenten en Correos con una Nota de Entrega. En este caso, se debe proceder a cambiar la Nota de Entrega por el nuevo formato del Albarán de Entrega. Para ello es necesario comprender los campos que había en la antigua Nota de Entrega que ahora irán en el Albarán
NOTA DE ENTREGA
ALBARÁN
Local
Local
Capitales
D1
Resto
D2
Envios Registrados X: Admisión del Postal 48/72 En otro apartado vimos el nuevo producto de Correos, el Postal 48/72. Vamos a ver ahora brevemente su proceso de admisión para los que preparáis las oposiciones de Correos:
Según cómo se lleva a cabo, la admisión del Postal Exprés seguirá los siguientes criterios: 1)
2)
Admisión en Oficinas Postales: envíos prerregistrados o no (GECO, Fichero de Envíos o M11A). Admisión Masiva: sólo envíos prerregistrados (GECO, Fichero de Envíos) Cuando se trata del caso de Envíos con Prerregistro, se procede a la admisión individual de cada uno comprobando que la información del mismo coincide en el sistema IRIS.
Envíos Presentados Para Admisión (Masiva y Oficinas) En este caso distinguimos los envíos con/sin prerregistro: 1)
Envíos con Prerregistro (FICHERO, GECO, OV):
a.
Etiqueta (tiene un código de barras formado por 23 posiciones)
b.
Manifiesto de Envíos: se identifica mediante un código de barras de 24 posiciones. Los clientes también pueden confeccionar su propio código (éste no es obligatorio).
c.
Fichero de Envíos: en el caso de registrar los envíos a través de GECO “conectado” o la Oficina Virtual de Correos.
d.
Canarias, Ceuta y Melilla: en este caso, debe aportarse la documentación que se exige para este tipo de envío. Comprobación del Envío: en Correos se comprobará el acondicionamiento del envío, estado y otros requisitos de los que depende la Admisión (peso, tamaño, etiqueta…). Si se trata de un envío a Canarias, Ceuta, Melilla o Andorra, se comprueba que el envío va acompañado de la documentación requerida por las Aduanas.
2) Envíos Sin Prerregistro: a. b.
Modelo M11A Canarias, Ceuta y Melilla: documentación correspondiente para este tipo de envíos (ya lo vimos en otros capítulos). Se utiliza el Impreso M11A. Se trata de envíos que no se prepararon telemáticamente en el caso de clientes de contrato. En Correos se registra mediante IRIS el envío, identificando al remitente y creando la etiqueta del mismo. A continuación se valida el impreso de admisión.
TEMA 9. CLASIFICACIÓN.
Clasificación, Tratamiento, Curso Y Transporte de la Correspondencia Continuamos con el Tema de Clasificación, Tratamiento, Curso y Transporte de la correspondencia en nuestro temario de correos gratis para los que preparáis las oposiciones correos 2012. En el Real Decreto 1829/1999 de 3 de Diciembre, regulador de la prestación de servicios postales, encontramos la definición legal de estos conceptos: 1)
CLASIFICACIÓN: se trata del conjunto de operaciones que tienen como fin ordenar los envíos postales atendiendo a los criterios de la operativa postal.
2)
TRATAMIENTO: son aquellas operaciones auxiliares que se realizan con los envíos postales que han sido admitidos, con la finalidad de prepararlos para las siguientes operaciones postales. Entre estas operaciones auxiliares se encuentran la Apertura, Preclasificación Manual, Segregación, Indexación, Clasificación Automática, Clasificación Manual, Empaquetado, Contenerizado o Ensacado (poner en contenedores y sacas), Almacenamiento y Carga.
3)
CURSO: se trata de las operaciones que permiten poner en camino los envíos postales.
4)
TRANSPORTE: se trata del medio utilizado para que los envíos lleguen a su destino final.
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN 1) CLASIFICACIÓN MANUAL: se trata del sistema de clasificación que prevaleció hasta la década de los 60. Para realizar la clasificación manual no se utilizan medios mecánicos. Las herramientas para clasificar manualmente son: mesas, casilleros, cajas, aros y paralelas dependiendo del correo concreto a clasificar. Esta clasificación manual sigue siendo hoy algo cotidiano y necesario, junto a la clasificación automatizada. Por ejemplo, se clasifica manualmente, separando la correspondencia en contenedores, que posteriormente se clasificará automáticamente (CTA, Centro de Tratamiento Automatizado). 2) CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA: empieza a introducirse en Correos en el año 65, en Madrid. Poco a poco la clasificación automática se extiende a centros en Barcelona, Bilbao, Valencia y Sevilla. Esta clasificación se utiliza sobre envíos normalizados y los “flat”. Para ello se lee de forma automática el código de barras de los envíos mediante un lector óptico (OCR para el reconocimiento óptico). Mediante esta clasificación automatizada se logra una mayor estabilidad
en el proceso logístico y de distribución. También mejora el nivel de calidad del servicio. Facilita el control y seguimiento de la correspondencia, reduciendo la correspondencia mal encaminada. Gracias a este sistema la correspondencia llega lógicamente más rápido a los centros de reparto. PLANES DE AUTOMATIZACIÓN Y CONTENERIZACIÓN Surgen del Plan Estratégico de Correos del año 2001 para lograr que Correos se ponga al nivel europeo en cuanto a celeridad en la prestación de sus servicios.
1)
PLAN DE AUTOMATIZACIÓN. Logros:
a. b. c. d. e. f. g.
Hay una mayor estabilidad en el proceso logístico y de distribución. Mejora el nivel de calidad de servicio. Da una respuesta adecuada a los envíos de correspondencia. Facilita un control mayor en el seguimiento de la producción. Se reduce el número de correspondencia mal encaminada. La correspondencia llega a los centros de reparto en el menor tiempo posible. Se pusieron en marcha 17 Centros de Tratamiento Automatizado (CTAs) con los que se logra este mejor control de la correspondencia y de los servicios postales. Dato: Más del 85% de los envíos que se depositan en la red postal de Correos se tratan de forma automatizada. Otro objetivo que pretende Correos con este sistema de automatización es lograr que el 90% de los envíos de la línea básica se repartan al día siguiente de ser depositados, utilizando además los sistemas de control para asegurarse de la fiabilidad de la entrega en estos plazos.
2)
PLAN DE CONTENERIZACIÓN: La contenerización no es más que la utilización de envases, herramientas y demás elementos que faciliten las tareas de clasificación y transporte de los envíos. Como vimos, el Reglamento de Prestación de los Servicios Postales define al Tratamiento de la Correspondencia com o el conjunto de operaciones auxiliares que se realizan sobre los envíos postales que han sido admitidos con la finalidad de prepararlos para los siguientes trabajos de encaminamiento, transporte, distribución y entrega final al destinatario en la dirección señalada en el envío. Además de la automatización del proceso, la contenerización ha sido otro logro para prestar un mejor servicio. Mediante la contenerización se mejoraron los procedimientos de recepción, tratamiento y distribución de los envíos gracias a la utilización de un nuevo elemento de carga básica (la bandeja), que sustituyó a las antiguas sacas usadas para transportar correspondencia. Con la sustitución del uso del tren por la carretera, los
contenedores específicos se empezaron a usar para el sistema de carga y descarga. La contenerización tiene como finalidad: 1) 2)
Acabar con el uso de las sacas a favor de las bandejas. Acabar con los aros metálicos y sustituirlos por rings de bandejas (expositores con bandejas) 3) Acabar con las jaulas a favor de los carros transportadores 4) Mejorar las condiciones de trabajo así como el proceso de carga y descarga 5) Cambiar la imagen de Correos. ELEMENTOS USADOS EN LA CONTENERIZACIÓN
Veamos un poco cada elemento utilizado en la “contenerización”: Bandejas, Expositores de Bandejas, Carros Portabandejas y Carros Transportadores. Gracias a estos elementos o herramientas se evita el deterioro de los envíos a la hora de transportarlos. Además reduce el tiempo necesario para cargar y descargar. BANDEJAS: se trata de bandejas de plástico, más higiénicas y fáciles de manejar que las antiguas sacas. Las bandejas pueden apilarse unas con otras por lo que reducen el espacio físico necesario en las oficinas. Las bandejas tienen forma de tronco piramidal, presentando un diseño ergonómico. La base de cada bandeja es más estrecha para que sea más fácil de encajar a la hora de apilarse con las demás. Las bandejas son bicolores: amarillo y azul, según la nueva imagen corporativa de correos. Cuando se pone la bandeja en el expositor, se deja el lado amarillo mirando al clasificador. En la parte superior de este lado tiene un etiquetero para poner la etiqueta. Sus tapas evitan que se doble y manche la correspondencia. Sus aletas sirven para sujetar la tapa de la bandeja al cierre, además de servir para apilar unas sobre otras. Ventajas sobre las antiguas sacas: Las sacas eran difíciles de cargar, mientras que la bandeja es más fácil de cargar por su menor peso. La bandeja también es más fácil de transportar gracias a que se pueden apilar y esto ofrece más organización que la saca (contenido y transporte más desorganizado). La saca era más difícil de abrir, al contrario que las bandejas. Hay 3 Tipos de Bandejas, según su tamaño:
1)
Bandeja Tipo A (Pequeña): estas bandejas se emplean para el correo
normalizado. Tienen una capacidad para unos 400 envíos y éstos se colocan en posición vertical (de pie). 2) Bandeja Tipo B (Mediana): se utiliza para el correo no normalizado. Tiene capacidad para unos 100 envíos y el correo se coloca horizontalmente (tumbado). 3) Bandeja Tipo C (Grande): utilizada para el correo de “lomo gordo”. Tiene capacidad para 3-15 envíos.
Una bandeja Tipo C equivale a 2 del Tipo B y 4 del Tipo A.
EXPOSITORES DE BANDEJAS: se trata del lugar donde se despliegan las bandejas, configurándose como un elemento modular. La unión de expositores constituye el “ring de bandejas”. Estos expositores permiten la descarga y clasificación directa en el expositor de formatos de flat (revistas, catálogos, etc.) y formato gordo, así como los legajos de cartas que van dirigidas a un mismo destino (paquetes directos) y aquellos objetos clasificados en casillero. CARRO PORTABANDEJAS: se trata de algo así como una camarera que puede transportar entre 4 y 6 bandejas y cuya utilización sirve para varios fines (alimentación de puestos de clasificación, evacuación de puestos de admisión y movimiento interno de bandejas). CARROS TRANSPORTADORES DE BANDEJAS: se trata del sustituto de las jaulas en el transporte de las bandejas hasta el muelle y a la hora del transporte en rutas. Estos carros transportadores de bandejas tienen un peso de 48 kilos, lo que resulta en facilitar el trabajo. Las antiguas jaulas pesaban unos 70-80 kilos. Gracias a esto también aumenta la seguridad en el trabajo, evitando accidentes. Los carros transportadores tienen cuatro ruedas móviles además de dos tipos de freno (de pie y de mano). Tiene un sistema sencillo de anclaje. Permiten transportar con facilidad hasta 450 Kg. La base de su carro permite poner bandejas de distintos tamaños.
Máquinas para clasificar y trabajo con Bandejas: Proceso De Trabajo Con Las Bandejas De Clasificación Recepción Del Correo En Bandeja: todas las bandejas deben llegar provistas con una etiqueta de color específico. Esta etiqueta sirve para identificar cada línea de producto, su modalidad y la expedición. Antes de abrir la bandeja hay que comprobar que ésta corresponda con el centro de trabajo donde está. Si no
corresponde a ese centro de trabajo, hay que corregir el error para que la bandeja siga su curso/encaminamiento correcto. Hay que separar aquellas bandejas que circulen en tránsito de las que hayan de abrirse en la propia unidad. Apertura de las Bandejas: Para proceder a la apertura de la bandeja hay que abrir las aletas de la misma, presionando los laterales hacia afuera. Las bandejas que tienen envíos registrados llegan precintadas con un arpón de plástico y la etiqueta de certificados. Se levanta la tapa a través de los agujeros que tiene. Entonces se quita su contenido para clasificarlo, cerciorándose de que no quede nada dentro de la bandeja. Una vez vaciadas, las bandejas se apilan según el formato de cada una y se dejan en el lugar previsto para ellas. Para que unas bandejas encajen con otras, sus aletas deben estar abatidas hacia los lados. Contenerización del Correo IPC: en este caso distinguimos si el correo es de importación (recibido) o de exportación (salida). 1)
Correo de Importación: el correo internacional IPC recibido llega contenerizado en su propia bandeja a los Centros de Tratamiento. A continuación este correo se envía a las oficinas y centros de reparto separadamente del resto de la correspondencia e indicando el carácter de correo internacional.
2)
Correo de Exportación: Las oficinas y, si es el caso, los centros de reparto deben enviar el correo internacional de salida a los Centros de Tratamiento de forma separada del resto de la correspondencia y con la señalización conveniente. Para ello, puede usarse el mismo contenedor tanto para la correspondencia certificada, certificada urgente y respuestas comerciales en atados diferenciados. En los Centros de Tratamiento se usarán bandejas específicas para la exportación de estos envíos de correo internacional. PRECLASIFICACIÓN DEL CORREO ORDINARIO NACIDO EN BUZONES Y ADMITIDO EN OFICINAS: Las Unidades de Admisión y los Centros de Reparto deben tener en cuenta la automatización del proceso a la hora de realizar estas operaciones:
1)
El correo nacido debe ir en bandejas y encarado. Hay que separar el correo que puede automatizarse del que no puede serlo. Además hay que separar también el correo devuelto y el que haya pasado por otra máquina.
2)
Las bandejas tienen que estar bien rotuladas y con las etiquetas que requiera la configuración automática de la que dependan. Con esto se entiende que la clasificación del correo en la oficina de admisión ha cambiado mucho desde la introducción de la automatización del proceso y los consiguientes Centros de Tratamiento Automatizado (CTAs). Por eso, ahora, las Oficinas Postales y los Centros Logísticos deben lograr que el correo dirigido a los CTA esté debidamente separado para su clasificación automática a través de las máquinas de clasificación, antes del envío a sus destinos definitivos. AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO Y SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA.
La automatización del proceso postal se orienta esencialmente a la tarea de clasificación del correo por las forma misma del proceso, así como por la esencial importancia de que los envíos lleguen a las unidades de reparto lo más rápidamente que sea posible. En la automatización de los procesos postales hay dos tareas básicas: 1)
Indexación: se trata del proceso de lectura automática de la dirección del envío y su impresión en un código. Este código será el que se utilice para proceder a la clasificación. Antes, la indexación se hacía “a ojo” por parte del operador que luego tecleaba el código que se ponía en la carta. Hoy en día, se utiliza elreconocimiento óptico automático (OCR), que realiza la propia máquina.
2)
Clasificación: se trata simplemente de la lectura del código que se creó mediante la indexación, así como la colocación automática del envío en el casillero de salida correspondiente de la máquina. Para la indexación y clasificación se utilizan tres tipos de máquinas:
-
Máquinas con OCR.
-
Máquinas para la clasificación automática.
-
Máquinas integradas o mixtas que realizan la indexación y clasificación en una misma línea. INDEXACIÓN MEDIANTE EL SISTEMA OCR
Para indexar se utilizan máquinas con una cámara que recogen la dirección del envío, la analizan y la asocian con su código postal o la calle. Para ello, utilizan una base de datos. Es importante saber que estos lectores OCR reconocen tanto la letra escrita a mano como a máquina. En caso de imposibilidad de reconocer la dirección, el operador debe proceder a indexar personalmente. Estas máquinas tienen una capacidad para leer a una velocidad de 30.000 a 40.000 cartas por hora y unas 700.000 cartas diarias de correo normalizado y tipo C-5. En el correo con formato flat (esto es el correo de lomo fino, DIN A-4 o asimilados), la velocidad es de unos 20.000 envíos por hora.
CLASIFICACIÓN AUTOMÁTICA: Los envíos que han sido indexados, como vimos, pueden clasificarse de forma automática. Hay máquinas para clasificar el correo normalizado y para clasificar el correo flat (ambas son muy parecidas entre sí). Estas máquinas de clasificación automatizada utilizan programas. Estos programas son asociaciones entre los destinos y los casilleros de salida de la máquina. Por esta razón, la misma salida puede corresponder con uno o varios códigos postales, con una calle o con una sección completa.
Estas máquinas de clasificación automática (clasificadoras) tienen 250-400 casilleros. Estos casilleros pueden apilar 100-300 envíos normalizados.
INDEXACIÓN Y CLASIFICACIÓN EN UNA MISMA LÍNEA Para realizar la indexación y clasificación de forma integrada en una misma línea se utilizan máquinas que realizan las funciones que vimos en los dos apartados anteriores. La diferencia es que aquí el envío pasa de una a otra operación sin tener que volver a introducir el envío. Gracias a esto puede tratarse de forma automatizada tanto el correo normalizado, el correo flat y la paquetería. Hoy en día Correos tiene máquinas para el correo flat y el normalizado en las 17 CTAs. Además cuenta con una máquina exclusiva para paquetería en Barcelona.
El Plan De Automatización De Correos 2001-2012. Historia, Equipos y Cifras Proceso de Automatización Para mejorar el servicio postal, desde el año 2001 correos se esfuerza en automatizar el proceso. Por aquel entonces, los niveles de automatización de Correos eran muy bajos (un 16% en comparación con el trabajo manual). Se trataba también de un nivel de automatización muy bajo, comparado con países como Holanda y Alemania donde el nivel de automatización ya en el 2001 era de un 85%. Actualmente Correos ha alcanzado ese nivel del 85% de automatización de los procesos postales, convirtiéndose en una empresa más competitiva desde el punto de vista de la calidad y los costes del servicio. Poco a poco el flujo de correo y los procesos de clasificación han ido convergiendo en los CTA (Centros de Tratamiento Automatizado). Objetivo del Plan de Automatización: Correos quiere conseguir una mejora progresiva de su calidad en el plazo de entrega de la correspondencia, para que el 90% del correo procedente de la línea básica se reparta al día siguiente a su depósito. Además de esto, también es un objetivo mejorar la clasificación, llegando a las 11.363 secciones de reparto. La automatización también ayuda a mejorar el control y seguimiento de la producción, evitando la correspondencia mal encaminada. Historia del Plan de Automatización: Como hemos visto, este proceso constante de automatización comenzó en 2001. Primero Correos adquirió 42 equipos (21 líneas de clasificación) que contaban con la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres, por sus siglas en inglés Optical Character Recognition). Estos equipos empezaron a funcionar
en Madrid, Barcelona, Oviedo (Llaneras), Tenerife, Valencia, Vitoria, Sevilla y Granada. A partir del mes de enero de 2003 Correos adquirió 24 nuevos equipos (12 líneas de clasificación) para el tratamiento del correo normalizado para sus oficinas de Valladolid, Santiago, Zaragoza, Alicante, Mallorca, Mérida, Las Palmas, Málaga y Bilbao. Con este nuevo equipo se pueden clasificar más de 15 millones de cartas cada día. Líneas de Clasificación: una línea de clasificación está formada por dos máquinas integradas, IRV y FSM: La IRV es la máquina que lee y codifica la información a través del reconocimiento óptico (OCR o videocodificación). En la IRV se introducen las cartas y puede “leer” hasta 45.000 cartas por hora. Mediante el sistema OCR de la IRV se lee automáticamente el código postal, la localidad, la calle y el número (tanto si está escrito a mano como a máquina). Esta información se transforma en un código de barras que se imprime en el anverso de la carta. Como decimos, el sistema OCR también reconoce la letra escrita a mano, pero lógicamente esto puede dar lugar a confusiones o lecturas fallidas. En este caso de mala identificación, la carta o envío se queda en espera para ser reconocida por el personal especializado de correos mediante los monitores que hay instalados en las salas de videocodificación. Cuando todas las cartas ya están codificadas pasan a un preclasificador de 48 casilleros donde se almacenan según un programa Nacional, Provincial o Local. A continuación las cartas pasan a la Máquina de Clasificación Final (FSM) así: 1)
Parte de las cartas de los programas Nacional y Provincial
2)
Todas las cartas del programa Local La FSM cuenta con 400 casilleros distribuidos en 5 niveles. Se utiliza como herramienta de clasificación automática en los centros locales de correos. Puede manejar hasta 40.000 cartas cada hora. La efectividad de la máquina FSM es de un 99% mientras que la efectividad de la máquina IRV es de un 90%.
A finales del 2001, cuando empezó el plan de automatización de Correos, la empresa se hizo también con 15 máquinas faciadoras/canceladoras. Esta máquinas se utilizan para el pretratamiento automático del correo de buzón de los centros automatizados. En el año 2004 Correos adquiere otros cuatro equipos más destinados a los CTAs de Madrid y Barcelona.
En 2005, Correos adquiere 8 máquinas segregadoras-faciadoras-canceladoras (CFC) para el pretratamiento automático de la correspondencia depositada en buzones, destinadas a los CTAs de Santiago de Compostela, Málaga, Palma de Mallorca, Sevilla, Valladolid, Valencia, Zaragoza y Alicante. Estas nuevas CFC pueden tratar más de 32.000 productos por hora, separando el correo procedente de buzones en Grueso, Flat (o No Normalizado) y Normalizado. Sistema de Faciado: mediante el sistema de faciado se reconoce automáticamente el signo del franqueo, a través de la captura de la imagen del envío. Esta imagen del franqueo se compara con los patrones de la base de datos de correos. La máquina cuenta con un sistema de seguridad para evitar falsificaciones. Para tratar y clasificar el correo flat (o sea, el correo no normalizado) se adquirieron en abril de 2002 7 equipos con destino a los centros de Barcelona, Madrid, Valencia, Sevilla y Vitoria. En el último trimestre de este mismo año se adquieren 10 equipos destinados a los CTPs (Centros de Tratamiento Postal) de Santiago, Valladolid, Zaragoza, Granada, Alicante, Oviedo, Mérida, Islas Baleares, Tenerife y Las Palmas. Cada una de estas máquinas puede manejar hasta 38.000 envíos por hora. Con estas nuevas adquisiciones del plan de automatización de correos, hoy hasta un 70% de los carteros gozan de una reducción de la carga de trabajo en zonas urbanas gracias a esta clasificación automática. Actualmente la Sociedad de Correos se ha hecho con 6 nuevas líneas de tratamiento automático del correo normalizado con las que pretende reforzar el equipo de los 17 CTAs. Esta cifra aumentará a 18 con la nueva adquisición de Ciudad Real. Como hemos visto, el objetivo de la automatización de Correos es mejorar la calidad y reducir el plazo de entrega de la correspondencia. Para eso, la empresa ha implantado en los CTAs un sistema conocido como Q-RFID o sistema de Control de Calidad por Radiofrecuencia (para ello se instalaron 2290 antenas fijas, 381 lectores y 13000 etiquetas electrónicas pasivas). Este plan de automatización, que arrancó en 2001 también prevé la integración de sistemas para la automatización de la clasificación de contenedores (bandejas). Mediante este sistema, las bandejas que estén etiquetadas se ponen en una cinta transportadora que pasa por un lector de códigos de barras. De esta forma se envía automáticamente la correspondencia clasificada para su tratamiento posterior donde corresponda.
Características de la Correspondencia Automatizable y No Automatizable Para poder automatizar el proceso de clasificación, la correspondencia debe tener unas características determinadas que ahora veremos. Vamos a ver aquí la correspondencia normalizada, la correspondencia no normalizada (tipo flat), el bloque de dirección y la correspondencia no automatizable.
CORRESPONDENCIA NORMALIZADA Longitud: 140-235 mm Altura: 90-120 mm Espesor: 0,15-5 mm Peso: 2-20 gramos Zona de Franqueo: 74 * 40 mm Color del Sobre: blanco o claro, preferiblemente unicolor Contraste: debe garantizar un “Print Contrast Ratio” superior a 35% Deben evitarse:
Papeles afiligranados, satinados y brillantes
Componentes fluorescentes en el material Sobres con Ventanilla:
Ventana Transparente y sin Arrugas
Su dimensión y espacio entre el sobre y la carta debe permitir la lectura del bloque de dirección con el código de cliente en su caso
La ventana debe contar con un mínimo de 5 mm alrededor del bloque de dirección.
La ventana no debe permitir que se muestre a través de ella información privada como el teléfono, fax, DNI, etc.
CORRESPONDENCIA NO NORMALIZADA Se trata de la correspondencia tipo Flat o de objeto plano. Estas son sus características: Longitud: 140-380 mm Altura: 90-238 mm Espesor: 0,5 - 20 mm Peso: máximo de 800 gramos.
Zona de Franqueo: 74 * 40 mm Color del Sobre: blanco, claro, preferiblemente de un solo color Contraste: Print Constrast Ratio superior a 35% Deben evitarse:
Papeles afiligranados, satinados y brillantes.
Materiales con componentes fluorescentes.
Materiales rígidos como dvds, cds, tarjetas, llaves, clips, metales, etc. Sobres con Ventanilla:
Con ventana transparente sin arrugas
Tanto su dimensión como el espacio entre el sobre y la carta tienen que permitir la lectura del bloque de dirección con el código de cliente en su caso.
La ventana debe tener un área vacía de como mínimo 5 milímetros alrededor del bloque de dirección.
La ventana debe permitir que se vean a través de ella datos privados como el teléfono, DNI, etc.
Envoltura de Plástico:
Espesor por encima máximo de 10 mm
La envoltura de plástico no debe sobresalir del contenido más de 20 mm en cada lado
No debe haber holgura-espacio entre la envoltura y el contenido.
BLOQUE DE DIRECCIÓN
Para el bloque de dirección las características normalizadas son: Altura:
Correo Normalizado: 2 - 8 mm Correo No Normalizado/Flat: 2 – 10 mm Densidad: 2-5 caracteres por centímetro (normalizados) Paso: 2-5 mm (normalizados)
Separación: hay que evitar que se toquen o superpongan Espacio:
Entre palabras: no inferior a la anchura mínima de los caracteres
Entre líneas: interlineado simple o doble Fuente del Bloque: todas las fuentes comerciales en uso Estilo de Fuente: debe evitarse la cursiva (se recomienda no inclinar la letra más de 15 grados respecto al borde horizontal). También hay que evitar el subrayado y el espesor excesivamente fino o grueso. Alineación a la Izquierda (como este texto del Temario de la Guía de Formación Online) Líneas del Bloque de Dirección:
1) a.
Con Destino a Capital de Provincia: 1ª línea: Destinatario
b. 2ª línea: Tipo de Vía + Nombre de Vía + Nº de Portal y Piso. No usar abreviaturas para los nombres. En los números evitar el símbolo Nº, nº, núm., etc. Los números de Portal y Piso deben separarse por comas. 2)
Destino: No Capital de Provincia:
a.
1ª línea: Destinatario
b. 2ª línea: Tipo de Vía + Nombre de Vía + Número de Portal + Piso c.
3ª línea: CP de la Localidad + Nombre Localidad + Nombre de Provincia (puede admitirse una cuarta línea para esto)
3)
Destino al Extranjero:
a.
1ª línea: Destinatario
b. 2ª línea: Dirección del Destinatario c.
3ª línea: Código ISO-CP + Localidad (el código ISO-CP está compuesto por dos letras que identifican a los países IPC - Reino Unido=GB. Este código debe ir separado por guión)
d. 4ª línea: Nombre del País (en castellano, inglés o la lengua propia del país como por ejemplo: Alemania/Germ any/Deutchland) 4)
Características Adicionales:
a.
La impresión debe tener buena calidad
b. El bloque debe ser nítido y limpio, escrito con tinta negra preferiblemente c.
Evitar los fondos afiligranados y las tintas con componentes fluorescentes.
CORRESPONDENCIA NO AUTOMATIZABLE Hemos visto hasta aquí el formato y las características necesarias para que las máquinas puedan leer y clasificar automáticamente la correspondencia. Estas son las características de la correspondencia que no sería automatizable (o sea, la que no puede leer la máquina): 1)
Correspondencia con un espesor que no es uniforme
2)
Correspondencia con objetos rígidos en su interior
3)
Correspondencia que sea permeable al aire (fichas perforadas, sobres con apertura lateral, etc.).
4)
Correspondencia con solapas mal cerradas o que esté formada por hojas dobladas cuando sus bordes no estén totalmente pegados.
5)
Envíos que estén pegados unos a otros
6)
Los envíos normalizados que tengan la etiqueta mal puesta. En los envíos no normalizados (tipo flat) se admiten las etiquetas móviles.
Clasificación Correspondencia Registrada Continuamos con el tema 9 del temario de correos de la Guía de Formación Online. Estamos viendo la clasificación de la correspondencia y en este caso de la correspondencia registrada. Ya hemos visto la Admisión de los envíos registrados en el Tema 8. Oficinas Auxiliares y Enlaces Rurales: en estas oficinas el correo registrado se clasifica en dos tipos: los envíos que van dirigidos a su propia localidad y los envíos que van dirigidos al resto de destinos. En el caso de los envíos dirigidos al resto de destinos, se crea una hoja de aviso M-15 (al descubierto y sin formar despacho). Esta hoja de aviso M-15 se envía a la Oficina Técnica o bien a la Unidad de Certificados del Centro Logístico (CCP) de la que dependan. Todos estos envíos registrados deben ir relacionados con los datos que figuran a continuación: 1)
Número de Certificado
2)
Localidad de Origen
3)
Localidad y país de destino (en caso de ir al extranjero)
4)
Valores añadidos, en su caso
5)
Importe Después, la correspondencia se entrega en sacas o bandejas, al descubierto junto a la copia del M-15. ¿Dónde se entrega? Directamente en la Oficina Técnica, Administración o CCP correspondientes o en el enlace o conducción provincial que la sirve. Deben llevar la firma del personal responsable de recibirla y esta firma consta en el libro de entrega.
I)
Oficinas Postales Que Intercambian El Correo Con Un Centro Logístico No Automatizado: En este caso, el correo registrado se clasifica en dos grupos para su tratamiento: 1)
El correo que se dirige a la propia localidad.
2)
El correo que se dirige al resto de destinos. En este caso la clasificación se lleva a cabo según el siguiente cuadro:
Producto
Valijas Urgentes Paquetería Certificado s Avisos de Recibo
Contenid Clasificació Contenerizaci Rotulació o n ón n Normalizado No Normalizado Pequeño Paquetes
Misma Provincia Zonal Nacional e Internacional
Paquetes Voluminosos
Nacionales Internacionales
Avisos de Recibo
Nacionales e Internacionales
Para CTA Mesa Provincial
Contenedores Tipo A, B, C dependiendo del Volumen
Para CTA Mesa Zonal
Contenedor Tipo C o Carro Transportador
Para CTA Paquetería
Contenedor Tipo A
Para CTA Avisos de Recibo
Para CTA Mesa Nacional
Deben confeccionarse despachos detallando en la hoja de aviso M-15 solamente aquellos envíos registrados que pertenezcan a la línea urgente: Postal Exprés, Cartas Certificadas Urgentes... Igualmente se incluyen las valijas, los envíos de paquetes, así como los certificados que van contra reembolso. Los demás envíos circularán sin detallar. Estos envíos irán acompañados del la hoja de aviso M-15 original. También observamos en el esquema que se confeccionan despachos diferenciados, según el volumen de los envíos, para la Mesa Provincial (en la que se incluye la capital), La Mesa Zonal, La Nacional y la Paquetería. La correspondencia internacional va incluida en la Mesa Nacional. En la Dirección se indica cuándo no es necesaria la separación de la Mesa Zonal. Esto se debe a que en determinados casos, la Mesa Zonal puede ir incluida en la Mesa Nacional. Valores Declarados: los valores declarados circulan junto al resto de los envíos registrados y se confecciona un despacho individualizado para este tipo de envíos. Estos envíos van todos detallados en la hoja M-15. En este caso, los despachos deben circular precintados.
Deben crearse todos los despachos que sean necesarios para la clasificación. Para ello se utilizarán los contenedores precisos de modo que se aproveche eficientemente la relación entre el espacio y el volumen de los envíos. Llegados a este punto, se deben crear el mapón M-13 (duplicado ejemplar) en el que se detallarán todos los despachos que se cursan a la Unidad de Productos Registrados del Centro Logístico (CCP regularmente). Se crea el mapón independiente y exclusivo en el caso de los Valores declarados en el que se recoge el “RECIBÍ” por parte del responsable de su tratamiento. Cada Unidad de Productos Registrados (UPR), situada en cada Provincia, se encarga de encaminar de forma directa el correo registrado de su propia provincia y capital a su destino correspondiente. El correo nacional se encamina mediante su propia CTA (Centro de Tratamiento Automatizado). Cada Unidad de Productos Registrados (o UPR) envía directamente los despachos que cursa a su destino final o al destino que se indique en la etiqueta del mismo.
II) OFICINAS POSTALES Y CENTROS LOGÍSTICOS QUE INTERCAMBIAN CORREO CON UN CTA El Correo Registrado se clasificará en este caso en dos grupos: 1)
El Correo dirigido a su propia localidad
2)
El Correo dirigido a otros destinos. En este caso, se sigue el siguiente cuadro:
Producto
Valijas Urgentes Paquetería Certificados Avisos de Recibo
Contenido Clasificación Contenerización Rotulación Normalizado No Normalizado Pequeño Paquetes
Misma Provincia
Zonal
Contenedores Tipo A, B, C dependiendo del Volumen
Para CTA Mesa Zonal
Contenedor Tipo C o Carro Transportador
Para CTA Paquetería
Contenedor Tipo A
Para CTA Avisos de Recibo
Nacional e Internacional
Paquetes Voluminosos
Nacionales Internacionales
Avisos de Recibo
Nacionales e Internacionales
Para CTA Mesa Provincial
Para CTA Mesa Nacional
Se siguen las mismas reglas que vimos bajo el cuadro anterior. En todos los casos expresados en el cuadro se llenarán tantas bandejas de clasificación como sean necesarias. Debe aprovecharse su capacidad al máximo sin llegar a saturarlas ya que los envíos podrían deteriorarse.
Centros Logísticos de Tratamiento, Unidades de Admisión Masiva (UAMs) y Centros de Tratamiento Automatizado (CTAs) Continuamos con el Tema 9 del temario de correos de la Guía de Formación Online, en el que se trata la Clasificación. Recordad que este temario está completamente actualizado a día de hoy, para quienes preparen las oposiciones de correos de 2012. Los nuevos recordad que no es necesario estar en la bolsa de correos para presentarse a la convocatoria. Ya veremos en otro artículo cómo apuntarse en una oposición como la de Correos.
Todavía parece que queda mucho tiempo para apuntarse a la convocatoria de correos y, como es habitual en España, estos procesos tardan mucho, generan
mucha incertidumbre y uno no sabe dónde encontrar información si no es apuntándose a una academia de pago. Aquí os ofrecemos los temarios gratis, los test correspondientes y la información que podamos. Agradecemos a las personas que utilizan los comentarios para resolver las dudas de sus compañeros. Entre estas personas nos agrada conocer a gente con muchos conocimientos que comparte su experiencia con nosotros.
