FACULDADE DE TECNOLOGIA DE AMERICANA TECNOLOGIA TÊXTIL NOTURNO 5º SEMESTRE MATÉRIA: SISTEMA DE INFORMAÇÃO APLICADA NA GESTÃO INDUSTRIAL PROFESSOR: CLEBER ANDREZ DE SOUZA ROSSI
SISTEMA ERP
ANA BEATRIZ DOS SANTOS RA: 082504 ARILTON GOMES RA: 082440 JOSIANE DE OLIVEIRA DALAFIORI RA: 082523 MARIA PRISCILA DE SOUZA LIMA RA: 071024
Americana Novembro – 2010
ANA BEATRIZ DOS SANTOS RA: 082504 ARILTON GOMES RA: 082440 JOSIANE DE OLIVEIRA DALAFIORI RA: 082523 MARIA PRISCILA DE SOUZA LIMA RA: 071024
ERP (Enterprise Resource Planning)
Arti Artigo go apres apresent entad adoo ao Cu Curs rsoo de Tecn Tecnol olog ogia ia Têxti Têxtill da Faculdad Faculdadee Fatec Fatec de Ameri Americana cana,, com comoo requisi requisito to parcia parciall para apresentação do trabalho. Área de concentração: Tecnologia Têxtil Orientador: Professor Cleber Andrez de Souza Rossi
Americana Novembro – 2010
ANA BEATRIZ DOS SANTOS RA: 082504 ARILTON GOMES RA: 082440 JOSIANE DE OLIVEIRA DALAFIORI RA: 082523 MARIA PRISCILA DE SOUZA RA: 071024
ERP (Enterprise Resource Planning) Artigo apresentado ao Curso de Tecnologia Têxtil da Faculdade Fatec de Americana, como requisito parcial para apresentação do trabalho. Área de concentração: Tecnologia Têxtil Orientador: Professor Cleber Andrez de Souza
___________________________________ Professor Cleber Andrez de Souza
Americana Novembro - 2010
RESUMO Os anos 90 assistiram à adoção dos sistemas ERP pelas grandes corporações industriais. Esses sistemas têm sido utilizados como infra-estrutura tecnológica para suporte as operações de empresas com vantagens sobre sistemas anteriores desenvolvidos internamente. As vantagens incluem a possibilidade de integrar os diversos departamentos da empresa, a atualização permanente da base tecnológica e benefícios relacionados à terceirização do desenvolvimento de aplicações, como por exemplo, a redução dos custos de informática. Este trabalho é um estudo das características dos sistemas ERP, de seus processos de escolha, implementação e utilização, de seus benefícios, suas desvantagens e pretende colaborar com o aprofundamento do conhecimento sobre esses sistemas e para o desenvolvimento de um modelo teórico que permita analisar os benefícios que esses sistemas podem trazer para as empresas, bem como as dificuldades a eles relacionadas. Em seu levantamento bibliográfico, este trabalho apresenta conceitos relacionados aos sistemas ERP, com a finalidade de estudar suas diferentes etapas na empresa, procurando estabelecer em cada uma delas quais são os aspectos mais importantes. São apresentados também um levantamento e sistematização dos benefícios e possíveis problemas de sistema ERP.
Palavras-chave: Sistema de ERP, sistema integrado, implantação de ERP.
ABSTRACT Years 90 had attended the adoption of systems ERP for the great industrial corporations. These systems have been used as technological infrastructure for support the operations of companies with advantages on systems previous developed internally. The advantages include the possibility to integrate the diverse departments of the company, the permanent update of the technological base and benefits related to the development of applications, as for example, the reduction of the computer science costs. This work is a study of the characteristics of systems ERP, its processes of choice, implementation and use, of its benefits, its disadvantages and intends to collaborate with for the deepening of the knowledge on these systems and for the development of a theoretical model that allows to analyze the benefits that these systems can bring for the companies, as well as the difficulties related they. In its bibliographical survey, this work presents concepts related to systems erp, with the purpose to study its different stages in the company, being looked for to establish in each one of them which is the aspects most important. a survey and systematization of the benefits and possible problems of systems erp are also presented.
