TESIS UNIVERSIDAD RURAL DE GUATEMALA (MANUALES ADMINISTRATIVOS)

Informacion sobre la estructura de la tesis urural: [email protected] Fredy Anibal López González Luis Fernando Ortiz Illescas Verónica Marisol Alvarado González Amanda Yineth Alvarado Ichén Eduardo Enrique Cruz Herrera

PROPUESTA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL EN COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A., SANTA LUCÍA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA

Asesor General: Ing. Víctor Manuel García Flandez

Universidad Rural de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Guatemala, junio de 2016

Informe final de graduación

PROPUESTA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL EN COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A., SANTA LUCÍA COTZUMALGUAPA, ESCUINTLA

Presentado al honorable tribunal examinador por: Fredy Anibal López González Luis Fernando Ortiz Illescas Verónica Marisol Alvarado González Amanda Yineth Alvarado Ichén Eduardo Enrique Cruz Herrera En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado.




PROPUESTA DE MANUALES ADMINISTRATIVOS PARA EL PERSONAL EN COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL ESCUINTLA AGUNA, S.A., SANTA LUCÍA COTZUMALGUAPA,

Rector de la Universidad: Doctor Fidel Reyes Lee Secretaria de la Universidad: Licenciada Lesbia Tevalán Castellanos Decano de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales: Licenciado Enmer Saúl Luch Estrada Universidad Rural de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas y Sociales


Este documento presentado por los autores, previo obtener el títulofueuniversitario en Administración de a Empresas, en el grado académico de Licenciado.

Presentación Este estudio contiene la “Propuesta de Manuales Administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla”, es producto de la investigación realizada por estudiantes, durante los meses de enero a junio del año dos mil dieciséis, como requisito para optar al título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado, conforme a los estatutos de la Universidad Rural de Guatemala, y la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales. En la investigación se determinó que existe carencia de organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., lo que provoca las deficiencias del personal administrativo y operativo a falta de manuales administrativos. Como medio de solución de la problemática se hizo una propuesta de Manuales Administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

Prólogo La falta de una buena organización, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. ha provocado la carencia de organización para la ejecución de tareas y responsabilidades del personal administrativo y operativo, por tal razón la investigación: “Propuesta de Manuales Administrativos”, surge para la solución del problema. La razón académica de esta investigación es la siguiente: Es un requisito previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado, de acuerdo a los estatutos de la Universidad Rural de Guatemala. Existen otras razones para llevar a cabo la investigación, que son las prácticas, estas son: 

Sirve como fuente de consulta para estudiantes y profesionales que requieran información acerca del tema de estudio.



Es aplicable a procesos de organización en otra compañía con condiciones similares.



La propuesta integral está formada por cinco resultados, que unidos resolverán la problemática de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

Índice general No.

Contenido

Página

Presentación Prólogo I. I.1 I.2 I.3 I.3.1 I.3.2 I.4 I.5 I.5.1 I.5.2

INTRODUCCIÓN…………………………………………………........... 01 Planteamiento del problema………………………………………….........03 Hipótesis…………………………………………………………………. 03 Objetivos…………………………………………………………………. 04 General…………………………………………………………………….04 Específicos………………………………………………………………...04 Justificación………………………………………………………………. 04 Metodología……………………………………………………………….05 Métodos…………………………………………………………………... 05 Técnicas…………………………………………………………………... 07

II. II.1 II.2. II.2.1 II.2.2

MARCO TEÓRICO……………………………………………………… 09 Aspectos conceptuales……………………………………………………. 09 Marco referencial………………………………………………………….27 Macro localización………………………………………………………...27 Micro localización………………………………………………………... 31

III.

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS…………………... 33

IV. IV.1 IV.2

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…………………………. 44 Conclusiones………………………………………………………………44 Recomendaciones………………………………………………………… 45 Bibliografía………………………………………………………………. 46 Anexos……………………………………………………………………. 47

Índice de cuadros No.

Contenido

Página

01

Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores dentro de la compañía……………………………………………………. 34

02

Conocimiento sobre si la compañía le indicó al personal los procedimientos en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto……………... 35

03

Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de trabajo……………………………………………………………………. 36

04

Conocimiento sobre si el personal de la compañía ha recibido capacitaciones para mejorar su desempeño laboral………………………………………. 37

05

Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden jerárquico………………………………………………………………... 38

06

Conocimiento sobre si el personal de la compañía sabe que es un manual administrativo……………………………………………………………. 39

07

Conocimiento sobre si la compañía cuenta con manuales administrativos.40

08

Conocimiento sobre si la compañía le ha proporcionado al personal las normas y procedimientos por escrito……………………………………. 41

09

Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.42

10

Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la compañía……... 43

Índice de gráficas No.

Contenido

Página

01

Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores dentro de la compañía……………………………………………………. 34

02

Conocimiento la compañía le indicó al los procedimientos en la ejecuciónsobre de lassiactividades a desarrollar enpersonal el puesto……………... 35

03

Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de trabajo……………………………………………………………………. 36

04

Conocimiento sobre si el personal de la compañía ha recibido capacitaciones para mejorar su desempeño laboral………………………………………. 37

05

Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden jerárquico………………………………………………………………... 38

06

Conocimiento sobre si el personal de la compañía sabe que es un manual administrativo……………………………………………………………. 39

07

Conocimiento sobre si la compañía cuenta con manuales administrativos.40

08

Conocimiento sobre si la compañía le ha proporcionado al personal las normas y procedimientos por escrito………………………………………41

09

Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.42

10

Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la compañía……... 43

Índice de anexos No.

Contenido

Página

01

Árbol de problemas………………………………………………………. 48

02

Árbol de objetivos………………………………………………………… 49

03

Cálculo de muestra………………………………………………………... 50

04

Coeficiente de correlación………………………………………………... 51

05

Coeficiente de proyección…………………………………………………53

06

Boleta variable dependiente……………………………………………….55

07

Boleta variable independiente……………………………………………. 56

08

Propuesta para solucionar la problemática………………………………. 57

09

Presupuesto general de la propuesta……………………………………... 219

10

Matriz del marco lógico………………………………………………...... 221

Índice de figuras No. 01

Contenido

Página

Mapa satelital, Santa Lucia Cotzumalguapa……………………………… 29

I. INTRODUCCIÓN La presente investigación se desarrolló como requisito establecido por la Universidad Rural de Guatemala y la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales, previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado. El documento podrá ser utilizado por estudiantes y profesionales como fuente de consulta respecto a la materia de estudio, en él se ponen en práctica los conocimientos adquiridos en las aulas universitarias. La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. también llamada anteriormente Aguna Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del departamento de Escuintla, en el km. 96.5 carretera a Mazatenango CA2, y su extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600 manzanas) y que está dividida en: 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3 caballerías de pasto para ganado (192 manzanas) 3 caballerías de hule (192 manzanas) 2 caballerías de bosque no cultivado (128 manzanas) y 12 caballerías de cítricos naranja (768 manzanas). El cuerpo del informe consta de cuatro capítulos identificados con números romanos. El capítulo uno (I) contiene la introducción, planteamiento del problema, hipótesis, objetivos (general y específicos), metodología (métodos y técnicas).

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El capítulo dos (II) está conformado por el marco teórico, por los aspectos conceptuales, marco referencial; esto mediante la macro localización y micro localización. El capítulo tres (III) incluye la presentación de análisis y resultados, el cual muestra la descripción gráfica de los resultados obtenidos de las encuestas. El capítulo cuatro (IV) está conformado por las conclusiones y recomendaciones. Estos capítulos seguidos de un apéndice bibliográfico diseñado de acuerdo a lo establecido en normas APA. Además de los capítulos descritos, el documento contiene un conjunto de anexos de acuerdo a la estructura metodológica.

Estos anexos son: 1) árbol de problemas, 2) árbol de objetivos, 3) cálculo de la muestra, 4) cálculo de correlación, 5) cálculo de proyección, 6) boleta de muestreo para variable dependiente, 7) boleta de muestreo para variable independiente, 8) propuesta para solucionar la problemática, 9) presupuesto general de la propuesta y 10) matriz del marco lógico. El anexo “8” está compuesto por los distintos resultados o componentes de la propuesta con la que se pretende dar solución a la problemática planteada, cada uno de estos resultados contiene a su vez tres anexos y estos son: 1) ajuste de costo y tiempo del resultado, 2) plan de trabajo del resultado y 3) presupuesto del resultado.

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1.1. Planteamiento del problema El presente informe de manuales administrativos, es debido a la necesidad de documentar los lineamientos requeridos en cada uno de los manuales, según su diseño, además de definir la desorganización dentro de la estructura general de la Compañía. Por el crecimiento de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., se requiere que los colaboradores tengan conocimientos de manera formal sobre las funciones, responsabilidades y actividades que deben desempeñar para seguir contribuyendo con la labor y mejora de la Compañía. En virtud de la problemática anterior resulta indispensable la creación de manuales administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

1.2. Hipótesis Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y operativo en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años, es debido a la falta de manuales administrativos.

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1.3. Objetivos Los objetivos de la investigación graficados son los siguientes:

1.3.1. Objetivo general Evitar las deficiencias del personal administrativo y operativo, en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

1.3.2. Objetivos específicos a) Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y operativo, en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años. b) Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo.

1.4. Justificación Hoy en día no tener definidas las responsabilidades y las actividades a desarrollar de cada perfil de puesto por escrito, puede ocasionar un descontrol de manera frecuente dentro de la Compañía, esto porque los trabajadores no saben lo que tienen que hacer. Es así que se considera fundamental la elaboración de Manuales Administrativos de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

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1.5. Metodología Los métodos y técnicas empleadas para la elaboración del presente trabajo de graduación, se expone a continuación: entre estos métodos y técnicas tenemos.

1.5.1. Métodos Los métodos utilizados variaron en relación a la formulación de la hipótesis y la comprobación de la misma; así: Para la formulación de la hipótesis, el método utilizado fue el deductivo, el que fue auxiliado por el método del marco lógico para formular la hipótesis y los objetivos de la investigación, diagramados en el árbol de problemas y objetivos, que forman parte del anexo de este documento. Para la comprobación de la hipótesis, el método utilizado fue el inductivo, que contó con el auxilio de los métodos: estadístico, analítico y sintético.

1.5.1.1. Métodos utilizados en la formulación de la hipótesis 

Método deductivo.

Para la formulación de la hipótesis el método principal fue el deductivo, el cual permitió conocer aspectos generales del área administrativa; a través de distintas técnicas las cuales serán descritas, posteriormente se procedió a la formulación de la hipótesis.

5



Método del marco lógico

Este permitió encontrar la variable dependiente e independiente de la hipótesis, además de definir el área de trabajo y el tiempo que se determinó para desarrollar la investigación, y la diagramación de la hipótesis que se encuentra en el anexo “1” o árbol de problemas. El método del marco lógico, permitió entre otros aspectos, encontrar el objetivo general y específico de la investigación.

1.5.1.2. Métodos utilizados en la comprobación de la hipótesis 

Método inductivo

Para la comprobación de la hipótesis, el método principal utilizado fue el inductivo, con el que se pudo obtener resultados específicos o particulares de la problemática identificada; lo cual sirvió para diseñar conclusiones y premisas generales, a partir de tales resultados específicos o particulares. 

Método estadístico y de análisis

Después de recabar la información contenida en las boletas, se procedió a tabularlas; para cuyo efecto se utilizó el método estadístico y el método de análisis. Estos métodos consisten en la interpretación de los datos tabulados, en valores absolutos y relativos, obtenidos después de la aplicación de las boletas de investigación, que obtuvieron como objeto la comprobación de la hipótesis previamente formulada.

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

Método de síntesis

Interpretada la información, se utilizó el método de síntesis, a efecto de obtener las conclusiones y recomendaciones del presente trabajo de investigación; el que sirvió además para hacer posible la totalidad de la investigación, con los resultados obtenidos producto de la investigación de campo efectuada.

1.5.2. Técnicas Las técnicas empleadas, variaron de acuerdo a la etapa de la formulación de la hipótesis y a la comprobación de la misma; así:

1.5.2.1. Técnicas empleadas para la formulación de la hipótesis 

Observación directa

Esta técnica se utilizó directamente en el área administrativa, a cuyo efecto, se observó la forma en que se efectuaba el proceso administrativo. 

Investigación documental

Esta técnica se utilizó a efectos de determinar si se poseían documentos similares o relacionados con la problemática a investigar, a fin de obtener un historial que permitiera justificar el estudio mediante una proyección y correlación acerca de la problemática.

7



Entrevista

Formada una idea general de la problemática, se procedió a entrevistar al personal del área administrativa, a efectos de obtener información más precisa sobre la problemática detectada.

1.5.2.2. Técnicas empleadas para la comprobación de la hipótesis Para la comprobación de la hipótesis se aplicaron las siguientes técnicas: 

Encuesta

Previo a desarrollar la entrevista, se procedió al diseño de boletas de investigación, con el propósito de comprobar las variables dependiente e independiente de la hipótesis previamente formulada. Las boletas, previo a ser aplicadas a la población objetivo, sufrieron un proceso de prueba, con la finalidad, de hacer más efectivas las preguntas y propiciar que las respuestas, proporcionaran la información requerida, después de ser aplicada. 

Determinación de la población a investigar

Se determinó realizar un censo y conocer los resultados conforme al total de 90 colaboradores que pertenecen a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

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II. MARCO TEÓRICO El presente documento de investigación se basa en los conceptos, definiciones, principios y teorías relacionadas con manuales administrativos. Con la finalidad de desarrollar el presente capitulo fue objeto de consulta la bibliografía de autores nacionales y extranjeros, medios de comunicación visual y escritos. Todo ello permite sustentar las definiciones conceptuales.

2.1 Aspectos conceptuales 2.1.1. Administración Chiavenato (2001) afirma que, la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales. Robinns (2010), considera a esta como la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ella. Koontz (2004), define a esta disciplina como el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos, cumplan eficientemente objetivos específicos. Es el proceso de planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar la ejecución de las actividades para alcanzar metas en común de una organización.

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2.1.2. Proceso administrativo Según Chiavenato (2001), las funciones administrativas en un enfoque sistemático conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos planificación, organización, dirección y control. Fayol (2002), define el proceso administrativo como prever, organizar, comandar, coordinar y controlar. Ferman (1996), dice que el proceso administrativo va dirigido a planificar, organizar, dirigir y controlar, las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales. El proceso administrativo es definido principalmente por la ejecución de las funciones administrativas, las cuales son: planeación, organización, integración, dirección y control. Que son de mayor importancia dentro de una organización para la toma de decisiones.

2.1.2.1. Planificación a) Definición. “Es el proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, sobre los recursos usados para lograr estos objetivos y sobre las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos”. Es un paso en el proceso administrativo donde se determina un problema.