I)
LOS CENTROS LOGÍSTICOS DE TRATAMIENTO Y LAS UNIDADES DE ADMISIÓN MASIVA Correos trata más de 5000 millones de envíos cada año y envía correspondencia a casi 20 millones de destinatarios cada día, sin contar las empresas. La plantilla de correos está formada actualmente por unos 65000 profesionales. De estos 65000 unos 38000 se encargan de la distribución. Existen más de 18000 secciones urbanas de reparto, 8904 puntos de servicio rurales, además de 1987 oficinas de atención al cliente que ofrecen múltiples servicios. La sociedad de correos y telégrafos además es la que se encarga oficialmente de la prestación del Servicio Postal Universal según la Ley 24/1998 de 13 de julio. Esto le obliga a ofrecer unos servicios con una calidad predeterminada legalmente. Además, debe trabajar duro para competir con los demás operadores postales que van surgiendo en los últimos años. Para ofrecer este servicio ha sido muy importante la inversión en los planes de automatización y contenerización que estamos tratando, de modo que pueda automatizarse el proceso todo lo que sea posible. Existen 54 Unidades de Admisión Masiva (UAMs). En estas unidades la admisión se lleva a cabo de forma rápida y organizada, ahorrándose el mayor tiempo posible en la clasificación, que estamos tratando en este tema 9 de la Guía de Formación Online. La Unidades de Admisión Masiva no tienen medios para realizar la clasificación automática. Encaminan el correo a su destino correspondiente gracias a la clasificación que hace el propio cliente y se vale de los CTAs (Centros de Tratamiento Automatizado) cuando lo necesitan. Las UAMs también facilitan la labor de las CTAs llevando a cabo una preclasificación mediante los diferentes programas que utilizan las máquinas de clasificación que favorece la clasificación final en los CTAs. Actualmente existen 61 Centros Logísticos de Tratamiento. De estos 61 centros logísticos 17 son CTAs. El resto de centros se instalan normalmente en las capitales de provincia, funcionando como Centros de Clasificación Provincial. Estos centros están todos conectados con la CTA que les corresponda. Estos centros cuentan con una Unidad de Productos Registrados (UPR). Esta unidad es la que se encarga de centralizar el correo registrado de la provincia en cuestión, tanto el que sale como el que llega. Los Centros Logísticos son el punto de enlace entre todas las oficinas de la red postal con el CTA que les corresponde.
II)
CENTROS DE TRATAMIENTO AUTOMATIZADO (CTA) Como hemos visto, existen 17 CTAs o Centros de Tratamiento Automatizado. Todos ellos están interconectados por vía aérea o terrestre (carretera). Las conexiones entre unos y otros se hacen a nivel nacional, zonal y provincial (dependiendo del caso). Estos Centros de Tratamiento Automatizado son el resultado del Plan de Automatización de Correos del 2001. Como vimos en su artículo correspondiente, este Plan supuso un cambio de calidad en el proceso de clasificación de la correspondencia, su curso y el transporte de la misma por medio de la Red Postal Pública. El último centro de tratamiento automatizado creado fue el de la Palmas de Gran Canaria, creado el año 2006. Turnos de Trabajo del los CTA: 1)
Turno de Mañana (de 7:00 a 15:00): en este turno se apoya a los demás turnos y se completa el trabajo no realizado. En este turno hay menos personal precisamente porque su función es la de complementar el trabajo que no pudo hacerse en los demás turnos, así como arreglar los errores que pueda haber (p.ej: correspondencia mal encaminada).
2)
Turno de Tarde (de 15:00 a 22:00): su trabajo comienza después de que se cierran las oficinas postales (a eso de las 14:00). Es entonces cuando comienzan a llegar las distintas conducciones provinciales. También llegan los envíos que proceden de los buzones de la capital, así como de las oficinas autorizadas para enviar su correspondencia al CTA, donde se matasella. Aquí se clasifican los envíos nacionales e internacionales y zonales. Antes de que finalice el turno salen todas la conducciones de correo nacionales e internacionales con destino a todos los CTA nacionales (por carretera o por avión). Los envíos internacionales se tratan en las Oficinas de Cambio Internacional. En este turno varias conducciones llevan a su destino este correo internacional.
3)
Turno de Noche (de 22:00 a 7:00): aquí se trabaja sobre todo el correo zonal, provincial y local. La conducciones saldrán del muelle de carga a eso de las 6:00 para asegurar que lleguen a las diferentes oficinas a primera hora de la mañana. Las conducciones zonales deben cerrar antes que las conducciones provinciales y locales.
Estos son los 17 CTA relacionados por Zona y Ámbito Provincial de Actuación: Zona Zona 1
CTA Santiago
Zona 2
Valladolid
Zona 3 Zona 4 Zona 5 Zona 6
Vitoria Bilbao Zaragoza Barcelona Valencia
Provincias de Actuación Coruña Lugo Orense Pontevedra Ávila Burgos Palencia Salamanca Segovia Valladolid Zamora Álava Guipúzcoa La Rioja Navarra Vizcaya Huesca Teruel Zaragoza Soria Barcelona Girona Lérida Tarragona Castellón Valencia
Alicante Madrid
Zona 7 y 9 Zona 8 Zona 10 Zona 11 Zona 12 Zona 13 Zona 14
Mérida Granada Málaga Oviedo Sevilla Mallorca Las Palmas Tenerife
Alicante Murcia Albacete Madrid Ciudad Real Cuenca Guadalajara Toledo Badajoz Cáceres Almería Granada Jaén Málaga León Asturias Cantabria Cádiz Córdoba Huelva Sevilla Baleares Las Palmas Tenerife
CTA I: Trabajo de Descarga de La Correspondencia y Procedimiento Inicial En los siguientes artículos vamos a ver el trabajo de correos en las CTA dentro del Tema 9 de Correos de la Guía de Formación Online, referente a la Clasificación de la Correspondencia: El trabajo en la CTA comienza con la descarga de las distintas conducciones provinciales, zonales y nacionales. El correo procedente de los buzones o las oficinas, el que viene de los centros logísticos y UAMs debe ser escaneado correctamente antes de su tratamiento en la CTA correspondiente. Excepción: el correo que ya fue escaneado anteriormente en una oficina o centro y lleve adjunta tal indicación. Es crucial respetar este procedimiento para garantizar la seguridad del servicio y de los trabajadores del mismo. Tras la descarga de las conducciones se procede a su traslado al lugar correspondiente. El Traslado del Correo en la CTA tras la descarga se re aliza a: 1)
Unidad de Productos Registrados
2)
Máquina de Matasellado (si el envío lo requiere)
3)
Máquinas de Clasificación de Correspondencia Normalizada y Flat (No normalizada)
4)
Puestos de Clasificación Manual
5)
Rings de los muelles de Carga Estos rings de los muelles de carga están constituidos por diferentes carros transportadores que están ubicados alrededor de las puertas de los muelles. Aquí se clasifican las bandejas, sacas, el correo voluminoso, etc., con un destino directo determinado. Correo Matasellado: esto depende de si el producto requiere este proceso. Se procederá al matasellado del correo que viene de los buzones u oficinas con
autorización para enviar el correo sin matasellar a un CTA. El matasellado se realiza tras el escaneo del correo. Más adelante veremos las máquinas utilizadas para matasellar la correspondencia en el CTA. Tras matasellar, la correspondencia pasa a la fase de clasificación automatizada o manual según el caso y en el mismo CTA. En el caso del correo que llega al CTA de Oficinas, Centros Logísticos o UAM que no debe matasellarse (porque cuenta con sistemas de franqueo que no necesitan el matasellado), éste se escanea y luego se traslada para su clasificación (manual o automática). En el caso de los envíos cuyo tratamiento se realiza en las UPR, se procede a darles salida a sus correspondientes destinos a través de los muelles de carga y descarga. Excepción: los despachos de valores. En este caso, se entregan en mano a los conductores de la conducción y éstos deben firmar el “RECIBÍ”. Matasellado Automatizado De Los Envíos Se lleva a cabo mediante unos equipos especiales, llamados máquinas Segregadoras-Faciadoras-Canceladoras. Estas máquinas sustituyeron a las antiguas máquinas faciadoras-canceladoras. Las máquinas Segregadoras-Faciadoras-Canceladoras tienen una capacidad para tratar hasta unos 32.000 objetos por hora. Las mismas clasifican el correo de los buzones en tres tipos: 1)
Correo Normalizado (a tratar automáticamente)
2)
Correo Flat o No Normalizado (a tratar automáticamente)
3)
Correo Grueso (a tratar de forma manual)
Máquinas Segregadoras-Faciadoras-Canceladoras: tal como su propio nombre indica, realizan las labores de: 1)
Segregación: en esta fase se separan (segregan) los envíos en función de su tamaño o volumen. El correo que la máquina no procesa (por no tener el tamaño o volumen estándar) se separa y por lo tanto no lo matasella.
2)
Faciado: se trata de captar automáticamente los signos del franqueo (facies, del latín, significa cara-encarar). La máquina cuenta con un sistema de seguridad para evitar signos falsos de franqueo. Tras leer el símbolo del franqueo, la máquina encara el correo para que a continuación éste pueda ser matasellado o cancelado (de ahí la tercera parte del nombre de esta máquina)
3)
Cancelado: es la última tarea que realiza la máquina. El equipo cuenta con dos matasellos para realizar la función de cancelado. En el matasello se indica el CTA que lo realiza, la fecha y la hora. Nota: este equipo también tiene un alimentador para el correo normalizado, B5 y C5 que realiza exclusivamente tareas de faciado y cancelado (porque no se
necesita realizar la segregación- separación de correo). Realizando esta función, el equipo trabaja unos 40.000 objetos por hora. Al final del tratamiento de la correspondencia en estas máquinas, los envíos son dirigidos a 8 casilleros de salida. Estos casilleros se dividen en: 1)
2 Casilleros adonde van los envíos con problemas (no tienen signos de franqueo, están mal colocados, no se reconocen...), para ser tratados de forma manual.
2)
1 Casillero para el Correo Internacional (el equipo puede reconocer el signo de franqueo con tarifa internacional).
3)
1 Casillero para el correo C5 y B5 (tipo Flat o No Normalizado). Este tipo de correo se traslada posteriormente a las máquinas que tratan automáticamente el correo no normalizado.
4)
El resto de casilleros se utilizan para el correo normalizado que se destinará a las máquinas de clasificación automática.
Trabajo en la Máquina CFC Alimentación: 1)
Vertido del correo en la zona de alimentación
2)
Segregación manual del correo no apto para la máquina CFC. En realidad, la máquina segrega automáticamente el correo. Pero para evitar parones en su funcionamiento, el trabajador que alimenta la máquina debe separar los envíos más grandes. En esta operación manual deben separarse los envíos:
a.
Con dimensiones menores a las estándar (135*85*0,15).
b. Demasiado finos o inconsistentes. c.
Con dimensiones mayores de B5 (250*176*6)
d. Con un grosor superior a los 6mm de cualquier tamaño. e.
Plásticos de cualquier tamaño. Evacuación:
1)
Se evacúa (saca) el contenido de los apiladores para ponerlo en las bandejas correspondientes.
2)
Se colocan las bandejas en los carros transportadores que correspondan (normalizado, flat, manual e internacional).
3)
Reposición de las bandejas vacías
4)
Traslado de los carros transportadores al destino correspondiente.
En el CTA, como vimos, se marcan unas horas de cierre tras las que se da salida a los carros transportadores sin importar lo llenos que estén. Cancelado Manual: 1)
El correo segregado (=separado) se lleva a una mesa especial para ser tratado. A esta mesa también va el correo segregado en las dos zonas destinadas a esto, además del correo que rechazo la máquina en los casilleros de salida.
2)
Se cancelan los envíos mediante rodillos o máquinas auxiliares.
3)
Los envíos con insuficiencia de franqueo o sin él son segregados para su debida tasación.
4)
En el caso de envíos urgentes, éstos son trasladados a la UPR para ser incluidos en la primera conducción.
5)
Los envíos que pueden ser clasificados automáticamente son trasladados a dichas unidades (normalizados y no normalizados o flat).
6)
Los envíos que no puedan ser clasificados automáticamente se envían a la clasificación manual.
CTA II Clasificación Automatizada Correspondencia Normalizada Etiquetas: FSM, IRV, OCR
Continuamos con el tema de clasificación, tema 9 del temario de oposiciones de correos. Si eres nuevo en la Guía de Formación Online recuerda que los últimos artículos publicados están a la izquierda y arriba está el menú de opciones. Veamos la clasificación automatizada de los envíos normalizados en los CTA: Los CTA tienen dos tipos de equipos diferentes para realizar la clasificación automatizada. Estos dos equipos son diferentes no sólo por su aspecto externo sino, sobre todo, por el tipo de correo que procesan: 1)
Correo Automatizable Normalizado, o sea, correo que se puede clasificar automáticamente y tiene las características necesarias para ello. El correo automatizable se trata en dos máquinas independientes: las IRV y las FSM, que trataremos en este artículo.
2)
Correo Automatizable No Normalizado, que como vimos también se denomina FLAT, se trata en otra máquina y lo veremos en otro artículo. Ambos casos tienen en común que los equipos indexan los envíos para luego clasificarlos a sus destinos correspondientes según los parámetros de clasificación de los programas de estas máquinas. Indexar significa Leer y Codificar cada envío, en este caso de forma automática.
¿Qué Pasa Con El Correo No Automatizable? Cuando el correo no cumple con las características de automatización debe encaminarse a las Unidades de Clasificación Manual (UCM) para su clasificación. En general para que sea automatizable el correo debe presentar las características esperadas en el bloque de dirección, además de estar en condiciones óptimas (si no, la máquina puede literalmente atascarse o estropearse). El objetivo, como vimos, es acelerar el proceso de clasificación (y envío de la correspondencia) y por eso Correos realiza esfuerzos en explicar bien las características que debe tener el Bloque de Dirección para su automatización. Clasificación Automatizada Del Correo Normalizado En los CTA existen, como vimos, las Líneas de Clasificación con la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres según las siglas inglesas). Cada Línea de Clasificación está compuesta por 2 máquinas: IRV y FSM. Veamos las diferentes fases del procedimiento de clasificación automatizada del correo normalizado: 1)
Mesa De Preparación: Es el lugar donde se prepara el correo para la clasificación automática en las máquinas que mencionamos antes. A esta mesa llega el correo desde los muelles de carga. Para proceder a la clasificación automática normalizada hay que comprobar “a ojo” rápidamente si el correo corresponde al Programa Nacional, Provincial, Zonal o Local. En la mesa de preparación también se trata el correo cuando no viene encarado. Así, en la mesa de preparación se preparan los envíos encarándolos y contenerizándolos en las bandejas de tipo A, separando los envíos en los 4 tipos de programas. El orden y la organización son fundamentales en las mesas de preparación del correo para su automatización, para evitar la doble manipulación de un mismo producto. Para ello hay una serie de instrucciones a seguir:
1)
Hay que colocar las bandejas vacías en carros encastrados con la parte de color amarillo mirando al mismo lado que el carro.
2)
Deben utilizarse carros diferentes para las diferentes bandejas de tipo A, B y C.
3)
Separar las bandejas azules correspondientes al correo internacional, si es el caso.
4)
Hay que colocar los carros vacíos en el lugar que se les designe.
5)
En el caso de envases de cartón que estén vacíos, éstos se depositan en las jaulas previstas para ellos.
6)
Es fundamental mantener organizado y limpio el espacio de trabajo de forma que el siguiente turno de trabajo que entre pueda empezar a trabajar directamente sin tener que ordenar nada.
2)
Máquina IRV (Sistema Integrado de Videolectura/Reconocimiento):
El IRV es un equipo utilizado para Indexar y Clasificar la correspondencia normalizada. Puede procesar hasta 45.000 objetos por hora, trabajando a una media de 42.000 objetos hora. Normalmente reconoce el 90% de los envíos. Mediante la indexación, la OCR puede leer la dirección del envío y luego imprimir un código de barras (para ello cuenta con una cámara digital que analiza la dirección y la ubica en su base de datos para señalar el punto final de distribución). Este código de barras se imprime en la parte inferior derecha y sirve para su posterior clasificación en la misma IRV y luego por la FSM. El código de barras puede imprimirse de dos formas: 1)
Doble Código de Barras en la parte inferior derecha del anverso en el caso de que el envío se pueda dirigir a la sección de reparto
2)
Código de Barras Único en la parte inferior derecha del anverso:
a.
Cuando el envío se dirige a un código postal
b. Cuando la OCR no pudo leer la dirección c.
El programa de la OCR no asignó un destino a una sección de reparto. La OCR no puede leer las direcciones que no estén bien encaradas (o sea, que no miran a la cámara de forma correcta). Por ejemplo, no pueden leer las direcciones que salgan al revés. En este caso la máquina hace una imagen digitalizada del envío y lo envía a un puesto de videoindexación, donde se procede de dos maneras:
1)
Online: durante un breve período de tiempo la máquina mantiene el envío que no se pudo leer para que pueda ser indexado por un operador. Si pasa un tiempo sin ser indexado, la máquina guarda la imagen del envío y la manda a los casilleros de salida llamados: “Video-Off”.
2)
Offline: los envíos que se digitalizaron y guardaron aparecen en las pantallas de los video-indexadores, respetando el orden de hora y fecha de entrada. Los envíos online tendrán prioridad en este procedimiento.
En las salas de videoindexación, los operadores reciben las imágenes de los envíos que fueron creadas por la máquina porque no pudo leer correctamente la dirección. Si es posible, el operador remitirá el envío a un código postal determinado. Si no es posible, porque no puede leerse la dirección o está escrita al revés, el operador manda el envío a “rechazo”, donde será tratado de forma manual. Los operadores de videoindexación trabajan a una velocidad que alcanza los 2000 envíos por hora. Los operadores indexan los envíos por el código postal. Los envíos así indexados no pueden enviarse a una sección de reparto porque resulta imposible logísticamente hablando. En el reverso de estos envíos se imprime un código numérico para realizar el control del envío. Este código adjunta los siguientes datos:
Código Provincial
Número del Centro de Tratamiento
Número de la Máquina
Hora de Indexación
Código del Trabajador (en el caso de envíos videoindexados) Cuando los envíos han sido correctamente indexados pasan, con su código de barras en el anverso, a una clasificadora (en la misma máquina) que tiene 56 casilleros según el código de barras respectivo. A continuación se procede a la evacuación de los 56 casilleros de siguiendo este procedimiento:
1)
Hay que etiquetar las bandejas tan pronto se sitúan en su lugar (menos en el caso de envíos destinados a “Video-Off”.
2)
Estar atentos a las luces de aviso de los apiladores cuando están casi llenos. Así se evita el paso a excedencia y la doble clasificación de un mismo envío.
3)
Una vez apilados todos los envíos, la máquina envía los siguientes en un casillero de “excedencia” para que no se caigan. Luego hay que meterlos en la máquina otra vez.
4)
Hay que estar atentos en el momento de la evacuación desde los contenedores a los carros transportadores.
5)
Utilizar cintas de contención en los carros antes de moverlos.
6)
Los envíos deben tener el anverso mirando hacia el lado amarillo del contenedor y el sello en la parte superior de los mismos.
7)
Fijarse sobre todo en los casilleros de Excedencia, Fuera de Programa y VideoOff. A la hora de alimentar la máquina con los envíos hay que seguir este procedimiento:
1)
Fijarse en el Faciado (o sea, encarado) del correo, que tiene que mirar a la cámara.
2)
Hay que volcar los envíos bien pegados en la zona interior del alimentador de la máquina (piensa en el alimentador como en el alimentador de hojas de tu impresora).
3)
Controlar el nivel de reconocimiento de los envíos por parte de la máquina. En caso de reconocer menos del 70% de los envíos debemos avisar al jefe de equipo (también lo avisaremos cuando la máquina se pare o estropee)
4)
Quitar las etiquetas de las bandejas procedentes tanto de contenedores como de carros.
3)
Máquina FSM: Se trata de la Máquina de Destinos Finales por sus siglas en inglés (Máquina de Destinos Finales). Esta máquina no tiene OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Sólo lee los códigos de indexación de la IRV y procede la remitir los envíos a su casillero correspondiente. Hay un casillero destinado a las Cartas Blancas, o sea, las cartas que no llevan el código de indexación impreso. En este caso, las cartas blancas se ponen de nuevo en la IRV para la lectura e indexación de las mismas. La FSM hace un máximo de 400 clasificaciones que se colocan en 5 alturas. En cada línea, por consiguiente, hay 80 clasificadores. Trabaja 40.000 objetos por hora máximo con un rendimiento normal de 37.500. Las máquinas IRV, FSM y CFC tienen diferentes luces indicadoras: Luz Verde: todo va bien Luz Blanca: máquina funcionando bien en espera a ponerse en marcha Luz Roja: hay un atasco o una avería en la máquina Luz Azul: para proceder al trabajo del servicio técnico, máquina funcionando. Luz Naranja: la máquina está parada total o parcialmente debido a un atasco:
CTA III Clasificación Automática del Correo Flat (No Normalizado) Etiquetas: Correo Flat
En el artículo anterior vimos la clasificación automatizada del correo normalizado (el que cumple unas normas de formato). Veamos ahora la clasificación automatizada del correo no normalizado o correo flat. Los nuevos en la Guía de Formación Online recordad que tenéis los últimos artículos publicados a la izquierda y el menú de opciones arriba: Para realizar este tipo de clasificación automática se requieren unas máquinas más complejas que las máquinas IRV que vimos antes. A diferencia de aquellas máquinas, estas pueden estar compuestas por más de una Línea de Entrada y cada una tiene dos singularizadores, mediante los que se introduce uno por uno el correo en estas máquinas. La producción de cada una de estas líneas de entrada ronda los 20.000 productos por hora con una profundidad que alcanza el código postal, una agrupación de códigos e incluso la sección de reparto correspondiente.
La máquina utilizada para clasificar el correo flat (no normalizado) es IndexadoraClasificadora y tiene una capacidad de 288 salidas. También utiliza el sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Mediante la UAPI (Unidad de Adquisición y Pretratamiento de Imágenes), las imágenes de los envíos son capturadas para luego transmitirlas a la OCR o sistema de videocodificación. En cada línea de entrada hay una UAPI. La capacidad para reconocer caracteres de esta máquina es muy elevada. Incluso puede captar envíos que están al revés o de lado. La única limitación de esta máquina es que los envíos deben entrar en la misma en el mismo sentido. Como puede adivinarse, la lectura que realiza esta máquina es mejor y tiene más calidad que las OCR de las máquinas clasificadoras del correo normalizado. Estas máquinas tienen como complemento otras máquinas que funcionan como sistema automático de manutención de bandejas (ATHS). Mediante la ATHS se gestionan y etiquetan las bandejas de tipo B en la máquina. Procedimiento de clasificación de la correspondencia no normalizada: 1)
Mesa de Preparación: una vez recibido el correo para que sea clasificado de forma automatizada y antes de enviarlo a estas máquinas, debe prepararse el correo para llevarlo a las mismas de forma que el programa de clasificación utilizado realice la clasificación más directo con los envíos. El obejtivo es evitar manipulaciones que puedan evitarse. Los envíos deben colocarse emparejados con el anverso mirando a la parte superior del contenedor y el sello hacia la parte amarilla del mismo. También hay que quitar las cuerdas y gomas de los envíos para una más fácil alimentación de la máquina clasificadora. Hay que contar con los siguientes instrumentos:
1)
Bandeja tipo A donde se depositará el correo normalizado automatizable.
2)
Bandeja tipo B donde se depositará el correo tipo Flat en el caso de que pueda tratarse en otra hora en el caso de venir separado.
3)
Bandeja tipo B para depositar el correo que esté preparado para ser tratado por máquina en esa franja horario.
4)
Bandeja tipo B donde se depositará el correo que no sea automatizable.
5)
Recipientes donde se pondrán las gomas que quitamos.
6)
Cubos de basura para el material sobrante. En estas mesas de preparación es fundamental el orden y la coordinación, ya que en ellas se tratan grandes volúmenes de correos, contenedores, bandejas varias, gomas, cintas.... Para ello se prevén estas instrucciones de trabajo:
Deben Colocarse las bandejas que estén vacías en los carros encastrados y con su parte amarilla mirando al mismo lado del carro.
Para cada bandeja tipo A, B, C se deben utilizar distintos carros.
Separar las bandejas azules de correo internacional en el caso de que aparezcan
Debe haber un lugar destinado para colocar los carros que estén vacíos.
Debe haber jaulas donde se depositen los envases de cartón vacíos
Hay que mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado y para ello se utilizarán papeleras.
Después de terminar de trabajar hay que dejar todo listo para que el siguiente turno empiece a trabajar tan pronto empiece su turno. Dentro del plan de automatización de correos se prevé la desaparición de esta mesa de trabajo manual previa a la automatización del proceso. Esto tendrá lugar cuando todos los clientes, centros y oficinas postales manden el correo no normalizado en sus bandejas, de forma correcta. Entonces el trabajo de preparación del correo flat se realizará en el ring en carros transportadores. Se prevé que cada ring conste de dos carros: un carro donde se depositará el correo flat automatizable, listo para entrar en la máquina, y otro carro donde se pondrá en una parte el correo a tratar manualmente y en la otra parte el correo normalizado. Luego, los carros se rotulan para enviarlos después a la zona que les corresponda. Al final, el correo de la mesa de preparación (o de los rings) pasa al almacén de alimentación. Así se trata de:
Facilitar el trabajo de encontrar el correo preparado
Agilizar así la alimentación de la máquina
Lograr la entrada ordenada del correo en la máquina, respetando el orden de entrada de los carros.
Rotular los carros procedentes de cada almacén para así lograr una identificación más fácil.
2)
Alimentación de la Máquina. La mesa de alimentación
a.
por: Bandeja Tipo A: aquí se dejarán las gomas y los avisos de recibo que hayan sido filtrados en la fase de preparación en la mesa
está formada
b. Bandeja Tipo A: donde irá el correo normalizado automatizable que no se retiró en la fase previa de preparación. c.
Bandeja Tipo B: aquí va el correo que requiere un tratamiento manual, incluso aunque sea de tamaño normalizado.
d. Contenedor Para Basura
Alimentación de la Máquina. Instrucciones: 1)
Los carros deben irse retirando desde fuera hacia dentro del almacén de alimentación hasta el alimentador.
2)
Hay que asegurarse de no poner en el alimentador correspondencia normalizada.
3)
Siempre que sea posible deben faciarse los envíos y proceder a la alimentación según el formato (C5 y Flat).
4)
Poner los envíos de forma que su parte inferior y derecha se quede ajustada al fondo y lateral del alimentador, con una ligera inclinación hacia atrás.
5)
En el caso de realimentación de envíos procedentes de Video-Off, estos se meterán en la máquina con el mismo faciado con que se recogieron.
6)
Quitar con regularidad de la máquina aquellos envíos que procedan de la salida “culling” y la salida “buzón” para proceder a su faciado y realimentación.
7)
Se debe controlar con regularidad el nivel de lectura del sistema OCR
8)
Cuando se vacíe una bandeja, ésta deberá ponerse en la rampa de alimentación de bandejas. Esta rampa está ubicada a la izquierda del alimentador del correo.
9)
Se deben utilizar las bandejas tipo B como contenedores. Estos contenedores se introducen en el circuito sin etiquetas manuales con los flips mirando abajo y el color amarillo hacia atrás, según el avance de la máquina.
10) En caso de bandeja rota, deformada o rechazada por la máquina, se pondrán en el carro que corresponda. Sobre estas bandejas se pone la etiqueta roja sobre el lateral amarilla en la parte inferior derecha. 11) Los carros vacíos se ponen en su almacén correspondiente y sin llevar etiqueta. 12) Cuando la luz de la máquina esté en verde, se repondrá con nuevas bandejas Proceso Operativo de la Máquina de Clasificación Automática de Correo Flat: 1)
Mediante el Singularizador se mete el correo, uno por uno, en la máquina.
2)
Mediante la UAPI se captura automáticamente la imagen del envío y luego esta imagen es trasmitida a la OCR o al sistema de videocodificación, según el caso.
3)
Lectura de la Cronomarca en el caso de que la haya (en el correo ya tratado). Existe un lector por cada línea de entrada y otro lector destinado a verificar la impresión.
3) Evacuación Del Correo. tipos de almacenes:
En torno a la mesa de evacuación hay dos
a) Almacenes Operativos: estos almacenes están destinados a los elementos auxiliares y también para aquel correo que necesite tratamiento de nuevo. Estos almacenes están en la parte de la mesa más lejana de los almacenes de salida. b) Almacenes Logísticos: estos almacenes reciben el correo de salida directa a los muelles. Están en la parte de la mesa más cercana a los almacenes de salida. Un empleado de correos se encargará de poner los contenedores salientes de la máquina clasificadora en uno u otro almacén, según sea el caso a) o b). Diferentes Carros: 1) Carro de Video-Off: este carro se cargará con 16 contenedores que van de abajo a arriba y de izquierda a derecha respetando el orden de salida, para una más fácil localización del correo clasificado por la máquina. Estos carros de videooff deben numerarse. 2) Carro de Excedencia: en este carro se pondrán hasta 8 contenedores. Luego se envía de nuevo a la zona de alimentación de la máquina clasificadora. 3) Carro de Reciclo: va destinado a los almacenes de alimentación que le correspondan. 4) Carro de Manual: lleva como mucho 8 contenedores. Luego se envía a la zona de tratamiento manual.
CTA IV Clasificación Manual De La Correspondencia y Código Postal Español Etiquetas: Código Postal España
¡Feliz Año 2012 a todos! Hoy veremos la Clasificación Manual en los CTA, las Estaciones Generadoras de Etiquetas y cómo funciona el Código Postal de España. Bienvenidos a los nuevos a la Guía de Formación Online 2012. Seguimos preparando las oposiciones de correos. Pero recordad que seguiremos ofreciendo los temarios y test de otras oposiciones, siempre actualizados. Nuestro objetivo: que aprobéis vuestras oposiciones (¡y os acordéis de nosotros al hacerlo!). Estaciones Generadoras De Etiquetas Mediante las Estaciones Generadoras de Etiquetas se logra un fácil y rápido etiquetado del correo tanto ordinario como certificado. Estas máquinas empezaron a funcionar en Correos el año 2005. Su finalidad es imprimir etiquetas de destino para las bandejas donde va el correo. Estas máquinas están formadas por los siguientes componentes: 1) Cajón Extraíble: sirve la poner dentro un teclado y su ratón. El teclado y el ratón se usan para imprimir etiquetas en la modalidad “fuera de base” (porque se necesitan introducir datos y permite crear etiquetas personalizadas). El ratón se puede usar en lugar de la pantalla táctil que vemos abajo.
2) Bandeja Extraíble: utilizada para poner una impresora. Imprime las etiquetas de bandejas y cuenta con una bandeja que alimentación de etiquetas. 3) Cajón: se trata de un cajón con llave utilizado para ponerle el PC, el SAI y los demás componentes eléctricos necesarios. 4) Pantalla Táctil: la estación de etiquetado cuenta con una pantalla táctil para usar con el dedo o con un puntero adecuado. Se utiliza para imprimir etiquetas en la modalidad “a demanda” (puede usarse con ella el ratón y con la modalidad “a demanda” no se crean etiquetas manualmente, sino que se seleccionan dentro de una pantalla de opciones). 5) Etiquetas: Las etiquetas llevan impreso el origen de la propia etiqueta, la fecha y hora de impresión, línea de producto y tipo de correspondencia que irán en la bandeja (mediante una letra indicadora del mismo). La etiqueta también lleva 2 líneas de texto que describen el destino del producto postal y, como es normal, un código de barras. Guía de Formación Online 2012. Clasificación Manual Del Correo Ordinario Como hemos visto, en los CTA se clasifica el correo automáticamente. También hemos visto las características del correo automatizable. El correo que no cumple con estas características no puede clasificarse automáticamente y requiere una clasificación manual en el CTA correspondiente. Para clasificar manualmente se siguen los mismos criterios que los utilizados por los programas informáticos de las máquinas de clasificación automática. Distinguimos 3 niveles según el ámbito del correo: 1) Nivel Nacional: el correo se destina a la unidad de clasificación manual de otro CTA. En este CTA el correo se clasifica en capitales de provincia o por destino terminal. 2) Nivel Provincial: el correo se clasifica distinguiendo las Administraciones y Oficinas más importantes de la provincia. El resto del correo se clasificará por líneas (el 3er número del código postal que marca el encaminamiento). Luego se clasifican estas líneas según el destino directo de la correspondencia. Este proceso se denomina clasificación primaria y clasificación secundaria (la primaria no debe superar las 55 cajas). 3) Nivel Local: en este nivel, el correo se clasifica por código postal o distrito. La clasificación nacional, zona y provincial de la correspondencia se realiza toda de una vez. Esto se debe a que el número de CTAs es de 16 más la zona propia, mezclándose con esto las principales administraciones y poblaciones de la zona en las clasificación nacional y zonal. El Código Postal Español
Se trata del código que se utiliza para realizar el encaminamiento de la correspondencia, ya sea en la clasificación automática o en la manual. La
composición y formato de este código postal es diferente según los países. En España, el código postal es numérico (sólo formado por números). En otros países puede ser alfanumérico (números y letras). El código postal también puede tener un número indeterminado de dígitos. El Código Postal Español. Está formado por 5 dígitos (o sea, es numérico y con un número fijo de dígitos). Cada dígito significa algo: 1) 2 Primeros Dígitos: indican la provincia (por ejemplo, Madrid es 28xxx. 28029,28030...) 2) Tercer Dígito: indica el encaminamiento: El dígito “0” pertenece a la Capital de la Provincia. El dígito de 1 a 9 indica que corresponde a la vía de encaminamiento o línea. 3) Cuarto y Quinto Dígito: el cuarto dígito indica la Ruta. El quinto dígito indica el Reparto. Ambos indican así los distritos postales (capitales). En las Poblaciones con Distritos Postales, el cuarto dígito indica Población y el quinto, Distrito. En las Poblaciones sin Distritos Postales, el cuarto y quinto dígito indican población. CÓDIGOS POSTALES ESPECIALES 1) xx070: se trata del C.P oficial de Correos de la Jefatura Provincial. 2) xx071: se trata de los Códigos Postales de Órganos Oficiales del Estado 3) xx080-xx089: en este rango se incluyen los Apartados provincia.
