Ultima Accounting Vol 2. No.1. Juni 2010
Liana Rahardja 1
2 Analisis Peranan Manajemen Mutu Terpadu Dalam Meningkatkan Produktivitas PT Mustika Ratu yang Bersertifikat ISO 9002
Ultima Accounting Vol 2. No.1. Juni 2010
ANALISIS PERANAN MANAJEMEN MUTU TERPADU (TQM)
DALAM MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS
PT MUSTIKA RATU YANG BERSERTIFIKAT ISO 9002
Liana Rahardja
Universitas Multimedia Nusantara
[email protected]
ABSTRAK
Dengan semakin meningkatnya daya beli masyarakat Indonesia dan sudah tumbuhnya kesadaran masyarakat dalam perawatan wajah dan tubuh, maka untuk mencapai kepuasan konsumen, perusahaan harus mengeluarkan produk yang bermutu, sehingga disukai oleh konsumen.Dalam menjalankan usahanya perusahaan hendaknya selalu berorientasi pada kepuasan konsumen, perbaikan mutu secara berkesinambungan dan terlibat dalam semua proses. Prinsip ini dikenal dengan nama TQM (Total Quality Management). Dalam penerapan TQM tidak lepas dari standar mutu produk. Mutu produk itu sendiri ada standarisasinya untuk memudahkan kita dalam mengukur mutu dari standar yang berbeda-beda. Salah satu instrument pengukuran standar mutu yang digunakan dalam pabrikasi adalah ISO 9002
Berdasarkan hal tersebut diatas, penulis mengambil sampel salah satu perusahaan terbesar di Indonesia, yaitu PT Mustika Ratu yang sudah menerapkan TQM (Total Quality Management) yang berhubungan dengan ISO 9002, untuk dijadikan studi kasus dalam menilai produktivitas perusahaan dengan menghitung QPR (Quality Product Ratio). Perbedaan dapat dilihat dari sebelum penerapan TQM dan setelah penerapan TQM, dengan indikasi meningkatnya produksi, berkurangnya produk cacat, dan berkurangnya pengerjaan ulang akibat cacat produksi.
Diantara berbagai jenis produk yang dikeluarkan oleh PT Mustika Ratu, saya mengambil sampel produk yang paling banyak, yaitu jamu, dengan tingkat produksi 388.782.000 unit. Hasilnya ternyata setelah penerapan TQM, dapat disimpulkan bahwa QPR sebelum TQM mengalami peningkatan sebesar 1% (1,64%-1,63%), meskipun biaya bahan baku dan pembungkus jamu mengalami kenaikan. Akan tetapi kenaikan biaya tersebut dapat mengurangi produk cacat. Kenaikan produktivitas PT Mustika Ratu merupakan hal yang sangat menggembirakan karena merupakan bukti nyata bahwa departemen produksi telah berhasil meningkatkan produktivitasnya.
Kata kunci: Total Quality Management, The International Organization for Standardization
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Indonesia sebentar lagi akan ikut serta dalam perdagangan bebas AFTA (Asia Free Trade Agreement) pada tahun 2012 yang diharapkan dapat meningkatkan pesaingan di pasar domestik dan internasional.
Jika kita ingin menjadi pemenang dalam persaingan bebas ini, maka kita harus memberikan produk-produk yang bermutu baik, bebas cacat, sesuai dengan selera konsumen, harganya murah, penyerahannya tepat waktu, aman digunakan, bersahabat dengan lingkungan, serta menjunjung tinggi nilai hak azasi manusia. Produk dengan kriteria tersebut diataslah yang dapat menguasai pasar, sedangkan jumlah dan jenis produk semakin bertambah. Dengan demikian konsumen memiliki banyak pilihan untuk memenuhi kebutuhannya dan hal ini akan mendorong para produsen untuk merebut pangsa pasar.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka muncullah filosofi baru yang menghendaki perubahan perilaku pada semua tingkat organisasi dan menaruh perhatian pada pentingnya kepuaan konsumen, yang dikenal dengan Total Quality Management (TQM) yang dalam bahasa Indonesianya diterjemahkan Manajemen Mutu Terpadu. Pada dasarnya, TQM ini merupakan suatu sistem yang mengetengahkan mutu sebagai usaha yang berorientasi pada kepuasan konsumen dengan melibatkan seluruh anggota organisasi.
Untuk memenuhi tuntutan konsumen akan produk yang bermutu, maka disusunlah suatu standar mutu. Setiap produk yang mempunyai standar mutu yang berbeda-beda antara produk yang satu dengan produk lainnya, sedangkan jumlah dan kebutuhan konsumen berbeda-beda, maka standar mutu suatu produk akan banyak sekali. Berdasarkan hal tersebut, penyeragaman mutu sangat diperlukan agar standar mutu yang beraneka-ragam itu menjadi jelas dan dapat diterima oleh semua pihak. ISO 9000 merupakan standar sistem mutu yang diterbitkan pertama kali oleh The Internatonal Organization for Standardization (ISO) di Geneva, Swiss pada tahun 1987.
ISO seri 9000 ini merupakan suatu sistem manajemen mutu dan standar jaminan mutu untuk lingkungan pabrikasi yang memberikan informasi penting yang diperlukan dalam membuat kebijakan manajemen atau jaminan mutu dan diwujudkan ke dalam bentuk tindakan. ISO seri 9000 menampilkan demonstrasi di tingkat pabrikasi yanga menunjukkan bahwa produksinya sesuai dengan spesifkasi yang diminta. Indonesia telah mengadopsi ISO seri 9000 ini menjadi SNI (Standar Nasional Indonesia) seri 19-19000.
Cakupan ISO 9000 dapat berupa pabrik yang memiliki kegiatan perancangan dan pengembangan, produksi, instalasi, dan jasa pelayanan, contohnya pabrik komputer. Selain itu juga dapat berbentuk perusahaan yang terlibat dalam jaminan mutu untuk kesinambungan produksi dan instalasi rancangan produksi, dan dalam kasus yang amat jarang, perusahaan yang bergerak dalam bidang pemeriksaan dan pengujian akhir.
Dalam industri kosmetika di Indonesia, PT Mustika Ratu merupakan salah satu perusahaan terbesar yang telah memiliki sertifikat ISO 9002 yang berhubungan dengan peningkatan produktivitas melalui analisa peranan Total Quality Management.
Oleh karena itulah, penulis tertarik untuk membuat penelitian dengan judul "Analisis Penerapan Manajemen Mutu Terpadu (TQM) dalam Meningkatkan Produktivitas PT Mustika Ratu yang Bersertifikat ISO 9002".
B. Perumusan Masalah
Peningkatan produk yang menyeluruh merupakan hal yang penting dalam perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan di pasar domestik maupun internasional. Ada beberapa faktor yang mendukung peningkatan mutu produk perusahaan tersebut. Salah satunya adalah penerapan Manajemen Mutu Terpadu (TQM) dan ISO seri 9000, yang merupakan sistem manjemen mutu ISO seri 9000 yang telah menetapkan 20 elemen terkait sebagai pendukung peningkatan mutu dan sekaligus sebagai persyaratan bagi perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikat ISO 9000.
