INDICE
INDICE........................................................................................................................................2 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................2 MATRIZ......................................................................................................................................4 CASA MATRIZ...........................................................................................................................4 SUBSIDIARIA............................................................................................................................5 RAZONES PARA LA EXISTENCIA DE SUBSIDIARIAS..................................................5 CLASES DE AGRUPACIONES DE EMPRESAS....................................................................5 Concentración horizontal:........................................................................................................6 Concentración vertical:............................................................................................................6 CONSOLIDACIÓN.....................................................................................................................6 INTERES MINORITARIO.........................................................................................................6 INTERES MAYORITARIO........................................................................................................7 METODOS PARA CONTABILIZAR LA INVERSIÓN DE LAS SUBSIDIARIAS................7 Forma De Contabilización Por El Método De Participación...............................................7 Contabilización Por El Método Del Costo...........................................................................9 COMPRA DE ACCIONES POR EL VALOR EN LIBROS....................................................10 COMPRA DE ACCIONES POR ENCIMA DEL VALOR EN LIBROS.................................10 COMPRA DE ACCIONES POR ENCIMA DEL VALOR EN LIBROS.................................12 ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS......................................................................15 POLITICAS DE CONSOLIDACIÓN.......................................................................................16 PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR ESTADOS FINANCIEROS........17 CONSOLIDADOS....................................................................................................................17 AGENCIA..................................................................................................................................18 Función: ................................................................................................................................19 CONTABILIDAD DE LAS AGENCIAS.............................................................................19 CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE......................................19 CUENTAS UTILIZADAS PARA EL CONTROL DE AGENCIAS...................................20 SUCURSALES..........................................................................................................................20 CARACTERÍSTICAS PARA LA APERTURA DE UNA SUCURSAL.............................21 ASPECTOS FINANCIEROS................................................................................................21
DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSAL...........................................................23 OPERACIONES DE LAS SUCURSALES...........................................................................25 CUENTAS DE LAS SUCURSALES....................................................................................25 METODOS DE CONTABILIZACION CASA MATRIZ........................................................26 BORRADORES COMBINADOS.............................................................................................27 CONCLUSIÓN..........................................................................................................................28 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.......................................................................................30
INTRODUCCIÓN En el contexto social de la empresa la pertenencia de los activos, la responsabilidad de los pasivos y la posesión del patrimonio pueden variar constantemente según la aportación de capital que tengan los inversionistas sobre ésta, las decisiones que se toman sobre la actividad económica de la organización depende de la composición del paquete accionario mayoritario, es por ello que surge la figura de matriz y subsidiaria como una relación empresarial fundamentada en una consolidación de actividades financieras. Una empresa se considera matriz de otra cuando esta ejerce el control económico, financiero y administrativo sobre ella directa o indirectamente, por ende la subordinada es aquélla que carece de autonomía por el hecho de ser dominada por una matriz. Cuando se crean vínculos económicos, financieros y administrativos entre dos entidades
jurídicamente
independientes,
donde
presenta
una
relación
de
subordinación, se deben preparar una serie de informes que integren los estados financieros, consolidando los de una empresa con la otra. Los estados financieros consolidados presentan los activos, pasivos, patrimonio, ingreso y gastos de una sociedad matriz y sus subordinadas como si fuera un solo ente contable. Por otro lado muchas empresas con el propósito de aumentar el volumen de sus ventas en un área geográfica determinada y mantener un contacto más estrecho con los clientes, operan por medio de Agencias o Sucursales; las cuales no son más que tiendas o extensiones de la empresa ubicadas en lugares estratégicos de venta. Cuando una empresa crea una agencia o sucursal por necesitar expandir sus operaciones, pasa a ser la Casa Central, es decir, la dueña de todas las agencias y sucursales que funde en donde éstas son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central; pero aparte de 2
esta característica común, ellas entre sí difieren muchísimo en cuanto a organización, administración y control. Es evidente que una agencia ejerce las mismas funciones, poco más o menos, que un viajante en tanto que la sucursal desempeña la mayor parte de las funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y el control de la casa central.
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MATRIZ Es la empresa dueña de otra u otras empresas, es la dueña de la Agencia o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones, abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio. CASA MATRIZ Se define como CASA MATRIZ, a la empresa que tiene, una inversión en otra empresa llamada SUBSIDIARIA, dicha inversión deberá ser del 51% o más de las acciones de la misma, esto para mantener el dominio administrativo, dado el interés mayoritario que posee. Las clases de acciones que pueden manejarse son: •
ORDINARIAS: No gozan de ningún privilegio.