Keywords: ERP system, integrated system, ERP implantation.
SUMÁRIO RESUMO.................................................................................................................................................11 ABSTRACT.............................................................................................................................................12 IN ITS BIBLIOGRAPHICAL SURVEY, THIS WORK PRESENTS CONCEPTS RELATED TO SYSTEMS ERP, WITH THE PURPOSE TO STUDY ITS DIFFERENT STAGES IN THE COMPANY, BEING LOOKED FOR TO ESTABLISH IN EACH ONE OF THEM WHICH IS THE ASPECTS MOST IMPORTANT. A SURVEY AND SYSTEMATIZATION OF THE BENEFITS AND POSSIBLE PROBLEMS OF SYSTEMS ERP ARE ALSO PRESENTED...........12 KEYWORDS: ERP SYSTEM, INTEGRATED SYSTEM, ERP IMPLANTATION........................12 SUMÁRIO................................................................................................................................................ 13 LISTA DE FIGURAS..............................................................................................................................14 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS.............................................................................................15 INTRODUÇÃO.........................................................................................................................................8 1 OBJETIVO..............................................................................................................................................9 2 CARACTERÍSTICAS...........................................................................................................................10 3 VANTAGENS E DESVANTAGENS...................................................................................................11 4 A IMPORTÂNCIA NOS PROCESSOS DE MANUFATURA..........................................................12 5 A IMPORTÂNCIA NAS INFORMAÇÕES DE RH...........................................................................13 5.1 EXEMPLO - MÓDULO CADASTRO COLABORADOR , FÉRIAS E R ESCISÃO. .........................................................13 6 FABRICANTES E CUSTO ..................................................................................................................18 7 DIFICULDADES DE IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO................................................................19 CONCLUSÃO.........................................................................................................................................21 GLOSSÁRIO...........................................................................................................................................22
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................................................23
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – OBJETIVO
FONTE: LINUXATWORK.COM.BR......................................9
FIGURA 2 - CADASTRO COLABORADORES
FONTE: STARSOFT.COM.BR............14
FIGURA 3 – FÉRIAS
FONTE: STARSOFT.COM.BR..........................................................15
FIGURA 4 – RESCISÃO
FONTE: STARSOFT.COM.BR..........................................................16
FIGURA 5 - FICHA FINANCEIRA
FONTE: STARSOFT.COM.BR.........................................17
FIGURA 6 – FABRICANTES FONTE: E-TINET.COM...............................................................18
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS EPI’s – Equipamento de Proteção Individual ERP – Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais) MRP – Material Resource Planning (Planejamento de Recursos de Manufatura) RH – Recursos Humanos
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INTRODUÇÃO Com o avanço da tecnologia da informação as empresas passaram a utilizar sistemas computacionais para suportar sua atividades. Geralmente, em cada empresa, vários sistemas foram desenvolvidos para atender aos requisitos específicos das diversas unidades de negócio, plantas, departamentos e escritórios. Por exemplo, o departamento de planejamento da produção utiliza um sistema próprio e o departamento de vendas utiliza outro. Dessa forma, a informação fica dividida entre diferentes sistemas. Os sistemas ERP surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning). Neles, foram agregadas as funções de programação mestre da
produção, cálculos grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras entre outros. Dessa forma, os sistemas MRP deixaram de atender apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, para atender às necessidades de informação para tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura. O MRP, então, começou a ser chamado de MRP II, ou seja, Planejamento de Recursos de Manufatura. Com o objetivo de ampliar a quantidade de produtos vendidos, os fornecedores começaram a criar módulos que seriam integrados na manufatura, tais como Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Com a criação desses novos sistemas que eram capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, criou-se o que hoje chamamos de sistemas de ERP.
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1 OBJETIVO ERP é uma sigla em inglês para Enterprise Resourse Planning, que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais. Essa plataforma de software tem o objetivo de integrar todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. Possibilitando assim, uma automação e armazenamento de todas as informações e negócios. O ERP é constituído de vários módulos, que suportam todas as áreas de uma empresa. Por se tratar de um sistema genérico, independe do fato de a empresa que vai adotá-lo ser de manufatura ou prestadora de serviço. A abrangência do sistema é limitada pela empresa podendo estar ligada a vários motivos, tais como: custo de implantação dos módulos, possibilidade de integração de sistemas menores ao ERP, entre outros.