Melalui TQM, diharapkan hambatan-hambatan maupun masalah-masalah yang sering terjadi dapat dihilangkan, dengan demikian mutu produk yang diinginkan oleh pihak perusahaan maupun pelanggan dapat ditigkatkan dan dapat meningkatkan produktivitas mutu produk tersebut. Untuk itu dalam penulisan penelitian ini, masalah yang dapat dikemukakan adalah:
Bagaimana penerapan TQM pada PT Mustika Ratu?
Bagaimana penerapan sistem manajemen mutu ISO 9002 PT Mustika Ratu?
Bagaimana peranan TQM dikaitkan dengan proses penerapan dalam upaya untuk meningkatkan produktivitas PT Mustika Ratu?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Berdasarkan dari latar belakang dan perumusan masalah yang telah dirumuskan diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk:
Melihat penerapan TQM pada PT Mustika Ratu.
Melihat penerapan ISO 9000 pada PT Mustika Ratu.
Melihat peranan TQM dan ISO 9000 dalam meningkatkan produktivitas PT Mustika Ratu.
Dari hasil evaluasi dan penelitian yang telah dilakuakan, maka penulis berharap penelitian ini berguna bagi perusahaan dalam hal untuk:
Meningkatkan kinerja, produktivitas dan pendapatan perusahaan.
Membantu untuk mengatasi masalah yang sering terjadi di dalam proses produksi, mutu produk, pelayanan dan sebagainya.
KERANGKA TEORITIS
Tinjauan Pustaka
Tinjauan atas Mutu
Pengertian Mutu
Gregory B. Hutchins dalam buku "Introduction to Quality: Management, Assurance, and Control" (1991:1-2), mengemukakan bahwa mutu adalah:
Conformance to applicable specifications and standards (sesuai dengan syarat dan standar yang dipakai).
Fitness for use (Ketepatan penggunaan).
Satisfaction of customer wants, needs, and expectations at a competitive cost (Kepuasan akan keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan, serta biaya yang dapat bersaing).
Kata mutu memiliki banyak pengertian, akan tetapi pada dasarnya mangacu pada pengertian pokok yaitu: mutu terdiri dari sejumlah keistimewaan atau keunggulan produk yang dapat memenuhi keinginan konsumen, yang pada akhirnya akan dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan atas penggunaan produk yang bersangkutan.
Unsur Mutu Produk
Shigeru Mizuno dalam buku A.V Fingenbaum yang berjudul "Total Quality Control" (1992:59-61), berpendapat bahwa terdapat beberapa unsur penting dalam mengukur sifat mutu suatu produk: (1) Harga yang wajar, (2) Ekonomis, (3) Tahan lama, (4) Aman, (5) Mudah digunakan, (6) Mudah dibuat, (7) Mudah dibuang
Fungsi Mutu
Pada dasarnya ada tiga fungsi utama mutu produk, yaitu:
Pemeriksaan Mutu (Quality Inspection), merupakan tindakan untuk mengetahui apakah produk sesuai dengan yang dimaksud atau tidak.
Pengendalian Mutu (Quality Control), bila suatu produk tidak sesuai dengan persyaratan pada waktu pemeriksaan mutu, maka harus ditindaklanjuti agar dapat sesuai dengan kondisi yang dimaksud.
Pemastian Mutu (Quality Assurance), mutu tidak dijamin melalui pemeriksaan saja, tetapi memerlukan rancangan yang rasional, pelaksanaan operasi, dan prosedur pengendalian mutu yang benar. Mutu dapat dipastikan sedemikian rupa sehingga konsumen yang membeli bebas dari rasa cemas dalam jangka panjang.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Mutu
Menurut A.V. Feigenbaum dalam buku "Total Quality Control" (1991:59-61), mutu produk secara langsung dipenuhi oleh 9 faktor dasar, yang dikenal dengan nama "9 M's"), yang terdiri dari: (1) Market (Pasar), (2) Money (Uang), (3) Manajemen, (4) Manusia, (5) Motivasi, (6) Materi, (7) Mesin, (8) Metode Informasi, (9) Mounting Product Requirements.
Tinjauan atas Total Quality Management
Pengertian TQM
TQM adalah suatu filosofi yang menghendaki perubahan perilaku pada semua tingkat organisasi dengan menaruh perhatian pada pentingnya kepuasan konsumen. Flosofi TQM menekankan pada sumber daya manusia dan hubungan antar manusia yang tidak hanya mengendalikan pemeriksaan kualitas pada akhir proses, tetapi lebih menitikberatkan pada proses pembentukan kualitas itu sendiri dengan cara menghilangkan penyimpangan-penyimpangan yan terjadi selama proses produksi.
W. Edward Deming, seorang pakar mutu Amerika Serikat yang namanya diabadikan dalam Deming Prize, dalam buku John Bank, "The Essence of Total Quality Management" (1992:66-67), melihat mutu dari segi proses pencapaiannya, yaitu sesuai dengan sarannya yang berupa 14 langkah yang harus ditempuh. Jika saran tersebut diikuti, maka sama artiya dengan menerapkan konsep manajemen mutu. Ke-14 saran Deming pada dasarnya adalah sebagai berikut:
Memiliki tujuan yang jelas dan konstan untuk perbaikan mutu produk yang dihasilkan.
Menerima filosofi baru yang tidak mentolelir kesalahan, keterlambatan, cacat produksi.
Tidak mengandalkan pada pemeriksaan masal.
Jangan hanya mengandalkan pada harga produk semata dalam menghargai produk.
Mencari masalah dan solusinya.
Terapkan metode yang tepat dalam pelatihan karyawan.
Mencari cara baru dalam memeriksa pekerja produksi.
Menghilangkan rasa takut pada karyawan, sehingga setiap karyawan dapat bekerja dengan efektif.
Hilangkan penghalang komunikasi antar bagian.
Hilangkan standar kerja yang menerapkan kuota dalam bentuk angka, slogan, tidak ada cacat produksi, dalam mencapai target produksi.
Hilangkan standar kerja yang menerapkan kuota dalam bentuk angka untuk seluruh karyawan.
Hilangkan hambatan antara atasan dengan bawahan dalam bekerja, sehingga tercipta suasana yang harmonis dan bangga dengan produk yang dihasikan.
Lakukan pelatihan dan pendidikan untuk meningkatkan produktifitas kerja karyawan.
Didukung oleh manajemen perusahaan dalam mencapai saran ke-13 diatas.
Berdasarkan alasan tersebut diatas, maka TQM dapat disimpulkan sebagai suatu cara yang digunakan oleh perusahaan untuk memenuhi kepuasan konsumen, dengan mengikutsertakan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, di dalam usaha untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan harapan konsumen, dan dilakukan dengan cara yang berkesinambungan, dan pada akhirnya akan dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Tujuan TQM
Secara singkat pelaksanaan TQM dalam suatu perusahaan adalah bertujuan untuk:
Meningkatkan mutu sumber daya manusia sehingga mampu dan terampil dalam melaksanakan tugasnya dengan baik.
Meningkatkan mutu produk dan pelayanan agar kepuasan pelanggan terpenuhi.
Meningkatkan kerjasama antar karyawan sehingga semangat kerja dapat terpelihara dengan baik.
Meningkatkan produktifitas kerja.
Menurunkan biaya.
Terlaksananya kebijakan dan sasaran perusahaan.