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b) Principios de la planeación 

De la flexibilidad



De la unidad



De la precisión

c) Elementos de la planeación 

Misión



Visión



Objetivos



Políticas





Estrategias Normas

2.1.2.2. Organización a) Definición. “Determinación de cuáles son las actividades a realizar, quién las llevará a cabo, cómo deben agruparse éstas, quién informa a quién y dónde se tomarán las decisiones”. La organización es en donde se debe establecer orden jerárquico, conformado un grupo de personas, por subsistemas para cumplir una serie de tareas o funciones específicas y una administración que lleve a cumplir los objetivos propuestos.

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b) Principios de la organización 

De la especialización



De la unidad de mando



Del equilibrio de autoridad y responsabilidad



Del equilibrio dirección-control



Descripción de funciones, actividades y obligaciones

c) Elementos de la organización 

Funciones



Jerarquía



Puestos

d) Instrumentos de la organización Organigramas Organigramas verticales Organigramas funcionales

2.1.2.3. Integración a) Definición. “Comprende la función a través de la cual el administrador elige los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes”.

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Es la parte donde se obtienen los elementos o recursos tanto materiales como humanos, que la planeación y organización determinan necesarios. b) Principios de la integración de personal y sus etapas



De la adecuación de hombres y funciones



De la provisión de elementos administrativos



De la importancia de la introducción adecuada

c) Elementos o etapas de la integración de personas 

Reclutamiento



Selección



Introducción o inducción

2.1.2.4. Dirección a) Definición. “Elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad. b) Principios de la dirección 

De la coordinación de intereses





De la impersonalidad de mando Principio de la vía jerárquica

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c) Elementos de la dirección 

Motivación



Comunicación



Liderazgo

d) Medios de la dirección 

Delegación



Mando

2.1.2.5. Control a) Definición. “El proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan como se planificó y corregir cualquier desviación significativa”. b) Principios de control 

Del carácter administrativo



De los estándares



De excepción

c) Elementos del control 

Estándares y controles



Evaluación de resultados

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d) Tipos de control 

Control potro alimentación



Control concurrente



Control de retroalimentación

2.1.3. Manuales administrativos Según Franklin (2009:244): Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

2.1.3.1. Objetivos de los manuales administrativos 

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.



Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.



Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal.

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2.1.3.2. Clasificación a) Por su naturaleza o área de aplicación 





Micro administrativos Macro administrativos Meso administrativos

b) Por su contenido 

Organización



Procedimientos



Gestión de la calidad



Historia de la organización



Políticas



Contenido múltiple



Puestos



Ventas



Producción



Finanzas



Personal



Operación



Sistemas

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2.1.4. Manual de organización Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad. Un manual de organización da a conocer información sobre el funcionamiento de la entidad, su estructura, la responsabilidad en los distintos puestos de trabajo, así como el objetivo que deberá cumplir cada uno dentro de la organización. También incluye los niveles jerárquicos.

2.1.4.1. Objetivo del manual de organización El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo los objetivos de un manual de organización son: 

Presentar una visión de conjunto de la organización



Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para establecer responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar emisiones

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

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo



Facilitar el reclutamiento y selección de personal

2.1.4.2. Contenido El contenido de un manual de organización varía de acuerdo con el tipo y la cantidad de material que desea detallar, en este caso se incluyen las variantes que pudieran presentarse para cada uno de los manuales que a continuación se presentan: a) Identificación. Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere). Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. b) Índice o Contenido. Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. c) Prólogo y/o Introducción. Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico. d) Antecedentes históricos. Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su srcen.

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f) Legislación o base legal. Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición. g) Atribuciones. Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas). h) Estructura Orgánica. Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. i) Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

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j) Funciones. Especificación de las tareas esenciales a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización. Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos: 

Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica



Que sigan el orden establecido en la estructura



Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo

k) Descripción de Puestos. Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información: 

Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación)



Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría



Funciones generales y específicas



Responsabilidades o deberes



Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente



Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad

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2.1.5. El manual de funciones y perfil de puestos Para MONDY Y NOE (2005), un descriptor de puestos es un documento que establece las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. El descriptor de puesto debe proporcionar las definiciones concisas del trabajo que se espera realicen los colaboradores e indicar que hacen, como lo hacen y las condiciones en las que las tareas se llevan a cabo. Por otro lado, Puchol (2007), ofrece una información general de lo que debe incluir un descriptor de puesto disponiendo de una información que contenga, al menos, los siguientes puntos: 

Descripción clara, concreta, analítica de las tareas y funciones que constituye cada puesto.



Requerimientos físicos y mentales, preparación, experiencias previas, que debe reunir una persona para desempeñar el puesto de trabajo.

También Alles (2006), indica que un descriptor de puesto brinda información sobre las obligaciones del puesto, responsabilidades, autoridad, relacionada con otros puestos. Chiavenato (2009), define que la descripción del cargo es una representación simplificada del contenido y de las principales responsabilidades del puesto de trabajo.

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El manual de procedimientos consiste en establecer las actividades del puesto, las obligaciones y responsabilidades. También define como se deben realizar las actividades, cuando, como y con qué esmero deberá de realizarse para cumplir con los objetivos trazados.

2.1.5.1. Puesto Para Chiavenato (2007), el puesto se compone de todas las actividades desempeñadas por una persona, las cuales pueden incluirse en un todo unificado que ocupa una posición formal en el organigrama. Para desempeñar sus actividades, la persona que ocupa un cargo debe tener una posición definida en el organigrama. Puesto son todas aquellas actividades realizadas por una persona con el fin de satisfacer las necesidades de la organización y que ocupa un espacio dentro de la estructura organizacional.

2.1.5.2. Función Es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejecuta de manera sistemática y reiterada. También puede ejecutarlas un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva.

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Son todas aquellas actividades y atribuciones, las cuales deberá ejecutar una persona para cumplir con un determinado proceso y obtener un resultado óptimo de satisfacción.

2.1.5.3. Tarea Según Chiavenato (2007), las tareas son cargos simples y rutinarios (como los que ejercen los que trabajan por horas o los obreros). Tarea es la ejecución de las actividades asignadas de manera eficiente.

2.1.5.4. Atribución Para Chiavenato (2007), atribución es una actividad individual que ejecuta la persona que ocupa un cargo. En general se refiere a cargos más diferenciados (ocupados por quienes trabajan por meses o por los empleados de oficina), la atribución es una tarea más sofisticada, más intelectual y menos material. La atribución es una tarea asignada de manera directa, las cuales deben de ejecutarse de forma individual sin desligarse de ella o asignársela a otra persona.

2.1.5.5. Competencias ALLES (2007) citando la definición emitida por Spencer y Spencer, quien afirma que la competencia es una característica subyacente de un individuo que esta casualmente relacionada a un estándar de efectividad en un trabajo o situación.

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Es decir, la competencia es una parte profunda de la personalidad y puede predecir el comportamiento de una amplia variedad de situaciones y desafíos laborales, que srcina o anticipa el comportamiento y el desempeño. Según (ALLES, 2007) las competencias se clasifican en cinco tipos: 

Motivación: son los intereses que una persona considera o desea consistentemente



Características personales: comprende las características físicas y respuestas emitidas ante situaciones o información



Conocimiento: hace referencia a la información que una persona posee sobre algunas áreas en específico



Habilidad: es la capacidad de desempeñar cierta tarea física o mental

Las competencias laborales son las habilidades que desarrolla una persona en la ejecución de las tareas, haciéndola diferente a las demás personas, las cuales están integradas al conocimiento que adquiere y la motivación con la que realiza su labor

2.1.6. Manual de normas y procedimientos El manual de procedimientos es un documento interno, en el que se puntualiza la descripción de todas las actividades que deben realizar las personas para la ejecución de una o varias funciones, dentro de una unidad administrativa.

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Un manual de normas y procedimientos es un documento interno en el cual se da a conocer de manera precisa los lineamientos a seguir para la ejecución de las actividades y funciones dentro de un departamento o sección.

2.1.6.1. Contenido de un manual de procedimientos El contenido de estos manuales es el siguiente: a. Identificación Logotipo de la organización Nombre oficial de la organización Lugar y fecha de elaboración Número de revisión Unidades responsables de su elaboración revisión y autorización Clave de la forma b. Índice Índice temático c. Introducción Se explicará de forma breve y resumida el contenido del documento.

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d. Base legal Se trata del marco jurídico-administrativo bajo el cual se deben desarrollar los procedimientos.

e. Objetivos del manual Los objetivos de un manual de procedimientos son varios como ya se ha mencionado anteriormente. f. Áreas de aplicación y/o alcance Se mencionarán las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos. g. Políticas o normas de operación Situaciones conductas o actividades que se pueden presentar en la ejecución y por esto se recurre a cursos de acción bajo los cuales se tiene que ajustar el manual. h. Procedimientos: El procedimiento se describirá mencionando las actividades en orden cronológico, la unidad encargada y el puesto responsable de su ejecución.

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2.1 Aspectos referenciales 2.1.1. Macro localización Historia En el remoto pasado el territorio Cotzumalguapa fue ocupado por una potente civilización. De ello hay suficientes vestigios arqueológicos en los alrededores de la población. Esta región fue ocupada por tribus pipiles que vinieron del norte a mediados del siglo VII de la era cristiana eligieron la región y con ello se asentaron en el sitio, edificando calzadas y palacios, así como templos para sus dioses, viviendo aquí por espacio de 200 años, tiempo en que todo el comercio se hizo con el imperio Azteca.

Su gobierno era monárquico y hereditario, cuando hacía falta las mujeres tomaban parte en el gobierno, pero siempre respetando el orden jerárquico. Su religión fue sanguinaria e idolatra, no correspondiendo con el grado de cultura que habían alcanzado, tuvieron un intenso comercio, una gran industria y una desarrollada agricultura.

En arquitectura estuvieron muy avanzados como lo

demuestran las ruinas de sus edificaciones donde quedaron huellas de su opulencia.

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Ubicación El municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa se encuentra ubicado al sur del departamento de Escuintla, con una altitud desde los 115.82 msnm hasta los 844.28, tiene una extensión territorial de 432 kilómetros cuadrados y se encuentra a una distancia de 32 kilómetros de la cabecera departamental y a 90 km de la ciudad capital. En coordenadas Latitud: Norte 14º 19´54” Longitud: Oeste 91º01´30” Colindancias Sus límites y colindancias son: Al sur con los municipios de: La Gomera y Nueva Concepción, Al este con el municipio de Siquinalá, Al oeste con los municipios de la Nueva Concepción del departamento de Escuintla y Patulul del departamento de Suchitepéquez Vías de comunicación Las principales vías de acceso que conectan al municipio con el resto del departamento y del país son principalmente la CA1 y CA2.

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Población Según datos obtenidos del Instituto Nacional de Estadística (INE), para el año 2009, tiene una población de 117,869 habitantes. Se encuentra distribuido por género de la siguiente forma: 49% mujeres y 51% hombres, la población del municipio, se encuentra distribuida en: área rural con un 42.48% y urbano 57.52%. Etnias La población del municipio, se encuentra distribuida étnicamente de la siguiente manera: un 90% no indígena y el 10% indígena, aunque su tendencia es decreciente por un proceso de acoplamiento a la cultura local y pérdida de la práctica y costumbre de la cultura maya por parte de grupos minoritarios

Geografía Figura No. 1: Mapa satelital, Santa Lucia Cotzumalguapa

Fuente: http://www.guiarte.com/mapas-destinos/satelite_poblacion_santa-lucia-cotzumalguapa.html

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Hidrografía El municipio es atravesado por los siguientes ríos: Sub-Cuenca, Río Coyolate, Río San Cristóbal, Río Acomé y Río Agüero, Micro-Cuenca de Río San Cristóbal, Río Aguna, Río Xata, Río Pantaleón, Río Cabeza de Toro, Río Pacaya y Río Pantaleoncito. Economía En esta dimensión se destaca las actividades y factores que determinan la producción, la vinculación de mercados y la organización empresarial que existe en el municipio, la economía y producción de Santa Lucía Cotzumalguapa, está basada principalmente en actividades agroindustriales, pecuarias y de servicios.

Educación En el municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa, existe la cobertura de educación de los cuatro niveles: pre-primaria, primaria, básico y diversificado. La infraestructura educativa en el nivel primario y pre-primario, tiene deficiencia, no reúne las condiciones de higiene física y mental que se necesita para formar niños.

30

2.2.2 Micro localización Ubicación Está ubicada en el Km 96.5 carretera a Mazatenango CA2. En coordenadas Latitud: Norte 14º36´46” Longitud: Oeste 91º09´63” Historia Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A. también llamada anteriormente Aguna Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del departamento de Escuintla, y su extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600 manzanas) y que está dividida en 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3 caballerías de pasto para ganado (192 manzanas) 3 caballerías de hule (192 manzanas) 2 caballerías de bosque no cultivado (128 manzanas). 12 caballerías de cítricos naranja (768 manzanas). Dicha finca fue constituida en el año 1,950 y su representante legal es el Ingeniero Héctor Ricardo Leal Pivaral. En el año 1,970 la finca inicio con cultivos de café, naranja (valencia), cacao, cardamomo, caña y ganado. Ya en el año 1,996 la finca se queda totalmente solo con el cultivo de naranja, limón y caña.

31

En el año 2,013 se siembra hule y se tala todo el limón. Actualmente la finca cuenta con los cultivos de naranja y hule. Las colindancias de la finca son las siguientes: al norte con finca Recompensa, al sur con finca Cañaverales del Sur, al este con finca e ingenio Madre Tierra y al oeste con finca San Isidro. Labor productiva Producción agrícola (Naranja Valencia, Caña y Hule). Misión Ofrecer un producto que cumpla con los parámetros exigidos en la calidad y estándares de sanidad, satisfaciendo las necesidades de los consumidores para lograr competir en el mercado nacional. Visión Ser una empresa líder en exportación de cítricos, reconocida a nivel internacional, por la calidad y seguridad de nuestro producto de manera permanente y confiable. Políticas Políticas de calidad en la producción de productos naturales. Políticas de seguridad: ingreso a las instalaciones y sus campos de producción solo personal autorizado. Políticas de educación: servicio de nivel primaria únicamente a hijos de colaboradores de la compañía.

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III. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS Para la comprobación de la hipótesis: “Propuesta de manuales administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., del Municipio de Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos 5 años es debido a la falta de manuales administrativos”, se ejecutó un estudio de campo, para comprobar las variables dependiente e independiente. Se utilizaron dos encuestas, una para cada variable. Al comprobar las variables, se alcanza el primer objetivo de la investigación, que es la comprobación de la hipótesis. Los resultados obtenidos en el trabajo de campo son tabulados, graficados y analizados a continuación:

33

Variable dependiente “Y” (Efecto) Cuadro No. 1: Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores dentro de la Compañía. Respuesta

% por respuesta

No. de respuestas

Si No Total

12 88 100

11 79 90

Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016

Gráfica No. 1: Conocimiento sobre si el personal recibió una inducción al iniciar labores dentro de la Compañía.

Si 12%

No 88%


Análisis: De acuerdo a los datos obtenidos se puede determinar que el 88% del personal no cuenta con una adecuada inducción, por lo que es necesario un manual que describa sus funciones a ejecutar.

