c Empezaremos por definir el significado de la palabra c que proviene del latín c, que significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Evento: c 0os eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por razones de asociarse en un determinado entorno geográfico, en colectivos y grupos. Son un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico Con lo que entenderemos, que si bien se trata de un suceso, el cual es eventual, tendrá la concepción de único e irrepetible. cc Si atendemos a la evolución a lo largo del tiempo de la actividad turística, observamos que se nos manifiesta como un fenómeno complejo y con una larga trayectoria. En la Antigüedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento, etc. Durante los siglos XV al XVIII podemos hablar de las primicias del turismo. En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista para, tras la Segunda Guerra Mundial, dar paso al turismo de masas con un fuerte grado de democratización debido a factores económicos, sociales, culturales y la creciente urbanización, al tiempo que se diversifican las formas del turismo (costa, montaña, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios, reuniones etc.), con grandes disparidades entre los países desarrollados y los menos desarrollados, destacando una fuerte concentración de la demanda en Europa, América del Norte (EE.UU. y Canadá) y Japón, especialmente de sus poblaciones urbanas y con motivaciones muy diversas, al tiempo que, recientemente, se ha producido la emergencia de una serie de países(Caribe, Sudáfrica, Sudamérica, Costa mediterránea de África, China, Tailandia, etc.), que captan una parte, cada vez más importante de los flujos turísticos. Entre fines del siglos XVIII y mediados del siglo XIX ocurrió la Revolución Industrial que propició una transformación económica y social y el surgimiento de una clase media numerosa y próspera; la cual compartía el deseo de viajar debido a que se incluyeron las vacaciones y se mejoró el transporte, se incrementó el tráfico de pasajeros que hacía uso del barco a vapor y los ferrocarriles. En la primera mitad del siglo XIX el movimiento masivo hizo florecer la industria turística.
Thomas Cook tiene la reputación de ser el primer agente de viaje que en 1841 alquiló un tren para llevar 540 personas a una convención antialcohólica; organizó el viaje al precio de un chelín por viajero en la trayectoria de ida y vuelta de 0eicester a 0oughborough. Después de la segunda guerra mundial el turismo se transformó en un fenómeno masivo, en medio de un ambiente relativamente pacífico, 0os avances en las comunicaciones y el disfrute del tiempo libre hizo posible su desarrollo. A lo anterior se agregan las innovaciones tecnológicas en el transporte. Con el desarrollo de la aviación comercial se flexibilizó el derecho aéreo y en 1945 se fundó la Asociación Internacional de Transporte Aéreo. Así se incremento la comercialización, lo cual originó que los inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicación de técnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia el profesional del turismo tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello el análisis de las motivaciones se transformó en el objeto de estudio central de quienes deseaban atraer el mayor número de turistas a sus regiones. 0as modalidades del turismo son diversas. Sin embargo, una de las más importantes por su volumen y por el aporte en divisas que presenta es la de congresos y convenciones. Más tarde, con la evolución natural del turismo este tipo de acontecimiento se hizo más común, aunque aún no se le daba la importancia debida. A mediado de este siglo se establecen los lugares específicos para celebrar tales reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus intereses crearon los centros nacionales y más tarde se unieron en la Fédération Europe en des Villes des Congrès. El origen y evolución de los Buroes de Convenciones hay que buscarlo en los Estados Unidos, donde se crearon, a fines del siglo XIX, las primeras estructuras para el desarrollo de una corriente turística hacia el destino de ciudad. Estas tuvieron un rápido aumento y uno de los objetivos planteados para cumplir con su función principal fue precisamente la organización de eventos como parte del llamado turismo de negocio.