Unsur-unsur TQM
TQM merupakan model perbaikan mutu yang sifatnya terus menerus. Menurut Arthur R. Tenner dan Irving J. De Toro dalam buku "Total Quality Management" (1992:32-33), model TQM dibangun berdasarkan tiga prinsip mutu:
Fokus pada pelanggan
Dalam filosofi TQM, konsumen memegang peranan penting, sehingga segala sesuatunya dimulai dan didasari oleh harapan konsumen. Mutu ditentukan oleh konsumen bukan oleh manajemen perusahaan.
Proses perbaikan
Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan urutan langkah kegiatan terkait dalam menghasilkan suatu produk. Langkah ini sangat penting dilakukan untuk dapat menghasilkan produk yang minim kesalahan serta agar kepuasan konsumen tercapai.
Keterlibatan menyeluruh
Keterlibatan semua bagian perusahaan sangat penting untuk diperhatikan, mulai dari pimpinan perusahaan yang dalam tugasnya untuk mencapai produk yang mempunyai keunggulan kompetitif di pasar yang dimasuki, karyawan yang diberi wewenang untuk memperbaiki output dengan cara kerjasama yang luwes dalam memecahkan masalah, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Peranan pemasok juga harus diperhatikan dalam memasok bahan baku yang berkualitas agar dapat memuaskan pelanggan.
Hal-hal tersebut diatas merupakan faktor kunci untuk memenangkan persaingan, dan dengan TQM akan tercipta produk dengan mutu yang lebih baik, harga yang lebih murah, penyerahan produk yang lebih cepat, dan pelayanan kepada konsumen lebih baik dibandingkan dengan para pesaingnya.
Gugus Kendali Mutu (Quality Circle)
TQM melibatkan seluruh organisasi yang terlibat dalam perusahaan. Oleh sebab itu GKM menjadi penting artinya, karena melalui aktivitas GKM, perusahaan akan mendapatkan karyawan yang benar-benar berani menghadapi persaingan dunia usaha. Definisi GKM menurut Brocka dan Suzanne M. Brocka, dalam bukunya "Quality Management" (1992:227) adalah:
"Quality circles are a small group or team that is composed of employee who meet regularly to identify problems that have to do their own work, and to generate possible solutions to these problems". (Gugus Kendali Mutu adalah sebuah kelompok atau tim kecil yang dibentuk dari berhubungan dengan pekerjaan mereka sandiri, dan untuk menghasilkan pemecahan yang memungkinkan atas masalah itu).
GKM mempunyai tiga tujuan utama yang sangat mendasar, yaitu:
Memberikan sumbangan bagi perbaikan dan perkembangan perusahaan.
Menghormati harkat manusia dalam usaha untuk mengembangkan diri pribadinya, serta menciptakan tempat kerja yang kondusif dan menyenangkan, sehingga setiap karyawan merasa memiliki perusahaan tersebut.
Membuktikan bahwa kemampuan manusia itu tidak terbatas dan menciptakan kemungkinan-kemungkinan yang lebih baik, yang sebelumnya tidak pernah dibayangkan.
Sistem Delapan Langkah Pemecahan Masalah
Kegiatan pengendalian mutu atau peningkatan mutu pada dasarnya menerapkan prinsip Plan-Do-Check-Action atau Siklus PDCA (Deming's Cycle). Sistem ini sering dikenal dengan nama "Delapan Langkah Pemecahan Masalah".
Tabel 1. Delapan Langkah Pemecahan Masalah.
Siklus Pengendalian
Langkah
Plan (Rencana)
Menemukan persoalan
Menemukan sebab persoalan
Temuan sebab-sebab dominan
Merencanakan penanggulangan
Do (Pelaksanaan)
Melaksanakan penanggulangan
Check (Periksa)
Memeriksa Hasil
Action (Tindak Lanjut)
Standarisasi
Rencana berikut
Sumber: Amin Widjaja Tunggal, "Manajemen Mutu Terpadu Suatu Pengantar"
Tinjauan Umum atas ISO 9000
Pengertian ISO 9000
International Organization for Standardization (ISO), yang anggotanya terdiri dari badan standar nasional dari European Community dan European Free Trade Association yang berpusat di Jenewa, Swiss.
ISO pertama kali diterbitkan pada tahun 1987 dan telah mempublikasikan 5 standar internasional mengenai jaminan mutu, yang terdiri atas dokumen terpisah, yaitu: ISO 8402, ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, dan ISO 9003 yang berisi tentang siatem mutu yang digunakan oleh perusahaan.
ISO 9000 dalam kerangka dasarnya adalah sustu sistem manajemen mutu dan standar jaminan mutu untuk lingkungan pabrikasi yang diarahkan pada suatu bentuk mutu yang dapat dipastikan, yang pada akhirnya diaktualisasikan ke dalam bentuk tindakan.
ISO 9000 juga mencakup situasi pabrik yang terlibat dalam kegiatan desain, produksi, instalasi, dan jasa pelayanan, termasuk perusahaan yang telah di desain dan perusahaan yang hanya bergerak di bidang inspeksi akhir produk dan tes.
ISO 9000 merupakan suatu sistem manajemen mutu, bukan standar produk tetap melibatkan standar produk individual maupun kalibrasi dan pengukurannya. ISO 9000 merupakan suatu sistem yang secara keseluruhan bermanfaat untuk kelangsungan seluruh kegiatan, yaitu mulai dari pembelian bahan baku sampai dengan pengiriman akhir barang jadi, yang secara keseluruhan dipadu dalam suatu standar manajemen mutu.
Prinsip dasar dari sistem manajemen mutu ISO 9000 ini adalah: "Tuliskan apa yang dikerjakan, dan kerjakan apa yang dituliskan".
Karakteristik ISO 9000
Brian Rothery, di dalam buku "Analisis ISO 9000" (1995:4), menyatakan karakteristik ISO 9000 yang secara otomatis member pengendalian untuk menjamin mutu produksi adalah:
Pengiriman bahan baku dan produk jadi tepat waktu.
Mengurangi dan meniadakan pemborosan bahan baku.
Meningkatkan efisiensi tenaga kerja.
Mengurang dan menetapkan waktu mati mesin.
Meningkatkan produktivitas.
Struktur Standar ISO 9000
Standar ISO 9000 dalam buku "Total Quality Management" (2007:89), Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana, adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Struktur ISO 9000.
JENIS
NAMA
KETERANGAN
Pedoman
ISO 9000 (1987)
Pedoman untuk pemilihan dan penggunaan standar.
ISO 9000-2 (prospektif)
Pedoman penerapan ISO 9001, ISO 9002, dan ISO 9003
ISO 9000-3 (1991)
Pedoman dalam penerapan ISO 9001 untuk pengembangan, penawaran, dan pemeliharaan perangkat lunak.
ISO 8402 (1986)
Perbendaharaan istilah kualitas
Sistem kualitas (model kontraktual)
ISO 9001 (1987)
Model untuk jaminan kualitas dalam desain/pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan jasa.
ISO 9002 (1987)
Model untuk jaminan kualitas dalam produksi dan instalasi
ISO 9003 (1987)
Model untuk jaminan kualitas dalam inspeksi akhir dan pengujian
Unsur-unsur Manajemen dan Sistem Mutu
ISO 9004 (1987)
Pedoman
ISO 9004-2 (1991)
Bagian 2: Pedoman untuk bidang jasa
Pedoman bagi Sistem Mutu Audit
ISO 10011-1 (1990)
Bagian 1: Auditing
ISO 10011-2 (1991)
Bagian 2: Kriteria kualifikasi bagi audtor sistem mutu
ISO 10011-3 (1991)
Bagian 3: Manajemen program-program audit
Elemen-elemen ISO 9002
Menurut Buntje Habunangin dan Pardamean Ronitua Harahap, dalam buku "111 Hal Penting Tentang ISO 9000" (1995:31-33), Elemen-elemen ISO 9002 adalah:
Management responsibility
Sistem mutu (Quality System)
Kaji ulang kontrak (contract review).
