Kasus Turbo Inc Latar Belakang
Turbo. Inc, merupakan anak perusahaan dari National Engine Corp, berlokasi di Cityville, Ohio. Penjualan pada tahun 2005 sebesar $29,803,000, dimana income sebelum pajak sebesar $1,788,180. Turbo memproduksi dan menjual turbo chargers untuk digunakan pada mobil baru, mobil bekas dan truk, serta sparepartsnya. Pabriknya memperkerjakan 40 jam kerja karyawan untuk pekerjaan inspeksi, machining, assembling, material handling, shippi ng, dan penerimaan barang, set up mesin, dan perawatan. perawat an. Ken Bauer adalah seorang staf audit operasional dari National Engine Corporation, dimana National Engine Corporation ini membeli Turbo di tahun 2003. Kebijakan National Engine adalah untuk melakukan review atas praktek pembelian material oleh anak perusahaan dari kepemilikan 2 atau 3 tahun oleh National Engine. Di awal tahun 2006, Ken ditugaskan ke Cityville untuk melakukan review tersebut. Pada hari pertamanya, dia meminta tur ke pabrik untuk lebih mengenal produk dan proses produksi. Untuk membantu mengenal produk, Martha Johnson yang merupakan manager produksi, memberikan Ken, bill of material. Dia menjelaskan mengenai berbagai tipe kombinasi produk seperti turbine wheels, turbine housing, compressor wheels, compressor housing, dan compressor plates. Ada 40,000 lebih model kombinasi yang memungkinkan, akan tetapi secara aktual, Turbo hanya memproduksi 2,300 model tubrocharge setiap tahunnya. Tambahan lainnya, Turbo juga menjual parts secara individual kepada bengkel-bengkel. Pabrik menggunkan sistem Material Requirements Planning (MRP) untuk mengubah forecast sales atau finished goods turbo charges dan partsnya menjadi kebutuhan pembelian dan produksi. Setiap minggunya departemen pembelian menerima schedul proyek pengadaan material yang diperlukan untuk 6 bulan ke depan.
Organisasi
Setelah mempelajari informasi dasar ini, Ken menemui manager pembelian, Doug Mitchell, yang kemudian memberikan Ken bagan organisasi. organis asi. Dia menjelaskan bahwa dia telah membagi staf pembelian terhadap part number yang menjadi tanggung jawabnya. Doug mengomentari bahwa Carl Potter merupakan me rupakan staf pembelian p embelian yang terkuat terku at dengan den gan catatan catat an terbaik te rbaik dalam dal am cost
reduction, delivery performance, dan kesesuaian kualitas. Doug juga memberikan Ken daftar pembelian 2005.
Diskon Korporasi
Ken mereview daftar pembelian yang dia terima terhadap daftar diskon perusahaan kantor pusat. Daftar diskon pembelian kantor pusat ini berisi harga yang telah disepakati untuk pembelian items dalam jumlah besar untuk seluruh anak perusahaan National Engine. Pada list pembelian Turbo, seluruh items hardware dan packing dan beberapa pembelian bahan kimia, maintenance supplies dan office supplies tersedia pada program diskon di level induk perusahaan. Jika saja Turbo melakukan pembelian dari supplier pada daftar di level corporate, maka penghematan di tahun 2005 seharusnya sebesar $30,354.3. National Engine juga mendaftarkan supplier dari Korea yang memiliki harga lebih rendah dari suplier Amerika Serikat. Potensi penghematan dari vendor ini tidak dapat dihitung dikarenakan setiap part number harus dikutip secara terpisah. Dalam diskusi dengan staff pembelian di bagian pembelian, Ken menemukan bahwa mereka tidak mengetahui tentang program diskon level corporate ini.