LISTA DE CÓDIGOS POSTALES: Conocer el código postal completo puede resultar una tarea difícil. En el temario de correos gratis de la Guía de Formación Online seguimos la línea habitual de presentar sólo los dos primeros dígitos, o sea, los que indican la provincia. Como veréis, el código postal va de 01 a 50 correspondiendo a cada provincia por orden alfabético (o sea, el código postal de Álava empieza por 01 y el Zaragoza por 50). La excepción a este orden es Cantabria, cuyo código postal empieza por 39. La otra excepción es Asturias que empieza por 33. El código postal de Ceuta empieza por 51 y el de Melilla por 52. NÚMERO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
PROVINCIA ÁLAVA ALBACETE ALICANTE ALMERÍA ÁVILA BADAJOZ BALEARES BARCELONA BURGOS CÁCERES
NÚMERO 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
PROVINCIA LA RIOJA LUGO MADRID MÁLAGA MURCIA NAVARRA ORENSE ASTURIAS PALENCIA PALMAS, LAS
11 12 13
CÁDIZ CASTELLÓN CIUDAD REAL
36 37 38
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
CÓRDOBA CORUÑA, A CUENCA GIRONA GRANADA GUADALAJARA GUIPÚZCOA HUELVA HUESCA JAÉN LEÓN LLEIDA
39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50
PONTEVEDRA SALAMANCA STA. CRUZ DE TENERIFE CANTABRIA SEGOVIA SEVILLA SORIA TARRAGONA TERUEL TOLEDO VALENCIA VALLADOLID VIZCAYA ZAMORA ZARAGOZA
CTA V El Correo Registrado Continuamos con el trabajo de los CTA y la Clasificación Manual del Correo Registrado. Los correos registrados ya los vimos en el Tema 8 del temario de la Guía de Formación Online, relativo a la admisión de la correspondencia. Alguno ha preguntado en los comentarios si cada uno de estos artículos equivale a un tema. La respuesta es no. Si os fijáis en el temario de correos, veréis que cada tema lo partimos en pequeñas unidades. ¡Y Felices Reyes a todos! Si no os tocó la Lotería Nacional, ni la Lotería del Niño, os invitamos a jugar Lotería Gratis. Nosotros también seguiremos regalando este temario gratis de correos. Recordad: ¡nunca paguéis por algo que pueda saliros gratis! Unidades de Productos Registrados (UPR) En los CTA (Centros de Tratamiento Automatizado) se hallan las UPR donde se centraliza el correo registrado que se genera en la provincia y en la zona de actuación del CTA correspondiente. Estas UPRs reciben el correo registrado que procede de las Oficinas de su provincia correspondiente y las UPRs que hay en los CCP de su Zona (Centros de Clasificación Provincial). En el caso de recibir el correo registrado de las CCP de su Zona, las UPRs sólo actúan como Unidades de Encaminamiento del correo. Esto se debe a que los despachos que se generan por las UPRs de los Centros de Clasificación Provincial (CCPs) tiene la autonomía necesaria para realizar el mismo procedimiento que vamos a ver ahora. Los despachos de correos registrados se clasifican en la zona de logística del CTA correspondiente (o sea, los muelles de carga y descarga de los envíos), para ser
distribuidos en los rings. Los despachos de correos registrados que vienen de la propia provincia llegan para ir a la Mesa Provincial, Mesa Zonal, Mesa Nacioanal, Paquetería o Avisos de Recibo. El turno de tarde de la UPR es el encargado de tratar el correo nacional. De esta forma queda tiempo para incluir este correo nacional en las conducciones nacionales que salen del área logística a última hora de la tarde de la jornada. El turno de noche de la UPR se encarga de tratar el correo zonal, provincial y local. De esta forma el correo debe estar listo al amanecer. Así, este correo zonal, provincial y local puede ser incluido en las conducciones de primera hora de la mañana para enviarse a cada oficina de la provincia y la zona que corresponde. Como ya vimos en otro apartado, el turno de mañana trabaja como “apoyo” de los demás turnos. Por eso, clasifican el correo que no pudo ser clasificado en su turno, ayudan cuando hay un volumen excesivo de trabajo, clasifican los avisos de recibo... I ) Apertura de los Despachos Cuando llegan las conducciones con los despachos de la misma provincia, se abren en la mesa de trabajo correspondiente. Esta mesa, por razones obvias, debe ser la más cercana a los muelles de carga de esa unidad. El turno de tarde es el encargado de abrir los despachos que van a la Mesa Nacional. El turno de noche se encarga de la Mesa Zonal y de la Provincial. Los despachos incluyen todo tipo de correo registrado con la excepción de los Valores Declarados. Al abrir los despachos debe comprobarse el contenido para evitar que quede algún envío dentro de las bandejas. La bandejas se apilarán luego en los carros transportadores siguiendo un orden (este orden depende del centro logístico concreto). Luego se procede a clasificar los envíos registrados según el tamaño (es una preclasificación), para que su posterior clasificación en los puestos sea más fácil. Los envíos más grandes se ponen en sacas o en bandejas tipo C. Los envíos con formato flat (no normalizados) van a las bandejas tipo B. Las bandejas de tipo A están destinadas para los envíos normalizados (ya hemos visto en la Guía de Formación Online qué es un Envío Normalizado). En estas Bandejas Tipo A también se depositan los avisos de recibo según su destino. En este trabajo de preclasificación también se debe intentar encontrar y separar cualquier envío que tenga carácter urgente.
II) Clasificación Llega el momento de clasificar los envíos y traspasarlos a los puestos donde se crean despachos mediante el SGIE. Los envíos se clasifican en los diferentes puestos de trabajo. Cada uno de estos puestos tiene un ordenador con el programa para la Gestión de Despachos (y, por supuesto, el personal encargado de hacer el trabajo).
Estos puestos de trabajo se dividen en CTA de destino para los envíos nacionales, en CCP para los envíos zonales y en líneas de encaminamiento para los envíos provinciales. Antes de que llegue la correspondencia registrada a estos puestos de clasificación, ésta debe estar clasificada por las localidades más importantes (o sea, las que cuentan con mayor volumen de envíos). ¿Qué es el SGIE? Se trata del Sistema de Gestión Integral de Envíos. Los despachos serán creados en cada uno de estos puestos de trabajo según el destino asignado y mediante el SGIE. El SGIE es un programa donde se introducen los envíos que deban circular detallados en la hoja de aviso (o sea, todos los envíos registrados menos los certificados). El SGIE tien un lector de código de barras mediante el que se lee cualquier envío que debe ser detallado, incluyéndolo en el despacho a crear. Luego guarda la información, saca la documentación correspondiente y se cierra el despacho. Los demás envíos viajarán junto con los envíos detallados, pero si detallar en el SGIE. El correo IPC también va con estos despachos, dirigido a aquellas localidades donde se no se pudo clasificar en la mesa primaria. El correo IPC, por sus siglas, significa International Post Corporation y lo veremos en el siguiente capítulo del Temario Oposiciones Correos 2012 de la Guía de Formación Online.
CTA VI Trabajo De Correos IPC Etiquetas: Correo IPC
Continuamos con el tema 9 del temario de correos gratis de la Guía de Formación Online. A lo largo de este tema hemos visto el proceso de Clasificación. Sólo nos falta tratar el Correo IPC y luego los Procesos de Tratamiento y Transporte con especial referencia al Postal 48/78 (como nuevo producto, siempre hay que saberlo bien para las oposiciones de correos). Después de esto pasaremos al tema 10: Unidades de Entrega. Recordad que podéis ir haciendo tests de correos en la página de nuestra compañera Test de Oposiciones Online. Poco a poco va publicando más tests. Quizás habréis visto por la red cientos de tests de correos. Pero si buscáis test actualizados a 2012, éste es vuestro sitio (¡Además la creadora es laboral fija en Correos! ¿Quién mejor?). Un saludo a los suscriptores y una bienvenida para los nuevos. Para todos, ¡ánimo y suerte! Esperamos que aprobéis muchos de vosotros y que no nos olvidéis. Los demás, sabed que continuaremos ofreciendo temarios y test de oposiciones gratis para las próximas oposiciones que prepararemos en la Guía de Formación Online.
El correo IPC es el correo denominado por sus siglas en inglés International Post Corporation. Veamos el tratamiento de este correo en los CTA, desde la Contenerización, pasando por la importación del IPC, hasta su exportación.
Contenerización del Correo IPC En correo internacional IPC llega a los Centros de Tratamiento en una bandeja específica para él. Se trata de una bandeja de color azul y azul claro. Desde estos centros, los IPC se remiten a las oficinas y centros de reparto. Debe llevar la indicación de correo internacional, además de circular separado del correo ordinario. Cada oficina y centro de reparto debe enviar el correo internacional de salida a sus respectivos centros de tratamiento, siendo separado de la demás correspondencia y con la señalización pertinente de su carácter internacional. Puede utilizarse un mismo contenedor para poner en él la correspondencia certificada, urgente o no, así como las respuestas comerciales (siempre en atados diferentes). Los Centros de Tratamiento deben utilizar bandejas específicas destinadas al correo internacional para proceder a exportar este tipo de envíos internacionales.
Importación Del Correo IPC
La Oficina de Cambio Internacional es la encargada de recibir el correo procedente del ámbito internacional. Esta oficina se encuentra en Barajas (Madrid) y desde aquí se traslada al CTA de Madrid. Después se procede según sea el correo automatizable (normalizado o flat) o no automatizable. Si se trata de correo normalizado (que puede clasificarse automáticamente mediante IRV y FSM), se procede a indexar y clasificar en 400 salidas diferentes. Si se trata de correo flat, se utiliza un programa para su clasificación que cuenta con 312 salidas directas. El correo no automatizable se pasa a clasificar de forma manual con 26 destinos directos. En el correo normalizado y el manual de IPC se pone en bandejas específicas. En el caso de correo flat (que se clasifica en su propia máquina), se utilizan las bandejas de tipo B (bandejas de color azul y amarillo normal). Luego el correo IPC se envía a cada salida directa indicada. El resto se dirige a los CTA o los CCP que le correspondan. Para ello se utilizan unas etiquetas específicas para su identificación. Desde los Centros de Tratamiento Automatizado
o los Centros de Clasificación Postal (según el caso) se procede manualmente hasta su destino terminal, utilizando para eso las bandejas para el correo IP de color azul claro y azul oscuro. Las Unidades de Distribución y Oficinas Postales correspondientes remitirán a diario las bandejas VACÍAS del correo IPC al CTA o CCP que les corresponda. De nuevo, estos Centros devolverán a diario las bandejas al Centro de Tratamiento Automatizado de Madrid. Sólo se quedarán con las bandejas que sean necesarias para conservar la diferenciación del IPC en curso. Exportación Del Correo IPC En las oficinas postales se procederá a diferenciar este correo IPC en Normalizado y Flat (No Normalizado). Para ello se procede a su Contenerización en las bandejas de tipo A (normalizado) y B (flat) normales (bandejas de color azul y amarillo). No se separarán por países los envíos de estas bandejas. Luego, tras poner la etiqueta E.I.1, se envían al CTP o CTA internacional. Dependiendo de la asignación de cada oficina se procederá de forma diferente: 1) Oficinas Con Asignación De Sector Internacional de Muntadas AP: estas oficinas deben encaminar el correo en las bandejas tipo A o B dependiendo del formato del correo y sin clasificarlo por países. 2) Oficinas Con Asignación De Sector Internacional de Barajas AP: estas oficinas deben enviar la correspondencia al CTA de Madrid. Separarán el correo normalizado automatizable del resto (en la CTA hay una máquina IRV donde se separa el correo según el país). En los sectores internacionales de los Centros de Tratamiento que vimos (Barajas y Muntadas) se llevará a cabo la clasificación por países para enviar la correspondencia internacional al país correspondiente. Esta correspondencia debe tener unas características determinadas. Estas características “normalizadas” se pactan en cada acuerdo internacional con cada país. Además de las características específicas existen unas reglas comunes para este correo: 1) El peso máximo de cada bandeja no debe superar los 10 KILOS. 2) La correspondencia debe ir en la bandeja correctamente encarada para su más fácil manejo. 3) En la bandeja “a país directo” no deben incluir atados.
4) La bandeja debe ir cerrada mediante un doble precinto en 2 sentidos .
CTA VII Tratamiento Y Transporte Con Especial Referencia al Postal 48/72 Con este artículo terminamos el tema 9 del temario de correos gratis de la Guía de Formación Online para las oposiciones de correos. Un saludo a todos y ánimo. Recordad que una oposición es siempre una carrera de fondo. Si eres nuevo en el blog, suscríbete por email para recibir las actualizaciones. 1) Tratamiento En El Ciclo De Ida Operaciones en Centros de Origen: a) Tratamiento Y Grabación En SGIE:
Se aplicará a este producto el esquema “clasificación por destinos y despachos” SGIE que se fija para el Paquete Azul en todos los CTA, CAM 2 de Barcelona y CAM2 de Madrid.
En la fase inicial, en los centros donde sea admitido el Postal 48/72, se harán despachos SGIE exclusivos para este nuevo producto. En el Centro Directivo correspondiente se deben dar de alta los destinos nacionales del Postal 48/72. En cada centro, los productos de Postal 48/72 serán asignados a la conducción nacional que les corresponda. b) Proceso de Contenerización Y Rotulación: Los envíos de postal 48/72, dependiendo de su volumen, irán en un carro retractilado o en la bandeja tipo C. c) Destino XXX Postal 48/72 d) Encaminamiento Interzonal:
CAM 2 Madrid: este centro enviará al CAM 1 Madrid los despachos realizados para darles salida a la red de transporte interzonal que corresponde a este centro.
CAM 1 Madrid: tiene el deber de enviar los carros directos y consolidar las bandejas contenedoras de Postal 48/72 con sus propios despachos.
CAM 2 Barcelona: mediante la red de transporte de este centro se da salida nacional.
CTA: como dijimos, cada CTA cursará los productos de Postal 48/72 en despachos diferenciados y exclusivos mediante el SGIE, según las rutas que se fijen en el Área de Transporte. Trabajo En Los Centros De Destino:
1) Todo Postal 48/72 que vaya dirigido a la capital y la provincia del CTA, es grabado mediante el SGIE dependiendo de los destinos actuales. 2) Los envíos que van a los CTP dependientes, deben ser grabados mediante el SGIE. Para ello se crea un solo despacho SGIE diferenciado para el Postal 48/72. En este despacho se indica la capital y la provincia del envío. 3) Recuerda que el nuevo producto llamado Postal 48/72 tiene prioridad sobre el Paquete Azul y el Paquete Postal en su Tratamiento y Curso. 4) En esta fase inicial del proceso de tratamiento, el producto Postal 48/72 debe ser cursado de forma provisional a la USE o UR (sin importar cuál sea su modalidad de entrega). 5) Todos los Postales 48/72 se deben poner en disposición de las USES para su reparto de tarde, el mismo día, cuando estos productos vayan a USES con turno de mañana y tarde, con procedencia de otros Centros de Tratamiento que están fuera de su zona y llegando antes de las 14:30, con destino a la capital de la provincia donde está ubicado el CTA o CTP.
Transporte del Postal 48/72: El Postal 48/72 debe encaminarse por medio de las rutas que se fijan en el Área de Transportes. El Postal 48/72 que vaya con destino a las Islas Canarias debe encaminarse a la CAM 4 de Madrid dentro del esquema actual diseñado para la paquetería.
2) Tratamiento En El Ciclo De Vuelta (devoluciones) Cuando resulta imposible entregar el envío, debe procederse a su devolución. El envío puede venir de vuelta de: a) Unidades De Reparto: cuando tengan lugar incidencias que impiden la entrega de forma absoluta (por ejemplo, en caso de fallecimiento del destinatario). b) Oficinas: Se distinguen los envíos que fueron pasados a lista pero no se retiraron (=caducados), de los envíos a entregar en oficina (sin importar su modalidad). c) Centro de Tratamiento: mediante el SGIE se crea un despacho para mandar los envíos devueltos al CTP/CTA. El SGIE tiene una funcionalidad prevista para las devoluciones “Reetiquetar Envíos”, mediante la que se crea la etiqueta de devolución, con los nombres de remitente y destinatario intercambiados y la indicación de “Devolución”. d) Reetiquetación en el Centro de Origen Del Envío Que Se Devuelve:
Este centro crea la etiqueta de devolución, alterando el orden de Remitente/Destinatario y con indicación de “Devolución”.
El código del envío devuelto se conserva igual, cambiándose sólo el Código de Producto y Código de Remitente.
Los envíos devueltos se cursan siempre como envíos nacidos.
La nueva etiqueta de devolución debe ponerse, lógicamente, encima de la anterior etiqueta. d) Plazo de Devolución: el plazo de devolución es de 24 horas. El plazo de devolución de 24 horas empieza a contar desde que se graba en la unidad de entrega el evento de “Devuelto al remitente”. e) Entrega Al Remitente Del Producto Devuelto: los envíos devueltos deben encaminarse al CTA o CTP de Destino. Estos Centros cursarán los envíos devueltos al cliente mediante el Módulo de Devoluciones Masivas del SGIE, entregándose finalmente al cliente bajo firma. Existen 4 modelos de devolución, dependiendo del caso concreto: 1) Clientes con Recogida: se devuelve con la ruta y el vehículo usado para la recogida. 2) Clientes que Depositan Directamente: cuando vayan a hacer un depósito, se les devuelven los productos que no pudieron entregarse. Para ello, deben depositar regularmente. 3) Resto de Clientes: los productos son enviados a la Unidad de Reparto que corresponda y se procede a la devolución del envío. 4) Excepciones: en casos excepcionales puede acordarse la recogida en alguna oficina.
Tema 10. Unidades de entrega Distribución De La Correspondencia. Entrega A Domicilio. Continuamos con el temario correos de la Guía de Formación Online. En respuesta a la pregunta habitual: No. No tenemos el temario listo para descargar en PDF, porque lo vamos creando a diario. Un saludo a todos y ánimo. Hoy empezamos con el tema 10 de estas oposiciones dedicado a las Unidades de Entrega. Como es habitual, lo partiremos en pequeñas unidades didácticas. Gracias a todos los que nos apoyáis con vuestros comentarios, “me gusta” de Facebook y demás. Distribución De La Entrega De La Correspondencia: En este tema 10 de la Guía de Formación Online vemos la distribución y entrega, última fase del circuito de la correspondencia que hemos tratado en los últimos temas de este temario de oposición. Recuerda las 3 Fases del Circuito del la Correspondencia: Admisión, Tratamiento y Distribución.
La correspondencia es entregada a su destinatario en el domicilio o en las oficinas de correos (cuando tenemos que ir a recogerla). Veamos este esquema primero y luego entremos en cada apartado: 1) Entrega En Domicilio (la desarrollamos aquí):
Distribución ordinaria
Distribución urgente
Distribución de línea económica para menos de 500 gr.
Paquete Azul 2) Entrega En Oficinas (próximo capítulo)
Productos de la línea económica con peso mayor de 500 gramos.
Paquetes Postales (siempre, sin importar su peso)
Ventanilla de Lista:
o Envíos destinados a aquellos destinatarios que no tienen residencia en la localidad, dirigidos a esta dependencia o Los envíos que se llevan a domicilio pero que no se pudieron entregar a su destinatario (o persona autorizada) en el horario de reparto, por ausencia u otra causa.
Apartados: se trata de casilleros que se reservan para que la correspondencia pueda separarse en las oficinas. Se trata de correspondencia para personas o entidades que residen en esa localidad. Existen dos tipos de apartados: los apartados particulares y los apartados de franqueo en destino (FD).
LA ENTREGA EN DOMICILIO Se trata de la modalidad de distribución de la correspondencia habitual en la que el cartero nos trae la correspondencia al buzón o a la misma puerta de casa. Distinguimos varias formas de distribución a domicilio: 1) Distribución Ordinaria: dentro de este tipo cabe la entrega de la correspondencia básica y económica en sus distintas modalidades. Recuerda. Línea Básica: Cartas Ordinarias, Cartas Certificadas,Tarjetas Postales, Prefranqueados y Notificaciones
Línea Económica: Productos de la Linea Económica y Publicorreo, Publicorreo Tempo y Publibuzón, Cecogramas y Libros, Publicaciones periódicas y Publicaciones Tempo.
2) Distribución Urgente: entran aquí los productos de correos de la línea urgente (además del giro urgente, telegramas y burofax que no salen en la lista de abajo): Recuerda la Línea Urgente Carta Urgente, Carta Certificada Urgente, Correo Urgente Internacional CUI , Postal Exprés, Sobre Prepagado Postal Exprés , Postal Exprés Internacional (EMS) y Valijas 3) Distribución A Domicilio De: a) Aquellos envíos que no sean cartas ni tarjetas postales y pesen más de 500 gr. b) Paquetes Postales c) Productos de la Línea Económica. En este tercer caso, el reparto se lleva a cabo sólo en las ciudades que esté establecido este tipo de reparto. El destinatario debe solicitar este servicio y, por supuesto, pagar la cuota correspondiente. Paquetes Postales: Los paquetes postales se avisan para la entrega de los mismos en oficina. Pero el destinatario puede pedir que se los entreguen a domicilio. Para ello debe solicitar este servicio y pagar la tarifa que corresponda. Esta tarifa varía según los dos tramos de peso del paquete (Hasta 10 Kilos / Hasta 20 Kilos). Paquete Azul: debe intentarse siempre la entrega del mismo en el domicilio del destinatario.
Distribución De La Correspondencia: Entrega En Oficina Hemos visto en el capítulo anterior la entrega de la correspondencia en domicilio. Vamos a ver ahora en qué casos la correspondencia se entrega en oficina. Estamos en el temario para las oposiciones de correos. Si eres nuevo, recuerda que puedes suscribirte gratis a la Guía De Formación Online para recibir las actualizaciones en tu correo.
¿Cuándo no se envía la correspondencia a domicilio? La correspondencia va directamente a la oficina en el caso de los paquetes postales y envíos de la línea económica de más de 500 gramos. En ambos
casos, la entrega de estos productos se lleva a cabo en ventanillas o en los lugares que se hayan habilitado para este fin en las oficinas de correos.
El Destinatario No Está En Casa En caso de ausencia del destinatario en las horas de reparto o por otra causa justificada, el correo termina en la oficina, para que lo recojamos allí.
Apartado de Correos o Lista También hay que recoger la correspondencia en oficina en el caso de los envíos dirigidos a Apartados de Correos o Lista. Los titulares de apartados de correos particulares así deben acudir a su propio buzón, en la oficina de correos correspondiente. La correspondencia registrada la retiran en lista.
Avisados Se trata de los envíos que no pudieron ser entregados por no estar el destinatario en casa en las horas de reparto (o por otra causa justificada). Estos envíos proceden de las Unidades De Distribución Ordinarias y de las Unidades De Servicios Especiales.
Paquetería Son entregados los paquetes postales y los productos económicos con un peso superior a los 500 gr. Cuando estos envíos van con el franqueo de “entrega a domicilio”, también van a esta dependencia en el caso de que no esté en casa el destinatario del envío en las horas de reparto. Recuerda que el envío de los paquetes postales puede ser complementado con servicios adicionales de Reembolso o Asegurado. Los productos de la línea económica pueden enviarse como: ordinarios, certificados o contra-reembolso. Giros Está formado por los giros nacionales e internacionales, ya sean ordinarios o urgentes, que van dirigidos a Apartados de Correos y Lista. También se incluyen en la entrega en oficina aquellos que no pudieron pagarse por las Unidades de Servicios Especiales y las Unidades de Distribución Ordinaria (debido a la ausencia del destinatario, cuando se los llevaron a su casa).
Para su entrega en oficina el personal de correos recibe: 1) Correspondencia Ordinaria: la clasifica en los apartados y la avisa, almacenándola (productos de la línea económica con peso superior a los 500 gr.)
2) Correspondencia Certificada y Registrada: Se clasifica para su entrega, es registrada mediante el SERADE y se almacena siguiendo esta clasificación: a) 4 Grupos: Avisados No Domiciliados Apartados Lista b) Cada grupo se divide en 3 tipos: A Cobrar A Pagar Resto 3) Finalmente, el personal de correos crea los Avisos De Llegada de los envíos no avisados y esto se trasladan a la Unidad De Reparto Correspondiente.
Unidades De Distribución Ordinaria I Continuamos con las oposiciones de correos. ¿Cuándo es la convocatoria de correos? La eterna pregunta en cualquier oposición. No perdamos mucho el tiempo con esto y centrémonos en seguir estudiando este temario de correos gratis que actualizamos a diario. Hola a todos y bienvenidos a los nuevos a la Guía De Formación Online, vuestro espacio para preparar oposiciones gratis mediante temarios originales y actualizados. La Unidad De Distribución Ordinaria: la finalidad de estas unidades es el reparto domiciliario de: 1) Productos de la línea básica 2) Productos de la línea económica (hasta 500 gramos) 3) Giro Ordinario (nacional e internacional) Las unidades de distribución se encuentran en la misma oficina de correos o en los centros de distribución específicos (en el caso de poblaciones divididas en códigos postales). En este último caso, los centros de distribución específicos comprenden uno o varios códigos postales y funcionan como unidades de distribución. Cada unidad de distribución se divide en secciones. Cada sección está formada por el conjunto de calles o zonas. Estas calles o zonas se asignan a su Auxiliar de Clasificación Y Reparto (sus siglas son ACR) correspondiente. Este personal de las unidades de distribución tiene encomendada la clasificación de la correspondencia por secciones antes del reparto final. En el caso de poblaciones donde hay muchos códigos postales, debe realizarse una clasificación previa al reparto.
En toda unidad de distribución, el trabajo tiene dos partes: 1) Trabajo Colectivo: en esta parte se realizan actividades de descarga, apertura, clasificación por distritos/secciones y dada de alta de envíos registrados por medio del SGIE. 2) Trabajo Individual: en esta parte se llevan a cabo labores de embarriado (clasificación por calles o barrios), reparto, liquidación mediante el sistema SGIE, tratamiento de la correspondencia no entregada.
OPERACIONES PREVIAS AL REPARTO Antes de proceder al reparto de la correspondencia, deben realizarse una serie de operaciones en las Unidades de Distribución. La finalidad de estas operaciones es la preparación de la correspondencia para su distribución a domicilio. Podemos dividir este conjunto de actividades u operaciones en: 1) Preparación de los medios de trabajo 2) Recepción y descarga de la correspondencia que llega a las Unidades de Distribución. 3) Separación y clasificación de los contenedores según la etiqueta identificativa de los mismos. En este momento hay que comprobar que los contenedores corresponden a esa Unidad de Distribución. 4) Abrir los contenedores y los despachos correspondientes a la Unidad de Distribución. En este momento debe comprobarse el destino y el contenido de los mismos. Luego hay que separar los envíos por líneas, productos y tamaños, siendo normalizados o no normalizados.
5) Ahora se procede a clasificar los envíos IPC, así como los productos que requieren un tratamiento específico por secciones, separándolos de la demás correspondencia de tipo ordinario. 6) Se procede a la clasificación de todos los envíos ordinarios con tratamiento común en la mesa general. 7) Se procede a clasificar los envíos que están registrados por secciones. 8) Embarriado de los envíos. ¿Qué significa embarriado o embarriar? Como vimos, esta palabra deriva de barrio: clasificar por barrios o calles. Hay que incluir aquí los giros y los reembolsos. También se procede a poner las etiquetas con códigos de barras en los envíos que no tengan este tipo de código. Los envíos registrados deben darse de alta en el SGIE. 9) Se procede a clasificar los envíos en cada sección según lista. 10) Se procede a separar todos los envíos que puedan estar sujetos al reenvío postal. Luego, si es necesario, se introducen en los sobres colectores. Se sellan y
se preparan para su salida en la primera conducción junto a la demás correspondencia que venga mal encaminada o devuelta. 11) Embarriado y atado de cada sección siguiendo la lista de embarriado que se creada a tal efecto. Para ello deben prepararse en primer lugar las rutas de modo que vayan encaminadas al buzón de alcance que corresponda. A continuación hay que preparar la correspondencia que debe llevar cada Auxiliar de Clasificación y Reparto (ACR) hasta la sección- carro. 12) Por último, se procede a anotar en las hojas del SGIE todo dato de la Dirección, Origen y Número de Origen.
Recepción, Descarga Y Separación De La Correspondencia En Las Unidades De Distribución Ordinarias II: Continuamos con el temario de oposiciones a correos y el trabajo en las unidades de distribución ordinarias. Todavía no sabemos nada de la bolsa de correos, ni cuándo será el plazo para inscribirse en las oposiciones. Recordad que no es necesario estar en la bolsa para presentarse a las oposiciones. Si eres nuevo, recuerda que puedes suscribirte a la Guía De Formación Online para recibir las actualizaciones en tu correo. En esta fase de la operativa se procede a la recepción, descarga y separación de la correspondencia que se recibe en las unidades de distribución ordinaria que procede de: 1) Los diferentes puntos admisión, en el caso de la correspondencia que nace en la propia localidad. 2) La correspondencia procedente de las oficinas postales y salas de clasificación. 3) La correspondencia procedente de las diferentes conducciones y rutas. En el caso de los puntos 1 y 2, la recepción de la correspondencia puede producirse mediante bandejas, carros o recipientes similares (dependiendo de las pecualiaridades de cada centro de trabajo u oficina). Cuando la correspondencia llega procedente de conducciones o rutas, hay que proceder a su descarga colectiva. Para ello, los contenedores son separados por unidades de destino (ya sea Unidades De Distribución, Entrega En Oficina, Rurales...). Es fundamental separar los productos de modo que se garantice la regularidad en la entrega de los mismos. Cada contenedor lleva una etiqueta con un color específico. Así, mediante esta etiqueta se distinguen los distintos productos. Esto además facilita las labores siguientes de apertura. Así también se pueden establecer fácilmente las
prioridades de reparto según los plazos de distribución de la correspondencia. La correspondencia de tipo certificado y asegurado llega a la unidad de distribución ordinaria relacionada por hojas de despacho. Estas hojas de despacho se crean en el centro de tratamiento. A partir del momento de recibir esta correspondencia, las unidades de distribución se hacen responsables de la misma.
Apertura De La Correspondencia I. Consideraciones Generales 1 Seguimos con las Operaciones Previas Al Reparto, tema 10 del temario de correos de la Guía De Formación Online. ¿Cuándo apuntarse a la oposición? De momento no se sabe nada, pero seguimos creando el tema día a día (en la medida de lo posible). Nuevos Suscriptores: si eres nuevo, recuerda que no recibirás en tu correo los temas publicados anteriormente. Estos temas anteriores los tienes en la lista de artículos de la columna de la izquierda de esta página o arriba en el menú de opciones. A) La Correspondencia Ordinaria Antes de abrir la correspondencia hay que comprobar las etiquetas para asegurarse de que los contenedores pertenecen a la Unidad de Distribución que los tratará. En la apertura de la correspondencia se establece un orden de prioridad: 1) Correspondencia IPC, especial y básica antes que los productos económicos 2) Correspondencia local y provincial antes que la correspondencia nacional 3) En el caso de correspondencia pendiente se abren primero los contenedores con fecha anterior. En la apertura de la correspondencia deben seguirse los siguientes pasos: 1) Comprobamos si el contenedor está destinado a la unidad 2) Comprobamos la cantidad de contenido de las bandejas para realizar el recuento estadístico de la correspondencia. 3) Colocamos cada contenedor según sea el formato normalizado o no normalizado. 4) Colocamos los diferentes tipos de productos (las líneas que vimos en los primeros temas) en los puestos de clasificación correspondientes. 5) En el caso de que la correspondencia esté deteriorada o venga con cualquier irregularidad, procedemos a separarla del resto y la entregamos al responsable de su acondicionamiento.
Envíos Que NO Son Para La Unidad Cuando aparecen muchos envíos que no son para la unidad, de forma sistemática, debemos comunicar esta incidencia al jefe de la unidad, que es el encargado de formular el correspondiente parte de errores. Esto mismo debemos hacer en el caso de contenedores con fechas atrasadas. El objetivo es mejorar la calidad de la distribución.
Después de realizar este parte de errores, la correspondencia debe remitirse a su destino correcto. Las unidades de admisión son las encargadas de realizar el control del franqueo. En los envíos con franqueo insuficiente hay que ponerles una etiqueta donde se indica el importe a pagar, así como las instrucciones para hacerlo efectivo. En este caso, el envío se entrega como correspondencia ordinaria, siguiendo estos pasos: 1) Si en el envío aparece el nombre del remitente, éste se devuelve por medio del correo ordinario donde se informa al remitente de lo que tiene que pagar para cursar su envío. 2) En el caso de envíos con un peso superior a los 100 gramos, el envío se deposita en un buzón con el aviso de “Insuficiencia de Franqueo”. En este caso, el remitente debe ir a la oficina de correos para completar esta insuficiencia y cursar correctamente su envío. 3) Si no aparece el nombre del remitente, el envío debe cursarse a su localidad de destino, donde se entrega al destinatario como correo ordinario. En este momento se le dice que debe pasar por cualquier oficina de correos para pagar lo que falta. Cuando se entrega al destinatario no se le cobra nada.
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Apertura De La Correspondencia 2 Continuamos con el Temario Correos y la Apertura de la Correspondencia, en el proceso de distribución, tema 10. Aunque sólo queden estos dos temas, son unas 100 páginas que quedan por escribir. Luego completaremos el temario con otros pequeños temas. ¡Un saludo de la Guía De Formación Online! B) Correspondencia Certificada La correspondencia de tipo certificado puede aparecer al descubierto o dentro de despachos. En el caso de venir al descubierto, llega anotada mediante hojas de aviso. Los despachos van en contenedores donde se incluyen los envíos junto al mapón SGIE, donde se anotan de forma individual o global. Para abrir los despachos, se procede del siguiente modo:
1) Comprobamos que el contenedor y las etiquetas y precintos (o sea, los elementos de cierre) no están deteriorados. Si no están en buenas condiciones hay que levantar un acta con esta incidencia. 2) Abrimos los despachos y los vaciamos en la mesa de apertura. Hay que tener cuidado de que no se estropeen los objetos y de que no se deshagan los atados. 3) Hay que conservar todos los elementos de cierre. Esto sirve como previs ión por si se observa cualquier irregularidad. En este caso, habría que indicar el estado en que llegan estos elementos en el acta. 4) Debemos asegurarnos de que en el interior de los contenedores no quede nada 5) Los contenedores, una vez vacíos, deben agruparse según su modelo y tamaño. 6) Debemos coger la hoja del SGIE. Esta hoja debe ir siempre con los envíos, ya sea en los atados o entre los envíos. 7) Se procede a separar los envíos que circulan detallados de aquellos otros que van sin detallar. Ambos deben venir en paquetes convenientemente separados y atados. 8) Comprobamos que los objetos registrados en la hoja del SGIE son los mismos que hay en el despacho. Para ello, se procede a puntear los objetos anotados individualmente. Los objetos que vienen sin detallar se cuentan. 9) Separamos los envíos según el formato y la modalidad de cada uno. 10) En el caso de cualquier tipo de irregularidades en el momento de la apertura de la correspondencia, los responsables de abrirla deben realizar un acta mediante el SGIE, donde se refleje la incidencia acaecida. C) Correspondencia Asegurada Este tipo de correspondencia llega a la unidad junto al resto de los envíos registrados. Estos envíos siempre llegan detallados de forma individual. Para abrir la correspondencia asegurada se procede prácticamente igual que en el caso de la correspondencia certificada. Pero, a causa de la mayor garantía que ofrece este envío, debemos actuar con mucha más cautela, extremando el cuidado a la hora de puntear el Mapón, al comprobar el estado del envío y sus precintos de seguridad.