•
PREFERENTES: Gozan de ciertos privilegios, entre estos están los dividendos, preferencia al liquidar, etc. Una empresa se considera matriz de otra cuando esta ejerce el control
económico, financiero y administrativo sobre ella directa o indirectamente, por ende la subordinada es aquélla que carece de autonomía por el hecho de ser dominada por una matriz. Las sociedades subordinadas pueden ser de dos tipos: • Filiales: Son aquellas entidades controladas y dirigidas económica y administrativamente por la matriz en forma directa. • Subsidiarias: Son aquellas cuyo control y dirección lo ejerce la matriz de forma indirecta a través de una o varias filiales suyas, o por sociedades que tienen algún vinculo de dependencia de la matriz o las filiales de estas.
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SUBSIDIARIA Una empresa que es controlada directa o indirectamente por otra, y cuya condición normal para que exista dicho control, es la propiedad de una mayoría (más del 50%) de las acciones. El poder para controlar también puede existir a través de un interés no mayoritario, como por ejemplo un contrato, arrendamiento financiero, acuerdos con otros accionistas, etc.
RAZONES PARA LA EXISTENCIA DE SUBSIDIARIAS El hecho de la adquisición de una mayoría de acciones de otra compañía puede tener sus ventajas, entre estas, están: • El proceso de adquisición de acciones es relativamente sencillo.
Se pueden
comprar acciones a través del mercado abierto o mediante ofertas en efectivo a los accionistas de la subsidiaria tales adquisiciones evitan las negociaciones, a menudo largas y complejas, que se requieren en el intercambio de unas acciones por otras en una absorción total. • Se puede llegar a controlar las operaciones de la subsidiaria con una inversión, mucho más pequeña, ya que solo se requiere la adquisición de la mayoría de las acciones (más del 50%). • La entidad legal independiente de cada afiliada proporciona un elemento de protección para los activos de la matriz, frente a reclamaciones por parte de acreedores de la subsidiaria. CLASES DE AGRUPACIONES DE EMPRESAS La Concentración empresarial o concentración industrial es la agrupación de empresas a través de acuerdos, fusiones o la dependencia de participaciones accionariales a una empresa matriz , lo que disminuye o incluso elimina la libre 5
competencia en un sector de la economía, produciendo alteraciones del mercado libre que se denominan situaciones de imperfecta, oligopolio o incluso monopolio.
Concentración horizontal: Es la concentración de empresas del mismo sector (o de la misma etapa de un proceso de producción).
Concentración vertical: Es la concentración de empresas de distintos sectores, vinculadas por ser clientes unas de otras; también intenta concentrar todas o la mayor parte de las fases de un mismo proceso productivo, lo que también se aplica a empresas de la misma industria pero que operan en diferentes etapas del proceso de producción.
CONSOLIDACIÓN ES La combinación de dos o más empresas, lograda por la transferencia de los activos a una nueva corporación organizada con tales fines. La diferencia entre fusión y consolidación es que en la fusión de compañías, una de ellas continúa en existencia mientras que en la consolidación, todas las compañías antiguas desaparecen para formar una sola. Agrupación de estados o informes financieros de dos o más entidades económicas jurídicamente independientes. INTERES MINORITARIO Es la parte del capital social de la subsidiaria, que está en poder de accionistas ajenos a la compañía que controla. Con respecto al término INTERES MINORITARIO, se hace necesario aclarar que en lo relacionado con las pérdidas que exceden la porción de capital de la minoría se
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absorben contra el interés mayoritario, por el valor de la pérdida que se absorbió previamente en la minoría. Cuando la minoría no es importante o significativa no se hace necesaria su clasificación por separado en el balance, en algunas ocasiones se presenta en el pasivo. Para calcular el interés minoritario, se utiliza la siguiente fórmula: INTERES MINORITARIO =Acciones en poder de terceros x Capital de la Subsidiaria Acciones en circulación de la Subsidiaria INTERES MAYORITARIO La parte del capital social, que está en poder de la casa matriz, o compañía controladora. METODOS PARA CONTABILIZAR LA INVERSIÓN DE LAS SUBSIDIARIAS Para la contabilización de la inversión de las subsidiarias, existen dos métodos: 1. Método De Participación La inversión se contabiliza inicialmente al costo, el cual se ajusta en forma periódica para reconocer la adhesión de la empresa inversionista en los productos después de la fecha de obtención y cuando la afiliada reporta un producto al final del ejercicio, el o los inversionistas aumentan el valor de su participación en tal ganancia, si por el contrario, la compañía afiliada incurre en una pérdida, el o los inversionistas reducen su participación un porcentaje equivalente al correspondiente en su inversión. Cuando la inversión es mayor del 20% es aconsejable más no obligatorio utilizar este método, y si la inversión es mayor del 50% resulta obligatorio utilizarlo.