Sourcing
Pengadaan barang atas barang keperluan turbin wheels dan compressor hanya menggunakan 1 supplier saja. Ken melakukan pertemuan dengan Art Gunn, yang kemudian menjelaskan bah wa turbine wheels sangat sulit untuk dicetak sehingga Turbo hanya menggunakan satu supplier untuk melakukannya. Turbine wheels memerlukan tingkat pemanasan yang sangat tinggi ketika dipasang ke mesin yang menentukan kualitas dari produk. Untuk compressor wheels, Art merasa seharusya bisa diperoleh dari supplier lain. Akan tetapi bagian engineering menolaknya untuk melakukan pembelian dari supplier lain dikarenakan sehingga turbine wheels dan compressor wheels dipasok oleh supplier yang sama. Art tidak setuju dengan pendekatan tersebut akan tetapi dia terlalu sibuk untuk mendiskusikan hal tersebut dengan Doug. Dalam mereview list pembelian barang, Ken menemukan bahwa persediaan barang kini untuk bearing housing hampir mencapai setengah dari pembelian tahun 2005. Dia kemudian meminta Art untuk menjelaskan hal tersebut. Art kemudian menunjukkan Ken laporan keuangan Casto,
yang merupakan pemasok bagi part ini. Casto sedang dalam masa kesulitan keuangan. Art merasa Casto merupakan supplier yang bagus dalam memenuhi kebutuhan customernya, sehinga Art mengorder bearing housing secara extra untuk menjaga Casto agar tetap hidup. Turbo sebenarnya tidak memiliki kebijakan untuk melakukan pembelian di atas kebutuhan produksi. Art tidak memperoleh persetujuan dari Doug sebelum melakukan order extra untuk parts ini dikarenakan parts ini digunakan di seluruh model turbo charge, sehingga tidak ditemukan obsolescence.
Tooling
Ken memperhatikan banyaknya pengeluaran untuk tooling, sehingga dia melakukan meeting dengan John Harris. John menjelaskan pengeluaran terbesar ($1,932,816 dari $3,017 ,983 untuk tooling dan repair) adalah untuk pembuatan pola dan dies untuk Turbo oleh casting vendor. Sebelum menerima hasil pola dan dies serta spesifikasi untuk part number yang baru, casting vendor membuat peralatan diperlukan dan digunakan dalam memproduksi casting, dan pola dan dies tersebut tetap disimpan pada lokasi vendor untuk memproduksi casting tersebut. Pertama-tama, pola kayu dibuat sesuai dengan bentuk dari part. Kemudian pola ini digunakan untuk membuat dies untuk casting part. Selama masa penggunaanya, pola dan dies ini akan habis masa penggunaannya. Dengan demikian, pola dan dies harus dibuat lagi untuk parts baru dan untuk memproduksi parts yang volume produksinya dapat menghabiskan penggunaan equipment aslinya. John tidak melakukan review atas equipment Turbo di lokasi vendor, walaupun sebenarnya dia merasa banyak kasus dimana Turbo ditagih terlalu mahal atau terlalu sering untuk memproduksi pola atau dies. Dia terlalu sibuk untuk mempertanyakan vendor atas hal tersebut. Baru-baru ini, John mendengar rumor bahwa beberapa casting vendor menggunakan equipment Turbo untuk memproduksi casting yang dijual ke perusahaan lain oleh casting vendor. Pada tahapan ini, Ken kembali ke kantor pusat untuk menulis bagian pertama dari hasil auditnya sebelum kembali lagi ke Cityville untuk melengkapi reviewnya.
Exhibit 1 General Bill of Material
No
Part
Qty in Each Turbocharger
No of Different P/N's
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Wheel and Shaft Turbine Wheel Shaft Compressor Wheels Turbine Housing Compressor Housing Bearing Housing Bearing Cpmpressor Plate Nuts Washers Seal Rings O-Ring Grease Plastic Packaging CapHousing Plastic Packaging Capoil Ports Box Shrink Wrap Silica pack
1 1 1 1 1 1 1 1 1 16 16 4 2 2 2 2 1 10 1
4 4 1 12 12 12 1 1 6 3 3 15 4 1 1 1 1 1 1
Exhibit 2 Purchasing Departement’s Organization