Quality system
Contract Review
Document and data control
Purchasing
Customer supplied product control
Product identification and traceability
Process control
Inspection and testing
Control of inspection, measuring, and test equipment
Inspection and test status
Control of nonconforming product
Preventive and corrective action
Handling, storage, packaging, preservation, and delivery
Control of quality records
Internal quality audits
Training
Servicing
Statistical techniques
Tinjauan Umum atas Produktivitas
Pada dasarnya, pengertian produktivitas secara umum tidak jauh berbeda antara pendapat yang satu dengan pendapat yang lain, akan tetapi produktivitas memiliki banyak aspek, seperti: produktivitas tenaga kerja, produktivitas bahan baku, produktivitas produk, produktivitas fasilitas, produktivitas sumber daya, dan masih banyak lagi. Pada penelitian ini, penulis ingin membatasi aspek produktivitas dengan hanya membahas produktivitas mutu produk.
David J. Sumanth dalam buku "Productivity and Management" (198:38), mengemukakan siklus produktivitas terdiri dari empat tahap, yaitu: pengukuran, evaluasi, perencanaan, dan peningkatan produktivitas, yang dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Tabel 3. Siklus Produktivitas
Pengukuran ProduktivitasPerencanaanProduktivitasEvaluasiProduktivitasPeningkatanProduktivitas
Pengukuran
Produktivitas
Perencanaan
Produktivitas
Evaluasi
Produktivitas
Peningkatan
Produktivitas
Siklus produktivitas merupakan suatu proses yang berkesinambungan. Dengan demikian, program peningkatan produktivitas harus dimulai pertama kali melalui pengukuran produktivitas. Jika telah dilakukan pengukuran, maka selanjutnya produktivitas tersebut dievaluasi agar dapat dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan. Kemudian direncanakan kembali sasaran produktivitas yang hendak dicapai. Demikian seterusnya, siklus tersebut tidak terputus dan semua tahap mempunyai peranan yang sama penting serta membutuhkan perhatian yang serius.
Pengertian Produktivitas
J. Ravianto dalam buku yang berjudul "Produktivitas dan Manusia Indonesia" (1985:3-4), mengungkapkan bahwa sesuai dengan laporan Dewan Produktivitas Nasional 1983, pengertian baku produktivitas adalah sebagai berikut:
a. Produktivitas mengandung pengertian sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa mutu keidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini.
b. Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan.
c. Produksi dan produktivitas merupakan dua pengertian yang berbeda. Peningkatan produksi menunjukkan pertambahan jumlah hasil yang dicapai, sedangkan peningkatan produktivitas mengandung pengertian hasil dan perbaikan cara pencapaian produk tersebut.
d. Peningkatan produktivitas dapat dilihat dalam tiga bentuk:
- Jumlah produktivitas meningkat dengan menggunakan sumber daya yang sama.
- Jumlah produktivitas sama atau meningkat dengan menggunakan sumber daya yang lebih sedikit.
- Jumlah produktivitas yang lebih besar yang diperoleh dengan menggunakan sumber daya yang lebih sedikit.
Menurut James A. F. Stoner dalam bukunya yang berjudul "Management" (1986:281), produktivitas mengandung arti: hubungan antara keluaran berupa barang dan jasa dengan masukan berupa sumber daya manusia maupun bukan manusia yang digunakan dalam proses produksi, hubungan tersebut biasanya dinyatakan dalam bentuk rasio dari keluaran terhadap masukan, semakin tinggi rasio, maka semakin tinggi pula efektivitas.
Pengkuran Produktivitas Mutu
Roberta S. Russel dan Bernard W. Taylor III dalam buku "Production and Operations Management: Focusing on Quality and Competitiveness" (1995:110) mengemukakan cara untuk mengukur pengaruh mutu terhadap tingkat produktivitas yaitu dengan metode yang dikembangkan oleh Adam Hershauer dan Rich. Mereka mengkombinasikan konsep dari hasil indeks mutu (the quality-productivity ratio).
Rasio produktivitas mutu merupakan indeks produktivitas yang mencakup produktivitas dan biaya mutu dengan rumus sebagai berikut:
QPR = Good Quality Products X 100%
(input) (processing cost) + (defective units) (rework cost)
Rasio produktivitas meningkat jika biaya proses atau biaya pengerjaan ulang atau keduanya menurun. Selain itu juga dapat meningkat jika lebih banyak unit barang bermutu yang dapat dihasilkan.
Kerangka Pemikiran
Peningkatan mutu yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya hanya pada produk yang dihasilkan saja, maka produk tersebut dapat dikatakan bermutu, namun bentuk peningkatan mutu seperti ini tidaklah dapat dipertahankan konsistensinya karena suatu produk yang bermutu bukan hanya mempunyai standar yang baik, akan tetapi lebih menekankan pada kepuasan pelanggan.
Ada berbagai alternatif yang dapat digunakan untuk memperbaiki mutu produk yang dihasilkan oleh perusahaan, antara lain Total Quality Management (TQM), Total Quality Control (TQC) serta proses benchmarking.
Pembahasan ini mengangkat TQM sebagai salah satu cara untuk meningkatkan mutu secara keseluruhan, yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang timbul di dalam perusahaan, misalnya mutu produk, biaya mutu, mutu waktu penyerahan produk dan sebagainya agar perusahaan dapat memenangkan persaingan di pasar bebas.
Sedangkan kalau berbicara tentang mutu, sudah pasti mengarah ke standar yang berlaku, yaitu: ISO 9000, yang merupakan standar sistem manajemen mutu yang dapat meningkatkan dan menjaga konsistensi mutu produk melalui standarisasi sistem manajemen mutu terhadap seluruh proses, mulai dari pembelian material sampai dengan pelayanan purna jual produk.
Masalah peningkatan mutu dengan menggunakan kedua alternatif tersebut dianalisa, apa peranan TQM, ISO 9000, dan peranan keduanya dalam menciptakan sinergi sistem manajemen mutu, serta membandingkan antara teori yang ada dengan praktek lapangan, dan kemudian ditelaah apakah peranan TQM dan ISO 9000 dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam upaya untuk meningkatkan serta mempertahankan mutu produk.
Perumusan Hipotesis
Berdasarkan kerangka pemikiran tersebut diatas, penulis merumuskan hipotesis sebagai berikut: penerapan TQM dapat meningkatkan produktivitas PT Mustika Ratu yang berserifikat ISO 9002.
METODOLOGI PENELITIAN
Rancangan Penelitian
Rancangan penelitian yang dilakukan adalah dengan melakukan pendekatan studi kasus, yaitu dengan melakukan pembahasan atau permasalahan yang dihadapi oleh PT Mustika Ratu dalam melakukan penerapan TQM.
Alasan menggunakan pendekatan ini adalah permasalahan yang diteliti adalah kondisi yang terjadi di perusahaan, sehingga berguna bagi penulis untuk melihat secara langsung bagaimana penerapan teori-teori yang ada di dalam kondisi nyata.