Forma De Contabilización Por El Método De Participación La inversión representa una partida de balance general y las pérdidas y ganancias en la participación una partida de resultados.
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Como ejemplo de
contabilización, la empresa Torniquetes S.A. adquiere el 45% de las acciones de la empresa Tornillos S.A. por un total de acciones comunes de 600,000.00.
Al
siguiente año de la adquisición la empresa obtiene ganancias por un valor de 65,000.00 y conjuntamente paga los dividendos por valor de 45,000.00. La contabilización se realiza de la siguiente forma: Ptda. No. 1 ---------------------------------- xx ------------------------------------Inversión en compañía Tornillos S.A.
600,000.00
Caja y Bancos
600,000.00
Registro de adquisición del 45% de acciones en Tornillos S.A.
------------------------------------600,000.00
600,000.00
====================== Ptda. No. 2 ---------------------------- xx ------------------------------------Inversión en compañía Tornillos S.A.
29,250.00
Ganancia en Cía. Tornillos S.A.
29,250.00
Registro de las utilidades en porcentaje de par – ticipación.
----------------------------------29,250.00
29,250.00
===================== Ptda No. 3 -------------------------
xx ----------------------------------------
Caja y Bancos
20,250.00
Inversión Cía. Tornillos S.A.
20,250.00
Registro del pago de dividendos en forma propor – ----------------------------------cional a la participación
20,250.00
20,250.00
===================== 2. Método Del Costo Por este método la participación es contabilizada, y permanece invariable; los dividendos son reconocidos como ingresos, al ser devengados.
Si la empresa
afiliada reporta pérdidas sostenidas u otros valores que disminuyan la inversión 8
deben rebajarse con un cargo a resultados. Este método es aconsejable utilizarlo cuando la inversión es menor al 20%. Contabilización Por El Método Del Costo Cuando la participación se realiza por este método, después de cierto tiempo, las eliminaciones de cuentas de inversión de la subsidiaria y de la matriz, son realizadas tomando como base los valores en libros de las acciones a la fecha de su adquisición. Como un ejemplo, de la contabilización por medio del método del costo, la compañía Tres S.A. adquiere el 20% de las acciones de la empresa Tajumulco S.A. por un valor de 250,000.00 en acciones comunes, y obtiene al año siguiente de la adquisición utilidades por 60,000.00 y el pago de dividendos por 15,000.00. La forma de realizar dicha contabilización, es de la siguiente manera:
Ptda. No. 1 ------------------------------------- xx -----------------------------------Inversión en compañía Tajumulco S.A.
250,000.00
Caja y Bancos
250,000.00
Para registrar la inversión en compañía Tajumulco ------------------------------------En participación del 20%.
250,000.00
250,000.00
===================== Ptda. No. 2 ----------------------------------- xx -------------------------------------Caja y Bancos
15,000.00
Dividendos
15,000.00
Registro de los dividendos de la compañía ---------------------------------------------Tajumulco S.A.