34

Cuadro No. 2: Conocimiento sobre si la Compañía le indicó al personal los procedimientos en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto.

Respuesta Si

% por respuesta 16

No. de respuestas 14

No Total

84 100

76 90


Gráfica No. 2: Conocimiento sobre si la Compañía le indicó al personal los procedimientos en la ejecución de las actividades a desarrollar en el puesto.

Si 16%

No 84%


Análisis: De acuerdo a los datos obtenidos se observa que el 84% del personal no le indicaron adecuadamente los procedimientos a seguir, por lo que es necesaria la implementación de un manual de normas y procedimientos.

35

Cuadro No. 3: Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de trabajo. Respuesta Si No Total

% por respuesta 6 94 100

No. de respuestas 5 85 90


Gráfica No. 3: Conocimiento sobre si el personal conoce los objetivos de su puesto de trabajo.

Si 6%

No 94%


Análisis: Según resultados obtenidos el 94% del personal desconoce los objetivos de su puesto de trabajo, por lo que se hace evidente la falta de un manual de puestos y funciones.

36

Cuadro No. 4: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía ha recibido capacitaciones para mejorar su desempeño laboral. Respuesta Si No Total




Gráfica No. 4: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía ha recibido capacitaciones para mejorar su desempeño laboral.

Si 0%

No 100%


Análisis: Según datos obtenidos se determina que el 100% del personal no recibe capacitaciones para el mejoramiento de su desempeño laboral.

37

Cuadro No. 5: Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden jerárquico. Respuesta Si No

% por respuesta 24 76

No. de respuestas 22 68

Total

100

90


Gráfica No. 5: Conocimiento sobre si cuándo se da una orden se hace respetando el orden jerárquico.

Si 24%

No 76%


Análisis: El 76% de los encuestados indicaron que cuando reciben una orden no se respeta el orden jerárquico.

38

Variable dependiente “X” (Causa) Cuadro No. 6: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía sabe que es un manual administrativo. Respuesta

% por respuesta

No. de respuestas

Si No Total

16 84 100

14 76 90


Gráfica No. 6: Conocimiento sobre si el personal de la Compañía sabe que es un manual administrativo.

Si 16%

No 84%


Análisis: El 84% del personal encuestado desconoce que es un manual administrativo, por lo que se hace notoria la implementación de manuales.

39

Cuadro No. 7: Conocimiento sobre si la Compañía cuenta con manuales administrativos. Respuesta Si No



Total

100

90


Gráfica No. 7: Conocimiento sobre si la Compañía cuenta con manuales administrativos. Si 0%

No 100%


Análisis: El 100% de los encuestados opinan que no existen manuales dentro de la compañía, lo cual hace evidente la necesidad de implementación de manuales.

40

Cuadro No. 8: Conocimiento sobre si la Compañía le ha proporcionado al personal las normas y procedimientos por escrito.

Respuesta Si No Total




Gráfica No. 8: Conocimiento sobre si la Compañía le ha proporcionado al personal las normas y procedimientos por escrito. Si 0%

No 100%


Análisis: El 100% del personal encuestado respondió que no se les ha proporcionado un manual de forma escrito solo de manera verbal, lo cual se hace necesario implementarlo de forma escrita.

41

Cuadro No. 9: Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización. Respuesta Si No



Total

100

90


Gráfica No. 9: Conocimiento sobre si el personal cree que al no contar con manuales administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización.

No 8%

Si 92%


Análisis: Según los datos obtenidos el 92% de los encuestados respondió que utilizan más tiempo para la realización de las actividades debido a la falta de un manual que les indique como realizar las actividades.

42

Cuadro No. 10: Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la Compañía. Respuesta Si No Total




Gráfica No. 10: Conocimiento sobre si el personal considera necesario el uso de manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la Compañía.

No 0%

Si 100%


Análisis: El 100% del personal encuestado considera necesario el uso de un manual que mejore la ejecución de las actividades de una manera eficiente y eficaz.

43

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Los datos obtenidos por medio de la investigación de campo muestran los factores que indican las deficiencias de la desorganización en las actividades laborales de la Compañía, se recomienda emplear las sugerencias descritas a continuación.

4.1. Conclusiones En el desarrollo de la investigación fue posible identificar los siguientes problemas: 1. El personal no cuenta con la inducción adecuada de los procedimientos y actividades diarias a ejecutar. 2. El personal desconoce los objetivos de su puesto y área de trabajo. 3. El personal no cumple el orden jerárquico. 4. Se desconoce que es un manual administrativo. 5. El personal carece de un manual administrativo.

44

4.2. Recomendaciones Para solucionar los problemas identificados anteriormente se recomienda: 1. Implementar un Manual de Normas y Procedimientos para la comunicación de las actividades y que puedan desarrollarse de forma ordenada. 2. Aplicar el Manual de Funciones y Perfiles, para tener un respaldo de las funciones y objetivos de cada puesto. 3. Implementar el Manual de Organización en cada una de las unidades del organigrama de la Compañía para la ejecución de las actividades respetando la línea de mando, permitiendo al personal que lleven a cabo sus actividades de forma inmediata. 4. Implementar un programa de capacitación sobre el conocimiento de cada uno de los manuales administrativos. 5. Aplicar seguimiento sobre desempeño y resultados de cada manual administrativo propuesto para la verificación de la reducción del tiempo y ejecución de las actividades de cada puesto de trabajo.

45

Bibliografía 1. AGUSTIN REYES PONCE (2007); “Teoría y Práctica de Administración de Empresas” 2. CHIAVENATO, I. (2001). Introducción a la Administración. México: Mc Graw Hill. 3. FRANKLIN, ENRIQUE BENJAMÍN. (2004). (2da edición). Organización de Empresas. México. Mc. Graw - Hill. 4. GÓMEZ, GUILLERMO. (1994). (8va edición). Planeación y Organización de Empresas. México. Mc. Graw- Hill. 5. IDALBERTO CHIAVENATO (2007),"Introducción a la Teoría General de la Administración”. 6. ROBBINS, STEPHEN P. (1996) “Comportamiento Organizacional”. 7ma., edición, Prentice Hall.

46

Anexos

47

Anexo 1. Árbol de problemas. Tópico: Propuesta de manuales administrativos en Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

Efecto (Variable dependiente o “Y”)

Problema central

Causa principal

(Variable independiente o “X”)

Deficiencias administrativo y operativo,delenpersonal Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años.

Carencia de organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo.

Falta de manuales para el personal en la administrativos Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo y operativo, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años, es debido a la falta de manuales administrativos.

48

Anexo 2. Árbol de objetivos.

Conforme al árbol de problemas se determinan objetivos mediante los cuales se satisfaga el interés de eliminar las causas de la problemática, dando solución a la misma, de esta forma eliminar los efectos generados y mejorar los niveles de eficiencia y eficacia en la Compañía, tanto en el aumento de la productividad como reducir las deficiencias del personal administrativo y operativo.

Objetivo General

Evitar las deficiencias del personal administrativo y operativo, en la compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

1. Comprobar o rechazar la hipótesis: Las deficiencias del personal administrativo

Objetivo Especifico

y operativo, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla es los últimos cinco años, son debido a la falta de manuales administrativos. 2. Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo.

Medio de Solución Propuesta de manuales administrativos para el personal en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

49

Anexo 3: Cálculo de la muestra. Se determinó que el total de la población como objeto de estudio son: 90 colaboradores, por lo que fue necesario realizar un censo para la variable dependiente (efecto) 90 personas del área administrativa y operativa, para la variable independiente (causa) 90 personas del área administrativa y operativa, para el problema central son un total de 13 personas del área administrativa. Análisis: Después de haber realizado el censo para la población objeto de estudio se determinó una muestra equivalente a:



Variable dependiente (efecto): 90 personas



Variable independiente (causa): 90 personas



Problema central: 13 personas

50

Anexo 4: Cálculo de correlación. El coeficiente de correlación fue ejecutado mediante el cálculo matemático estadístico correspondiente, al considerar que el efecto es: las deficiencias del personal administrativo y operativo por medio del aumento de llamadas de atención, se tomó como dato para el cálculo respectivo el historial de colaboradores que presentaron llamadas de atención por la carencia de organización del personal administrativo dentro de la Compañía, del año 2011 al año 2015. Se estableció que el coeficiente de correlación debe encontrarse en un rango de: ± 0.80 a 1 Tabla de frecuencias para el cálculo de correlación. Colaboradores con AÑO

X (años)

2011 2012 2013 2014 2015 Totales FORMULA:

1 2 3 4 5 15

r=

llamadas decarencia atención a razón de de organización 10 15 17 22 25 89

n∑XY-∑X*∑Y ________________________ n∑X²-(∑X)²*(n∑Y²)-(∑Y)²

51

XY

X²

Y²

10.00 30.00 51.00 88.00 125.00 304.00

1 4 9 16 25 55

100.00 225.00 289.00 484.00 625.00 1723.00

n= ∑X= ∑XY= ∑X²= ∑Y²= ∑Y= n∑XY= ∑X*∑Y= NUMERADOR= n∑X²= (∑X)²= n∑Y²= (∑Y)²= n∑X²-(∑X)²= n∑Y²-(∑Y)²= (n∑X²-(∑X)²)*(n∑Y²-(∑Y)²)= Denominador: r=

5 15 304 55 1723.00 89 1520 1335 185 275 225 8615.00 7921.00 50 694 34700.00 186.2793601 0.993132035

Análisis: Tras el desarrollo del cálculo correspondiente se determinó un coeficiente de correlación equivalente a 0.99. Este coeficiente permite tener confiabilidad estadística en los datos para desarrollar el cálculo de proyección.

52

Anexo 5: Cálculo de proyección. Conforme a los datos utilizados para calcular el coeficiente de correlación se desarrolló el planteamiento matemático estadístico para inferir una proyección que indique como podrían comportarse los datos a cinco años futuro. Calculo de proyección: FORMULAS:

FORMULAS:

n∑XY-∑X*∑Y

∑y - b∑x

b=

a= n

n∑X²-(∑X)²

n= ∑X= ∑XY= ∑X²= ∑Y²= ∑Y= n∑XY= ∑X*∑Y= NUMERADOR de b: Denominador de b: n∑X²= (∑X)²= n∑X² - (∑X)² = b= Numerador de a: ∑Y= b * ∑X = Numerador de a: a=

5 15 304 55 1723.00 89 1520 1335 185 275 225 50 3.7 89 55.5 33.5 6.7 53

Cálculo para el año “6” Y= Y= Y (2011)= Y (2015)=

A 6.7 6.7 28.9

+ + +

(b*X) 3.7 3.7

X 6

Este cálculo se repite para el año 7, 8, 9 y 10. Con el planteamiento del proyecto se estima la reducción de llamadas de atención a razón de las deficiencias del personal administrativo y operativo en un 90%. Análisis comparativo con y sin proyecto: Año 2016 2017 2018 2019 2020

Sin proyecto 29 33 36 40 44

Con proyecto 3 3 4 4 4

Diferencial 26 29 33 36 39

Los datos presentados anteriormente representan un comparativo entre el número de llamadas de atención causadas por las deficiencias del personal administrativo y operativo de las que formaran parte los colaboradores de acuerdo con la proyección calculada con base a la ecuación de la recta, esto comparado con la proyección estimada de reducción de llamadas de atención la cual se determinó en una reducción del 90% a los datos presentados anualmente, además se indica la diferencia entre el número de llamadas de atención con y sin proyecto para los años de 2016 a 2020.

54

Anexo 6: Boleta de investigación (variable dependiente). Boleta de investigación aplicada a: personal administrativo y operativo de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. Santa Lucia, Cotzumalguapa Escuintla. Con el fin de comprobar la variable dependiente (Y). Universidad Rural de Guatemala Sede Sur 18 Escuintla. Objetivo: Determinar cuáles son los factores que conllevan a las deficiencias del personal administrativo y operativo. Variable dependiente: Deficiencias del personal administrativo y operativo, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla en los últimos cinco años. 1. ¿Recibió inducción al iniciar a laborar dentro de la compañía? SI

NO

2. ¿Le indicaron los procedimientos a seguir en la ejecución de cada una de las actividades a desarrollar en el puesto? SI

NO

3. ¿Conoce los objetivos de su puesto de trabajo? SI

NO

4. ¿Ha recibido capacitaciones para mejorar su desempeño laboral? SI

NO

5. ¿Cuándo se da una orden se hace respetando el orden jerárquico? SI

NO

55

Anexo 7. Boleta de investigación para la (variable independiente) Boleta de la investigación aplicada a: personal administrativo de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. Santa Lucia, Cotzumalguapa Escuintla. Con el fin de comprobar la variable independiente (X). Universidad Rural de Guatemala Sede Sur 18 Escuintla. Objetivo: Determinar si el personal cuenta con manuales administrativos. Variable independiente: Falta de manuales administrativos para el personal en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla. 1. ¿Sabe usted que es un manual administrativo? SI

NO

2. ¿Cuenta la compañía con manuales administrativos? SI

NO

3. ¿Le han proporcionado a usted las normas y procedimientos de la compañía por escrito? SI

NO

4. ¿Cree usted que al no contar con manuales administrativos las actividades conllevan más tiempo para su realización? SI

NO

5. ¿Considera necesario el uso de manuales administrativos para mejorar el desempeño laboral en la compañía? SI

NO

56

Anexo 8. Propuesta para solucionar la problemática. La propuesta fue diseñada de manera que permita cumplir los objetivos planteados al principio de la investigación. La propuesta está conformada por cinco resultados o componentes, estos son: Resultado 1: Diagnóstico del problema. Resultado 2: Manual de organización. Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos. Resultado 4: Manual de normas y procedimientos. Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora.

57

Medios para solucionar la problemática.

Objetivo Específico: Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo.

Resultado 1: Diagnóstico del problema

Resultado 2: Manual de organización

Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos

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Resultado 4: Manual de normas y procedimientos

Resultado 5: Fortalecimi ento de la unidad ejecutora


RESULTADO I DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA

Presentado al honorable tribunal examinador por: Fredy Anibal López González En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas en el grado de Licenciado



Este documento fue presentado por el autor, previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado.

Índice resultado I No.

I 1.1 1.2 II 2.1 2.2 2.3 III 3.1 3.2 1 2 3

Contenido

Página

Descripción general de la propuesta ……………………………………... 64 Introducción……………………………………………………………….66 Objetivo……………………………………………………………………66 Área de acción……………………………………………………………. 67 Componentes del resultado………………………………………………. 67 Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta……………………………. 67 Actividad 2: Ejecución del estudio de campo…….……………………… 69 Actividad 3: Presentación y análisis de resultados………………………. 70 Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 75 Conclusiones………………………………………………………………75 Recomendaciones………………………………………………………… 76 Anexos de resultado……………………………………………………….77 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 78 Plan de trabajo……………………………………………………………. 79 Presupuesto del resultado…………………………………………………. 80

Índice de cuadros resultado I No.