Clasificación Por Secciones Y Alta De Los Envíos Mediante El SGIE En las unidades que tienen varios códigos postales y muchas secciones, debe realizarse una clasificación previa por Códigos Postales, anterior a su distribución en secciones. En los demás tipos de unidades la correspondencia se clasifica por secciones, luego se verifica por el repartidor, se procede a su embarriado y se
registra mediante el SGIE. Este es un trabajo colectivo en el que participa el personal que trabaja en la Unidad de Distribución Ordinaria. En cada Unidad De Distribución Ordinaria debe haber una relación con las secciones y las calles que corresponden a cada una. De esta forma, el personal “novato” puede aprender rápidamente la manera de clasificar en este tipo de unidad. En el caso de oficinas que tienen muy pocas secciones y reciben pocos envíos, podemos proceder directamente a la separación en secciones y embarriado de los envíos.
Correspondencia Ordinaria: después de comprobar el contenido, cuando se llenan los contenedores con la correspondencia ordinaria, procedemos a poner la correspondencia normalizada (debidamente contenerizada) en la mesa de clasificación general. En el caso de la correspondencia no normalizada, para su clasificación se utilizarán casilleros CNN-50. En la clasificación de esta correspondencia ordinaria se deben establecer el número de cajas correspondiente al número de secciones de la unidad. También se abren otras cajas para el caso de apartados, lista, tránsito o “mal encaminado” (siempre es necesaria esta última caja, utilizada para los envíos que no corresponden a nuestra unidad). En una Caja de Incidencias, se pondrán los envíos que no pueden repartirse con venir con señas insuficientes.
Hay que separar también los envíos de la línea económica que pesen más de 500 gr. ¿Por qué se separan estos envíos del resto? Porque, como vimos anteriormente, este tipo de envíos no se entregan a domicilio. Para los grandes clientes que reciben gran cantidad de envíos se utilizan cajas diferenciadas. Esto depende del responsable de la unidad correspondiente. Cuando se termina de clasificar por secciones se procede al levantamiento de la mesa. Esto significa que se recogen las cajas o monteras para ser trasladadas a las secciones correspondientes. En el caso de cajas o monteras donde va la correspondencia de tipo “Incidencias” o “Mal Encaminado”, éstas van a la mesa de devoluciones, donde se procede del siguiente modo: 1) La correspondencia que va mal encaminada debe cursarse a su destino correcto utilizando el primer enlace disponible. 2) Si la correspondencia va mal encaminada debido a que se puso mal el código postal (o no se puso), se le pone una etiqueta donde se indica este problema. 3) En el caso de correspondencia con señas incorrectas o insuficientes, debe procederse a la devolución al remitente de la misma. En este caso debe indicarse la causa de devolución y los envíos se respaldan mediante el sello de fechas.
Correspondencia Certificada Y Asegurada: en este caso, la correspondencia se
clasifica por secciones casi de la misma forma que en el caso de la correspondencia ordinaria, pero con el especial cuidado que dijimos anteriormente. Una vez que se termina de clasificar cada Auxiliar de Clasificación y Reparto procede a revisar y embarriar cada envío. Los envíos que no lleven el código de barras deben ser etiquetados. Luego los envíos son registrados mediante el SGIE, incluyendo los giros y los reembolsos que llegan a cada sección. Todo envío que va a Lista o Apartados debe ser reencaminado a la unidad que le corresponda. En el caso de que estos envíos estén en un edificio diferente del de la unidad de distribución ordinaria, se remiten en despachos.
Recepción De Los Envíos En La Sección Continuamos con el tema referido a la distribución de la correspondencia, para las oposiciones de correos. Un saludo a todos y una bienvenida para los nuevos suscriptores de la Guía De Formación Online, la única web que ofrece temarios de oposiciones originales, únicos y actualizados al día. Correspondencia Ordinaria Cuando se termina de clasificar por secciones, se procede a levantar las monteras y se colocan en las secciones que les correspondan. Para completar esta tarea se necesita a todo el personal de la Unidad. Certificados y Valores Cuando el Agente de Clasificación y Reparto se haga cargo de los certificados y los valores de su sección, tiene la responsabilidad de los mismos. Por eso, debe cumplir con estos pasos: 1) Comprobar que los envíos recibidos son los que vienen expresados en la “Hoja Resumen De Asignación A Secciones”. 2) Comprueba también que estos envíos se encuentran en buenas condiciones 3) Procede a firmar el “RECIBÍ” en la hoja resumen de asignación a secciones que queda en poder del responsable.
Reembolsos: Cada reembolso llega a una sección desde la unidad de certificados (el registro de certificados) acompañado de los demás envíos registrados. Los titulares de la sección deben proceder de esta forma con los reembolsos: 1) Comprobar que los envíos recibidos corresponden con los de la Hoja de Entrega 2) Verificar que las cantidades que figuran como importe del reembolso coincidan en la hoja de entrega, libranza y en el anverso o cubierta de los reembolsos. Si no coinciden las cantidades, debe comunicarse al jefe esta circunstancia para que
proceda a subsanar este error. 3) Finalmente, el empleado firma el RECIBÍ en la “Hoja Resumen De Asignación A Secciones” que queda en manos del responsable.
GIROS Los giros que llegan a las secciones proceden de la Unidad de SGIE con el resto de los envíos registrados. El Agente de Clasificación y Reparto encargado de cada sección debe proceder a: 1) Recoger el dinero (ya sea en metálico o en forma de cheque) y las libranzas de los giros 2) Comprobar que las libranzas y el importe recibido coincidan con lo que pone la hoja de entrega 3) Firmar el “RECIBÍ” en la Hoja Resumen de Asignación, haciéndose así responsable de los giros e importes que aparecen en la misma.
PREEMBARRIADO Y EMBARRIADO Temario Gratis Correos de la Guía De Formación Online. Distribución De La Correspondencia. PREEMBARRIADO Y EMBARRIADO Como hemos visto en capítulos anteriores, la palabra “Embarriado” procede de barrios. Se trata de clasificar la correspondencia por barrios, antes del reparto final. Veamos también las labores previas de Preembarriado, dependiendo del tipo de correspondencia. CORRESPONDENCIA ORDINARIA Cada sección cuenta con una mesa y los casilleros necesarios para proceder de forma fácil al embarriado de la correspondencia. Este procedimiento de embarriado consiste en ordenar la correspondencia de una sección siguiendo el orden alfabético de las calles correspondientes. En cada sección debe existir un “Plano de Encasillado”, donde están las m onteras mediante las que se divide cada sección y el lugar de la mesa o el casillero donde se coloca cada una de estas monteras. Con este plano delante, el Agente de Clasificación y Reparto empieza a clasificar la correspondencia ordinaria. Se trata de una labor que realizará individualmente. En el plano hay una montera destinada al “Correo Malo” para su entrega posterior a la sección que le corresponda. Hay que asegurarse en este caso de que se posibilite su salida final al reparto, ya sea directamente o realizando una nueva clasificación en función del tamaño de la unidad o el volumen de los envíos.
En esta clasificación hay que tener siempre en cuenta el compromiso de entrega establecido por Correos para cada producto postal. Cada sección tiene que contar con un listado donde consten los reenvíos activos. También debe colocar un testigo que facilite la localización de estos reenvíos en su casillero. El reenvío es un procedimiento postal muy importante que veremos más adelante con calma. De este procedimiento, depende cumplir con los plazos de envío. Una vez que se acaba de clasificar los envíos, empieza el embarriado de los mismos. Para realizar el embarriado se sigue la “Lista de Embarrie” con que cuenta toda sección. En esta lista se indica cómo deben colocarse los envíos y también determina con precisión el orden a seguir en el reparto. Si en una sección hay bajos comerciales, debe constar en la Lista de Embarrie el nombre del titular y el del negocio correspondiente. En la lista de embarrie también debe consignarse todo tipo de incidencias que deba tener en cuenta el encargado del reparto final. En el caso de que existan muchas incidencias, se creará un listado para las incidencias que afectan al reparto de forma habitual. Cada sección cuenta con un “Plano De Recorrido” donde se detallan las calles y los números de los portales, así como la ruta a seguir, la ubicación de los buzones de depósito (esos buzones donde los carteros recogen directamente la correspondencia a repartir en ese barrio), así como indicaciones sobre el transporte público que debe utilizarse en el desplazamiento desde la unidad hasta la sección de reparto. Con anterioridad al embarriado deben efectuarse las peticiones de reenvío postal que haya. Para ello debemos tener en cuenta si los reenvíos son temporales o definitivos: 1) Reenvíos Temporales: en este caso se procede a embarriar la correspondencia que deba depositarse en los “buzones depósito o de alcance” y aquellos envíos que se entregan a través de las “Rutas Directas”. De esta forma no se hace esperar al que está encargado de cubrir esa ruta. La correspondencia destinada al buzón de alcance debe depositarse en cada bolsa de alcance específica, destinada para llevar a cabo este servicio. SI hay una cantidad tal de correspondencia que no llegan las bolsas de alcance, entonces se utilizan las sacas que irán rotuladas con las etiquetas que tiene cada sección para tal efecto. Tras finalizarse el proceso de embarriado, debe atarse o engomarse la correspondencia. Para ello se agrupan las monteras en paquetes que sean fáciles de manejar. La confección y disposición de estos paquetes está determinada según el itinerario de reparto que se haya establecido en la “Lista de Embarrrie”. Cada sección puede contar con uno o más buzones de depósito. Este tipo de buzones (esos buzones verdes para los carteros) están colocados en los puntos intermedios del recorrido. Estos buzones sirven para que el Agente de
Clasificación y Reparto no tenga que transportar todos los envíos desde su unidad de distribución, facilitar el reparto y agilizar la entrega de la correspondencia. Toda la correspondencia que deba depositarse en el buzón se incluye en la bolsa de alcance donde hay una etiqueta indicadora del número de ruta, así como del número de la sección y la situación de estos buzones “verdes”. Cuando se cierra la bolsa de alcance, debe transportarse al lugar designado en la Unidad. Esto es para el encargado de depositarla en el buzón depósito la recoja. Estos buzones depósito utilizados para que los carteros recojan la correspondencia a repartir y no cargar con todos los envíos cuentan con una cerradura especial. Sólo el Agente de Clasificación y Reparto dispone de su llave. Antes de cogerla, debe firmar el “recogí”, haciéndose responsable de la misma. A la vuelta del reparto, la devuelve.
CERTIFICADOS, GIROS, REEMBOLSOS Y VALORES En el caso de estos productos debe procederse a su embarriado según la lista de embarrie y de la misma forma que se hizo con la correspondencia ordinaria. La diferencia es que estos envíos no se colocan junto a la correspondencia ordinaria. Al contrario, deben llevarse aparte de forma que puedan controlarse en todo momento por el encargado del reparto. De esta forma se evitan las pérdidas y las consiguientes indemnizaciones o responsabilidades. Para ello, es buena idea crear algún tipo de sistema que permita al repartidor controlar en todo momento en qué puntos de reparto entregará cada uno de estos envíos. Por ejemplo, puede utilizar un testigo (por ejemplo una etiqueta) en el lugar que corresponde del embarriado en los envíos ordinarios y acordarse así de su entrega cuando llega al punto de destino. Como ya dijimos antes, cada repartido debe haber etiquetado los envíos que no tengan código de barras para que sean leídos por el SGIE. En el caso de paquetes azules, éstos también van incluidos en la hoja de entrega del SGIE con el resto de los envíos de tipo certificado. Hoja De Firmas: en esta hoja debe ponerse la firma de cada Agente de Clasificación y Reparto, así como los envíos registrados que corresponde repartir a cada agente.
Reparto De La Correspondencia Continuamos con el tema de distribución de la correspondencia. Vamos a tratar ahora el reparto en domicilio de los diferentes productos postales. Correspondencia Ordinaria La correspondencia ordinaria se reparte según el orden que fija la lista de embarrie. En los edificios que cuentan con casilleros domiciliarios, la correspondencia es entregada mediante depósito en el casillero correspondiente.
En el caso de que el edificio esté cerrado, el Agente de Clasificación y Reparto debe llamar a la puerta o el telefonillo de cualquier vecino del inmueble que tenga correspondencia. Cuando le contesten debe identificarse como empleado de Correos. Para depositar la correspondencia en los diferentes casilleros hay que seguir los siguientes pasos: 1) Comprobar que el envío que vamos a meter en el “buzón” corresponda con la dirección donde se entrega 2) Procedemos a introducir la correspondencia en los casilleros 3) En el caso de que el envío no quepa en el buzón, habrá que intentar entregarlo en la puerta del domicilio. Si no está en casa, ni nadie que lo pueda recoger en su nombre, hay que dejar un “Aviso de Llegada”, donde rellenaremos los datos necesarios para que el destinatario sepa en qué oficina tiene que recoger su envío. Entonces señalamos en envío como “avisado” y la causa que motivó esto. 4) No debe dejarse en ningún caso los envíos encima de los buzones de los vecinos. 5) Una vez que terminamos de repartir la correspondencia en el inmueble, se abre el buzón 1, destinado a “Devoluciones”, para recoger los envíos que contiene. 6) Se procede a entregar los envíos mal encasillados, guardando los demás envíos, incluidos los que distribuyen las empresas privadas para llevarlos a la unidad. 7) En el caso de que un edificio no cuente con casilleros domiciliarios o si estos casilleros están deteriorados (o sea, que no garantizan el secreto de las comunicaciones), debe comunicarse esta incidencia al responsable de la unidad que procederá a enviar un escrito a la comunidad de vecinos de ese edificio para que arreglen la situación. Hasta que no reparen esta situación, los envíos irán a la oficina postal que corresponda. 8) En el caso de correspondencia que no sea entregada durante el reparto, ésta se guarda para llevarla a la Unidad de Distribución. En esta unidad la correspondencia se pasa a Lista o es devuelta según los casos. 9) En los edificios donde hay un Portero, éste puede recibir toda la correspondencia siempre que el destinatario no haya dejado una indicación en contrario. RECOGIDA EN EL BUZÓN DEPÓSITO Después de repartirse la correspondencia que va en el “carro de reparto” o vehículo motor, debe recogerse la bolsa de alcance que está en los buzones de depósito siempre que sea necesario. Debemos asegurarnos de que el buzón depósito queda vacío. Entonces lo cerramos con la llave que recogimos bajo firma y continuamos con el reparto. Tras finalizar el reparto, el buzón de depósito debe quedar completamente vacío. Casos Especiales De Entrega De La Correspondencia Ordinaria:
1) En el caso de tener que entregar correspondencia en Colegios, Pensiones, Hoteles o similares, no existen formalidades especiales. Esta correspondencia se entrega igual que en el caso de los edificios que tienen portero. Siempre que el destinatario no manifieste su voluntad en contrario. 2) La correspondencia que va dirigida a los miembros de unidades militares, cárceles o similares, se entrega a las personas designadas a tal efecto por la autoridad del lugar. 3) En el caso de Mercados, la correspondencia se entregará al encargado del mismo o se deposita en los casilleros, donde figurará el número del puesto y titular del mismo 4) En el caso de empresas o firmas comerciales, la correspondencia se entrega en la entrada del edificio a la persona encargada de esto (bedel, subalterno, portero...) 5) En el caso de urbanizaciones y polígonos industriales con acceso restringido, la correspondencia tiene unas casetas postales o casilleros a la entrada de los mismos o en puntos estratégicos.
ENTREGA CORRESPONDENCIA CERTIFICADA Y ASEGURADA Este tipo de productos postales se entregan en la puerta del destinatario. Puede entregarse al destinatario directamente o a una persona que esté autorizada. Puede ser persona autorizada cualquier persona mayor de edad que esté en el domicilio y previa identificación, siempre que guarde relación familiar, de dependencia o servicio con el destinatario. Entonces se procede a recoger los datos de fecha, firma y DNI que cumplimenta el que recibe la correspondencia. En el caso de que no sea el destinatario, el receptor de la correspondencia debe indicar qué relación tiene con el destinatario. En el caso de que el cartero no conozca a la persona que recibe el correo, se solicita su identificación. Antes de entregar el certificado o correspondencia asegurada, se firma en la etiqueta correspondiente del envío, que se pega a la hoja de entrega. En el caso de que el envío no lleve código de barras, debe recogerse la firma directamente en la hoja de entrega. En el caso de que el destinatario no sepa o no pueda firmar, lo hará por él un testigo que debe estar debidamente identificado. No puede firmar como testigo el propio cartero. Todas estas normas significan que Intentar en todo caso la entrega de estos envíos es una parte esencial de los envíos certificados. En el caso de que sea imposible entregar la correspondencia por ausencia del destinatario, debemos cumplimentar el Aviso de Llegada (modelo M-4). Se le pega la etiqueta con el código de barras o los últimos números del código, si no hay etiqueta y se rellenan los campos establecidos para el caso de ausencia: 1) Datos del envío (destinatario, dirección, procedencia del envío y remitente, producto y modalidad).
2) Oficina de entrega donde puede recogerse el certificado (nombre, ubicación y horario de atención al público) 3) Indicaciones del intento de entrega del certificado (hora, fecha, firma, distrito y sección). Este aviso de llegada del certificado se deja en el domicilio o en el buzón del mismo. En la parte de atrás del aviso debe anotarse la causa por la que no se entregó el certificado. Si el nombre del destinatario del envío no figura en los buzones, pero sí conste el número de vivienda en el remite, debe intentarse la entrega del certificado, sin proceder directamente a su devolución. I) Envíos Con Aviso De Recibo Cuando se entrega un certificado o envío asegurado que va acompañado de un Aviso de Recibo, se lleva a cabo teniendo en cuenta estas indicaciones: 1) Se quita del envío el Aviso de Recibo. 2) El que recibe el envío debe poner en el reverso del Aviso de Recibo: • Fecha de Entrega • Nombre, Apellidos y DNI o similar 3) Si no puede entregarse el envío, debe indicarse el motivo en el campo del Aviso de Recibo que corresponda así como en la Hoja de Reparto de SGIE. 4) En el caso de que quien recibe el envío no sea el destinatario, debe indicarse la relación que exista entre ambos en la Hoja de Entrega y en el Aviso de Recibo. 5) Entonces el cartero también firmará el Aviso de Recibo y entregará el envío. 6) Todo esto debe realizarse a la entrega del envío con AR, preferiblemente en presencia del receptor. 7) Finalmente el Aviso de Recibo se guarda para llevarlo a la Unidad de Reparto donde se sella y se le da curso. II) Entrega En Mano En el caso de certificados y cartas que tengan un Valor Declarado, que proceden del extranjero y llevan la indicación “A remettre en main propre” (a repartir en la propia mano), éstos sólo pueden entregarse a su destinatario y no a persona autorizada, como vimos anteriormente. III) Paquete Azul Sigue las mismas reglas que hemos visto para entregar certificados, con las siguientes excepciones. La entrega del paquete azul se intentará una vez en el domicilio del destinatario en días laborales. Si no puede entregarse, debe dejarse un aviso con la dirección y el teléfono de la oficina para que el destinatario pueda pasar a recoger su paquete azul en la misma o concertar una segunda entrega en domicilio, siempre que la oficina preste este servicio. La entrega de estos envíos se realiza dependiendo del plan provincial y local de distribución del paquete azul que se siga en cada provincia. Hay que considerar lo
siguiente: 1) Designación del Medio de Distribución 2) Unidades De Entrega Especiales: están encargadas de entregar los paquetes que por su tamaño o peso, por ejemplo, van destinados a estas unidades para su reparto. 3) Unidades de Reparto Ordinario: en el caso de paquetes que pesen menos de 2 Kilos y sus dimensiones no sean mayores que 35*35*20 pueden ser entregados por estas unidades (hasta un máximo de 5 envíos por empleado y jornada de trabajo). Pero cuando el volumen de la correspondencia lo permita y siempre voluntariamente, los carteros de estas unidades podrán distribuir más envíos. Pueden utilizarse rutas y buzones de alcance. 4) Enlaces Rurales: en este caso, los paquetes son entregados según los planes de entrega provinciales que sean establecidos en cada caso.
Entrega De Los Reembolsos - Pago De Giros Ordinarios Entrega De Los Reembolsos La entrega de los reembolsos es similar a la de los certificados, pero con algunas peculiaridades. Antes de que se acepte el reembolso el destinatario puede ejercer la facultad que otorga el remitente (esta posibilidad debe constar en la cubierta del reembolso), de examinar el contenido del reembolso con la excepción de que se trate de cartas o cualquier otro producto postal precintado. Antes de entregarse el reembolso, debe cobrarse la cantidad reembolsable que consta en la cubierta del envío. La persona que se hace cargo del envío procede a firmar en la hoja de entrega. Después se separa la libranza del reembolso y ésta se guarda junto a la cantidad de dinero recibida que llevaremos a la unidad Pago De Giros Ordinarios Los giros ordinarios se pagan en domicilio cuando son a pagar por cheque postal. Si son giros a pagar en metálico también, siempre que la cantidad a pagar no sea superior a 300 euros. Pueden recibir el pago tanto la persona destinataria del giro como una persona debidamente autorizada. Antes de entregar el pago, el cartero debe comprobar la identidad del destinatario del giro mediante el DNI o similar. A continuación lo anota en el reverso de la “Orden de Pago” (libranza del giro) y en la hoja de entrega de los datos del documento presentado. Si la persona receptora del giro no está en casa y el giro no es superior a 30 EUROS, el cartero puede pagar a una persona mayor de edad que guarde relación familiar o de servicio con el destinatario ausente, a no ser que el destinatario de
orden expresa en contrario. Si el giro lo recibe un familiar o personal de servicio debe expresarse esta circunstancia en la Orden de Pago así como en la Hoja de Entrega. El destinatario o quien reciba el giro debe poner en la hoja de “Orden de Pago” y en el asiento respectivo de la “Hoja de Reparto” estos datos: Firma, Fecha e Importe Recibido. El giro está formado por dos partes: 1) Talón Oficina: En el reverso del talón para la oficina se pone la fecha de pago, firma y DNI (o similar) del receptor del giro. Si no pudo entregarse el giro, se indica aquí la causa. 2) Talón Destinatario: Es la hoja que se entrega al destinatario cuando se le paga. El cartero le entrega después el dinero en metálico o el cheque junto a este talón que se ha quitado de la libranza del giro. Los giros se llevan a domicilio una vez. En caso de que no se puedan pagar porque el destinatario no está en casa, los giros se pasan a lista, dejando el correspondiente aviso de llegada (modelo M-4) en el buzón del destinatario. En este Aviso de Llegada se indican los datos del giro, el lugar y horario en que el interesado puede pasar por correos a efectuar el cobro. También se indican las indicaciones del intento de pago. En el caso de que el giro vaya acompañado de un Aviso de Recibo se procede como el el caso indicado para los certificados con Aviso de Recibo. Giros Del Extranjero: en el caso de giros que proceden del extranjero, éstos se pagan siguiendo los mismos pasos indicados que para los giros nacionales (presentar el DNI o similar). Los giros internacionales pueden llevar la indicación “Ne payer qu’en main propre” (no pagar más que en la propia mano), que quiere decir que sólo pueden entregarse al destinatario del giro y no a un familiar ni persona que guarde relación de servicio. Sin embargo, en el caso de que este destinatario estuvies e incapacitado para trasladarse o no pueda firmar el “Recibí”, puede realizarse el pago a un apoderado especialmente designado por la persona incapacitada. Debe acreditarse esta situación mediante la “fe de vida” actual.
Operaciones Después Del Reparto – Liquidación Certificados, Giros Y Reembolsos Después de repartir la correspondencia el cartero regresa a la unidad donde tiene que realizar una serie de operaciones sobre la correspondencia que no se entregó y procede a la liquidación del importe de los giros y reembolsos.
LIQUIDACIÓN Liquidación De Certificados Para proceder a la liquidación de certificados, los envíos se separan en varios grupos: 1) Lista (envíos avisados porque no pudieron ser entregados) 2) Devueltos (por ausencia, desconocidos o rehusados, por ejemplo) 3) Reenviados 4) Depósito (envíos que proceden de notificaciones y acuerdos especiales que no se pudieron entregar, necesitándose un segundo intento de entrega) 5) Por falta de tiempo (envíos sobre los que no se pudo efectuar el intento de entrega por falta de tiempo). 6) Avisos de Recibo de los envíos que fueron entregados y venían del sistema SICER (acuerdos especiales y notificaciones informatizadas). Para proceder a la liquidación de los certificados se trata con el enc argado del SGIE en presencia del Agente de Clasificación y Reparto para evitar cualquier tipo de reclamación posterior.
Liquidación De Giros: Se procede a separar en 2 grupos las libranzas pagadas de las libranzas impagadas. Se anota en los giros impagados la causa de su impago en el recuadro destinado al efecto, así como en la Hoja de Entrega. El giro no pudo pagarse a su destinatario por estas razones: 1) Devuelto 2) Ausente 3) Otras Causas (por ejemplo, falta de tiempo). En la hoja de entrega, en el asiento correspondiente, se indica el estado de cada giro (si fue pagado, avisado, reenviado, rehusado...) y también se anota el importe que corresponda: 1) Entregados 2) Lista y Avisados 3) Devueltos 4) Falta de Tiempo
A continuación se procede a realizar una suma en la columna de liquidación. El total debe coincidir con el recuadro resumen de la Hoja De Entrega. El proceso de liquidación de giros en sus pasos posteriores se realiza a la vez que los reembolsos y envíos registrados.
Liquidación De Reembolsos: Los reembolsos también se liquidan de forma similar en la Hoja De Entrega, anotándose en la columna que corresponda: 1) Entregados 2) Lista 3) Devueltos 4) Reenviados 5) Falta De Tiempo Se procede a realizar la misma suma que en el caso de los giros. El personal encargado de la liquidación de los envíos registrados procede a la liquidación de los giros y reembolsos en SGIE. Después, la persona encargada de liquidar debe aceptar la liquidación de las Hojas de Reparto que pasan a archivarse para su posterior consulta.
Tratamiento De La Correspondencia No Entregada Continuamos con las operaciones posteriores al reparto, en el tema de distribución para las oposiciones correos. Vamos a ver cada tipo de producto devuelto. 1) Certificados y Valores. Pueden darse 2 circunstancias: que sean Devueltos o No Entregados Por Ausencia. a) Certificados Y Valores Devueltos: Cuando se devuelve la correspondencia, debe estamparse en el anverso la indicación de “Devuelto”. En el reverso se escribe la causa de la devolución del certificado o valor, número de la sección, sello de fechas y firma identificativa del cartero. En el sello de incidencias se marca la causa de la Devolución: Desconocido, Ausente Reparto, Dirección Incorrecta, Fallecido, Rehusado, No se hace cargo.
b) Certificados y Valores No Entregados por Ausencia Del Destinatario.
Se entiende su ausencia del domicilio en horas de reparto. En este caso, se procede así: •
Los certificados y valores se pasan a Lista
• Se pone “Avisado” en el reverso de estos envíos. “Ausente en Reparto” en el sello de incidencias, con la fecha y firma del repartidor, el distrito y la sección. • Si se trata de Notificaciones y se ha realizado el segundo intento de entrega, resultando fallido, se consignan los datos relativos a este segundo intento en el Aviso de Recibo. Luego la notificación pasa a Lista donde estará siete días naturales a disposición del destinatario. El destinatario ha recibido un aviso con esta indicación. • Todos los certificados y valores son entregados al encargado de liquidar en SGIE en el momento de su liquidación. 2) Reembolsos: Su tratamiento posterior al reparto es el mismo que en el caso de los demás certificados. 3) Correspondencia Ordinaria: En el caso de la correspondencia ordinaria devuelta, se procede a su clasificación en estos grupos: a) Devueltos: en estos envíos se pone el sello de “Devuelto” en el anverso, sin que esto afecte al código de barras, si está en el bloque de dirección (p.ej: envíos de Iberdrola). En el reverso del envío se pone la causa de su devolución en el sello de incidencias, junto a la sección, sello de fechas y firma del cartero. Después de hacer esto se procede a separar estos envíos en líneas de productos y se preparan para enviarlos a la UPR (Unidad de Productos Registrados), según el centro de tratamiento responsable. b) Envíos Avisados: una vez que no se ha podido entregar el envío, se crea un Aviso de Llegada, dejándolo en el buzón del destinatario. En el reverso del envío se pone “Avisado. Ausente en reparto”, junto a la fecha y firma del repartidor, su sección y el distrito.
4) Avisos De Recibo De Envíos Entregados Bajo Firma: Los Avisos de Recibo (AR) sirven para facilitar información relativa a la entrega de los certificados a los que van referidos. Para lograr esta identificación intervienen varias personas en el proceso: a) El repartidor b) El responsable de la unidad de distribución
c) En defecto del responsable, la persona designada para encargarse del control de estos envíos. d) La UPR (Unidad de Productos Registrados). Esta unidad postal está encargada de centralizar a nivel provincial el curso de los Avisos de Recibo a sus destinos correspondientes. El cartero debe formalizar, de forma correcta y sin demorarse, todo Aviso de Recibo que surja como consecuencia del reparto, sin importar que este aviso corresponda a certificados, notificaciones o certificados con acuerdos especiales. Para formalizar en Aviso de Recibo, el cartero sólo tiene que poner los datos que falten por cumplimentar (su firma e identificación, así como el sello de fechas, sección y distrito). Después de cumplimentar los Avisos de Recibo, éstos se entregan al responsable y para ello se separan los correspondientes a certificados y notificaciones generales (no informatizadas) de aquellos envíos SICER (Notificaciones Informatizadas y otros acuerdos especiales). Estos se entregan luego al que esté encargado de liquidar los envíos en SGIE. El número de todos éstos debe coincidir con el número que dé la aplicación. Después de realizar estas operaciones con la correspondencia no entregada, debe procederse a clasificar por secciones la correspondencia pendiente y recibida en la unidad tras la salida a reparto. Esta operación se realiza hasta que termine la jornada con el objetivo de incluir esta correspondencia en el reparto del turno del día siguiente.
Entrega De Las Notificaciones Cada notificación se cursa con carácter de certificado. En el anverso de la notificación figura la indicación “Notificación”. Para proceder a su entrega hay que tener en cuenta esto: 1) A diferencia de los demás certificados, las notificaciones se intentan entregar 2 ó 3 veces según el contrato. El segundo intento de entrega tiene lugar durante los 3 días hábiles siguientes desde que se intentó la primera vez y a una hora distinta. En la práctica la Unidad de Reparto procede al segundo intento de entrega el segundo día hábil. En caso de no poderse entregar se deja un Aviso donde se informa al destinatario de que tiene 7 días naturales para recoger la notificación en la oficina. 2) Las notificaciones siempre llevan AR. Se trata de un Aviso de Recibo especial con casillas a cumplimentar. En el mismo se indica el resultado de la entrega o su permanencia en Lista, anotándose en el AR la X en la casilla correspondiente. El Agente de Clasificación y Reparto es el encargado de poner el sello en el AR en el momento de su entrega o devolución. También puede encargarse de esto el personal de oficina que realice la entrega o devolución por caducidad, rehusado... Incidencias en la Entrega de la Notificación:
Lo normal es indicar ENTREGADO, cuando se entrega correctamente. Dirección Incorrecta: faltan datos en la dirección o ésta es incorrecta Ausente: no hay nadie en el domicilio en el que se entrega la notificación. Se procede, como vimos, al segundo intento de entrega. Desconocido: si existe la certeza de que el destinatario no vive en esa dirección. Fallecido: en este caso, sólo puede entregarse si se consigna la casilla “Herederos De” o se aportan los documentos necesarios para demostrar que el destinatario puede administrar la herencia No se Hace Cargo: en el caso de que la notificación sea rechazada por la persona que esté en el domicilio y no quiera firmar ni hacer constar su identidad. Esta incidencia se trata como la Ausencia (en el segundo reparto se deja el aviso de llegada). Entregado Lista: durante el plazo que permanezca la notificación en Lista de la oficina. No retirado en Lista: ha pasado el plazo de permanencia en Lista sin que se haya retirado el envío por el destinatario.
En los siguientes casos no se realiza el segundo intento de entrega: a) Dirección Incorrecta b) Desconocido c) Fallecido d) Rehusado 3) Si el destinatario no está en casa, la notificación puede entregarse a cualquier persona que esté en casa y haga constar su identidad.
En caso de entrega normal de la notificación, el Aviso de Recibo se quita de la misma, el destinatario firma y deja su DNI, hora y fecha. El Aviso de Recibo se guarda y al llegar a la oficina se procede a ponerle el sello de fechas. En caso de no poderse entregar el envío se cubren los datos de “1.er Intento a las horas del ... /... / ...” . Se marca la X en la causa que corresponda y se firma sin desprender el Aviso de Recibo de la Notificación. Luego el envío saldrá de nuevo a reparto (casos de ausencia o que nadie se haga cargo) dentro de los tres días hábiles siguientes y a hora distinta. En el caso de que en el segundo intento de entrega, éste sea fallido, se deja el Aviso de Llegada en el buzón. Esto es lo que denominamos pasarlo a LISTA.
O sea, el primer día no se hace ningún AVISO a las notificaciones. Las notificaciones también pueden estar sujetas a acuerdos especiales y en este caso pueden ser de dos tipos: 1) Notificaciones no informatizadas (a extinguir) 2) Notificaciones informatizadas (SICER)
NOTIFICACIONES CON ACUERDOS ESPECIALES Correos puede suscribir acuerdos especiales con clientes que son instituciones, como entidades administrativas o judiciales. Este tipo de órganos puede escoger que la notificación siga su curso normal o elegir un acuerdo especial con Correos. Este acuerdo puede tener un ámbito local, provincial, zonal o nacional y generalmente van acompañados de determinados valores añadidos: 1) Segundo intento en buzón sin pasar a lista 2) Tercer intento en buzón 3) Tercer intento en turno de tarde 4) Retorno de información 5) Otras prestaciones que puedan ofrecerse. La mayoría de estos acuerdos especiales para la entrega de notificaciones van por el sistema SICER. En el caso de las Notificaciones no informatizadas el cliente puede suscribir los siguientes servicios: 1) 2 Intentos de entrega a domicilio 2) AR 3) 7 días de permanencia en lista después del segundo intento de entrega a domicilio 4) Gestión del 2º aviso de llegada en los envíos que pasan a Lista. En el caso de notificaciones que son emitidas por la dirección general del catastro, se utilizan unos avisos de llegada especiales.. Correos también lleva ciertos documentos en el caso de procedimientos electorales o de referéndum. En este caso se utilizan Avisos de Llegada diferentes, porque los plazos de recogida también son diferentes.