Doug Mitchell Purchasing Manager
Doug Mitchell Purchasing Manager Secretary
Arthur Gunn
Bruce Norman
Carl Potter
John Harris
Buyer
Buyer
Buyer
Buyer
Turbine Wheels Compressor Wheels Turbine Housing Bearing Housing Shaft
Compressor Housing Bearing Compressor Plate Nuts Washers O-Ring Grease Plastic Packaging CapHousing Plastic Packaging Capoil Ports Shrink Wrap Silica pack
Seal Rings Box Plastic Bags
Tooling and Repair Production Chemical Maintenance Supplies Office Supplies
Exhibit 3 Purchases in 20x5 No
Parts
P/N's
1
Turbine Wheel
2
Compressor Wheels
12
3
Turbine Housing
12
4
Compressor Housing
12
5
Bearing Housing
1
6
Shaft
1
7
Bearing
1
8
Compressor Plate
1
9
Nuts
5
10
Washers
2
11
Seal Rings
15
12
O-Ring
4
13
Grease
1
14 15
Plastic Packaging CapHousing Plastic Packaging Capoil Ports
4
1 1
16
Box
10
17
Shrink Wrap
1
18
Silica pack
1
19
Plastic Bags
5
20 21 22 23
Tooling and Repair Production Chemical Maintenance Supplies Office Supplies
UP
AUC
Dollars
158.902
4,53
719.826,06
177.816
3,27
581.458,32
135.614
9,18
1.244.936,52
143.806
7,46
1.072.792,76
265.803
6,24
1.658.610,72
160.700
2,97
477.279,00
203.642
1,58
321.754,36
147.819
2,03
300.072,57
4.302.817
0,00
17.211,27
4.032.008
0,00
4.032,01
1.020.015
0,00
2.040,03
516.473
0,14
72.306,22
240.000
0,01
2.400,00
255.000
0,05
12.750,00
247.000
0,03
7.410,00
380.550
0,54
205.497,00
1.300.000
0,05
65.000,00
125.802
0,30
37.740,60
9.035.000
0,02
180.700,00 3.017.983,15 402.016,15 153.249,36 97.004,14 10.654.070,24
TP
Buyers
NS
IIC
ARG
1
AC
ARG
1
IC
ARG
2
AC
BCN
2
AC
MG
2
SBS
ARG
3
AC
BCN
2
AC
BCN
2
H
BCN
4
H
BCN
4
H
CFP
4
H
BCN
4
C
BCN
2
P
BCN
1
P
BCN
1
P
CFP
2
P
BCN
2
P
BCN
2
P
CFP
2
UI 13.497 12.217 15.301 9.983 132.750 12.591 17.670 13.318 350.602 326.007 86.001 40.039 21.327 23.250 21.583 30.712 98.333 12.483 654.916
Analisis Kasus : 1. Apa kekurangan-kekurangan operasional yang menjelaskan mengapa staff pembelian tidak menyadari adanya program diskon korporat? Staff pembelian tidak menyadari adanya discount korporat itu menunjukkan kurang nya komunikasi antara anak perusahaan dan juga induk perusahaan. Menjalin komunikasi yang baik itu sangat diperlukan dalam setiap usaha/bisnis. Headquarter seharusnya mensetup semua sistem yang digunakan oleh anak perusahaan agar bisa menikmati program diskon jika membeli dalam jumlah yang besar. Semua sistem harus terintegrated jadi satu agar tidak ada informasi-informasi yang hilang seperti kejadian diatas.
2. Dengan cara apa kekurangan-kekurangan tersebut (missed information dari corporate discount program) dapat ditemukan? Perusahaan induk bisa menemukan miss komunikasi dalam program diskon korporat adalah dengan melakukan audit terhadap anak perusahaan nya. National Engine memiliki kebijakan untuk mereview setiap anak perusahaan yang baru diakuisisi setelah dua atau tiga tahun pertama kepemilikan. Selaku Staff audit ken telah melakukan beberapa hal agar mengetahui seberapa ketidakefisiensian dari perusahaan, yaitu dengan cara 1) membandingkan bill of material dari turbo dengan material headquarter untuk item-item yang sama tetapi memiliki harga yang berbeda. 2) Membandingkan price antara item-item yang terdaftar di bill of material Turbo dengan supplier lain yang menyediakan material sejenis di pasaran.
3. Art Gunn telah mengorder bearing house dari Casto dalam jumlah yang sangat besar untuk membantu mereka dalam masalah keuangan. Isu apa yang terkait mengenai masalah ini? Isu yang terkait dalam masalah ini, yaitu : •
Tidak ada nya persetujuan dari Doug selaku manajer pembelian atas pembelian bearing housing yang melebihi kapasitas produksi.