15,000.00
15,000.00
=====================
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COMPRA DE ACCIONES POR EL VALOR EN LIBROS El capital social de una empresa constituida como sociedad anónima está representado por las acciones en circulación. Las acciones tienen un valor nominal, es decir que tienen indicado un valor definido en el momento de su primera emisión. Ese valor nominal se mantiene constante, pero no sucede lo mismo con su valor venal. La cotización en los mercados de las acciones varía constantemente por distintos factores. El valor de libros o valor contable representa el valor real de las acciones en circulación, como consecuencia de dividir el monto del patrimonio neto de una sociedad por la cantidad de títulos representativos de ese capital. Si este es el valor real, las compra-ventas de acciones que se efectúen deberían coincidir con el costo real unitario de cada una de ellas. Pero en la práctica no es así, ya que existen razones para que ello no suceda, como por ejemplo la oferta, demanda, etc. En el caso de coincidir el valor de la compra de acciones con el valor de libros, a los efectos de los estados contables consolidados debemos sustituir el monto de la inversión de la sociedad dominante y la proporción mayoritaria del patrimonio neto de la sociedad dominada, por los activos y pasivos de esta. Se debe respetar la participación minoritaria y reconocer los resultados devengados por la sociedad dominada desde la fecha de la adquisición hasta la fecha de la consolidación. El valor de libros es igual al costo de la inversión. COMPRA DE ACCIONES POR ENCIMA DEL VALOR EN LIBROS El costo de la inversión puede ser mayor al de su valor real (valor de libros). En ese caso, y a los efectos de los estados contables consolidados, se deben analizar las razones de ello a fin de una adecuada exposición. Analizados los estados contables de la emisora, las causas de la diferencia en más pueden ser: 10
a) Errores contables b) Desvíos en la aplicación de los P.C.G.A (Principios de contabilidad generalmente aceptados). c) Diferencias en la valuación de los bienes d) Valor llave a) Errores contables. Pueden existir bienes en la empresa comprada que se encuentran subvaluados por error, repercutiendo ello en su patrimonio neto. Entonces es pertinente que tal subvaluación de bienes sea corregida en los libros de la sociedad comprada, así como otro tipo de error. b) Desvíos en la aplicación de los P.C.G.A. De igual forma que en el punto anterior, se debe proceder a corregir la subvaluación de los bienes de la empresa comprada. c) Diferencias en la valuación de los bienes. Puede suceder que los bienes de la sociedad consolidada se encuentren correctamente valuados de acuerdo a los P.C.G.A., pero ser inferiores a los valores de mercado. Si esta circunstancia fue tenida en cuenta para abonar un mayor valor que el de libros por las acciones adquiridas, puede suceder que se ajuste o no la valuación de los bienes en los libros de la consolidada. Si corresponde efectuar los ajustes sin afectar los P.C.G.A. el monto de la inversión coincidirá con el valor de libros. En caso contrario se efectuarán las correcciones de valuación en los estados contables consolidados (extra contable). d) Valor llave. Si el exceso de valor pagado sobre el valor de libros o valor contable no corresponde a los casos tratados anteriormente, ya que no están identificados por errores o subvaluación de bienes, se entiende que otras razones subjetivas e intangibles determinaron ese mayor valor.
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El exceso será activado como "llave" o imputado a resultados según se entiende más razonable, de acuerdo a las razones o circunstancias que originaron el mayor valor pagado. Si el exceso corresponde a expectativas esperadas de superutilidades futuras, que proporcionará la inversión por encima de la renta normal que corresponda a la actividad de la empresa comprada, es admisible activar el monto pagado de más en una cuenta que podríamos denominar "Llave Positiva". Esta cuenta será tratada como un cargo diferido y será amortizada en el tiempo en que se haya estimado su recuperación o en 5 años, si se estima razonable. Si en cambio, el exceso pagado sobre el valor de libros no corresponde a lo expuesto, sino más bien a razones desfavorables propias de la negociación de la compra del paquete accionario, dicho monto será un resultado negativo del ejercicio en que se efectúo la transacción.
COMPRA DE ACCIONES POR ENCIMA DEL VALOR EN LIBROS Las distintas causas que dieron origen a esa diferencia en defecto, deben ser analizadas a los fines de lograr una adecuada exposición de los estados contables. Las diversas causas de ese menor valor pueden originarse por los siguientes motivos: a) Errores contables. b) Desvíos en la aplicación de los P.C.G.A. c) Diferencias en la valuación de bienes. d) Llave Negativa. a) Errores contables. Puede efectuarse la inversión abonando menos, teniendo en cuenta errores en la valuación de determinados bienes que incrementan su magnitud
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real, o por cualquier otro tipo de error. Dichos errores serán corregidos en los libros de la sociedad comprada, coincidiendo ahora con el costo de la inversión ya que se tuvo en cuenta al efectuarse la transacción, o extracontablemente al consolidar. b) Desvíos en la aplicación de los P.C.G.A. Si en razón de haberse sobrevaluado bienes como consecuencia de desvíos en la aplicación de los P.C.G.A. y por ello se efectúo una inversión a valor inferior al valor de libros, corregidos los desvíos en la sociedad emisora, coincidirá el costo de la inversión con su valor real. c) Diferencias en la valuación de bienes. En el caso que se determinen bienes que se encuentran sobrevaluados, a juicio de la sociedad compradora, en relación a precios de mercado o a su valor actual para los créditos, pero sin apartarse de los P.C.G.A., que determinaron el pago de un valor inferior en la transacción de compraventa del paquete accionario, pueden suceder dos soluciones previas a la confección de los estados contables consolidados: 1. Que la sociedad consolidada comparta el criterio de la inversora en relación al mayor valor de los bienes, efectuando formalmente en sus libros contables una regularización en la valuación. 2. Que no corresponda regularizar la valuación de los bienes en los libros de la sociedad consolidada, pero a los efectos de los estados contables consolidados la sociedad consolidante mantendrá el menor valor pagado, como consecuencia de los determinados bienes que consideró sobrevaluados. d) Llave Negativa. El menor valor pagado por la compra de la participación en las empresas del conjunto económico pueden no corresponder a ninguna causa de las estipuladas anteriormente. La porción pagada de menos será imputada a resultados o a un rubro patrimonial denominado "Llave Negativa", según resulte de las circunstancias específicas de la operación.