Entrega De Las Notificaciones Cada notificación se cursa con carácter de certificado. En el anverso de la notificación figura la indicación “Notificación”. Para proceder a su entrega hay que tener en cuenta esto: 1) A diferencia de los demás certificados, las notificaciones se intentan entregar 2 ó 3 veces según el contrato. El segundo intento de entrega tiene lugar durante los 3 días hábiles siguientes desde que se intentó la primera vez y a una hora distinta. En la práctica la Unidad de Reparto procede al segundo intento de entrega el segundo día hábil. En caso de no poderse entregar se deja un Aviso donde se informa al destinatario de que tiene 7 días naturales para recoger la notificación en la oficina. 2) Las notificaciones siempre llevan AR. Se trata de un Aviso de Recibo especial con casillas a cumplimentar. En el mismo se indica el resultado de la entrega o su permanencia en Lista, anotándose en el AR la X en la casilla correspondiente. El Agente de Clasificación y Reparto es el encargado de poner el sello en el AR en el momento de su entrega o devolución. También puede encargarse de esto el personal de oficina que realice la entrega o devolución por caducidad, rehusado... Incidencias en la Entrega de la Notificación: Lo normal es indicar ENTREGADO, cuando se entrega correctamente. Dirección Incorrecta: faltan datos en la dirección o ésta es incorrecta Ausente: no hay nadie en el domicilio en el que se entrega la notificación. Se procede, como vimos, al segundo intento de entrega. Desconocido: si existe la certeza de que el destinatario no vive en esa dirección. Fallecido: en este caso, sólo puede entregarse si se consigna la casilla “Herederos De” o se aportan los documentos necesarios para demostrar que el destinatario puede administrar la herencia No se Hace Cargo: en el caso de que la notificación sea rechazada por la persona que esté en el domicilio y no quiera firmar ni hacer constar su identidad. Esta incidencia se trata como la Ausencia (en el segundo reparto se deja el aviso de llegada). Entregado Lista: durante el plazo que permanezca la notificación en Lista de la oficina. No retirado en Lista: ha pasado el plazo de permanencia en Lista sin que se haya retirado el envío por el destinatario.
En los siguientes casos no se realiza el segundo intento de entrega: a) Dirección Incorrecta
b) Desconocido c) Fallecido d) Rehusado 3) Si el destinatario no está en casa, la notificación puede entregarse a cualquier persona que esté en casa y haga constar su identidad.
En caso de entrega normal de la notificación, el Aviso de Recibo se quita de la misma, el destinatario firma y deja su DNI, hora y fecha. El Aviso de Recibo se guarda y al llegar a la oficina se procede a ponerle el sello de fechas. En caso de no poderse entregar el envío se cubren los datos de “1.er Intento a las horas del ... /... / ...” . Se marca la X en la causa que corresponda y se firma sin desprender el Aviso de Recibo de la Notificación. Luego el envío saldrá de nuevo a reparto (casos de ausencia o que nadie se haga cargo) dentro de los tres días hábiles siguientes y a hora distinta. En el caso de que en el segundo intento de entrega, éste sea fallido, se deja el Aviso de Llegada en el buzón. Esto es lo que denominamos pasarlo a LISTA. O sea, el primer día no se hace ningún AVISO a las notificaciones. Las notificaciones también pueden estar sujetas a acuerdos especiales y en este caso pueden ser de dos tipos: 1) Notificaciones no informatizadas (a extinguir) 2) Notificaciones informatizadas (SICER)
NOTIFICACIONES CON ACUERDOS ESPECIALES Correos puede suscribir acuerdos especiales con clientes que son instituciones, como entidades administrativas o judiciales. Este tipo de órganos puede escoger que la notificación siga su curso normal o elegir un acuerdo especial con Correos. Este acuerdo puede tener un ámbito local, provincial, zonal o nacional y generalmente van acompañados de determinados valores añadidos: 1) Segundo intento en buzón sin pasar a lista 2) Tercer intento en buzón 3) Tercer intento en turno de tarde 4) Retorno de información 5) Otras prestaciones que puedan ofrecerse.
La mayoría de estos acuerdos especiales para la entrega de notificaciones van por el sistema SICER. En el caso de las Notificaciones no informatizadas el cliente puede suscribir los siguientes servicios: 1) 2 Intentos de entrega a domicilio 2) AR 3) 7 días de permanencia en lista después del segundo intento de entrega a domicilio 4) Gestión del 2º aviso de llegada en los envíos que pasan a Lista. En el caso de notificaciones que son emitidas por la dirección general del catastro, se utilizan unos avisos de llegada especiales.. Correos también lleva ciertos documentos en el caso de procedimientos electorales o de referéndum. En este caso se utilizan Avisos de Llegada diferentes, porque los plazos de recogida también son diferentes.
Entrega De Fax Burofax. Los Mensajes Burofax recibidos en la estación telegráfica. Continuamos con el temario oposiciones gratis de correos. Vamos a tratar la entrega del burofax y fax. Distinguimos dos tipos de burofax según su modo de admisión: 1)
Admitidos por Internet: burofax online con el código de barras con el formato “NB” y 21 cifras
2)
Admitidos por Oficina: se cubre el formulario que lleva impreso el código con formato “NB” y 11 cifras En la parte de arriba de cada página se encuentra el renglón de identificación del producto. Recepción del Fax y Burofax El fax y burofax llegan a la impresora de la estación telegráfica correspondiente. En caso contrario debe indicarse esta incidencia en el Centro de Atención al Usuario o CAU. Una vez recibido se siguen los siguientes pasos:
1)
Verificar Impresos: marcar el Burofax y refrescar. Sólo hay que verificar el burofax que se tenga en mano. Los que no están en mano, se envían a impresión desde la misma pantalla en “Verificar Impresos”
2)
Comprobar el número de páginas: se comprueba que el número de páginas de texto coincida con el número de páginas tasables, así como que el texto pueda leerse bien (o sea, que sea legible). En caso contrario, abrimos incidencia en el
CAU. También abriremos una incidencia si el renglón de identificación de arriba no es coherente con el número y el orden de las páginas del burofax. 3)
Abrir Incidencia en el CAU (si es el caso): podemos llamar al 22525 o entrar en el CAU mediante la INTRANET. Anotamos la referencia del problema en la parte inferior izquierda de la carátula de mensaje del burofax. Luego se adjunta nota del operador. Guardamos el Burofax en la carpeta de INCIDENCIAS del SGIE y lo dejamos a la espera de resolución del problema. Si no nos resuelven la avería debemos reclamar al CAU en cada turno de trabajo. Si continúa sin resolverse el problema, nos dirigimos a la oficina de origen solicitando que se envíe el mensaje al fax de la USE directamente. Ensobrado Del Burofax Fax En la carátula de la hoja de transmisión debemos marcar con rotulador amarillo “ACUSE DE RECIBO” en el caso de que proceda. En la parte izquierda se pone el sello de fechas de la USE. A continuación se pone el mensaje en un sobre de Burofax sin etiqueta de CD. Luego, en el talón de firma se anota el número de origen, la fecha en que se admitión el burofax, así como el número de orden SIT. Nuevas Impresiones Del Mensaje: pueden realizarse durante los 7 primeros días. Luego sólo se puede imprimir la hoja de transmisión o carátula. Reenvío del Burofax: en el caso de que se reciba un burofax que corresponde a otra oficina de destino tenemos 7 días para reenviar el mensaje. Entrega Final del Burofax: la unidad encargada de entregarlo debe darlo de alta en el sistema SGIE del almacén que corresponda en el caso de entregarse en oficina. Si no, se entrega en la sección encargada de su reparto. Al entregarse el burofax se le quita la solapa del sobre y se recogen los datos relativos a la entrega del mismo. Estos datos se utilizan para liquidar la entrega mediante el SGIE. En caso de que no se entregue el Burofax, se anota en la solapa que mencionamos el motivo de la no entrega. En este caso, la solapa del burofax no se quita. Luego se procede a la liquidación en SGIE. Así, los burofax que no se pudieron entregar y las solapas quitadas de los burofax que se entregaron se devuelven a la oficina con el listado de liquidación del SGIE. Los burofax avisados deben enviarse a la oficina encargada de entregarlos por la conducción más rápida que esté disponible. Estos faxes habrán sido pasados a lista en SGIE por la unidad de reparto y asignándoles la oficina de referencia. Así esta oficina de referencia podra darlos de alta en la aplicación indicando las diferencias que puedan existir entre lo que figura como “avisado” y lo que se recibión realmente.
Recepción SIT del Burofax En el procedimiento de admisión del burofax, Correos indica en SGIE los datos sobre el Burofax Online. De esta forma se da de alta en el sistema y así está
accesible cuando llega el momento de la entrega. Corresponde a las unidades de reparto actualizar en el SGIE la información relativa a la entrega del burofax online. A través de SGIE, esta información lleva a la oficina encargada de la admisión del burofax. Esta oficina de admisión generará y transmitirá automáticamente la Notificación al expedidor, informándole de la liquidación en el caso de que el mensaje vaya con Acuse de Recibo o de que no pueda llevarse a cabo la entrega. O sea, las oficinas no deben informar a través del Aviso de Servicio a las Oficinas de Admisión en los casos de entrega o no entrega del burofax online. En casos extraordinarios, las oficinas puede recibir telegramas de servicio ( =ST= o servicio tasado) desde las Oficinas de Adminisión pidiendo información sobre la entrega o no entrega de un burofax online.
Operaciones Después De La Entrega Del Fax Burofax 1)
Si el burofax va con Acuse de Recibo (PC) hay que generar un telegrama de servicio dirigido a la oficina de origen. Cuando esta oficina recibe el acuse de recibo debe generar un telegrama dirigido al remitente del fax donde se indicarán los datos de la entrega. Entonces, se archiva la solapa del sobre.
2)
Los acuses de recibo y las incidencias en la entrega se transmiten mediante PDA/SGIE y no mediante la estación telegráfica. Sólo se utilizará esta estación en caso de una resolución urgente de reclamación. Tras la liquidación mediante PDA/SGIE, en el caso de los burofax entregados su talón de firma se archiva. En el caso de burofax devueltos, el mensaje se archiva. En los burofax avisados, el mensaje se pasa a la bandeja negra.
3)
Seguimiento de burofax recibido con PC pendiente:el burofax debe quedar cumplimentado al finalizar la segunda fecha laborable desde su llegada. La comprobación se realiza en la estación telegráfica. Hay que comprobar a diario que todos los acuses de recibo (PC) de fechas previas han sido cumplimentados. En la columna de destino se encuentra el código de barras que nos ayuda a buscar en SGIE. En el caso de que finalmente el mensaje no tuviese entrada, se solicita una nueva copia.
4)
Fax Burofax No Entregados: hay que indicar los datos relativos al origen del fax y el motivo por el que no se pudo entregar. En el caso de burofax avisados se debe enviar un telegrama de servicio a la oficina de origen dentro de las 48 horas desde su recepción. En el caso de burofax pendientes con incidencia, debe enviarse un telegrama de servicio a la oficina de origen del burofax para que subsane la incidencia. En el caso de que la incidencia sea culpa del remitente, se resuelve a través de un telegrama de servicio tasado.
5)
Comunicación de Incidencias: si se trata de burofax devueltos debe informarse a la oficina de origen. Para ello, los repartidores colocan en la bandeja azul los mensajes que no se pudieron entregar por circunstancia imputable al destinatario (lo rechazó, es desconocido…)
a.
Claves De Las Incidencias:
RAJAJ
Desconocido
RAJFU
Destinatario de fue sin dejar señas
RESIN
Dirección insuficiente
RISOB
No existe ese número de casa
ROCOG Plaza, calle, avenida… desconocida OPWIG REKEG
Rehusado por el destinatario Dirección incorrecta
6)
Burofax Avisados: tienen un tratamiento prioritario. En este caso, los repartidores dejan los mensajes avisados en la bandeja ROJA.
7)
Nuevas Copias De Mensajes Burofax: proceden en caso de pérdida del mensaje o por avería. En caso de pérdida, se pide a la oficina de origen una nueva copia donde se detallan los datos registrados en la estación telegráfica. Esto va al SGIE, carpeta de Incidencias Pendientes. En caso de avería de la terminal o fallo, cuando se sospeche que esto pudo tener lugar se solicita el envío de una circular general de repetición reglamentaria a través de un telegrama de servicio con el indicador de destino ESMD.
8)
Plazo de Custodia de la Documentación: toda la documentación recogida en papel debe guardarse durante 8 MESES salvo en el caso de los documentos donde van los datos de la entrega o firma del receptor.
Tratamiento De Productos Especiales Vamos a tratar ahora sobre el reparto de una serie de productos cuyas peculiaridades e importancia son objeto de tratamiento y atención especiales. Se trata de productos con un alto valor añadido que en caso de incumplirse la hora o día de entrega, en ciertos casos el cliente tiene derecho a la devolución de la tarifa que pagó. Por eso, cuando termina la jornada de trabajo, no debe quedar ninguno de estos productos por repartir. Tipos de Productos Especiales: 1) Tratamiento de los Productos Urgentes
Valijas
Postal Exprés (nacional, internacional, EMS, YG)
EPG (Internacional)
Prime – CUI (Correo urgente internacional con grabación T&T)
Burofax (Nacional-Internacional)
Burofax online PC.
Telegrama (Nacional-Internacional)
Carta Ordinaria Urgente (Nacional-Internacional) 2) Tratamiento específico del IPC 3) Notificaciones NR con Aviso de Recibo electrónico (e-AR)
Productos Urgentes EL POSTAL EXPRÉS El Postal Exprés se comercializa bajo cuatro modalidades diferentes y cada una de las modalidades puede contar con sus valores añadidos, sustituyendo en algunos casos a los productos ya existentes de paquetería como el paquete Prisma. El servicio de Postal Exprés garantiza una entrega en 48 horas y se realiza un seguimiento informatizado del mismo. Debe realizarse el intento de entrega en 24 horas por la red urgente y en 48 horas por el resto de la red. 4 Tipos De Postal Exprés: 1)
Postal Exprés Estándar: se realizan 2 intentos de entrega en domicilio con permanencia en lista de 15 días naturales
2)
Postal Exprés Prisma: se realizan 2 intentos de entrega en domicilio con devolución inmediata al Remitente si es imposible entregarlo. No se estaciona en la Unidad tras intentar entregarlo.
3)
Postal Exprés Logística Inversa: este producto depende de acuerdos comerciales concretos, o sea, que en cada caso tiene instrucciones únicas
4)
Postal Exprés Lista: Se entrega exclusivamente en Oficina, o sea, que no hay intento de entrega en domicillio. En la oficina estará 15 días naturales.
PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE REPARTO Antes del Reparto del Postal Exprés: Cada uno de los envíos es asignado mediante SGIE a la sección o al Servicio Rural que se encargue de su reparto. Si el postal exprés tiene Aviso de Recibo Electrónico (e-AR), cuando se cierra la sección en SGIE, después de la Hoja de Reparto, se imprime este producto con estas peculiaridades: 1)
Imprimir tantos Avisos de Recibo Electrónicos como postales exprés se pongan en reparto, sin importar si es el primer o segundo intento de entrega o cómo haya sido
liquidado en los repartos anteriores (por ejemplo, por ausencia del destinatario). Esto quiere decir que cada e-AR sólo puede usarse para el intento de entrega por el que fue creado. 2)
En el e-AR salen los datos del Destinatario, el número del envío, la identificación de la sección que entrega el Postal Exprés y, en su caso, los datos relativos al intento de entrega anterior.
3)
Puede haber hasta 3 e-AR de otros tantos envíos en cada hoja, incluso de diferentes tipos de productos, menos en el caso de los Servicios Rurales con liquidación diferida. En este caso se imprime un solo e-AR por hoja. En ningún caso el Aviso de Recibo Electrónico de separarse, adherirse o graparse a los envíos que le corresponden. Las hojas que contienen los e-AR deben estar siempre completas.
Durante el Reparto del Postal Exprés: En la Hoja de Reparto o en la PDA deben indicarse los valores añadidos que lleva cada envío para que el cartero conozca las peculiaridades de la entrega. Estos pueden ser: 1)
Reembolso: debe figurar el importe a cobrar en euros
2)
Aviso de Recibo: deben cumplimentarse todos los datos relativos al reparto en el e-AR creado en SGIE y en la Hoja de Reparto o PDA.
3)
Entrega Exclusiva Al Destinatario: el producto sólo puede entregarse al Destinatario que figure en la documentación y a nadie más, ni aunque tenga autorización. En estos casos se considera que el destinatario está ausente. Tras entregarse o rehusarse el envío, debe comprobarse la identidad del Receptor mediante cualquiera de los documentos oficiales habituales y se recoge su firma y datos en el asiento que corresponde a esto en la Hoja de Reparto o PDA.
En el caso de que el envío no se entregue, debe registrarse el intento de entrega en la Hoja de Reparto o PDA. Además, si el Destinatario está ausente, debe dejarse un Aviso de Llegada con todos los datos, poniendo una atención especial en caso de que el envío tenga el valor añadido de “Entrega Exclusiva al Destinatario”.
Después del Reparto del Postal Exprés Al volver del reparto, deben liquidarse en SGIE o en PDA. La única particularidad aquí es que en el caso de envíos con el valor de “Entrega Exclusiva al Destinatario” no puede asumirse la entrega y por ello, debe liquidarse individualem ente el resultado del intento de entrega de cada uno de estos productos. Si no, no se puede hacer la liquidación de la sección
Continuación Reparto Postal Exprés
Tratamiento De Productos Especiales 2: Postal Expres (cont.) Continuamos con el especial tratamiento del Postal Exprés que empezamos en el artículo anterior. Ya han salido las listas de correos y muchos no hemos entrado en la bolsa. No por ello, dejaremos de seguir publicando este temario de correos gratis. Lo bueno de esta convocatoria es que no es necesario estar en la bolsa de correos para poder presentarse a la oposición. ¡Un saludo a todos!
B) GRABACIÓN SIVER DE LOS DATOS DEL POSTAL EXPRÉS No es necesario realizar la grabación ni control en SICER del resultado de la entrega en el caso de los envíos de Postal Exprés.
C) CURSO DE LOS AVISOS DE RECIBO ELECTRÓNICOS (e -AR) Hay que enviar a diario al Centro de Control de la provincia de destino las hojas completas con los e-AR de cada jornada de trabajo. De esta forma se puede gestionar su encaminamiento, digitalización y/o custodia según sea el caso. En el caso de Servicios Rurales con Liquidación Diferida, los e-AR que les corresponden sólo serán remitidos cuando el ciclo del envío este completamente realizado.
D) CENTROS DE CONTROL PROVINCIAL DE LOS CERTIFICADOS Desbloqueo de remesas Este desbloqueo se lleva a cabo exclusivamente en la Unidades de Admisión Masiva o UAMs. No es necesario realizar ni el control ni la grabación en SICER del resultado de la entrega. Curso De Los Avisos De Recibo Electrónicos CCPC de la provincia de Destino: 1) Una vez que se ha hecho el intento de entrega por parte de las Unidades de Reparto Ordinario, USEs o en su caso las Oficinas, lo Avisos de Recibo Electrónicos serán recibidos en el CCPC de la provincia de destino.
2) Cada CCPC debe enviar a diario bandejas separadoras con las hojas de e-AR a su CCP, centro de control provincial, de Certificados Digitalizador de referencia. Se rotularán estos despachos cmo “e-AR para Digitalizar”. CCPC Digitalizadores: Todos los días hay que digitalizar y custodiar todos los Avisos de Recibo Electrónicos recibidos. TAREAS DEL CARTERO SOBRE EL POSTAL EXPRÉS 1) Tiene que describir el 1er Intento de Entrega a domicilo en la modalidad del envío: estándar, prisma e inversa. Clave Y Resultado del Intento de Entrega
Tareas Y Obsevaciones
Entregado a domicilio
a) Entregar al Destinatario o cualquier persona que esté en casa que acredite su identidad. EXCEPCIÓN: que se trate de una “entrega exclusiva al destinatario”.
Siguiente Paso
Termina el reparto
b) Cobrar, en su caso, el importe del reembolso. c) Cubrir, si lo hay, el e-AR con la firma del cartero, fecha, hora y clave del envío. d) Cursar el e-AR al Centro de Control 1. Ausente de Reparto1. Cubrir el Aviso de Llegada. 2. No se hace cargo Marcar si es necesario la casilla de “entrega exclusiva al destinatario”.
Se procederá al segundo intento de entrega a domicilio
2. Cumplimentar, en su caso, el primer intento de entrega del e-AR. 3. Cursar el e-AR al Centro de Control 1. Dirección Incorrecta 2. Desconocido 3. Fallecido
1. Cubrir el primer intento de entrega del e-AR si lo tuviera.Cursar el Aviso el Centro de Control
Finaliza el reparto
2) Segundo Intento de Entrega del Envío en la modalidad estándar, prisma e inversa (se entrega en días o turnos hábiles consecutivos) Clave Y Resultado Entrega a Domicilio
Tareas y Observaciones 1. Entregar al Destinatario o cualquiera que esté en casa que acredite su identidad, excepto en la Entrega Exclusiva al Destinatario.
Siguiente Paso Finaliza el Reparto
2. Cobrar el importe del reembolso si lo hay 3. Cumplimentar el e-AR en su caso. 4. Cursarlo al Centro de Control
3) Descripción del Segundo Intento de Entrega a Domicilio en la modalidad Estándar e Inversa (se entrega en turnos o días hábiles consecutivos) Clave Y Resultado
Tareas y Observaciones
1. Ausente de Reparto1. Cubrir el Aviso de Llegada y 2. No Se Hace Cargo marcar si es necesario la casilla “Entrega Exclusiva al Destinatario”
Siguiente Paso Pasarlo A Lista
2. Cubrir si lo hay en 1er intento de entrega del e-AR y cursarlo al Centro de Control
4) Descripción del Segundo Intento de Entrega a domicilio en el caso de Prisma (entrega en días o turnos hábiles consecutivos)
Clave Y Resultado 3. Ausente de Reparto 4. No Se Hace Cargo
Tareas y Observaciones
Siguiente Paso
Se Devuelve el Postal Exprés
Termina el Reparto
5) Descripción del Segundo Intento de Entrega a domicilio en Modalidad Prisma, Estándar o Inversa (en días o turnos hábiles consecutivos) Clave Y Resultado 1. Desconocido 2. Fallecido
Tareas y Observaciones
Siguiente Paso
Se cubre el segundo intento de entrega del e-AR y se cursa al centro de control
Termina el Reparto
3. Rehusado
Postal Exprés YG Tratamiento Especial Vamos a tratar el especial tratamiento del producto postal Postal Exprés YG para los que preparáis las oposiciones correos, temario gratis de la Guía De Formación Online. En base a la demanda de los clientes de Correos, se han añadido un par de servicios de alto valor añadido al Postal Exprés (en el capítulo anterior ya vimos el especial tratamiento en el reparto del Postal Exprés). Dos Valores Añadidos: 1) Entrega Exclusiva Al Destinatario: el envío sólo puede entregarse a la persona que aparece como destinatario en la documentación. Ni siquiera puede entregarse a un representante acreditado. 2) e-AR o Aviso de Recibo electrónico que se imprime en la Unidad de Reparto Los dos tipos de Postal Exprés YG siguen estos parámetros: 1) Código de Producto: código de barras formado 13 caracteres situado en el anverso del envío. Los dos primeros caracteres corresponden al Cliente y los dos últimos son “ES”. En el caso de la empresa YOIGO estos caracteres iniciales de cliente son “YG”. 2) Valores Añadidos: En el anverso del envío hay que indicar los valores que lleva contratados como la Entrega Exclusiva al Destinatario, el e-Aviso de Recibo o el reembolso. 3) Aviso de Recibo: los envíos procedentes de YG llegan a las carterías sin el Aviso de Recibo y este se imprime mediante SGIE junto con la Hoja de Reparto.
Trabajo Con Este Postal Exprés En Las Unidades De Reparto:
Antes del Reparto: el postal expres YG se asigna normalmente en SGIE a la sección o en su caso al Servicio Rural que se encargue de su reparto final. El sistema SGIE informará de la imposibilidad de poner en reparto ese postal exprés si la información asociada todavía no está disponible en el sistema. Si sucede esto, hay que avisar al CAU informándole de esto. Si pasan 5 días sin que se pueda resolver esta incidencia, el envío se devuelve al Remitente. Una vez que la sección quede cerrada se imprimen los e-AR de estos envíos después de la Hoja de Reparto con estas peculiaridades: 1) Hay que imprimir tantos e-AR como envíos se proceda a repartir, sin importar que sea el primer o segundo intento de entrega y de cómo se hayan liquidado en anteriores repartos (p.ej: falta de tiempo, ausente…). O sea, que cada e-AR sólo puede utilizarse en el intento de entrega para el que se creó 2) En los e-AR deben ir cumplimentados los datos del Destinatario, número de envío, identificación de la sección que hizo los intentos de entrega y, en su caso, los datos del intento de entrega anterior. 3) Cada e-AR debe tener sólo los apartados que sean necesarios para cumplimentar los datos del intento de entrega en curso. 4) En cada hoja puede haber hasta 3 e-AR de otros tantos envíos con la excepción de los Servicios Rurales con liquidación diferida. En este caso se imprime un solo e-AR por hoja. Los e-AR no deben separarse ni adherirse o graparse a sus respectivos envíos. Las hojas que tienen los e-AR deben matenerse siempre completas.
Durante el Reparto: en el asiento de la hoja de reparto que corresponda deben figurar las indicaciones de “Aviso de Recibo” y “Entrega Exclusiva al Destinatario”. De esta forma el cartero recuerda que debe rellenar todos los datos asociados al resultado de la entrega en el e-AR, asimismo como que sólo puede entregar el envío al Destinatario que aparezca en la documentación del envío. En el documento de la entrega debe comprobarse la identidad del Destinatario y para ello se requerirán los documentos oficiales en uso. En caso de no tenerlos se cobrará el importe del reembolso.
En el caso de que el destinatario se halle Ausente y se proceda a dejar un Aviso de Llegada para la retirada del envío en la Oficina (está en Lista), debe cumplimentarse en el anverso del envío, de forma clara: “Entrega Exclusiva al Destinatario”. Si también corresponde reembolso, hay que indicar también el importe del mismo. Como en los demás envíos, el cartero debe tener mucho cuidado en cumplimentar todos los datos del e-AR relativos al intento de entrega a domicilio. De esta forma trata de cumplirse el compromiso de servicio asumido por Correos. Regreso del Reparto: no puede asumirse la entrega de estos envíos a la hora de liquidarlos en SGIE. Por eso, debe liquidarse de forma individual el resultado del intento de entrega de cada envío, aunque se haya entregado al Destinatario. Para ello se utilizará el Aviso de Recibo. Grabación y Control del Envío: no se necesita realizar el control SICER para el resultado de la entrega de este producto. Curso de los e-AR: las hojas completas con los e-AR, correspondientes a cada jornada de trabajo y sin importar el resultado del intento de entrega, deben enviarse a diario al Centro de Control perteneciente a la provincia de destino para poder así gestionarse su rápida digitalización y custodia. En el caso de los Servicios Rurales que tienen Liquidación Diferida, solamente se remitirán sus e-AR en el caso de que se hayan llevado a cabo los dos intentos a domicilio y la entrega en Lista.
CUI EPG PRIME BUROFAX Y TELEGRAMAS TRATAMIENTO ESPECIAL Correo Urgente Internacional CUI Tratamiento Especial En Reparto Vamos a ver el tratamiento especial que recibe el CUI o Correo Urgente Internacional en el tema sobre distribución del temario de correos para personal laboral. Recordemos que el CUI era un tipo de envío perteneciente a la línea urgente internacional que se envía por empresas, con una recogida a domicilio y una entrega en 48-78 horas. En su tratamiento, el CUI se da de alta en SGIE con retorno de la información y se entrega en el domicilio del destinatario sin necesitarse firma. El CUI no tiene ningún valor añadido. Paquete Internacional EPG Se trata de un paquete internacional utilizado por clientes con contrato. Este paquete EPG se recoge a domicilio y se entrega normalmente a las 48 horas. Requiere retorno de información. Se realizan 2 intentos de entrega a domicilio. En caso de no poderse entregar, queda 15 días en Lista (a no ser que el cliente indique lo contrario). La entrega se realiza previa firma del destinatario. Para
grabar los EPG sólo se tiene en cuenta el código de la etiqueta que se pone en la Oficina de Cambio y no la etiqueta del país de origen.
Liquidación del EPG: En el caso de ser Entregado, se trata en SGIE como en el resto de los envíos que van certificados. Luego se archivan por turno, reparto y sección las copias multihojas correspondientes. Si el EPG lleva Acuse de Recibo o Prueba de Entrega, deben cumplimentarse todos sus apartados, llevar la firma del Agente de Clasificación y Reparto así como el sello de la oficina. Si el EPG es Devuelto, se trata igualmente en SGIE como los demás certificados. En el reverso del envío se indicará el motivo de la devolución. Para proceder a la devolución se utiliza la red urgente. Si el EPG es Reexpedido: se trata de la misma forma que en los demás envíos con petición de reenvío postal. Prime Se trata de un producto postal similar al EPG con la diferencia de que se deja en el buzón del destinatario, no requiriéndose la firma del destinatario a la entrega. En el caso de que no se cumplan los plazos de entrega y grabación hay una penalización. Liquidación del Prime: en el caso de que el Prime sea Devuelto, se trata en SGIE como envío certificado que es. En el reverso del envío se pone el motivo de la no entrega. Reexpedidos: sigue el mismo tratamiento que los demás envíos con petición de reenvío postal. Burofax y Telegramas El plazo de entrega de ambos emvíos va desde el MISMO DIA (si se entregaron antes de las 13:00 y dirigidos a una USE), hasta el DÍA SIGUIENTE HÁBIL, en el resto de los casos. El destinatario anotará en la solapa la hora de entrega y la firma del envío. Liquidación de Burofax y Fax: en el caso de ser entregados, se tratan en SGIE como los demás certificados. Luego las solapas de estos envíos se archivan según el turno, reparto, día y número de orden. En el caso de envío con Acuse de Recibo o “P.C”, hay que rellenar los datos relativos a la persona que firmó y la hora en que recibió el envío. En el caso de ser Devueltos, se tratan en SGIE. En el reverso llevarán el motivo de la devolución. Reexpedidos: no se permite la reexpedición en los productos telegráficos. Como remitentes podemos pedir el cambio de destinatario, dirección, etc. Burofax Online PC Se trata de un servicio de telecomunicación que permite admitir documentos a través de medios digitales, así como encaminarlos electrónicamente a su oficina de destino, todo esto gracias a Correos Online o los ficheros FTP. Una vez recibidos por la oficina de destino, ésta los imprime en papel.
Este servicio online ofrece la confidencialidad e integridad en la comunicación con el cliente mediante el empleo de plataformas de seguridad como SSL v3 de 128 bits y un FTP seguro (FTP= File Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia de Archivos: un FTP es básicamente una página con archivos para descargar). En el caso de clientes con contrato, se autentica el emisor mediante su registro en Correos Online. Estos documentos se admiten sólo en formato PDF con un peso máximo de 1 Mb. Mediante la certificación electrónica queda registrada la fecha de admisión y del contenido del documento. De esta forma se garantiza su integridad. Además, los documentos originales se conservan, así como toda la información que llevan asociada, durante 6 MESES. En el caso de entrega a domicilio, la entrega se hace como Urgente. Debe recogerse de forma obligatoria los datos para asignarlos posteriormente al receptor del envío. El servicio de Burofax Online PC puede prestarse mediante dos canales: masivo o vía web. El Canal Masivo se ofrece por Correos a los clientes con contrato que tienen una gran cantidad de comunicaciones. Mediante este canal pueden automatizar el proceso de tramitación del Burofax y conseguir el retorno de información de la entrega. El canal masivo también mejora la accesibilidad a este servicio. Así puede contratarse el servicio desde nuestra casa o empresa a través de internet, con la garantía de la seguridad e integridad de los documentos que se busca en este servicio. Canal Web: se utiliza para particulares o los envíos esporádicos de clientes con contrato. Puede realizarse el envío desde cualquier lugar, a cualquier hora y con todas las facilidades de pago a través de tarjeta, pago electrónico o factura de contrato.
Tratamiento Valijas, Certificado Urgente, Carta Urgente e IPC Continuamos con el tratamiento especial de diversos productos postales que requieren un especial cuidado o control en su reparto y distribución; productos que en caso de demora en su entrega incluso pueden dar lugar a penalizaciones. Bienvenidos a los nuevos a Temario Correos Gratis. Valijas Se trata del envase utilizado para la documentación de las empresas y puede ir con precinto o no. Los clientes habituales de valijas son empresas como Bancos, Seguros, Eléctricas... Se entregan y recogen normalmente en el día. El horario
habitual de su tratamiento son las 8:00 – 9:00 horas para su entrega y la recogida entre las 14:00 y las 15:00. No se puede dejar ninguna valija sin entregar o recoger. En caso de incidencias, se crea un problema grave a los clientes ya que se trata de un producto de contenido de carácter urgente que ya vimos en la línea urgente. Certificado Urgente El certificado urgente se entrega bajo firma y cuenta con dos intentos de entrega. Para proceder a la liquidación de los envíos, el tratamiento va así: 1) Certificados Urgentes Entregados: se tratan en SGIE como los demás envíos registrados. La firma se recoge en la hoja de reparto correspondiente y se archiva durante 18 meses. Si el certificado urgente lleva Acuse de Recibo, hay que cumplimentar todos sus apartados, con la firma del Agente de Clasificación y Reparto además del sello de la oficina. 2) Certificados Urgentes Devueltos: se tratan en SGIE como el resto de los envíos certificados. En el caso de que no se puedan entregar, se pone en el reverso el motivo de la devolución. Se utiliza la red urgente para proceder a la devolución de este tipo de envíos. 3) Certificados Urgentes Reexpedidos: tienen el mismo tratamiento que el resto de envíos con petición de reenvío postal.
Cartas Ordinarias Urgentes Las cartas ordinarias urgentes se liquidan y graban en SGIE y van con el código de barras de origen. Estas cartas son entregadas en mano en la puerta del domicilio, sin necesidad de la firma del destinatario. En caso de no poderse entregar en la puerta, se deja la carta en el buzón, anotando en el reverso la indicación “Depositado En El Buzón Por Encontrarse Ausente A Las ... Horas”, tras firmar y poner la fecha. Liquidación de la Carta Urgente: 1) Carta Urgente Devuelta: se trata en SGIE como en el caso de los demás envíos certificados. Todos los envíos que no se puedan entregar deben llevar el su reverso la causa de la devolución 2) Carta Urgente Reexpedida: tiene el mismo tratamiento que los demás envíos con petición de reenvío postal. Tratamiento Especial Del IPC IPC es una organización formada por operadores postales, dedicada a la mejora de la calidad del servicio de correo internacional en los países miembros. Se trata
de un producto muy importante por su tratamiento ya que hay penalizaciones, en caso de no cumplir con los objetivos marcados, debido a los gastos terminales. Gastos Terminales: ¿Qué Son? Se trata de las cantidades que cada operador paga al resto por distribuir el correo. Estos gastos se calculan según el peso, número de envíos y del cumplimiento de objetivos de calidad. En el caso de que Correos cumpla con su objetivo de calidad, recibe una bonificación en concepto de gastos terminales. Si, al revés, no cumple con el objetivo, Correos recibe una penalización según el porcentaje que se obtenga fuera de plazo, por incumplir con su compromiso de calidad. Por esta razón, la organización en el tratamiento del IPC es muy importante. Entre los aspectos organizativos del IPC encontramos: 1) Control de la Recepción 2) Tratamiento Diferenciado En Todos Los Procesos 3) Entrega Controlada y Bajo Firma de los ACR (Agentes de Clasificación y Reparto) 4) Control durante el Reparto:
Van con los envíos certificados, no se embarrian (clasifican por barrios) con la correspondencia ordinaria y no van con las bolsas de alcance.