•
Kurang nya pengendalian terhadap pembelian barang yang sudah diatas nilai maksimum nya sehingga akan memunculkan ketidak efisiensian pada pembelian barang Bearing Housing, karena pembelian nya terlalu banyak yaitu hampir mencapai setengah dari pembelian tahun 2015. Pembelian yang terlalu banyak ini dikarenakan Pemasok Bearing housing ini yaitu Casto sedang mengalami kesulitan keuangan. Maka dari hal itu Art merasa kasihan dan membeli sebanyak banyak nya bearing housing ke
casto agar casto tetap bisa mempertahan kan kelangsungan hidup perusahaan nya. Art merasa casto adalah supplier yang bagus dalam memenuhi kebutuhan custumer nya. Berikut ini adalah loss yang diakibatkan oleh persediaan yang diatas maksimum:
No
Part
Qty in Each Turbocha rger
No of Differ ent P/N's
1
Wheel and Shaft
1
4
2
Turbine Wheel
1
4
3
Shaft
1
1
4
Compressor Wheels
1
12
5
Turbine Housing
1
12
6
Compressor Housing
1
12
7
Bearing Housing
1
1
8
Bearing
1
1
9
Compressor Plate
1
6
10
Nuts
16
3
11
Washers
16
3
12
Seal Rings
4
15
13
O-Ring
2
4
14
Grease
2
1
2
1
2
1
15 16
Plastic Packaging CapHousing Plastic Packaging Capoil Ports
17
Box
1
1
18
Shrink Wrap
10
1
19
Silica pack
1
1
UI
Barang Yang Harus Dibeli
AUC
Loss
13.497
119.253
4,53
$540.216,09
12.591
120.159
2,97
$356.872,23
12.217
120.533
3,27
$394.142,91
15.301
117.449
9,18
$1.078.181,82
9.983
122.767
7,46
$915.841,82
132.750
-
6,24
-
17.670
115.080
1,58
$181.826,40
13.318
119.432
2,03
$242.446,96
350.602
2.102.087
0,00
$8.408,35
326.007
2.103.625
0,00
$2.103,62
86.001
509.500
0,00
$1.019,00
40.039
245.481
0,14
$34.367,27
21.327
254.837
0,01
$2.548,37
23.250
253.875
0,05
$12.693,75
21.583
254.709
0,03
$7.641,26
30.712
102.038
0,54
$55.100,52
98.333
1.317.667
0,05
$65.883,34
12.483
120.267
0,30
$36.080,10
8.098.757
$3.935.373,80
Dari tabel diatas menunjukkan bahwa kerugian yang dialami oleh perusahaan jika semua persediaan barang untuk pembuatan turbocharge menyesuaikan dengan persediaan bearing housing. Jadi diasumsikan barang yang harus dibeli jika menyesuaikan inventory Bearing
housing ialah 8.098.757 dengan uang yang dihabiskan sebesar $3.935.373,80 . Andai pun perusahaan memproduksi sebanyak inventory bearing housing, perusahaan masih harus memikirkan apakah kapasitas produksi memadai dan apakah akan laku terjual semua nya jika diproduksi dengan begitu banyak. Dan juga ditemukan Adanya pembelian Silica pack yang tidak diketahui untuk apa, karena didalam Bill of Materials nya tidak ditemukan silica pack ini digunakan untuk apa. No 1
Parts Silica pack
P/N's 1
UP
AUC
Dollars
125.802
0,30
37.740,60
TP
Buyers
NS
P
BCN
2
UI
12.483
Pembelian silica pack ini dilakukan oleh Bruce norman, meskipun di bagan organisasi itu disebutkan adanya job untuk pembelian silica pack akan tetapi didalam bill of materials tidak disebutkan silica pack dalam pembuatan turbocharger. Bisa dilihat dari data diatas bahwa adanya uang sekitar $37.774,60 untuk pembelian silica pack. Dan bisa dilihat untuk persediaan ahir untuk silica pack yang berkurang, awal pembelian 125.802 menjadi 12.483 sehingga ada kemungkinan barang yang hilang sekitar 113.319 dan $ 33.996. 4. Jika Nasional Engine memilih untuk membayar Vendor untuk membuat casting molds, tindakan protektif apa yang harus diambil? Tindakan protektif yang harus diambil adalah dengan cara membuat kontrak/perjajian kedua belah pihak agar tidak ada kecurangan dalam pembuatan casting molds. Kecurangan dalam kontek diatas adalah tidak adanya pihak yang dirugikan. Melakukan pengawasan yang lebih ketat lagi terhadap vendor agar vendor tersebut hanya melayani perusahaan national engine saja, bukan melayani customer lain nya tetapi menggunakan peralatan national engine. Pengawasan bukan hanya dari segi kontrak saja, tetapi national engine juga bisa menempatkan orang pada vendor tersebut agar bisa mengawasi kinerja dari vendor nya. Dari pihak National engine juga harus melakukan review secara berkala atas harga dari supplier yang sama, agar perusahaan tidak mengalami kerugian karena mendapatkan harga yang mahal dari satu supplier.