Contenido

Página

11 Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades laborales……………………………………………………............................. 70 12 Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan un formato para el control de lo realizado………………………………………. 71 13 Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados obtenidos……………………………………………........................................ 72 14 Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al personal………………………………………….............................................. 73 15 Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus funciones………………………………………................................................ 74

Índice de gráficas resultado I No.

Contenido

Página

11 Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades laborales……………………………………………………............................. 70 12 Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan un formato para el control de lo realizado………………………………………. 71 13 Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados obtenidos……………………………………………........................................ 72 14 Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al personal………………………………………….............................................. 73 15 Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus funciones………………………………………................................................ 74

Descripción general de la propuesta Con el fin de ofrecer a la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, una solución viable a la problemática de estudio, se diseñó una propuesta que permita mejorar la eficiencia en la organización. La propuesta está conformada por cinco resultados y sus respectivas actividades, estos son:

Resultado 1: Diagnostico del problema Actividad 1: Diseño de la boleta de encuesta Actividad 2: Ejecución del estudio de campo Actividad 3: Presentación y análisis de resultados Con este resultado se pretende medir la magnitud de la problemática de acuerdo al conocimiento de la población sobre la misma.

Resultado 2: Manual de organización Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual Actividad 2: Diseño del manual de organización Actividad 3: Presentación del manual de organización Este resultado permitirá mejorar la eficiencia en la organización, permitiendo mejores resultados en la Compañía.

64

Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos Con este resultado se pretende establecer las descripciones y los perfiles de puestos permitiendo el buen desempeño de las funciones en la Compañía.

Resultado 4: Manual de normas y procedimientos Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos Este resultado permitirá evitar las irregularidades que se han dado y alcanzar el rendimiento, la eficiencia, la eficacia y transparencia en las actividades laborales.

Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales Este resultado indica las acciones que la unidad ejecutora deberá desarrollar para el buen desarrollo de la propuesta. Con el desarrollo de estos cinco resultados y sus actividades conforman la propuesta y dar solución a la problemática de estudio.

65

Resultado I: Diagnóstico del problema I. Introducción: Previo a desarrollar una propuesta que permita solucionar una problemática la cual afecta a una población específica, se debe cuantificar la magnitud de la misma. La cuantificación de la magnitud de una problemática ofrece indicadores que permitan identificar los componentes de la propuesta. El presente resultado contiene un estudio de campo por medio del cual se cuantifica la magnitud del problema, por medio de la interpretación y análisis de los datos obtenidos en el mismo, obteniendo en conclusión los problemas secundarios y en recomendación sus posibles medios de solución.

1.1 Objetivo: Medir la magnitud de la problemática de estudio en relación al conocimiento que la población afectada tiene de la misma.

66

1.2 Área de acción: El presente resultado está dirigido al personal administrativo de Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

II. Componentes del resultado: Resultado 1: Diagnóstico del problema Actividad 1: Diseño de la boleta para el diagnóstico del problema Actividad 2: Ejecución del estudio de campo Actividad 3: Presentación y análisis de resultados Desarrollo de actividades

2.1 Actividad 1: Diseño de la boleta para el diagnóstico del problema. Para recopilar datos se aplicó la técnica de la encuesta, fue diseñada y realizada conforme al problema central para posteriormente a realizar su respectiva presentación y análisis de resultados obtenidos. La boleta a utilizar para el diagnóstico de la problemática es la siguiente:

67

Boleta de la investigación aplicada al personal administrativo en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A. Santa Lucia, Cotzumalguapa Escuintla, con el fin de medir la magnitud del problema de estudio. Universidad Rural de Guatemala Sede Sur 18 Escuintla. Objetivo: Identificar la carencia de organización del personal administrativo. Problema central (Carencia de organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo) 1. ¿Existe un documento donde se le indique sus actividades laborales? SI

NO

2. ¿Cuándo le asignan una labor de campo, le entregan algún formato para el control de lo realizado? SI

NO

3. ¿Realiza reuniones de trabajo para revisar resultados obtenidos? SI

NO

4. ¿Se controla el horario de ingreso y egreso de labores al personal? SI

NO

5. ¿Realiza usted actividades que no corresponden a sus funciones?

SI

NO

68

2.2. Actividad 2: Ejecución del estudio de campo. La ejecución del estudio de campo se realizó el día 02 de mayo del 2016. El estudio se realizó a 13 personas que conforman el personal administrativo.

Obtener las conclusiones finales del diagnóstico, revelar los principales problemas y mostrar como las preguntas descritas con anterioridad se relacionan entre sí para constituir la base de formular la fundamentación de cada uno de los resultados propuestos que es el próximo punto a presentar. A la población antes descrita se les aplico una encuesta la cual contenía 5 preguntas con respuesta cerrada (SI – NO). Los datos obtenidos fueron consolidados, tabulados y graficados.

Las tablas y graficas con los datos obtenidos en el estudio de campo fueron analizados e interpretados de acuerdo al criterio del autor.

69

3.2. Actividad 3: Presentación y análisis de resultados. Cuadro No. 11: Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades laborales. Respuesta

% por respuesta

No. de respuestas

Si No Total

0 100 100

0 13 13


Gráfica No. 11: Conocimiento sobre si existe un documento donde se le indique sus actividades laborales. Si 0%

No 100%

Si

No


Análisis: De acuerdo al resultado obtenido, el 100% de los encuestados indicaron que desde el inicio de la relación laboral no existe ningún documento donde indique formalmente un registro de las actividades que realizan.

70

Cuadro No. 12: Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan algún formato para el control de lo realizado. Respuesta Si No



Total 100 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016

13

Gráfica No. 12: Conocimiento sobre si cuándo le asigna una labor de campo, le entregan algún formato para el control de lo realizado.

Si 8%

No 92%

Si

No


Análisis: Según la respuesta de las personas encuestadas el 92% no cuenta con ningún formato, donde es necesario implementar un registro para llevar un mejor control.

71

Cuadro No. 13: Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados obtenidos. Respuesta Si No


Total 100 Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016


Gráfica No. 13: Conocimiento sobre si realizan reuniones de trabajo para revisar resultados obtenidos.

Si 8%

No 92%

Si

No


Análisis: Acorde a la encuesta realizada el 92% de la población manifiesta que no se realiza reunión de trabajo, siendo lo correcto celebrar como mínimo una reunión mensual para revisar indicadores.

72

Cuadro No. 14: Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al personal. Respuesta Si No



Fuente: Encuesta realizada por los autores, el 02-05-2016 Total 100

13

Gráfica No. 14: Conocimiento sobre si se controla el horario de ingreso y egreso de labores al personal. Si 0%

No 100%

Si

No


Análisis: El 100% del personal encuestado opina que no tienen ningún control de horario de salidas ni entradas en la ejecución de las actividades.

73

Cuadro No. 15: Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus funciones.

Respuesta Si No Total




Gráfica No. 15: Conocimiento sobre si realiza usted actividades que no corresponden a sus funciones.

No 15%

Si 85%

Si

No


Análisis: El 85% del personal encuestado respondió que si realiza actividades distintas para las que fue contratado, por lo mismo sus actividades no son realizadas con especialidad.

74

III. Conclusiones y recomendaciones 3.1. Conclusiones Durante el desarrollo de la investigación se identificaron los problemas siguientes. 1. No existe un registro de actividades diarias asignadas al personal. 2. No existe un formato para el control realizado de las tareas y actividades. 3. No se realizan reuniones con todo el personal, para revisar resultados obtenidos. 4. No existe control de horarios de entradas y salidas en la ejecución de las actividades. 5. No existe personal especializado en cada puesto, ya que realizan distintas actividades.

75

3.2. Recomendaciones Para eliminar los problemas anteriormente identificados se recomienda. 1. En la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., debe existir un documento que le indique formalmente al personal un registro de tareas y actividades. 2. La Compañía debe implementar un formato de registro de actividades realizados para llevar un mejor control de lo ejecutado por el personal. 3. Las reuniones para revisar resultados se debe realizar con todo el personal una vez por mes. 4. Se debe implementar un documento que indique el horario de salida y entrada de cada puesto de trabajo. 5. Se debe implementar un documento donde se definan las funciones específicas de cada puesto y área de trabajo.

76

Anexos del resultado 1

77

Anexo 1 Ajuste de costo y tiempo del resultado No. 1

No.

Resultados y Actividades

Insumos requeridos Números y descripción de Precio Total en insumos unitario (Q) quetzales (Q)

Código presupuesto

R1: Diagnóstico del problema

1 2 3

A1: Diseño de la boleta para el 02 horas de renta de diagnóstico del problema computadora A2: Desarrollo de encuesta para 13 impresiones realizar el diagnóstico del 2 lapiceros problema 4 galones de gasolina A 3: Presentación y análisis de 4 horas renta de resultados computadora

Total

78

8.00 1.00 2.00 23.00

8.00 13.00 4.00 92.00

REC-001 P-001 P-002 Co-001

16.00

16.00 133.00

REC-001

M3 T1 A1 M2 T2 A1 M3 T3 A1

Anexo 2 Plan de trabajo del resultado No. 1 No. 1 1.1

1.2

1.3

Resultados y actividades

Año 1 T1 T2 T3 T4 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Responsable

Resultado 1: Diagnóstico del problema Actividad 1: Diseño de la boleta para el diagnóstico del problema Actividad 2: Desarrollo de encuesta para realizar el diagnóstico del problema Actividad 3: Presentación y

Fredy Anibal López González

análisis de resultados

González

Fredy Anibal López González Fredy Anibal López González Fredy Anibal López

79

Anexo 3 Presupuesto consolidado total y por seis meses del resultado No.1 Diagnóstico del problema Renglón REC REC-001 P P-001 P-002 Co Co-001

Componentes presupuestarios Renta electrónico y de computo Renta de de equipo computadora Papelería Impresiones Lapiceros Combustibles Gasolina Total

80

Seis meses (Q) Total (Q) 24.00

24.00

13.00 4.00

17.00

92.00

92.00 133.00

Informe final de graduación RESULTADO II MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Presentado al honorable tribunal examinador por: Luis Fernando Ortiz Illescas En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en el grado de Licenciado



Este documento fue presentado por el autor, previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado.

Índice resultado II No.

I I.1 I.2 II II.1 II.2 II.3 III III.1 III.2 1 2 3

Contenido

Página

Descripción general de la propuesta ……………………………………... 84 Introducción……………………………………………………………….86 Objetivo……………………………………………………………………86 Área de acción……………………………………………………………. 86 Componentes del resultado………………………………………………. 87 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual. 87 Actividad 2: Diseño del manual de organización………………………… 88 Actividad 3: Presentación del manual de organización………...………… 100 Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 101 Conclusiones………………………………………………………………101 Recomendaciones………………………………………………………… 102 Anexos de resultado……………………………………………………….103 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 104 Plan de trabajo……………………………………………………………. 105 Presupuesto del resultado………………………………………………….106




84




85

Resultado II: Manual de Organización I. Introducción: En todas las empresas es importante contar con una buena organización ya que sus procesos están relacionados y sus resultados se reflejan en la producción, en la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., ante la inexistencia de un manual de organización surge la necesidad de diseñar e implementar este manual. Con el fin de desarrollar los resultados que permitan alcanzar los objetivos propuestos, debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades de la Compañía y debe permanecer bajo la revisión técnica para mantener su utilidad.

1.1 Objetivo: Definir la estructura organizacional, las responsabilidades y las funciones de cada una de las áreas que integran Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

1.2 Área de acción: El presente resultado está dirigido al personal administrativo de Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.,

86

II. Componentes del resultado: Resultado II: Manual de Organización Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual Actividad 2: Diseño del manual de organización Actividad 3: Presentación del manual de organización 2.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual. Previo a la elaboración del manual, se llevará a cabo los siguientes pasos:

2.1.1. Descripción de la unidad de análisis previo al diseño del manual de organización. Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., está clasificada como una mediana empresa, cuenta con 13 colaboradores administrativos, se encuentra organizada en cinco jefaturas.

2.1.2. Metodología utilizada para recopilación de información. La metodología utilizada para la elaboración del manual se describe a continuación: 

Cuestionario: Para recopilar la información general se utilizó la boleta de investigación de la variable dependiente e independiente.



Entrevistas: Para completar información se entrevistó a 13 colaboradores administrativos y al Administrador, para investigar cómo está estructurada y organizada la Compañía.

87

2.1.3. Elaboración del manual de organización. Con base al levantamiento de información, análisis y discusión realizados en los pasos anteriores, se procede a la elaboración del manual de tal manera, que se detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones. El manual de organización debe cumplir con las características propias de un manual siendo estas: 

Fácil aplicación



Indicador de desempeño



Guía de trabajo



Inducción al personal



Eliminación de duplicaciones de tareas

2.2 Actividad 2: Diseño del manual de organización. Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información sobre su organización y estructura, describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas.

88

Elaborado por: Luis Fernando Ortiz Illescas

89

COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Versión: 01 Fecha: 08-05-2016 Página: 1 de 10

GENERALIDADES DE LA COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A.

Misión

Ofrecer un producto que cumpla con los parámetros exigidos en la calidad y estándares de sanidad, satisfaciendo las necesidades de los consumidores para lograr competir en el mercado nacional.

Visión Ser una empresa líder en exportación de cítricos, reconocida a nivel internacional, por la calidad y seguridad de nuestro producto de manera permanente y confiable.

Valores. 

Calidad: Valor que implica cultivar y cosechar con los más altos estándares.



Responsabilidad: cuidar y conservar el ambiente.



Eficacia: Cumplir con el objetivo de la implementación y adaptación de metodologías de todo el recurso humano.

90




OBJETIVOS Los objetivos de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., se detallan a continuación:

Objetivo general Ser una Compañía productora y exportadora de cítricos, que cumpla con las normas y estándares de calidad a nivel nacional e internacional para la obtención de los mejores precios en el mercado.

Objetivos específicos 





Generar fuentes de empleo para contribuir con la economía del país. Aprovechar eficientemente los recursos, materiales, humanos y financieros de la compañía. Maximizar utilidades, minimizar y optimizar recursos.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala. Código de Comercio. Código de Trabajo. Código Tributario.

91




ANTECEDENTES HISTORICOS Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., también llamada anteriormente Aguna Floresta, está ubicada en el Municipio de Santa Lucia Cotzumalguapa del departamento de Escuintla, en el Km 96.5 carretera a Mazatenango CA2, y su extensión es de 25 caballerías que equivale a (1,600 manzanas) y que está dividida en 5 caballerías de cultivo de caña (320 manzanas) 3 caballerías de pasto para ganado (192 manzanas) 3 caballerías de Hule (192 manzanas) 2 caballerías de bosque no cultivado (128 manzanas) y 12 caballerías de cítricos naranja (768 manzanas). Dicha finca fue constituida en el año 1,950 y su representante legal es el Ing. Héctor Ricardo Leal Pivaral. En el año 1,970 la finca Aguna inicio con cultivos de Café, Naranja (valencia), Cacao, Cardamomo, Caña y Ganado. Ya en el año 1,996 la finca se queda totalmente solo con el cultivo de naranja, Limón y Caña. En el año 2,013 se siembra hule y se tala todo el limón, Actualmente la finca cuenta con los cultivos de naranja y hule. Las colindancias de la finca son las siguientes: al norte con finca Recompensa, al sur con finca Cañaverales del Sur, al este con Finca e Ingenio Madre Tierra y al oeste con finca San Isidro.

