Planejamento do escopo do projeto viagem a Paris
ETAPA 1 Termo de Abertura do Projeto
Controle de versões Versão Vers ão
Data Dat a
Autorr Auto
Notas Not as da revi revisão são
1.0
09/10/2017
Karla
Elaboração Elaboração inicial
1.1
12/10/2017
Karla
Revisão do documento
Justificativa do projeto
Deseja-se realizar uma viagem para Paris em grupo. De forma a reduzir custos o grupo deverá possuir pelo menos 100 integrantes e o orçamento não deve exceder R$ 25.000.
Objetivos e metas O objetivo do projeto é o planejamento e execução de uma viagem para Paris que inclua visitas a museus, monumentos históricos, igrejas e lojas, e demais passeios revelantes. Além da viagem, desejase realizar uma confraternização confraternização com o grupo após o retorno, possibilitando a troca de experiências, experiências, fotos e vídeos. O projeto será considerado bem sucedido se for realizado no prazo previsto, dentro do orçamento e dentro do escopo acordado. Descrição do projeto
Esse projeto cuidará do planejamento e execução de todas as etapas necessárias para uma viagem em grupo para Paris e uma confraternização após a mesma. Nele serão decididos e contratados os serviços de acomodação, passagens aéreas, translados, visitas a museus, monumentos, igrejas e lojas, além disso toda os serviços necessários para a realização de uma confraternização onde o grupo poderá compartilhar fotos e vídeos feitos na viagem.
Tempo estimado Marcos
Previsão
1
Formação do grupo
15/03/2018
Aprovação do roteiro
15/05/2018
Fornecedores aprovados
01/06/2018
Pacote de viagem contratado
15/06/2018
Partida da viagem
01/07/2018
Roteiro finalizado
20/07/2018
Retorno da viagem
20/07/2018
Confraternização realizada
28/07/2018
Encerramento
12/08/2018 Custo estimado
O custo estimado total do projeto é de R$ 2.500.000,00, isto é, R$ 25.000,00 por participante, divididos da seguinte forma: Passagem aérea, acomodação, café da manhã e translados – R$ 15.000,00; Passeios – R$ 5.000,00 por pessoa; Refeições – R$ 3.000,00 por pessoa; Compras – R$ 2.000,00 por pessoa. Riscos (identificação preliminar) Descrição do risco
Impacto
A acomodação não estar preparada na chegada, ou não estar dentro dos padrões desejados.
Insatisfação dos participantes.
Condições climáticas adversas.
Impossibilidade de realizar determinados passeios.
Pessoas precisarem de assistência médica.
Interrupção de atividades na viagem.
2
Ação
Descrição da ação
Transferir
Deixar lista de possíveis hotéis de backup preparada para caso seja necessária a alteração de hotéis.
Prevenir
Preparar um cronograma com atividades em locais fechados e abertos e possibilitar a intercambialidade de dias.
Mitigar
Possuir pessoas treinadas para assistir viajantes com maus súbitos e encaminhar ao local adequado.
Participantes não levarem documentos necessários para a embarcar na viagem internacional.
Inabilidade de viagem de alguns participantes.
Pontos turísticos estarem fechados
Não será cumprido um dos objetivos do projeto
Orçamento não cumprido de refeições e passeios
Comprmeter o orçamento de compras
Bagagem extraviada
Aumento de gastos com roupas e produtos de uso pessoal enquanto bagagem não é localizada e não cumprimento do roteiro por atraso com questões legais
Atraso ou cancelamento de voo
Não cumprimento de roteiro por atraso
Não completar o número mínimo de participantes (100)
Redução dos recursos necessários impossibilitando a realização do projeto
Prevenir
Enviar check-list de documentos necessários para todos os integrantes com antecedência e checar que todos tenham os documentos antes do embarque.
Previnir
Verificar a existência de problemas com o roteiro no seu planejamento
Prevenir
Deizar reservado o dinheiro necessário para o orçamento das compras
Mitigar
Identificar corretamente bagagens com etiquetas apropriadas
Mitigar
Verificar condições climáticas dos dias de voos e pesquisar companhias aéreas confiáveis
Prevenir
Divulgar amplamente o projeto de forma a reduzir as chances do risco acontecer
Premissas1
1
As premissas em projetos são hipóteses ou pressupostos assumidos como verdadeiros e certos, de modo a viabilizar o seu planejamento. Ao descrever uma premissa, uma boa prática é iniciar com expressões que demonstrem se tratar de uma suposição, por exemplo: “parte-se do princípio”, “supõe-se que”, “é assumido que”.
