INDICE DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO MAESTRO COMPONENTES
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FASES DE ELABORACIÓN ELABORACI ÓN CONCLUSIONES
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PRESUPUESTO MAESTRO 1. DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO
Existen muchas defniciones sobre presupuesto: “La estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.” El buen empresario debe planear con inteligencia el tamaño de sus operaciones, los ingresos y gastos, con la mira puesta en la obtención de utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de todas las actividades empresariales. Le compete además instaurar procedimientos ue no ahoguen la iniciativa de las personas y ue auspicien la determinación oportuna de las desviaciones detectadas !rente a los pronósticos, con el propósito de evitar ue en el !uturo las estimaciones se re"e#en en cálculos excesivamente pesimistas u optimistas. $n presupuesto es la expresión en t%rminos monetarios de un programa de actividades diseñado por la empresa para llegar a alcan&ar los ob#etivos. 'ormalmente el presupuesto abarca todas las áreas de la empresa, cada una de las cuales vendrá representada por una partida presupuestaria. Las principales caracter(sticas de los presupuestos son: •
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)ronosticabilidad: proporcionada por las estimaciones ra&onables ue se hacen sobre el !uturo. Economicidad: la in!ormación ue se le proporcione debe tener en cuenta el criterio costo*benefcio. +uanta más in!ormación entregue un presupuesto, mayor será el coste. usceptibles de revisión -lexibilidad: los presupuestos deben estructurarse de !orma ue sea !ácil llevar a cabo posteriores adaptaciones. -iabilidad: las personas ue est%n encargadas de su e#ecución deben estar convencidas de su utilidad y sus venta#as. )articipación: por parte del personal en su elaboración.
esde un punto de vista temporal podemos distinguir los siguientes planes: •
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)er(odo de planifcación a largo pla&o: nos introducimos en planifcación estrat%gica. )lanifcación global del per(odo contable: presupuesto maestro. u alcance temporal es 1 año. )resupuesto mensual: o!rece detalles por meses al presupuesto maestro. Es el plan más e!ectivo para el control de costes, ventas y gastos. /
2. PRESUPUESTO MAESTRO
El presupuesto maestro consiste en la agrupación de las l(neas de actuación ue han sido previamente presupuestadas en las distintas parcelas de actividad de la empresa. El presupuesto maestro es un análisis exhaustivo del primer año del plan a largo pla&o0 resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organi&ación ventas, producción, distribución y fnan&as2. 3ambi%n califca los ob#etivos de ventas, las actividades causantes de costos, las compras, la producción, el ingreso neto, la posición de e!ectivo y cualuier otro ob#etivo ue en la administración especifue. El presupuesto maestro expresa los montos en la !orma de estados fnancieros pronosticados y de programaciones o c%dulas2 operativas de apoyo. Estas programaciones proporcionan la in!ormación ue es demasiado detallada para aparecer en los estados fnancieros reales. Entonces, el presupuesto maestro es un plan de negocios periódico ue incluye un con#unto coordinado de programaciones operativas detalladas y de estados fnancieros0 incluye pronósticos de ventas, de gastos, de recibos y desembolsos de e!ectivo y ho#as de balance. Los presupuestos maestros tambi%n llamados estados fnancieros pro !orma, otro t%rmino para los estados fnancieros estimados2 podr(a consistir en 1/ presupuestos mensuales para el año o tal ve& en presupuestos mensuales sólo del primer trimestre y en presupuestos trimestrales para el resto del año. En el proceso de preparación del presupuesto maestro, los administradores toman decisiones muy importantes sobre la me#or manera de desplegar los recursos de la organi&ación. Benefcios: • •
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efne ob#etivos básicos de la empresa. etermina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa. -acilita el control de las actividades. )ermite reali&ar un auto análisis de cada periodo. Los recursos de la empresa deben mane#arse con e!ectividad y efciencia.
Limitaciones: •
El )resupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo ue sucederá en el !uturo. 4
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El presupuesto no debe sustituir a la administración sino todo lo contrario es una herramienta dinámica ue debe adaptarse a los cambios de la empresa. u %xito depende del es!uer&o ue se apliue a cada hecho o actividad. Es poner demasiado %n!asis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar ue la administración trate de a#ustarlo o !or&arlos a hechos !alsos.