92




ESTRUCTURA ORGANICA La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A, debe desarrollarse entorno a los objetivos planteados, con el fin de alcanzar la efectividad en todas sus actividades, el organigrama muestra la división de funciones, los niveles jerárquicos, los canales formales de comunicación, la naturaleza lineal y la relación que existe entre las unidades administrativas de la compañía. La estructura organizacional de las siguientes unidades administrativas: 

Administrador



Área de Oficina Administrativa



Área de Taller Agroindustrial



Área de Seguridad



Área de Mayordomía



Área de Mantenimiento

93

Versión:01 Fecha:08-05-2016 Página:5 de 10


MANUAL DE ORGANIZACIÓN ORGANIGRAMA GENERAL (PROPUESTO) COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. ADMINISTRADOR

Jefe de Seguridad

Elementos de Seguridad

Jefe de Taller Agrícola

Jefe de Oficina Administrativa

Mecánico Agrícola

Soldador Industrial

Asesor Educativo

Auxiliar de oficina

Caporal

Ayudante de Mecánico Agrícola

Ayudante de Soldador Industrial

Maestro

Encargado de Bodega

Auxiliar de Caporal

Auxiliar de Bodega

Personal Operativo

94

Jefe de Mantenimiento

Jefe de Mayordomía

Vaquero

Jardinero

Caballericero

Servidumbre




FUNCIONES PRINCIPALES DE CADA ÁREA DE COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. Administrador Planifica el cumplimiento de la calidad del cultivo y cosecha de cítricos, realiza el cumplimiento de la cantidad de producción para cubrir la demanda en el mercado nacional. En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones: 

Ejecutar todas las acciones del desempeño y rendimiento de todas las actividades administrativas, agrícolas y de procedimientos en la Compañía.



Control contable y elaboración de presupuesto anual de las operaciones que se realizan en la Compañía.



Ser guía de clientes interesados en hacer negocios con la Compañía.



Investiga mejoras para lograr mejor calidad en los productos que producen.



Supervisa técnicamente los procesos de siembra y cultivo de la Compañía.



Contratación de mano de obra directa e indirecta.



Realizar compras para insumos de los requerimientos de la Compañía. 95




Área de oficina administrativa Ejecuta y controla el presupuesto asignado anualmente para todas las operaciones que se realizan en la Compañía. En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones: 

Presentar informes al Administrador de la Compañía.



Revisar estados financieros.



Reclutar, seleccionar y entrevistar al personal idóneo para los puestos que se encuentren vacantes en la Compañía.



Elaboración y registro en libros contables de pagos en efectivo y cheque a proveedores y pago de planillas.



Suministrar repuestos, accesorios e insumos para cada una de las áreas que lo requieran.



Control de saldos en bodega de insumos.

96




Área de mayordomía Planifica, controla y abastece toda actividad agrícola de siembra, mantenimiento y producción. En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones: 

Ejecutar todas las actividades agrícolas en la Compañía.



Cumplir con la producción estimada.



Analizar los diferentes componentes de los sistemas de producción.



Evaluar y proponer obras de infraestructura en las unidades de producción agrícola.



Revisar el óptimo funcionamiento de todos los equipos agrícolas que posee la Compañía.



Solicitar a la Oficina Administrativa la contratación de personal calificado que cumplan con el perfil de puesto.

97




Área de seguridad Salvaguardar los bienes y mantener el orden, garantizando la seguridad perimetral y del personal de la Compañía. En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones: 

Mantener el orden interno de las instalaciones de la Compañía.



Garantizar la seguridad los bienes de la Compañía.



Realizar patrullajes perimetrales.



Controlar el ingreso y egreso de visitantes y colaboradores de la Compañía.



Control de salidas de productos.



Proceder legalmente contra personas que violen las instalaciones de la Compañía.




98




Área de Taller agrícola Velar por el buen funcionamiento y mantenimiento preventivo y correctivo de toda la maquinaria agrícola y vehículos livianos. En la investigación realizada, se determinó las siguientes atribuciones: 

Reparación general de maquinaria agrícola y vehículos livianos.




Área de Mantenimiento Realizar tareas de limpieza de servicios y mantenimiento a áreas verdes de las instalaciones de la Compañía. 

Limpiar todas las instalaciones de la Compañía.



Revisar mantenimiento de áreas verdes.



Solicitar insumos de limpieza y mantenimiento.




99

2.3 Actividad 3: Presentación del manual de organización. Elaborado el manual y teniendo su diseño final, se procedió a la presentación del mismo, siguiendo con el proceso se distribuye a las áreas y se da seguimiento al proceso de implementación.

2.3.1. Presentación al Administrador de la Compañía Agrícola Industrial Aguna. Se obtuvo la autorización del administrador quien brinda el soporte que un proyecto de su importancia necesita para su desarrollo, donde se registró la firma del investigador que elabora el manual y se indica la fecha en que el manual es autorizado.

2.3.2. Impresión del manual de organización. Autorizado el manual de organización, se proporciona una copia a cada área de la estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas involucradas debe tener acceso a la consulta del manual, por lo que el resguardo del manual dentro de cada área se debe de ubicar en un archivo que facilite su utilización.

2.3.3. Distribución del manual de organización. El método de distribución del manual, se presentó a los mandos medios de la Compañía, son los responsables de su ejecución del contenido del manual.

100

III. Conclusiones y recomendaciones 3.1 Conclusiones En el desarrollo del resultado II, se obtuvieron las siguientes conclusiones: 1. En Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., no cuenta con un manual de organización que exprese de manera clara y precisa la estructura formal para permitir al personal visualizar los distintos niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad. 2. Al no contar con un instrumento como el manual de organización, se evidencia dentro de la Compañía una situación donde gran parte del personal no tiene conocimiento preciso acerca de la misión, visión y sus metas, en el cual si hay confusiones y desorientación respecto a las funciones de cada unidad. 3. Al no tener establecidas sus áreas de manera concreta en las líneas de comunicación, se presentan demoras en algunos procedimientos obstaculizando al personal que lleven a cabo sus funciones de forma eficiente

101

3.2 Recomendaciones Con el fin de dar solución a la problemática anterior se recomienda. 1. Implementar el manual de organización, diseñado por medio de este resultado 2 que permite la conformación de una estructura formal con el propósito de que todo el recurso humano pueda ejecutar de orden normativo sus actividades. 2. Dar a conocer a todo el personal la misión y visión sobre el cual se rige la Compañía. 3. Definir de manera concreta las funciones y tareas a ser cumplidas por el personal en todos los cargos existentes dentro de la Compañía para evitar el desorden y demoras en las actividades laborales.

102

Anexos del resultado II

103


No.



Código presupuesto

R2: Manual de organización A1: Identificación de los pasos para 02 Horas de renta de la elaboración del manual computadora 1

A2: Diseño del manual de organización

2

05 Horas de renta de computadora

A3: Presentación del manual de organización 01 Resma de hojas tamaño carta 04 Horas de alquiler de proyector 04 Horas de renta de computadora

3

Total

4.00

8.00 REC-001

4.00

20.00 REC-001

35.00

A 12 M T2 A1

35.00 P-003

75.00

300.00 REC-002

4.00

16.00 REC-002

379.00

104

M1 T2

M3 T2 A1

Anexo 2: Plan de trabajo del resultado 2: Resultados y No. actividades

Responsable T1

1

1

Resultado 2: Manual de organización

2 3 1 2

Luis Fernando Ortiz Illescas

1.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual 1.2 Actividad 2:

Luis Fernando Ortiz Illescas Luis

Diseño manual del de organización

Fernando Ortiz Illescas

1.3 Actividad 3: Presentación del manual de organización

Año 1 Trimestre T2 T3

Luis Fernando Ortiz Illescas

105

3 1 2 3

T4 1 2 3

Anexo 3: Presupuesto del resultado 2: Resultado 2: Manual de organización Renglón REC REC-001 REC-002 P P-003

Componentes presupuestarios Seis meses Total (Q) Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora 54.00 Renta de proyector 300.00 354 Papelería 35.00

Resma de hojas Total

106

35.00 389.00

Informe final de graduación RESULTADO III MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE PUESTOS

Presentado al honorable tribunal examinador por: Verónica Marisol Alvarado González En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en el grado de Licenciado



Este documento fue presentado por la autora, previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado.

Índice resultado III No.


Contenido

Página

Descripción general de la propuesta ……………………………………... 110 Introducción……………………………………………………………….112 Objetivo……………………………………………………………………112 Área de acción……………………………………………………………. 112 Componentes del resultado………………………………………………. 113 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual… 113 Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puesto………… 114 Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puesto… 172 Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 173 Conclusiones………………………………………………………………173 Recomendaciones………………………………………………………… 174 Anexos de resultado……………………………………………………….175 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 176 Plan de trabajo……………………………………………………………. 177 Presupuesto del resultado………………………………………………….178




110




111

Resultado III: Manual de funciones y perfil de puestos I. Introducción: El resultado III “manual de funciones y perfil de puestos”, lleva como objetivo principal el analizar los descriptores y perfiles de los puestos que se manejan dentro del área administrativa de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., definiendo funciones y responsabilidades, competencias y los requisitos mínimos que el empleado deberá de cumplir y tener para poder ejecutar el puesto dentro de la misma. Con la ayuda y el apoyo de los descriptores y perfiles de puestos la Compañía podrá definir los requerimientos que los colaboradores necesitan para poder desempeñar las funciones y evitar así la duplicidad de puestos.

1.1 Objetivo: Establecer las descripciones y los perfiles de puestos del organigrama de la Compañía, definiendo funciones y los requisitos mínimos que debe poseer cada colaborador para desempeñar su labor.

1.2 Área de acción: El presente resultado está dirigido al personal operativo y administrativo de Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

112

II. Componentes del resultado: Resultado II: Manual de funciones y perfil de puestos Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos Desarrollo de actividades

2.1. Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual. Previo a la elaboración del manual, se llevará a cabo los siguientes pasos: 2.1.1. Descripción de la unidad de análisis previo al diseño del manual de

funciones y perfil de puestos. Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., está clasificada como una mediana empresa, cuenta con 13 colaboradores administrativos, se encuentra organizada en cinco jefaturas. 2.1.2. Metodología utilizada para recopilación de información. La metodología utilizada para la elaboración del manual se describe a continuación: 


113



Entrevistas: Para completar información se entrevistó a 13 colaboradores administrativos y al Administrador, para investigar las funciones y perfiles requeridos para cada puesto

2.1.3. Elaboración del manual de funciones y perfil de puestos. Con base al levantamiento de información, análisis y discusión realizados en los pasos anteriores, se procede a la elaboración del manual de tal manera, que se detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones.

2.2. Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil de puestos. Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información sobre cada función y perfil de puesto de cada área administrativa del organigrama.

114

Elaborado Por: Verónica Marisol Alvarado González

115

COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE PUESTOS


PRESENTACION El manual de descripción de puestos, constituye una herramienta de gran utilidad para la Compañía, ya que provee una base de información necesaria para poder realizar los procedimientos de selección de personal y evaluación de desempeño, así como para las personas que ocupan un puesto de trabajo dentro de la organización, brindándoles las funciones y responsabilidades que deben desempeñar.

116



NORMAS GENERALES DEL MANUAL El manual de descriptores de puestos será utilizado el jefe de cada área de la Compañía y los colaboradores involucrados en la gestión del recurso humano dentro de la misma. Dentro de los requisitos solicitados por este documento, no podrán producirse distinciones, exclusiones o aplicarse preferencias basadas en motivos de raza, color, sexo, edad, estado civil, descendencia nacional, orientación sexual u srcen social que tengan por objeto anular o alterar la igualdad de oportunidades o trato en el empleo. El manual de descriptores de puestos es de carácter normativo y por lo tanto su aplicación es general y obligatoria para todos los puestos existentes dentro de la empresa. El Administrador es el encargado de la difusión del presente manual de descriptores de puestos dentro del área administrativa de la Compañía, para que cumplan las funciones y responsabilidades que le competen a cada puesto de trabajo.

117



INSTRUCCIONES PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL Este documento debe ser actualizado por el jefe del departamento de oficina y los demás jefes de cada área. Cuando consideren necesario hacer una modificación debido a los cambios, económicos, políticos y tecnológicos. Por lo que se sugiere actualizarlo por lo menos una vez al año. Al actualizar este manual se deberán reemplazar las páginas que se les hayan hecho cambios y colocar un apartado de las modificaciones hechas. La información contenida en este documento deberá ser respaldada de forma electrónica en cualquier medio de almacenamiento masivo o el mejor sitio que se considere conveniente.

118

Versión:01 Fecha:08-05-2016 Página:4 de 50


ORGANIGRAMA GENERAL (PROPUESTO) COMPAÑÍA AGRÍCOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. ADMINISTRADOR

Jefe de

Jefe de Taller

Jefe de Oficina

Jefe de

Jefe de

Seguridad

Agrícola

Administrativa

Mayordomía

Mantenimiento

Elementos de Seguridad

Mecánico Agrícola

Soldador Industrial

Asesor Educativo

Auxiliar de oficina

Caporal



Maestro

Encargado de Bodega

Auxiliar de Caporal

Auxiliar de Bodega

Personal Operativo

119

Vaquero

Jardinero

Caballericero

Servidumbre

ADMINISTRADOR

120



PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto:

Administrador

Área:

Administrativa

Jornada Laboral:

lunes a viernes - sábado

Horario:

06:00 A: M A 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Gerente general

Subalternos:

Oficina, Mayordomía, Taller, Mantenimiento y Seguridad

Personal bajo su cargo:

5

II. REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO Género:

Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Ing. Agrónomo o carrera a fin

Experiencia:

3 Años

Disponibilidad de horario:

Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Recurso humano, materiales, equipos y recurso financiero.

121



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Administrar la eficiente obtención de los fondos, su distribución y asignación dentro de las actividades de la finca.

V. FUNCIONES PRINCIPALES



Coordinar las áreas de trabajo de los mayordomos de campo.



Autorizar todos los días las actividades a realizar en campo conjuntamente con mayordomo.



Controlar todas las áreas de trabajo que están a su cargo.



Asegurar que la maquinaria este en óptimas condiciones para trabajar.



Establecer reportes mensuales de actividades de campo.



Coordinar reuniones mensuales.



Autorizar el presupuesto de finca cada año.



Controlar planillas catorcenalmente para pago de todo el personal de la Compañía.



Autorizar compras tanto para oficina, taller y campo.



Evaluar al personal de campo.



Coordinar ventas de naranja y ganado.

122

AREA DE OFICINA ADMINISTRATIVA

123



PERFIL DE PUESTO I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto:

Jefe de Oficina

Área:

Oficina

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Administrador


7


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Perito en Administración o carrera a fin

Experiencia:

3 años


Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Elaborar planillas, ingresos de entradas y salidas de bodegas, contratación de personal para campo

124



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Elaborar y tabular todas las actividades a diario de la empresa




Desarrollar labores diarias de todo el personal.