3
Supõe-se que não haverá variação cambial ao ponto de inviabilizar o investimento por pessoa;
Todos os viajantes têm os documentos necessários para a viagem; Os viajantes estarão em boas condições físicas;
O orçamento não será ultrapassado em mais de 5% sobre o planejado; Os viajantes adquirirão um seguro de viagem;
Condições climáticas favoráveis no período da viagem; A viagem ocorrerá na data e horário previstos.
Restrições2 Investimento por pessoa: R$ 25.000,00;
Tamanho do Grupo: 100 pessoas; Tempo total da viagem: 20 dias;
Dia de partida para a viagem: 01/07/2018;
Os passaportes dos participantes estarão em dia até o dia de retorno da viagem.
Gerente de projeto designado 3 Karla Holzmeister Simon Atribuições e responsabilidades: 1. Atuar como ponto de contato entre os fornecedores externos e os clientes; 2. Gerenciar os contratos com os fornecedores; 3. Assegurar que a equipe do projeto saiba quais são suas responsabilidades e atividades requeridas e que as mesmas sejam realizadas; 4. Elaborar o plano de gerenciamento do projeto, incluindo o plano de gerenciamento de escopo; 5. Controlar as atividades de gerenciamento do projeto; 6. Garantir as entregas do projeto dentro do prazo, orçamento e qualidade esperada; 7. Comunicar o status do projeto segundo a plano de gerenciamento de comunicação para todos os stakeholders necessários; 8. Obter o aceite do cliente com relação as entregas do projeto e o escopo acordado.
2 As
restrições são situações ou fatores legítimos e previamente conhecidos que limitam as opções da equipe de gerenciamento do projeto. Podem ser limitações internas ou externas ao projeto e costumam afetar o seu desempenho. 3 Em algumas organizações, este documento, além de indicar o gerente do projeto, identifica as responsabilidades dos stakeholders -chave, apresentando quais os principais envolvidos, incluindo as áreas administrativas envolvidas na execução do projeto, com um breve relato das responsabilidades de cada um.
4
Equipe do projeto Função
Nome
Telefone
E-mail
Membro da equipe
João
(19) 99952-0000
joã
[email protected]
Membro da equipe
Maria
(19) 99952-0001
[email protected]
Aprovações Participante
Assinatura
Data
Clientes Gerente do projeto
ETAPA 2 Documentação dos requisitos do projeto
Controle de versões Versão
Data
Autor
Notas da revisão
1.0
13/10/2017
Karla
Elaboração da documentação de coleta de requisitos
1.1
16/10/2017
Karla
Complementação da documentação
Objetivos da documentação dos requisitos O documento de requisitos delimita o escopo do conjunto de características que o produto ou serviço do projeto deve conter, bem como descreve os atributos de qualidade que devem ser respeitados. Este documento deve ser elaborado de maneira precisa, completa, consistente e, principalmente, compreensível aos stakeholders, de forma a possibilitar a verdadeira intenção do projeto. As técnicas utilizadas para a coleta de requisitos desse projeto foram através de entrevistas, reuniões e tomadas de decisão em grup o. Requisitos documentados ID
Requisito
Proprietário
Fonte
Prioridade
Data
Status
5
Códig o
Descrição
Solicitante do requisito
Documentação do requisito
Relevância do requisito
ativo; cancelado; adiado ou aprovado.