ccc !c Revisar los conceptos y definiciones acerca del turismo de eventos es una tarea compleja, por la utilización indistinta de diferentes términos para caracterizar la actividad del turismo de eventos: se habla de industria, de sector, de sub-sector y de negocio. Esto tiene una repercusión más allá de la falta de información sobre aspectos teóricoscientíficos, que afectan a la medición del mercado de reuniones como son: la repercusión sobre la fiabilidad de los resultados y la limitación que impone al análisis de los datos disponibles; inadecuado nivel de confianza de los datos de partida que se utilizan actualmente para construir las estadísticas del mercado de reuniones; falta de registro de un número considerable de reuniones lo que genera una infravaloración del mercado de reuniones y carencia de estadísticas sobre los viajes de incentivos. |
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jTurismo de eventos:incluye congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivo, festivales. Es una modalidad del turismo de negocios, que moviliza esencialmente a líderes de opinión en distintas ramas del conocimiento, la ciencia, la tecnología, la finanzas o el comercioµ. jTurismo de reunione" Actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de incentivo, y otras reuniones similares a estas
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(jornadas, encuentros conferencias, simposios, foros, seminarios, cursos«) convocados por motivos profesionales y/o asociativosµ. Turismo de negocios es un conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades laborales y profesionales llevadas a cabo en reuniones de negocio, congresos y convenciones con diferentes propósitos y magnitudes.
Ñ # c Entre los que generan la demanda de servicios encontramos a PARTICU0ARES, personas físicas, morales, instituciones, corporativos, gobierno, etc. Esta demanda de servicios es ofertada por los distintos proveedores o compañías, entre los que encontraremos a organizadores de eventos, hoteles, salones, transportistas, coreógrafos, empresas de renta, casas productoras, escenógrafos, agencias de producción, promociones, etc. ##c" Este mercado tiene 3 divisiones fundamentales, estas son: $, principalmente destinados a jla diversión de los invitadosµ por su simplicidad, no se requiere tener equipos profesionales ni conocimientos reales para dar el servicio y que por lo barato de estos, se encuentran al alcance de cualquier persona. , completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al publico en general. Por su grado de complejidad requieren de compañías con una mayor infraestructura tanto técnica como humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento. %&$ '$ , mejor conocidos como eventos masivos que en su mayoría son Conciertos, festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales. ##" A la hora de planificar su evento y/o encontrar a la compañía que le ayudara con el mismo, deberá tener en cuenta el tipo de evento que se quiere. Por esto, tendremos que separar la clasificación del evento del tipo o temática. Dándonos así una mejor idea o clasificación del mismo. 0a primera clasificación se encontrara dividida en: ( )" en pequeños, medianos, grandes y mega eventos.
$$* $$" siendo estos al aire libre, lugar cerrado, en provincia. " Sociales, Masivos y/o Populares, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales O Corporativos. Dentro del tipo del evento, tenemos una subdivisión que nos detalla la temática del evento. Gracias a esta temática y en combinación de las 3 primeras divisiones, podremos encontrar al tipo de compañía u organizadora de eventos que podríamos contratar para cada tipo de evento. #Ñ #Ñ" En lo que a las empresas o proveedores se refiere también tenemos 3 divisiones fundamentales, mismas que agruparan a su vez a varios tipos de empresas y sus servicios. 0as empresas dedicadas a los $ son: >| >| >| >| >| >| >| >| >| >| >| >|
Sonideros. D.J. Fotógrafos. Video filmadores. Coreógrafos. Casas dedicadas a mobiliario, (lonas, carpas, sillas). Empresas de catering. Organizadores de eventos sociales. Florerías. Empresas de Sonorización. Grupos musicales. Renta de limosinas.