Desarrollar a diario entradas y salidas de bodega.



Elaborar de contratos de trabajo al personal de campo.



Elaborar planillas cada quincena.



Elaborar documentos cada quincena para cancelación de salarios.



Elaboración de informe de entradas y salidas de bodega cada quincena.



Verificar bodega sobre saldo cada mes.



Elaborar indemnizaciones a todo el personal.



Comunicar llamadas telefónicas.



Elaborar certificados de IGSS.

125




Auxiliar de Oficina

Área:

Oficina

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de oficina


2


Masculino/femenino

Edad:

18 a 40 años

Nivel académico:

Nivel medio (perito contador) o carrera a fin

Experiencia:

1 año


Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Elaborar documentos, información de la oficina administrativa y de las bodegas

126



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Realizar una variedad de transacciones administrativas y funciones de apoyo a la oficina rutinarias que contribuyen al buen funcionamiento y a la eficiencia de la unidad de trabajo.




Transcribir y redactar correspondencia rutinaria y formatearla; recopilar cuadros, informes, presentaciones, publicaciones y otros documentos; Desarrollar a diario entradas y salidas de bodega.



Recibir, clasificar y dirigir llamadas telefónicas y visitantes; responder a solicitudes internas y externas rutinarias o remitirlas a las personas o unidades apropiadas;



Prestar apoyo para la organización y administración de reuniones, talleres y actos, reservar salas de reuniones y otros servicios conexos.



Velar por la disponibilidad de suministros de oficina y el mantenimiento apropiado del equipo de oficina;

127




Encargado de Bodega

Área:

Oficina

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Auxiliar de Oficina

Subalternos:

Ayudante de bodega


1


Masculino

Edad:

0 a 30 años

Nivel académico:

Tercero básico

Experiencia:

2 años


Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Registrar todos los ingresos de productos y materiales a bodegas de la Compañía.

128



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

IV. OBJETIVO DEL PUESTO Registrar, almacenar todos los ingresos y egresos de los productos y materiales que entran y salen de bodega.




Realizar un inventario físico de los productos que se ubican en bodega.



Ejecutar requisiciones de entrada y salida de materiales y productos.



Almacenar los materiales y productos en bodega.



Analizar fecha de vencimientos de productos y materiales que ingresan a bodega.



Presentar órdenes de compra al responsable.



Velar por la seguridad interna de la bodega.



Gestionar los despachos de productos y materiales al personal de campo.



Proporcionar un código a cada producto y material para su ingreso a bodega.



Almacenar cada material y producto en su bodega correspondiente.

129




Auxiliar de Bodega

Área:

Oficina

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Encargado de bodega


Masculino

Edad:

18 a 30 años

Nivel académico:

Tercero básico

Experiencia:

1 año


Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Velar por el adecuado uso y mantenimiento del equipo, materiales, suministros, herramientas que le corresponde manipular para el cumplimiento de sus actividades y reportar cualquier falla anomalía que se presente al superior inmediato.

130



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Ejecutar labores relacionadas con la recepción, clasificación, almacenaje y despacho de suministros, materiales, herramientas, equipo




Recibir, clasificar, almacenar y despachar suministros, materiales, herramientas y equipo en las bodegas y en los diferentes despachos.



Cargar y descargar la materiales y equipos en general.



Almacenar en los estantes correspondientes los equipos y materiales.



Participar en los inventarios físicos parciales y generales que se efectúan



Elaborar reportes diversos relacionados con las funciones de su competencia.



Atender y resolver consultas de sus superiores y compañeros.



Realizar otras labores propias del cargo

131




Asesor Educativo

Área:

Oficina

Jornada Laboral:

lunes a viernes

Horario:

06:00 A: M a 12:30 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de Oficina Administrativa

Subalternos:

Maestro


2


Masculino/femenino

Edad:

18 a 30 años

Nivel académico:

Pedagogía

Experiencia:

3 años


Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Velar por el adecuado uso y mantenimiento del equipo, materiales, suministros, herramientas que le corresponde manipular para el cumplimiento de sus actividades y reportar cualquier falla anomalía que se presente al superior inmediato.

132



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Ejecutar labores relacionadas con la recepción, clasificación, almacenaje y despacho de suministros, materiales, herramientas, equipo




Coordinar las acciones de los distintos niveles educativos.



Diseñar junto al maestro, el plan anual tendiente al logro de los objetivos deseados, de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles.



Colabora en la organización y planificación del área educativa.



Orientar la evaluación de los procesos educativos.

133




Maestro

Área:

Oficina

Jornada Laboral:

lunes a viernes

Horario:

06:00 A: M a 12:30 P: M

Jefe inmediato:

Asesor educativo


Masculino/femenino

Edad:

18 a 30 años

Nivel académico:

Maestro (a) de educación primaria

Experiencia:

1 año


Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Orientar y generar procesos de aprendizaje en un área específica; que promuevan la formación integral y el desarrollo de competencias

134



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Realiza el trabajo de educar a los estudiantes, de interactuar con los padres y de actuar en el marco de las orientaciones y criterios establecidos por la administración de la Compañía.




Planear y desarrollar las estrategias y elementos necesarios para la clase.



Diseñar el plan de la asignatura para cada periodo.



Desarrollar las actividades propias de su clase de manera eficaz, orientadas a generar aprendizajes en sus estudiantes.



Realizar con los estudiantes la autoevaluación y coevaluación del desempeño en cada asignatura





Rendir informes periódicos de los desempeños de cada uno de los estudiantes. Cumplir con el horario de atención a los padres de familia y dar la información requerida.



Participar activamente en todas las actividades organizadas por la Administración de la compañía.

135

AREA DE TALLER AGRICOLA

136




Jefe de Taller

Área:

Taller

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Administrador

Subalternos:

Mecánico agrícola y Soldador industrial


2


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Nivel medio (perito en mecánica agrícola)

Experiencia:

3 años


Tiempo completo

III. RESPONSABILIDADES Programar un buen mantenimiento preventivo para la maquinaria agrícola y vehículos.

137



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Coordinar los recursos materiales y humanos que tiene bajo su supervisión para el mantenimiento y reparación de los vehículos y maquinaria agrícola de manera precisa y puntual haciendo uso eficiente de los recursos.




Programar reuniones con su equipo de trabajo para la coordinación y seguimiento de los planes correctivos y situaciones que se presenten.



Verificar la maquinaria de entrada y salida en la bitácora de registro de reparaciones.



Supervisar el diagnóstico de los equipos recibidos.



Asignar instrucciones o intervenir en la reparación de los casos que lo ameriten.



Comunicar el suministro de repuestos requeridos para las reparaciones de la maquinaria.



Determinar el descarte o sustitución de piezas y notificarlo al administrador.

138




Mecánico Agrícola

Área:

Taller

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de Taller

Subalternos:



1


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Nivel medio (Graduado de mecánico agrícola)

Experiencia:

3 años

III. RESPONSABILIDADES Se coordina con los operadores de la maquinaria y vehículos, responsable de las herramientas.

139



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Programar bajo la supervisión directa del jefe de taller las labores de mecánica agrícola relacionados con la inspección mantenimiento y reparación de maquinaria y vehículos de la Compañía.




Realizar inspecciones y reparaciones mecánicas agrícolas de la empresa.



Realizar o remplazar piezas defectuosas tales como transmisiones, diferenciales, frenos, ejes, baterías, luces, entre otros.



Programar mantenimiento preventivo a la maquinaria agrícola de la empresa en lo referente a engrase revisión de aceite líquido de frenos y otros.



Registrar los motores de la maquinaria agrícola y vehículos y verificar las fallas existentes de los mismos.



Ejecutar y desarmar los motores extraer las piezas dañadas y remplazar por nuevas.



Calificar y probar la maquinaria y vehículos una vez terminadas las reparaciones para comprobar el buen funcionamiento de los mismos de manera definitiva.



Realizar que los equipos y herramienta de trabajo estén en orden.



Consolidar las metas individuales que le sean asignadas conforme a la naturaleza del cargo.



Realizar otras tareas afines y complementarias conforme a lo asignado por su jefe inmediato.

140





Área:

Taller

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Mecánico Agrícola


Masculino

Edad:

18 a 40 años

Nivel académico:

Nivel medio (Graduado de mecánico agrícola)

Experiencia:

1 año

III. RESPONSABILIDADES Se coordina con el mecánico agrícola para la reparación de la maquinaria y vehículos, responsable de las herramientas.

141



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Programar bajo la supervisión directa del mecánico agrícola las labores de inspección mantenimiento y reparación de maquinaria y vehículos de la Compañía.

V. FUNCIONES PRINCIPALES 

Apoyo en el mantenimiento de las máquinas y equipos según el plan, garantizando su operatividad para la ejecución de obras y proyectos de la empresa.



Realizar reportes por mantenimiento.



Verificar el hodómetro de las maquinarias para realizar el seguimiento.



Ayuda al mecánico agrícola en el mantenimiento preventivo de la maquinaria, mediante la revisión de motor, bandas de frenos, cajas de velocidades y demás sistemas.



Realiza mantenimiento a las herramientas usadas.



Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.



Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.



Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

142



Soldador Industrial

Área:

Taller

Jornada Laboral: Horario:

lunes a viernes - sábado 06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de Taller

Subalternos:



1


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Soldador industrial

Experiencia:

3 años

III. RESPONSABILIDADES Estar siempre al cuidado de la herramienta que tiene a su cargo.

143




DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Diagnosticar roturas, reparación o necesidades de cambio en piezas de vehículos y maquinaria agrícola y equipos existentes en taller.




Reparación de soldadura a tractores.



Reparación de soldadura a carretones agrícolas.



Reparación de puertas y portes en bodegas.



Reconstrucción de carretones agrícolas.



Revisión de capeadoras agrícolas mecánicas.





Reparación de aros para tractores y carretones. Estar siempre comunicado con bodega para materiales para reparación.



Reportes quincenales de trabajos a taller.



Cuidar la herramienta que tiene a su cargo.



Mantener informado a jefe de taller de los trabajos que surgen a diario.

144




Ayudante Soldador Industrial

Área:

Taller

Jornada Laboral:


Horario: Jefe inmediato:

06:00 A: M a 16:00 P: M Soldador Industrial


Masculino

Edad:

18 a 40 años

Nivel académico:

tercero básico

Experiencia:

1 año

III. RESPONSABILIDADES Mantener las áreas de trabajo en perfecto estado de orden y aseo, Inspeccionar las herramientas de trabajo, asistir al soldador en la reparación de la maquinaria

145



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Realiza trabajos auxiliares de soldadura donde apunta medidas, efectúa cortes y reparación junto a soldador de la maquinaria agrícola de la Compañía.




Apoya diariamente al soldador en sus labores cotidianas.



Ubica las herramientas y equipos que el soldador necesite.



Ayuda a cortar los metales, hierro y otros materiales.



Almacena los instrumentos o herramientas.



Realizar otras tareas relacionadas a su puesto

146

AREA DE SEGURIDAD

147




Jefe de Seguridad

Área:

Seguridad

Jornada Laboral:

lunes a viernes – sábado

Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Administrador

Subalternos:

Elementos de seguridad


6


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico

Nivel medio (servicio militar)

Conocimientos específicos Experiencia en todo tipo de armas

III. RESPONSABILIDADES

Planear todo tipo de vigilancia en beneficio de la empresa, coordinar los horarios de trabajo de los elementos de seguridad.

148



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Bajo supervisión inmediata realiza labores rutinarias de vigilancia y custodia de las propiedades de la Compañía.

V. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Controlar según instrucciones la entrada estacionamiento y salida de vehículos en áreas pertenecientes de la Compañía. 2. Asignar labores a cada elemento en su área de trabajo. 3. Elaborar informes de entradas y salidas de personal a la Compañía. 4. Controlar que los elementos este en sus puestos de trabajo. 5. Distribuir bitácoras a diario a cada elemento. 6. Evaluar al nuevo elemento de ingreso si es apto para el cargo 7. Examinar teóricamente y oral a cada mes a cada elemento 8. Coordinar de la mejor manera los descansos de cada elemento 9. Verificar que cada elemento cuente con su equipo necesario 10. Elaborar informe al administrador cada mes

149




Elemento de Seguridad

Área:

Seguridad

Jornada Laboral:

lunes a viernes – sábado

Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato superior:

Jefe de seguridad


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Tercero Básico (servicio militar)

Experiencia:

1 año

III. RESPONSABILIDADES Seguir instrucciones a cabalidad del jefe inmediato para proteger los bienes de la empresa.

150



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Realizar patrullajes bajo la supervisión del Jefe de seguridad en toda la Compañía.

V. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Comunicar ya sea por medio verbal o radio transmisor, los ingresos ya sea con o sin vehículo. 2. Informar todos los días al jefe de lo que sucede a diario en la Compañía. 3. Registrar en bitácoras todo lo que entra y sale de la Compañía. 4. Realizar todas las tareas afines y complementarias conforme a lo asignado. 5. Recabar información de las rutinas que se ejecutan dentro de la Compañía. 6. Proporcionar información bien detallada de las personas que visitan a la Compañía. 7. Estar siempre alerta por cualquier eventualidad que suceda dentro de la Compañía. 8. Seguir siempre instrucciones del jefe inmediato. 9. Asegurar de estar siempre seguro de transmitir la veracidad de cual problema. 10. Comunicar siempre el destino del visitante al ingresar a la Compañía.

151

AREA DE MAYORDOMIA

152



Jefe de Mayordomía

Área:

Mayordomía

Jornada Laboral:

lunes a sábado

Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Administrador

Subalternos:

Caporal y Vaquero


2


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Técnico en agricultura

Conocimientos específicos: En computación Experiencia:

3 años

III. RESPONSABILIDADES Coordinar de manera eficaz las actividades dentro de la Compañía.

153




DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Coordina bajo la supervisión del administrador, todas las labores y las actividades dentro de la Compañía.




Coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.



Revisar todos los días los trabajos que se ejecuten.



Elaborar reportes a diarios de las actividades que se realicen.



Revisar conjuntamente con administrador saldos de bodega productos para su aplicación.



Programar actividades semanales a caporales y vaqueros.



Programar actividades quincenales a caporales y vaqueros.



Realizar solicitudes de materiales o productos al administrador.



Controlar en campo el buen uso de materiales.



Programar reuniones mensuales sobre las actividades.



Elaborar programas de actividades semestralmente.

154




Caporal

Área:

Mayordomía

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de mayordomía


1


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico: Experiencia:

Tercero básico 2 años

III. RESPONSABILIDADES Comunicar siempre cualquier eventualidad que se presente en las actividades a su jefe inmediato.

155



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Ejecutar y supervisar las actividades de campo que se le encomienden.


Ejecutar las actividades que se le encomienden.



Realizar todos los días los reportes de las actividades realizadas.



Informar de los avances de los trabajos a realizar todos los días.