Debe repartirse todos los días. Por eso, al IPC se le da prioridad. 5) Control en la Liquidación:
Los IPC se separan y clasifican en contenedores según su etiqueta identificativa y comprobando que correspondan a la Unidad que los trata. A la hora de la descarga y apertura, se les da prioridad.
En caso de que haya IPC que no pertenecen a la unidad, hay que reencaminarlos lo antes posible para que salgan a reparto ese mismo día.
Este tipo de envíos IPC, en su clasificación, se separan de la demás correspondencia ordinaria.
Este tipo de envíos se ordenan según la lista de embarrie igual que en el caso de la correspondencia ordinaria (pero no va con esta correspondencia, sino con la certificada, para estar así controlado el envío durante todo el tiempo).
Si no se entrega un envío IPC, el cartero debe informar de esta incidencia tan pronto regrese del reparto y alegando causa justificada.
Paquete Internacional Prisma EPG y Notificaciones NR Continuamos con el temario correos gratis de la Guía de Formación Online. ¿Puedo presentarme a las oposiciones si no entré en la bolsa? Sí. Esta es la novedad de las próximas oposiciones correos.
Paquete Internacional Prisma EPG Se trata de un servicio postal de paquetería internacional para Europa con tratamiento prioritario y dirigido a las empresas. Este tipo de envíos circulan identificados de forma adecuada para su canalización por medio de la Red EPG. Este producto cuenta con un anagrama especial “EPG” y un código de barras alfanumérico. Este código está formado por letras y números. Los dos primeros dígitos indican el producto y los dos últimos indican el país de origen. Características del Paquete Internacional Prisma (EPG): 1) En la web de correos puede verse la información relativa al estado de entrega del envío. 2) Su entrega se produce garantizando plazos reducidos 3) Información sobre la Recogida a Domicilio 4) Envíos de hasta 30 Kg de peso 5) Seguro incluido (hasta 450 DTS o “Droits de Tirage Speciaux” – literalmente, Derecho de Dibujo Especial) 6) Dos semanas de permanencia en oficina a disposición del cliente, tras no poderse entregar. 7) La documentación de este producto se genera online Notificaciones NR con Aviso de Recibo Electrónico (e-AR) Hablamos de un nuevo servicio que ofrece correos y que se añade a los valores de la notificación informatizada que ya tratamos. Este servicio responde a la necesidad de ofrecer al cliente la posibilidad de gestionar completamente sus Avisos de Recibo, desde que se impriman hasta que se digitalizan y custodian. La notificación NR es un tipo de Notificación Informatizada General. Tiene iguales características y mismo tratamiento postal: 2 intentos de entrega a domicilio y 7 días en Lista. Se imprime el Aviso de Recibo en la Unidad de Reparto y esto es lo que conocemos como e-Aviso de Recibo. Las notificaciones NR tienen las siguientes características:
1) Identificación del sobre: en el anverso del envío se debe identificar de forma clara el tipo producto, o sea: “Notificación EAR”. 2) Código del Producto: en el anverso irá el código que siempre empieza por “NR” y está formado por 23 caracteres en forma de código de barras. Este es el número de la notificación. 3) Aviso de Recibo: las notificaciones NR llegan a las carterías sin el Aviso de Recibo. Se imprimen utilizando el SGIE junto a la Hoja de Reparto. Trabajo en la Unidad de Reparto con Notificaciones NR Antes del Reparto del NR: Mediante SGIE, el NR se asigna a la sección o al Servicio Rural que se encargará de realizar su reparto final. Si su información asociada todavía no está en SGIE, la aplicación nos informará de que no es posible aun poner en reparto el envío. Si este es el caso, debemos avisar al CAU de la incidencia e intentar solucionarla siempre en próximos repartos. Después de 5 días sin que se resuelva el problema, hay que devolver el envío a su Remitente. Una vez que quede cerrada la sección y después de la Hoja de Reparto, se imprimen los e-Avisos de Recibo correspondientes a estas notificaciones con las siguientes características: 1) Deben imprimirse tantos e-Avisos de Recibo como notificaciones NR estén en el reparto. No importa si es el primer intento de entrega o el segundo. Tampoco importa cómo se haya liquidado el NR en los repartos anteriores. O sea, cada eAviso de Recibo, sólo puede emplearse en el intento de entrega para el que se creó. 2) Los e-Avisos de Recibo deben ir con los datos del destinatario, número de la notificación NR, la identificación de la sección que realice los intentos de entrega y los datos del intento de entrega anterior, si es el caso. 3) Todo e-Aviso de Recibo sólo tendrá los apartados necesarios para cumplimentar los datos del intento de entrega en curso. 4) Puede haber hasta 3 e-Avisos, en cada hoja, de otras tantas notificaciones con excepción del caso de los Servicios Rurales que tengan liquidac ión diferida. En este caso se imprimirá un solo único e-AR por hoja. No deben separarse ni adherirse o graparse los e-AR a sus envíos. Las hojas que contienen los e-AR deben estar siempre completas. Durante el reparto Debe figurar “Aviso de Recibo” en el asiendo reservado para ello en la Hoja de Reparto. Así el cartero recordará que tiene que cubrir todos los datos asociados al resultado de la entrega en el e-Aviso de Recibo.
Como sucede en las demás notificaciones, hay que insistir en que el cartero cubra correctamente todos los datos del e-AR en cada intento de entrega a domicilio. Al Regresar Del Reparto Cuando se liquide el producto mediante la aplicación SGIE, no se puede asumir la entrega en el caso de notificaciones NR. Por eso, en cada notificación debe liquidarse individualmente el resultado del intento de entrega, incluso si se ha entregado al Destinatario. Para eso, se utiliza el e-Aviso de Recibo. Características de la Notificación NR: 1) No es necesario realizar el control SICER del resultado de entrega para las notificaciones NR 2) Las notificaciones que se hayan devuelto y las hojas cubiertas con los e-Aviso de Recibo de cada jornada deben enviarse a diario al Centro de Control Provincial para que proceda a su pronta digitalización y custodia. Esta operación se realiza sin importar el resultado del intento de entrega. 3) En el caso de los Servicios Rurales que tienen Liquidación Diferido, éstos sólo remitirán sus Avisos de Recibo en el caso de que se hayan completado los dos intentos de entrega a domicilio y la entrega en Lista.
El Correo Rural 1 El servicio de correos que se ofrece en el entorno rural cada día es más parecido al que se realiza en el ámbito urbano gracias a lo que se denominan Concentradoras De Servicios Rurales, por sus siglas, CSR. Gracias a esto el reparto se realiza de forma similar. Aún así, existen peculiaridades que siguen distinguiendo al reparto en el medio rural: 1) En el ámbito rural, son los ACR los que utilizan su propio vehículo para hacer el reparto. 2) También deben aportar el local, en el caso de Oficina Auxiliar o de Enlaces Rurales Circulares en ciertos puntos del recorrido y como servicio de atención al público. Aportar el vehículo o el local les da derecho a recibir una contraprestación económica. 3) En el Servicio Rural también se admiten productos, ya sea mediante una oficina auxiliar fija o por medio de un enlace rural. 4) La infraestructura que presente el área de reparto, así como el direccionamiento de los envíos en el entorno rural pueden condicionar la forma en que se preparan y distribuyen los envíos.
Tipos de Servicios Rurales Hay 2 clases de Servicios Rurales: 1) Las Oficinas Auxiliares 2) Los Enlaces Rurales Además, puede trabajarse a jornada completa o parcial y aportarse o no local o vehículo, como hemos visto. La correspondencia que se pone en el reparto se recibe y entrega en los siguientes centros: 1) Oficina Técnica o Unidad de Reparto: se integra como otro ACR más de la Oficina o Unidad 2) Concentradora de Servicios Rurales: está en pequeñas localidades que no tienen Oficina Técnica. Se agrupan mediante la CST varios servicios rurales colindantes. Pueden asimismo concentrarse en un Pabellón Postal o Jefatura Provincial. 3) La Propia Oficina Auxiliar: intercambia ya con una Conducción que lleva el Correo o con un Enlace Rural (denominado Circular). Una vez que se recibe la correspondencia, la jornada de trabajo transcurre como en el caso del ACR urbano que ya tratamos, o sea, realizando las tareas de Descarga, si es necesario, Clasificación, Embarriado y Preparación de la correspondencia personalizada antes de salir a repartir la correspondencia.
Grabación en SGIE Al mismo tiempo que se procede a la clasificación de la correspondencia ordinaria en la Oficina o Concentradora, se graban los productos registrados – como es habitual – mediante la aplicación SGIE. Distinguimos aquí tres situaciones, que dependen del tipo de Rural que distribuya la correspondencia: 1) Servicio Rural Integrado: se trata del servicio que recibe y entrega en el mismo Centro de Reparto. La grabación en SGIE de los envíos personalizados y su liquidación se lleva a cabo de la misma forma que en las Unidades De Reparto Urbano. 2) Servicio Rural Integrado con Lista Propia: es el mismo caso que antes, pero cuando se cuenta con una Oficina abierta al público con Lista de Correos. La grabación en SGIE es igual, con la excepción de los envíos que pasan a Lista. En estos envíos hay diferencias a la hora de su liquidación. 3) Servicio Rural con Liquidación Diferida: se trata de Oficinas Auxiliares fijas donde llega la correspondencia registrada, procedente de otro Servicio Rural –
Circular o Enlace Rural – o de la misma Conducción que lleva la correspondencia. Aquí se recibe cada producto registrado con un taloncillo correspondiente a cada envío, para su posterior liquidación mediante SGIE. Después de realizar estas tareas, se procede al reparto de la correspondencia.
En los servicios rurales se distribuye todo tipo de productos tanto postales como telegráficos: correspondencia ordinaria, personalizada, urgente, telegramas, paquetes azules... En el ámbito urbano, como vimos en su tema correspondiente, se distingue el reparto de los productos ordinarios de los urgentes, empleándose para ello personal exclusivo o unidades de reparto especializadas en un tipo u otro de correo.
Admisión y Preadmisión De Productos Entorno Rural En el reparto en el entorno rural se admiten los envíos para su curso y entrega y se vende cada producto postal de la misma forma que en una oficina de atención al público. Para proceder a esta admisión y venta se utiliza la Oficina, se hace al Paso o ambas a la vez: 1) Admisión y Venta en Oficina Las oficinas auxiliar disponen normalmente de una Máquina expendedora de estampillas (EPELSA) o de una Balanza (ECOLSA) que informa sobre el precio de cada producto que se va a admitir aunque no expide estampillas. En este caso, el ACR rural dispone de una cuenta con una provisión de diferentes valores a cargo de su Oficina Técnica. En las oficinas rurales se admiten para cursar todo tipo de envíos con la excepción de los envíos telegráficos. La admisión es provisional. Si se trata de giros ordinarios se entrega al remitente un resguardo del talonario G-1A. Si se trata de envíos certificados se entrega un impreso M-11. Este modelo se le canjea al remitente por el modelo definitivo en el momento en que la Oficina Técnica de que depende proceda a la verdadera admisión mediante el sistema IRIS. Por eso, hablamos de una preadmisión de los envíos. 2) Admisión y Venta “Al Paso” En los puntos del recorrido en que no exista una Oficina de Atención al Cliente, la admisión y venta se los productos se lleva a cabo “al paso”, o sea, mientras el cartero realiza el reparto. El Enlace Rural debe llevar siempre estampillas que le proporciona su Oficina Técnica para así poder vender y franquear los envíos ordinarios que le entreguen para cursar.
Final de la Jornada en el Entorno Rural Después de la jornada de trabajo, hay que proceder a liquidar todos los envíos como se hace en cualquier unidad de Reparto, si bien, como en el caso de la grabación de envíos registrados para salida al reparto, en la liquidación mediante el SGIE existen pequeñas diferencias según la clase de Servicio Rural:
1) Servicio Rural Integrado: en este tipo de servicio existen las mismas hojas de Reparto que en el entorno urbano y de ahí que la liquidación de los envíos sea la misma. 2) Servicios Rurales Integrados Con Lista Propia: cuenta con el mismo tipo de Hoja de Reparto que en el caso anterior. Pero los envíos no entregados pueden pasar a Lista de la Oficina Técnica de la que dependan, a la Lista de su propia Oficina para el Público o a la Lista “Al Paso”. Los envíos que han sido avisados para la Oficina Técnica deben asociarse a ésta en el momento de su liquidación por SGIE. Los demás envíos (Lista de la Oficina Auxiliar o Lista de Al Paso), se imprime un taloncillo en el momento de su liquidación. Este taloncillo se adjunta al envío correspondiente para que cuando se entregue al destinatario o se devuelva al remitente por sobrante, pueda liquidarse en el Sistema mediante dichos taloncillos. 3) Servicios Rurales Con Liquidación Diferida: en este caso, se reciben los certificados para su entrega llevando un taloncillo cada envío. Este taloncillo debe ser devuelto a la Oficina de la que dependan, debidamente cumplimentado para proceder así a la liquidación
Forma De Encaminar Los Envíos A La Unidad De Entrega En Oficina Vamos a ver la distribución de la correspondencia en ciertos entornos especiales que requieren una operativa diferente. Bienvenido al temario de correos actualizado de la Guía de Formación Online. Circular 04-2008. La norma es entregar la correspondencia a los destinatarios en su domicilio o a través de la Oficina. El problema surge cuando no puede entregarse al destinatario por ausencia u otra causa justificable. En este caso hay que comunicar la existencia de esta entrega fallida mediante el aviso de llegada que se deja en el buzón del destinatario. Este sería el procedimiento normal. Sin embargo, hay casos que se recogen en el Reglamento de los Servicios Postales. Estos casos inciden en la forma en que se prestan los servicios postales en el domicilio de los destinatarios: falta de direccionamiento oficial, falta de colocación u ordenación de los buzones de un edificio, imposibilidad de entrar en
la finca de un destinatario o acceder a sus buzones... A esto, el Real Decreto 503/2007 suma el hecho de unos entornos que se consideran especiales a los que se dirige la correspondencia. En este RD se trata cómo debe entregarse la correspondencia en la Oficina Postal. Surge a tenor de lo expuesto la necesidad de encaminar los envíos a la Unidad de Entrega en Oficina, ya sea porque fue imposible entregarlos en el domicilio de destino, por prescripción reglamentaria según el tipo de entorno o por una decisión del Órgano Regulador, para que de esta forma los clientes pasen a retirar los envíos de la Oficina Postal correspondiente. Por eso, con el objetivo de homogeneizar el tratamiento que debe darse a los envíos que tienen que pasar a la Unidad de Entrega en Oficina, cuando se den los supuestos previstos, o cuando los destinatarios que tengan abierto un apartado postal soliciten que se le entreguen los envíos en dicho apartado (aun en el caso de que los envíos tengan una dirección postal), se crean las ciertas medidas de organización. Causas por las que la Correspondencia se Encamina a las Unidades de Entrega en Oficina: 1) Zonas de Nueva Ocupación: se trata de zonas cuyas calles todavía no tienen nombres ni las viviendas numeración. El reparto en esta zona todavía no se ha creado. 2) Zonas En Que No Se Puede Repartir: esto podría deberse a la imposibilidad de acceder a los edificios o cuyos buzones (casilleros domiciliarios) están desordenados. 3) Zonas donde la correspondencia debe entregarse en casilleros concentrados pluridomiciliados, al paso o agrupados y no se han instalado los mismos. 4) Zonas donde el Órgano Regulador ha dictado Resolución para entregar la correspondencia directamente en Oficina hasta que no sean resultas determinadas deficiencias (de las que vimos en los puntos anteriores). En todos estos casos la correspondencia ordinaria se entrega a través de la Oficina correspondiente. En el caso de la correspondencia certificada, puede entregarse en domicilio o en la Oficina, según el caso. La Preparación De Los Envíos Ordinarios De Determinados Entornos Los envíos que van encaminados a la Unidad de Entrega en Oficina por las circunstancias que vimos antes deben ir con el motivo, fecha, sección y firma del encargado del reparto. A pesar de esto, en el caso de encaminar los envíos de una forma general, que proceden de ciertos entornos como urbanizaciones,
polígonos..., el respaldo individual del envío puede sustituirse por una copia de la comunicación que la Unidad de Reparto dirigirá a los vecinos, gerentes, administradores, comunidad de propietarios... donde se informa de que no se cumplen los requisitos para recibir la correspondencia de forma normal y en qué oficina postal debe recogerse. En el caso de estos envíos especiales, su preparación sigue la siguiente operativa: 1) Hay que separar los envíos por “entornos” especiales como los mencionados. 2) Todos los entornos serán embarriados siguiendo un orden alfabético de calle, número o parcela, si es el caso, así como la fecha. 3) Si no puede realizarse este embarrie dentro de cada entorno, deben separarse los envíos por orden alfabético de apellido o nombre comercial (si es empresa), así como por fecha. 4) Los envíos se ponen en bandeja o bandejas sin legajo o atado, pero separándolos mediante un separador como un cartón. Si uno de estos entornos de reparto especiales tiene un volumen suficiente de envíos que ocupe más de media bandeja, entonces se separa en una bandeja aparte. 5) Las bandejas van a diario a las Unidades de Entrega en Oficina. 6) En el caso de Envíos Registrados u Ordinarios que no pueden dejarse en el casillero domiciliario, el Aviso de Llegada se embarria junto a los envíos ordinarios siguiendo los criterios expuestos en los puntos anteriores. Encaminamiento de la correspondencia a la oficina dirigida a titulares que tienen un apartado postal: En el caso de que el titular de apartado postal solicite por escrito a la Unidad de Reparto que entregue en apartado los envíos ordinarios que lleven la dirección del domicilio, en lugar del número de apartado, la correspondencia se separará según el número de apartado, atada en legajos y consignando en ella el número de apartado en el primer envío del atado.
Procedimiento De Devolución de la Correspondencia en Unidades de Reparto Para proceder al tratamiento del correo devuelto se establecen obligatoriamente unos flujos diferenciados para la correspondencia que se devuelve y la que llegó mal encaminada (sea cual sea el motivo), así como la correspondencia que se ha de reexpedir. Los envíos que se devuelven se tratan en la Unidades según líneas/productos y formatos según las siguientes distinciones:
1) Línea Básica: los productos de la línea básica se separan por formatos formando bandejas separadas distinguiendo la normalizada de la no normalizada. Para ello se utilizan distintos contenedores para cada clase. En las Unidades de Reparto de las capitales de provincia y en la localidades con 25 secciones o más, la correspondencia se separa en contenedores diferentes según que los envíos se hayan devuelto para Madrid capital y Barcelona capital, así como también las campañas masivas de los grandes clientes (Bancos y demás compañías, por ejemplo, así como órganos como la Agencia Tributaria). En el caso de la correspondencia internacional, ésta se incluye dentro de una bandeja de correspondencia no normalizada. A diario se procede a la devolución de toda correspondencia que no se entregó. 2) Línea Urgente Ordinaria: Los productos de esta línea se agrupan junto a los envíos de la línea básica sin ningún tipo de distinción, debido a que desaparece en este momento el carácter urgente de los envíos que han sido devueltos. 3) Línea Económica: Sus productos se separan por formatos y para ello se forman bandejas separadas para la correspondencia normalizada y la no normalizada, usándose contenedores específicos para cada tipo. En el caso de clientes masivos, se separan sus campañas y se agrupan en bandejas directas por campaña. Otra opción es engomar estos envíos en la bandeja que corresponda según el formato del envío y dependiendo siempre de su volumen. Es importante controlar la distribución de estos envíos sin proceder a la devolución de estos hasta que no finalice el reparto de la campaña. Esto se hace así para proceder a una sola devolución de la campaña o incluso agrupando varias campañas de un mismo cliente. Recuerda: nos referimos a envíos masivos de órganos administrativos (agencia tributaria, por ejemplo) o grandes empresas (de la luz, por ejemplo). En este caso la devolución se produce al menos los lunes y los miércoles. 4) Envíos Registrados: Deben incluirse todos los envíos agrupándolos en una o varias bandejas donde van los productos registrados devueltos. Por ejemplo: cartas, notificaciones, paquetes, urgente, postal exprés, EMS...). Procede entonces su curso a la Unidad de Productos Registrados de su Centro de Tratamiento. En este procedimiento se utilizan las hojas de despacho y mapones proporcionados por el sistema SGIE. Los envíos y los Avisos de Recibo que proceden de clientes SICER como, por ejemplo, las notificaciones, tarjetas de crédito... se cursan por separado y se agrupan por clientes al Centro Provincial de Control de Certificados para realizar así su control y devolución a los remitentes respectivos. Debe crearse un despacho al Centro de Control que se incluye, a su vez, en el despacho genérico de productos registrados que han sido devueltos.
Los Avisos de Recibo que proceden de la entrega de los envíos registrados que no requieren un control mediante SICER se cursan encarados a su Centro de Tratamiento usando bandejas diferenciadas. Deben separarse los Avisos de Recibo de aquellos clientes con un ámbito local para su encaminamiento directo a la Unidad de Entrega correspondiente. Las Oficinas Mixtas En cada división se liquidarán y devolverán sus propios envíos con la excepción de que debido a la escasez de volumen y por razones de economía, deban agruparse todos los envíos en la misma bandeja. Deben realizarse iguales separaciones según línea y producto para las Unidades de Reparto incluyéndose en bandejas de tipo B aquellos envíos que sean normalizados y no normalizados de la misma línea. No debe mezclarse nunca este tipo de envíos con los que se originaron en la propia Oficina, con los que proceden de la recogida de buzones de la localidad ni con los envíos mal encaminados. Servicios Rurales En la oficinas del entorno rural se procederá a hacer las mismas separaciones que hacen las Oficinas Mixtas, o sea, que se incluyen los envíos de una misma línea en bandejas de tipo “B” separándose según los formatos mencionados arriba, convenientemente atados o engomados, según corresponda. Los enlaces rurales deben refundir sus propios envíos que son devueltos junto a los que se originaron en la Oficina, Oficina Auxiliar, Concentradora de Servicios Rurales, Unidad de Reparto o CTP con quien haga de enlace. Los servicios rurales que reciben directamente una conducción provincial, deben encaminar los envíos de forma directa a su Centro de Tratamiento, procediendo a separar la línea básica, económica y registrada. No se requiere hacer un formateo. Los AR (no SICER) se deben incluir atados o engomados con los envíos registrados devueltos. En ningún caso los envíos devueltos deben ser mezclados con los envíos que se originaron en los servicios rurales, los que proceden de la recogida de buzones ni los que están mal encaminados. Identificación de Bandejas: Toda bandeja debe ser remitida a su CTP (Centro de Tratamiento Provincial). Cada bandeja va rotulada de forma clara y legible, con indicación del contenido:
CARTAS DEVUELTAS
NORMALIZADAS
CARTAS DEVUELTAS
NO NORMALIZADAS
CARTAS DEVUELTAS
CLIENTE: XXXXXXX
CARTAS DEVUELTAS
CARTERÍA BARCELONA
IMPRESOS DEVUELTOS
NORMALIZADOS
IMPRESOS DEVUELTOS
NO NORMALIZADOS
IMPRESOS DEVUELTOS
CLIENTE XXXXXXXX
PRODUCTOS REGISTRADOS DEVUELTOS AVISO DE RECIBO
Productos Postales Con Importe A Cobrar: Su Tratamiento En Las Unidades De Reparto . Tratamiento En Las Unidades De Reparto Tratamiento Antes Del Reparto: La Recepción: la Unidad de Reparto recibe los envíos con importes a cobrar, diferenciados, desde su Centro de Tratamiento correspondiente. Hay que comprobar entonces que figuren todos los envíos que vienen anotados en la documentación del despacho. Si existe discrepancia, hay que abrir un acta con esta incidencia. Si se trata de envíos con origen internacional, no es necesario que intervenga la Oficina. Este tipo de envíos con origen internacional deben tener sus importes registrados en SGIE, así como el cálculo de los derechos de giro. Luego se procede al alta en la unidad y la verificación del importe: en algunos casos excepcionales surgen incidencias en el tratamiento de los importes a cobrar. Estas incidencias surgen debido a la ausencia de los importes en SGIE o porque hay una diferencia entre los datos que figuran en la cubierta del envío o documentación y los que hay en el sistema.
Procedimiento para detectar y evitar estos errores: 1) Alta en la Unidad. Todo envío que lleva un importe a cobrar que llega a la Unidad es grabado en SGIE como “Alta en Unidad” o como Envío con importe en
SGIE. No hace falta introducir ningún dato adicional. Esto se debe a que el sistema SGIE recupera automáticamente los datos del envío. Cualquier dato del envío que se grabe manualmente no se tendrá en cuenta y será sustituido por el que conste previamente en el SGIE. En el caso de envíos que pueden no tener importes en SGIE, como el M-11R sin validación mecánica y/o sello, que vimos en el artículo anterior, debe introducirse excepcionalmente en SGIE el tipo de producto y su importe en cualquier caso. Si además de esto, se hubiera etiquetado el envío en destino (por falta de código, en caso de etiquetas blancas con código que empieza con CD9), debe cumplimentarse también el número de origen y la Oficina de origen. En el caso de que el envío lleve código de barras no debe volverse a etiquetar. Verificación de los Importes mediante SGIE: entramos en el Menú del programa y seguimos estos pasos:
Control de Envíos
Fecha de consulta
Tipo de importe: seleccionar el que corresponda
Situación: seleccionar “Alta en Unidad de Reparto” De esta forma se verifica manualmente si el importe que aparece en SGIE corresponde con el del envío.
Asignación de Sección del Envío: Después de clasificar los envíos a sección, son introducidos en SGIE mediante la lectura de su código de barras. Después de asignar los envíos, debe comprobarse que se recuperó correctamente la información asociada y que esta información coincide con los datos que constan en el envío.
Operaciones Durante el Reparto de estos Envíos: Normalmente se realizan dos intentos de entrega según el tipo de producto. Dependiendo del resultado de la entrega se procede así:
Entregado al destinatario
Cobrar los importes correspondientes (aparecen en la Hoja de Reparto o taloncillo de SGIE)
Pedir al receptor que firme la entrega del envío:
o En el asiento correspondiente de la Hoja de entrega, taloncillo de SGIE o PDA o Que firme también, si lo hay, el Aviso de Recibo. o Asimismo la documentación aduanera si la hay o En caso de reembolso internacional hay que recabar el Documento Oficial de Identidad del Destinatario
Ahora se procede a gestionar la documentación del envío para ser entregado en Oficina:
o En el caso del impreso M-11R, se quita el original de este impreso multihoja. o En su caso, copia de la documentación aduanera
Ahora se entrega el envío a su Destinatario o Receptor (y la documentación aduanera si la hay).
Avisado: en este caso se sigue el procedimiento habitual dejando un Aviso de Llegada al Destinatario del envío.
Operaciones al Regreso del Reparto: Como es habitual, se procede, a la vuelta del reparto, a liquidar el envío en SGIE, así como su importe. Como antes, las operaciones a la vuelta del reparto dependerán del resultado del intento de entrega del envío:
Entregado y cobrado al Receptor: se liquida el envío de forma normal. Se procede a liquidar los importes cobrados, así como la documentación correspondiente al envío. Se realiza el Cuadre en la Unidad y se adjunta el listado SGIE de envío reembolso cobrados (Menú – Control de Reembolsos)
Avisados: se entregan o cursan los envíos a la Oficina de Lista (donde irá el destinatario a recoger el envío), junto al despacho SGIE donde vienen relacionados los envíos.
Devueltos y Reexpedidos: se sigue el procedimiento habitual en estos casos.
Admisión de Envíos En los Servicios Rurales: Los servicios rurales deben remitir la primera copia del impreso M11-R de los envíos reembolso que admitan a la Oficina Postal de la que dependan. Así, se procede en la Oficina a la grabación en IRIS y se incorpora la información asociada en los sistemas informáticos corporativos.
INCIDENCIAS CON ESTOS ENVÍOS En el caso de Origen Nacional (sin contar Canarias, envíos con origen en Península o Baleares): a) Si no constan los importes en SGIE de envíos con M-11R admitidos en la Red de Oficinas o de envíos de grandes Clientes sin documentación específica, debe abrirse una incidencia en el CAU. Pasados 5 días hábiles sin que aparezcan los importes en SGIE, el envío pasa a ser devuelto liquidándolo en el SGIE: “Devuelto al Cliente. Sin Información”. b) Si en el momento de la verificación de los importes se comprueba que no coinciden los que pone SGIE y el que pone el envío debe procederse así: Identificación de la Unidad de Admisión (ya sea Oficina o UAM) utilizando para ello la intranet de Correos. Comunicación mediante email con esta Unidad de Admisión, indicándole que existe una incongruencia entre los importes del reembolso. La Unidad de Admisión entonces procede a modificar el importe el envío (verificando previamente la información) manteniendo el mismo código que tenía. Entonces, la Unidad de Admisión debe comunicar sobre esta modificación, mediante el email y en un plazo máximo de 24 horas. Las respuestas pueden ser: o Importe corregido en IRIS/SGIE siendo el correcto ___ euros. o El Importe Correcto es el que figura en el sistema, siendo de ___ euros. o La admisión del envío no se realizó en esta oficina o el número es incorrecto y no le corresponde su resolución. El día después, tras recibir la comunicación desde la Unidad de Admisión, la Unidad de Reparto debe consultar el envío en SGIE para verificar si se ha corregido la incidencia y, si procede, se iniciará su tratamiento como si se tratase de un envío nuevo, para realizar así los intentos de entrega a domicilio que correspondan. En el caso de que no haya respuesta de la Unidad de Admisión en el plazo de cinco días, debe realizarse una segunda solicitud de resolución de esta “Incidencia de importe de Reembolso, segunda petición”, adjuntando una copia para la Jefatura de Red de Oficina o al Jefe de Red Logística, según el caso que corresponda. Si pasan diez días sin respuesta desde la primera comunicación de la incidencia, debe devolverse el envío al remitente indicando en la cubierta del mismo la causa de devolución: “Incidencia de Importe de Reembolso”. Entonces se liquida en SGIE como “Devuelto a Cliente. Sin información”.
Si no es posible identificar a la Unidad de Admisión del envío o comunicarse con la misma, debe procederse también a la devolución del envío al Remitente lo antes posible y liquidándolo en SGIE con “Devuelto a Cliente. Sin Información”. En el caso de envíos con reembolso, que no se encuentren mediante SGIE, si no coinciden el importe que hay en el documento M11-R y el que sale en la cubierta del envío, debe considerarse correcto este último importe. Si falta el documento M11-R, cuando proceda llevarlo, hay que coger del envío todos los datos necesarios para crear este documento y enviarlo a la Oficina de la que se depende junto con el importe del reembolso. No puede modificarse tampoco el importe de la cubierta del envío, aunque no coincida con el que confirma la Unidad de Origen del mismo. En estos casos, hay que enseñar al Receptor del envío que el importe correcto es el del sistema informático y que aparece en la Hoja de Reparto. Todas estas incidencias con importes de reembolsos deben archivarse como parte de la documentación de SGIE. Caso De Canarias Con Origen Peninsular o Baleares: Se trata de envíos VEGA, exclusivos para el ámbito territorial de Canarias. Estas incidencias se tratan de forma especial desarrollándose en la Circular 2-2008. Caso de Envíos de Origen Internacional: Si al verificar todos los importes se comprueba que no existen todos los importes o que no hay coincidencia entre el importe de SGIE y el de la cubierta o documentación del envío, con la excepción de que la diferencia se deba a los derechos de giro, debe procederse de esta forma: Envíos gravados por la Aduana: debe abrirse una incidencia en el CAU. Si después de 5 días hábiles no aparecen los importes en el sistema SGIE, debe devolverse el envío previa liquidación del mismo como “Devuelto a Cliente. Sin Información”. Resto de Envíos: hay que comunicar esta incidencia en el correo electrónico de
[email protected] utilizando este formulario: o ASUNTO: “Incidencia de Importe de Reembolso” o TEXTO: “Informe sobre incidencia en importe de reembolso” o Datos del Envío: País de Origen Número de Origen Importe en Cubierta
Importe en SGIE En cualquier caso, cuando pase un plazo de 5 días sin respuesta desde la primera comunicación de la incidencia se devolverá el envío. Se indicará como causa de devolución en la cubierta del envío: “Incidencia de Importes”, tras liquidarlo en SGIE como “Devuelto a Cliente. Sin Información”. No debe entregarse ningún envío cuya cantidad cobrada no corresponda con la que se indica en el sistema SGIE, en su Hoja de Reparto o taloncillo.
Procedimiento De Gestión y Entrega de Estacionados Continuamos con el Temario de Correos Gratis. Todavía queda camino por delante, pero no desesperéis. Recuerda, si haces algo, hazlo bien. Estudiad con calma que ya sabéis que en esto de las oposiciones uno nunca sabe cuando salen, hasta que salen. En unos meses empezaré a preparar otra oposición a la que se pueda presentar la mayoría de las personas, o sea, que haya que tener 16-18 años y como mucho el título de la ESO. Estamos a vuestro servicio, amigos y seguidores de la Guía de Formación Online. Por eso, también queremos formaros en internet, donde está el futuro del trabajo. La entrega debe realizarse en el domicilio del destinatario, dependiendo de la modalidad que se haya contratado, en la Oficina de Correos de referencia, dependiendo del domicilio del destinatario o en la Oficina de Correos elegida. Los envíos permanecerán en la Oficina de Correos hasta un máximo de 15 días igualmente en la modalidad de entrega en Oficina como cuando no fue posible la entrega en domicilio. Características De La Entrega En Domicilio: 1) Se realizan 2 intentos de entrega en domicilio bajo firma 2) Si la segunda entrega también fue fallida, el envío pasa a la oficina de referencia del domicilio y queda ahí 15 días naturales, dejándose un Aviso de Llegada. Características de la Entrega en Oficina: 1) Se envían al destinatario 2 Avisos de Llegada. Posibilidad de utilizar comunicaciones mediante SMS:
Primer Aviso: Inmediato a su recepción.
Segundo Aviso: Al Quinto Día tras llegar el envío a la oficina. 2) Entrega bajo firma presentando el Aviso de Llegada y mediante la identificación del destinatario (también puede recoger una persona autorizada). Esta firma se
recoge en el propio Aviso de Llegada, PDA o tableta digitalizadora (de esas que utilizamos en el banco para firmar). 3) Si se avisa de la llegada por SMS, en lugar del nuestra identificación, es suficiente enseñar el mensaje del móvil, o el número del envío e identificación. 4) Está permitido recoger el envío mediante autorización. También puede modificarse el destinatario mediante la gestión de estacionados, con la excepción de los envíos con Entrega Exclusiva.
Características de la Entrega en Oficina de Correos Elegida para ello: 1) Se envían hasta 3 avisos al destinatario por medio de SMS:
Primero: inmediato, cuando el envío se recibe en la oficina.
Segundo: recordatorio al quinto día de la recepción en oficina.