Por lo general estos tipos de empresas, se pelearan por organizarle todo su evento, sin importar la calidad final. En la actualidad, muchas de estas empresas tratan de incursionar en el mercado empresarial dando con esto una prostitución en el precio debido a su falta de calidad y personal no capacitado. Para los eventos %&$ Ñ , encontraremos 2 tipos de empresas: # * + , que además de organizar todo el evento conjuntan los servicios propios y de las empresas de renta. Empresas de , , que en su mayoría son especialistas en la renta de equipos profesionales ya sean de audio, iluminación y video. En el mercado ( $ , encontraremos una gran cantidad de compañías que se especializan en determinado(s) servicios, y pocas son las que realmente organizaran su evento. 0a división de compañías es como sigue:
( ) * + (antiguamente llamadas empresas de comunicación audiovisual), este tipo de empresas, ya sea que tengan todo en casa o integren servicios de otros, son las profesionales de la comunicación gráfica y por ende son los únicos en los que podrá apoyarse al 100% para la realización de cualquier tipo de evento y promoción. Integrando servicios tales como organización, logística, promoción, comercialización, producción de audio, video, display, diseño gráfico, comunicación interna y externa, junto con un sin fin de otros servicios. Así usted no tendrá que descuidar sus actividades para tener que coordinar a todos los proveedores y que se le pueda escapar algún detalle. 0o mejor de todo, es que con estas compañías encontrara todo bajo un mismo techo, con un solo grupo de profesionales y dependiendo de la compañía lo que gaste podrá ser deducible de impuestos. A pesar de que este tipo de empresas inicio el medio, de la comunicación empresarial en México, sus integrantes, han fundado un sin fin de empresas especializadas entre las que encontramos: Empresas de ( - ( . *, como su nombre lo dice, son especialistas en la promoción de productos sea en autoservicios, discotecas, o en el trafico ellos llevaran tu producto al cliente. Empresas de - , dedicadas desde la realización de videos corporativos, infomerciales, comerciales, etc, con una alta calidad de video. * & - (audio), este tipo de empresas, además de proporcionar sus servicios al rubro anterior, también se dedica a la producción de jingles, comerciales de radio, doblajes, etc. Compañías de ( / $ , proporcionando sus servicios de montaje a exposiciones, ferias, escenografías para eventos y teatro. Existe otro tipo de compañías que fueron las primeras que se encargaron de darle una mala reputación a todas las compañías de este medio, por avaricia, dan un servicio muy deficiente, con equipos muy baratos y personal sin el más mínimo entrenamiento. Esto a ocasionado que el cliente piense que si su evento sale mal, ya es de lo más normal. * /, en un principio, sus servicios se limitaban a la organización y venta del hospedaje, alimentación, y actividades fuera de los hoteles dentro de las convenciones, seminarios, etc. Haciendo así una mancuerna ideal con los organizadores de eventos. Actualmente algunas de estas agencias, trata de integrar y vender estos servicios. Compañías dedicadas a la , $, su función es la de rentar equipos de audio y video a hoteles, agencias de viajes y empresas que requieren de servicios muy baratos, rápidos, de muy baja calidad o que ellos mismos puedan operar, por lo general podremos identificar estas compañías ya que los equipos que rentan son del tipo casero o son del tipo que se pueden comprar en tiendas de autoservicio.
Etapas Evento
Etapas Proceso Administrativo
0
$ 1 - * + -
-
0
$ -
c# Un plan es un modelo anticipado de la realidad futura , ya sea a corto como a largo plazo. El autor James Stoner expone en su libro Administración Tomo I que los planes se clasifican en dos grandes grupos: los Planes Estratégicos y los Planes Operativos. # $ 2* " aquellos que se aplican a toda la organización, que establecen los objetivos generales de la organización para el largo y mediano plazo y buscan determinar la posición de la organización en términos de su ambiente, por lo que su delimitación es bien general y de un modo simple. Por Planeación estratégica, se entiende: Que es un proceso que los gerentes realizan para sus organizaciones, que tiene un mayor alcance. Es el tipo fundamental de planeación de medios que incluye la identificación y organización de las fuerzas de una organización o institución para posicionarla con éxito en su ambiente. Par el establecimiento de una Administración Estratégica, se requiere del cumplimiento de los siguientes $ : |
1. Establecimiento claro de las metas.
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2. Actividad de la formulación de la estrategia: una estrategia basada en las metas de la organización.
|
3. Implantación de la estrategia.
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4. El control estratégico que proporciona una retroalimentación en cuanto a su progreso.
un
modelo
que
crea
0os $ $ son los planes que especifican, en el corto plazo, la manera en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboración es más específica y detallada (plan de trabajo). 0os planes estratégicos son diseñados por los altos ejecutivos y la administración de mandos medios para lograr las metas generales de la organización, mientras que los planes operacionales indican cómo serán implantados los planes estratégicos mediante
las actividades diarias, proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas.
$ $ 1 - Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas que van completando determinados resultados intermedios hasta conformar el resultado final. Cada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a cabo el proceso de su elaboración, pero también resulta posible identificar algunos pasos comunes que aparecen en cualquier proceso de planificación: |
1. Establecimiento de objetivos y políticas.
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2. Organización del proceso de confección del plan.
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3. Captación, clasificación y selección de informaciones.
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4. Proyección del plan (primer modelo).
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5. Evaluación de la proyección del plan.
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±. Elaboración del plan modelo definitivo.