Figura 1 – Objetivo
Fonte: linuxatwork.com.br
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2 CARACTERÍSTICAS Conceitos como funcionalidade, módulos, parametrização, configuração, customização, localização e atualização de versões são muito importante para a implantação do sistema ERP. •
Funcionalidade – São as funções embutidas, suas características e suas
diferentes possibilidades de uso. •
Módulos – São os menores conjuntos de funções que podem ser
adquiridos e implementados, separadamente. •
Parametrização – É o processo de adequação da funcionalidade de um
sistema ERP a uma determinada empresa através da definição dos valores de parâmetros já disponibilizados no próprio sistema. •
Configuração – É representada pelo conjunto total de parâmetros do
sistema após a sua definição, englobando o conjunto das opções de funcionamento das diferentes funções de um sistema ERP. •
Customização – Corresponde à modificação do sistema ERP para
adequá-lo a situação empresarial especifica. •
Localização – Corresponde à adaptação do sistema desenvolvida em
determinado país para utilização em outro, a fim de adequá-lo às leis e procedimentos comerciais, locais, como leis, moeda, idioma. •
Atualização de versões (upgrade ) – Compreende o processo por meio do
qual o fornecedor do software disponibiliza aumentos de funcionalidade do sistema, correção de bugs, e otimização do sistema.
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3 VANTAGENS E DESVANTAGENS Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: •
Eliminar o uso de interfaces manuais;
•
Redução de custos;
•
Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da
organização (eficiência) •
Otimizar o processo de tomada de decisão;
•
Eliminar a redundância de atividades;
•
Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado;
•
Reduz as incertezas do lead-time
Muitos gestores acham que a simples implantação de um sistema ERP por si só integra a organização, o que na prática não acontece, muito pelo contrário, se o sistema ERP não encontrar um ambiente adequado para seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa ao esperado, desestruturando toda uma organização. Um sistema ERP deve ser implantado ao longo dos anos, de uma forma estruturada e cadencia, devido ao seu alto custo e seu grau de complexidade. Somente desta forma a relação custo/ benefício investida no sistema é justificada. Outro ponto desfavorável é quando ocorre a compra do sistema, pois a organização fica dependente do fornecedor do software . Por isso, antes de adquirir um sistema ERP, devemos analisar o fornecedor para avaliarmos se o mesmo possui uma estrutura sólida e será capaz de honrar com seus compromissos. Por fim, podemos falar na resistência do usuário final, pois o mesmo se sente de certa forma controlado pelo sistema, uma vez que o sistema monitora seu trabalho. Uma das causas do não funcionamento do sistema ERP é exatamente o não comprometimento do usuário final com o sistema.
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4 A IMPORTÂNCIA NOS PROCESSOS DE MANUFATURA A produção das empresas é o que garante o retorno financeiro para o negócio. É através dos produtos produzidos que a empresa gera seu capital para a manutenção das atividades, por isso uma ferramenta de gestão e controle é fundamental para o bom andamento da empresa. Com uma maneira fácil de controle e planejamento da produção (MRP), este software ajuda a reduzir e controlar os custos de produção, melhora a gestão de
materiais com o controle de estoque. A análise antecipada dos gargalos de produção reduz os custos desnecessários com processos inadequados. Com isso, há uma redução de produção emergencial, permitindo o trabalho de forma planejada e ordenada. Com o controle de retrabalhos no sistema gerencial, verificação da produtividade por funcionários e de todos os processos, a gestão do departamento de produção torna-se simples, gerando melhorias em todos os departamentos da empresa.