Tercero: al décimo día.
2) Entrega bajo firma mediante la presentación del SMS e identificación del destinatario o la persona autorizada para recoger:
Esta firma se recoge, como vimos, en el Aviso de Llegada, PDA o tableta.
Se permite persona autorizada o modificar el destinatario gestionándolo en estacionados (menos en el caso de Entrega Exclusiva) En el caso de Aviso por SMS es suficiente la presentación del SMS o el número de envío y la identificación del destinatario.
Encaminamiento de los productos con modalidad de entrega en Oficina Desde Las Unidades de Distribución Recepción de Estos Envíos: En el momento de la recepción de estos envíos, las unidades de distribución proceden a su encaminamiento mediante un despacho a la oficina que corresponda por la ruta que sea más rápida. Se reciben los despachos procedentes de los Centros de Tratamiento y/o unidades de distribución junto a todo envío que hay que entregar en Oficina o mediante Distribución, usando para ello SGIE.
Si llega un envío registrado a la Oficina y/o unidad de Distribución, debe darse de alta en la unidad el día que llegue y si se trata de Oficinas, mediante el canal que se establezca para cada modalidad de entrega. En el caso de la entrega de oficina elegida, se utiliza el SMS como único mensaje para informar a los destinatarios de la llegada de sus envíos. Este SMS se genera mediante el evento de “Alta en la Unidad”. Por eso, lógicamente, es obligatorio dejar el número de teléfono móvil para que el destinatario pueda recibir este servicio. Entrega al Destinatario: La entrega sigue el mismo procedimiento que el que se sigue con los envíos registrados. La novedad hoy es la entrega en la “oficina elegida”, o sea, la oficina que elige el destinatario para recibir la correspondencia. Como hemos dicho, en este último caso, el SMS es la forma de comunicación con el destinatario y este mensaje al móvil se genera cuando el envío se da de alta de la oficina. Si el destinatario no pasa a retirar su envío de la oficina, se le comunica por SMS el 5º y el 10º día del plazo en que el envío permanece en lista. Mediante el SMS que recibe el destinatario, la oficina puede localizar y proceder a la entrega del envío a su destinatario. El envío se entrega a la persona que aparezca indicada en la cubierta del envío o a quien el destinatario autorice, siempre con la identificación previa a través de un documento válido y con la firma en el Aviso de Llegada (también sirve la firma en la tableta digitalizadora – esa pantallita que cada vez se usa más para firmar). En el caso de que una persona autorizada por el destinatario pase a recoger el envío, debe llevar cumplimentada la autorización junto al número de paquete que permite localizar el envío. Como siempre, esto no vale en el caso de envíos con Entrega Exclusiva al Destinatario. En el documento de autorización deben constar el nombre de la persona autorizada, el número de documento de identificación, la fecha de expedición, la firma del destinatario o, si se trata de una empresa, el sello oficial de la misma. A la hora de recoger el envío, deben mostrarse: 1) Fotocopia del DNI o Pasaporte del destinatario (excepto en el caso de empresas) 2) DNI o Pasaporte de la persona autorizada a recoger el envío Los documentos de identificación válidos son el DNI, Pasaporte, Carnet de Conducir o la Tarjeta de Residencia, como en el caso de la retirada de envíos registrados. Cobro y Liquidación de Reembolsos:
Se sigue el mismo procedimiento que en el resto de los envío con importes asociados. La particularidad es que este paquete sólo permite el ingreso en cuenta. Se establece una periodicidad de D+7 tras entregarse el envío. Se genera un pago centralizado que reúne todos los importes cobrados en la cuenta de la entidad bancaria que haya elegido el cliente.
La Gestión De Los Estacionados: Reparto y Oficinas ¡Continuamos con el Temario Correos! Perdonad estos días de inactividad. Estamos en el tema 10. Recordad que este temario está actualizado y que gracias a muchos de vosotros se actualiza a diario. Echad un ojo a la sección de comentarios, abajo, y comprobad si existe algún cambio o duda que sepáis resolver. Nosotros, continuamos redactando este temario de oposiciones gratis. ¡Un saludo a todos y bienvenidos los nuevos! Vamos a tratar en este artículo los aspectos generales sobre cómo Correos facilita a los clientes el servicio, para que puedan resolver cualquier incidencia que haya causado un problema en la entrega del envío. Los envíos salen a reparto 2 veces cuando tiene lugar la liquidación del envío por ausencia. La primera vez, el envío queda en depósito para intentarse el segundo intento de entrega. Si de nuevo, se produce la ausencia del destinatario el envío pasa a Lista en la oficina correspondiente. En caso de incidencia que impida el reparto de los envíos, éstos quedan en situación para estacionar. Gestión del Estacionado en el Almacén En las Unidades hay un espacio reservado y bien identificado donde se depositan los paquetes para controlarlos y esta gestión se configura mediante el sistema SGIE. Procedimiento para Estacionar unidades de Distribución/Oficinas 1) Antes del Reparto o la Salida del Aviso de Llegada: Cuando entran los envíos en la Unidad, pueden estacionarse directamente en SGIE debido a las siguientes incidencias:
Rotura y Avería
Falta el contenido
Datos Insuficientes para proceder a la entrega
Falta de Importes o son diferentes a los que indican su cubierta y SGIE.
Entrega Concertada: puede concertarse la entrega al destinatario en domicilio dentro de los 5 días siguientes al estacionamiento del envío. 2) Después del Reparto o Salida Del Aviso de Llegada: igualmente se estacionan los envíos de forma automática al liquidar en SGIE-PDA el evento o incidencia causados por:
Dirección Incorrecta
Desconocido
Fallecido
Rehusado
Nadie se hace cargo En cualquiera de estos casos y tras liquidarse el envío, éste debe liquidarse de nuevo en SGIE para darlo de alta en el almacén, depositándose en el lugar correspondiente de la Unidad. Salida Estacionado Los envíos que han quedado estacionados en el almacén de la Unidad, pueden permanecer en esta situación hasta 48 horas de máximo. Después de este plazo, los envíos se devuelven por falta de contestación del remitente. Debe controlarse a diario el sistema SGIE para detectar los envíos que hay pendientes de salida a reparto, para devolver o para reexpedir. Los envíos sólo pueden estar una vez en esta situación de estacionados. Inventario en el Almacén Todos los martes se lleva a cabo una lectura completa de todos los paquetes que están en el almacén como “estacionados”. Así se evita que haya envíos en el almacén que no tienen por qué estar en la situación de estacionado. La gestión siempre se realiza mediante SGIE que también informa sobre cualquier discrepancia existente. Devolución de los Envíos La devolución de los envíos se lleva a cabo debido a la imposibilidad de entrega de los mismos. La entrega puede proceder desde: 1) Unidades de Distribución: en el caso de que se ordene por el remitente desde la gestión de estacionados o cuando pasó el plazo de 48 horas que mencionamos antes. 2) Oficinas: en el caso de Envíos pasados a lista que no se retiraron (y han caducado). Envíos para entregar en oficina y en el caso de Envíos sobre los que se pide la devolución desde la gestión de estacionados (o cuando pasara el
plazo de 48 horas que tiene el remitente para gestionar los envíos estacionados, sin haber hecho nada). En los dos casos, cuando se confirma la devolución por la Unidad en SGIE se generará un nuevo envío de devolución. La unidad de reparto debe generar en SGIE un despacho de devueltos, procediendo a encaminar estos envíos a su CTA/CTP correspondiente, donde se crea la etiqueta de devolución (invirtiéndose el orden del remitente y el destinatario y marcando “Devolución”). Situaciones Generales Durante la gestión de estacionados, cuando se dan las incidencias que vimos, Correos se comunica con el remitente (mediante email, sms, web...) y el remitente puede comunicarse con Correos mediante el teléfono, fichero, web... Como hemos visto, el remitente tiene un plazo de 48 horas para responder. Pasado este plazo, se devuelve el envío al remitente. El envío puede quedarse como “pendiente” por dos razones: a) Depósito: debido a “Destinatario Ausente”. Tiene lugar tras el primer intento de entrega por la Unidad de Reparto. La unidad y el destinatario acordarán cuándo es el segundo intento de entrega (tienen 5 días de plazo desde el primer intento de entrega). b) Estacionado: debido a que en la Unidad de Reparto o en la Oficina se liquida el envío o se registra con incidencias en SGIE según hemos visto arriba. Como hemos dicho, el envío se estaciona en la Unidad, en su correspondiente almacén de estacionados. Reclamaciones, Garantía e Indemnización En el caso de este producto, los supuestos de garantía son los siguientes y se indemnizan por la menor de las cantidades indicadas a continuación: 1) El valor de la mercancía justificado 2) El importe máximo cubierto
Tipo
Pérdida Total
Pérdida Parcial
Seguro LCTTM
Seguro Estándar
Seguro Todo Riesgo
5,91 €/Kg
15 €/K y máximo de 500 € por envío
Valor contratado hasta un máximo de 3000€
5,91 €/Kg
15 €/K y máximo de 500 € por envío
Valor contratado hasta un máximo de 3000€
Avería Total
Avería Parcial
5,91 €/Kg
15 €/K y máximo de 500 € por envío
Valor contratado hasta un máximo de 3000€
5,91 €/Kg
15 €/K y máximo de 500 € por envío
Valor contratado hasta un máximo de 3000€
El destinatario del envío debe expresar por escrito sus reservas sobre el envío antes de la entrega. Después de la entrega, tiene 7 días para expresar sus reservas. Si no lo hace, se entiende que está conforme con la recepción. Correos no tiene por qué hacer efectivas estas garantías en caso de: 1) Ausencia o Deficiencias en el embalaje de mercancías, porque esto expone al envío a daños y pérdidas. 2) Naturaleza de ciertas mercancías que exoneran a Correos de la responsabilidad de garantía.
Plazos para reclamar:
Tipo de Incidencia
Comunicación
Pérdida Rotura detectada por el Destinatario
7 DÍAS después de la entrega
Rotura detectada por Correos Hurto detectado por el Destinatario
7 DÍAS después de la entrega
Hurto detectado por Correos
Robo
Correos lo comunica al cliente y presenta copia de la denuncia.
Plazo para Ejecutar o Solicitar Indemnización
Pago de Indemnización
1 AÑO
Remitente
1 AÑO desde fecha de admisión
Remitente
1 AÑO desde fecha de admisión
Remitente
1 AÑO desde fecha de admisión
Remitente
1 AÑO desde fecha de admisión
Remitente
1 AÑO desde fecha de admisión
Remitente
Fecha Del Examen Oposiciones Correos. Tareas a Desarrollar en las Unidades de Reparto. I. TAREAS A DESARROLLAR EN LAS UNIDADES DE REPARTO 1. TAREAS EN LAS UROS a) Trabajo Colectivo: Inicio de la Jornada: - Hay que firmar la entrada en la hoja de firmas de entrada y salida - Pasar por Sección Recepción de Ruta - Descargar y abrir los contenedores con correspondencia ordinaria, registrada e IPC. - Colocar los contenedores en los puestos de clasificación en función de los diferentes productos y formatos. Clasificación General - La correspondencia se clasifica por secciones
b) Trabajo Colectivo Preparación Previa de los Envíos mediante SGIE - Se procede a la comprobación y embarriado de los envíos registrados para introducirlos en SGIE. Deben etiquetarse los envíos que no lleven la etiqueta o el código de barras de origen. Tareas Previas Al Reparto - Clasificas la sección que te corresponde siguiendo el plano de encasillado y/o la rotulación indicada en la mesa. - Embarrias (clasificas por barrios) la correspondencia - Realizar las peticiones de Reenvío Postal - Preparas la ruta y después el carro de reparto o el cofre de la moto, según el medio.
- Recoges la llave del buzón de alcance, previa firma. - Recoges los envíos registrados y el dinero. Luego tienes que anotar los datos en los envíos que hayas etiquetado en la Hoja de Reparto. Recoges los envíos IPC y firmas la hoja de firmas. - Revisas que no te quede ninguna correspondencia que deba salir a reparto como, por ejemplo: Avisos de Llegada, plano de recorrido, llaves del buzón de alcance... Durante el Reparto - Depositarás los envíos en los casillos domiciliarios que corresponda, abriendo el buzón número 1. -Los envíos registrados y los que no quepan en el buzón se entregan en mano, a domicilio. -Cubrir los Avisos de Recibo que haya. - Crear Aviso de Llegada en el caso de imposibilidad de entrega y dejarlo en el buzón correspondiente. - Ir al Buzón de alcance para recoger la correspondencia que te quede por repartir para continuar la jornada. Después del Reparto - Se procede a la liquidación de envíos y dinero cobrado - Devuelves la correspondencia registrada que no entregaste al responsable de la misma, así como los Avisos de Recibo SICER que se liquidarán en SGIE. - Devuelves el correo ordinario y los Avisos de Recibo cumplimentados. - Firmar la hoja de entrada y salida
II. TAREAS A DESARROLLAR EN LAS USES a. Tareas a Desarrollar Colectivamente Inicio de la Jornada - Firmas la entrada en la hoja de firmas - Pasar por tu puesto de trabajo Recepción de la ruta - Descargas y abres los distintos contenedores
- Das de alta en la Unidad todos los envíos recibidos Clasificación General - Se clasifica la correspondencia según sector y zona de reparto b. Tareas Individuales: Preparación - Embarriado de los envíos para crear la ruta Antes del Reparto - Realizar las peticiones de Reenvío Postal - Grabas los envíos de tu zona de reparto usando la PDA - Recoges el dinero correspondiente a los giros y anotas los datos de los envíos en su Hoja de Reparto correspondiente. - Recoges las llaves y documentación del vehículo utilizado - Revisa que llevas toda la correspondencia a repartir así como elementos como los avisos de llegada, las llaves, PDA... - Prepara la moto o, en su caso, el coche. Durante el reparto - Dejas la correspondencia en los buzones - Entregas en mano la correspondencia que requiera firma y datos del destinatario. Esta información se recoge en la PDA. - Cubre los Avisos de Recibo, PC, e-AR - Cubre el Aviso de Llegada cuando no puedas entregar la correspondencia y déjalo en el buzón. Después del Reparto - Procedes a la liquidación de los envíos y el dinero. - Devuelve la correspondencia que no entregaste, el dinero de reembolsos y los Avisos de Recibo al responsable de estos. - Deja la PDA y firma cuando salgas.
Resumen de la Forma de Entrega de Productos por las USES 1. AD – Aviso de Servicio Descripción: hay un intento de entrega y se deposita en el buzón del destinatario Servicios Adicionales: no tiene
2. BUROFAX Descripción: se entrega previa firma al destinatario o la persona mayor de edad autorizada para recibir. Hay dos intentos de entrega. En el primer intento fallido se deja un aviso donde se indica la fecha y hora del segundo intento. El envío que en depósito en la Unidad. Si el segundo intento también es fallido, se deja un aviso y el envío pasa a Lista. Servicios Adicionales: tiene Acuse de Recibo (PC) en España y Andorra. También admite Copia Certificada y Aviso de Servicio (servicio tasado)
3. CUI Descripción: hay 1 intento de entrega y se deja en el buzón del destinatario. Servicios Adicionales: no se admiten.
4. CARTA URGENTE ORDINARIA Descripción: hay 1 intento de entrega y se deja en el buzón del domicilio destinatario. Servicios Adicionales: no admite
5. CERTIFICADO URGENTE Descripción: el certificado se entrega bajo firma al destinatario o persona autorizada. Hay 2 intentos de entrega. Si falla el primero, se deja aviso con la fecha y hora para el segundo intento. El envío queda en depósito en la Unidad. Si falla el segundo intento, se deja aviso y se pasa a lista. Servicios Adicionales: Admite Aviso de Recibo y Valor Declarado (3000 euros).
6. EMS (POSTAL EXPRES INTERNACIONAL) Descripción: se entrega bajo firma tanto al destinatario como a persona autorizada. Hay 2 intentos de entrega. En caso de 2º intento fallido se deja 2º aviso y se pasa el envío a Lista. Servicios Adicionales: admite Seguro Opcional en los países que lo admitan y hasta 3000 euros, Recogida a Domicilio (requiere contrato) y Gestión del DUA.
7. EPG: Descripción: se entrega bajo firma y hay 2 intentos de entrega. En el aviso se indica la fecha y hora del segundo intento pasando el envío a Depósito en la Unidad. Si no es posible tampoco el segundo intento se deja 2º aviso y se pasa el envío a Lista. Servicios Adicionales: no admite
8. GIRO URGENTE Descripción: el giro urgente se entrega bajo firma al destinatario o persona autorizada (siempre que sea mayor de edad). En este caso hay una excepción al resto de los envíos. Si el importe del giro es inferior a 30 euros, puede entregarse a cualquier persona que viva en el domicilio. Hay 2 intentos de entrega. El envío queda en depósito tras el primer intento fallido, indicándose en el aviso la hora y fecha del segundo intento. Si falla el segundo intento, el envío pasa a Lista. Servicios Adicionales: admite Acuse de Recibo
9 NOTIFICACIONES NR Descripción: se entrega bajo firma al destinatario o la persona autorizada por escrito y mayor de edad. Hay 2 intentos de entrega que funcionan como en los demás casos. Servicios Adicionales: este envío admite e-AR
10. NOTIFICACIONES DE TERCER INTENTO DE ENTREGA Descripción: Se entrega bajo firma a destinatario o autorizado por escrito y mayor de edad. 1 solo intento de entrega en la USE. Si no puede entregarse no se deja aviso de envío, sino que se devuelve. Siempre va en el turno de tarde. Servicios Adicionales: Aviso de Recibo y e-AR
11 PAQUETE AZUL Descripción: se entrega bajo firma al destinatario o quien esté autorizado por escrito y mayor de edad. Estos envíos sólo tienen un intento de entrega (segundo intento de entrega en USE a petición del destinatario). Si no puede entregarse se deja aviso y se pasa a Lista el envío. Servicios Adicionales: se admite Aviso de Recibo, Reembolso, Valor Declarado y Gestión del DUA.
13 PAQUETE INTERNACIONAL PRIORITARIO Descripción: se entrega bajo firma al destinatario o autorizado mayor de edad. 1 Intento de Entrega. Se deja aviso de llegada en el buzón y el envío pasa a Lista. Servicios Adicionales: según los países, se admite seguro opcional de hasta 3000 euros.
13 POSTAL EXPRÉS Descripción: Se entrega bajo firma al destinatario o persona autorizada, mayor de edad y por escrito. 2 Intentos de entrega. Se deja aviso tras el 1er intento fallido indicando fecha y hora. El envío queda en depósito y si falla el segundo intento se deja 2º aviso y se pasa el envío a lista. Servicios Adicionales: admite el Reembolso (hasta 1000 euros), Aviso de Recibo o e-AR, Seguro hasta 3000 euros, Recogida a Domicilio (contrato), Entrega Exclusiva y Expediciones al mismo destinatario.
14 TELEGRAMAS Descripción: se entrega bajo firma al destinatario o persona mayor de edad autorizada. 2 Intentos de entrega (funciona como siempre). Servicios Adicionales: Acuse de Recibo PC, Certificación y Aviso de Servicio (Servicio Tasado).
15 VALIJAS Descripción: envases que contienen documentación de empresas y que puede tener precinto a no. Los bancos, seguros, compañías de electricidad... son sus clientes habituales. Se entregan y recogen en el día generalmente.
Servicios Adicionales: admite Servicios con Periodicidad Pactada o sin ella.
16 VALOR FILATÉLICO Descripción: se entrega bajo firma al destinatario o persona mayor de edad autorizada. 2 Intentos de entrega (funciona como siempre). Servicios Adicionales: no hay ¿Cómo entregar correctamente la Correspondencia? En primer lugar debes identificarte como personal de Correos y para ello ir con el uniforme correspondiente. Comprueba que el envío corresponda con la calle, número, planta y puerta donde se realizará la entrega. Entrega en Mano: si el envío requiere firma se entrega siempre en mano en la casa del destinatario. Puede entregarse a una persona autorizada, como vimos, excepto en el caso de que el destinatario indique lo contrario. Hay que pedir el DNI al destinatario o autorizado a recoger. Estos datos se recogen en la PDA. Depósito en Buzón: hay que comprobar que los datos del destinatario correspondan con los del buzón domiciliario. En el caso de que los datos identificativos del destinatario no figuren en el buzón, los envíos no se devuelven, sino que se depositan en el buzón correspondiente. No debe dejarse nunca el aviso o el envío encima de los buzones. A veces, la dirección es correcta pero no coincide el nombre. En este caso se deja el envío igualmente (si tienes dudas no lo entregues). Si la dirección indicada no existe y es imposible comprobar si se trata de un error, el envío se lleva a la Unidad para proceder a su devolución sólo en el caso de cartas urgentes, CUI, AD y Avisos. PDA: en la PDA, el cartero debe registrar todos los eventos relativos a los envíos. Cuando llegas a la USE, tras hacer esto, tienes la liquidación de los envíos prácticamente realizada.
Tema 11. Sistema SGIE y Estadísticas En Unidades De Distribución SGIE Concepto e Historia. La Automatización de Correos. El Sistema SGIE ¿Qué es SGIE? SGIE son las siglas de Sistema de Gestión Integral de Envíos. Este sistema se implantó en 2008 en toda la cadena postal y fue todo un reto
tecnológico para mejorar los servicios y eficacia de correos. Así, hoy en día el sistema IRIS 6 se utiliza en las operaciones de admisión (entre oficinas y los centros de admisión masiva), mientras que el SGIE es el sistema encargado de gestionar los envíos hasta que se entrega. Este sistema SGIE se creó para realizar las funciones del Sistema de Gestión de Despachos (siglas SGD), del Sistema de Envíos Registraos en Admisión, Distribución y Entrega (el SERADE), del Sistema de Información de las USE’s (SIOUX) y del Sistema de Información de Procesos Electorales (SICOPE). En una primera fase, el SGIE sustituyó al SGD en los 67 centros de tratamiento postal. Con el sistema SGD sólo se podían enviar los despachos entre centros de tratamiento. Ahora, con el nuevo sistema, se amplía el radio de acción a cualquier unidad (oficinas y carterías, por ejemplo). Todo dato relacionado con un envío queda registrado en el sistema gracias al SGIE. En una segunda fase, el SGIE sustituyó al SERADE, lo que permitió la incorporación de más valores añadidos. El SGIE puede controlar tanto el ciclo de ida de los envíos, así como el ciclo de vuelta. Mediante el SGIE se mejoró el sistema SIOUX ya que ahora el nuevo sistema recoge los datos de los carteros relativos al reparto y sin que tengan que teclear ninguna información, ahorrándose así tiempo y trabajo, agilizándose el servicio. Asimismo, el sistema SGIE genera de automáticamente los mismos informes que hasta hace poco realizaba el sistema SICOPE, utilizando las cifras que proceden del sistema SERADE, IRIS y Oca Internacional. O sea, que gracias a SGIE se han centralizado todas las operaciones postales, con lo que se logra un mayor control y eficacia de todas las operaciones. Identificación de los Envíos en SGIE Al principio, para proceder a identificar los envíos se utilizaba el Número de Origen que asignaba IRIS y se identificaba en Admisión. La identificación también la realizaba el mismo cliente para la admisión de los envíos. Hoy en día, para evitar duplicidades y permitir una rápida identificación, utilizando la lectura óptica, se identifican los envíos mediante un número único a nivel nacional en formato de código de barras impreso en una etiqueta. Esta etiqueta acompaña a los certificados ordinarios (CD00000) y urgentes (CU0000000). Está formada por un código de barras que tiene 2 partes diferenciadas según su utilidad: una parte de la etiqueta queda adherida al envío, mientras que la otra parte se quita cuando el destinatario firma la recogida del envío. Finalmente, esta parte que se quita se pega en la hoja para SGIE. También hay otras 2 etiquetas con el número de barras en la parte derecha de las etiquetas. Sirven para M-11 y para los avisos de recibo M-35. Pueden ir con el envío si esta es la voluntad del remitente y no se ven en el reparto.
En próximos capítulos veremos cómo se utiliza el programa informático de SGIE con fotografías. Realmente me parece algo excesivo, pero nunca sabemos lo que pueden preguntar en un examen de oposiciones. En las oposiciones de auxiliar administrativo suelen poner imágenes del programa WORD o EXCEL y hacen preguntas sobre esas imágenes. Por eso, por si acaso, vamos a poner el funcionamiento de SGIE, que de todas formas, aparece en los temarios de correos.
SGIE Cómo Funciona 1 Entrada y Asignación de Sección El usuario tiene que dar de alta cada sección en el apartado que corresponda así como los grupos de sección y así asignar los envíos registrados que entren en la Unidad. Este es el momento de proceder a registrar los datos relativos a cada envío. De esta forma se generan las relaciones de destinatarios. Además, mediante el sistema, se indica a qué cartero le corresponderá el reparto de la relación (ya sea como titular o como suplente). En el caso de que la Unidad de Reparto en cuestión tenga unidades rurales, debe permitirse un tratamiento de envíos y la asignación directa de los mismos al Servicio Rural. Para ello se configura como sección y dispone de su propio codired almacenado como Unidad Rural de la sección. IMAGEN 1 Observamos que se escoge en Entrada, la opción Asignar a Sección.
Si los envíos ya están dados de alta y han sido ya asignados a una sección, turno y salida, sólo queda generar la relación e imprimir la hoja de entrega antes de sacar los envíos a reparto. En el caso del servicio rural se generan los “taloncillos de reparto”, si se trata de una sección rural “Rural Liquidación Diferida”. Queda
sólo la Hoja de Firmas. Todo esto se realiza como vemos en la imagen de arriba siguiendo el menú Entradas – Asignar a Sección. La persona autorizada para realizar este tratamiento es el Usuario de Unidad de Reparto. La Interfaz de Usuario de SGIE e Instrucciones UI o GUI son las siglas inglesas de Interfaz de Usuario o Interfaz de Usuario Gráfica. O sea, el programa que utilizamos con opciones gráficas para que no tengamos que programar nada, sino tan sólo pinchar la opción correspondiente. Desde la pantalla principal de SGIE debemos pasar a la pantalla donde veremos la lista de secciones de la unidad. Estas secciones aparecen agrupadas según los grupos de secciones. Los datos que aparecen en la página están filtrados por fecha, turno, salida y tipo de sección. El filtro de Tipo de Secciones sólo aparece cuando la unidad tiene secciones rurales. Desde esta pantalla podemos proceder a imprimir la hoja de reparto, así como la hoja de firmas de cada grupo de secciones. Para crear una relación de repartos tenemos que seleccionar la sección a la que correspondan los envíos. Desde la pantalla de Mantenimiento de Envíos puedes ver los envíos que ya se asignaron a la relación generada. También s e ven los nuevos envíos que se introduzcan así como los que se eliminen. La interfaz nos permite realizar cambios (excepto en el caso de que el envío proceda de una interfaz como SICER). Para realizar cambios hay que ir a la pantalla de Detalle del envío, donde puedes introducir o cambiar los datos (p.ej: destinatario, remitente...). También podemos cambiar el importe de un envío en la pantalla de Importes del Envío. Cuando se termine de asignar los envíos a la relación de reparto, se procede a cerrar la sección. Para ello vamos a la pantalla de Resumen de la Sección. Aquí podemos ver el resumen de todos los envíos que pertenecen a la relación. Si no hemos imprimido ya la Hoja de Reparto, podemos todavía hacer modificaciones a la relación. Para continuar con el proceso de asignación de envío a secciones, saltaremos desde el resumen de la sección al listado de secciones. La Pantalla de Datos Previos Veamos ahora la pantalla de SGIE donde aparecen los datos previos y los campos a rellenar: IMAGEN 2 Vemos aquí los diferentes campos a cubrir y los botones (todo marcado en rojo).
1) Fecha: se trata de la fecha en que se están realizando las operaciones. Por eso, aparece automáticamente la fecha actual. Podemos cambiar esta fecha pinchando en el botón Calendario, a la derecha (se despliega así el calendario y pinchamos en la fecha) 2) Turno: esto sirve cuando en una unidad existen varios turnos. 3) Salida: en el caso de unidades con varios turnos, se establece su orden. P.ej: cuando el cartero salga por primera vez esa jornada y durante ese turno, se marca un 1. Si es su segunda salida, marcamos un 2... 4) Sección: si se conoce, se marca la sección a mostrar. Botones en pantalla: 1) Menú: si hacemos clic aquí salimos de la pantalla sin realizar ningún cambio, regresando a la pantalla de Menú Principal. 2) Rurales: para ver todas las secciones rurales que pertenecen al turno seleccionado. Aparecen divididas por grupos de secciones. 3) Urbanas: para ver las secciones urbanas correspondientes al turno que seleccionamos y divididas en grupos de secciones. Tanto en las Urbanas como en las Rurales, cuando pones el puntero del ratón sobre una de las secciones, verás una descripción de cada una. 4) Grupos de Secciones: los datos que aparecen en la pantalla muestran las secciones agrupadas por Grupo de Sección de la Unidad que lo forman. Cuando clicas en una sección aparece la pantalla donde se realiza la asignación de secciones. Como dijimos, al poner el puntero del ratón sobre una sección, aparece una descripción de la misma.
Según el estado en que se encuentre la sección veremos un color diferente. A saber: a) Rojo: quiere decir que no se realizaron operaciones con esta sección y no hay envíos grabados. b) Naranja: se han dado de alta envíos pero todavía no se ha procedido a generar la relación de reparto. c) Verde: todo está correcto, o sea, los envíos de la sección están puestos en reparto, lo que quiere decir que se generaron las relaciones de reparto. 5) Hoja de Firmas Unidad: mediante este botón procedemos a imprimir la hoja de firmas de la unidad según las selecciones que hemos realizado en esta pantalla. IMAGEN 3 Aquí tienes un ejemplo de hoja de firmas:
Cómo Funciona SGIE 2 Temario Correos Lectura de los Envíos en SGIE A continuación vemos la pantalla de SGIE donde damos de alta los envíos, tras elegir una sección urbana o rural:
Arriba, en esta pantalla de SGIE vemos la información de la sección, el turno, la salida, la fecha, así como la descripción de la sección. Si se trata de una sección urbana, la descripción corresponde con el nombre del cartero. En caso de ser una sección rural, la descripción corresponde al nombre de ese servicio rural (puede modificarse por la unidad mediante el mantenimiento de secciones). Campos de la pantalla de Alta de Envíos: 1) Código del Envío: para leer el código de barras se puede utilizar el lector óptico (una pistola). También podemos introducir el código a mano utilizando el teclado + Intro. Después de introducir el código, el SGIE prepara el registro del envío aumentando el número de orden en uno. Es esta pantalla vemos que por defecto sale el Certificado. Si elegimos un producto postal con importes asociados, esta pantalla se cambia para que podamos poner estos importes. 2) Producto: el producto que daremos de alta. Lógicamente es obligatorio cubrir este campo. Se completa automáticamente cuando utilizamos el lector óptico (o pistola) sobre el código del envío (porque las dos primeras letras del código identifican el producto). Recuerda que puedes hacer esto manualmente y sólo tienes que pulsar F1 para ayuda (y ver qué teclas elegir para cada producto). En el caso de envíos SICER o electorales como DE-Domcumentación electoral y DNDenegación de documentación, el producto es asignado de forma automática por el sistema con independencia del que se indica en la pantalla. Los envíos con un código RR9xxxxxxxxES se consideran un producto tipo DE. 2) Importe: es lógicamente el campo de SGIE utilizado para introducir el importe, siempre en Euros. 3) Reembolso: recuerda que el reembolso es un Valor Añadido y no un producto.
4) Tasa: si corresponde, aparece este campo para introducir la tasa correspondiente. 5) Número de Origen: se trata del número que identifica el origen del envío. 6) Número de Orden: se trata de un campo informativo que se completa automáticamente por el sistema, como vimos, cada vez que introducimos un nuevo producto. Pasar a Lista Propia: este campo sólo aparece cuando se trate de una sección rural de Tipo 2.
El Sistema SGIE ha mejorado y ahora no necesitas pulsar CTRL+ tecla ni ALT+tecla para accionar el menú de acceso rápido. Ahora sólo tienes que pulsar la tecla de función que corresponda para acceder automáticamente. Botones de esta pantalla de SGIE Los botones de desplazamiento están bajo el número de orden y estos son: > Avanza al siguiente envío >> Avanza al último envío < Retrocede al envío anterior << Retrocede al último envío Borrar Envío: se borra el envío que selecciones en la pantalla de selección
Insertar Envío: deshabilita los botones de la pantalla y habilita el campo número de orden para poder poner un envío nuevo en el número de orden indicado. Detalle: muestra los detalles del envío permitiendo modificarlos. Iniciar Sección: al presionar este botón indicamos al programa SGIE que vamos a empezar a introducir envíos. En caso de pulsar este botón cuando ya habías dado de alta los envíos, éstos se borran junto a su información asociada, por lo que tienes que introducirlos de nuevo. Para evitar hacer esto involuntariam ente y que pierdas los envíos ya introducidos SGIE te pone un mensaje de advertencia:
Cancelar: como en Windows, se utilizar para abandonar la pantalla actual sin que se guarden los cambios y SGIE vuelve a la pantalla inicial de Selección de Sección. Abrir Relación: en caso de destinatarios habituales se utiliza esta pantalla. Por eso, cuando pinchamos en Abrir Relación aparece el campo de “Habituales” que nos permite asociar los envíos a esos Destinatarios Habituales activos (estos usuarios se han dado de alta previamente). Asimismo, este botón de Abrir Relación permite seleccionar a destinatarios habituales de otra sección. Entrega Múltiple: Los envíos relacionados pueden venir asociados a un destinatario común, pero que no es un destinatario habitual de la unidad, de los que mencionamos arriba. Para proceder a asociar estos envíos a este destinatario, debemos presionar la opción de Entrega Múltiple. Luego aparecen los campos con el nombre y dirección del destinatario en cuestión. Cuando se abre una relación de entrega, todos los envíos asociados a la relación de reparto, quedan asociados igualmente a esa relación, mientras el usuario no pulse el botón de entrega múltiple:
Cerrar Sección: esta función se utiliza, como su nombre indica, para terminar con el registro o alta de los envíos en la sección con la que se está trabajando. Después aparece la pantalla de “Informe de Asignación de Envíos” registrados. Para registrar envíos utilizamos el lector de códigos (pistola láser). La aplicación, como ya dijimos, aumenta sucesivamente en uno, el orden de envíos, cada vez que introducimos uno. Podemos realizar esta operación manualmente, introduciendo el código del envíos y pulsando intro (o el botón > de la interfaz). También podemos intercalar los envíos. Para ello, vamos al último envío de la lista y ponemos el número de orden donde queremos insertar el nuevo envío intercalado, modificando con esto el envío existente. Luego se produce a la lectura del código de ese envío a intercalar y se coloca el envío de forma automática en puesto de orden que deseemos. Cuando termines de introducir los envíos, sólo tienes que pulsar el botón de Cerrar Sección. De esta forma se guarda la información registrada y se cierra la pantalla. A continuación aparece la pantalla de “Informe de Asignación de Envíos”. Ojo: llegados aquí tenemos los envíos registrados pero todavía no se ha creado la relación de los envíos. Esto quiere decir que los envíos todavía están en situación de “Alta en Unidad de Reparto”. A partir de este momento podemos seguir dos opciones: 1) Si abandonamos la pantalla actual, podremos añadir más envíos posteriormente cuando lo necesitemos. Una vez que estén todos los envíos registrados procedemos a seleccionar la Generación de la Relación de Envíos, imprimiendo la hoja de entrega. 2) En caso de que no añadamos más productos al sistema, podemos generar la relación de reparto directamente. Para eso se va a la pantalla Informe de Asignación de Envíos. Si pulsamos el botón Cerrar Sesión, pero todavía queda algún envío introducido en una relación anterior no aparece entonces un mensaje de advertencia: a) En caso de que la relación anterior no esté liquidada o con la hoja de firmas impresa, cuando pulsamos el botón Aceptar, la relación anterior se borra automáticamente y se incluye en la última sección asignada. En caso contrario sigue asignada también a la sección anterior hasta que llegue el momento de la liquidación. b) Cuando pulsamos Cerrar Sección también puede aparecer un mensaje de advertencia porque hay algún envío que no puede salir al reparto. Para incluirlo en el reparto, pulsamos Aceptar y así lo incluimos en la relación.