&$ ( &/ $ En este primer paso se define la dirección hacia la cual debe ir el plan. El Comité Organizador debe cuestionarse ¿qué queremos lograr con la realización de este evento? ¿Por qué se debe realizar? ¿Qué o quién debe destacarse? ¿Cuáles son los temas a tratar? 0a formulación de estos objetivos, implica comprender la misión de la organización y deben estar diseñados en consecuencia de las estrategias deMarketing o Corporativa. Por su parte las políticas establecerán dentro de que marcos el plan va a ser confeccionado, estas se utilizaran como medidas de control de las acciones ejecutadas. Es importante señalar en este primer paso del proceso que existen eventos que se celebran periódicamente y por lo general, cuentan ya con un plan de acción previamente conformado. En estos casos, el comité organizador se encuentra ante una posición de certeza, es decir, conoce bien las posibles desviaciones que puedan ocurrir, lo cual facilita un mejor desenvolvimiento ante la ejecución de las acciones del plan. Esto es una fortaleza que debe ser utilizada en pos de la mejor planificación. A pesar de ello cada edición, puede traer nuevas metas superiores y debe ser asumida como un nuevo evento. Y el primer paso del proceso de planificación seguirá siendo clave para el éxito del mismo. * + -$ 1 -$$ 0a confección del plan ya sea operativo o estratégico, requiere de un cuidadoso trabajo y debe ser adecuadamente planificado, organizado y controlado. Es decir, el proceso de
confección del plan debe ser dirigido igual que se hace una actividad cualquiera o con el sistema organizativo en su conjunto -3 $ 1 - $ - 1( 4 0a confección del plan incluye un proceso complejo de tomas de decisiones que demandan gran cantidad y calidad determinada de información sin la cual el proceso no es posible, al menos eficientemente. 0a información necesaria en relación a un evento puede ser de muy diversos tipos y relacionada a factores de importancia como: |
1. Comportamiento de eventos anteriores.
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2. Tendencias actuales de la realización del mismo.
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3. El Público al que se dirige.
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4. Su espacio físico.
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5. Fechas y duración.
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±. Presupuesto.
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. Recursos humanos.
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8. Apoyos institucionales.
54( ( 4 En el caso de que se realice el plan para un evento efectuado con cierta periodicidad, es recomendable contar con la información necesaria del comportamiento de los anteriormente realizados para, sobre la base de las desviaciones y resultados positivos, confeccionar el nuevo plan 64c $$ $ + -$( (4 Conocer las tendencias actuales de la realización de eventos exitosos tanto en el país como el mundo, que se encuentren dentro de la misma clasificación del que se está planificando, sería provechoso, en aras de que si las condiciones de la organización lo permiten, poder incluir los aspectos positivos que incidan en la eficiencia y eficacia del mismo. 74%&$ " Se deben conocer las características de las personas que participaran en el evento (rangos, estatus , invitados especiales, personalidades, líderes de opinión, jurado, prensa, expositores; participantes extranjeros, participantes nacionales, los patrocinadores, competencia, crítica especializada, etc) esto implica un análisis minucioso de los gastos a sus necesidades, inquietudes e intereses por el evento. 84 1 4 Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por lo que es necesario conocer , las características del lugar y las condiciones materiales en las que se desarrollará el mismo, se debe ser exhaustivos en la búsqueda de sedes o locales que,
ajustándose a nuestro presupuesto, brinden la mayor comodidad y seguridad para que la percepción sobre el encuentro sea la más satisfactoria. 4 -4 0a duración, es algo que también debe conocerse para a través de la planificación garantizar el equilibrio necesario entre la duración y los intereses de los participantes, así como también la eficacia del presupuesto de gastos asignado. 94 El presupuesto constituye la expresión financiera de un plan, mediante esta expresión resulta posible homogeneizar todos los elementos del plan, pues emplea una base de medida común que permite hacer agregados. Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el financiamiento de los gastos según el evento que se está planificando: Gastos de imagen. Gastos de imprenta. Alquiler de locales. Transportación. Personal de apoyo. Medios audiovisuales. Ornamentación, Señalización e Indicadores. Contratación de seguros. Catering: En los gastos personales se tiene en cuenta: Alojamiento.. Obsequios. Y otros que se consideren necesarios. 0a conformación meticulosa de un plan de recursos financieros evitará que el evento se convierta en una catástrofe económica. 0o que no se calcule en el presupuesto quedará fuera del plan de acciones, por lo que se hace Imprescindible considerar cada detalle por ínfimo que parezca. :4 ;( " Es importante conocer como quedaran limitadas las responsabilidades de cada uno de los miembros del comité organizador, para establecerlas dentro del plan así como delimitar los implicados en cada acción. 0a concentración de fuerzas en sólo unos miembros no ayuda a la eficiencia del trabajo. También es necesario dejar definido el personal de apoyo que se contrata para trabajar en el evento. <4 $"