Variabel dan Pengukurannya
Variabel independen, yaitu variable yang tidak dapat dipengaruhi oleh variabel lainnya, dalam hal ini adalah TQM yang dapat diukur melalui: customer focus, process improvement dan total involvement. Sedangkan variable dependennya adalah produktivitas yang dapat diukur melalui: Quality Prouctivity Ratio (QPR).
Definisi Operasional Varibel
Total Quality Management (TQM)
Adalah suatu filosofi yang berisi suatu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen untuk melakukan suatu perbaikan secara berkesinambungan dengan menitikberatkan pada kepentingan konsumen, peningkatan proses dan keterlibatan seluruh tingkatan manajemen di dalam organisasi.
Produktivitas
Merupakan ukuran efektifitas perusahaan dalam mengubah masukan menjadi keluaran. Indikator:
Mutu
Adalah gambaran dan karakteistik yang menyeluruh dari barang dan jasa yang menunjukkan kemampuanna dalam memuaskan kebutuhan pelanggan, hal ini mengacu kepada kepuasan pelanggan.
ISO 9000
Merupakan suatu sistem mutu yang dirancang dan spesifikasi produknya telah ditetapkan terlebih dahulu sehingga sistem tersebut lebih fokus kepada kemampuan produksi dan instalasi.
Rasio Produktivitas Mutu
Merupakan indeks produktivitas yang di dalamnya mencakup biaya mutu dan produktivitas hasil produk itu sendiri.
Biaya Proses
Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam memproses suatu produk.
Biaya Pengerjaan Ulang
Biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki kerusakan agar dapat digunakan kembali.
Realisasi Produksi
Penilaian perusahaan terhadap produktivitas produk yang dihasilkan perusahaan yang mencakup produksi nyata dan rencana produksi.
Quality Assurance
Bagian atau depertemen perusahaan yang bertanggung jawab terhadap mutu produk yang dihasilkan.
Teknik Pengumpulan Data
Penelitian dilakukan dengan menggunakan teknik pengumpulan data berupa:
Wawancara langsung
Penlitian lapangan
Studi kepustakaan
Data yang diperoleh penulis adalah:
Data primer
Data ini berupa data-data tentang biaya produksi, jumlah total produk yang dihasilkan, jumlah produk cacat dan biaya pengerjaan ulang.
Data sekunder
Data berupa penerapan TQM, dokumentasi ISO 9002, sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta data yang diperoleh penulis dari buku-buku, literature, maupun dari hasil penelitian yang dilakukan.
Metode Analisa
Metode analisa data yang digunakan penulis adalah:
Metode kualitatif
Menganalisa data non parametrik, misalnya penerapan TQM, ISO 9002, manajemen perusahaan serta struktur organisasi.
Metode kuantitatif
Mengnalisa data parametrik, misalnya menghitung tingkat biaya produksi per unit, dan menghitung QPR.
ANALISA DAN PEMBAHASAN
Analisa dan Pembahasan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9002 PT Mustika Ratu
Sejak diresmikan pada tahun 1981, perusahaan menerapkans sistem Management by Objective (MBO), dan mulai pada tanggal 10 Oktober 1995, PT Mustika Ratu menggunakan sistem TQM yang dirasakan lebih tepat dalam menangani seluruh kegiatan perusahaan, yang tidak terlepas dari ISO 9002.
Penerapan elemen-elemen ISO 9002 dimulai pada tanggal 10 Oktober 1995 di setiap departemen dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 4. Elemen ISO 9002
No
Departemen
Elemen ISO 9002
1
Quality Control/Quality Assurance Department
1, 2, 4, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 16, 17, 19
2
Production Departement
1, 2, 3, 5, 7, 8, 9, 12, 13, 15, 16, 17, 19
3
Plant Engineering and Maintenance Department
1, 2, 5, 8, 10, 15, 16, 17, 19
4
Personel Department
1, 2, 5, 5, 16, 17
5
Warehouse
1, 2, 5, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 17
6
Production, Planning, Inventory Control Department
1, 2, 3, 5, 15, 16, 17
7
Research and Development Department
1, 2, 5, 10, 12, 15, 16, 17
8
Purchasing Department
1, 2, 5, 10, 12, 15, 16, 17
9
Export Department
1, 2, 3, 5, 6, 15, 16, 17
10
Sales and Distribution Department (included expedition)
1, 2, 3, 5, 12, 15, 16, 17
Analisa Penerapan TQM pada PT Mustika Ratu
Pihak manajemen PT Mustika Ratu telah menerapkan prinsip TQM, yang pada dasarnya adalah untuk meningkatkan mutu produk agar para konsumen merasa puas dengan produk yang mereka beli. Berpatokan pada hal inilah, PT Mustika Ratu selalu berusaha untuk meningkatkan mutu produk, melakukan inovasi-inovasi, melakukan penelitian-penelitian tentang keinginan konsumen dan hal-hal lain yang turut mendukung terciptanya kepuasan pelanggan.
PT Mustika Ratu menerapkan tiga prinsip dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan, yaitu:
Fokus utama ada pelanggan (customer focus)
Konsumen merupakan pihak yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu produk yang dijual di pasar bebas. Dengan banyaknya produsen-produsen yang bergerak di bidang kosmetik dan jamu tradisional, maka konsumen memiliki banyak sekali pilihan dan sudah tentu pilihan konsumen jatuh kepada produk yang bermutu tinggi, harganya bersaing, kemasannya menarik, dan faktor-faktor pendukung lainnya.
Dengan dasar itulah PT Mustika Ratu melakuan penelitian-penelitian terhadap keinginan konsumen dengan cara melalui kuesioner-kuesioner, konsultasi melalui beauty advisor (mempromosikan dan menjual produk), serta menilai keluhan-keluhan pelanggan yang masuk.
Untuk meningkatkan pelayanan kepada para konsumen, maka perusahaan melaksanakan pelatihan khusus bagi para beauty advisor maupun beauty consultant yang diselengarakan setiap bulannya, yang berupa:
Kemampuan berkomunikasi dengan konsumen.
Cara menata rias dan perawatan wajah serta tubuh.
Bersikap ramah dan sopan dalam berpakaian dan melaysni pelanggan.
Dalam pertemuan tersebut, mereka melaporkan hasil kerja mereka selama satu bulan, selain itu juga diberikan tambahan pengetahuan yang bermanfaat, serta dibahas mengenai kesulitan-kesulitan yang mereke temui dalam menghadapi para konsumen dan diberikan solusinya.
Jadi PT Mustika Ratu telah melakanakan program-progam yang mndukung tercapainya kepuasan konsumen dengan tepat dan terus menerus.
Proses perbaikan dan peningkatan produksi (process improvement).
Prinsip TQM yang berkaitan dengan proses produksi berorientasi pada pencegahan agar proses dapat berlangsung tanpa hambatan dapat menghasilkan produk sesuai dengan yang diharapkan.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka PT Mustika Ratu selalu melakukan perubahan-perubahan maupun modifikasi-modifikasi yanga dianggap dapat mendukung peningkatan mutu produk. Manajemen PT Mustika Ratu menetapkan beberapoa syarat untuk mendukung hal tersebut diatas, yaitu:
Dokumentasikan hasil kegiatan
Meningkatkan pelatihan dan pendidikan kepada setiap karyawan.
Menetapkan suatu ukuran kinerja bagi perusahaan yang berfungsi untuk memonitor kinerja proses dan setiap karyawan harus mengerti hal ini dengan baik.