Comunicar de los materiales que hay en bodega, que se usan a diario con mayordomía para que no se atrasen las actividades.



Programar actividades a diario con mayordomía.



Programar conjuntamente con administración y mayordomía reuniones cada mes. 

Informar siempre de cualquier tipo de enfermedad en el cultivo.



Realizar monitoreo de mantenimiento de caminos y tomas.



Informar por medio de radio transmisor cualquier eventualidad que se presente.



Seguir siempre órdenes de sus jefes inmediatos.

156




Auxiliar de Caporal

Área:

Mayordomía

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Caporal


Masculino

Edad:

18 a 40 años

Nivel académico:

Tercero básico

Experiencia:

1 año

III. RESPONSABILIDADES Materiales, equipo y ganado que maneja en el desarrollo de actividades agrícolas.

157



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Ejecutar junto con el caporal las actividades agrícolas programadas.


Realizar una adecuada preparación del terreno para la siembra



Realizar un buen uso de los abonos.



Dar un adecuado uso de fertilizantes de acuerdo con los cultivos



Realizar controles para evitar la introducción de plagas



Mantener el terreno libre de plagas



Realizar controles en cuanto al buen drenaje de agua a los cultivos

158



PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto:

Personal Operativo

Área:

Mayordomía

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Auxiliar de Caporal


Masculino

Edad:

18 a 40 años

Nivel académico:

Tercero básico

Conocimientos específicos: Herramientas agrícolas Experiencia:

1 año

III. RESPONSABILIDADES Este cargo tiene bajo su responsabilidad bienes físicos como lo son los utensilios para la debida operación agrícola de la Compañía.

159



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Ejecutar y supervisar las actividades de campo que se le encomienden.




Ejecutar las actividades que se le encomienden.



Preparar el terreno para uno de los cultivos de cítricos



Realizar las actividades propias de cada actividad programada



Aplicar abonos al cultivo

160



Vaquero

Área:

Mayordomía

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de mayordomía


1


Masculino

Edad:

25 a 40 años


Nivel diversificado 3 años

III. RESPONSABILIDADES Tiene bajo su cargo todos los bovinos y equinos de la Compañía.

161

Versión: 01 Fecha: 08-05-2016 Página: 41de 50



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Coordina, dirige y supervisa todo lo que se relaciona a la venta y compra de bovinos y equinos de la Compañía.

V. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Coordina directamente la entrega de ganado con el personal de compra. 2. Realizar todos los días los reportes de las actividades realizadas. 3. Coordina el transporte para entregar el ganado. 4. Corrobora la selección de ganado para engorde y venta. 5. Supervisa los nacimientos del ganado. 6. Coordina la salida del ganado enfermo. 7. Supervisa e informa el estado del establo. 8. Informa las defunciones del ganado. 9. Revisa los potreros donde se encuentra el ganado. 10. Marcar al ganado que nace.

162



Caballericero

Área:

Mayordomía

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Vaquero


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Nivel diversificado

Experiencia:

1 año

III. RESPONSABILIDADES Tiene bajo su cargo todos los bovinos y equinos de la Compañía.

163




DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Coordina, dirige y supervisa todo lo que se relaciona a la venta y compra de bovinos y equinos de la Compañía.




Estar pendiente del estado de los animales.



Recorrer la cerca a cada uno de los lotes de novillos y hace la debida rotación de potreros según lo planeado por el vaquero



Deberá de manera conjunta con el vaquero llevar a cabo la vacunación y marcación de los animales, según los planes realizados



El buen estado de las cercas del establo.



Debe llevar un diario de las actividades que realice.



En caso de ser necesario deberá prestar ayuda al vaquero, cuando se lleve a cabo una intervención.

164

AREA DE MANTENIMIENTO

165




Jefe de Mantenimiento

Área:

Mantenimiento

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Administrador


2


Masculino

Edad:

25 a 40 años


Nivel diversificado 2 años

III. RESPONSABILIDADES Herramientas y equipos de carpintería, plomería, electricidad y jardinería.

166



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Repara y mantiene la estructura física de la Compañía., los equipos y los jardines de la instalación.


Diseñar el plan de limpieza.



Organizar la distribución del personal de limpieza.



Proponer la adquisición de productos nuevos que cumplen con los requerimientos del servicio.



Administrar los insumos de limpieza, velar que su uso sea adecuado y llevar un control de los mismos.





Informar al Administrador el funcionamiento y desempeño del Departamento. Supervisar actividades de limpieza que se realizan diariamente

167




Servidumbre

Área:

Mantenimiento

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de mantenimiento


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Nivel diversificado

Experiencia:

1 años

III. RESPONSABILIDADES Limpieza de salas, despachos, baños, zonas comunes de la Compañía.

168


DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Supervisar la limpieza y mantenimiento de la Compañía.


Limpieza de suelos (barrer, fregar).



Limpieza de muebles (quitar polvo, pasar el trapo).



Limpieza de cristales.



Vaciado de papeleras.



Reposición de material (servilletas, papel higiénico, jabón).

169





Jardinero

Área:

Mantenimiento

Jornada Laboral:


Horario:

06:00 A: M a 16:00 P: M

Jefe inmediato:

Jefe de mantenimiento


Masculino

Edad:

25 a 40 años

Nivel académico:

Nivel diversificado

Experiencia:

1 año

III. RESPONSABILIDADES Ejecutar y organizar a su nivel las operaciones de instalación, mantenimiento y mejora de jardines y áreas verdes de la compañía.

170



DESCRIPCIÓN DEL PUESTO IV. OBJETIVO DEL PUESTO Supervisar la limpieza y mantenimiento de la Compañía. .




Elabora la requisición de los materiales, equipos y herramientas necesarios para efectuar su trabajo.



Opera maquinaria especializada para el mantenimiento de jardines y zonas verdes.



Poda la grama, aplana y empareja el terreno de las canchas deportivas.



Acondiciona la tierra para la siembra de plantas.



Suministra abonos y fertilizantes a las plantas que se encuentran en las zonas verdes



Poda árboles y plantas que lo requieran.



Recolecta y elimina hojas, troncos, ramas y otros desperdicios.



Remodela las áreas verdes, siembra plantas ornamentales y crea motivos artísticos en las zonas verdes de la Organización.





Recolecta y clasifica residuos o desechos orgánicos. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

171

2.3. Actividad 3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos. Elaborado el manual y teniendo su diseño final, se procedió a la presentación del mismo, siguiendo con el proceso se distribuye a las áreas administrativas.


2.3.2. Impresión del manual de funciones y perfil de puestos. Autorizado el manual de funciones y perfil de puestos, se proporciona una copia a cada área de la estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas involucradas debe tener acceso a la consulta del manual.

2.3.3. Distribución del manual de funciones y perfil de puestos. El método de distribución del manual, se presentó a los mandos medios de la Compañía, bajo su gestión son los responsables de su ejecución del contenido del manual de funciones y perfil de puestos.

172

III. Conclusiones y recomendaciones 3.1 Conclusiones En el transcurso de la investigación se detectaron los siguientes problemas. 1. Existen dudas por parte de algunos empleados con respecto a los deberes, funciones y responsabilidades del cargo que ocupan. 2. Algunos cargos no tienen funciones bien definidas. 3. La falta de las descripciones de cargos provoca una situación desfavorable. 4. La Compañía no cuenta con ningún manual de funciones y perfil de puestos.

173

3.2 Recomendaciones Con el fin de dar solución a la problemática anterior se recomienda. 1. Aplicar en la Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., el manual de funciones y perfil de puesto para todo el personal que labora actualmente, basándose en los requerimientos o especificaciones e cargos expuestos en el manual. 2. Desarrollar una evaluación de desempeño tomando en cuenta parámetros como deberes, responsabilidades, habilidades y otros aspectos que permitan evaluar al personal de manera objetiva. 3. Utilizar el organigrama propuesto para la Compañía, con el fin de organizar los cargos por niveles y mejorar así la comprensión de las líneas de mando y autoridad, existentes entre las distintas posiciones. 4. Informar al personal a realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien basadas en el manual.

174

Anexos del resultado III

175


No.



Código presupuesto

R3: Manual de funciones y perfil de puestos

1 2

A1: Identificación de los pasos para 02 Horas de renta de la elaboración del manual computadora A2: Diseño del manual de 05 Horas de renta de funciones y perfil de puestos. computadora A3: Presentación del manual de funciones y perfil de puestos 01 Resma de hojas tamaño carta 05 Horas de alquiler de proyector 05 Horas de renta de computadora

3

Total

4.00

8.00 REC-001

4.00

20.00 REC-001

35.00

35.00 P-003

75.00

375.00 REC-002

4.00

20.00 REC-002

458.00

176

M1 T2 A1 M2 T2 A1

M3 T2 A1


Responsable 1

1

Año 1 Trimestre T1 T2 T3 2 3 1 2 3 1 2 3

Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos

Verónica Marisol Alvarado González

1.1 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual 1.2 Actividad 2: Diseño del manual de funciones y perfil

Verónica Marisol Alvarado González Verónica Marisol Alvarado González

puestos3: 1.3 de Actividad Presentación del manual de funciones y perfil de puestos

Verónica Marisol Alvarado González

177

T4 1 2 3

Anexo 3: Presupuesto del resultado 3: Resultado 3: Manual de funciones y perfil de puestos Renglón REC REC-001 REC-002 P P-003

Componentes presupuestarios Seis meses Total (Q) Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora 48.00 Renta de proyector 375.00 423.00 Papelería 35.00 35.00 Resma de hojas 458.00 Total

178


RESULTADO IV MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Presentado al honorable tribunal examinador por: Amanda Yineth Alvarado Ichén En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en el grado de Licenciado


Guatemala, junio de 2,016 179

Este documento fue presentado por el autor, previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado. 180

Índice resultado IV No.


Contenido

Página

Descripción general de la propuesta ……………………………………... 182 Introducción……………………………………………………………….184 Objetivo……………………………………………………………………184 Área de acción……………………………………………………………. 184 Componentes del resultado………………………………………………. 185 Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual… 185 Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos…………… 186 Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos……...197 Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 198 Conclusiones………………………………………………………………198 Recomendaciones………………………………………………………… 199 Anexos de resultado……………………………………………………….200 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 201 Plan de trabajo……………………………………………………………. 202 Presupuesto del resultado………………………………………………….203

181




182




183

Resultado IV: Manual de normas y procedimientos. I. Introducción: El resultado IV “manual normas y procedimientos”, es una herramienta de uso interno, contiene la información detallada acerca de los procedimientos administrativos de las principales actividades de cada puesto de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., por lo que es un espacio de organización descriptivo que debe ser determinado con precisión de principio a fin, para que cada uno de los empleados puedan tener un conocimiento de cómo actuar frente al caso concreto y dentro de su función específica, en la serie de actos que integran el procedimiento administrativo que se pretende realizar.

1.1 Objetivo: 

Dar a conocer los pasos que debe seguir el personal en el área que labora.



Facilitar a los empleados sus actividades al momento de realizarlas.

1.2 Área de acción: El presente resultado está dirigido al personal administrativo de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.,

184

II. Componentes del resultado: Resultado IV: Manual de Normas y Procedimientos Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual Actividad 2: Diseño del manual de Normas y Procedimientos Actividad 3: Presentación del manual de Normas y Procedimientos Desarrollo de actividades

2.1. Actividad 1: Identificación de los pasos para la elaboración del manual. Previo a la elaboración del manual, se llevará a cabo los siguientes pasos: 2.1.1. Descripción de la unidad de análisis previo al diseño del manual de

Normas y Procedimientos. Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., está clasificada como una mediana empresa, cuenta con 13 colaboradores administrativos, se encuentra organizada en cinco jefaturas. 2.1.2. Metodología utilizada para recopilación de información.

La metodología utilizada para la elaboración del manual se describe a continuación: 


185



Entrevistas: Para completar información se entrevistó a 13 colaboradores administrativos y al Administrador, para investigar los procedimientos de cada área del organigrama.

2.1.3. Elaboración del manual de normas y procedimientos.

Con base al levantamiento de información, análisis y discusión realizados en los pasos anteriores, se procede a la elaboración del manual de tal manera, que se detectan y corrigen duplicaciones y contradicciones.

2.2. Actividad 2: Diseño del manual de normas y procedimientos. Es un documento de apoyo administrativo que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información sobre los principales procedimientos de las áreas descritas en el organigrama.

186

Elaborado Por: Amanda Yineth Alvarado Ichén

187

Fecha de emisión: 18-05-2016

COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA S.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Página 1 de 6

JUSTICACIÓN La Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., ha tenido control de sus procesos en forma oral y práctico, con esta forma difícilmente permitirá analizar parámetros de control como cumplir eficazmente su fin con los requisitos que exige cada puesto de trabajo. El manual de normas y procedimientos evitará las irregularidades que se venían dando, con el que se podrá alcanzar el rendimiento y mayor grado de eficiencia, eficacia y transparencia en el objetivo final.

188



Página 2 de 6

NORMAS GENERALES DEL MANUAL

El acceso al presente manual se autoriza únicamente a los que integran la estructura organizacional de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., quienes serán responsables del cuidado y buen uso del mismo.

Si un empleado es autorizado para portar una copia del presente manual, deberá conservarlo con el fin de evitar sustracciones no deseadas o extraviarlo.

Cualquier implementación o modificación que se realice en el manual, deberá ser discutido y aprobado por los responsables de su ejecución.

189



PROCEDIMIENTOS

190

Página 3 de 6



Página 4 de 6

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Requisición de materiales a bodegas.

N°

RESPONSABLE

1

Unidad Solicitante

2 Encargado de Bodegas

3 Encargado de Bodegas 4 Encargado de Bodegas

5 Encargado de Bodegas

PROCEDIMIENTO Llena el formulario “solicitud de materiales, suministros o bienes” (forma de solicitud) y los envía al encargado de bodegas. Recibe la forma de solicitud y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la unidad solicitante con nota de devolución del almacén a las unidades consumidoras (forma de solicitud). Si está correcta la información, lo registra en el libro de “control de solicitudes” y asigna número correlativo de la solicitud de acuerdo al orden de llegada. Recibe la forma de solicitud y verifica en el sistema la existencia de los materiales, suministros o bienes solicitados. Marca en la forma de solicitud el o los materiales, suministros o bienes faltantes y rebaja del inventario los existentes. En caso de no existir ninguno de los materiales o útiles de oficina solicitados devuelve forma de solicitud a la unidad con la forma nota de devolución. En caso de haber existencia lo rebaja del inventario en el sistema. Genera recibo y las remite con la forma de solicitud para su despacho a la unidad.

191



Página 5 de 6

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Pago de servicios (agua, luz, teléfono).

N°

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO El encargado de cualquier área que reciba la factura

1

Jefe de Oficina

de luz, agua o teléfono, deberá acudir a entregárselo al jefe de oficina. En caso de no encontrarlo se debe dejar a la vista.

2

El administrador deberá juzgar, conforme a la fecha Administrador

de vencimiento, si se debe cubrir el gasto inmediatamente o resguardar el recibo para su pago en días posteriores.