El comité organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de las Organizaciones que apoyan o patrocinan el evento y de la posible proliferación de connotaciones peyorativas que puedan disminuir el prestigio del encuentro. -$$ = (($> Una vez que se tiene la información sobre el comportamiento de estos y otros aspectos que se consideren necesarios, se procede a elaborar la primera versión del plan de acción para cada una de las etapas. Este primer modelo no es el definitivo de la realidad que queremos alcanzar, sino una representación de las primeras consideraciones a las cuales se ha llegado. $ -$ -$$ 4 El primer modelo confeccionado debe someterse al criterio de aquellos que deben participar en su análisis y evaluación y a las autoridades (en este caso, la totalidad del comité Organizador) que deben decidir sobre la continuación del trabajo hacia la confección del plan definitivo $ & -$$ ($1 4 Como resultado de la evaluación del plan, el nivel de dirección que corresponda, determina que se confeccione el plan siguiendo aquella alternativa que es considerada la mejor. En muchos casos este plan definitivo requiere de la elaboración de otros derivados, por ejemplo, a niveles inferiores de dirección o a niveles mayores de detalle, proceso el cual debe iniciarse. 0a aprobación del plan definitivo debe llevarse a cabo mediante un acto formal por la persona autorizada para ello. Debe ser dado a conocer a todos los ejecutores y se procede a iniciar el proceso de su ejecución (durante el evento) y control (después del evento).
$$ - 4 0a planificación de un evento tiene un período de duración en correspondencia a las características del mismo y a la capacidad de organización que tengan sus responsables. Para tener la medida del horizonte del plan ya sea para un período corto o prolongado, así como para establecer una adecuada coordinación de todas las acciones propuestas, es necesario tener en cuenta varios principios: |
El plan no es un objetivo en sí mismo, sino uno de los medios de que dispone la Organización para obtener buenos resultados.
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El plan debe proponer realizaciones concretas, audaces, pero posibles dentro de las políticas establecidas.
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El alcance y nivel de detalle del plan debe estar adaptado al nivel de dirección del objeto de planificación.
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Cuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en los planes, menor el peligro de pérdida que se producirán por hechos inesperados. 0a flexibilidad introducida
implica costos y el plan más inflexible será el menos costoso si los hechos posteriores comprueban que era innecesaria la capacidad para cambiar la decisión. |
Un factor limitante es algo que obstaculiza el logro de un objetivo deseado. Si se reconocen los factores limitantes en una situación dada, se puede estrechar la búsqueda de alternativas a aquellas que superen a esos factores. El principio es el siguiente: "sólo cuando se reconocen y se resuelven aquellos factores que representan un serio obstáculo en nuestro camino hacia la meta, podemos seleccionar el mejor curso alternativo de acción."
0o complejo de la aplicación de este principio es la búsqueda y reconocimiento de ellos factores limitantes, que en ocasiones son obscuros. En la planeación esto se hace interminable debido a la variabilidad de los factores limitantes por el momento dado. 0o que hoy es decisivo, mañana puede entorpecer la planeación o lo que hoy es un factor limitante, mañana puede carecer relativamente de importancia. 0a planificación de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan las políticas, estrategias, objetivos, acciones, recursos, tiempo y en función de ello construir un modelo teórico de lo que se quiere alcanzar con la realización del mismo para un momento posterior, mediato o inmediato. Este modelo es el plan y el resto de las funciones directivas (organización, mando y control) deben ser capaces de convertir esta teoría en realidad concreta, convirtiéndolo en un instrumento que se subordine a los objetivos que se planteen. En la medida en que se logre ese espacio de comunicación entre la organización y los públicos objetivos, que es en esencia la razón de existir del evento como actividad organizacional, este proceso de planificación tendrá validez.