Untuk meningkatkan dan memperbaiki proses tesebut, ada enam langkah yang diterapkan oleh PT Mustika Ratu, yaitu:
Mendefinisikan masalah
Contoh: tingginya tingkat produk cacat dalam produksi.
Mendefinisikan dan mendokumentasikan proses.
Untuk menentukan penyeab masalah tersebut, departemen produksi PT Mustika Ratu mengklasifikasikan beberapa faktor penyebabnya, yang dapat diketahui dari pertemuan antara plant manager dengan kepala departemen, yang saling memberikan informasi tentang maslah yang terjadi. Setelah dicari solusinya maka proses produksi dapat berjalan kembali.
Mengukur hasil kerja.
Hasil outut perusahaan di evaluasi kembali apakah jumlah produk cacat sudah menurun atau belum. Kalau belum, maka proses awal diulang kembali.
Memahai latar belakang dari penyimpangan yang ada.
Penyebab masalah yang timbul kemudian dipelajari aga masalah tersebut tidak terjadi lagi di kemudian hari.
Membuat ide-ide baru.
Akan lebih baik lagi, dengan berawal dari permasalahan tersebut, dapat ditemukan inovasi baru yang dapat menurunkan tingginya tingkat produk cacat.
Menerapkan dan membuat pemecahan terhadap masalah yang timbul.
Pemecahan masalah harus cepat ditemukan dan segera diterapkan dengan tujuan agar masalah tidak berlarut-larut dan dapat mengganggu kinerja perusahaan.
Keterlibatan seluruh karyawan dalam usaha untuk meningkatkan mutu produk (total involvement).
Dalam menerapkan prinsip ini, pihak manajemen perusaaan menerapkan suatu komitmen bersama agar seluruh kayawan ikut merasa terlibat dalam kegiatann perusahaan. Para karyawan PT Mustika Ratu diberika kebebasan untuk mnerima suatu tantangan untuk mengerjakan sesuatu dengan baik, memecahkan masalah yang dihadapi, mengajukan usul serta memberikan saran-saran yang berguna bagi perusahaan. Dengan demikian, para karyawan mempunyai rasa percaya diri dan saling memiliki. Hal ini dapat dilihat pada departemen produksi dalam mengatasi masalah ketidaksesuaian mutu produk dengan melaksanakan Gugus Kendal Mutu (GKM).
Analisa Keberhasilan Penerapan TQM PT Mustika Ratu
Keberhasilan PT Mustika Ratu dalam penerapan TQM yang tidak terlepas dari ISO 9002 dapat dilihat sebagai berikut:
PT Mustika Ratu mengalami peningkatan terutama di dalam hal mutu produk, hal ini dapat dilihat pada meningkatnya tingkat kenaikan produksi dan menurunnya persentase produk cacat yang dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 5. Produksi dan produksi cacat PT Mustika Ratu
1995
2007
(sebelum TQM)
(sesudah TQM)
Jenis Produk
Produksi (unit)
Cacat
Produksi (unit)
Cacat
Perawatan wajah
12,220,500
0,10
14,551,800
0,02
Tata rias dasar
9,341,800
0.30
11,117,800
0,05
Tata Rias dekoratif
2,139,700
0.30
3,170,700
0,06
Perawatan tubuh
6,316,900
0.05
8,099,500
0,008
Perawatan rambut
2,452,000
0.04
3,266,300
0,01
Jamu
388,762,000
0.04
524,828,500
0,06
Minuman segar
200,000
0.02
285,300
0,008
421,432,900
565,319,900
Untuk menghitung tingkat kenaikan total produksi setelah penerapan TQM dapat dilakukan dengan cara membagi peningkatan produksi (unit) dengan total produksi pada tahun 1995 (sebelum penerapan TQM) dan dikalikan dengan 100%. Hasilnya dapat dilhat dalam tabel berikut:
Tabel 6. Peningkatan produksi setelah penerapan TQM
1995
2007
(sebelum TQM)
(sesudah TQM)
Peningkatan produksi
Jenis Produk
Produksi (unit)
Produksi (unit)
(unit)
(%)
Perawatan wajah
12,220,500
14,551,800
2,331,300
19.08
Tata rias dasar
9,341,800
11,117,800
1,776,000
19.01
Tata Rias dekoratif
2,139,700
3,170,700
1,031,000
48.18
Perawatan tubuh
6,316,900
8,099,500
1,782,600
28.22
Perawatan rambut
2,452,000
3,266,300
814,300
33.21
Jamu
388,762,000
524,828,500
136,066,500
35.00
Minuman segar
200,000
285,300
85,300
42.65
421,432,900
565,319,900
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwan tingkat kenaikan produksi PT Mustika Ratu mningkat dengan tajam mulai 19,01% sampai dengan 48,18% bahkan pada produk tata rias dekoratif, produksinya naik sebesar 48,18% dibandingkan dengan sebelum penerapan TQM. Keberhasilan ini merupakan suatu hal yang sangat baik. Sedangkan untuk menghitung tingkat penurunan produk cacat dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 7. Penurunan produk cacat setelah penarapan TQM
1995
2007
(sebelum TQM)
(sesudah TQM)
Penurunan produk cacat
Jenis Produk
Produksi (unit)
Produksi (unit)
(unit)
(%)
Perawatan wajah
1,222,050
291,036
931,014
76.18
Tata rias dasar
2,802,540
555,890
2,246,650
80.16
Tata Rias dekoratif
641,910
190,242
451,668
70.36
Perawatan tubuh
315,845
64,796
251,049
79.48
Perawatan rambut
98,080
32,663
65,417
66.70
Jamu
15,550,480
3,148,971
12,401,509
79.75
Minuman segar
4,000
2,282
1,718
42.94
20,634,905
4,285,880
Berdasarkan tabel diatas dapat terlihat bahwa ada penurunan tingkat kecacatan produk yang tajam antara sebelum penerapan TQM dengan sesudah penerapan TQM. Kenaikan yang berkisar antara 42,94% sampai dengan 80,16%, sangat mengembirakan. Penurunan tingkat kecacatan produk disebabkan adanya penerapan elemen-elemen ISO 9002 dengan baik, peningkatan sumber daya manusia khususnya pada tenaga ahli dalam bidang kosmetik dan jamu tradisonal. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya jumlah produk yang baik, sehingga volume penjualan akan meningkat dan laba perusahaan juga ikut meningkat.
Melalui penerapan TQM, maka mutu prodk yang dihasilkan akan selalu terjaga pada suatu standar tertentu. Hal ini dapat dilihat pada pengawasan mutu yang baik dalam pengendalian mutu yang dilaksanakan secara berkala. Dengan adanya dokumentasi di setiap kegiatan perusahaan, maka dapat dilakukan pengawasan, dan jika terjadi kesalahan akan dengan cepat diatasi agar tidak menganggu proses produksi.
Pihak manajemen PT Mustika Ratu melihat bahwa dengan penerapan TQM ini, biaya produksi dapat ditekan. Hal ini terbukti dengan berkurangnya produk cacat, sehingga biaya pengerjaan ulang semakin berkurang.
Secara tidak langsung, amnfaat penerapan TQM ini adalah meningkatnya motivasi karyawan PT Mustika Ratu. Hal ini disebabkan karena para karyawan dilibatkan secara langsung dalam pengambilan keputusan untuk kemajuan perusahaan. Dengan terciptanya suasana kerja yang baik, maka kinerja peusahaan akan berjalan dengan baik pula.