3. COMPONENTES
Los t%rminos ue se usan para describir las programaciones del presupuesto maestro var(an de una organi&ación a otra. in embargo, la mayor(a de los presupuestos maestros tienen elementos comunes. El presupuesto maestro habitual para una compañ(a no manu!acturera tiene los siguientes componentes: 5. Presupuesto operativo: Estos presupuestos hacen re!erencia, principalmente, al área de comerciali&ación, producción y a los gastos de gestión los cuales suelen abarcar un e#ercicio económico un año2, si bien en algunos casos puede resultar aconse#able re!erenciarlos a otra subdivisión temporal tal como: trimestre, semestre, etc. Los elementos ue integran estos presupuestos operativos son: •
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)resupuesto de ventas y otros presupuestos causantes de costos, seg6n sea necesario2. )resupuesto de compras )resupuesto de producción )resupuesto del costo de ventas )resupuesto de gastos operativos )resupuesto de publicidad )resupuesto de investigación y desarrollo )resupuesto de administración. Estado de resultados presupuestados
7. Presupuesto Financiero: • • •
)resupuesto de capital )resupuesto de e!ectivo 7alance general presupuestado
5demás de estas caracter(sticas, las compañ(as manu!actureras ue mantienen inventarios preparan presupuestos de inventario fnal y 8
presupuestos adicionales para cada tipo de actividad ue implica recursos como la mano de obra, los materiales y los costos indirectos de la !ábrica. Las dos partes principales de un presupuesto maestro son el presupuesto operativo y el fnanciero. El primero se en!oca en el estado de resultados y las c%dulas de apoyo. 5unue algunas veces se le llama plan de utilidades, un presupuesto operativo puede mostrar una p%rdida presupuestada, o incluso usar para presupuestar gastos en una organi&ación o agencia sin ingresos por ventas. )or el contrario, el presupuesto fnanciero se en!oca en los e!ectos ue el presupuesto operativo y otros planes como los presupuestos de capital y los reembolsos de deuda2 tendrán en el e!ectivo. Los pasos !undamentales en el desarrollo del presupuesto maestro empie&an con la estimación de la variable ue va a condicionar el desarrollo de la actividad de la empresa en un per(odo determinado, teniendo en cuenta los ob#etivos a largo pla&o y la concreción a corto pla&o ue de los mismos se ha reali&ado0 este proceso culmina con la presentación de los estados previsionales ue van a recoger de manera global las estimaciones previamente reali&adas. La presentación y contenido de estos estados es similar a la de los estados fnancieros !ormulados por las empresas el fnal del e#ercicio económico, con la 6nica di!erencia ue en este contexto las ci!ras son prospectivas. Los datos contenidos en estos presupuestos singulares permitirán !ormular la cuenta de 9esultados previsional. )resupuestos de inversiones ue vienen a cuantifcar las necesidades en bienes de capital, consecuencia de las decisiones tomadas dentro de la planifcación estrat%gica. 5 partir de los presupuestos operativos y de inversiones se determinará el con#unto de cobros y pagos ue confgurarán el presupuesto de tesorer(a, para !ormular al fnal del proceso el balance de situación previsional. 4. FASES DE ELABORACIÓN
Las etapas para elaborar un presupuesto maestro son las siguientes:
a) Identifcación de la variable o actor limitativo de la empresa: esta variable se caracteri&a por condicionar la supervivencia y el desarrollo de la empresa durante un per(odo determinado. Este !actor clave defnirá la prioridad ya ue constituye la limitación principal para la supervivencia de la empresa. Existen / tipos de limitaciones !undamentales:
; 3%cnicas: limitan el volumen de producción. ; +omerciales: capacidad de absorción e las ventas por parte del mercado. En la mayor(a de los casos son las ventas las ue constituyen la limitación principal. e esta !orma el presupuesto comercial será el ue se f#e en primer t%rmino y a partir de %l se establecen posteriormente el resto de presupuestos.
b) Elaboración de los Presupuestos Operativos o Intermedios y el Presupuesto de Inversiones: ambos a partir de la limitación identifcada en el punto anterior. c) Elaboración del Presupuesto de Tesorería d) Elaboración de los Estados Financieros Previsionales: +uenta de 9esultados y 7alance )rovisional
Presupuesto Operativo: Expresa en unidades monetarias los planes vinculados a las actividades propias de la explotación ue tiene previsto llevar a cabo la empresa durante un per(odo de tiempo determinado, generalmente 1 año. <
Presupuesto de Inversiones: =ncluye las inversiones de capital ue corresponden al per(odo presupuestado y ue han de estar enmarcadas dentro del plan de inversiones a largo pla&o. Presupuesto de Tesorería consiste en estimar: *La cantidad de e!ectivo ue entrará durante un per(odo determinado. *La cantidad de e!ectivo ue saldrá durante el mismo per(odo e esta manera determinaremos el saldo de tesorer(a al fnal del per(odo presupuestario. En caso de: o Excedente fnanciero entradas > salidas2: podremos estudiar su aplicación al balance. ? %fcit fnanciero salidas > entradas2: tomar medidas necesarias para evitar esta situación.
5. CONCLUSIONES
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El presupuesto debe ser ob#eto de adaptación constante, siendo un medio de evaluación, proporcionando las pautas de posibles defciencias as( como señalando los ob#etivos ue se persiguen con el mismo: El presupuesto debe constituir un instrumento de apoyo a la actividad de planifcación, contribuyendo a ue la misma sea más ob#etiva. El establecimiento de la coordinación de todas las actividades para lograr dicho plan. 5segurar la liuide& fnanciera de la empresa. Establecer un control para anali&ar su relación con los ob#etivos establecidos. El proceso de presupuesto, puede revelar oportunidades o amena&as ue no eran conocidas antes del proceso de planeación del mismo presupuesto. En estos momentos en ue la situación económica del mundo atraviesa por problemas serios de liuide& y rentabilidad, es necesario ue la empresa aproveche sus venta#as competitivas para poder permanecer en el mercado Es importante destacar ue la ciencia y tecnolog(a son elementos indispensables para lograr un presupuesto maestro confable en virtud de ue los estándar de uso, tanto de materia prima directa, como el mano de obra deben de ser determinados por ingenieros industriales bien califcados ue utilicen las herramientas cient(fcas y tecnológicas ue existen para tal e!ecto de una manera efciente. -inalmente, es importante señalar ue tanto en las empresas como en la vida personal, debido a ue los recursos son cada ve& más escasos, es necesario ue se realice una planeación de gastos para el me#or @
aprovechamiento de nuestros ingresos0 lo ue nos permitirá cubrir cualuier imprevisto ue se presente.
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