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PROCESO CONTABLE PARA LA CONSOLIDACIÓN Para preparar estados financieros consolidados se debe seguir el siguiente procedimiento: a) Determinar cuál es la matriz y cuáles las compañías subordinadas. b) Obtener los estados financieros de la matriz y de las compañías a consolidar. c) Comprobar la homogeneidad de las bases contables utilizadas por las compañías a consolidar. Si se detectan diferencias y son significativas se deben efectuar los ajustes correspondientes al consolidado. d) Si existen compañías subordinadas en el exterior, sus estados financieros deben convertirse a pesos colombianos antes de iniciar el proceso de consolidación. Y se deben expresar de acuerdo con las normas de contabilidad aplicadas en Colombia. e) Comprobar que los saldos recíprocos entre compañías coincidan. Si no coinciden preparar los ajustes correspondientes. f) Determinar el tipo de vinculación, para establecer la forma de realizar la consolidación. Si se trata de una vinculación directa, el procedimiento consiste en tomar los estados financieros de la matriz y consolidar con sus subordinadas directamente. Si se trata de una vinculación indirecta el proceso se lleva a cabo por etapas, esto es, se determinan cuáles son las compañías controladoras de segundo y tercer nivel (o subgrupos) para consolidar a esos niveles y posteriormente reunir el consolidado de cada subgrupo y proceder a su consolidación con la matriz final del grupo. g) Cuando en un grupo empresarial que deba consolidarse existan entidades pertenecientes al sector financiero y entidades no financieras, se deben consolidar inicialmente por separado las entidades financieras de las no financieras . Dichos subconsolidados sirven como base para la elaboración del consolidado total, el cual 14
se podrá elaborar a nivel de grupo de P.U.C. (dos dígitos). En este caso, a la asamblea de accionistas y a la Superintendencia de Valores se deben presentar tanto el consolidado total como los subconsolidados, utilizando los formatos establecidos con tal fin. h) Preparar la hoja de trabajo para la consolidación. i) Los saldos y las transacciones entre las compañías consolidadas se deben eliminar en su totalidad. j) Determinar el interés minoritario o la propiedad ajena al controlante, según sea el caso, los cuales se deben presentar en el balance general consolidado separados de los pasivos y del capital contable. k) Preparar los estados financieros consolidados con sus respectivas notas.
ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente económico. Entendiendo por ente subordinado o dominado aquel que según el artículo 261 del Código de comercio se encuentre dentro de los siguientes casos: •
Cuando más del 50% del capital pertenezca a la matriz, directamente, o por intermedio o en concurrencia con sus subordinadas.
•
Cuando tengan el derecho de emitir votos constitutivos del quorum mínimo decisorio en la junta de socios, o en la asamblea o junta directiva.
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•
Cuando las sociedades vinculadas entre sí participen en el 50% o más de las utilidades de las utilidades. La consolidación de estados financieros está reglamentada en la Circular externa
N°002 de 1998 expedida por la Superintendencia de Valores. Los estados financieros consolidados presentan la situación financiera, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de una empresa matriz y su subsidiaria, como si se tratara de una sola empresa. Incluyen todos los elementos normales que se preparan para una empresa independiente, y representan en esencia la suma de los activos, pasivos, ingresos y gastos de las afiliadas, después de eliminar el efecto de cualquier transacción entre ellas.
Es
necesario hacer notar la diferencia entre estados consolidados y estados combinados, dado la confusión que tales conceptos pudiesen ocasionar.