01
Disponibilidade de 20 dias no inicio de julho/2018 para a realização do projeto
02
Orçamento de R$ 25000,00 por participante
03
Destino da viagem: Paris França
Cliente
Termo de abertura do projeto
04
Tamanho do grupo necessário: 100 pessoas
Equipe do projeto
Termo de abertura do projeto
Obrigatório
Ativo
23/10/2017
05
Meio de transporte principal: Aéreo
Equipe do projeto
Requisito técnico
Importante
Ativo
23/10/2017
06
Roteiro que inclua os principais fontos turisticos
Cliente
Reuniões
Importante
Ativo
23/10/2017
07
Meio de transporte para deslocamento em Paris: Onibus/microonibus
Equipe do projeto
Requisito técnico
Desejáveis
Ativo
23/10/2017
08
Contratação de seguro de viagem
Cliente
Reuniões
Obrigatório
Ativo
23/10/2017
09
Hospedagem em hotéis no mínimo de 2 estrelas
Cliente
Reuniões
Obrigatório
Ativo
23/10/2017
Cliente
Termo de abertura do projeto
Obrigatório
Ativo
23/10/2017
Cliente
Termo de abertura do projeto
Obrigatório
Ativo
23/10/2017
Obrigatório
Ativo
23/10/2017
Aprovações Participante
6
Assinatura
Data
Cliente Gerente de projeto
ETAPA 3 Documentos de especificação do escopo do projeto Técnicas Para a elaboração do escopo do projeto serão usadas as técnicas de decomposição do produto, esta uso do conceito de subdivisão da ideia central do produto em subcomponentes menores de forma a chegar em um nível de detalhamento que facilite a atribuição de caracteristicas para as entregas do projeto; e a técnica de identificação da necessidade/problema de Kotler (1993). Justificativa A técnica de decomposição do produto foi escolhida pois como o projeto trata de uma viagem existem muitos detalhes a serem avaliados, dessa forma a técnica permite que o detalhamento seja feito de maneira mais fácil uma vez que as características são impostas a subcomponentes menores e a técnica de identificação da necessidade/problema foi selecionada pois a mesma leva em conta as necessidades do consumidor, que nesse caso se trata do próprio cliente. Controle de versões Versão
Data
Autor
Notas da revisão
1.0
14/10/2017
Karla
Definição das técnicas a serem utilizadas
Karla
Definição das principais entregas e características adicionais do projeto
1.1
17/10/2017
Descrição do projeto (incluindo o produto) Esse projeto cuidará do planejamento e execução de todas as etapas necessárias para uma viagem em grupo para Paris e uma confraternização após a mesma. Nele serão decididos e contratados os serviços de acomodação, passagens aéreas, translados, visitas a museus, monumentos, igrejas e lojas, além disso toda os serviços necessários para a realização de uma confraternização onde o grupo poderá compartilhar fotos e vídeos feitos na viagem. O produto se trata da viagem para a cidade de Paris na França de um grupo de no mínimo 100 pessoas com o orçamento de R$ 25.000,00 por pessoa, tal viagem será realizada no ínicio do mês de julho de 2018 e inclui a formação do grupo em si. Relação das principais entregas
7
Declaração de escopo do projeto;
Formação do grupo;
Roteiro;
Passagens;
Hospedagem;
Transporte;
Seguro de viagem;
Passeios;
Viagem; Confraternização.
Exclusões do projeto Não estão incluídos no projeto visitação a outras cidades ou locais não definidos no roteiro da viagem; custos referentes a refeições e compras que não estajam citadas no escopo de dito projeto, além de não estarem comprendidos transportes diferentes dos apresentados no escopo, como transporte por meio de taxis, passagens de volta fora do previsto ou em decorrência de negligência do cliente. Estão também excluídas do escopo a responsabilidade da aquisição ou renovação de documentos necessários a viagem como passaporte, certidão de nascimento, ou autorização judicial para viagem, be, como quaisquer outras entregas não estabelecidas na declaração de escopo. Restrições Investimento por pessoa: R$ 25.000,00;
Tamanho do Grupo: 100 pessoas; Tempo total da viagem: 20 dias;
Dia de partida para a viagem: 01/07/2018;
Os passaportes dos participantes estarão em dia até o dia de retorno da viagem. Premissas
Supõe-se que não haverá variação cambial ao ponto de inviabilizar o investimento por pessoa;
Todos os viajantes têm os documentos necessários para a viagem;
O orçamento não será ultrapassado em mais de 5% sobre o planejado;
8
Os viajantes estarão em boas condições físicas;
Os viajantes adquirirão um seguro de viagem;
Condições climáticas favoráveis no período da viagem;
A viagem ocorrerá na data e horário previstos.