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5 A IMPORTÂNCIA NAS INFORMAÇÕES DE RH O departamento que mais integra funcionários e empresa merece atenção especial. Desde a contratação até a rescisão de colaboradores, o departamento de recursos humanos realiza diversas atividades que são fundamentais para o bom funcionamento da empresa, além de garantir que ela esteja sempre de acordo com as exigências legais. Com o software de gestão ERP, todos os procedimentos deste departamento serão otimizados, gerando economia de tempo e eliminação de trabalhos manuais. O módulo Recursos Humanos garante a administração estratégica de RH, com o desenvolvimento e acompanhamento dos colaboradores. Auxiliam nos processos de admissão, rescisão, treinamentos, adiantamentos de salários, banco de talentos. Possui, ainda, recursos para gestão de férias, 13º salários, benefícios, guias de recolhimento, controle de EPIs, segurança e medicina do trabalho. Com o controle de todas as operações no sistema gerencial, a integração e a redução de tempo com as atividades manuais, o departamento tem mais tempo disponível para outras ações relativas à relação de sua empresa com os funcionários.
5.1
Exemplo - Módulo Cadastro Colaborador, Férias e Rescisão. Cadastro de Colaboradores: Através da tela de colaboradores possibilidade ao
usuário navegar por todos os dados cadastrais, como dados de admissão, informações complementares, documentos, se o colaborador possui ou não dependentes, períodos aquisitivos e os últimos empregos.
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Figura 2 - Cadastro Colaboradores
Fonte: Starsoft.com.br
Controle de férias: na tela de férias pode consultar os históricos gozados, previstos e o saldo em dias e avos adquiridos pelo colaborador, além das provisões mensais e acumuladas.
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Figura 3 – Férias
Fonte: Starsoft.com.br
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Rescisão contratual: Informando apenas os parâmetros do desligamento do trabalhador a rotina de calculo está pronta para execução, com a consulta da ficha financeira onde é possível visualizar analiticamente os movimentos mensais de proventos e descontos, gerado na folha de pagamento do colaborador.
Figura 4 – Rescisão
Fonte: Starsoft.com.br
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Figura 5 - Ficha Financeira
Fonte: Starsoft.com.br
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6 FABRICANTES E CUSTO Fabricantes
Datasul
Solução Datasul Gestão Empresarial
Gemco
SmartBiz
Microsiga
First (até 10 usuários) e Express
Microsoft
Solomon e Navision
RM Sistemas
Corpore RM compacto e-Business Suite e JD Edwards Enterprise One
Oracle
Preço*
Onde encontrar
Não informado
www.datasul.com.br
A partir de R$ 3 mil www.gemco.com.br (5 usuários) R$ 1 mil por usuário (Firdt), R$ 2,5mil por www.microsiga.com.br usuário (Express) Navision: R$ 70 mil (cinco usuários, com www.microsoft.com.br implementação) R$ 20 mil (5 licenças, www.rm.com.br com implementação) Não informado
0800-901985
SAP
Business One
R$ 4 mil por usuário
www.sap.com/brazil
Senior Sistemas
Senior SMB
R$ 4 mil (5 usuários)
www.senior.com.br
* Preços indicativos, variando conforme a dimensão e a características dos projetos.