3

Dará Administrador

instrucciones

al

jefe

de

oficina,

proporcionando a éste, la cantidad y el recibo para que acuda a saldar dicha cuenta.

4

Acudirá a pagar la cuenta de agua, luz o teléfono y Jefe de Oficina

5

reportará el comprobante de pago al administrador Archivará el recibo junto con su comprobante de

Jefe de Oficina

Pago para futuras aclaraciones.

192



Página 6 de 6

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Requerimiento de herbicidas.

N°

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO Al ser el área que necesita este insumo, deberá

1

Caporal

informar al jefe de oficina sobre la falta del mismo, en el momento oportuno, proporcionando un margen de tiempo para que el jefe de oficina llame a los proveedores.

2

3

El jefe de oficina llamará a los proveedores para Jefe de Oficina

solicitar el insumo al domicilio de la Compañía.

Administrador

Dará instrucciones al jefe de oficina, proporcionando a éste, la cantidad y el recibo para que acuda a saldar dicha cuenta.

4

Recibirá al proveedor y le mostrará el insumo Administrador

requerido. El administrador estará pendiente de toda la operación y pagará por el servicio, solicitando la nota correspondiente.

5

Archivará el recibo junto con su comprobante de Jefe de Oficina

pago para futuras aclaraciones.

193

Formato de requisición de materiales y herbicidas

COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. REQUISICION DE MATERIALES Y HERBICIDAS A BODEGA FECHA: AREA

No.

SOLICITANTE: No.

CANTIDAD

DESCRIPCION DEL MATERIAL

Uso del Material

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 SOLICITADO POR:

F.

AUTORIZADO POR:

F.

194

Formato de ingreso de materiales y herbicidas a bodegas COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. INGRESO DE MATERIALES Y HERBICIDAS A BODEGA FECHA DE INGRESO:

No.

AREA SOLICITANTE:

No.

CANTIDAD


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Observaciones:

Nombre de quien ingresa

195

Formato de salidas de materiales y herbicidas de bodega COMPAÑÍA AGRICOLA INDUSTRIAL AGUNA, S.A. SALIDAS DE MATERIALES Y HERBICIDAS DE BODEGA FECHA DE SALIDA: AREA SOLICITANTE:

No.

CANTIDAD

No.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 SOLICITADO POR:

Uso del Material

F.

ENTREGADO POR:

F.

196

2.3. Actividad 3: Presentación del manual de normas y procedimientos. Elaborado el manual y teniendo su diseño final, se procedió a la presentación del mismo.


2.3.2. Impresión del manual de normas y procedimientos. Autorizado el manual de normas y procedimientos, se proporciona una copia a cada área de la estructura organizacional de la Compañía. El personal de las áreas involucradas debe tener acceso a la consulta del manual.

2.3.3. Distribución del manual de normas y procedimientos. El método de distribución del manual, se presentó a los mandos medios de la Compañía, bajo su gestión son los responsables de su ejecución del contenido del manual normas y procedimientos.

197

III. Conclusiones y recomendaciones 3.1 Conclusiones En el transcurso de la investigación se detectaron los siguientes problemas. 1. Los procedimientos actuales de la Compañía Agrícola Industrial Aguna S.A., no se sustentan en documentos previamente establecidos. 2. Con base al análisis y evaluación de la situación actual de la Compañía, es necesario que la implementación del manual de normas y procedimientos, ya que de esto depende su eficiencia y la calidad en sus actividades. 3. La implementación del manual de normas y procedimientos representa la oportunidad de encaminar a cada unidad y cada puesto, por lo cual es fundamental el compromiso de los altos niveles jerárquicos y sus miembros.

198

3.2 Recomendaciones

Con el fin de dar solución a la problemática anterior se recomienda.

1. Velar por que la información contenida en el manual sea difundida de manera controlada y organizada, implementándola adecuada y oportunamente.

2. Capacitar al personal de la Compañía acerca del uso del manual, para ello se deben planificar programas de instrucción, cuya programación y cumplimiento son responsabilidad del jefe de área.

3. Documentar todos los procedimientos llevados a cabo en la administración de cada área y puestos, las normas que regularicen dichos procedimientos.

199

Anexos del resultado IV

200


No.



R4: Manual de normas y procedimientos A1: Identificación de los 1 cuaderno universitario componentes del manual. 5 lapiceros 1 2 3

A2: Diseño del manual de normas y procedimientos

10 horas renta de computadora

A 3: Presentación de la propuesta al administrador de la Compañía para 4 horas renta de proyector su aprobación Total

201

Código presupuesto

20.00 10.00

20.00 10.00

P-004 P-002

4.00

40.00

REC-001

75.00

300.00

REC-002

370.00

M1 T2 A1 M2 T2 A1 M3 T3 A1


1

Responsable

Año 1 Trimestre T1 T2 T3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Resultado 4: Manual de normas y procedimientos

Amanda Yineth Alvarado Ichén

1.1 Actividad 1: Identificación de los componentes del manual 1.2 Actividad 2: Diseño del manual de normas y

Amanda Yineth Alvarado Ichén Amanda Yineth Alvarado Ichén

1.3 procedimientos Actividad 3: Presentación de la propuesta al administrador de la Compañía para su aprobación

Amanda Yineth Alvarado Ichén

202

T4 1 2 3

Anexo 3: Presupuesto del resultado 4: Resultado 4: Manual de normas y procedimientos Renglón REC REC-001 REC-002 P P-002 P-004

Componentes presupuestarios Seis meses Total (Q) Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora 40.00 Renta de proyector 300.00 340.00 Papelería Lapiceros Cuaderno universitario Total

203

10.00 20.00

30.00 370.00

Informe final de graduación RESULTADO V FORTALECIMIENTO DE LA UNIDAD EJECUTORA

Presentado al honorable tribunal examinador por: Eduardo Enrique Cruz Herrera En el acto de investidura previo a su graduación en Administración de Empresas, en el grado de Licenciado



204

Este documento fue presentado por el autor, previo a obtener el título universitario en Administración de Empresas, en el grado académico de Licenciado. 205

Índice resultado V No.


Contenido

Página

Descripción general de la propuesta ……………………………………... 207 Introducción……………………………………………………………….209 Objetivo……………………………………………………………………209 Área de acción……………………………………………………………. 209 Componentes del resultado………………………………………………. 210 Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta………………. 210 Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo…………… 211 Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales…. 212 Conclusiones y recomendaciones………………………………………… 213 Conclusiones………………………………………………………………213 Recomendaciones………………………………………………………… 214 Anexos de resultado……………………………………………………….215 Ajuste de tiempo y costo…………………………………………………. 216 Plan de trabajo……………………………………………………………. 217 Presupuesto del resultado………………………………………………….218

206




207




208

Resultado V: Fortalecimiento de la unidad ejecutora I. Introducción: La unidad ejecutora será el ente encargado de desarrollar e implementar cada uno de los componentes o resultados que conforman la propuesta.

En este caso la unidad ejecutora está conformada por el personal administrativo y operativo de Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., del municipio de Santa Lucía Cotzumalguapa, del departamento de Escuintla.

La unidad ejecutora deberá equiparse con todos los materiales metodológicos o humanos pertinentes para la implementación de la propuesta.

El presente resultado contiene todos los puntos en los que la unidad ejecutora se debe fortalecer para el buen desarrollo de la propuesta.

1.1 Objetivo: Identificar las acciones que la unidad ejecutora debe realizar para el correcto desarrollo de la propuesta

1.2 Área de acción: El presente resultado está dirigido al área administrativa de la Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A.

209

II. Componentes del resultado: Resultado V: Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales

Desarrollo de actividades

2.1 Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta

La elaboración del programa de capacitación estará condicionada por el orden de cada manual administrativo, las capacitaciones a ofrecerse serán tres y estarán estructuradas de la siguiente manera.

Programa general de capacitación: Número de capacitación Primera Capacitación Segunda Capacitación Tercera Capacitación

Manual a capacitar Fecha de capacitación Manual de organización 05/ 08 / 2016 Manual de funciones y 12 / 05 / 2016 perfiles Manual de normas y procedimientos 19/ 05 / 2016

210

Hora de capacitación De 14:00 a 16:00 De 14:00 a 16:00 De 14:00 a 16:00

2.2 Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo. El siguiente cuadro contiene información que se le propone a la Administración de la Compañía para que lo evalué y ejecute lo que consideren necesario.

Implementación de la propuesta de cada manual administrativo PLANIFICACIÓN Diagnostico 1era. Recopilación de Información Fase Identificación de cada manual Plan de trabajo Descripción de actividades Desarrollo del plan Implementación en cada área 2da. Conocimiento de las condiciones de cada uno de los Fase manuales Identificación de las actividades Priorización de las actividades Evaluación Objetivo de la evaluación 3ra Fase

Alcance, Recursos determinado necesarios por el período de evaluación Desempeño de los participantes Limitaciones y debilidades Conclusiones y recomendaciones

211

FECHA

2.3 Actividad 3: Cuadro de control de los indicadores sobre los manuales. El siguiente cuadro será utilizado para mostrar con base a porcentaje de los indicadores de la aplicación de los manuales implementados en la Compañía. Año 1 Manual Organización Funciones y Perfiles Normas y Procedimientos

Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4

Trimestre 3

Trimestre 4

Año 2 Manual Organización Funciones y Perfiles Normas y Procedimientos

Trimestre 1

Trimestre 2

212

III. Conclusiones y recomendaciones 3.1 Conclusiones 1. Antes de iniciar la elaboración de un manual se necesita planear el tiempo para investigar las características particulares de la empresa, el tipo de organización, la entrevista con los responsables de cada tarea, la inspección de documentos que revelen lo que se hace en la empresa, el tiempo para observar en el lugar de los hechos la realización de las actividades, análisis de alternativas y la elaboración propia del manual. 2. La elaboración y aplicación de los manuales administrativos, son piezas fundamentales para garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las operaciones y punto de partida, para conocer la eficiencia del control interno y poder evaluarlo.

3. Los manuales que se elaboran están orientados a las políticas administrativas, los métodos y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración, y en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.

213

3.2 Recomendaciones 1. Planificar las actividades susceptibles de realizarse en la elaboración de un manual, es el Gráfico de Barras o de Gantt, puesto que es un recurso sencillo, pero importante, que permite especificar con facilidad lo que falta por hacer para completar un proyecto y apreciar si una actividad está adelantada, retrasada o si marcha de acuerdo a lo programado. 2. Aplicar los manuales administrativos que forman parte del presente trabajo de tesis, que se den a conocer a cada área objeto de análisis para su aplicación en el desarrollo de sus operaciones habituales. 3. Proponer que la unidad de análisis evalué periódicamente los manuales administrativos, para establecer la correcta ejecución de las operaciones con el fin de preservar la eficacia, eficiencia y de ser el caso, realicé las actualizaciones necesarias que deberán ser aprobadas por la unidad de análisis.

214

Anexos del resultado V

215


Insumos requeridos No.

Números y descripción de Precio insumos unitario (Q)


Total en Quetzales (Q)

Código presupuesto

R5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora 1

A1: Programa de capacitación

15 horas renta de computadora

sobre la propuesta 2

A2: Implementación manual administrativo

de

60.00

REC-001

T 31 A

35.00

35.00

P-001

M3 T3 A1

cada 1 resma de hojas

3

M2 4.00

A3: Cuadro de indicadores de los manuales Total

95.00

216


Responsable 1

1

Resultado 5:

Fortalecimiento de la unidad ejecutora 1.1 Actividad 1: Programa de capacitación sobre la propuesta 1.2 Actividad 2: Implementación de cada manual administrativo 1.3 Actividad 3: Cuadro de indicadores del manual

Año 1 Trimestre T1 T2 T3 2 3 1 2 3 1 2 3

Eduardo Enrique Cruz Herrera Eduardo Enrique Cruz Herrera Eduardo Enrique Cruz Herrera Eduardo Enrique Cruz Herrera

217

T4 1 2 3

Anexo 3: Presupuesto del resultado 5: Resultado 5: Fortalecimiento de la Unidad Ejecutora Renglón REC REC-001 P P-001

Componentes presupuestarios Seis meses Total Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora 60.00 60.00 Papelería 35.00

Resma de hojas Total

218

35.00 95.00

Anexo 9: Presupuesto general de la propuesta. Renglón

Componentes del presupuesto

Total en Q.

Año 1 en Q.

Resultado 1

REC REC-001 P P-001 P-002 Co Co-001

Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora Papelería Impresiones Lapiceros Combustibles Gasolina

24.00

24.00

13.00 4.00

17.00

92.00

Total del resultado 1 Resultado 2

REC REC-001 REC-002 P P-003

Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora Renta de proyector Papelería Resma de hojas

44.00 300.00 35.00


REC REC-001 REC-002 P P-003

Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora Renta de proyector Papelería Resma de hojas

219

344.00 35.00 379.00

48.00 375.00 35.00

Total del resultado 3

92.00 133.00

423.00 35.00 458.00

Renglón

Componentes del presupuesto

Total en Q.

Año 1 en Q.

Resultado 4

REC REC-001 REC-002 P P-002 P-004

Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora Renta de proyector Papelería Lapiceros Cuaderno universitario

40.00 300.00 10.00 20.00


REC REC-001 P P-001

Renta de equipo electrónico y de computo Renta de computadora Papelería

Total del resultado 5 Total general de la propuesta

220

30.00 370.00

60.00 35.00

Resma de hojas

340.00

60.00 35.00 95.00 1435.00

Anexo 10: Matriz del marco lógico. Componentes del plan

Objetivo general: Evitar las deficiencias del personal administrativo y operativo, en la compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla.

Indicador

Aumento del 90% de la eficiencia y eficacia en el personal

Medio de verificación

Entrevista Encuesta

Supuesto

El personal estará dispuesto a cumplir lo establecido en los manuales administrativos

Objetivo específico: Fortalecer la organización para la ejecución de tareas y responsabilidades para el personal administrativo, en Compañía Agrícola Industrial Aguna, S.A., Santa Lucía Cotzumalguapa, Escuintla. Resultado 1: Diagnóstico del problema

Resultado 2:

Manual de organización

Crear un ordenamiento administrativo, que será de un 90%

Identificar y conocer la magnitud porcentual de la problemática Estandarización del 100% de la organización interna, formas de organización del organigrama

221

Manuales administrativos

Encuesta Entrevista

Cuerpo de manuales administrativos

La empresa implementara de carácter obligatorio los manuales administrativos

Resultado 3:

Manual de funciones y perfil de puestos

Distribución del 100% de los puestos, en relación a destrezas del personal y experiencia laboral

Resultado 4:

Manual de normas y procedimientos

Estandarización del 100% de los procedimientos administrativos

Resultado 5: Fortalecimiento de la unidad ejecutora

Se identifican el 100% de las acciones para implementar la propuesta

222

Cuerpo normativo del manual

Cuerpo del manual

Documento con la propuesta de creación de la unidad ejecutora

TESIS UNIVERSIDAD RURAL DE GUATEMALA (MANUALES ADMINISTRATIVOS)

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