Los
estados combinados se utilizan en el caso de agencias y sucursales, ya que no existe un interés minoritario ni mayoritario, puesto que las sucursales son entidades creadas por la casa matriz y no poseen capital ya que dependen del capital de la casa central, por el contrario las subsidiarias son entes jurídicos totalmente independientes de la matriz con capital propio y en las cuales existe una inversión de capital en acciones de las mismas; y para tal efecto se utilizan los estados financieros consolidados. POLITICAS DE CONSOLIDACIÓN La presentación de la información financiera elaborada en forma consolidada, tiene mayor significado que la que se presenta en forma separada, ya que usualmente es necesaria para una presentación equitativa, cuando una empresa en el grupo tiene directa o indirectamente intereses financieros de control de otras empresas, y por lo tanto debe consolidarse.
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La condición para tener un interés financiero de control, es la posesión de una participación con derecho a voto mayoritario, por lo tanto como regla general la posesión de una empresa directa o indirectamente es de más del 50% de las acciones votantes emitidas por otra compañía, por lo que se hace necesaria la consolidación, excepto las siguientes condiciones: 1) Es probable que el control de la subsidiaria sea temporal o cuando este no está en
manos de los dueños mayoritarios, por ejemplo: Cuando la subsidiaria está sujeta a una reorganización legal o cuando se encuentra en banca rota, o se planea una venta futura. 2) Cuando el interés minoritario en la subsidiaria sea tan grande en relación a la participación en el patrimonio de los accionistas de la matriz sobre los activos netos consolidados, que la presentación de los estados financieros separados para las empresas que consolidan, sería más significativo y útil. O cuando las actividades son diferentes al resto de las empresas.
Al decidir sobre la política de consolidación, la misma debe ser que se haga la presentación
financiera
que
tenga
mayor
significado,
bajo
las
siguientes
circunstancias: A) Cuando un grupo de compañías sea de carácter igual, puede que lo mejor se dé en una consolidación completa en lugar de presentar un gran número de estados financieros. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Deben eliminarse los saldos y transacciones entre compañías, incluyendo las ventas y las compras, los intereses, los dividendos, etc.
Dado que los estados
financieros consolidados están basados en el supuesto de que representan la situación financiera y resultados de operación de una sola empresa comercial, los 17
mismos no deben incluir ganancias o pérdidas de transacciones entre compañías del grupo.
Además si se ha pagado Impuesto sobre la Renta, por concepto de
ganancias entre empresas sobre los activos, que se incluyen dentro del grupo de resultados de tal impuesto, deben registrarse. Cuáles son los estados financieros consolidados Se entiende por éstos los que conforman los denominados estados financieros básicos establecidos en el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, pero referidos a un ente matriz o controlante y sus subordinadas o controladas, estos son: • Balance
general consolidado,
• Estado
de resultados consolidado,
• Estado
de cambios en el patrimonio consolidado,
• Estado
de cambios en la situación financiera consolidado, y
• Estado
de flujos de efectivo consolidado.
La presentación y el diseño de los estados financieros consolidados deben realizarse de una manera ordenada, armoniosa y homogénea, por lo que los estados financieros consolidados no deben limitarse a la presentar la sumatoria matemática de rubros similares o a cálculos aritméticos básicos, sin determinar la naturaleza de los componentes de cada estado financiero, en relación con el conjunto de sociedades partícipes del proceso. AGENCIA La agencia tiene un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos, pues, se envían a la casa central y es ésta la que los sirve. Los créditos son concedidos por la casa central; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la casa central; ésta efectúa los cobros.
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El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa central la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningún otro efectivo. Función: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea. CONTABILIDAD DE LAS AGENCIAS Generalmente las operaciones de la agencia de ventas (o compras) son operaciones del ente económico, se registran conjuntamente en la contabilidad de la oficina matriz. Las cuentas se deben llevar por separado con el fin de poder conocer el resultado por localidad. Como sabemos, éstas son uno de los medios que se pueden utilizar para que una empresa pueda extender o incrementar sus ventas, sin embargo, como nos dimos cuenta tanto las agencias como las sucursales tienen sus propias formas de operación a realizar; ellas pertenecen a un ente económico independiente o del que forman parte. CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE •
Tiene personalidad jurídica propia.
•
Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.
•
Cobran comisión por las mercancías vendidas.
•
No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.
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CUENTAS UTILIZADAS PARA EL CONTROL DE AGENCIAS •
MUESTRAS DE LA AGENCIA: Esta cuenta pertenece al activo circulante y está constituida por toda aquella mercancía en exhibición que tiene la agencia.