Figura 6 – Fabricantes
Fonte: e-tinet.com
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7 DIFICULDADES DE IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO A etapa de implantação de um sistema ERP apresenta inúmeros e complexos fatores que podem comprometer o sucesso de todo o projeto, quer seja em termos de cumprimento de prazos, custos ou resultados. Segue as falhas de implementação de ERP: Má liderança da alta administração: Se a alta gerência não está fortemente comprometida com o sistema, não prever e planejar as profundas mudanças necessárias em ERP, ou não participar ativamente da implementação, a aplicação tem uma alta probabilidade de fracasso. As implementações do ERP devem ser encaradas pela alta gerência como uma transformação na forma como a empresa faz negócios. As expectativas irrealistas: Muitas empresas subestimam muitas as quantidades de recursos, tempo e ajuda externa necessária para implementar e executar o novo sistema. Além disso, os gestores e os trabalhadores assumem que o desempenho vai começar a melhorar imediatamente porque o novo sistema é complexo e difícil de dominar, as organizações devem estar preparados para uma queda inicial de produtividade após o novo software. Com a familiaridade com o novo sistema, as melhorias esperadas virão. A administração deve estar preparada para as ondas iniciais de frustração. Treinamentos Inadequados: A gerência e todos os usuários do sistema devem ser plenamente instruídos para que eles compreendam como o sistema ERP deve ser integrado na operação global da empresa. Todos os usuários devem ser treinados para tirar pleno partido das capacidades do sistema. A incapacidade de educar e treinar todo o pessoal relevante irá garantir os problemas de execução. As pessoas têm uma tendência natural a se sentir confortáveis e podem ter medo de mudanças trazidas por um novo sistema, especialmente um tão difundida como um sistema de ERP. Eles temem que o novo sistema vai tomar seu trabalho mais difícil, diminuir sua importância, ou até mesmo custar-lhe os seus empregos. Um jogo ruim: Algumas das maiores falhas de implementação do sistema ERP ocorre porque as novas capacidades de software são incompatíveis com a organização, com os processos de negócios já existentes e procedimentos. Um sistema ERP que
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não foi projetado para atender ás necessidades específicas de negócios da empresa pode causar problemas tremendos. Dados imprecisos: Os dados inseridos em um sistema ERP podem ser utilizados por toda a organização. Devido à natureza integrada do ERP, se dados imprecisos é inserido no banco de dados comum, os dados errados podem ter um efeito dominó negativo em toda a empresa. Dados incorretos podem levar a erros de planejamento de mercado, planejamento de produção, fornecimento de materiais, e assim por diante. Se uma empresa trabalha com dados imprecisos e sob a suposição, o ERP perderá credibilidade e isso incentiva as pessoas a ignorar o novo sistema e continuar a administrar a empresa sob o sistema antigo. Dificuldades técnicas significativas: Cada implementação de ERP irá encontrar um certo número de problemas. Estas dificuldades podem incluir bugs no software , problemas de interface com os sistemas existentes, e as dificuldades de hardware . Normalmente, esses problemas simplesmente contribuem para a organização não atingir suas metas.
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CONCLUSÃO Um ERP deve ser criado com o objetivo de descrever um processo geral da empresa com o intuito de economizar dinheiro, aumentar a eficiência e continuar competitivo. Os vendedores afirmam que as operações da empresa devem estar em conformidade com os processos e procedimentos prescritos nos módulos, na intenção de economizar dinheiro nos custos de produtos e processos, no aumento de eficiência e na redução de tempo. Independente do sistema que usa, uma grande empresa possui necessariamente uma identidade, uma personalidade própria. Os sucessos de uma empresa além de toda a sua competitividade vêm também de sua personalidade, de sua maneira de participar do mercado. O sistema existe para incrementar a empresa e a razão de ser do negocio, jamais será satisfazer os requisitos de um sistema. A integração da empresa é a arma que garantira sua sobrevivência, mas não necessariamente o que fará vencedora. A competição entre as empresas que desenvolveram o ERP com certeza tratara deste assunto, oferecendo maneiras individualizadas de manter a personalidade e pessoalidade do negocio. A total integração também é um assunto teórico, pois, por maiores que sejam os esforços neste sentido, é bem remota a possibilidade de que um sistema consiga suprir 100% as necessidades de uma empresa. Ainda mais nesses tempos de rápidas mudanças onde até as necessidades mudam.
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GLOSSÁRIO Bugs (Defeitos) – É um erro no funcionamento comum de um software. Hardware - É a parte física do computador. Lead-time (Tempo de Ciclo Total) - É o período entre o início de uma atividade,
produtiva ou não, e o seu término. Software - É uma aplicação, um programa do computador, que permite executar uma determinada tarefa. Upgrade (Atualização) - É tornar algo atualizado, acrescentando itens que o façam
melhor.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS DISPONÍVEL EM: ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: . ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: < http://www.entrepreneur.com/tradejournals/article/83795906.html>. ACESSO EM: 19 OUT. 2010 DISPONÍVEL EM: < http://e-tinet.com/blog/erp/um-sistema-erp-resolve-todos-oshtml/>. ACESSO EM: 19 OUT. 2010