Cómo Funciona SGIE 3 Oposiciones CorreosCómo introducir envíos con importes en el sistema SGIE: Al elegir un producto que tiene importe asociado, la pantalla de SGIE cambia de forma automática para que podamos registrar los importes correspondientes. En esta pantalla del sistema SGIE podemos registrar hasta 2 tipos de importes asociados al producto. Al pulsar el botón “otros importes” iremos a una pantalla diferente donde podremos registrar importes adicionales:
En el caso de envíos que tengan reembolso, se actualiza del sistema giro electrónico el tipo correspondiente de giro, su forma de abono, así como el número de cuenta. Esto no puede modificarse. Los Productos de la Familia Giro En este caso debemos rellenar obligatoriamente la cantidad que corresponda a la cuantía del envío. Para ello utilizamos el campo de “Importe”. No podemos dejar este campo en blanco ni con un importe de cero. En caso de hacerlo, cuando pulsemos Cerrar Sección aparecerá un mensaje que impide generar la relación de envíos por este error en el importe. Según el tipo de producto de que se trata deberemos cubrir una información diferente. Veamos los diferentes casos: 1) Envíos contra reembolso: cuando se trata de este tipo de envíos podemos introducir 2 tipos de importes diferentes –reembolso y/o valor declarado- en cada envío que sea de esta clase. Para ello, cubriremos el campo de importe (expresado en euros) y el tipo de importe (si se trata de un reembolso o de un valor declarado). 2) Giro Postal y Giro Urgente: en el caso de este tipo de envíos sólo podemos registrar un solo importe. La pantalla permanece igual que la que vemos en la Pantalla de Importes, pero en este caso se elimina la parte de abajo donde estaba
“Datos Importe 2”. Para este tipo de envíos únicamente aparece un tipo de importe posible: el Giro. Debemos cubrir obligatoriamente la cantidad que corresponda a la cuantía del envío en el campo “importe”. Nunca debemos dejar en blanco este campo o poner un importe de 0. Si lo hacemos, el sistema devolverá un mensaje de error. En el caso de estar utilizando un lector óptico (pistola) para introducir los códigos de envío podemos seguir uno de los dos siguientes caminos para agilizar el trámite: 1) Lee con la pistola lectora todos los códigos de los envíos y después introduce uno a uno todos los importes respectivos, comenzando desde el primer envío introducido. 2) Registramos en primer lugar los importes de los envíos. Después utilizamos la pistola para leer los códigos. De esta forma el sistema SGIE avanza de forma automáticamente a envío siguiente. Luego es cuestión de repetir esta operación con todos los envíos de la relación a generar. IMPORTANTE: Si se trata de un certificado contra reembolso, el usuario tiene la posibilidad de contratar un seguro para el caso de una pérdida o deterioro del certificado. Es por esta razón que el SGIE nos permite registrar el importe del Valor Declarado en el campo de los detalles del envío (lo vemos a continuación). LOS DETALLES DEL ENVÍO EN SGIE Cuando damos de alta los envíos en SGIE también podemos registrar información sobre los mismos. Esta información sobre los envíos a introducir en SGIE puede ser: 1) Información sobre la dirección del destinatario y el remitente: si el envío procede del Sistema SICER esta información viene precargada y sólo podremos modificar la localidad, el código postal y los importes. 2) Tipo de Importe que pueda llevar el envío según el producto de que se trate así como las características que haya contratado el remitente del envío. ¿Cómo acceder a esta función del SGIE? Vamos a la pantalla de Mantenimiento de Envíos. Pulsamos el botón Detalle y entonces aparece la pantalla de Envío:
Los Campos Que Aparecen en Esta Pantalla Son:
1) Código Unidad/Unidad de Origen: se trata del código de la unidad que procedió a la admisión del envío. Podemos seleccionar la Unidad de Admisión entre las unidades existentes. Para proceder a la selección de la unidad pinchamos en Ayuda. Ten en cuenta que la unidad de origen sólo puede ser una unidad que tenga asumidas funciones de admisión de envíos postales. 2) Número de Origen: se trata del número de procedencia que se asigna al envío en la unidad que realizó la admisión del envío. 3) Datos del Destinatario: entre los datos del destinatario se encuentran el nombre, domicilio, número, piso, CP y localidad. 4) Datos del Remitente: mismos datos que en el caso del destinatario. 5) Código Cliente / Cliente: introducimos el código de forma directa. También podemos escoger el cliente utilizando el botón de Ayuda.
Cómo Funciona SGIE 4 Asociar Destinatarios Habituales
Mediante el sistema SGIE podemos asociar destinatarios habituales a sus envíos correspondientes, mientras damos de alta los envíos en este sistema. Para asociar destinatarios a los envíos, debemos pulsar el botón Abrir Relación en la pantalla de Mantenimiento de Envíos.
En esta pantalla de mantenimiento de envíos aparecen varios campos: 1) Habitual: se trata de una lista desplegable entre la que seleccionaremos los destinatarios a asociar a los envíos. En esta lista aparecen los destinatarios habituales que tengan “estado activo”. 2) Sección: en este campo aparece la sección preelegida por defecto. Si elegimos otra sección, también cambiaran los nombres del campo “habitual”, o sea, los destinatarios habituales de cada sección.
Botones nuevos de la pantalla: Agregar: este botón del sistema SGIE se utiliza para añadir nuevos destinatarios habituales a la lista utilizando una pantalla auxiliar.
Cerrar Relación: con este botón procedemos al registro de los Destinatarios Habituales.
En este momento la pantalla vuelve a aparecer como al principio. Utilizando los botones Abrir y Cerrar Relación podemos registrar los envíos destinados a uno o varios Destinatarios Habituales. Información de Asignación de Envíos: Pulsando el botón de Cerrar Sección accedemos al informe de asignación de envíos que vemos en la fotografía de abajo:
Esta página del SGIE está divida en dos partes: Cabecera y Cuerpo. Por un lado vemos la Cabecera con los datos relativos a la relación de reparto como son: hoja de entrega, fecha, sección, turno, salida, cartero y precinto. En la parte del Cuerpo de esta pantalla vemos una agrupación dinámica de familias de productos postales. Aquí se contabiliza por línea el número de envíos para esta familia de productos agrupando los importes que se deben contabilizar repartidos en dos grupos o clases: A Pagar y A Cobrar. Campos de esta pantalla: 1) Descripción de la Familia de Productos: se trata de la primera columna que vemos en el listado. Esta columna es dinámica, o sea, que varía en función de los productos asociados a los envíos asignados en la relación de reparto. 2) Envíos: donde se indica el número de envíos de la familia de productos asociada.
3) A Pagar: se trata de la suma de todos los importes del tipo de importe asociado para la familia que corresponda. 4) A Cobrar: lo mismo que en el 3, pero para cobrar. 5) Total: el total que aparece en negrita. 6) SICER: esta columna aparece con el recuento de los envíos SICER, en su caso, de la relación. 7) Modificar: con este botón volvemos a la página de Mantenimiento de Envíos de la asignación a sección con la sección en la que se estuvies e antes de llegar aquí. Esta acción puede realizarse sólo si no hemos imprimido ya la hoja de reparto. 8) Imprimir Hoja de Reparto: no sólo se imprime la hoja de reparto con los envíos de la relación sino que además realiza la actualización de la situación de los envíos. Como hemos visto, tras imprimir la hoja, ya no podemos volver atrás a Modificar. 9) Sección Siguiente: nos muestra la página con el listado de secciones de la asignación a sección para continuar con el proceso.
Estadísticas de Distribución Temario Oposiciones Correos En esta sección del temario oposiciones correos de la Guía de Formación Online vamos a tratar las estadísticas de distribución, o indicadores y datos que permiten conocer a diario la situación del servicio así como la calidad de gestión. Para facilitar esta tarea estadística se desarrolló el sistema SGIE teniendo en cuenta esta necesidad de información de las unidades de reparto, que se consideran unidades de gestión integral sobre el territorio que les corresponde, incluyendo los servicios rurales. Una de las principales ventajas de este proyecto es que viene integrado con los sistemas actuales como el sistema SGIE. Así, los envíos registrados se incluyen en las estadísticas diarias de una forma automática y dinámica. Este sistema facilita el acceso a este tipo de información estadística. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DE LOS DATOS: El SGIE gestiona una cantidad tremenda de información a diario y por eso es fundamental contar con una estructura base que esté perfectamente jerarquizada. Esta estructura facilita el tratamiento de la información en todos sus niveles. A continuación vemos la estructura detallada con sus principales características:
1) Existen 7 Niveles de Gestión. Estos niveles están ordenados de forma jerárquica. 2) Cada elemento en un nivel dado, depende siempre de un solo elemento de nivel superior (nunca depende de varios niveles superiores) 3) Cada elemento de un nivel puede tener uno, varios o ningún elemento jerárquicamente dependiente. El punto central de toda esta estructura jerárquica es la Unidad Operativa porque es la que se encarga de suministrar la información. Los niveles 6 y 7 son los más bajos y son creados para aportar datos por tipologías pero sistemáticamente. Ten en cuenta que un grupo de Servicios Rurales puede generar una información menos detallada que en el caso de un Distrito Urbano. Gracias a los niveles superiores se puede conseguir información con el nivel de agregación adecuado para gestionar y simplificar los procedimientos de control.
NIVEL
TIPOS DE UNIDADES
OBSERVACIONES
I NACIONAL
Servicios Centrales
II ZONAL
14 Zonas Territoriales de Distribución
III PROVINCIAL
50 Jefaturas Provinciales
IV SECTOR/CAPITALES
Grandes poblaciones (SC)
Sectores Provinciales
Grandes poblaciones que son capitales y administraciones que tengan más de una unidad de reparto.
Los sectores provinciales se configuran normalmente en uno por provincia. V UNIDAD OPERATIVA DE DISTRIBUCIÓN
Unidad de Reparto (UR, UD, MI, CR, PR).
Cualquier unidad con SGIE: U.R (Capitales), U.D.
(otras grandes poblaciones) Sala Clasificación Cartería (SC).
Apartados Distribución (AC)
Transporte y Distribución (TP)
Mixtas Oficina-Reparto (MI)
Concentradoras Rurales (CR) y Provincial de Rurales (PR)
VI GRUPO
Urbano (UB), Distrito (DI), Reparto Urgente (UG), Rural (RX), Concentradora no SGIE (RY). Resto Rurales de la Unidad (RZ)
Agrupación de puestos organizados como parte de una Unidad Operativa.
VII PUESTO
Sección Urbana (SU)
Todos los puestos urbanos están integrados en su grupo, identificados mediante su codired. Ya no hay codificación individualizada para estos puestos
Sección Urgente (SE) Rutero (RU)
Servicio Rural (SR) Puesto Rural (PR)
Todos los puestos rurales están integrados en grupos rurales y además también están individualmente identificados por su codired de 7 dígitos más 4 dígitos que distinguen al titular y los puestos de ayudante (en caso de haberlos).
UNIDADES Y GRUPOS (SUBUNIDADES) DEL NUEVO SIE Conocemos por Unidad Operativa al centro que se dedica de forma total o parcial a distribuir la correspondencia a domicilio y que también cuenta con la infraestructura informática suficiente para suministrar a diario los datos de tráfico. Esta definición aglutina a las Unidades de Reparto o Distribución como Concentradoras informatizadas de Servicios Rurales, entre otras. Las Concentradoras de Servicios Rurales que no tienen un sistema informático que cuentan con comunicación telefónica se consideran Grupo de la Unidad de la que dependen. Estas concentradoras aportan sus datos mediante el teléfono y aportando menos detalles, para que la Unidad registre estos datos en el sistema informático. Cada Unidad de Reparto puede estar formada por uno o varios grupos de estos tipos: 1) Distrito: en el caso de que la unidad de reparto cuente con varios códigos postales con estadística separada para cada uno de ellos. 2) Urbano: formado por aquellas secciones de reparto urbanas que no están organizadas a efectos del SIE por distritos. Una Unidad puede contar con un grupo urbano o con varios distritos. No puede contar con varios grupos urbanos. 3) Urgente: está constituido por las antiguas USES. Estas USES ahora forman parte de la unidad de reparto. 4) Rurales X: está compuesto por todos los servicios rurales que reciban el correo a través de la unidad de reparto. 5) Rurales Y: en el caso de servicios rurales de una Concentradora que no tiene medios informáticos. Tienen que usar el teléfono, como vimos, para transmitir los datos a la Unidad de Reparto. También existe una Unidad Concentradora Provincial de Servicios Rurales. Su misión es encargarse de la información que generan todos los servicios de la provincia y que no se incluyen en ningún grupo de los que acabamos de ver. En este tipo de unidad, los rurales forman el grupo conocido como “Rurales Z”.
Estadísticas de Distribución 2 Oposiciones Correos Continuamos con el temario de correos, tema 11, y vamos a ver el procedimiento de recuento de correspondencia, la correspondencia nacida en servicios rurales y la entrada, salida y pendiente.
Procedimientos de recuento de la correspondencia: Debido a la imposibilidad de contar individualmente un gran número de envíos se procede a utilizar varios sistemas de estimación del número de envíos: 1) Contenedores: podemos contabilizar “a ojo” el número de envíos que van en una bandeja de tipo A o B, que son las más habituales, y teniendo en cuenta el tipo de correspondencia –normalizada o no- que llevan estas bandejas. Recuerda esto sobre las bandejas: En la bandeja tipo A – pequeña va normalmente la correspondencia normalizada. En la bandeja tipo B – mediana va normalmente la correspondencia no normalizada. Si la bandeja en concreto no está llena podemos estimar el número de envíos que lleva. Se trata de compactar los envíos en un extremo y observar la proporción ocupada por la correspondencia en la bandeja, o sea, si ocupa ¼, ½ o 3/4. 2) Otros: en determinados casos pueden emplearse otras formas para realizar una estimación sobre el número de envíos teniendo en cuenta el peso o el uso de módulos lineales (horizontales y verticales) en la mesa de apertura. Correspondencia Nacida En Servicios Rurales Se trata de los envíos que son admitidos por el servicio rural, ya sean envíos ordinarios o registrados. Entrada, Salida y Pendiente Entrada: se trata del conjunto de los envíos que llegan a diario a una unidad cuando llegan con el tiempo necesario para que sean tratados y distribuidos durante ese día. El tiempo necesario para tratar y distribuir se considera que es una hora después de que entren los carteros en la unidad. Entendemos por Entrada Masiva de envíos en una unidad el caso en que la cantidad de envíos recibidos en un mismo día de un solo cliente supere el 20% de la entrada media diaria total de la unidad (en la entrada media se cuentan los productos de la línea básica + la línea económica). Salida: en la salida de los envíos desde las unidades de distribución distinguimos dos cosas: 1) Distribución: se trata el conjunto de envíos entregados, devueltos o reexpedidos en un día. 2) Producción: se trata del conjunto de objetos que salen a reparto. Por ejemplo, un envío que se avisa corresponde a la categoría de Producción (aun en el caso de que no se entregue). AL segundo intento de entrega y subsiguientes intentos, el envío entra en ambos conceptos.
Pendiente: los envíos pendientes son aquellos envíos ordinarios que tras darse de alta como entrada en la unidad queda en situación de “para reparto” al día siguiente. Los Envíos Pendientes Registrados son los envíos que se reciben en la unidad pero que no se han asignado aún a una sección mediante el sistema SGIE. Los Envíos Pendientes en Plazo son los envíos ordinarios o registrados que están como “pendientes” en la unidad pero que están dentro del plazo para entregar al cliente. Este plazo a que se compromete correos con el cliente está documentado a través de una comunicación oficial, ya sea por escrito o por email. Este tipo de envíos pendientes en plazo no deben incluirse en las casillas “En General” ni las casillas “En Sección” porque un envío no puede incluirse nunca en dos casillas a la vez. Aplicación Informática Para Realizar Recuentos
SIE Sistema de Información Estadística 1 Entrar al SIE y su página de inicio: Esta página se encuentra en la intranet de correos (una intranet es como internet, pero dentro de una empresa, en este caso). En la pantalla principal veremos los campos para introducir nuestro código y clave de acceso. A continuación veremos la lista de las aplicaciones a las que el usuario (trabajador de correos) tiene acceso. Verás entonces el “Sistema de Información Estadística” y desde aquí accederás directamente a la página de inicio del Sistema. Verás un botón que se llama “Distribución” (en el menú contextual de la izquierda). Al pinchar sobre Distribución veremos las opciones disponibles: Diario, Datos Periódicos, Validación y Administración. Después aparecen las opciones que tiene el usuario con privilegios de Unidad de Reparto (los privilegios es el nivel de operaciones que puedes realizar en una página) Los Datos Diarios de la Página Principal Cuando haces clic sobre la opción “Diaria” accederás a la pantalla donde el codired y la fecha de la unidad son confirmados. Aquí aparecen los datos por defecto, por lo que no necesitas, en principio, modificar ningún dato. Tan sólo haz clic en “Aceptar”. Pero también hay 2 excepciones en que sí debemos modificar los datos que aparecen por defecto: 1) Unidades del Turno de Tarde (en Madrid): En el caso de estas unidades, debe modificarse la fecha del día (la que vemos por defecto al entrar) y tenemos que poner la fecha del día siguiente (día laborable). Así, estos datos se incluyen en
la estadística global del día siguiente porque no pueden incluirse en los datos del día en curso. 2) Grabación de días atrasados: en caso de fuerza mayor (por ejemplo, que el sistema no funcione), las Unidades pueden escoger la fecha de un día anterior y registrar los datos que no se pudieron cumplimentar el día que hubo el problema. El sistema normalmente no permite cambiar los datos pertenecientes a días anteriores y por lo tanto se avisará adecuadamente cuando sea necesario recurrir a este procedimiento. Una vez confirmada la fecha y el codired, se accede a la página principal de trabajo diario donde se pueden ver los datos de la Unidad, así como los distintos grupos de los que se compone. Esta pantalla muestra 4 partes bien diferenciadas: 1. Datos básicos de la Unidad y Fecha del Día 2. Formulario Global de cumplimentación de datos, haciendo clic en el CODIRED. Mediante el formulario que aparece podemos cumplimentar los procesos de ENTRADA y PENDIENTE, en caso de que proceda hacerlo. 3. Lista de los grupos que componen la Unidad. Al hacer clic en el Codired de cada grupo accedemos al formulario de cumplimentación de datos específico. A la derecha aparecen porcentajes. Estos porcentajes indican cómo se reparten entre grupos los volúmenes introducidos a nivel de Unidad. 4. Botones de acción: “Datos Puesto. Mediante este botón entramos en los formularios periódicos utilizaremos para hacer muestreos a nivel de puesto.
Modelos De Recogida De Datos Del SIE En nuevo sistema SIE ofrece varios modelos de formularios para realizar la recogida de los datos sobre las distintas situaciones en que pueden presentarse. Podemos clasificar estos modelos en 2 grupos diferentes: 1) Modelos para los datos diarios Modelo 1 Modelo 2 Modelo 3 Modelo 6 2) Modelos para datos Periódicos: Modelo 4 Modelo 5 Datos Diarios Vamos a ver ahora cada uno de los modelos de la clasificación vista arriba: Modelo Número 1 (grabación diaria)
En este modelo es donde debemos cumplimentar a diario y obligatoriam ente los grupos del tipo Distrito, Grupo Urbano y Grupo Rural X. A las 11:00 estos datos deben estar completados (para el turno de mañana) y a las 18:00 para el turno de la tarde. En cualquier caso hablamos de horas tope, siendo aconsejable terminar antes. Los Grupos Urgentes que están integrados en Unidades tienen que cumplimentar todos los días los datos relativos a la jornada anterior. Esto se debe a la imposibilidad de tener los datos del día en curso a la hora límite que hemos mencionado para cada turno. Nota: la foto está cortada en dos, por lo que hay partes que pueden coincidir.
Este modelo tiene un formato de tabla. En las columnas verás las líneas de producto mientras que en las filas están los procesos de trabajo diarios. Vamos a describir los apartados que aparecen en la foto del modelo de arriba: 1) Identificación recoge los datos de identificación de la unidad/grupo como código, nombre, localidad y fecha. 2) Personal está formado por diferentes casillas que podemos clasificar en a) Personal * Asignado: se trata del número total de los trabajadores que conforman la plantilla de la unidad. Se incluyen en el cómputo los responsables y cualquier otro tipo de puesto de trabajo * Asistente: se trata del cómputo total de las personas presentes que están trabajando ese día en la unidad. Para poder incorporar jornadas incompletas, en esta casilla pueden introducirse decimales. b) Recursos Extraordinarios: * Número de Contrataciones: se trata de las contrataciones que trabajan ese día en la unidad como refuerzos extra. * Número de Horas: se trata de las horas extraordinarias realizadas ese día en la unidad.
3) Secciones. Aquí se recogen las secciones que no han completado su reparto en los siguientes campos:
a) Sin reparto: * Completa: se número de secciones que están completamente sin reparto * Mitad: se trata del número de secciones que quedan sin reparto en la mitad de su recorrido. * Un Tercio: se trata del número de secciones en las que sólo un tercio de su recorrido se queda sin reparto. b) Críticas por Pendiente: se trata del número de secciones total que tienen, cada una, un número de envíos pendientes superior a 1000.
4) Correspondencia Ordinaria. Se utiliza para incluir todo tipo de correspondencia que no está registrada. Este campo está organizado en las siguientes filas y columnas: a) Filas: * Entrada: - No Masiva: entrada normal que no incluye las remesas consideradas masivas. - Masiva: en el caso de que los envíos de un solo cliente superan el 20% de la entrada media de una unidad en cuestión. * Salida: -Domicilio: los envíos que se entregan a domicilio -Ruta Directa: se trata de los envíos que se entregan directamente al destinatario (grandes clientes) a través de un reparto independiente y especial. -A Oficina: se trata de los envíos que pasan para entregarse en oficina (apartado y lista). -Tránsito: cuando los envíos se clasifican en la Unidad, pero que se reflejan en la unidad como distribuidos en el SIE de otra Unidad. -Malo: aquellos envíos que están mal encaminados y llegan a la unidad. * Pendiente: -General: los envíos pendientes en clasificación general a sección - Secciones: los envíos pendientes que ya se clasificaron para cada una de las secciones.
- Plazo: se trata de los envíos pendientes de distribuir que todavía se encuentran en el plazo que se acordó con el cliente para la entrega justificada siempre mediante la comunicación escrita disponible en la unidad. B) Columnas: Básica: aquí van las cartas y las tarjetas postales. Económica: para el Publicorreo Impresos sin Dirección: Publibuzón Urgente: envíos ordinarios con carácter urgente IPC: envíos del extranjero (países IPC) Otros Datos: para aquellos nuevos datos que haya que incorporar. Última Columna: aquí están las letras del alfabeto para identificar el contenido de cada celda. Correspondencia Registrada. Se incluyen solamente los envíos registrados pendientes de grabar en la salida diaria de SGIE. Este campo está formado por las siguientes casillas: Pendiente: Básica “calidad” Básica “en plazo” Paquetería Urgente Observaciones: consta de una lista desplegable donde puede seleccionarse una “observación” para explicar la existencia de un pendiente que es superior a lo habitual: 1) Ordinaria Pendiente por la entrada masiva de clientes institucionales 2) Ordinaria Pendiente por entrada masiva de clientes empresas 3) Registrada Pendiente por Causa de Fuerza Mayor 4) Ordinaria y Registrada Pendiente por causa de fuerza mayor Para completar la Observación disponemos de varios días, por ejemplo, cuando una entrada masiva tarda varios días en entregarse por completo.
También hay una casilla donde podemos poner directamente el código del puesto si lo conocemos y así accedemos directamente a los formularios de entrada de datos, pulsado sus respectivos botones de Pendiente Límite (Sobrepasado) o información Periódica, tanto de Rural como de Urbana. Más adelante veremos con detenimiento en qué situaciones y cómo utilizar estos formularios. Para regresar a la Pantalla de Datos Diarios sólo tenemos que pinchar el botón volver. Si no lo sabemos –o recordamos- el código del Puesto, debemos pulsar el código de Grupo y accedemos a una pantalla nueva: En esta pantalla nueva los Puestos correspondientes están relacionados respecto al Grupo Seleccionado y aquí seleccionamos el Puesto y tipo de información, Pendiente Límite Sobrepasado o la Información Periódica (de Rural y de Urbano), que queremos aportar, presionando para eso la fila y la columna correspondiente.
Como en el caso de antes, distinguimos si se trata de un Puesto Rural o Urbano. Así accedemos a la información periódica que corresponda. Si queremos regresar a la pantalla anterior, pulsamos Volver. a) “Modificar %” Se utiliza para cambiar los porcentajes que reparten entre los grupos del volumen introducido a nivel de Unidad. b) “Enviar” Envía al nivel superior los datos introducidos. Al clicar en el botón de sistema se pide una confirmación. Si confirmamos, la unidad ya no puede modificar ningún dato introducido. Procedimiento Diario Para establecer el procedimiento de trabajo diario necesitamos establecer 3 situaciones iniciales: a) Separada: en este caso la correspondencia llega a la Unidad clasificada por grupos. En este caso la correspondencia se contabiliza de forma separada. La cumplimentación de los datos diarios se limita a la grabación para cada grupo de su formulario correspondiente. No debe utilizarse el formulario global de Unidad ni los porcentajes de reparto a grupos. b) Global: En este caso la correspondencia llega toda junta a la Unidad y se separa por grupos en la clasificación general. En este caso, la correspondencia se contabiliza de forma global. Con este dato cumplimentamos el proceso de “Entrada” del formulario global de la Unidad (como veremos en otro artículo posterior). El sistema separa de forma automática los datos entre los distintos grupos, utilizando para ello los porcentajes que aparecen a la derecha de los mismos. En el caso de que haya correspondencia pendiente en clasificación general, esta correspondencia se cumplimentaría en el apartado que corres ponde del formulario global de la Unidad. Así, el sistema la asigna automáticamente a los grupos de la misma forma que con la entrada. Los subprocesos de Salida (Domicilio, Ruta Directa y A Oficina) y “Pendiente en Sección” correspondientes a cada grupo deben cumplimentarse en sus formularios respectivos. El sistema no te permite cumplimentar estos subprocesos en el formulario global de Unidad. Sin embargo, sí que puedes cubrir la Salida a Tránsito y a Malo, a nivel de la Unidad para que el sistema lo asigne a los grupos. c) Mixta. En este caso, parte de la correspondencia que llega a la Unidad, lo hace ya clasificada por grupos y otra parte llega junta. A veces, puede resultar más cómodo cubrir parte de la estadística mediante el formulario global de Unidad y parte mediante los formularios específicos de grupos. Debemos destacar que si un mismo dato se completa en el formulario global y en el grupo, el SIE considerará como resultado la suma de ambos. Es por esto que es crucial que no dupliquemos la información que introduzcamos en el sistema.
d) Modificar los Porcentajes: los porcentajes de asignación de volúmenes globales a grupos pueden ser cambiados utilizando el botón de “Modificar %”. Así accedemos a una pantalla con un listado de los grupos susceptibles de ser tratados mediante porcentajes. En la columna de “% Calculado” vemos los porcentajes que el sistema calcula para los grupos según los muestreos periódicos. La columna de “% Manual” puede configurarse por el usuario. El único límite es que, lógicamente, la suma de porcentajes no puede ser superior a 100. En la situación B-GLOBAL los porcentajes deben sumar 100, en C-MIXTA pueden sumar 100 o menos. En la situación A-SEPARADA los porcentajes son irrelevantes porque el formulario global de Unidad nunca se rellenará. Por último, el usuario tiene que seleccionar si desea utilizar los porcentajes manuales o automáticos. Hay que tener en cuenta que la opción que selecciones se va a mantener hasta que la cambies de nuevo o hasta que se proceda al siguiente muestreo periódico. Por regla general, no deberíamos modificar el porcentaje de forma manual, con la excepción de días de trabajo donde las Entradas son heterogéneas. Esto puede suceder, por ejemplo, en caso de entrada de correspondencia masiva.
SIE 2 Modelos 2 Modelo Número 2 (Datos Excepcionales de Envíos Registrados) Este modelo sólo es utilizado en casos excepcionales para registrar los envíos registrados que no se pudieron guardar en el SGIE por cualquier razón (ni pueda hacerse en el futuro). Si en un mismo día se utiliza SGIE de forma parcial, el sistema SIE sumará a efectos de correspondencia registrada distribuida los datos que proceden de SGIE y los grabados en este modelo.
En la imagen de arriba vemos los siguientes campos y datos: 1) Identificación. En identificación se recogen los datos identificativos de la unidad/grupo, como son el código, nombre, localidad y fecha. 2) Tráfico de Correspondencia Registrada a) Filas: * Entrada 1 No Masiva: envíos registrados que se recibieron en la unidad. 2 Masiva: en principio no se cubrirá y la casilla está deshabilitada. * Salida 1 Domicilio: envíos que se sacan a domicilio o por ruta directa e intentada su entrega. 2 A Oficina: envíos que se pasan para su entrega en la oficina (apartado y lista) 3 Tránsito: envíos trabajados en tránsito hacia otras unidades. 4 Malo: envíos que llegaron mal encaminados a la unidad
b) Columnas: * Básica: carta certificada, giro postal... * Paquetería: paquete azul, paquete postal.. * Urgente: productos urgentes registrados
3) Observaciones: este campo tiene una lista desplegable donde puede seleccionarse una “observación” explicativa de la cumplimentación manual del formulario: Mal funcionamiento de SGIE o Fallo en la Conexión de Red. MODELO NÚMERO 3 (DATOS DIARIOS CONCENTRADORA DE RURALES TIPO Y) Se utiliza este modelo nº3 de forma exclusiva para las Concentradoras de Rurales (grupos Y) que no tienen un sistema informático pero sí que tienen teléfono. También se utiliza por las concentradoras informatizadas con un volumen de correspondencia que se considere muy importante. En el caso de que use este modelo una unidad que no tiene equipo informático, debe facilitar los datos del SIE vía telefónica a la Unidad de Reparto de la que depende para qu e ésta los introduzca en el sistema.
El modelo n.3 debe ser cubierto a diario todo los días por los grupos Y de cada Unidad. Hay períodos de muestreo de datos completos en los que cuando se graba este modelo el sistema muestra el Modelo 1, para que también sea cubierto. Identificación de la Unidad. Aquí se recogen los datos que identifican a la unidad grupo por su Código, Nombre, Localidad y Fecha.
En la imagen de arriba podemos ver los siguientes campos: 1) Personal. Aquí puedes observar las casillas siguientes: a) Asignado: se trata del número total de personas que forman la plantilla de la unidad, incluidos los responsables y cualquier otro tipo de puesto. b) Asistente: es el número total de las personas presentes que trabajan en la unidad ese día. c) Secciones Sin Reparto: se trata del número de secciones que están sin reparto. 2) Nacida. Los datos de Nacida en los grupos de Servicios Rurales corresponden al día anterior, ya que a la hora a la que deben ser enviados los datos diarios todavía no estará disponible la del día en curso. Puedes ver las casillas siguientes:
a) Con sello: puede ser Ordinaria (número total de objetos ordinarios admitidos con sellos) o Registrada (número total de objetos registrados admitidos con sello). b) Con nota de Entrega: puede ser Ordinaria (núm total de objetos ordinarios admitidos con nota de entrega) o Registrada (lo mismo pero en objetos registrados) 3) Distribuida. Aquí nos encontramos las siguientes casillas: a) Distribuida: puede ser Ordinaria (el número total de objetos ordinarios distribuidos) o Registrada (igual pero para objetos registrados) b) Pendiente: recuenta el número total de objetos ordinarios o registrados pendientes.
MODELO NÚMERO 6 (Pendiente Límite en Servicios Rurales) Mediante este modelo se especifica el pendiente de aquellos puestos que se consideren críticos, es decir, aquellos que acumulan un pendiente superior a 500 envíos ordinarios o 20 registrados. En caso de considerarlo oportuno, este formulario número 6 también puede utilizarse para indicar pendiente límite en secciones urbanas, con los límites de volumen que se estimen oportunos en su momento.
Los datos periódicos: cada tres meses se debe realizar el muestreo individual a cada servicio rural a lo largo de una semana completa, incluyendo el sábado. Este muestreo se debe hacer a nivel nacional (en la misma semana para todos). Si en alguna localidad resulta que hay una fiesta durante esa semana del muestreo éste se realiza la semana
anterior. Los datos que vayan recogiéndose durante la semana del muestreo no deben grabarse a diario, sino que se recogen en formularios que están habilitados al efecto y se graban en el sistema cuando estén completos. La grabación de estos datos puede corresponder tanto a la Unidad de Reparto como a la Jefatura Provincial, según sea el caso. MODELO NÚMERO 4 (Datos Periódicos muestreo de Servicios Rurales) Este formulario tiene un acceso restringido en los períodos designados para los muestreos periódicos y éste se realiza mediante el botón de “Datos de Puesto” que sale en la página principal de Datos Diarios
En la imagen podemos identificar los siguientes campos y casillas: 1) Identificación de la Unidad: aquí vemos los datos identificativos del puesto como el código de puesto, nombre, localidad y fecha 2) Nacida. Presenta dos opciones Con Sello y Con Nota de Entrega. Lo mismo que vimos anteriormente. 3) Distribuida: Muestra la Distribuida y la Pendiente tal como vimos en modelos anteriores.
MODELO NÚMERO 5 (Datos Periódicos Muestreo de Secciones Urbanas) Este modelo número 5 se utiliza para realizar los muestreos periódicos de las se cciones urbanas, de forma similar a como se hace en los servicios rurales. En un principio no se realiza el muestreo hasta este nivel de detalle, pero queda la opción abierta para hacerlo en el futuro.
Pendiente: vemos los envíos ordinarios pendientes para el día siguiente y los envíos registrados pendientes también para el día siguiente.