Analisa Hambatan Penerapan TQM pada PT Mustika Ratu
PT Mustika Ratu menyadari bahwa penerapan TQM dan ISO 9002 bukan merupakan suatu hal yang muah untuk dilaksanakan, hal ini membutuhkan dukungan dari semua pihak yang terkait agar dapat mengatasi segala hambatan yang muncul. Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan penulis, menemukan beberapa kelemahan atau hambatan yang ada dalam penerapan TQM, yaitu:
Adanya masalah dokumentasi pada setiap pekerjaan cukup membebani para karyawan, karena adanya jadwal audit internal yang dilaksanakan setiap 2 kali dalam satu bulan, serta jadwal audit eksternal yang dilaksanakan setiap bulan. Oleh sebab itu karyawan merasa pekerjaan lainnya terbengkalai. Selain itu juga muncul masalah dalam ketepatan penyampaian dokumen antara depertemen-departemen yang terkait agaknya kurang mendapatkan perhatian, sehingga sering menimbulkan kesalahpahaman yang tidak perlu.
Biaya penerapan TQM yang sangat besar juga dirasakan oleh pihak manajemen PT Mustika Ratu. Adapun biaya yang besar itu disebabkan karena adanya pelatihan-pelatihan bagi para manajer dan terutama untuk merubah sistem manajemen PT Mustika Ratu. Di sisi lain biaya yang besar tadi akan diimbangi oleh peningkatan produktivitas, penurunan produk cacat, dan berpeluang untuk meraih konsumen yang lebih banyak sehingga dapat mendukung peningkatan penjualan produk PT Mustika Ratu karena mutunya selalu terjaga dengan baik.
Masalah program-program pelatihan penerapan TQM serta ISO 9002 yang hanya diberikan kepada para manajer level menengah dan keatas. Dengan pertimbangan atas mahalnya biaya program-program pelatihan jika seluruh karyawan diikutsertakan.
Analisa Tingkat Produktivitas Mutu PT Mustika Ratu
Dalam rangka untuk menilai tingkat produktivitas mutu PT Mustika Ratu sebelum dan sesudah penerapan TQM dan ISO 9002, maka dapat dihitung dengan menggunakan rumus QPR (Quality Product Ratio). Berdasarkan tabel peningkatan produk setelah penerapan TQM diatas, terlihat bahwa perusahaan telah mengalami perbaikan dengan turunnya produk cacat . Diantara seluruh jenis produk, jamulah yang paling besar produksinya sehingga dianggap sampel yang paling mewakili. Pada tahun 1995 (sebelum penerapan TQM), jumlah produksinya adalah sebanyak 388.762.000 unit dengan tingkat cacat 0,04, sedangkan pada tahun 2007 (sesudah penerapan TQM), meskipun produk jamu mengalami kenaikan produksi, namun tingkat cacat produksi menurun menjadi 0,06.
Besarnya biaya produksi jamu/unit dapat dihitung berdasarkan data biaya pembuatan jamu dan pembungkusnya per 1.000 bungkus, datanya adalah sebagai berikut:
Tabel 8. Biaya Bahan Baku Jamu per 1.000 bungkus
Sebelum TQM
Sesudah TQM
Bahan Baku
Jumlah (kg)
Harga/kg (Rp)
Total (Rp)
Harga/kg (Rp)
Total (Rp)
Temulawak
0.63
1,800
1,134.00
1,850
1,165.50
Kencur
0.63
1,700
1,071.00
1,725
1,086.75
Adas
0.32
2,950
929.25
3,000
945.00
Pulosari
0.42
3,050
1,281.00
3,100
1,302.00
Bangle
0.42
2,400
1,008.00
2,500
1,050.00
Kayu Legi
0.42
3,950
1,659.00
4,000
1,680.00
Kunir
0.63
1,900
1,197.00
2,000
1,260.00
Kedawung
0.42
5,550
2,331.00
5,600
2,352.00
Mesoyi
0.32
8,150
2,567.25
8,200
2,583.00
Jati Belanda
0.70
1,600
1,120.00
1,650
1,155.00
Majakan
0.35
11,850
4,147.50
11,900
4,165.00
Tempuyung
1.05
7,500
7,875.00
7,600
7,980.00
Temukunci
0.70
1,850
1,295.00
1,900
1,330.00
TOTAL
27,615.00
28,054.25
Tabel 9. Biaya bahan pembungkus jamu per 1.000 bungkus
Sebelum TQM
Sesudah TQM
Bahan Baku
Jumlah (unit)
Harga (Rp)
Total (Rp)
Harga (Rp)
Total (Rp)
Kertas
1,000
25
25,000.00
25
25,000.00
Plastik (meter)
1.20
3,000
3,600.00
3,050
3,660.00
Kardus
2.00
300
600.00
325
650.00
Plakban(meter)
0.03
2,000
60.00
2,025
60.75
Cap Periksa
8.00
3
24.00
4
32.00
Tinta
1.00
1,000
1,000.00
1,100
1,100.00
Stiker
50.00
35
1,750.00
TOTAL
30,284.00
32,252.75
Dari tabel diatas, dapat diketahui biaya produksi jamu/unit adalah:
Sebelum TQM:
Rp 27.615 + Rp 30.284 = Rp 57.899 /1.000 unit = Rp 57,899 / unit.
Sesudah TQM:
Rp 28.054,25 + Rp 32.252,75 = Rp 60.307/1.000 unit = Rp 60,307/unit.
Selanjutnya data biaya pengerjaan ulang sebelum TQM adalah Rp 25,20/unit, sedangkan sesudah TQM Rp 25,70/unit. Untuk memudahkan perhitungan QPR, maka ringkasan datanya adalah:
(sebelum TQM)
(sesudah TQM)
Produksi (unit)
Produksi (unit)
Total
388,762,000
524,828,500
Cacat
15,550,480
3,148,971
Produk Baik
373,211,520
521,679,529
Biaya Produk
57,899
60,307
Biaya Pengerjaan ulang
25.20
25.70
QPR dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut:
QPR = Good Quality units
(Input) (Processing Cost) + (Defective Unit) (Rework Costs)
Sebelum penerapan TQM:
QPR
=
373.211.520
X 100%
(388.762.000 unit) (Rp 57.899) + (15.550.480) (25.50)
=
373.211.520
Rp 22.900.803.136 / unit
=
1.63%
Sesudah penerapan TQM:
QPR
=
521.679.529
X 100%
(524.828.500 unit) (Rp 60.555) + (3.148.971) (25.70)
=
521.679.529
Rp 31.861.918.374,70 / unit
=
1.64%
Dapat disimpulkan bahwa QPR sebelum TQM mengalami peningkatan sebesar 1% (1,64%-1,63%), meskipun biaya bahan baku dan pembungkus jamu mengalami kanaikan. Akan tetapi kenaikan biaya tersebut dapat mengurangi produk cacat.
Kenaikan produktivitas PT Mustika Ratu merupakan hal yang sangat menggembirakan karena merupakan bukti nyata bahwa departemen produksi telah berhasil meningkatkan produktivitasnya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya, maka kesimpulan dengan adanya penerapan TQM yang berkaitan dengan ISO 9002 adalah:
PT Mustika Ratu mengalami peningkatan mutu produk berdasarkan peningkatan produksi dan penurunan produk cacat.