•
EMBARQUES PARA LA AGENCIA: Es una cuenta de resultados. Se acredita por el valor de la mercancía que se envía a la Agencia, cuando la casa central usa inventario físico. Se sustituye por la cuenta Inventario, cuando se tiene el sistema de inventario permanente.
•
FONDO FIJO DE LA AGENCIA: Es una cuenta de activo circulante. En ella se registra el dinero en efectivo que la Agencia recibe de la casa central para su financiamiento.
•
GASTOS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. En ella se registran todos los gastos en que se incurre por parte de la agencia.
•
VENTAS DE LA AGENCIA: Cuenta de Resultados. Se registran aquí todas las ventas realizadas por la casa central a través de la agencia.
•
PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA AGENCIA: Cuenta puente de Resultados. Se utiliza para cerrar los Gastos e Ingresos de la agencia.
SUCURSALES El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.
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La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas. Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos. CARACTERÍSTICAS PARA LA APERTURA DE UNA SUCURSAL •
Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.
•
Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes.
•
Efectúa su propia facturación.
•
Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz. ASPECTOS FINANCIEROS Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas
realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios contables a los problemas específicos relativos al control de las transacciones efectuadas por intermediarios de la sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de dichas operaciones y los resultados obtenidos. En virtud de no existir igualdad en la aplicación de los procedimientos de registros de las sucursales, los contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los
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sistemas de estas, para que sean coherentes con las exigencias de la matriz y con las características operativas particulares de la sucursal. El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, los libros, catálogos de cuentas, etc., constantemente consiste en un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un renglón de capital, sino una cuenta denominada “Casa Matriz, cuenta corriente”, que muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal. En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente. La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Se presenta en el balance general dentro del grupo de los activos. En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente. Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Esta cuenta representa la inversión hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancías, muebles, equipos, etcétera, es decir, la inversión neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la sección capital contable. Las sucursales pueden ser: •
Locales
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•
Extranjeras
• Sucursales
Locales:
Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa. •
Sucursales Extranjeras:
Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia. DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSAL •
Agencias
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Tienen un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y ésta la que los sirve. Los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, ésta efectúa los cobros. El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningún otro efectivo. •
Sucursales: Mantiene existencias de mercancías, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. Los créditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal; ésta efectúa los cobros. Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos. Una agencia ejerce las mismas funciones, pero más o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y el control de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales.
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Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situación. OPERACIONES DE LAS SUCURSALES En la práctica ocurre que existen varias sucursales de una misma Oficina Central, motivo por el cual la Casa Central se verá forzada, en algunos casos a autorizar la remisión de efectivo u otros activos entre sucursales como en el caso que una sucursal traslade existencias excesivas a otra que no las tenga en stock. Así, Finney y Miller señalan que si se envían mercaderías de una sucursal a otra, o si se transfiere de una a otra, cualquier clase de activo, la sucursal que hace el envío o traspaso debe cargar a la cuenta Casa Central – Cuenta Corriente el importe de lo enviado o traspasado y acreditar en su cuenta de activo correspondiente, disminuyéndole esa forma su responsabilidad contable hacia la Oficina Central. Por su parte la sucursal que recibe dichos bienes debe cargar al activo que le corresponda y acreditar a su cuenta Casa Central – Cuenta Corriente el importe de lo enviado o traspasado. CUENTAS DE LAS SUCURSALES Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas a cobrar, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central, a la cual se acredita todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se envía a la misma, es pues una cuenta de capital donde se indica la inversión hecha por la casa matriz a la sucursal. Cuando esta ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta Ganancias y Perdida a la de Casa Central, cuenta corriente, como aumento de su responsabilidad ante la casa central, mientras que si existiera una pérdida neta, esta se cerraría contra la cuenta Casa Central, cuenta corriente. 25
METODOS DE CONTABILIZACION CASA MATRIZ Los métodos para facturar las mercancías a las agencias y sucursales van a depender hasta cierto punto del precio. Actualmente existen tres métodos, a saber: Al Costo: Es el más usual y más sencillo. A precio arbitrario o intermedio entre el costo y el precio de venta: Este método se utiliza con el fin de que el gerente de la sucursal no se de cuenta del costo de la mercancía vendida y por lo tanto, de las utilidades. A precio de venta: Este método facilita un inventario continuo de mercancías de la sucursal al precio de venta y proporciona así una comprobación automática de las mercancías, que impedirá o descubrirá los descuidos y posibles fraudes. Cuentas Utilizadas En La Contabilidad Por La Sucursal: •
EMBARQUES DE CASA CENTRAL: Funciona similar a la cuenta compras,
cuando se utiliza inventario físico. •
CASA CENTRAL-CUENTA CORRIENTE: Funciona como cuenta de pasivo.