Critérios de aceitação (abrangentes) Para as entregas serem aceitadas elas deverão estar dentro da prazo, custo e escopo definido. Além disso a qualidade das entregas deve ser aprovada pela equipe de projeto e pelos clientes, sendo a mesma a prevista no planejamento do projeto, por exemplo, a categoria do hotel escolhido, classe do voo selecionada pelos clientes, entre outras características previstas no escopo do projeto. Aprovações Participante
Assinatura
Data
Cliente Gerente do projeto
ETAPA 4 Dicionário da EAP do projeto
Apresentação da EAP de forma hierárquica
9
1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.3 1.2.3.1 1.2.3.2 1.2.3.3 1.2.3.4 1.2.4 1.2.4.1 1.2.4.2 1.2.4.3 1.2.4.4 1.2.5 1.2.5.1 1.2.5.2 1.2.5.3 1.2.6 1.2.6.1 1.2.6.2 1.2.6.3 1.3 1.3.1 1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.2 1.3.2.1 1.3.2.2 1.3.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.2.1 1.4.2.2 1.4.2.3 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3
Viagem à Paris Gerenciamento de projeto Pré-viagem Formação do grupo Roteiro Pesquisar locais e definir o roteiro Aprovar roteiro Passagens Pesquisar empresas aéreas Fazer orçamento das passagens Aprovar o orçamento Comprar passagens Hospedagem Pesquisar hotéis dentro dos requisitos Fazer orçamento Aprovar hospedagem Reservar hospedagem Transporte Pesquisar companhias Aprovar companhias Reservar transporte Seguro de viagem Pesquisar fornecedores Aprovar fornecedores Comprar seguro Viagem Aeroporto Check-ins de voo de ida Check-in de voo de volta Hotel Check-in Check-out Passeios Pós-viagem Recepção no aeroporto Confraternização (estilo americana) Definição do cardápio Compartilhamento de vídeos e fotos Pesquisa de satisfação Encerramento Lições aprendidas Encerramento dos contratos Encerramento do projeto
Controle de versões Versão
10
Data
Autor
Notas da revisão
1.0
16/10/2017
Karla
Elaboração da EAP
1.1
21/10/2017
Karla
Elaboração do dicionário da EAP
Dicionário da EAP EAP
1.2.1
1.2.2.2
1.2.4.1
Nome do pacote de trabalho
Formação do grupo
Descrição do pacote de trabalho
Consiste na divulgação do projeto e captação de participantes para viabilizar a execução do mesmo
Critérios de aceitação Elaborar lista com informações pessoais dos participantes e anexar os contratos individuais. O grupo deverá ter ao menos 100 participantes
Aprovar roteiro
Apresentar o roteiro proposto aos stakeholders, aplicar modificações necessárias e obter a aprovação dos clientes.
Aprovado pelos clientes e gerente do projeto
Pesquisar hotéis dentro dos requisitos
Verificar os requisitos quanto à acomodação esperada, pesquisar os hotéis dentro dessa categoria disponíveis nas datas da viagem
Elaborar lista hotéis com o número de quartos disponíveis, as facilidades do hotel e a categoria do mesmo
Pesquisar fornecedores
Pesquisar as empresas que oferecem seguro de viagem na cidade de Paris e os preços praticados pelas mesmas, além do pacote de cobertura
Elaborar lista de empresas fornecedoras de seguro de viagem
1.2.6.3
Aprovações Participante
Assinatura
Data
Cliente Gerente do projeto
11
ETAPA 5 Solicitação de mudanças do escopo do projeto Controle de versões Versão
Data
Autor
Notas da revisão
1.0
23/10/2017
Karla
Primeira solicitação de mudança
Solicitante
João – participante da viagem
Prioridade (0 – maior ... 5 – menor)
0
Descrição sumária Foi solicitada a alteração da data programada para a viagem, essa sendo adiantada em um mês. Dessa forma todos os contratos, alguns marcos do cronograma e diversas tarefas precisaram ser adiantadas em 30 dias. Justificativa
12
A justificativa para a mudança seria a redução no orçamento de 10% dos valores referentes a compra das passagens aéreas uma vez que os voos em junho possuem mais descontos que os mesmos em julho. E embora o projeto já tenha sido iniciado não foram fechados contratos que se quebrados incidiriam em multas inviabilizando o mesmo. Classificação de impacto no projeto Análise de impacto
Descrição
Esforço estimado (em horas)
50
Custo estimado (R$)
- R$ 250,00 por participante
Impacto no prazo (em dias)
30 dias Aprovações
Participante
Assinatura
Data
Cliente
23/10/2017
Gerente do projeto
23/10/2017
13