Melalui penerapan mutu TQM, maka mutu produk akan selalu terjaga pada suatu standar tertentu. Hal ini dapat dilihat dengan adanya sistem pengawasan mutu yang baik. Dengan adanya dokumentasian setiap kegiatan, maka tingkat kesalahan dapat diperkecil. Jika terjadi kesalahan, maka dapat segera diatasi sehingga tidak mengganggu proses produksi.
Dengan penerapan TQM ini dapat menekan biaya produksi dengan berkurangnya produk cacat sehingga biaya pengerjaan ulang dapat ditekan.
Manfaat tidak langsung adalah dapat meningkatkan motivasi karyawan PT Mustika Ratu. Hal inidisebabkan karena para karyawan dilibatkan secara langsung dalam pegambilan keputusan untuk kemajuan perusahaan. Dengan terciptanya suasana kerja yang baik, maka kinerja perusahaan akan berjalan dengan baik pula.
Sedangkan PT Mustika Ratu dalam penerapan TQM yang tidak terlepas dari ISO 9002 juga mengalami hambatan-hambatan yang harus segera diatasi. Hambatan-hambatan tersebut adalah:
Adanya masalah dokumentasi pada setiap pekerjaan cukup membebani para karyawan, karena adanya jadwal audit internal yang dilaksanakan setiap 2 kali dalam satu bulan, serta jadwal audit eksternal yang dilaksanakan setiap bulan. Oleh sebab itu karyawan merasa pekerjaan lainnya terbengkalai. Selain itu juga muncul masalah dalam ketepatan penyampaian dokumen antara depertemen-departemen yang terkait agaknya kurang mendapatkan perhatian, sehingga sering menimbulkan kesalahpahaman yang tidak perlu.
Biaya penerapan TQM yang sangat besar juga dirasakan oleh pihak manajemen PT Mustika Ratu. Adapun biaya yang besar itu disebabkan karena adanya pelatihan-pelatihan bagi para manajer dan terutama untuk merubah sistem manajemen PT Mustika Ratu. Di sisi lain biaya yang besar tadi akan diimbangi oleh peningkatan produktivitas, penurunan produk cacat, dan berpeluang untuk meraih konsumen yang lebih banyak sehingga dapat mendukung peningkatan penjualan produk PT Mustika Ratu karena mutunya selalu terjaga dengan baik.
Masalah program-program pelatihan penerapan TQM serta ISO 9002 yang hanya diberikan kepada para manajer level menengah dan keatas. Dengan pertimbangan atas mahalnya biaya program-program pelatihan jika seluruh karyawan diikutsertakan.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan, penulis menyampaikan saran-saran, yang hendaknya tidak dianggap sebagai sesuatu hal yang negatf, akan tetapi hendaknya dapat diterima sebagai sesuatu hal yang membangun, demi kepentingan perusahaan sendiri maupun kepentingan konsumen. Adapun saran yang akan diungkapkan adalah sebagai berikut:
Dalam penerapan TQM yang berhubungan dengan ISO 9002, masalah dokumentasi agaknya cukup menjadi masalah, dengan adanya keharusan setiap kegiata perusahaan didokumentasikan, dan sedikitnya waktu untuk melakukan hal tersebut. Agar masalah ini dapat diatasi, maka diperlukan keterbukaan dan kerjasama yang solid antar departemen, dengan tujuan agar kegiatan pendokumentasian dapat dilakukan bersama-sama dengan membagi tugas, sehingga menghemat waktu serta dapat menciptakan sinergi perusahaan yang efisien dan kokoh.
Meskipun biaya penerapan TQM yang besar dikeluhkan oleh pihak manajemen PT Mustika Ratu, akan tetapi biaya awal yang besar tersebut hendaknya dilihat sebagai awal dari perbaikan kinerja perusahaan, yang sudah tentu akan diimbangi dengan peningkatan produktivitas, penurunan jumlah produk cacat, berpeluang untuk meraih konsumen yang lebih banyak sehingga kinerja perusahaan meningkat.
Program-program pelatihan kerja akan lebih baik jika diikuti oleh seluruh karyawan, baik tingkat alas maupun bawah, dengan tujuan agar karyawan semakin terampil dan semakin baik dalam kualitas kerja yang berujung pada peningkatan mutu produk. Jika biayanya terlalu besar, maka perusahaan dapat membuat pelatihan internal dengan instruktur yang berasal dari karyawan yang telah mengikuti pelatihan tersebut sebelumnya.
Dengan prestasi yang sudah dicapai oleh perusahaan, bukanlah merupakan suatu alas an untuk tidak terus melakukan perbaikan pada setiap aspek yang berpengaruh pada keberhasilan karyawan. Prestasi hari esok harus lebih baik dari hari sekarang.
REFERENSI
Bank John, The Essence of Total Quality Management. United Kingdom: Prentice Hall International, LTD., 1992
Brocka, Bruce dan Suzanne M. Brocka, Quality Management. USA: Irwin Inc., 1992
Chatab, Nevizond, Panduan Penerapan dan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9000. Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2007
Creeh, Bill, Lima Pilar Manajemen Mutu Terpadu. Jakarta: PT Binarupa Aksara, 2007
Feigenbaum, A.V, Total Quality Control. New York: Mc Graw-Hill Inc., 1991
Goetsch, David L dan Stanley Davis, Introduction to Total Quality: Quality, Productivity, and Competitiveness. New Jersey: Prentice Hall International Inc., 1995
Harbunangin, Buntje dan Pardamean Ronitua Harapan, 111 Hal Penting Tentang ISO 9000. Jakarta: PT Iron Damwim Sentosa, 1995
Hutchins, Gregory B, Introduction to Quality: Management, Assurance and Control. New York: Maxwell Macmillan, 1991.
Juran, J. M. Juran on Quality by Design: The New Steps for Planning Quality into Goods and Services. New York: The Free Press, 1992
Mutis, Thoby dan Vincent Gasperz, Nuansa Menuju Perbaikan Kualitas dan Produktivitas. Jakarta: Universitas Trisakti, 1994
Pegels, C. Carl, Total Quality Management: A Survey of Its Important Aspects. New York: Boyd and Fraser Publishing Company, 1995
Ravianto, J, Produktivitas dan Manusia Indonesia: Kumpulan Kertas Kerja. Jakarta: Lembaga Sarana Informasi Usaha dan Produktivitas, 1985
Rothery, Brian, Analisis ISO 9000. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo, 1995
Russel, Roberta S. dan Bernard W Taylor III, Production and Operation Management: Focusing on Quality and Competitiveness. New Jersey: Prentice Hall Inc., 1995
Soin, Sarv Singh, Total Quality Control Essentials. Singapore McGraw-Hill Book, 1993
Stoner, James A. F., Management New Jersey: Prentice Hall Inc., 1982
Sumanth, David J, Productivity Engineering and Management. Singapore: McGraw-Hill Book Company, 1985
Tenner, Arthur R. dan Irving J. de Toro, Total Quality Management: Three Steps to Continuous Improvement. New York: Addison-Wesley Publishing Co., 1992
Tjiptono, Fandy dan Anastasia Diana, Total Quality Management. Jogjakarta: Andi Offset, 2007
Tunggal, Amin W, Manajemen Mutu Terpadu: Suatu Pengantar. Jakarta: PT Rineka Cipta, 1993