Cuentas Utilizadas Por La Casa Central: •
EMBARQUES PARA LA SUCURSAL: Funciona similar a la cuenta Ventas. Si la
empresa vende a las sucursales a un precio superior al costo, se deberá hacer una separación de la parte que representa el costo y la parte que representa la utilidad adicional, en cuyo caso se usarán las siguientes cuentas: •
Embarques a la sucursal-costo: Esta cuenta se presenta en el Estado de Pérdidas y Ganancias por ser una reducción del disponible para la venta en el cálculo del costo de ventas. 26
•
Embarques a la sucursal-recargo: Se utiliza para registrar la utilidad adicional. Se presenta en el Balance General como una contracuenta de la cuenta Sucursal-Cuenta Corriente.
•
SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE: Funciona como una cuenta de activo.
BORRADORES COMBINADOS Como su nombre lo indica, es un borrador que muestra la situación financiera combinada entre la Sucursal y su Casa Central. Se hace con el fin de resumir en un todo la empresa (casa central o Sucursal). Para realizar los borradores combinados se requiere de una hoja de trabajo de 8 columnas, y cuyo tamaño dependerá del mismo número de Sucursales que tenga la Casa Central.
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CONCLUSIÓN Una forma de crecimiento o expansión de una empresa es a través de adquisiciones de otras entidades, pero. Ocurre también que muchas veces las empresas se expansionan hacia nuevas zonas de mercado a través del crecimiento interno; mediante el establecimiento de sucursales que operan dentro de ellas, que no constituyen una entidad jurídica separada, en donde existe una matriz que las controla o dirige.
Para poder entender esta expansión interna, se partirá de la definición de sucursal como órgano subordinado que depende económicamente de otra principal denominada matriz, del cual forma parte y tiene su misma razón o denominación social, aunque situada en una región diferente. las sucursales se originan como consecuencia de la descentralización de operaciones causada por la buena
marcha
de
las
actividades,
entendida
como
un
alto volumen de operaciones fuera del domicilio de una sociedad, que constituyen la finalidad de la misma; la cual fija establecimientos permanentes para continuar realizando su objeto en lugares distintos al domicilio fiscal, sea dentro o fuera del país. Son muchas las operaciones que se pueden hacer entre la casa matriz y las subsidiarias
y viceversa, tales como envío de mercancías, emisión de bonos,
préstamos entre compañías, traspaso de bienes. 28
Una Matriz es una entidad que dirige o controla económica, financiera, administrativamente o en cualquier otra forma, a otra u otras entidades que serán sus subsidiarias, por otra parte también por necesitar expandir sus operaciones una matriz puede abrir una Agencia o una Sucursal en determinado territorio. Cuando una empresa quiere desarrollarse en las ventas y ampliar su línea de operaciones hacia otros mercados, implanta agencias o sucursales a fin de tener el dominio de ciertas localidades con respecto a determinado producto o para vender sus mercancías en otras plazas, con objeto de aseverar el progreso económico del negocio al amplificar sus operaciones a lugares distantes de la casa principal o matriz. Las agencias son independientes de la casa matriz, salvo las restricciones que se les impongan en algunas prácticas comerciales, tales como: los precios a que deben vender la mercancía, los descuentos que puedan conceder; en cambio las sucursales se rigen estrictamente por la política administrativa de la casa central, pues aunque se encuentren en lugares distantes de la misma depende económicamente de ella y no tienen personalidad jurídica independiente.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS - JOSEPH, A. WISEMA Y JAMES A CASHIN. Contabilidad Avanzada Mac Graw Hill. - MILLER, F (S/F). Curso de Contabilidad Editorial MC Graw Hill - REDONDO, A. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Centro Contable Venezolano. Tercera edición. Venezuela páginas 712. - Romero, A (S/F). Contabilidad Superior, Capitulo 6. Páginas 502-532. Internet www.rincondelvago.com
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UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA CONTABILIDAD SUPERIOR
Profesora: Mary Muñoz
Participantes: Olga Guillén C.I. 17430503 Diannys López C.I. 17041290
Puerto Ordaz, Julio de 2010.
